CIRCULAR 002 DE 2021

(Enero 20)

PARA: DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, SUPERVISORES DE CONTRATOS Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y PROYECTOS DE INVERSIÓN.

DE: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

ASUNTO: LINEAMIENTOS FINANCIEROS Y DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2021­

La presente circular tiene como propósito fijar desde la Dirección de Gestión Corporativa los lineamientos necesarios para realizar una eficiente gestión, así como la eficiencia en el uso, programación y gasto de los recursos aprobados para la Secretaría Jurídica Distrital, a continuación, se enuncian las siguientes disposiciones:

1. RADICACIÓN DE CUENTAS – PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

La Dirección de Gestión Corporativa, recibirá las cuentas de los proveedores de bienes y servicios de acuerdo con los recursos programados y en las fechas establecidas a continuación:

Nota: Trámites de servicios públicos, arrendamientos y demás gastos necesarios para el normal funcionamiento de la entidad deberán tramitarse a mas tardar el 22 de enero de 2021

2. REQUISITOS - TRÁMITE DE PAGO DE PROVEEDORES

Supervisores de contratos deben tener en cuenta la revisión y validación de los soportes enunciados a continuación:

- Certificado de Pago - Personas Jurídicas elaborado en la última versión del formato establecido por la entidad (con títulos, logos, etc.) debidamente firmado por el supervisor, junto con las respectivas evidencias.

- Original de la factura de venta electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y la fecha debe corresponder al mes que se radica.

- Certificación de pago de aportes a seguridad social suscrito por el revisor fiscal y/o representantes legales el cual deje claro que el periodo que está siendo cobrado se encuentra a paz y salvo en aportes.

- Con el primer pago y por una sola vez, presentar la certificación bancaria con una validez no mayor a 30 días, copia del Registro Único Tributario (RUT) y copia del Registro Información Tributaria (RIT).

3. RADICACIÓN DE CUENTAS – PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Contratistas de prestación de servicios profesionales una vez culminen sus obligaciones en cada mes, deben adelantar el trámite de pago correspondiente, a fin de garantizar la imputación presupuestal y los correspondientes registros contables, dentro de los periodos en los cuales prestó los servicios a la entidad, atendiendo con ello el la Resolución N° DDC-000002 del 09 de agosto de 2018 expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad - plazos y requisitos para el reporte de información financiera, para lo cual deben cumplirse con el siguiente cronograma de radicación:

Notas:

- Aquellos contratistas obligados a facturar deben tener en cuenta que la fecha de la factura debe corresponder al mes de honorarios que esté cobrando, atendiendo los plazos establecidos en la presente circular.

- La fecha de giro efectivo de los recursos se verá afectada en aquellos trámites de pago que sean radicados en fechas posteriores a las establecidas en el presente cronograma.

- Los Contratistas deben tener en cuenta que si acumulan más de un (1) trámite de pago dentro del mes, la base gravable y la retención en la fuente serán afectados de acuerdo con la normatividad tributaria vigente.

- Los trámites de pago correspondientes al mes de diciembre del 2021 que sean gestionados para pago dentro del mismo mes deberán radicarse el 17 de diciembre de 2021, y los tramites de pago que deben ser registradas como cuentas por pagar se recibirán hasta el día 24 de diciembre del 2021.

- Tanto contratistas de prestación de servicios como proveedores deben cargar los documentos y soportes en la plataforma SECOP en cada uno de los trámites de pago radicados ante la entidad, a efectos de la correspondiente revisión y aprobación de pago por parte del supervisor.

Los trámites de pago que no cuenten con todos los soportes y la aprobación en la plataforma SECOP serán devueltos para proceder con los ajustes y la generación de un nuevo radicado ante la Dirección de Gestión Corporativa.

4. REQUISITOS - TRÁMITE DE PAGO PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

El contratista debe radicar en la plataforma SECOP II y SIGA los siguientes documentos:

- Informe de ejecución de cumplimiento de obligaciones de prestación de servicios profesionales” elaborado en la última versión del formato establecido por la entidad (con títulos, logos, etc.) debidamente firmado por el contratista y el supervisor, junto con las respectivas evidencias.

- Formato “Informe Financiero (Contratista-Supervisor) debidamente elaborado en la última versión del formato establecido por la entidad (con títulos, logos, etc.) debidamente firmado por el contratista y el supervisor.

