RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 029 DE 2021

 

(Noviembre 22)

 

Para: SUBSECRETARIOS JURÍDICOS, DIRECTORES JURÍDICOS, JEFES OFICINAS JURÍDICAS Y FINANCIERAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

 

De: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

 

Asunto: POLÍTICA DE DEFENSA JUDICIAL DE RECAUDO DE CARTERA POR CONCEPTO DE COSTAS JUDICIALES

 

Radicado: 2-2021-22710

 

El Acuerdo Distrital 638 de 2016, crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica y la Secretaría Jurídica Distrital constituyéndose esta última como un organismo del sector central, ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito que tiene por objeto: formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital. Así mismo, contempla entre otras funciones la correspondiente a la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de gestión judicial con el fin de realizar el seguimiento necesario para mantener la unidad de criterio jurídico en aras de prevenir el daño antijurídico.

 

De conformidad con el artículo 10 del Decreto Distrital 323 de 2016, modificado por el artículo 8° del Decreto Distrital 798 de 2019, le corresponde a la Secretaría Jurídica Distrital a través la Dirección Distrital de Gestión Judicial, entre otras funciones, la de unificar y orientar los criterios para garantizar la defensa de los intereses litigiosos de la administración distrital.

 

Bajo el presente marco de acción, resulta pertinente establecer lineamientos de política jurídica para la adecuada recuperación de las costas procesales, las cuales constituyen un derecho patrimonial de las entidades y organismos distritales, en los eventos en que se haya proferido en su favor la respectiva condena y de esa forma obtener un efectivo y eficiente recaudo de los dineros públicos.

 

I. COMPOSICIÓN Y NATURALEZA DE LAS COSTAS JUDICIALES

 

Respecto de la composición de las costas, el artículo 361 de la Ley 1564 de 2012 "Por medio del cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones", expresamente señala:

 

"Artículo 361. Composición. Las costas están integradas por la totalidad de las expensas y gastos sufragados durante el curso del proceso y por las agencias en derecho.

 

Las costas serán tasadas y liquidadas con criterios objetivos y verificables en el expediente, de conformidad con lo señalado en los artículos siguientes." (Subrayado y negrillas fuera del texto).

 

Las reglas de condena y el trámite de costas judiciales se encuentran previstos de manera general en los artículos 365 y 366 ibídem, salvo lo señalado en norma especial:

 

Artículo 365. Condena en costas. En los procesos y en las actuaciones posteriores a aquellos en que haya controversia la condena en costas se sujetará a las siguientes reglas:

 

1. Se condenará en costas a la parte vencida en el proceso, o a quien se le resuelva desfavorablemente el recurso de apelación, casación, queja, súplica, anulación o revisión que haya propuesto. Además, en los casos especiales previstos en este código.

 

Además, se condenará en costas a quien se le resuelva de manera desfavorable un incidente, la formulación de excepciones previas, una solicitud de nulidad o de amparo de pobreza, sin perjuicio de lo dispuesto en relación con la temeridad o mala fe.

 

2. La condena se hará en sentencia o auto que resuelva la actuación que dio lugar a aquella.

 

3. En la providencia del superior que confirme en todas sus partes la de primera instancia se condenará al recurrente en las costas de la segunda.

 

4. Cuando la sentencia de segunda instancia revoque totalmente la del inferior, la parte vencida será condenada a pagar las costas de ambas instancias.

 

5. En caso de que prospere parcialmente la demanda, el juez podrá abstenerse de condenar en costas o pronunciar condena parcial, expresando los fundamentos de su decisión.

 

6. Cuando fueren dos (2) o más litigantes que deban pagar las costas, el juez los condenará en proporción a su interés en el proceso; si nada se dispone al respecto, se entenderán distribuidas por partes iguales entre ellos.

 

7. Si fueren varios los litigantes favorecidos con la condena en costas, a cada uno de ellos se les reconocerán los gastos que hubiere sufragado y se harán por separado las liquidaciones.

 

8. Solo habrá lugar a costas cuando en el expediente aparezca que se causaron y en la medida de su comprobación.

 

9. Las estipulaciones de las partes en materia de costas se tendrán por no escritas. Sin embargo, podrán renunciarse después de decretadas y en los casos de desistimiento o transacción.

 

Artículo 366. Liquidación. Las costas y agencias en derecho serán liquidadas de manera concentrada en el juzgado que haya conocido del proceso en primera o única instancia, inmediatamente quede ejecutoriada la providencia que le ponga fin al proceso o notificado el auto de obedecimiento a lo dispuesto por el superior, con sujeción a las siguientes reglas:

 

1. El secretario hará la liquidación y corresponderá al juez aprobarla o rehacerla.

 

2. Al momento de liquidar, el secretario tomará en cuenta la totalidad de las condenas que se hayan impuesto en los autos que hayan resuelto los recursos, en los incidentes y trámites que los sustituyan, en las sentencias de ambas instancias y en el recurso extraordinario de casación, según sea el caso.

 

3. La liquidación incluirá el valor de los honorarios de auxiliares de la justicia, los demás gastos judiciales hechos por la parte beneficiada con la condena, siempre que aparezcan comprobados, hayan sido útiles y correspondan a actuaciones autorizadas por la ley, y las agencias en derecho que fije el magistrado sustanciador o el juez, aunque se litigue sin apoderado.

 

Los honorarios de los peritos contratados directamente por las partes serán incluidos en la liquidación de costas, siempre que aparezcan comprobados y el juez los encuentre razonables. Si su valor excede los parámetros establecidos por el Consejo Superior de la Judicatura y por las entidades especializadas, el juez los regulará.

 

4. Para la fijación de agencias en derecho deberán aplicarse las tarifas que establezca el Consejo Superior de la Judicatura. Si aquellas establecen solamente un mínimo, o este y un máximo, el juez tendrá en cuenta, además, la naturaleza, calidad y duración de la gestión realizada por el apoderado o la parte que litigó personalmente, la cuantía del proceso y otras circunstancias especiales, sin que pueda exceder el máximo de dichas tarifas.

 

5. La liquidación de las expensas y el monto de las agencias en derecho solo podrán controvertirse mediante los recursos de reposición y apelación contra el auto que apruebe la liquidación de costas. La apelación se concederá en el efecto diferido, pero si no existiere actuación pendiente, se concederá en el suspensivo.

 

La Jurisprudencia[1] de la Corte Constitucional frente a la naturaleza de las costas procesales, señaló que:

 

"Las costas pueden ser definidas como aquella erogación económica que corresponde efectuar a la parte que resulte vencida en un proceso judicial. Esta carga económica comprende, por una parte, las expensas, es decir, todos aquellos gastos necesarios para el trámite del juicio distintos del pago de apoderados (honorarios de peritos, impuestos de timbre, copias, gastos de desplazamiento en diligencias realizadas fuera de la sede del despacho judicial, etc.) y, de otro lado, las agencias en derecho, correspondientes a los gastos efectuados por concepto de apoderamiento, las cuales - vale la pena precisarlo - se decretan en favor de la parte y no de su representante judicial. Aunque las agencias en derecho representan una contraprestación por los gastos en que la parte incurrió para ejercer la defensa judicial de sus intereses, es el juez quien, de manera discrecional, fija la condena por este concepto con base en los criterios establecidos en el artículo 393-3 del Código de Procedimiento Civil (tarifas establecidas por el Ministerio de Justicia o por el colegio de abogados del respectivo distrito y naturaleza, calidad y duración de la gestión realizada por el representante judicial o la parte que litigó personalmente). Dicha condena no corresponde, necesariamente, a los honorarios efectivamente pagados por la parte vencedora a su apoderado". (negrillas y cursivas fuera del texto)".

 

En este orden de ideas, las costas que se liquidan judicialmente buscan reparar al vencedor del pleito, quien podrá recuperar algunos costos en que incurrió en el desarrollo de la controversia judicial, los cuales están relacionados con los gastos necesarios o útiles dentro de una actuación, comprendiendo las expensas del proceso, llamados en la Ley 1437 del 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA", gastos ordinarios del proceso, conforme lo establecido en el artículo 171[2] de la norma ibídem.

 

El Consejo de Estado, órgano de cierre de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, determinó en concordancia con lo previsto en el artículo 188 de la Ley 1437 de 2011, que salvo en los procesos en los que se ventile un interés público, la sentencia dispondrá sobre la condena en costas, cuya liquidación y ejecución se regirán por las normas establecidas en la Ley 1564 de 2012. Esta excepción no será aplicable en los procesos en que la demanda se presente con manifiesta carencia de fundamento legal, según lo estableció el artículo 47 de la Ley 2080 de 2021.

