RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 005 DE 2021

(Junio 24)

NOTA: Pérdida de aplicabilidad por obsolescencia

DE: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA ADOPCIÓN DE TRABAJO EN CASA EN EL DISTRITO CAPITAL

La Secretaría Jurídica Distrital como ente rector jurídico del Distrito Capital, en el marco de sus funciones, especialmente de lo dispuesto en el artículo 3 numeral 2° del Decreto Distrital 323 de 2016[1] se encarga de “Formular, adoptar, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital y la definición, adopción y ejecución de las políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico del Distrito Capital, conforme a las normas vigentes en la materia.”. En concordancia con lo anterior, el numeral 4° ídem estableció que la entidad es la responsable de [I]mpartir los lineamientos y política jurídica de las secretarías, subsecretarías, direcciones, oficinas asesoras jurídicas de las entidades y organismos distritales, o de las dependencias que hagan sus veces, con el fin de realizar el seguimiento necesario para mantener la unidad de criterio jurídico, en aras de prevenir el daño antijurídico. (Negrita y subrayado fuera de texto).

Adicionalmente, en desarrollo de sus funciones como Gerente Jurídico del Distrito conforme lo previsto por el Decreto Distrital 430 de 2018[2], es la responsable de elaborar los instrumentos necesarios para que las orientaciones, lineamientos, directrices y políticas sean conocidas por todas las entidades y organismos distritales, y de apoyar el desarrollo de la prevención del daño antijurídico en el distrito, entendido como  la prevención de conductas que puedan generar una lesión ilegítima o daños a los particulares o al Distrito Capital, que en el ejercicio de la función pública lleven a la administración a responder por los perjuicios patrimoniales y/o extrapatrimoniales que se causen.

Por otro lado, y teniendo en cuenta la situación de emergencia epidemiológica que se presenta en el país por causa del COVID-19, a través del Decreto Distrital 199 de 2021[3] se adoptaron medidas para mitigar el riesgo de contagio, entre las cuales se encuentra la obligación a las entidades distritales de dar continuidad a los mecanismos para que sus empleados o contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen de manera preferencial las funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares.

Adicionalmente, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 9° del Decreto Nacional 580 de 2021[4], durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del Coronavirus COVID-19, las entidades del sector público y privado para el cumplimiento de sus funciones podrán establecer las modalidades como el teletrabajo, trabajo remoto y trabajo en casa u otras similares de acuerdo con sus necesidades; se hace necesario continuar en la mayor medida posible con las actividades de la administración bajo la modalidad de teletrabajo. En todo caso, para aquellas actividades que eventualmente deban ser desarrolladas presencialmente, se atenderá lo dispuesto en el decreto nacional citado respecto del cumplimiento de los protocolos de bioseguridad de comportamiento del ciudadano en el espacio público para la disminución de la propagación de la pandemia y la disminución del contagio en las actividades cotidianas, expedidos por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Si bien el numeral 4 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008 establece que una persona que tenga la condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el mero hecho de realizar ocasionalmente su trabajo como asalariado en su domicilio o en lugar distinto de los locales de trabajo del empleador, en vez de realizarlo en su lugar de trabajo habitual y que el Ministerio del Trabajo mediante la Circular No. 41 de 2021 dictó lineamientos sobre el trabajo en casa, fue tan solo con la expedición de la Ley 2088 de 2021 en donde se reguló la habilitación de trabajo en casa como una forma de prestación del servicio en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales, que se presenten en el marco de una relación laboral, legal y reglamentaria, sin que conlleve variación de las condiciones laborales establecidas al inicio de la relación laboral.

Conforme lo anterior, se emiten los siguientes lineamientos frente a la adopción de la modalidad de trabajo denominada “Trabajo en casa”, por parte de las entidades y organismos distritales, en los siguientes términos:

Se entenderá por trabajo en casa la habilitación al servidor público para desempeñar transitoriamente sus funciones o actividades laborales por fuera del sitio donde habitualmente las realiza, sin modificar la naturaleza de la relación laboral existente, cuando se presenten circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales, como es el caso de la situación de emergencia sanitaria prevista en el Decreto Distrital 199 de 2021, privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

De acuerdo con la Corte Constitucional “(…) el trabajo en casa es aquella “modalidad de trabajo en la que el trabajador realiza las principales tareas de su trabajo mientras permanece en su casa, utilizando la tecnología de la información y las comunicaciones”. Bajo este esquema de trabajo a distancia ocurre una sustitución de los desplazamientos físicos por las interacciones que se realizan a través de las telecomunicaciones. La ausencia física del trabajador de su lugar de trabajo no obedece a un pacto expreso general a favor de esa modalidad, sino a las específicas circunstancias que impiden que el trabajador concurra a la sede habitual de sus obligaciones laborales. Se trata de una sustitución temporal o esporádica de la presencia física del trabajador por su presencia virtual (…)”, en este sentido, esta modalidad ocasional es diferente al teletrabajo, pues no exige la totalidad de los requisitos legales establecidos para este.

Para un adecuado desarrollo de la modalidad de trabajo en casa, las entidades y organismos distritales deberán:

- Adelantar los acuerdos correspondientes entre la entidad y el funcionario con el fin de que este último disponga de sus equipos y demás herramientas para el ejercicio de su actividad en casa. La entidad u organismo establecerá los criterios y responsabilidades frente a la custodia y reserva de la información de conformidad con la normatividad vigente.

- Mantener las funciones asignadas mediante el contrato o el manual de funciones respectivo debiéndose realizar de manera similar a la desarrollada regularmente en la entidad u organismo. Por lo tanto, en el marco de la facultad de supervisión de sus labores por parte de la entidad, determinará los instrumentos, frecuencia y modelo de evaluación de desempeño, cumplimiento de metas, las herramientas que permitan una comunicación constante y reciproca y los mecanismos de reporte por el tiempo que dure la situación excepcional que dio lugar a la modalidad de trabajo en casa.

- Respetar los horarios y la jornada laboral establecidos de conformidad con la normativa prevista en el Código Sustantivo del Trabajo y en los reglamentos que correspondan para cada entidad. Estarán excluidos del cumplimiento de estas disposiciones los trabajadores de Dirección, Confianza o Manejo, así como los niveles directivos y asesor.  En virtud de lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 50 de 1990, en ningún caso las horas extras de trabajo diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales.

- Abstenerse de solicitar la ejecución de actividades por parte del personal en sus periodos de descanso, en virtud del principio de desconexión laboral contemplado en la ley 2088 de 2021. En todo caso es necesario recordar que en la prestación del servicio pueden presentarse contingencias que ameriten la atención del funcionario y que por ser excepcionales y necesarias deben ser atendidas de forma prioritaria, sin que dicha circunstancia eventual pueda ser considerada como acoso laboral.

- Abstenerse de desmejorar las condiciones laborales y salariales de los trabajadores que se encuentren desarrollando sus actividades bajo la modalidad de trabajo en casa. En todos los casos, se reconocerán los salarios, prestaciones y demás derechos derivados de la relación laboral. Para los trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes y que se les reconozca auxilio de transporte en los términos de ley, se les seguirá reconociendo este como auxilio de conectividad digital[5]. Del mismo modo se deberán respetar los lapsos establecidos para las funcionarias que se encuentren en lactancia para el desarrollo de dicha actividad.

- Abstenerse de afectar el periodo de vacaciones del funcionario[6], aun cuando se encuentren vigentes las medidas de aislamiento obligatorias como estrategia de mitigación del Covid-19, a menos que se trate de una interrupción justificada, como el caso de la prestación de servicios de salud, caso en el cual el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas o llegar a un acuerdo sobre su compensación en dinero.

- Establecer en los procedimientos relacionados con el talento humano y la prestación de servicios de la entidad frente a la ciudadanía, la manera de garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación – TIC por parte de los trabajadores que se encuentran bajo la modalidad aquí prevista. Así mismo, deberá establecer los canales de notificación y comunicación idóneos que permitan la ejecución de actividades bajo esta modalidad, así como los mecanismos o herramientas para adelantar el seguimiento, control, y evaluación de las tareas encomendadas a los funcionarios.

En todo caso la habilitación de trabajo en casa no implicará retroceso, demoras o falta de calidad en la atención y en el desempeño de funciones y prestación de servicios.

