RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 009 DE 2016

(Abril 14)

Derogada por el art. 3, Resolución Reglamentaria 004 de 2023

Por la cual se establecen los requisitos para el trámite de cesantías aplicable a fondos administradores de cesantías tanto públicos como privados

LA CONTRALORA DE BOGOTÁ D. C. (E)

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales,  en especial las conferidas por el Acuerdo 519 del 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que el Concejo de Bogotá, D. C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D. C., estableciendo en el artículo 6 que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D. C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo.”

Que el numeral 16 del artículo 51 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Subdirección Financiera: “Aplicar el procedimiento de provisión de cesantías de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, D. C.”

Que en los numerales 4 y 5 del artículo 57 ibídem, se señalan como funciones de la Subdirección de Gestión de Talento Humano: “Implantar y mantener un sistema de información veraz, confiable y oportuno sobre las estadísticas y situaciones administrativas del personal.” y “Llevar el registro de las situaciones administrativas del personal de la Contraloría de Bogotá, D. C., utilizando medios e instrumentos apropiados que garanticen la seguridad debida.”

Que de acuerdo a lo establecido en el Artículo 5º del Decreto 1582 de 1998,  “El retiro parcial de las cesantías de los servidores públicos del nivel territorial afiliados a los fondos privados de cesantías, se sujetará a lo establecido en los Decretos 2755 de 1966 y 888 de 1991.”

Que el artículo 9 del Decreto 101 del 13 de abril de 2004 asigna a las entidades nominadoras afiliadas al Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital “FAVIDI”, hoy FONCEP las funciones de dirigir, coordinar, y ejecutar las actividades de reconocimiento, liquidación, sustanciación, validación, custodia de expedientes y en general todas las actuaciones previas que sean necesarias para autorizar al FONCEP el pago de las cesantías de sus servidores y ex servidores públicos.

Que en materia de normatividad vigente sobre cesantías, se encuentran entre otras, el artículo 17 de la Ley 6ª de 1945, artículo 1º de la Ley 65 de 1946, Decreto 1160 de 1947, Decreto 2755 de 1966, modificado por el Decreto 888 de 1991, Decreto 3118 de 1968, modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998 y reglamentada por el Decreto  1582 de 1998, artículo 45 del Decreto Ley 1045 de 1978, artículos 99, 102 y 104 de la Ley 50 de 1990, Ley 244 de 1995, artículos 13 y 14 de la Ley 344 de 1996, Decreto 1252 de 2000, Ley 1071 de 2006 y Decreto 3760 de 2008.

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 011 del 03 de junio de 2004, siendo necesario proceder a la actualización y  reglamentación de los parámetros previos para la autorización del pago de Cesantías tanto parciales como definitivas de los empleados vinculados a la Contraloría de Bogotá, D. C.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. De conformidad con la normatividad vigente, los anticipos o liquidaciones parciales de cesantías para los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, D.C. se decretarán en los siguientes casos:

1. Para la compra y adquisición de vivienda, de lote para edificar o construcción, de la misma, del afiliado o su cónyuge o compañero (a) permanente.

2. Para la liberación de gravámenes hipotecarios que afecten la vivienda de su propiedad, o de su cónyuge o compañero (a) permanente, y se hayan constituido para satisfacer el pago total o parcial del precio de la misma.

3. Para reparaciones y ampliaciones de su vivienda o de la de su cónyuge o compañero (a) permanente.

4. Para adelantar estudios y créditos del Icetex, ya sea del afiliado, de su cónyuge, compañero (a) permanente o sus hijos.

5. Para pago de cánones extraordinarios en contratos de leasing habitacional.

6. En los demás eventos que contemple la normatividad vigente.

ARTÍCULO SEGUNDO. Se reconocerán y pagarán cesantías parciales cuando se satisfagan los siguientes requisitos:

1. PARA LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDA O LOTE PARA EDIFICAR

- Contrato de promesa de compraventa suscrito por el prometiente vendedor y comprador, extendido en forma legal y debidamente autenticado ante Notario, donde se especifique el valor que se compromete con cesantías.

- Certificado original del Registrador de Instrumentos Públicos del inmueble materia del contrato expedido a la fecha de radicación de la solicitud de liquidación de la cesantía.

- En el evento de no aparecer en el certificado de tradición y libertad la dirección del inmueble a comprar, el funcionario deberá presentar el boletín de nomenclatura expedido por la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital o la entidad que haga sus veces.

- En caso de permuta sólo se aceptará la adquisición de un inmueble de mayor valor al aportado como parte del precio, para lo cual deberá determinarse en el respectivo contrato el monto que se obliga a pagar con cesantía.

- Cuando la compraventa se efectúe a través de adjudicación directa de las entidades públicas o cajas de compensación, bastará para su radicación la certificación o carta de intención expedida por el funcionario competente, donde conste el nombre e identificación del adjudicatario, ubicación del inmueble, precio total, cuota inicial, plazo y forma de pago.  La elaboración de la orden de pago con destino al FONCEP, sólo se surtirá cuando se perfeccione la compraventa.

- Cuando la solicitud de la cesantía parcial se realice para compra de vivienda de interés social, mediante el sistema de ahorro programado, se dará aplicación a lo previsto en el artículo 31 del Decreto 2190 de 2009, sobre la inmovilización de las cesantías.

2. ABONO A CAPITAL O LIBERACIÓN DE GRAVÁMEN HIPOTECARIO Y PAGO DE CÁNONES EXTRAORDINARIOS EN CONTRATOS DE LEASING HABITACIONAL

- Copia de la escritura pública, debidamente registrada, por medio de la cual se constituyó el gravamen hipotecario con la única y exclusiva finalidad de satisfacer el pago parcial o total del inmueble hipotecado.

- Certificado original del Registrador de Instrumentos Públicos sobre propiedad y libertad del inmueble materia del contrato expedido a la fecha de radicación de la solicitud de liquidación de la cesantía.

- Certificación del saldo actual de la deuda si se trata de corporaciones, bancos u otras entidades financieras. En caso de gravámenes con personas naturales, además de aportarse el registro de la hipoteca, también se deberá anexar certificación expedida por el acreedor, que en todos los casos deberá contener:

a) Nombre e identificación del deudor

b) Dirección del inmueble hipotecado

c) Vigencia del Crédito

d) Cuantía de la obligación

e) Vencimiento del plazo

f) Número de la obligación o crédito hipotecario

- Registro civil de matrimonio en caso que el inmueble hipotecado sea de propiedad del cónyuge del afiliado, o declaración bajo la gravedad  del juramento que acredite la unión marital de hecho cuando el propietario del inmueble sea el compañero (a) permanente.

- Si la obligación hipotecaria se presenta con un particular, se tendrá en cuenta la regulación jurídica para entidades financieras antes enunciada, debiendo allegar copia auténtica del contrato de hipoteca suscrito entre las partes.

- Los documentos deberán ser aportados en original, los cuales serán devueltos al funcionario al momento de la notificación de cesantía; y fotocopia que reposará en el expediente una vez se cotejen y verifiquen con los primeros, tanto en obligaciones con entidades financieras como con personas naturales.

- En caso de pago de cánones extraordinarios en contratos de leasing habitacional, el servidor público deberá presentar el respectivo contrato de leasing debidamente suscrito y certificación expedida por la autoridad financiera. (Decreto 3760 de 2008)

3. REPARACIONES LOCATIVAS O AMPLIACIONES DE LA VIVIENDA DEL SERVIDOR PÚBLICO O DE SU CÓNYUGE

- Contrato debidamente autenticado ante Notario, suscrito por el trabajador con un ingeniero o arquitecto legalmente matriculado, o con un constructor práctico matriculado legalmente; en donde no hubiere aquellos profesionales, se acreditará con certificado de la primera autoridad política del lugar, con la especificación de la obra a realizar, su necesidad o conveniencia y su costo.

- El trabajador interesado y el profesional o el práctico contratista, deberán declarar bajo juramento ante Notario, que dicho contrato es cierto y verdadero en todas sus partes.

- Certificado original del Registrador de Instrumentos Públicos del inmueble materia del contrato, expedido a la fecha de radicación de la solicitud de liquidación de la cesantía.

- Registro civil del matrimonio en original o fotocopia, en caso que el propietario del inmueble sea el cónyuge del funcionario, o declaración juramentada de la unión marital de hecho.

- En estos casos, se solicitará previamente al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones “FONCEP”, la visita al inmueble para determinar la conveniencia o necesidad de las obras solicitadas (Artículo 2º del Decreto 2755/66, modificado por el artículo 1º del Decreto 888 de 1991 y el artículo 13 de la Resolución de Junta Directiva Nº 015  de 2003 del FAVIDI, hoy FONCEP), enviando fotocopia del contrato de obra.  Una vez se obtenga el concepto favorable de esta entidad se continuará el trámite pertinente.

4. EDUCACIÓN

Para financiar los pagos por concepto de matrículas del trabajador, de su cónyuge, o compañero (a) permanente, o de sus hijos, en instituciones de educación aprobadas por el Estado.  En tal caso el Fondo Privado de Cesantías girará directamente a la institución educativa y descontará el anticipo del saldo del trabajador, desde la fecha de la entrega efectiva, debiéndose allegar los siguientes documentos:

- Recibo de pago de matrícula en original (que se devolverá al servidor público) y fotocopia del mismo se aportará al expediente de cesantía

- Documentos que acrediten la calidad del beneficiario  (cónyuge o hijos), tales como registro civil, partida eclesiástica o declaración extra juicio.