 

II. DE LA EJECUCIÓN DE PROVIDENCIAS JUDICIALES

 

Aunado a lo anterior, resulta importante mencionar la previsión contenida en el artículo 306 de la Ley 1564 de 2012, que establece la ejecución de providencias judiciales:

 

"Artículo 306. Ejecución. Cuando la sentencia condene al pago de una suma de dinero, a la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o al cumplimiento de una obligación de hacer, el acreedor, sin necesidad de formular demanda, deberá solicitar la ejecución con base en la sentencia, ante el juez del conocimiento, para que se adelante el proceso ejecutivo a continuación y dentro del mismo expediente en que fue dictada. Formulada la solicitud el juez librará mandamiento ejecutivo de acuerdo con lo señalado en la parte resolutiva de la sentencia y, de ser el caso, por las costas aprobadas, sin que sea necesario, para

iniciar la ejecución, esperar a que se surta el trámite anterior.

 

Si la solicitud de la ejecución se formula dentro de los treinta (30) días siguientes a la ejecutoria de la sentencia, o a la notificación del auto de obedecimiento a lo resuelto por el superior, según fuere el caso, el mandamiento ejecutivo se notificará por estado. De ser formulada con posterioridad, la notificación del mandamiento ejecutivo al ejecutado deberá realizarse personalmente.

 

Cuando la ley autorice imponer en la sentencia condena en abstracto, una vez ejecutoriada la providencia que la concrete, se aplicarán las reglas de los incisos anteriores.

 

Lo previsto en este artículo se aplicará para obtener, ante el mismo juez de conocimiento, el cumplimiento forzado de las sumas que hayan sido liquidadas en el proceso y las obligaciones reconocidas mediante conciliación o transacción aprobadas en el mismo.

 

La jurisdicción competente para conocer de la ejecución del laudo arbitral es la misma que conoce del recurso de anulación, de acuerdo con las normas generales de competencia y trámite de cada jurisdicción".

 

El Consejo de Estado[3], frente a lo previsto en la norma anterior, concluyó en su jurisprudencia que:

 

“(...) a. Las sentencias judiciales tienen un procedimiento especial de ejecución que se sigue a continuación del proceso en el cual se origina el título, cuya regulación parte de los artículos 306 y 3074 del CGP, y se complementa con las reglas propias del proceso ejecutivo previsto en el artículo 422 y siguientes del mismo estatuto.

 

b. Para ello y en el caso de la jurisdicción de lo contencioso administrativo, quien obtenga una sentencia de condena a su favor puede optar por:

 

1. Iniciar el proceso ejecutivo a continuación del ordinario, para lo cual debe:

 

Formular demanda para que se profiera el mandamiento ejecutivo de acuerdo con lo expuesto en la parte resolutiva de aquella y en la cual se incluyan los requerimientos mínimos indicados en el aparte 3.2.4. de esta providencia. Es decir, el hecho de que se inicie el proceso ejecutivo a continuación del proceso ordinario no quiere significar que se pueda presentar sin ninguna formalidad y el ejecutante está en la obligación de informar si ha recibido pagos parciales y su monto.

 

En este caso no será necesario aportar el título ejecutivo, pues este ya obra en el proceso ordinario.

 

El proceso ejecutivo se debe iniciar dentro del plazo señalado en los artículos 192 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con los artículos 306 y 307 del Código General del proceso.

 

2. Si lo prefiere el demandante, puede formular demanda ejecutiva con todos los requisitos previstos en el artículo 162 del CPACA, a la cual se debe anexar el respectivo título ejecutivo base de recaudo, es decir, la sentencia que presta mérito ejecutivo con todos los requisitos de forma y de fondo exigidos por la ley.

 

En este caso el objetivo será que la sentencia se ejecute a través de un proceso ejecutivo autónomo de conformidad con el Libro Tercero, Sección Segunda, Título Único del Código General del Proceso, relativo al proceso ejecutivo, en aplicación de la remisión normativa regulada por el artículo 306 de la Ley 1437 de 2011. (...)"

 

III. LINEAMIENTOS PARA EL RECAUDO DE LAS COSTAS

 

Siguiendo los anteriores supuestos legales y jurisprudenciales, se considera necesario que los destinatarios de la presente circular procedan a realizar las actividades tendientes a dar cumplimiento a los siguientes lineamientos:

 

1.- El Jefe Jurídico o quien haga sus veces de la respectiva entidad u organismo distrital, conferirá poder al abogado encargado de la respectiva actuación judicial para que dentro del término de treinta (30) días siguientes a la ejecutoria de la providencia de condena en costas y agencias en derecho a favor del Distrito Capital, solicite ante el juez de primera instancia la ejecución de la providencia, sin necesidad de formular nueva demanda, sino dentro del mismo proceso judicial de conocimiento, para que se adelante el proceso ejecutivo a continuación y dentro del mismo expediente en que fue dictada teniendo en cuenta lo prescrito en el artículo 306 de la ley 1564 de 2012.

 

2.- Para las entidades y organismos de los sectores central y localidades y aquellas que cuentan con jurisdicción coactiva para el cobro de las obligaciones a su favor, conforme lo prescrito en el artículo 1° del Decreto Distrital 289 de 2021, mediante el cual se adoptó el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera para el Distrito Capital, una vez notificada y ejecutoriada la providencia por medio de la cual se aprueba la liquidación de costas y agencias en derecho a favor de la correspondiente entidad u organismo distrital, el apoderado judicial del respectivo proceso deberá solicitar al despacho judicial las copias de las sentencias de primera y segunda instancia y los autos de liquidación y aprobación de costas y agencias en derecho con constancia de notificación y ejecutoria, documentos que integran el título ejecutivo y las pondrá a disposición del jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces para que éste la remita al funcionario ejecutor de cobro persuasivo y/o coactivo para su respectivo cobro.

 

En el evento de que la entidad u organismo distrital no disponga de jurisdicción coactiva, estando autorizado normativamente para ello, remitirá a la Dirección de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda, los documentos requeridos y necesarios por dicha dependencia, para que la misma inicie y tramite hasta su terminación el proceso de cobro coactivo.

 

3.- De no adelantarse el trámite de ejecución dentro del término señalado en el numeral primero o por cobro coactivo, el Jefe Jurídico o quien haga sus veces de la respectiva entidad u organismo distrital, de manera inmediata y para evitar la insolvencia del deudor, constituirá apoderado para que formule demanda ejecutiva con base en la providencia de condena en costas y agencias en derecho a favor de la respectiva entidad y/o respectivo organismo distrital de conformidad con lo dispuesto en el Libro Tercero, Sección Segunda, Título Único del Código General del Proceso, relativo al proceso ejecutivo, en aplicación de la remisión normativa regulada por el artículo 306 de la Ley 1437 de 2011.

 

4.- Resulta pertinente que en desarrollo del proceso de cobro de costas judiciales se disponga de manera oportuna la solicitud o decreto de medidas cautelares, según el caso, sobre el patrimonio del ejecutado, con el fin de lograr una efectiva ejecución en defensa del patrimonio de la administración distrital.

 

Así mismo, es conveniente oponerse expresamente a la solicitud de condena en costas en la contestación de la demanda. En caso de que la entidad formule demanda de reconvención en los términos previstos en el artículo 177 del CPACA, será igualmente recomendable incluir la pretensión de condena en costas.

 

El acatamiento de los lineamientos descritos en esta Circular fortalecerá la defensa judicial de los intereses, recursos y patrimonio del Distrito Capital, en el desarrollo de las actuaciones encaminadas al cobro de las costas y agencias en derecho decretadas en favor de las entidades y organismos distritales.

 

Atentamente,

 

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

 

Proyectó: Gloria Mesa, Waldina Gómez - Profesionales Especializados Dirección Distrital de Gestión Judicial

Revisó:   Edmundo Toncel Rosado - Abogado Dirección Distrital de Gestión Judicial

Adriana Cuello Hermida - Asesora Dirección Distrital de Gestión Judicial

Luz Elena Rodríguez Quimbayo - Directora Distrital de Gestión Judicial

Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico Distrital

Pedro Cuellar Trujillo, Subdirector de Gestión Judicial de la Dirección Jurídica, Secretaria Distrital de Hacienda

Dirección de Cobro, Secretaria Distrital de Hacienda.

Esther Pinilla Serrano - Profesional Especializado - Subsecretaria Jurídica Distrital

Aprobó:   William Libardo Mendieta Montealegre - Secretario Jurídico Distrital