RESOLUCIÓN 520 DE 2013

(Noviembre 12)

Por la cual se crea el Comité del Sistema Integrado de Gestión y los Subcomités Técnicos para la implementación y mejora de los Subsistemas de Gestión, y se dictan otras disposiciones.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE GOBIERNO DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en la Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998 y Ley 872 de 2003, y los Decretos Distritales 539 de 2006 y 651 de 2011, le corresponde la organización y fortalecimiento del Control Interno en la Entidad, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 209, establece que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones (…) La administración pública, en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Que de acuerdo con el artículo 269 de la misma carta política “… las Entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley…”

Que en desarrollo de la Constitución Política se expidió la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, relativa a la implementación del sistema de control interno en las entidades públicas y en su artículo 13 prevé que en éstas se deberá establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que el Decreto Nacional 1826 del 3 de agosto de 2004, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, dispuso que se deberían constituir Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órganos de coordinación y asesoría del Director correspondiente, las cuales se organizarán mediante resolución del respectivo representante de la Entidad.

Que al lado del Sistema de Control Interno, la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, creó el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, constituyendo en el marco básico para implementar el Sistema de Gestión de Calidad en las Entidades del Estado y disponiendo entre otros aspectos que dicho Sistema es complementario a los sistemas de control interno y que podría integrarse al mismo en cada uno de los componentes que se definieran.

Que el Acuerdo Distrital 122 de 2004 adopta en las entidades distritales el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003, por lo que en la Secretaría Distrital de Gobierno a través de la Resolución 876 del 14 de octubre de 2005, se asignó a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información la función de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, integrado al Sistema de Control Interno de la Secretaría.

Que a su vez el Decreto Nacional 1599 de 2005, contiene la norma que adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano — MECI 1000:2005, dentro del cual se indica a las entidades la complementariedad del sistema de control interno respecto al sistema de gestión de la calidad.

Que la Circular 03 de 2005, emitida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, impartió lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la complementariedad, similitud y correspondencia entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, fundamentándose en ello para indicar que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos Sistemas.

Que recogiendo las sugerencias del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la Secretaría Distrital de Gobierno conformó y reglamentó el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad mediante la Resolución No. 0093 del 21 de febrero de 2007 y con la Resolución 291 del 8 de mayo de 2012 creó los Subcomités de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y Gestión de Calidad para las alcaldías locales.

Que el Decreto Distrital 514 de 2006, establece que toda entidad pública del nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos “SIGA”;

Que el Decreto Distrital 176 de 2010, define los lineamientos para la conformación del sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital, a través del artículo 10 establece que el Sistema Integrado de Gestión, se enmarca en el Sistema de Desarrollo Administrativo -SISTEMA-, y está conformado por los siguientes Subsistemas: Gestión de la Calidad (SGC); Gestión Documental y Archivo (SIGA); Gestión de Seguridad de la Información (SGSI); Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO); Responsabilidad Social (SRS); Gestión Ambiental (SGA); Control Interno (SCI); y, para los hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).

Que en consonancia con los lineamientos definidos en el Decreto Distrital 176 de 2010, la Secretaría Distrital de Gobierno mediante Resolución No. 1471 del 28 de diciembre de 2010, estableció el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, conformó el equipo de trabajo del SIG y creó el Comité Técnico de Desempeño Institucional.

Que en el mismo Decreto 176 de 2010, se asignó en el artículo 5 a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, la coordinación del proceso de conformación del Sistema Integrado de Gestión para el Distrito Capital, expidiéndose como producto de tal proceso el Decreto Distrital 651 de 2011, norma que creó el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del –SIGD, y señaló en el artículo 2 su conformación por los Subsistemas de: Gestión de la Calidad (SGC), Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), Subsistema de Control Interno (SCI).

Que para la implementación del SIGD se dispuso en el artículo 3 del Decreto 176 de 2010 que sería necesario tener en cuenta los lineamientos contenidos en la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión que se debía emitir.

