RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 004 DE 2022

Febrero 07

PARA: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES/AS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, GERENTES DE SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, AGENCIA DE EDUCACIÓN SUPERIOR, LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA -ATENEA, SOCIEDADES PUBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, E.S.P., RECTOR ENTE UNIVERSITARIO  AUTÓNOMO, PRESIDENTA DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDOR DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTÁ, CONTRALOR DE BOGOTÁ.

DE: DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

ASUNTO: Lineamientos implementación Ley 1952 de 2019 modificada por la Ley 2094 de 2021.

Antecedentes.

La Ley 1952 del 28 de enero de 2019[1], por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, consigna en su artículo 93, modificado por el artículo 14 de la Ley 2094[2] de 2021, el deber de toda entidad u organismo del Estado, con excepción de las competencias de la Comisión Nacional de Disciplina Judicial y las Comisiones Seccionales de Disciplina  Judicial, de organizar una unidad u oficina del más alto nivel encargada de conocer los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. Dicha disposición, define “oficina del más alto nivel”, como aquella conformada por servidores públicos mínimo del nivel profesional de la administración. El jefe de la Oficina de Control Disciplinario Interno deberá ser abogado y pertenecerá al nivel directivo de la entidad.

Adicionalmente, la Ley 2094 de 2021, en su artículo 3 que modificó el artículo 12 de la Ley 1952 de 2019, estableció que los sujetos disciplinables, deben ser investigados y juzgados por funcionarios diferentes e independientes:

“ARTÍCULO 3. Modificase el Artículo 12 de la Ley 1952 de 2019, el cual quedará así:

ARTÍCULO 12. Debido proceso. El disciplinable deberá ser investigado y luego juzgado por funcionario diferente, independiente, imparcial y autónomo que sea competente, quienes deberán actuar con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de este código y dándole prevalencia a lo sustancial sobre lo formal.

En el proceso disciplinario debe garantizarse que el funcionario instructor no sea el mismo que adelante el juzgamiento.

Todo disciplinable tiene derecho a que el fallo sancionatorio sea revisado por una autoridad diferente, su trámite será el previsto en esta ley para el recurso de apelación. En el evento en que el primer fallo sancionatorio sea proferido por el Procurador General de la Nación, la doble conformidad será resuelta en la forma indicada en esta ley.”    

De acuerdo con el artículo 225 de la Ley 1952 de 2019, modificado por el artículo 39[3] de la Ley 2094 de 2021, la etapa de instrucción culmina con la notificación del pliego de cargos y una vez surtida dicha actuación procesal se debe remitir el expediente al funcionario que tenga a su cargo la etapa de juzgamiento, la cual de acuerdo con lo previsto en el artículo 225 A Ejusdem, comenzará con la calificación del procedimiento a seguir, es decir disponiendo si el juicio se adelantará por el trámite ordinario o verbal, de acuerdo con los requisitos legales exigidos para cada caso.

A fin de impartir lineamientos sobre lo previsto por la Ley 1952 de 2019, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda expidieron la Circular Conjunta 05 de 2021, e impartieron instrucciones para la creación de las Oficinas de Control Disciplinario Interno en aquellos organismos y entidades donde no existía dicha dependencia de forma autónoma, al igual que para los empleos necesarios para su puesta en marcha.

Ahora bien, con ocasión de la expedición de la Ley 2094 de 2021, se difirió la entrada en vigencia de la Ley 1952 para el 29 de marzo de 2022, y se estableció la separación de las etapas de instrucción y juzgamiento.

Para efectos de garantizar la separación de las etapas de instrucción y juzgamiento, así como la doble instancia, la Procuraduría General de la Nación profirió la Directiva 13 del 16 de julio de 2021, en la cual estableció las “Directrices para implementar la Ley 2094 de 2021, separación de funciones de instrucción y juzgamiento, doble instancia y doble conformidad”, y básicamente señala que uno de los aspectos principales de la Ley 2094 de 2021 es la separación de funciones de instrucción y de juzgamiento en el proceso disciplinario, de manera que cada etapa sea asumida por dependencias diferentes e independientes entre sí, en las entidades y organismos del Estado, y en caso de no poder garantizar la separación o la segunda instancia los expedientes sean remitidos a dicha Procuraduría.

Con el objeto de emitir lineamientos a las entidades y organismos del Distrito Capital sobre el tema, la Secretaría Jurídica Distrital expidió la Directiva 04 del 24 de enero de 2022, en la cual insta a las entidades a tomar las medidas necesarias para garantizar la separación de funciones en primera instancia, como garantía procesal del investigado, previo a la entrada en vigencia de la Ley 2094 de 2021, prevista para el día 29 de marzo de 2022.  

Se señala en dicha directiva, que se deberá asignar la función de instrucción de los procesos disciplinarios adelantados en primera instancia contra servidores o ex servidores de la entidad, a la Oficina de Control Disciplinario Interno –OCDI- y que la etapa de juzgamiento estará en cabeza de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces, o cualquier dependencia que se encuentre adscrita al despacho del representante legal de la entidad y cuyo jefe pertenezca al nivel directivo y tenga la calidad de abogado, requisito sine qua non para ejercer la función.

Lineamientos para dar cumplimiento a la Ley 2094 de 2021:

Teniendo en cuenta lo anterior y en aras de dar cumplimiento a las exigencias legales sobre la división de las etapas de instrucción y juzgamiento, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD) en ejercicio de sus funciones relacionadas con la gestión del talento humano y la modernización institucional, emite los siguientes lineamientos para que al interior de las entidades y organismos distritales se tomen medidas para reorganizar funciones, distribuir y asignar las competencias correspondientes, así:

1. Las entidades u organismos que ya cuentan con Oficina de Control Disciplinario Interno, mantendrán, además de las funciones de instrucción, las demás asignadas a esa dependencia, salvo las de juzgamiento.

En consecuencia, deberán tramitar la modificación de la estructura organizacional eliminando de las Oficinas de Control Disciplinario Interno las funciones asociadas con el juzgamiento en el marco del proceso disciplinario. En este mismo sentido, deberá ajustarse el Manual específico de funciones y competencias laborales para los empleos que tengan asignada la función de juzgamiento.

De otra parte, tal como lo señala la Directiva 04 de 2022, de la Secretaría Jurídica Distrital, deberán adelantar los trámites necesarios para asignar la función de juzgamiento a una dependencia jurídica del nivel directivo y cuyo jefe debe tener la calidad de abogado, requisito sine qua non para ejercer la función; para ello, deberán igualmente, ajustar el Manual específico de funciones y competencias laborales para los empleos a quienes se les asigne esta función.

Si las Oficinas Asesoras Jurídicas se llegaren a transformar en dependencias del nivel directivo, las entidades y organismos deberán surtir los trámites tendientes a la obtención del concepto técnico para la modificación de la estructura organizacional, la modificación de planta en el sentido de suprimir el cargo de Jefe de Oficina Asesora y crear el empleo en el nivel directivo, así como el consecuente ajuste del manual específico de funciones y competencias laborales.

Adicionalmente, las entidades descentralizadas deben validar previamente su escala salarial y revisar si la supresión de un empleo del nivel asesor y la creación del empleo en el nivel directivo tiene impacto en el presupuesto, y en todo caso realizar el análisis financiero y solicitar la viabilidad presupuestal a la Secretaría Distrital de Hacienda. 

2. Teniendo en cuenta que las dependencias jurídicas asumen la fase de juzgamiento, las entidades u organismos deberán prever que la función de sustanciación, para los procesos de segunda instancia a cargo del nominador, deberá quedar asignada a un empleo cuyo manual de funciones y competencias laborales contemple como único requisito de formación académica Título de formación profesional en: Derecho; Jurisprudencia; Leyes y Jurisprudencia; Derecho y Ciencias Sociales; Derecho y Ciencias Políticas; Derecho y Ciencias Humanas del NBC de Derecho y Afines, que podrá ser un asesor o profesional asignado al despacho o un empleo del nivel directivo de una dependencia diferente a la jurídica. 

En caso de que las entidades decidan asignar la función a una dependencia, se deberá realizar la modificación de las funciones en el Decreto u acto administrativo de Estructura, incluyendo la función de sustanciación de la segunda instancia del proceso disciplinario.

3. Se recuerda a las entidades u organismos de la administración distrital que de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la ley 2094 de 2021, que modificó el artículo 12 de la Ley 1952 de 2019 y atendiendo a lo dispuesto en la Directiva 013 de 2021 de la Procuraduría General de la Nación, si definitivamente no puedan separar las funciones mencionadas, se deberán enviar los procesos disciplinarios a la Procuraduría General de la Nación, quien asumirá su conocimiento a partir de la etapa de juzgamiento.

4. Se debe tener en cuenta que toda modificación de planta que sea requerida para cumplir con la estructura ordenada por la Ley 1952 de 2019, solamente puede ser llevada a cabo una vez terminen la restricción establecida por la Ley de Garantías 996 de 2005, en cuanto a las modificaciones de plantas de personal. En todo caso, las entidades y organismos distritales podrán realizar la solicitud de concepto técnico ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, quien emitirá concepto técnico con efectos a partir de la finalización de la restricción de la ley de garantías electorales.

Finalmente, en razón a que la escisión de la Oficina de Control Disciplinario Interno obedece al cumplimiento de un deber legal de acuerdo con lo expuesto, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 2.2.12.3. del Decreto Nacional 1083 de 2015, reglamentario único del Sector Función Pública, a través del cual se establece que los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos: i) Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo; ii) Evaluación de la prestación de los servicios y iii) Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. En tal sentido, de manera atenta les informamos que la justificación técnica para los ajustes a las estructuras organizacionales de que trata la presente Circular, deberá contener:

1. Análisis del proceso de actuaciones disciplinarias, de los procedimientos de primera instancia, personas que participan en la ejecución de las actividades, perfiles ocupacionales y tiempo de destinación a cada actividad.

2. Reseña de los informes, si los hubiere, de la Oficina de Control Interno de la entidad o de la Contraloría de Bogotá, respecto de los niveles de desempeño en el cumplimiento de las funciones relacionadas con el conocimiento y fallo de las actuaciones disciplinarias de primera instancia y acciones de mejora propuestas.

3. Informe sobre el número de procesos disciplinarios (Indagación preliminar e Investigaciones disciplinarias, procesos finalizados con decisiones de archivo y cuántos de ellos llegan a juzgamiento) surtidos durante las vigencias 2020 y 2021, indicando el número y perfil ocupacional de las personas vinculadas a la entidad que participaron en el trámite y estado del proceso a la fecha.

De acuerdo con lo anterior, en el estudio técnico que se presente, de manera excepcional no se solicitará a las entidades las cargas de trabajo, por considerar que la adecuación institucional que se está realizando obedece a una división de funciones, por lo tanto, las funciones se deberán seguir ejerciendo con los empleos asignados a la Oficina de Control Disciplinario Interno, en consecuencia, la entidad u organismo deberá evaluar si requiere realizar una redistribución de la planta entre la Oficina de Control Disciplinario Interno y la dependencia Jurídica que asumirá la función de juzgamiento.

En todo caso, en el evento en que la entidad u organismo establezca que es necesario crear empleos según el ajuste institucional realizado, deberá realizar el respectivo análisis de carga laboral y solicitar el concepto técnico ante este Departamento Administrativo, quien emitirá concepto técnico con efectos a partir de la finalización de la restricción de la ley de garantías electorales y deberá así  mismo solicitar el concepto de viabilidad presupuestal ante la Secretaría Distrital de Hacienda. 

Se reitera la importancia de revisar los manuales de funciones de los servidores de la respectiva entidad u organismo, a fin de proceder a adecuar las funciones de instrucción y/o juzgamiento de acuerdo con la dependencia donde se ubiquen los cargos, en atención a la nueva estructura de las entidades en materia disciplinaria.

Como consecuencia de las modificaciones planteadas en la presente circular, necesariamente se modificarán los Manuales de Funciones y Competencias Laborales, por lo que es necesario que se presente la matriz de cambios.

5. Las entidades u organismos que aún no cuentan con la Oficina de Control Disciplinario Interno deberán tener en cuenta:

-Si la entidad u organismo cuenta con concepto favorable del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, se deberá solicitar un nuevo concepto de alcance, atendiendo lo dispuesto en le Ley 2094 de 2021 y los lineamientos de la presente circular.

-Si la entidad u organismo no ha realizado el estudio técnico para la adecuación institucional de sus estructuras organizacionales, plantas de personal y manuales de funciones, deberán adelantar el trámite de actualizar su estructura, teniendo en cuenta que deben separarse las funciones de instrucción y juzgamiento de acuerdo con lo señalado en la Ley 2094 de 2021, y a lo previsto en la presente circular. 

Se debe tener presente que a la fecha nos encontramos bajo la restricción de la ley de garantías electorales, Ley 996 de 2005, que establece prohibición de modificar la nómina de las entidades territoriales y por lo tanto, no es posible realizar la creación de empleos públicos hasta que se efectué la elección de presidente de la república.

6. Teniendo en cuenta que la Directiva 004 de 2022, estableció como fecha límite para la radicación de los Decretos de modificación el 21 de febrero de 2022, los organismos del Sector Central deberán realizar la radicación de solicitud de concepto técnico ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital a más tardar el 14 de febrero de 2022

7. Así mismo, se adjuntan los modelos de actos administrativos que deben utilizar las entidades y organismos distritales en la modificación de la estructura y del manual de funciones, los cuales deberán ser adaptados a las particularidades de cada entidad y organismo. En todo caso, las funciones para las OCDI y las dependencias jurídicas del nivel directivo a quienes se les asigne la función de juzgamiento, así como las funciones del Jefe de la Oficina de Control Disciplinario Interno y las funciones de juzgamiento asignadas a los responsables de las dependencias jurídicas, deben ser las contenidas en estos actos administrativos. 

- Modelo Decreto con OCDI y Jurídica del Nivel Directivo. Se debe utilizar en aquellos casos en que la entidad u organismo cuenta con una la Oficina de Control Disciplinario Interno y una dependencia jurídica del nivel directivo. 

- Modelo Decreto con OCDI y OAJ. Se debe utilizar en aquellos casos en que la entidad u organismo cuenta con una la Oficina de Control Disciplinario Interno y una Oficina Asesora Jurídica. 

- Modelo Decreto sin OCDI. Cuando la entidad u organismo no tenga en su estructura la de Control Disciplinario Interno, debe utilizar este modelo, la redacción del artículo 3 dependerá si se cuenta con OAJ o con dependencia jurídica del nivel directivo.

En el caso del sector descentralizado, el modelo de Decreto se debe adaptar al de Acuerdo de Junta o Consejo Directivo, en su parte considerativa, en todo caso, el texto del articulado se debe mantener. 

- Proyecto de Manual de Funciones. Dependiendo de las modificaciones que realice cada entidad, así mismo se debe realizar la modificación de las fichas del Manual de funciones: 

 -    Si la entidad tiene Oficina de Control Disciplinario Interno (OCDI) y dependencia jurídica del Nivel Directivo: 1) Se modifican las funciones de la ficha del Jefe de Oficina de Control Interno, se deben adoptar por todas las entidades las establecidas en el formato que se adjunta. 2) Se modifican las fichas del empleo que esté a la cabeza de la dependencia jurídica, en el sentido de suprimir la función de sustanciación de segunda instancia disciplinaria, si la tiene, y la inclusión de la función de adelantar la etapa de juzgamiento. 3) Asignación de función de sustanciación de segunda instancia al empleo que decida la entidad y que cumpla con la condición descrita en el punto 2 de esta circular.

-    Si la entidad tiene OCDI y Oficina Asesora Jurídica: 1) Se modifican las funciones de la ficha del Jefe de Oficina de Control Disciplinario Interno, se deben adoptar por todas las entidades las establecidas en el formato que se adjunta. 2) Eliminar la ficha del Jefe de la Oficina Asesora (Jurídica) y realizar una nueva ficha acorde con el nivel directivo del empleo que se crea para tal fin.[4] 3) Asignación de función de sustanciación de segunda instancia al empleo que decida la entidad y que cumpla con la condición descrita en el punto 2 de esta circular.

-    Si la entidad NO tiene OCDI: 1) Se debe crear la ficha de Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario Interno[5] 2) Realizar la modificación de acuerdo a lo señalado anteriormente dependiendo de la dependencia jurídica que se encuentre en la estructura.

8. De igual manera se reitera a los organismos y entidades que las solicitudes de conceptos técnicos se tramitan a través del “Módulo de conceptos técnicos” – SIDEAP, al que se puede acceder a través del siguiente enlace: https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/

Reiteramos la permanente disposición de los servidores del Departamento en brindar la asesoría y acompañamiento en los asuntos de nuestra competencia, especialmente, para este caso, en la adecuación de la estructura institucional de la entidad, a objeto de dar cumplimiento a lo señalado en la normativa vigente sobre el tema.

Cordialmente,

NIDIA ROCÍO VARGAS

Directora

Proyectado por:

Ana María Moreno Aya -  Profesional Especializado STDOEP

Juan Camilo Cabrejo   - Asesor

Nuria Consuelo Villadiego Medina – Asesor

Revisado por:

Gina Paola Silva Vásquez - Subdirectora Técnica de Desarrollo Organizacional y Empleo Público.

Carolina Pulido Cruz - Jefe de la Oficina de Control Disciplinario Interno