RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR  658 DE 2022

(Diciembre 23)

PARA: Notarios del país, Entidades obligadas y demás usuarios del reparto notarial. 

DE: Superintendente de Notariado y Registro.

ASUNTO: Puesta en marcha del módulo de Reparto Notarial a través del Sistema lntegrado de Servicios y Gestión. 

Respetados Notarios, Entidades sujetas a reparto notarial, y usuarios del servicio público Notarial 

En ejercicio de las funciones de orientación conferidas en el numeral 19 del artículo 13  del Decreto 2723 de 2014, y en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 15 de la  Ley 29 de 1973 y el artículo 44 de la Ley 1537 de 2012, así como la Ley 1183 de 2008;  la Superintendencia de Notariado y Registro informa que mediante la Resolución  14746 del 14 de diciembre de 2022, esta Entidad ha establecido el procedimiento de  Reparto Notarial en los términos previamente anunciados mediante la Circular 276 del  31 de marzo de 2022. 

Ante la declaratoria de lnexequibilidad del artículo 86 de la Ley 1955 de 2019 y la reviviscencia del artículo 15 de la Ley 29 de 1973, la Superintendencia de Notariado y  Registro considero la necesidad de implementar un sistema electrónico nacional único  de reparto, que permita garantizar un reparto notarial equitativo, oportuno y eficiente ante los diversos actos notariales. 

Es así como, la Entidad desarrollo el módulo de "Reparto Notarial" dentro del Sistema lntegrado de Servicios y Gestión (SISG), el cual fue diseñado en los términos de la  Resolución 14746 del 14 de diciembre de 2022 con miras a garantizar equidad frente  a los notarios de aquellos círculos en que exista más de una notaría a través de un mecanismo aleatorio eliminatorio.  

Así las cosas, se han diseñado dos formularios a través de los cuales los interesados podrán solicitar el reparto notarial ante la autoridad competente, los cuales podrán ser  visualizados en la página web de la Superintendencia y Notariado y Registro a través  del link https://www.supernotariado.gov.co/transparencia/sistema-integrado-de-gestion/

1. Para efectos del Reparto Notarial, se estableció que por cada solicitud de reparto deberá diligenciarse el "Formulario Unico de Solicitud para el Trámite de Reparto  Notarial”, para lo cual, las entidades obligadas deberán enviarlo al correo electrónico: reparto.notarial@supernotariado.gov.co desde el correo institucional  de la entidad solicitante obligada a reparto. 

Cabe aclarar, que una misma solicitud puede contener varios actos siempre y cuando versen sobre el mismo bien inmueble o proyecto inmobiliario, para lo cual, en virtud del parágrafo del artículo 10 de la resolución 14746 del 14 de  diciembre de 2022, se tendrá en cuenta el total de la sumatoria de estos, a  efectos de determinar la categoría del reparto, y podrá diligenciarse en el espacio  de observaciones del mencionado formulario. 

2. Para efectos del Reparto Notarial de Declaratoria de Posesión Regular, se  estableció el "Formulario Único para el Trámite de Solicitud Declaratoria de  Posesión Regular de Vivienda de interés Social Ley 1183 de 2008, Decreto  Reglamentario 2742 de 2008", para lo cual, los poseedores de buena se deberán  radicarlo en la ventanilla de correspondencia de la Superintendencia de  Notariado y Registro (Nivel Central) para el Círculo notarial de Bogotá D.C., o en  las respectivas Oficinas de Registro de Instrumentos públicos en el resto del  país. 

3. El horario establecido para la remisión de la solicitud del trámite de reparto notarial será de 8:00 a.m. a 2:00 p.m., razón por la cual, las solicitudes que se alleguen con posterioridad al termino descrito serán tramitadas el día hábil siguiente a la recepción de la solicitud.  

Es menester resaltar que las actas de reparto notarial serán allegadas a los correos electrónicos que se relacionen en las respectivos formularios, para lo cual, es sumamente importante que la información allí contenida sea clara y precisa. 

Cabe aclarar que las documentos requeridos para cada uno de las tramites sometidos a reparto deberán acreditarse directamente ante el despacho notarial asignado, para lo cual no es necesario enviar adjuntos al formulario de solicitud. 

Atendiendo la relevancia del trámite de reparto notarial, y en aras de lograr un mayor acercamiento a las usuarios respecto de este, la Superintendencia de Notariado y Registro ha elaborado una "Guía Practica de Reparto Notarial" a través de la cual  podrán encontrar orientación para la formulación de las solicitudes, otras dudas que se  puedan generar respecto del mencionado tramite. 

Así las cosas, para su conocimiento se adjunta a la presente circular: 

1. Resolución 14746 del 14 de diciembre de 2022. 

2. Formulario Único de Solicitud para el Trámite de Reparto Notarial. 

3. Formulario Único para el Trámite de Solicitud Declaratoria de Posesión Regular de Vivienda de interés Social Ley 1183 de 2008, Decreto Reglamentario 2742 de 2008. 

4. Circular 276 del 31 de marzo de 2022. 

5. Guía Practica de Reparto Notarial.

ROOSVELT RODRÍGUEZ RENGIFO

Superintendente de Notariado y Registro

 Nota: Ver norma original en Anexos.

Proyectó: Carlos Enrique Melenje Hurtado - Director de Administración Notarial 

Revisó: Daniela Andrade Valencia - Superintendente Delegada para el Notariado

María José Muñoz Guzmán - Jefe Oficina Asesor Jurídica (E)