Que mediante el Decreto Distrital 652 de 2011, se adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, la cual señala como aspectos que se deben atender para dirigir y administrar el SIG, contar con un comité del Sistema Integrado de Gestión conformado por servidores públicos del primer nivel que facilite la toma de decisiones; contar un grupo operativo integrado por representantes de las diferentes dependencias y de cada uno de los subsistemas que conforman el SIG, designar un representante de la alta dirección por cada uno de los subsistemas, quienes serán coordinados por el representante de la alta dirección del sistema integrado de gestión, y que el comité del SIG sea el mismo que opera en cada entidad para el sistema de control interno y el sistema de gestión de la calidad.

Que con el fin de atender los aspectos contenidos en la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, se considera necesario expedir la presente resolución y por lo mismo derogar las resoluciones 876 de 2005 y 093 de 2007 y a su vez modificar las resoluciones 1471 de 2010 y 291 de 2012.

Que por lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1°-: Créase el Comité del Sistema Integrado de Gestión como herramienta de dirección y administración del SIG, y como consecuencia elimínese el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y Gestión de Calidad.

Artículo 2°-: El Comité del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por los/las directivos/as de la Entidad, así:

1. Secretario/a Distrital de Gobierno o su delegado/a

2. Subsecretarios/as

3. Directores/as

4. Jefes/as de Oficina

5. Presidente/a Consejo de Justicia

Artículo 3°-: El Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Gobierno estará conformado por ocho (8) subsistemas así: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC), Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), Subsistema de Gestión del Riesgos, (SGR), Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), Subsistema de Control Interno (SCI).

Artículo 4°-: El Comité del Sistema Integrado de Gestión será el responsable de direccionar la implementación y mejoramiento de cada uno de los subsistemas anteriormente establecidos, a través de:

1. Revisar y orientación la adecuación y eficacia de los subsistemas,

2. Revisar los resultados de la gestión del riesgo de los subsistemas,

3. Revisar los resultados del desempeño de los procesos,

4. Revisar los resultados de las auditorías internas

5. Revisar el desempeño de los subsistemas a través del grado de cumplimiento de objetivos.

6. Revisar el nivel de implementación y resultados de las acciones para la mejora.

7. Establecer las recomendaciones para la mejora de los subsistemas

8. Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el establecimiento y mejora de cada subsistema.

Artículo 5°-: El Comité del Sistema Integrado de Gestión, estará presidido por el Secretario/a Distrital de Gobierno o su delegado/a quien actuará como Presidente/a y la Secretaría Técnica la realizará el/la Directora/a de Planeación y Sistemas de Información.

Artículo 6°-: La asistencia de los/las directivos/as de la Entidad, a los Comités del SIG es obligatoria e indelegable, salvo lo previsto para el caso del Secretario/a Distrital de Gobierno. La inasistencia injustificada a los mismos será causal de mala conducta.

Parágrafo 1°-: El/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno deberá asistir al Comité como invitado permanente con voz pero sin voto.

Parágrafo 2°-: Cualquier persona que por concepto de los miembros del Comité se considere necesaria, podrá participar en las sesiones con voz y sin voto.

Artículo 7°-: El Comité no podrá reunirse ni deliberar con menos de la mitad de sus miembros. Las decisiones se tomarán por la mayoría simple (mitad más 1) de los asistentes y en caso de presentarse empate, se definirá por el voto del presidente del Comité.

Artículo 8°-: De cada Comité el Secretario Técnico levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones, y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes. Pasado el término de cinco (5) días y atendiendo las modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción de la misma por el/la Secretario/a de Gobierno o su delegado/a y por el/la Secretario/a Técnico/a.

Artículo 9°-: El Comité del Sistema Integrado de Gestión, deberá sesionar por los menos dos (2) veces al año, previa convocatoria del Presidente del Comité y extraordinariamente cuando las necesidades lo ameriten.

Artículo 10°-: La agenda para el desarrollo de las sesiones del comité se deberá presentarse para consideración de los integrantes con mínimo tres (3) días previos a su celebración.

Artículo 11°-: El/la Directora/a de Planeación y Sistemas de Información será el/la designado/da como Representante de la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión, quien tendrá la autoridad y la responsabilidad del desarrollo, la implementación y la articulación de los subsistemas que lo conforman, al igual que informar a la alta dirección sobre el desempeño del mismo sistema, además de ser el/la responsable de velar por la articulación en la implementación y mejora de los subsistemas de gestión y de llevar el control de los objetivos, indicadores y mediciones de cada subsistema.

