RESOLUCIÓN 031 DE 2020

(Enero 27)

Por medio de la cual se crea y se establecen los lineamientos del Comité de Seguimiento y Control Financiero de la UAERMV y se deroga una resolución

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el numeral 10 del artículo 19 del Acuerdo 10 de 2010 y el numeral 11 del artículo 2 del Acuerdo 10 de 2010 del Consejo Directivo de la UAERMV, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 384 del 18 de agosto de 2010 expedida por el Director General de la UAERMV se creó el Comité de Seguimiento y Control Financiero de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Que con posterioridad a la resolución mencionada, fue expedido por el Consejo Directivo el Acuerdo 11 de 2010, por el cual se establece la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, se disponen las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones.

Que la Resolución 416 del 5 de septiembre de 2011 expedida por el Director General de la UAERMV establece el sistema de coordinación interna de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, la cual fue modificada por la Resolución 658 del 20 de diciembre de 2018, determinando al Comité de Seguimiento y Control Financiero como una instancia del Sistema de  Coordinación Interna de la Entidad.

Que la Resolución 418 del 15 de octubre de 2019, expedida por el Director General de la UAERMV, por la cual se crea el Comité Institucional de Gestión de Desempeño de la Entidad, señaló en el parágrafo 2° del artículo 1 que los comités que existan en la Entidad por disposición legal, conservan su independencia y autonomía frente al CIGD, precisando que, en todo caso, deben articularse con el mismo.

Que la Secretaría Distrital Hacienda expidió la Resolución No. 00315 de 2019 “Por medio de la cual se establecen las políticas y lineamientos de inversión y de riesgo para el manejo de recursos administrados por los Establecimientos Públicos del Distrito Capital y la Contraloría de Bogotá D.C.”, disponiendo en el artículo octavo lo siguiente:

“Deberá existir en cada establecimiento público distrital y la Contraloría de Bogotá D.C. un comité conformado por servidores del nivel directivo, que tendrá a cargo hacer el seguimiento, el control financiero y la verificación del cumplimiento de la presente Resolución, así como aprobar y hacer seguimiento a los planes de ajuste de que trata el artículo precedente. Este comité enviará reportes mensuales dirigidos al representante legal de la entidad.”

Que a partir de la Resolución 384 de 2010 expedida por el Director General de la UAERMV ha habido variaciones normativas y de la estructura de la Entidad, la misma debe actualizarse y armonizarse con las nuevas disposiciones y la dinámica institucional, por lo que en virtud de los principios de racionalización y simplificación se procederá a derogar la Resolución 384 de 2010 y establecer los nuevos lineamientos que regularán el Comité de Seguimiento  y Control Financiero.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.  Objeto. Crear el Comité de Seguimiento y Control Financiero el cual tendrá como objeto hacer el seguimiento, control y verificación del cumplimiento de las políticas y lineamientos establecidos en el Distrito Capital para fortalecer la administración de los recursos de inversión y el manejo del riesgo financiero, y en especial lo dispuesto en la Resolución 00315 de 2019 de la Secretaría Distrital de Hacienda, o del acto administrativo que la sustituya o remplace.

ARTÍCULO SEGUNDO. Funciones. El comité de Seguimiento y Control Financiero desarrollará las siguientes funciones:

1. Velar por el cumplimiento de las políticas emitidas por la Secretaría Distrital de Hacienda.

2. Aprobar los lineamientos (cupos máximos de inversión por entidad financiera, topes máximos de inversión en moneda legal), que permitan la implementación y el desarrollo de las políticas emitidas por la Secretaría Distrital de Hacienda.

3. Adoptar lineamientos internos para el cumplimiento del objeto de la presente resolución, y hacer seguimiento en la aplicación de los mismos.

4. Emitir los reportes en los términos y dentro de los plazos previstos por la Secretaría Distrital de Hacienda, de acuerdo con lo previsto en la Resolución 00315 de 2019 de la SDH, o del acto administrativo que la sustituya o remplace.

ARTÍCULO TERCERO: Modificado por el art. 1, Resolución 708 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> Integración. El Comité de Seguimiento y Control Financiero de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, estará integrado por los siguientes servidores:

1. El / la Jefe de Oficina Asesora de Planeación.

2. El Secretario / la Secretaria General, quien lo presidirá.

3. El / la Gerente Administrativa y Financiera.

4. El Subdirector / la Subdirectora de Producción y Apoyo Logístico

5. El Subdirector / la Subdirectora de Intervención de la Infraestructura

Parágrafo Primero. Será invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno; igualmente, podrán invitarse a los servidores públicos y /o colaboradores que a juicio del Comité lo considere pertinente de acuerdo con los asuntos a tratar, quienes tendrán derecho a voz, pero sin voto.

Parágrafo Segundo. El Comité de Seguimiento y Control Financiero tendrá un secretario técnico / una secretaria técnica, función que será ejercida por el Tesorero / la Tesorera General de la UAERMV, Profesional Especializado Código 201, Grado 05.”

El texto original era el siguiente: 

ARTÍCULO TERCERO. Composición. El Comité de Seguimiento y Control Financiero de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, estará integrado por los siguientes servidores:  

- Secretario(a) General, quien lo presidirá.

- Subdirector (a) Técnico (a) de Producción e Intervención. 

- Subdirector (a) Técnico (a) de Mejoramiento de la Malla Vial Local.

Parágrafo Primero. Serán invitados permanentes el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y el Jefe de la Oficina de Control Interno; igualmente, podrán invitarse a los servidores públicos y /o colaboradores que a juicio del Comité lo consideren pertinente de acuerdo con los asuntos a tratar, quienes tendrán derecho a voz, pero sin voto.

Parágrafo Segundo. El Comité de Seguimiento y Control Financiero tendrá un secretario (a) técnico (a), función que será ejercida por el Tesorero General de la UAERMV, Profesional Especializado Código 201, Grado 05.

ARTÍCULO CUARTO. Sesiones. Las sesiones del Comité de Seguimiento y Control Financiero serán presenciales y virtuales.

El Comité de Seguimiento y Control Financiero se reunirá por lo menos una (1) vez al mes y cuando se requiera a solicitud de cualquiera de sus miembros o del Secretario Técnico del mismo.

Parágrafo. El Comité de Seguimiento y Control Financiero podrá realizar sesiones no presenciales, es decir, virtuales, cuando por cualquier medio electrónico idóneo todos los miembros puedan intervenir, deliberar y decidir a través de comunicación simultánea o sucesiva dentro del lapso previsto en la convocatoria, dejando constancia de lo actuado con los atributos de seguridad necesarios, de conformidad con lo previsto en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011. 

El secretario(a) Técnico(a) del Comité, dejará prueba del mecanismo utilizado en el cual se pueda verificar la hora, el contenido de las opiniones y/o decisiones de los miembros y el originador del mensaje. Los soportes, como los dispositivos de almacenamiento de información o datos y las impresiones de los correos electrónicos enviados, se deberán incluir en las actas respectivas.

ARTÍCULO QUINTO. Convocatoria: De manera ordinaria, el secretario(a) Técnico(a) procederá a convocar a los integrantes del Comité de Seguimiento y Control Financiero, con al menos tres (3) días hábiles de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión o la forma (presencial o virtual) y el respectivo orden del día con los documentos soporte de acuerdo con el tema objeto de la reunión.

ARTÍCULO SEXTO. Desarrollo de las sesiones: En el día y hora señalados, el presidente(a) del Comité instalará la sesión. A continuación, el secretario(a) técnico(a) informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión y las novedades que se presenten respecto de la asistencia de los miembros o invitados, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación de los miembros.  El(a) secretario(a) técnico(a) elaborará las actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité de Seguimiento y Control Financiero de la UAERMV, deliberará y decidirá con todos sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

ARTÍCULO OCTAVO. Responsabilidades de los integrantes del comité. Son responsabilidades de los integrantes del Comité de Seguimiento y Control Financiero, las siguientes:

1. Asistir de manera obligatoria e indelegable a las reuniones del Comité que sean convocadas y suscribir el registro de asistencia respectivo.

2. Preparar y presentar propuestas sobre los asuntos relacionados con los temas, políticas y dimensiones que sean de su competencia, así como los informes de seguimiento sobre tales asuntos.

3. Allegar al secretario técnico, con la antelación suficiente a la sesión respectiva, los documentos soporte para apoyar a los integrantes del Comité en la deliberación y decisión de los asuntos de su competencia.

4. Participar en las discusiones y ejercer el derecho al voto.

5. Las demás que sean asignadas en el Comité.

ARTÍCULO NOVENO. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Seguimiento y Control Financiero de la UAERMV. Son funciones de la secretaría técnica del Comité de Seguimiento y Control Financiero de la Entidad, las siguientes:

1. Citar a los integrantes del Comité y a los invitados a las sesiones, de conformidad con la periodicidad de que trata la presente resolución.

2. Remitir con la debida antelación los documentos requeridos para la deliberación y decisión de los asuntos de su competencia.

3. Elaborar las actas de cada sesión de acuerdo con los criterios definidos en el parágrafo del presente artículo.

4. Realizar un informe mensual dirigido al Director General de la Entidad del desarrollo y los resultados de cada sesión del Comité.

5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité decidir y debatir, de acuerdo con los lineamientos establecidos por sus integrantes.

6. Informar a los integrantes del Comité sobre los actos administrativos y en general de las políticas y lineamientos dictados a nivel Distrital, relacionados con el objeto del Comité de Seguimiento y Control Financiero de la Entidad.

7. Consolidar y presentar para aprobación de los integrantes del Comité, los documentos, estrategias, planes y proyectos propuestos en las sesiones, en los eventos a que haya lugar.   

8. Custodiar y conservar el archivo físico y/o electrónico del Comité, incluyendo las actas y demás documentos relacionados con los temas tratados en sus sesiones.

9. Suscribir con los asistentes al Comité las actas de las reuniones.

10. Las demás funciones que sean asignadas por el Comité y/o la normatividad vigente.

Parágrafo. De cada reunión la secretaría técnica levantará un acta, la cual tendrá numeración de modo consecutivo, por cada año, que contendrá como mínimo la relación de asistentes, los invitados, orden del día, un resumen ejecutivo de los temas debatidos, los compromisos adquiridos, las observaciones y recomendaciones efectuadas, las decisiones adoptadas y los votos de los asistentes.

El secretario (a) técnico podrá grabar la sesión correspondiente con el fin de levantar el acta, previa autorización de los integrantes de Comité.

El proyecto de acta de cada sesión se remitirá a los integrantes del Comité dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión.

Los integrantes del Comité podrán presentar sus observaciones y/o comentarios dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del proyecto de acta, para ser incorporados en el acta definitiva por parte del secretario técnico. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido del proyecto de acta.

El acta de la respectiva sesión se aprobará por los miembros del Comité en la sesión inmediatamente siguiente, y deberá ser suscrita por todos los asistentes a la misma.

ARTÍCULO DÉCIMO. Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga la Resolución 384 del 18 de agosto de 2010 expedida por la Dirección General de la UAERMV y las demás normas internas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 27 días del mes de enero del año 2020.

ÁLVARO SANDOVAL REYES

DIRECTOR GENERAL