CIRCULAR 005 DE 2021

(Febrero 09)

Para: SECRETARIA DE DESPACHO, SUBSECRETARIO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y SERVIDORES/AS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

Asunto: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL Y SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE EMPLEADOS PROVISIONALES VIGENCIA 2021

Para efectos de organización administrativa y con el fin de dar cumplimiento del Acuerdo No. CNSC - 20181000006176 del 10 de octubre de 2018 “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba” y al Anexo Técnico del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba, así como, de garantizar el proceso de Evaluación de Desempeño, la Dirección Gestión Corporativa establece los lineamientos que se exponen a continuación: 

1. Evaluación periodo anual 2021 – 2022 empleados en carrera administrativa.

El período anual de Evaluación del Desempeño Laboral para la presente vigencia está comprendido entre el 01 de febrero de 2021 y el 31 de enero de 2022.

a. Concertación de compromisos

Los compromisos deberán ser concertados por el evaluador y el evaluado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes del inicio del período de evaluación anual, es decir, para la evaluación anual de los servidores de carrera administrativa debe realizarse dentro del lapso del 01 al 19 de febrero de 2021.

En el caso de los servidores en período de prueba, la concertación de compromisos debe realizarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de posesión.

Compromisos funcionales. El número de compromisos a concertar para el período anual no deberá ser superior a cinco (5) y para el período de prueba podrán ser máximo tres (3).

Compromisos comportamentales. El número de compromisos a concertar para el período anual y período de prueba serán entre tres (3) y cinco (5).

Para la concertación de compromisos laborales cada dependencia debe contemplar las metas establecidas en el Plan de Acción 2021 de la Secretaría Jurídica Distrital, en cumplimiento del artículo 74 de la ley 1474 de 2011, las cuales ya se encuentran incluidas en el aplicativo de evaluación de desempleo laboral EDL-APP, y así mismo pueden ser consultadas en el siguiente enlace:

https://www.secretariajuridica.gov.co/transparencia/planeacion/plan-gasto-publico .

b. Seguimiento: 01-02-2021 a 31-01-2022

Consiste en la verificación que realiza el evaluador del avance, cumplimiento o incumplimiento de los compromisos durante la totalidad del período de evaluación.

Es importante, que si durante el período de evaluación, el evaluador evidencia que existen aspectos a mejorar, podrá suscribir compromisos de mejoramiento individual basados en el seguimiento a los avances de los planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión y las evidencias sobre el desarrollo de los compromisos concertados.

c. Evaluación parcial primer semestre: 01-02-2021 a 31-07-2021

Corresponde al período comprendido entre el primero (1°) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año. La evaluación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento, es decir, que la calificación parcial primer semestre se efectuará entre el 01 y el 23 de agosto de 2021.

d. Evaluación parcial segundo semestre: 01-08-2021 a 31-01-2022

Comprende el período entre el 01 de agosto y el 31 de enero del año siguiente. La evaluación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento, es decir, que la calificación parcial segundo semestre se efectuará entre el 01 y el 21 de febrero de 2022.

e. Evaluación anual 2021-2022: 01-02-2021 a 31-01-2022

Corresponde a la sumatoria de las dos (2) evaluaciones parciales semestrales. Esta calificación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento de dicho período, es decir, que la calificación definitiva se da entre el 01 y el 21 de febrero de 2022.

f.  Evaluaciones parciales eventuales

En las evaluaciones del primero como del segundo semestre, el evaluador deberá tener en cuenta el resultado de las evaluaciones parciales eventuales que se generen por las siguientes situaciones:

ü    Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus colaboradores antes de retirarse del empleo.

ü    Por cambio definitivo del empleo como resultado de traslado del evaluado o reubicación del empleo.

ü    Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro cargo o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días calendario.

ü    La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final del período semestral a evaluar.

ü    Por separación temporal del empleado público con ocasión de un nombramiento en período de prueba, la cual surtirá efectos sólo en los eventos en que el servidor regrese a su empleo o no supere el período de prueba.

Las evaluaciones parciales eventuales deben producirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del momento en que se presente la situación que las origina, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, la cual se realizará antes del retiro de éste.

2. Evaluación del Periodo de Prueba

El periodo de prueba es de seis (6) meses contados a partir de la fecha de posesión. Se excluyen los servidores públicos que se posesionaron en los meses de noviembre y diciembre de 2020, cuyo periodo de evaluación comenzó a partir del 01 de enero de 2021, conforme a lo establecido en el Decreto 1754 de 2020 y en la Circular 014 del 31 de diciembre de 2020 de la Secretaría Jurídica Distrital.

Las concertaciones de los compromisos del periodo de prueba se deben realizar dentro de los 15 días hábiles siguientes al inicio de este periodo.

De conformidad con el artículo 2.2.6.25 del Decreto 1083 de 2015 la persona no inscrita en la carrera que haya sido seleccionada por concurso será nombrada en período de prueba por un término de seis (6) meses.

Compromisos funcionales: para el período de prueba máximo podrán ser tres (3).

Compromisos comportamentales: para período de prueba serán entre tres (3) y cinco (5).

