RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 013 DE 2021

(Febrero 12)

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos – PINAR y el Programa de Gestión Documental – PGD de la Secretaría Jurídica Distrital

LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, en el artículo 2.8.5.2 del Decreto Nacional 1080 de 2015, el numeral 11 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 21 señala que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental, los cuales pueden contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deben observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, en su artículo 2.8.2.5.6 señala que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos.

Que los literales c) y d) del artículo 2.8.2.5.8 ibídem, señalan que en las entidades públicas la gestión documental se desarrolla a partir de los instrumentos archivísticos, entre los que se encuentra el Programa de Gestión Documental –  PGD y el Plan Institucional de Archivos – PINAR.

Que, el numeral 2 del artículo 2.8.2.1.16 ejusdem, establece como funciones del Comité Interno de Archivo, el cual hace parte integral del MIPG, aprobar la política de gestión documental y el programa de gestión documental.

Que el artículo 2.8.2.5.11 ídem, señala que la implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental – PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Que el artículo 2.1.1.5.1. del Decreto Nacional 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.”, y el artículo 2.8.5.1. del Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, señala que el Programa de Gestión Documental debe ser articulado mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación, por los sujetos obligados.

Que el 2.1.1.5.2. del Decreto Nacional 1081 de 2015 y 2.8.5.2. del Decreto Nacional 1080 de 2015, establece que los instrumentos de gestión de la información pública, entre ellos el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente.

Que, la Secretaría Jurídica Distrital adoptó el Plan Institucional de Archivos – PINAR y el Programa de Gestión Documental – PGD mediante Resolución 045 de 2019 “Por la cual se adoptan los instrumentos archivísticos Programa de Gestión Documental - PGD, Plan Institucional de Archivos - PINAR y Tabla de Retención Documental - TRD de la Secretaría Jurídica Distrital”.

Que la Dirección de Gestión Corporativa, de conformidad con el proceso de Gestión Documental, durante la vigencia 2020, actualizó la Política de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos y el Programa de Gestión Documental. 

Que en la sesión No. 6 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital, realizada el 16 de diciembre de 2020, fueron presentadas las versiones actualizadas de los instrumentos archivísticos Política de Gestión Documental – PGD, Plan Institucional de Archivos – PINAR y Programa de Gestión Documental – PGD para el periodo 2020 – 2024, los cuales fueron aprobadas en dicha sesión por esta instancia. 

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. – Adoptar la versión 2 de la Política de Gestión Documental para la Secretaría Jurídica Distrital, la cual hace parte integral de las políticas institucionales y fue aprobada en la sesión No. 6 del 16 de diciembre de 2020 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 2°. – Adoptar la versión 3 del Plan Institucional de Archivos – PINAR y la versión 2 del Programa de Gestión Documental – PGD para la Secretaría Jurídica Distrital, los cuales hacen parte integral del Sistema Integrado de Gestión, en el marco del proceso de Gestión Documental, aprobados en la sesión No. 6 del 16 de diciembre de 2020 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 3°. – Implementar el Plan Institucional de Archivos– PINAR y el Programa de Gestión Documental – PGD, mediante el desarrollo de las actividades establecidas en cada uno de ellos. Dicha implementación es responsabilidad de la Dirección de Gestión Corporativa, a través del proceso de Gestión Documental, en coordinación con la Oficina de Control Interno y con el apoyo de las demás dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.8.2.5.11., del Decreto Nacional 1080 de 2015.

ARTÍCULO 4°. – Publicar en la página web de la Secretaría Jurídica Distrital la Política de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos – PINAR y el Programa de Gestión Documental – PGD, en cumplimiento de lo dispuesto en el literal d) del artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el artículo 2.1.1.5.1. del Decreto Nacional 1081 de 2015, el artículo 2.8.2.5.12 del Decreto Nacional 1080 de 2015 y el artículo 2.2.22.3.14 del Decreto Nacional 612 de 2018.

ARTÍCULO 5°. – Comunicar a los jefes de cada una de las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital el contenido de la presente resolución.

ARTÍCULO 6°. – La presente resolución rige a partir del día siguiente la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 12 días del mes de febrero del año 2021.

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital