(Mayo 8)

 Modificada por el art. 19, Resolución Sec. Gobierno 520 de 2013.

"Por la cual se crean los Subcomités de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad en las Alcaldías Locales para la sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión"

EL SECRETARIO DISTRITAL DE GOBIERNO DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, el artículo 22 Numeral 2º del Decreto Distrital 854 de 2001 y el Decreto Distrital 101 de 2010, le corresponde la organización y fortalecimiento del Control Interno en las Alcaldías Locales

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política en su inciso segundo establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que su función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que en desarrollo de la Constitución Política se expidió la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, relativa a la implementación del sistema de control interno en las entidades públicas y que en su artículo 2 literal b prevé los Objetivos del sistema de Control Interno.

Que dentro de los objetivos del sistema de control interno, está garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad y velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

Que el Decreto Distrital 176 de 2010 definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital.

Que el Sistema Integrado de Gestión se encuentra conformado entre otros por los siguientes subsistemas:

* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

* Subsistema de Control Interno (SCI).

Que mediante la Resolución No.1471 de 2010 se estableció el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría Distrital de Gobierno

Que el numeral segundo del artículo 22 del Decreto 854 de 2001, delegó en el Secretario de Gobierno, la organización del Sistema de Control Interno en las Alcaldías Locales.

Que el Decreto Distrital 101 de 2010, dentro del mejoramiento institucional de las Alcaldía Locales, contempla entre otros aspectos su organización y fortalecimiento del control interno para una mejor gestión administrativa, por lo que es preciso crear los Subcomités de Coordinación de los Sistemas de control Interno y de Gestión de Calidad de las Alcaldías Locales para la sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión como herramienta administrativa de gran valor para el logro de los objetivos y metas institucionales.

Que dichos Subcomités son importantes para que se propongan mecanismos de control con el fin de cumplir la planeación estratégica establecida en el Sistema de Integrado de Gestión y el compromiso de los funcionarios de las Alcaldías Locales con los resultados de la Entidad, bajo un ambiente de integridad, eficiencia y eficacia.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1.- Crear el Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad en cada una de las Alcaldías Locales.

ARTÍCULO 2.- Propósitos de los Subcomités de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de las Alcaldías Locales:

* Implementar en las Alcaldías Locales orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a la sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, en especial en los subsistemas de:

* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

* Subsistema de Gestión de Riesgos (SGR)

* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

* Subsistema de Control Interno (SCI).

* Velar porque se establezcan, organicen y mantengan los procesos necesarios para la sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

* Asesorar a las Alcaldías Locales en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de cada una.

* Buscar la coordinación de las acciones de la Alcaldía Local con la Administración Distrital de modo que éstas se enfoquen en observar los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública.

* Proteger los recursos de las Alcaldías Locales procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

* Promover la eficacia y economía de la gestión administrativa promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades para lograr la Misión institucional.

* Proponer mecanismos de control interno que coadyuven a mantener la aplicación del Sistema Integrado de Gestión en cada uno de los subsistemas; de tal forma que se detecten las desviaciones y se efectúen los correctivos de manera oportuna bajo un ambiente de integridad, eficiencia y eficacia.

* Analizar los informes que elabore la Oficina de Control Interno y todos los entes de Control; proponiendo y proponer acciones que permitan atender las recomendaciones para subsanar las deficiencias que se señalen y efectuar seguimiento a los planes o acciones de mejoramiento que se adopten.

* Evaluar y efectuar seguimiento a las recomendaciones y propuestas presentadas en las reuniones para la sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía Local.

* Presentar a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Gobierno, por intermedio de la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano, recomendaciones y sugerencias orientadas a la sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión en lo relacionado con los subsistemas que lo componen y que por competencia le corresponde a dicho comité.

* Los demás propósitos que considere el Alcalde Local, orientados a optimizar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía Local.

ARTÍCULO 3.- Integración: los Subcomités de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de cada una de las Alcaldías Locales deben estar integradas por:

* El Alcalde Local quien la preside.

* Los Coordinadores de los grupos de trabajo internos de la Alcaldía Local, en especial los relativos al grupo de Gestión Administrativa y Financiera y al grupo de Gestión Jurídico.

* El Secretario General de Inspecciones y en las Alcaldías Locales que tienen corregidurías un delegado de las mismas.

* Un funcionario del Fondo de Desarrollo Local.

* Un delegado de la Dirección de Apoyo a Localidades.

* Del nivel central se deberán convocar a cada uno de los responsables del proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión que trata la Resolución 1471 de 2010 quienes prestarán su apoyo y asesoría en el marco de su competencia:

* Cualquier otro servidor público que por concepto del Alcalde Local o de los temas a tratar deba participar en las reuniones.

 * Adicionado por el art. 2, Resolución SEGOBDIS 638 de 2012.

PARÁGRAFO PRIMERO.- El delegado de la Dirección de Apoyo a localidades será el funcionario de enlace entre las Alcaldías Locales y la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano, dado que una sus principales funciones es proponer a la Subsecretaría políticas de fortalecimiento de la gestión de las localidades y de la Subsecretaría apoyar a las localidades en el mejoramiento de su gestión y en el aprovechamiento óptimo de sus recursos y promover el cumplimiento de las normas, mediante actividades de asesoría y capacitación.

PARÁGRAFO SEGUNDO.- El Alcalde Local previamente a la convocatoria de las reuniones del Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad escogerá el funcionario de la alcaldía que haga las veces de Secretario, quien deberá organizar la reunión y ejecutar las actividades necesarias para la logística y demás actividades previas a la realización de la reunión, igualmente será el responsable de elaborar la correspondiente acta.

ARTÍCULO 4.- Sesiones: El Alcalde Local deberá convocar a Reuniones al Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad cada cuatro (4) meses por el término de dos (2) años a partir de la promulgación del presente acto administrativo, bajo la siguiente organización con el fin de garantizar su realización y presencia de los Delegados de las Direcciones del nivel central:

* Las Alcaldías Locales de USAQUEN, CHAPINERO, SANTAFE, SANCRISTOBAL, USME, TUNJUELITO y BOSA; deberán realizarlas en los meses de Febrero, Mayo y Septiembre.

* Las Alcaldías Locales de KENNEDY, FONTIBON, ENGATIVA, SUBA, BARRIOS UNIDOS, TEUSAQUILLO y MARTIRES, deberán realizarlas en los meses de Marzo, entre el 1 al 15 de Junio o del 16 al 31 de Julio y en Octubre.

* Las Alcaldías Locales de ANTONIO NARIÑO, PUENTE ARANDA, CANDELARIA, RAFAEL URIBE URIBE, CIUDAD BOLIVAR y SUMAPAZ deberán realizarlas en los meses de Abril, Agosto y Noviembre.

PARÁGRAFO PRIMERO.- Transcurridos los dos (2) años que trata el presente artículo, las reuniones se realizarán de acuerdo a las necesidades y a potestad del Alcalde Local.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando se presente cambio de Alcalde Local se deberá convocar a reunión al Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad cada cuatro (4) meses durante el primer año a partir de su nombramiento, siguiendo la organización contemplada en el presente artículo.

ARTÍCULO  6.- (Sic) Agenda: Corregido por el art. 3, Resolución SEGOBDIS 638 de 2012. El Secretario designado por el Alcalde elaborará la agenda para la celebración de las reuniones del Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad y la dará a conocer a los miembros del mismo con mínimo con 5 (cinco) días de anticipación, con el fin de que los integrantes organicen previamente sus actividades y se garantice su asistencia y efectividad de la misma.

PARÁGRAFO PRIMERO.- La agenda deberá contar como mínimo el siguiente orden del día:

* Fecha, hora de inicio y finalización y lugar a realizar la Reunión.

* Lectura del acta anterior

*  Los temas a tratar que señale el Alcalde Local y los demás integrantes mencionados en el artículo 4 de la presente resolución. Rectificado por el art. 4, Resolución SEGOBDIS 638 de 2012.

* Seguimiento planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá

* Seguimiento cumplimiento Decreto 371 de 2010 relacionado con Contratación,

* Participación Ciudadana y Atención a la ciudadanía.

* Verificación y seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior.

* Proposiciones y Varios.

Toma de lista de asistencia. El control diseñado para el efecto deberá contener como mínimo el nombre del funcionario, el área a la cual pertenece y la firma. En el acta se registrará a los funcionarios convocados que no asistieron a la reunión.

PARÁGRAFO SEGUNDO.- La asistencia a la Reunión del Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de las Alcaldías Locales es obligatoria e indelegable y la misma no se iniciará sin la presencia del Alcalde Local y se levantará si se retira de la misma.

ARTÍCULO 6.- Acta de la Reunión: De las Reuniones Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de las Alcaldías Locales, el Secretario levantará el mismo día el acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones, compromisos y responsabilidades asignadas durante la sesión, la cual será suscrita por los integrantes en señal de aceptación y radicada en el aplicativo ORFEO al despacho del Alcalde Local e informada a cada uno de los integrantes, con el fin de cumplir con los procedimientos y normas de gestión documental y para que los servidores públicos tengan acceso a la misma para el seguimiento y control de los compromisos adquiridos.

ARTÍCULO 7.- La Dirección de Apoyo a Localidades será la dependencia encargada de socializar la presente resolución en las Alcaldías Locales y la oficina de Control Interno brindará la asesoría requerida sobre el particular.

ARTÍCULO 8.- La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, deroga el numeral 5 del artículo tercero de la Resolución No.0093 del 21 de Febrero de 2007 de la SDG y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.