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Concepto 202116000039543 de 2021 Caja de Vivienda Popular

Fecha de Expedición:
03/06/2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
03/06/2021
Medio de Publicación:
Registro Distrital No. 7322 del 24 de diciembre de 2021.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

MEMORANDO N° 202116000039543 DE 2021

 

(Junio 03)

 

1600

 

PARA: MARÍA CAROLINA QUINTERO TORRES

 

Subdirectora Administrativa

 

DE: ARTURO GALEANO ÁVILA

 

Director Jurídico

 

ASUNTO: Respuesta al memorando No. 202117200028093 de asunto: “Solicitud Concepto Jurídico - Depuración Incapacidades.”

 

De conformidad con la información remitida a esta Dirección en el documento mediante el cual solicitan emitir concepto jurídico respecto de los saldos y diferencias presentados con ocasión de pagos de incapacidades, los cuales se pretende sean saneados mediante el procedimiento de depuración contable, me permito manifestarle lo siguiente:

 

- SALDOS DEBIDOS POR LAS EPS A LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR CON OCASIÓN DEL PAGO DE INCAPACIDADES

 

En primer lugar, debe señalarse que la Entidad cuenta con un Reglamento Interno de Recaudo y Administración de Cartera, adoptado por el Consejo Directivo de la CVP mediante el Acuerdo No. 002 de 2019 y actualizado mediante la Resolución 4973 del 25 de noviembre de 2020, el cual contempla[1] el procedimiento para llevar a cabo la depuración contable y el saneamiento de cartera. (anexo) 

 

Es así que, para proceder a la depuración de los saldos debidos a la Entidad por parte de las EPS, ocasionados por concepto de pagos de incapacidades[2], deberá adelantarse el procedimiento establecido en dicho Reglamento, el cual contempla agotar tanto una etapa persuasiva (a cargo de la Subdirección Financiera) , como una etapa coactiva ( a cargo de la Subdirección Financiera) , como una etapa coactiva ( a cargo de la Dirección Jurídica, y seguidamente, continuar las actuaciones descritas en el  artículo 42 del citado Reglamento, en el que se indica que debe adelantarse la gestión administrativa correspondiente para proceder a la depuración de cartera, de la siguiente manera: 

 

1. Determinación del debido cobrar: Individualización de la cartera y la conciliación de los saldos contables con los datos del área encargada de la gestión de cartera, de conformidad con la información que reposa en el sistema de información de cartera y los demás medios donde se tenga reportada la cartera la Caja de la Vivienda Popular. De la información observada, el área de origen de la acreencia determinará el estado de exigibilidad de la cartera, la ocurrencia o existencia de hechos que den lugar a la aplicación de alguna figura que dé lugar a la depuración.

 

2. Sustanciación: Las áreas originarias de la cartera deberán documentar y sustanciar cada una de las partidas susceptibles de depuración, en un expediente para cada uno de los deudores. Una vez el expediente sea requerido, deberá ser remitido a la Subdirección Financiera solicitando dar inicio al proceso de depuración.

 

3. Obtención de soportes: Una vez analizado el expediente, la Subdirección Financiera requerirá a las áreas que considere pertinente soportes o documentos adicionales a los existentes, tendientes a su localización, reconstrucción, sustitución o reposición, con el objeto de acopiar la información suficiente y pertinente que servirá de soporte para la depuración. Con los documentos recogidos se dará inicio a la conformación del expediente que posteriormente soportará el proceso de depuración.

 

4. Ficha de depuración: La Subdirección Financiera, teniendo como base los soportes documentales recolectados, y la información que reposa en el aplicativo Formula, estructurará la ficha técnica preliminar que contenga los detalles del caso y en la que señalen las acciones de cobro, administrativas, jurídicas y contables que se adelantaron. Esta ficha será remitida a la Dirección Jurídica para su análisis.

 

5. Concepto Jurídico: Para garantizar el debido proceso y blindar la toma de la decisión para depurar, la Dirección Jurídica deberá emitir un concepto con base en la evaluación de los documentos y su valoración legal que indique la existencia real de derechos u obligaciones para definir la posibilidad o imposibilidad de adelantar algún trámite para el recaudo o pago según corresponda, estableciendo la causal de orden jurídico que permita adelantar la depuración. Con base en este concepto, que hará parte integral de la ficha de depuración, se ajustará esta última.

 

6. Consolidación y Organización del expediente para presentar ante el Comité de Sostenibilidad: Con los documentos obtenidos en las etapas señaladas y en el proceso investigativo, el informe, ficha de depuración y el concepto jurídico, la Subdirección Financiera consolidará un expediente que deberá contener la información pertinente y necesaria para soportar el proceso de depuración.

 

7. Reunión del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y elaboración del acta: El Secretario Técnico del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, convocara el mismo, con el objeto de someter los casos a su estudio, evaluación y consideración, suministrando toda la información y documentación que dé cuenta de la gestión adelantada.

 

De la sesión efectuada se levantará un Acta, en la cual se consignará la decisión de recomendar o no al Representante Legal de la entidad, la depuración contable de los casos analizados y debidamente soportados.

 

8. Expedición acto administrativo que ordena depuración: El Representante legal de la Entidad, con base en el acta de recomendación del Comité Técnico, emitirá el acto administrativo que ordene el ajuste de los registros contables correspondientes, la actualización en los sistemas de información y/o bases de datos y cualquier otra actuación que se desprenda de la decisión.

 

9. Reconocimiento Contable.: El acto administrativo expedido por el Representante Legal será el documento soporte con el cual el Contador de la entidad procederá a realizar los registros pertinentes para que la depuración se refleje en los Estados Contables, y demás bases de datos, y las actuaciones a que haya lugar.

 

10. Disposición final de la documentación: Con todo lo actuado se consolidará el expediente que quedará a disposición para consulta por parte de la misma entidad o los organismos de control. Este archivo deberá conservarse en el área de origen de la acreencia por el tiempo definido para este tipo de documentos, de acuerdo a la tabla de retención documental aprobada para la Caja de la Vivienda Popular.

 

11. Saneamiento. Una vez depurada la cartera y enviado el expediente al área de origen de la acreencia, dicha área debe sanear la titulación del predio objeto de crédito, es decir en caso de requerir cancelaciones de hipoteca, escrituras o actos administrativos de adjudicación, debe ser realizado, previo al cierre del trámite.

 

(…)”

 

En tal orden, frente al interrogante planteado en el documento de solicitud de concepto, de si pueden ser saneadas de la contabilidad de la Entidad los saldos presentados con unas incapacidades correspondientes a las EPS SANITAS, MEDIMAS, COMPENSAR, FAMISANAR y ARL POSITIVA, con fundamento en las actuaciones adelantadas por la Subdirección Administrativa descritas en dicho documento, debe manifestarse que no es posible proceder a la depuración de dichos saldos, toda vez que debe agotarse previamente, el procedimiento aquí descrito. 

 

Adicionalmente, antes de adelantar dicho procedimiento, la Subdirección Administrativa debe establecer si realmente la incapacidad pagada al trabajador estuvo correctamente liquidada, pues de lo contrario deberá requerir al funcionario que elaboró la misma, para adelantar las acciones pertinentes, por provocar un pago no debido. Esta actuación se requiere para proceder a la depuración de los saldos presentados con ocasión de los pagos por incapacidad.

 

- SALDOS MAYORES RESULTANTES DEL PAGO DE LAS INCAPACIDADES

POR LAS EPS A LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR

 

Ahora bien, frente a las diferencias existentes, relacionadas con mayores valores pagados por la EPS por concepto de incapacidades, se indica, que es pertinente proceder a su devolución, toda vez que no existe ningún fundamento legal para que aquellos sean integrados a los recursos de la Entidad, pues de lo contrario, podría originarse un enriquecimiento sin justa causa y hasta posibles hallazgos fiscales.  

 

RECHAZO DE INCAPACIDADES POR PARTE DE LAS EPS Y LAS ARL

 

En relación con el rechazo de las incapacidades por parte de las EPS y las ARL, según sea el caso, se deberá acudir ante la Superintendencia Nacional de Salud, quien tiene funciones jurisdiccionales, de conformidad con el literal g) del artículo 419 de la Ley 1122 de 2007, adicionado por el artículo 1.2.6.11 de la Ley 1438 de 2011, y por ende, podrá conocer y decidir sobre las controversias relacionadas con el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas y por supuesto, a cargo de quien estarían.

 

PAGO DE INCAPACIDADES A TRABAJADORES PERTENECIENTES A LA

CONVENCIÓN COLECTIVA DE LA ENTIDAD

 

Por último, respecto de la solicitud de realizar una verificación de los beneficios convencionales relacionados con el pago de las incapacidades de los trabajadores pertenecientes a la Convención Colectiva de la Entidad y teniendo en cuenta que aquella se liquida sobre el 100%, por mandato convencional, es preciso anotar, lo siguiente: 

 

La convención colectiva suscrita el 23 de enero de 1985, estableció en el capítulo III, denominado BENEFICIOS SOCIALES Y AUXILIOS ESPECIALES –  lo siguiente: 

 

“CLÁUSULA SÉPTIMA – ENFERMEDAD NO PROFESIONAL – en caso de incapacidad derivada de enfermedad no profesional, certificada por el médico oficial, LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR, pagará la totalidad del sueldo devengado por el trabajador hasta un máximo de ciento ochenta (180) días” 

 

Así las cosas, es importante indicar que, el Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social define la figura de la Convención Colectiva, en su artículo 467 así: 


Articulo 467. Definición. Convención colectiva de trabajo es la que se celebra entre uno o varios {empleadores} o asociaciones patronales, por una parte, y uno o varios sindicatos o federaciones sindicales de trabajadores, por la otra, para fijar las condiciones que regirán los contratos de trabajo durante su vigencia.” (Subrayado propio) 

 

De lo anterior se deduce que el objeto de la negociación colectiva, que de la relación laboral exista, compromete a las partes integrantes de la Convención por lo tanto, la Convención tiende a ser inoperante frente a terceros que no integren alguna de las partes de la negociación, situación que permite concluir, que la EPS no se encuentra obligada a responder por el valor mayor reconocido por la Entidad a los trabajadores que formen parte del sindicato, por concepto en el pago de incapacidades. 

 

Debe anotarse, entonces, que la Convención colectiva es fuente de derecho entre las partes, razón por la que el reconocimiento de las incapacidades en un cien por ciento 100 % -, constituye un derecho adquirido para los trabajadores que hagan parte del sindicato, independientemente, que el ordenamiento legal colombiano establezca la forma de liquidar las incapacidades.

 

Al respecto, se pronunció la Corte Constitucional en sentencia C-009 de 1994, indicando que: “Dentro del Estado Social de Derecho que preconiza nuestra Constitución Política, el derecho colectivo del trabajo constituye un instrumento valioso y apropiado para hacer realidad la justicia social en las relaciones entre patronos y trabajadores, la vigencia de un orden justo, la convivencia tranquila, mediante "la solución pacífica de los conflictos colectivos de trabajo", y el reconocimiento a la dignidad humana en la persona del trabajador, a través de la regulación de las "condiciones de trabajo", en lo que atañe al derecho individual del trabajo y de la seguridad social, que asegure a las personas el derecho "a un trabajo en condiciones dignas y justas".

 

En tal orden, es pertinente traer a colación los valores que son reconocidos por concepto de incapacidades por las EPS y AFP a la Entidad[3], para que sean tenidos en cuenta al momento de pagar una incapacidad a un trabajador convenciendo, pues la Entidad deberá asumir la diferencia. 

 

Temporalidad

Responsable

Monto

Primeros 2 días

Empleador

100 % del IBC

Del día 3 al 90

EPS

66.67 % del IBC

Día 91 al 180

EPS

50 % del IBC

Día 181 al 540

AFP

50 % del IBC

 

Por último, existe la figura jurídica de la revisión de la convención colectiva, la cual se encuentra estipulada en el artículo 480 del Código Sustantivo del Trabajo y la Seguridad Social y la cual ¡establece la posibilidad de solicitar la revisión de lo convenido de la siguiente manera: “Las convenciones colectivas son revisables cuando quiera que sobrevengan imprevisibles y graves alteraciones de la normalidad económica. Cuando no haya acuerdo entre las partes acerca de la revisión fundada en tales alteraciones, corresponde a la justicia del Trabajo decidir sobre ellas; y entretanto estas convenciones siguen en todo su vigor”. (Subraya propias)

 

Así las cosas, la Corte Suprema de Justicia Sala Laboral, ha expresado que: 

 

Debe precisarse, que la cláusula laboral del artículo 480 del CST, solo es viable, en los convenios colectivos cuando: i) hechos imprevisibles alteren las circunstancias que existían al momento de su celebración; ii) sea una coyuntura ajena a la voluntad de las partes, o la cual estas no hayan podido prever; iii) se compruebe la existencia de una excesiva onerosidad para uno de los intervinientes; iv) se demuestre la imposibilidad de cumplir con las prestaciones convenidas; v) esté acreditada la desproporción exorbitante, fuera del cálculo al momento de negociar; vi) que se carezca de otro remedio para la resolución del problema; vii) que exista una relación causal entre tales aspectos; y que viii) el acuerdo de revisión sea efectuado por quienes tienen la titularidad para el efecto.” (CSJ SL1546-2018).”


En conclusión, es completamente previsible que se presenten diferencias entre lo reconocido por la Entidad y lo establecido en la Ley, lo que conlleva a que, en el caso en concreto, la Entidad se encuentre obligada al pago de los dineros originados por el reconocimiento de incapacidades a trabajadores convencionados. 

 

Finalmente, debe indicarse, que de conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica de la Entidad, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, puesto que sirven únicamente de criterio orientador para el solicitante.

 

Sin otro particular, 

 

ARTURO GALEANO ÁVILA

 

Director Jurídico

 

agaleanoa@cajaviviendapopular.gov.co

 

NOTAS AL PIE DE PAGINA:


[1] Capitulo IX – pág. 21 - Reglamento interno de recaudo y administración de cartera

[2] Artículo 16 – Clasificación por naturaleza – Pago de cuenta de Terceros – Corresponde a las incapacidades que debe pagar al empleado de la Caja de la Vivienda Popular el sistema de seguridad social.

[3] Decreto 2943 de 2013