- Adicionalmente se debe aportar certificación que contenga el saldo disponible a la fecha de solicitud del anticipo de cesantía.

ARTÍCULO TERCERO.- CESANTÍA DEFINITIVA

- Deberá liquidarse esta prestación cuando el funcionario se haya retirado definitivamente del  servicio y siempre que no medien causas legales de pérdida del auxilio de cesantía. Igualmente se requiere no haber recibido del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones “FONCEP”, o de cualquier otra Entidad, cesantía definitiva por el mismo período.

- La liquidación y pago estará sujeta a los términos previstos en la Ley 1071 de 2006.

- Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantía a favor del Servidor Público que no hayan sido entregados al Fondo Privado de cesantías, el empleador se los pagará directamente a aquél con los intereses legales respectivos. (Artículo 99, numeral 4 de la Ley 50 de 1990)

- En el caso anterior, y luego de notificado el acto administrativo que reconozca y ordene el pago de la prestación, se contará con diez (10) días hábiles para su ejecutoria, término a partir del cual se debe radicar la resolución en el Fondo Público - FONCEP o en la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D. C., para que efectúe el respectivo pago, de conformidad al plazo establecido en las normas vigentes.

PARÁGRAFO PRIMERO.- CESANTÍA DEFINITIVA A HEREDEROS

Se hará el pago a los herederos de la cesantía definitiva que corresponda al ex empleado fallecido, previo los siguientes requisitos:

- Cumplir con la publicación del aviso público de acuerdo a lo establecido en el artículo 212 del Código Sustantivo del Trabajo.

- Determinar los herederos a quienes se les debe cancelar la prestación, especificando la calidad del beneficiario y el valor a cancelar a cada uno de ellos; cuando se trate de menores de edad, efectuará la respectiva anotación. Igualmente, hará constar que se dio cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 212 y 258 del Código Sustantivo del Trabajo.

- Cuando el valor de la cesantía por pagar a los herederos exceda los  cincuenta (50)  salarios  mínimos mensuales legales vigentes, la entidad deberá esperar a que el proceso de sucesión se inicie y el juzgado de conocimiento solicite poner a disposición del mismo el valor de la cesantía que correspondiere al ex funcionario, de conformidad con las normas legales vigentes, o en su defecto de acuerdo con las hijuelas de partición ordenadas por  el  juzgado  dentro  del  proceso.  Una  vez  surtido  el  trámite,  la Entidad informará al respectivo Fondo Administrador de Cesantía el valor y procedimiento para el pago.

- En caso de sucesión ante Notario, los herederos deberán radicar en la Contraloría de Bogotá, D. C., la escritura contentiva de las hijuelas respectivas.

- La Entidad deberá tener en cuenta que el término que señale la ley para el pago de la cesantía definitiva, se entiende interrumpido hasta tanto los herederos alleguen las hijuelas de partición decretadas dentro del proceso de sucesión o el juzgado de conocimiento solicite poner a disposición del despacho el saldo de la cesantía que corresponde al causante.

- En los casos que sea necesario se debe aportar certificación expedida por la entidad bancaria en la cual conste el número de cuenta donde se realizará la consignación del valor de la cesantía.

PARÁGRAFO SEGUNDO.- En caso que la solicitud de cesantías parciales o definitivas este incompleta, deberá informarse al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, señalándole los documentos faltantes o incompletos.

ARTÍCULO CUARTO.- REINTEGROS: En los casos en que se haya efectuado el pago de la cesantía parcial y se compruebe, que el beneficiario de la cesantía no realizó la inversión de los dineros en la destinación para la cual fue solicitada, la Contraloría de Bogotá, D. C., requerirá al servidor el reintegro de los mismos.

Para el efecto, el acto administrativo que disponga el correspondiente reintegro prestará mérito ejecutivo por Jurisdicción Coactiva.

PARÁGRAFO.- Para tal fin, la Dirección de Talento Humano realizará el control de inversión a todas las autorizaciones de anticipos de cesantía parcial que se concedan, solicitando al servidor lo siguientes documentos, según sea el caso:

- Certificado de tradición del inmueble con anotación de compra y registro de propiedad del funcionario o su cónyuge, o compañero (a) permanente.

- Acta de finalización y entrega de obra autenticada en Notaria, suscrita por el funcionario y el contratista.

- Copia de la escritura de cancelación de hipoteca y certificado de tradición en el caso de liberación de gravamen hipotecario o recibo de pago al Banco o entidad financiera.

- Todos los demás documentos que sean idóneos para comprobar la correcta inversión de las cesantías parciales.

ARTÍCULO  QUINTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria No. 011 del 03 de junio de 2004.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., a los 14 días del mes de abril del año 2016.

LIGIA INÉS BOTERO MEJÍA

Contralora de Bogotá D.C. (E)

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5816 de abril 18 de 2016