- Promover la capacitación, formación y desarrollo de las competencias digitales, de los comportamientos y hábitos saludables, así como de la naturaleza y condiciones laborales de la modalidad de trabajo en casa.

- Promover, en alianza con su Aseguradora de Riesgos Laborales - ARL, espacios que permitan al trabajador realizar pausas activas, de higiene y de protección a la salud, así como un descanso mínimo entre reuniones continuas, utilizando los medios tecnológicos a su alcance.

- Informar a la ARL las condiciones en las cuales se encuentran laborando sus funcionarios, con el fin de que esta adelante las actividades de seguimiento y control establecidas en la ley. La entidad deberá incluir en su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo la identificación, valoración y control de los peligros y riesgos de la entidad en el ejercicio de sus funciones por parte del trabajador que se encuentra bajo la modalidad de trabajo en casa. De igual manera deberá instruir a sus empleados sobre la forma de efectuar el reporte de accidentes o incidentes de trabajo que se presenten en ejercicio de sus funciones durante el trabajo en casa.

- Adelantar seguimiento constante a sus trabajadores sobre su estado de salud y las recomendaciones de autocuidado para prevenir el contagio del Covid -19, conforme los protocolos de bioseguridad establecidos por el Ministerio de Salud y el Distrito Capital. El trabajador tendrá la obligación de informar a la entidad sobre cualquier cambio en su estado de salud que afecte o pueda afectar su capacidad de trabajo.

En todos los casos seguirá vigente lo dispuesto en la Ley 734 de 2002[7], o la que haga sus veces, respecto de las responsabilidades disciplinarias de los servidores en ejercicio de sus funciones.

En caso de que las circunstancias excepcionales, ocasionales o especiales que dieron origen a la modalidad de trabajo en casa, permanezcan en el tiempo o desaparezcan, la entidad, de común acuerdo con el funcionario, podrá hacer tránsito a la modalidad de teletrabajo conforme lo previsto en la Ley 1221 de 2008.

La entidad u organismo conserva la facultad unilateral de dar por terminada la habilitación de trabajo en casa, siempre y cuando desaparezcan las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que dieron origen a dicha habilitación.

Finalmente, las entidades y organismos distritales deberán tener en cuenta lo dispuesto en la Resolución 777 de 2021^[8], expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, en concordancia con lo dispuesto en la Circular Conjunta 010 de 2021 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, para el retorno seguro, escalonado y responsable a las actividades laborales presenciales, así:

- Efectuar la revisión y actualización del Protocolo de Bioseguridad, Limpieza y Desinfección existente, garantizando que se encuentre adaptado a las particularidades, necesidades y a la naturaleza de las funciones que desempeñe.

- Disponer las medidas administrativas tendientes a garantizar el cumplimiento de los estándares de aforo máximo en sus sedes y/u oficinas, para el desarrollo de las actividades presenciales.

- Verificar a través del Sistema Distrital de Alertas Tempranas Covid19, la información sobre la vacunación en primera y segunda dosis de los servidores, servidoras y contratistas públicos del Distrito Capital.

- Prestar sus servicios de forma presencial con máximo al 30% del conjunto de sus servidores (as) públicos (as) y contratistas, garantizando en todo caso, el cumplimiento de los estándares de aforo en las sedes u oficinas públicas y la plena observancia de las medidas de bioseguridad por parte de los colaboradores públicos.

- Actualizar permanentemente la información sobre los(as) servidores (as) que desempeñan sus labores bajo la modalidad de teletrabajo o trabajo en casa, en la herramienta SIDEAP 2.0 - Módulo Talento Humano.

Desde esta secretaría seguimos trabajando en el fortalecimiento de la gestión jurídica distrital para lo cual se emiten las presentes recomendaciones, exhortando a las entidades y organismos distritales a su cumplimiento y a fomentar en los servidores y colaboradores de la administración el autocuidado individual y colectivo.

Cordialmente,

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Proyectó: Anyi Sharlyn Marín Camargo – Contratista Dirección Distrital de Política Jurídica

Revisó:   Paulo Andrés Rincón Garay – Director Distrital de Política Jurídica (E)  

Rubén     Gallego – Profesional Especializado Subsecretaría

Aprobó:  Iván David Márquez Castelblanco – Subsecretario Jurídico Distrital

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