RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 002 DE 2020

 

(Diciembre 11)

 

Por el cual se crea y organiza el Grupo Interdisciplinario en cumplimiento a lo indicado en el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020 mediante el cual se expide y aprueba el Manual de Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría de Educación del Distrito

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JURÍDICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en los numerales 2 y 5 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario No. 1069 de 2015, Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 90 de la Constitución Política establece que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas;

 

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015, define el Comité de Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad;

 

Que de conformidad con el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, corresponde al Comité de Conciliación formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, entre otras;

 

Que la Directiva 025 de 2018, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital con los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales, sugiere en particular, la creación de un Grupo Interdisciplinario para tal fin;

 

Que mediante Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020, el Comité de Conciliación adoptó el Manual de Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría de Educación del Distrito como una herramienta metodológica, que permite a las áreas identificar las causas determinantes de aquellas situaciones de hecho, administrativas, técnicas, judiciales o de cualquier otra índole que puedan generar una actividad litigiosa y así poder mitigar o controlar la problemática generadora del daño.

 

Que el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020, determinó crear un Grupo Interdisciplinario encargado de priorizar las causas o fallas recurrentes que generan la litigiosidad de la entidad, además de proponer las políticas de prevención del daño antijurídico y planes de acción para generar alternativas tendientes a solucionar, mitigar o controlar las causas o fallas generadoras del daño.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

ACUERDAN:

 

ARTÍCULO 1.: OBJETO: Crear el Grupo Interdisciplinario el cual se encargará de priorizar las causas o fallas recurrentes que generan la litigiosidad de la entidad, además de proponer las políticas de prevención del daño antijurídico y planes de acción para generar alternativas tendientes a solucionar, mitigar o controlar las causas o fallas generadoras del daño, en el marco de la Directiva 025 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020.

 

ARTÍCULO 2: Modificado por el art. 2, Acuerdo 001 de 2021. <El nuevo texto es el siguiente> Integración: El Grupo Interdisciplinario creado en el artículo anterior, estará integrado por los cuatro (4) Subsecretarios o sus delegados, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado, el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado, y el jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad o su delegado.

Parágrafo: Los integrantes del Grupo Interdisciplinario que consideren necesario delegar su participación, lo deberán hacer por escrito dirigido al Comité de conciliación, indicando el nombre completo del funcionario y cargo.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO 2: INTEGRACIÓN: El Grupo Interdisciplinario creado en el artículo anterior, estará integrado por los cuatro (4) Subsecretarios o sus delegados, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado, un funcionario de la Oficina de Planeación o su delegado, y un funcionario de la Oficina de Tesorería y Contabilidad o su delegado.   

PARÁGRAFO: Los integrantes del Grupo Interdisciplinario que consideren necesario delegar su participación, lo deberán hacer por escrito dirigido al Comité de Conciliación, indicando el nombre completo del funcionario y cargo.

 

ARTÍCULO 3: FACULTADES: Las facultades del Grupo Interdisciplinario serán las siguientes:

 

3.1 Priorizar las causas recurrentes o reiteradas.

 

3.2 Consolidar una matriz de los casos frecuentes generadores de la falla.

 

3.3 Identificar la falla administrativa y la dependencia donde ella ocurre.

 

3.4 Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía como de la frecuencia, para focalizar los esfuerzos de generación de política de prevención del daño antijurídico.

 

3.5 Proponer alternativas para solucionar, mitigar o controlar la falla.

 

3.6 Presentar el análisis de los casos que puedan generar una política de prevención del daño antijurídico o plan de acción al Comité de Conciliación de manera anual, a partir de la implementación del Manual.

 

3.7 Las demás que determinen los miembros del Grupo Interdisciplinario.

 

ARTÍCULO 4: INSTALACIÓN DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO. Una vez integrado en los términos del presente acuerdo, el Grupo Interdisciplinario tendrá una sesión de instalación en la cual adoptará su reglamento.

 

ARTÍCULO 5: FUNCIONES DEL SECRETARIO/A DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO: Las funciones del secretario/a serán:

 

5.1 Citar al Grupo Interdisciplinario a las reuniones, con envío previo de la agenda y los documentos que se van a estudiar en la misma.

 

5.2 Elaborar el acta de la reunión la cual debe ser revisada, aprobada y suscrita por los miembros del Grupo Interdisciplinario, o lo que se determine en su reglamento.

 

5.3 Verificar el cumplimiento de los compromisos pactados en las reuniones.

 

5.4 Recoger y proyectar la información necesaria y que requiera el Grupo Interdisciplinario   para cumplir con sus facultades.

 

5.5 Las demás que determine el Grupo Interdisciplinario.

 

ARTÍCULO 6: REUNIONES: El Grupo Interdisciplinario se reunirá cada tres (3) meses de manera ordinaria o cuando sea necesario de manera extraordinaria, previa convocatoria por parte del secretario/a.

 

PARÁGRAFO. A las reuniones del Grupo Interdisciplinario se Podrá invitar a los funcionarios y representantes de las entidades públicas o privadas expertos, así como otras personas naturales o jurídicas, cuyo aporte estime puede ser de utilidad para los fines encomendados al mismo.

 

ARTÍCULO 7: Actividades a desarrollar: Para elaborar una política de prevención del daño antijurídico el Grupo Interdisciplinario deberá seguir los pasos que se dan a continuación, basados en lo indicado en la Directiva 025 de 2018. En todo caso, deberá seguir los lineamientos y tiempos adoptados en el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020:

 

7.1 Analizar y definir las causas y sub causas del daño.

 

7.2 Elaborar una matriz que defina: causas, sub causas, frecuencia, dependencia responsable, impacto económico, si existe o no un plan de acción y estrategia propuesta para mitigar el daño.

 

7.3 Priorizar los casos para focalizar los esfuerzos de la generación de la política de prevención del daño antijurídico.

 

7.4 Determinar los recursos o medios necesarios para mitigar dichas falencias.

 

7.5 Definir el cronograma para el desarrollo del estudio del daño, el cual debe incluir el plazo o periodicidad de seguimiento de este.

 

7.6 Determinar los indicadores que permitan la evaluación del daño.

 

7.7 Presentar al Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la SED los resultados del análisis, por medio de un informe detallado y completo que precise cada uno de los puntos estudiados (administrativos, financieros, técnicos y jurídicos), junto con el proyecto de política que contenga los resultados esperados y los indicadores para su medición.

 

ARTÍCULO 8: PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS: El Grupo Interdisciplinario deberá seguir los pasos señalados en la Directiva 025 de 2018, para la formulación y presentación de la política de prevención del daño antijurídico al Comité de Conciliación y de conformidad con los tiempos señalados en el Acuerdo 01 de 2020, así:

 

8.1 PRIMER PASO. Identificación del problema - Priorización casos reiterados o recurrentes.

 

8.1.1 Determinar los casos en los cuales la Secretaría de Educación del Distrito ha sido condenada, las solicitudes de conciliación extrajudicial y judicial, las reclamaciones, actuaciones administrativas, temas contractuales y demás que puedan llegar a generar litigiosidad.

 

8.1.2 Establecer el período a analizar, con un corte mínimo de un (1) año.

 

8.1.3 Elaborar e identificar en una matriz los casos reiterados o recurrentes con base en:

 

8.1.3.1 Análisis de los litigios que se adelantan contra la SED. (Judiciales, Administrativos y Constitucionales)

 

8.1.3.2  Sentencias condenatorias y laudos arbitrales.

 

8.1.3.3 Decisiones de conciliación extrajudicial o judicial tomadas por el Comité de Conciliación.

 

8.1.3.4 Actividad pre contractual, contractual o pos contractual, entre otras.

 

8.1.3.5 Valores de los pagos que realice la entidad por casos resultantes de la sumatoria de las sentencias, conciliaciones y reclamaciones realizadas en cada caso.

 

8.1.3.6 La frecuencia con que se presentan los casos, esto es, la cantidad de veces que se repite en un lapso determinado.

 

8.1.4 Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía, como la frecuencia, la cantidad, para focalizar los esfuerzos de generación de política de prevención del daño antijurídico.

 

8.2 SEGUNDO PASO. Identificación de las causas y determinación de la dependencia en donde ocurre la falla.

 

8.2.1 Identificar la causa y extraer la falla y/o el error cometido.

 

8.2.2 Establecer y analizar las causas.

 

8.2.3 Identificar la (s) dependencia (s) en donde ocurre la falla.

 

8.2.4 Presentar al Comité de Conciliación y Defensa Judicial los resultados obtenidos.

 

8.3 TERCER PASO. Elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico para solucionar, mitigar o controlar la falla reflejada en el plan de acción.

 

8.3.1 Elaborar la (s) alternativa (s) de solución y el plan de acción que contenga el proyecto de propuesta de la política, el cual contendrá frente a cada una de las fallas o error cometido lo siguiente:

 

8.3.1.1 Las acciones y medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria.

 

8.3.1.2 El presupuesto estimado para la solución.

 

8.3.1.3 El cronograma para su desarrollo el cual debe incluir el plazo o periodicidad de seguimiento del mismo.

 

8.3.1.4 Los resultados esperados.

 

8.3.1.5 Los indicadores para su medición.

 

8.3.1.6 Las áreas responsables de la implementación de la propuesta.

 

ARTÍCULO 9: PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS: Realizados el paso 1 y 2 descritos en el artículo que antecede, el Grupo Interdisciplinario deberá presentar al Comité de Conciliación un informe detallado y completo que precise cada uno de los puntos estudiados (administrativos, financieros, técnicos y jurídicos), junto con el proyecto de política, que contenga los resultados esperados y los indicadores para su medición.

 

PARÁGRAFO: El informe será remitido a la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación con el fin que se proponga en la agenda la presentación del mismo en la sesión más cercana a celebrar y se dé a conocer con antelación a sus miembros los documentos, presentaciones, matriz y demás, que el Grupo Interdisciplinario vaya a exponer.

 

ARTÍCULO 10: PRESENTACIÓN DE LA POLÍTICA: Una vez presentados los resultados por el Grupo Interdisciplinario, el Comité de Conciliación podrá presentar observaciones.

 

El Grupo Interdisciplinario procederá acoger las observaciones presentadas y a realizar el paso 3 indicado en el artículo 9 del presente acuerdo; elaborará el proyecto de política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente, en el plazo que el Comité de Conciliación y Defensa Judicial determine.

 

PARÁGRAFO: La política de prevención del daño antijurídico y/o el plan de acción serán remitidos a la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, con el fin que se proponga en la agenda su presentación en la sesión más cercana a celebrar y se dé a conocer con antelación a sus miembros.

 

ARTÍCULO 11: AJUSTES Y ENTREGA FINAL: El Comité de Conciliación y Defensa Judicial estudiará, analizará, presentará correcciones u observaciones y aprobará o no la política de prevención del daño antijurídico.

 

Si es aprobado por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, continuará con los pasos señalados en la Directiva 025 de 2018.

 

En el evento de presentarse corrección u observaciones al proyecto de política de prevención del daño antijurídico por parte de los miembros del comité, el Grupo Interdisciplinario deberá atenderlos y presentar nuevamente el documento con los ajustes al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, en el término que indiquen los miembros para su aprobación definitiva.

 

ARTÍCULO 12: Son parte integral del presente Acuerdo, la Directiva 025 de 2018, el Acuerdo 01 de 2020 y demás normas concordantes con los temas de política de prevención del daño antijurídico.

 

ARTÍCULO 13: El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 11 días del mes de diciembre del año 2020.

 

RAÚL JAVIER MANRIQUE VACCA

 

Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la SED. Delegado por la Secretaria de Educación del Distrito

 

NASLY JENNIFER RUÍZ GONZÁLEZ

 

Subsecretaria de Gestión Institucional

 

ELDA FRANCY VARGAS BERNAL

 

Directora de Contratación

 

CARLOS ALBERTO REVERÓN PEÑA

 

Subsecretario de Acceso y Permanencia

 

FERNANDO AUGUSTO MEDINA GUTIÉRREZ

 

Jefe Oficina Asesora Jurídica