Artículo 12°-: Créanse cinco (5) subcomités técnicos para la implementación y mejora de los ocho (8) subsistemas, que conforman el Sistema Integrado de Gestión – SIG, con los siguientes responsables directos, de acuerdo a la relación que se presenta:

Artículo 13°-: En los subcomités técnicos la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, ejercerá las funciones de Secretaría Técnica, por lo cual convocará mínimo cada dos (2) meses o cada vez que las circunstancias así lo ameriten, de acuerdo al grado y necesidades de la implementación de los subsistemas de gestión y llevará el control de las actas y de los compromisos establecidos con miras al cumplimiento de las actividades para la implementación del (de los) subsistema(s).

Artículo 14°-: Cada uno de los subcomités técnicos serán los responsables de:

1. Establecer las estrategias, las metas, los indicadores, las acciones y el cronograma de trabajo, para lograr la implementación y mantenimiento de los requisitos de las normas que les aplica.

2. Establecer las necesidades de recursos físicos y financieros para la implementación y mantenimiento de los requisitos de las normas que les aplica y adelantar las gestiones para contar con dichos recursos.

3. Definir y diseñar los lineamientos, herramientas e instrumentos para la implementación y mantenimiento del o los subsistemas a cargo en el nivel central y en las alcaldías locales.

4. Implementar las acciones necesarias para la mejora del o de los subsistemas.

5. Elaborar la documentación necesaria para la implementación y mantenimiento del o de los subsistemas.

6. Adelantar las acciones de promoción, divulgación, sensibilización y/o capacitación de los lineamientos, herramientas e instrumentos que soportan el subsistema en la entidad.

7. Revisar el avance de la implementación y mejoramiento del o de los subsistemas.

8. Revisar la adecuación y eficacia del o los subsistemas que tienen a cargo

9. Revisar los resultados de las auditorías internas, que les afecta, con el fin de establecer, ejecutar, hacer seguimiento de las acciones de mejora

10. Revisar el desempeño de los subsistemas a través del grado de cumplimiento de objetivos.

Artículo 15°-: A las reuniones de los subcomités podrán ser invitados integrantes de la Oficina de Control Interno, de la Oficina Asesora Jurídica, de Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico - Comunicaciones, o de cualquier otra dependencia de la Entidad, de acuerdo a las necesidades para la implementación y mantenimiento de los lineamientos, herramientas e instrumentos de los subsistemas, quienes pueden participar con voz y sin voto.

Parágrafo -: La Oficina Control Interno podrá participar en el desarrollo de las reuniones de los subcomités con voz y sin voto, en su rol de asesor dentro de la institución.

Artículo 16°-: La Oficina Control Interno será la responsable de realizar el seguimiento y la evaluación de la implementación, la mejora de cada subsistema y la articulación como un sistema integrado de gestión, a través de las auditorías internas a los subsistemas.

Artículo 17°-: La Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico-Comunicaciones, deberá apoyar en la promoción y divulgación de los avances, sensibilizaciones y herramientas para la implementación y mejora de los subsistemas como miras a darlos a conocer a todos los servidores públicos de la Entidad.

Artículo 18°-: Créanse para las alcaldías locales los subcomités del Sistema Integrado de Gestión como herramienta de dirección y administración del SIG, y como consecuencia elimínese el Subcomité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y Gestión de Calidad, creado a través de la Resolución 291 de 2012. Estos subcomités continuarán funcionando de acuerdo a lo dispuesto en la misma resolución.

Artículo  19°-: La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, modifica las Resoluciones 1471 de 2010 y 291 de 2012, deroga las Resoluciones 876 de 2005 y 093 de 2007 de la Secretaría Distrital de Gobierno y las demás normas internas que le sean contrarias

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 12 días del mes de noviembre del año 2013.

GUILLERMO ALFONSO JARAMILLO MARTÍNEZ

Secretario Distrital de Gobierno

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5242 de noviembre 19 de 2013