- Si el contratista está obligado a expedir factura de venta electrónica, adjuntar original con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

- Copia de la planilla de pago por conceptos de aportes de pensión, salud y ARL (del mes actual o del inmediatamente anterior).

- Copia de la consignación a Fondos de Pensión Voluntaria, cuentas de Ahorro para el Fomento de la Construcción (AFC) y/o Cuentas de Ahorro Contractual (AVC), en los casos en donde el contratista voluntariamente soporta este tipo de beneficios tributarios.

- Con el primer pago presentar el formato de “caracterización tributaria” acompañado de los soportes de beneficios tributarios a tener en cuenta como son: dependientes, crédito hipotecario y medicina prepagada, estos dos últimos requieren certificación a 31 de diciembre de 2020.

- Con el primer pago y por una sola vez, presentar la certificación bancaria con una validez no mayor a 30 días, Registro Único Tributario (RUT), Registro Información Tributaria (RIT), copia del acta de inicio del contrato y copia de la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

- Una vez revisados y validados los documentos y evidencias entregados por el contratista, el supervisor dará traslado del respectivo radicado a la Dirección de Gestión Corporativa aprobando y ordenando el pago correspondiente.

- Teniendo en consideración que la entidad debe contar con estos documentos en las carpetas contractuales, deben ser entregados en físico a la Dirección de Gestión Corporativa para su correspondiente archivo.

El cumplimiento de estas disposiciones garantiza el cumplimiento del manual de contratación en su numeral 7º “recomendaciones para una adecuada gestión contractual”.

5. REPROGRAMACIÓN PAC

Los responsables de rubros presupuestales y/o proyectos de inversión deberán reprogramar cada dos (2) meses los recursos que se van a girar a cada uno de los contratistas y/o proveedores en la vigencia 2021 y de conformidad con los lineamientos establecidos por la Oficina de Planeación Financiera de Tesorería Distrital, la reprogramación se deberá enviar a los correos vmchacont@secretariajuridica.gov.co y jmmontoya@secretariajuridica.gov.co en las siguientes fechas:

Es importante resaltar que los recursos reprogramados y no ejecutados pasarán a PAC no ejecutado y solo se podrán reprogramar si no hay más recursos en los demás rubros programados o se agotó lo disponible en el mismo rubro y con solicitud escrita y justificada por parte del ordenador (a) del gasto ante la Tesorería Distrital.

6. OTROS TRÁMITES FINANCIEROS

Todas las dependencias ejecutoras de presupuesto deben tener en cuenta los siguientes aspectos frente a la anulación de certificados de disponibilidad presupuestal y certificados de registro presupuestal, así:

6.1 Anulación parcial o total de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Por solicitud del responsable del rubro o proyecto de inversión, cuando se determine los recursos del CDP solicitados no se van a utilizar y/o requieren liberar el saldo no utilizado.

- Anulación cuando el monto del compromiso adquirido es inferior al valor del CDP.

- Al finalizar una vigencia fiscal, la Dirección de Gestión Corporativa identificará todos aquellos saldos de CDP’s no ejecutados (recursos no comprometidos) y realizará la correspondiente anulación.

6.2 Anulación parcial o total de un Certificado de Registro Presupuestal (CRP)

A solicitud escrita y expresa por parte del ordenador del gasto o quien éste delegue, cuando se presenten las siguientes situaciones:

- Liquidación de Contratos

- Por declaratoria de caducidad o cualquier otra causa legal que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a este compromiso.

Nota: La anulación parcial o total de un Certificado de Registro Presupuestal conlleva igualmente a la anulación del respectivo CDP que amparó inicialmente el compromiso; en ningún caso los recursos con cargo a CDP’s de registros presupuestales anulados pueden utilizarse para amparar nuevos compromisos, hasta tanto no se hayan anulado y estos recursos formen parte del saldo de apropiación y estén libres de afectación.

Finalmente es necesario precisar que, trámites, solicitudes y requerimientos financieros deberán ser gestionados a través del SIGA ante la Dirección de Gestión Corporativa.

Atentamente,

MAGDA MERCEDES AREVALO

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Adriana Patricia Guzmán Contreras – Dirección de Gestión Corporativa

                Viky Milena Chacón Triviño – Dirección de Gestión Corporativa

Revisó:    Francisco Arias – Contratista – Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó:   Magda Mercedes Arevalo Rojas - Directora de Gestión Corporativa