Ajuste de Compromisos en Período de Prueba. Durante el período de prueba los compromisos podrán ajustarse por alguna de las siguientes situaciones:

ü    Si durante el período de prueba se producen cambios en los planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión, insumo base para la concertación.

ü    Por interrupción del período de prueba por un lapso igual o superior a veinte (20) días continuos.

ü    Cuando el empleado en período de prueba sea incorporado en un empleo igual o equivalente como consecuencia de la supresión del cargo con ocasión de la reforma total o parcial de la planta de empleos de la entidad, en los términos del artículo 2.2.6.27 del Decreto 1083 de 2015.

3.  Sistema de Valoración de la Gestión de Empleados Provisionales

De conformidad con la Circular Externa 005 del 06 de febrero de 2017 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, la cual establece el marco del Sistema de Evaluación de Gestión, el Protocolo y los Instrumentos y de Evaluación aplicables a los servidores públicos nombrados en provisionalidad de la secretaría Jurídica Distrital, se realizan las siguientes precisiones a tener en cuenta para la evaluación de la gestión de los funcionarios en provisionalidad, así como, los productos que deben ser entregados. 

Para los servidores públicos que se encuentran nombrados en provisionalidad el período de valoración tiene un carácter anual, compatible con los períodos definidos para la evaluación de los empleados de carrera, esto es, del 1º de febrero y hasta el 31 de enero del año siguiente, incluyendo una valoración semestral de la gestión, es decir que el período anual está comprendido entre el 01 de febrero de 2021 y el 31 de enero de 2022.

La formulación y formalización del Plan Anual[1] en sus componentes laboral y comportamental, tendrá un plazo máximo de treinta (30) días calendario para su realización, contados a partir de la adopción del sistema.

Una vez concluido el primer ciclo de evaluación, la definición del nuevo Plan Anual deberá efectuarse entre el 1º y el 28 de febrero de cada año.

Cuando se registren nuevas vinculaciones de servidores provisionales, el plazo para la formulación del Plan Anual será de treinta (30) días contados a partir de la toma de posesión en el empleo.

La valoración de la gestión incluirá dos períodos semestrales, así:

- 1º de febrero a 31 de julio, cuya valoración deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles posteriores al vencimiento del período semestral.

- 1º de agosto al 31 de enero, cuya calificación semestral y consolidación definitiva de la gestión, deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles posteriores al vencimiento del período.

El entregable es el producto, servicio o resultado esperado de la gestión del empleado provisional y debe contribuir al cumplimiento de las metas, planes o proyectos del área o la dependencia. Se deberán definir un mínimo de tres (3) y un máximo de cinco (5) entregables por período de evaluación.

El Componente Comportamental ha sido desarrollado con el propósito de valorar cuatro (4) Competencias Comportamentales que se consideran predictores y descriptoras de un desempeño deseable en el empleo público, cada una de estas competencias, incluye su definición y tres (3) conductas descriptivas a través de las cuales, es posible evidenciar si el servidor acredita o no la competencia, y se registran en el formato.

Las comunicaciones y notificaciones de la valoración de la gestión se llevarán a cabo en los términos de los artículos 33 y 34 del Decreto Ley 760 de 2005 o las disposiciones que lo modifiquen, aclaren o sustituyan.

Los recursos en contra de la valoración definitiva se adelantarán en los términos de los artículos 35, 36 y 37 del Decreto Ley 760 de 2005 y en el trámite y decisión de los mismos se aplicará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA - o las disposiciones que lo modifiquen, aclaren o sustituyan. En todo caso, en contra de las evaluaciones parciales semestrales y eventuales no procede recurso alguno.

4. Consideraciones generales

ü Teniendo en cuenta que en la actualidad el trabajo no se está desarrollando 100% de manera presencial, los resultados de las evaluaciones de desempeño pueden realizarse con firma digital o enviarse mediante correo electrónico donde se envía el formato y la manifestación de la aceptación del resultado de la evaluación de desempeño, con la finalidad de que la misma repose dentro de las historias laborales. Este soporte sólo aplica para las evaluaciones definitivas, sean estás las anuales o las de periodo de prueba.

ü   La servidora pública Yomaira Amparo Alarcón Acero de la Dirección de Gestión Corporativa es la persona responsable del tema de evaluación de desempeño laboral, la cual puede ser contactada mediante el correo electrónico yaalarcona@secretariajuridica.gov.co, o el número telefónico 3813000 extensión 1562.

ü    Se anexa el instructivo de recuperación de contraseña para su conocimiento.

ü    Para la evaluación de desempeño, es importante que cada servidor público presente su respectivo portafolio de evidencias, ya sea que esté en medio magnético o en físico según sea el caso, y que cada Director o Jefe de oficina realice la verificación de las evidencias mismas, conforme el cumplimiento de los compromisos pactados.

ü    Los servidores públicos que ingresan en periodo de prueba a la Secretaría Jurídica Distrital y que vienen de otras entidades nacionales o distritales que el aplicativo EDL-APP, deben solicitar a las respectivas entidades que los inactiven, para poder ser activados en esta Entidad, de manera que se puedan concertar los compromisos laborales. 

Cordialmente,

MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS

Directora de Gestión Corporativa

NOTAS DE PIE DE PÁGINA: