RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 14746 de 2022

(Diciembre 14)

Por la cual se establece el procedimiento de reparto notarial de que trata los artículos 15 de la Ley 1183 de 2008 y 15 de la Ley 29 de 1973, y se reglamenta el trámite especial de reparto de que trata el inciso 2 del artículo 44 de la Ley 1537 de 2012

EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

En ejercicio de sus facultades legales y especialmente las que le confiere el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, el inciso 2 del artículo 44 de la Ley 1537 de 2012, el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008, el artículo 1 del Decreto 2742 de 2008, compilado en el Decreto 1069 de 2015; los numerales 2, 3 y 19 del artículo 11 del Decreto 2723 de 2014, y

Ver Circular 276 y 658 de 2022

CONSIDERANDO:

Que según lo dispuesto en el artículo 365 de la Constitución Política, es deber del Estado asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos, en tanto son inherentes a la finalidad social de este.

Que el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 dispuso originalmente que "[l]os actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una Notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la Administración no establezca privilegios en favor de ningún Notario. (...) Parágrafo. Los establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, quedan sometidos al régimen de reparto y de sanciones de que tratan los anteriores incisos".

Que el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 fue modificado por el artículo 86 de la Ley 1955 de 2019; no obstante, éste fue declarado inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C-084 de 2022, motivo por el que retoma nuevamente vigencia lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973.

Que el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008 consagró que "[l]os actos que deban celebrarse mediante escritura pública en los términos previstos en esta ley, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro establecerá el procedimiento de reparto, de modo que no se impongan cargas excesivas ni desproporcionadas a cargo de ningún notario (. ..)".

Que en el artículo 1 del Decreto 2742 de 2008, compilado en el artículo 2.2.6.6.1 del Decreto 1069 de 2015, dispuso que "[l]os poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos, que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario donde se encuentre localizado el inmueble, el otorgamiento de escritura pública de declaración de la calidad de poseedores regulares de dichos bienes a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, teniendo en cuenta, el siguiente procedimiento en caso de que en el municipio haya una o más notarías".

Que el inciso segundo del artículo 44 de la Ley 1537 de 2012 señaló que "la referida Superintendencia establecerá un trámite especial de reparto para los casos en que las entidades territoriales comparezcan a la celebración de escrituras públicas que involucren la constitución de propiedad horizontal, adquisición o transferencia de inmuebles definidos como Vivienda de Interés Socia/ y prioritaria".

Que conforme a lo expuesto en el artículo 79 de la Ley 1952 de 2019, es un deber de los notarios, entre otros, "someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría"

Que en atención a lo anterior, resulta necesario que la Superintendencia de Notariado y Registro, en virtud de las competencias conferidas por las leyes normas antes Superintendencia de Notariado y transcritas, proceda a establecer el procedimiento para adelantar los trámites de reparto notarial.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1. EL REPARTO. El reparto notarial es un procedimiento administrativo, a través del cual, en los casos dispuestos por la ley, se reparten aquellos actos que deban celebrarse por escritura pública entre las notarías de aquellos círculos que cuenten con más de una notaría. El reparto puede ser ordinario o especial.

ARTÍCULO 3. REPARTO NOTARIAL ORDINARIO. Hay lugar al reparto notarial ordinario para aquellos actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, y en los que intervenga por lo menos alguno de los siguientes otorgantes:

- Las entidades territoriales: La Nación, los Departamentos, los Distritos, los Municipios, las Áreas metropolitanas, etc.

- Sus organismos administrativos del sector central y descentralizado, territorial y por servicios.

- Entidades financieras del Estado que otorguen u otorgaron el crédito para la adquisición de vivienda.

- Empresas industriales y comerciales del Estado o las sociedades de economía mixta.

- Cualquier entidad que integre la estructura de la administración pública del orden nacional o territorial.

- Las demás entidades administrativas nacionales con personería jurídica que cree, organice o autorice la ley para que formen parte de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

- Las demás entidades administrativas del orden territorial con personería jurídica que creen, organicen o autoricen las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales o Distritales.

- Los demás que determine la Ley.

También hace parte del reparto notarial ordinario las solicitudes de declaración de posesión regular ante notario a que se refiere la Ley 1183 de 2008.

PARÁGRAFO 1°. La obligatoriedad del reparto se consagra para las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y los demás casos que determine la Ley, sin que sea potestativa la aplicación del principio de rogación.

PARÁGRAFO 2°. Las minutas de escrituras públicas que versen sobre inmuebles en el que intervengan alguna de las entidades mencionadas en el presente artículo, se deberán tramitar en el lugar de ubicación del inmueble. Si en el círculo hay más de una notaría, deberá someterse al trámite de reparto notarial.

PARÁGRAFO 3°. Tratándose de donaciones en las que intervenga alguna entidad sometida a reparto, éste se efectuará entre las notarías del círculo notarial correspondiente al domicilio del donante. Si hubiere varios donantes y estuvieren domiciliados en diferentes municipios, se someterá a reparto en el círculo en que haya un mayor número de notarías. Tratándose de círculos con igual número de notarías, los interesados podrán escoger el círculo notarial de uno de los donantes a prevención.

ARTÍCULO 4. REPARTO NOTARIAL ORDINARIO DE POSESIÓN REGULAR. Las solicitudes de declaración de posesión regular de inmuebles urbanos ubicados en estratos uno y dos que carezcan de título inscrito, se someterán al trámite de reparto notarial ordinario de posesión regular, dentro del círculo notarial donde se encuentra ubicado en inmueble.

ARTÍCULO 5. REPARTO NOTARIAL ESPECIAL O TRÁMITE ESPECIAL DE REPARTO. El trámite especial de reparto es un procedimiento de carácter administrativo a través del cual se le asigna a una notaría una minuta o minutas de escritura pública de un proyecto de vivienda o de una unidad inmobiliaria en las que comparezca una Entidad Territorial o sus entidades descentralizadas a la celebración de escrituras públicas que involucren la constitución de propiedad horizontal, adquisición o transferencia de inmuebles definidos como vivienda de interés social o vivienda de interés prioritario.

Habrá lugar al reparto especial cuando en el Círculo en el cual se ubica el proyecto de vivienda o la unidad inmobiliaria, haya más de una notaría; ello a efectos de que se adelante una distribución equitativa.

Parágrafo: Las minutas de escrituras públicas a que hace referencia este artículo, deberán tramitarse en el lugar de ubicación del inmueble. Si en el círculo hay más de una notaría, deberá someterse al trámite de reparto notarial.

CAPÍTULO ll

TRÁMITE DE REPARTO

ARTÍCULO 6. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE REPARTO. Para la asignación de las minutas se procederá así:

a) RADICACIÓN: Las solicitudes se radicarán en orden consecutivo anual a través del "Formulario Único de Solicitud para el Trámite de Reparto Notarial” para el reparto notarial especial y ordinario, o a través del "Formulario Único para el trámite de solicitud de declaratoria de posesión regular de vivienda de interés social Ley 1183 del 2008, Decreto Reglamentario 2742 del 2008" para las solicitudes de declaración de posesión regular.

b) ASIGNACIÓN: La asignación de los actos se hará a las notarías del círculo donde esté ubicado el proyecto de vivienda o la unidad inmobiliaria.

Por su parte, los actos que deban otorgarse por escritura pública que no tengan por objeto bienes inmuebles, se asignarán a las notarías del Círculo Notarial del domicilio de la entidad que va a otorgar la escritura. No obstante, si quien va a otorgar una escritura es una seccional o una sucursal de la entidad, se asignarán a las notarías del círculo en donde se ubique la correspondiente seccional o sucursal.

c) MEDIOS DE EJECUCIÓN: El trámite de reparto se realizará en la forma y en los términos advertidos en la presente resolución, por medio del aplicativo dispuesto para tal fin por la Superintendencia de Notariado y Registro.

Cuando por circunstancias de fuerza mayor no pueda utilizarse este medio, el reparto se verificará en forma manual, siguiendo el procedimiento aquí establecido. Con fundamento en el acta levantada con ocasión de esta diligencia, se actualizará la información contenida en el sistema, de suerte que, para el siguiente reparto, a quienes se les haya asignado solicitudes se les excluya automáticamente.

d) CONSTANCIA DE REPARTO: Cada solicitud se formalizará a través del acta de reparto notarial, en la que se consignará la información detallada del reparto y la determinación de la notaría a la cual correspondió.

ARTÍCULO 7. RADICACIÓN: La solicitud del reparto notarial se formulará a través del formulario que para el efecto establezca la Superintendencia de Notariado y Registro, en el que se prescindirá de anexos, los cuales se acreditarán ante la notaría a quien corresponda el reparto. Así pues, a efectos de llevar a cabo el reparto notarial se deberá diligenciar, según el caso, el "Formulario Único de Solicitud para el Trámite de Reparto Notarial” o el "Formulario Único para el trámite de solicitud de declaratoria de posesión regular de vivienda de interés social Ley 1183 del 2008, Decreto Reglamentario 2742 del 2008".

El reparto iniciará con la radicación del formulario de solicitud correspondiente ante la autoridad competente.

Tratándose de escrituras públicas en las que se consignen actos que tengan por objeto bienes inmuebles, se observará lo siguiente:

1. En caso de unidades individuales, se iniciará con la radicación del correspondiente formulario de solicitud, el cual deberá contener la identificación precisa del inmueble o inmuebles, su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y, de contar con ello, cédula catastral.

2. Tratándose de proyectos inmobiliarios, se radicará por una única vez el formulario de solicitud, en el cual se precisarán los datos del inmueble o del proyecto, del representante legal de la entidad sometida a reparto y los intervinientes, así como la cuantía del mismo, para ser sometido a un reparto aleatorio eliminatorio, por el cual se definirá la notaría que tendrá a su cargo todas las minutas que se generen en virtud de la asignación del reparto.

La radicación del "Formulario Único de Solicitud para el Trámite de Reparto Notarial" se deberá efectuar vía electrónica, para lo cual, la entidad pública obligada a reparto remitirá desde su buzón oficial el mencionado formulario al correo electrónico reparto.notarial@supernotariado.qov.co o efectuará la radicación a través del aplicativo que disponga la Superintendencia de Notariado y Registro para tal fin.

Respecto del "Formulario Único para el trámite de solicitud de declaratoria de posesión regular de vivienda de interés social Ley 1183 del 2008, Decreto Reglamentario 2742 del 2008" referido a la declaración de posesión regular de inmuebles urbanos de estratos uno (1) y dos (2) que carezcan de título inscrito en términos de la Ley 1183 de 2008, la radicación de los mismos se hará en la ventanilla de la Superintendencia de Notariado y Registro para los inmuebles ubicados en el círculo notarial de Bogotá o en la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos para los inmuebles ubicados dentro de su competencia y cuyo círculo notarial esté compuesto por más de una notaría.

ARTÍCULO 8. HORARIO RECEPCIÓN DE SOLICITUDES. Para efectos de su radicación, estudio y clasificación, las solicitudes de reparto se radicarán los días hábiles dentro del respectivo horario laboral, así:

8.1. Las del distrito capital en la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

8.2. En las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en el despacho de su titular de 8:00 a.m. a 12:00 m.

PARÁGRAFO: En el mismo horario, se radicarán los documentos contentivos de devoluciones de solicitudes realizadas directamente por el notario a quien le correspondió el reparto, siempre y cuando su solicitud se enmarque en una o más de las causales de devolución previstas en este acto administrativo, que impidan el trámite oportuno de la solicitud. 

ARTÍCULO 9. PROCEDIMIENTO DE REPARTO. El reparto notarial se llevará a cabo en días y horas hábiles. La ejecución del reparto notarial se llevará a cabo de la siguiente manera:

1. Una vez recibido el respectivo formulario de solicitud por parte de la autoridad competente, se llevará a cabo el análisis de la misma a efectos de determinar su correcto diligenciamiento, que, según la cuantía y los actos que se someterán a reparto, clasificará la solicitud en las categorías dispuestas para hacer el reparto.

2. Validada la información por parte del funcionario encargado, se ingresará la información al sistema y se efectuará el reparto notarial a través del aplicativo dispuesto para tal fin por la Superintendencia de Notariado y Registro a efectos de que el mismo lleve a cabo el reparto de la solicitud de forma aleatoria.

3. Para efectos del reparto se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

3.1. El reparto notarial se efectuará por categorías.

3.2. Si una notaría fue elegida en el reparto para perfeccionar una escritura pública, no podrá ser elegida nuevamente para llevar a cabo la escritura pública de otra minuta clasificada en la misma categoría mientras no se hayan repartido a todas las notarías del círculo notarial respectivo las minutas de la misma categoría.

No obstante, la notaría seleccionada podrá participar en el reparto notarial de las minutas clasificadas en otras categorías de reparto.

3.3. Cuando una minuta haya sido asignada a una notaría por reparto y los otorgantes hayan desistido de llevar a cabo del trámite de escrituración o, en caso de que se cumplan los presupuestos previstos en el artículo 10 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.2.1.3 del Decreto 1069 de 2015, o que por cualquier otro motivo no haya lugar a la autorización de la escritura pública por parte del notario, el notario podrá solicitar a la Dirección de Administración Notarial o la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos según el caso, que se le vuelva a habilitar en el sistema por medio de acto administrativo para participar en el reparto, independientemente de que no se hayan agotado todas las notarías para el reparto de las minutas de la correspondiente categoría. Sobre el particular, se observará lo previsto para la restitución de turno.

ARTÍCULO 10. CATEGORÍAS PARA LLEVAR A CABO EL REPARTO: Para efectos del trámite de reparto se tendrán en cuenta las siguientes categorías:

PARÁGRAFO: En caso de que la solicitud de reparto contenga varios actos con diferentes cuantías, para efectos de determinar la categoría a la cual se somete el reparto, se sumarán las cuantías de los diferentes actos y tal valor se digitará en el sistema.

Si la minuta tiene actos sin cuantía y actos con cuantía, para la determinación de la categoría se tendrá en cuenta la sumatoria de los actos con cuantía.

En caso de que se trate de actos notariales clasificados en las categorías sexta, séptima u octava, no se tendrá en cuenta la cuantía del acto.

ARTÍCULO 11. ACTA DE REPARTO. Culminado el trámite de reparto, la Dirección de Administración Notarial remitirá al correo institucional de la Notaría, y a los interesados, el acta de reparto que deberá protocolizarse con la respectiva escritura pública y, asimismo, copia auténtica del mismo se anexará a la primera copia del instrumento y a la copia de la escritura con destino a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, sin que en ningún caso se genere algún costo para las partes.

Cuando el acta de reparto se refiera a una solicitud de declaración de posesión regular de la Ley 1183 de 2008, la misma se comunicará de manera física al solicitante salvo que solicite que se le notifique electrónicamente. Para el resto de los actos sometidos a reparto, la notificación del acta de reparto al solicitante será de forma electrónica. En todos los casos, el acta de reparto se notificará electrónicamente al notario.

PARÁGRAFO: Los notarios no podrán autorizar escrituras públicas en las que se omita protocolizar el acta de reparto notarial que determine el cumplimiento de los trámites legales reglamentados en la presente resolución, so pena de sanción disciplinaria.

ARTÍCULO 12. ACTA DE REPARTO Y SU DIVULGACIÓN. Las actas de reparto se almacenarán en la forma electrónica en el aplicativo que para el efecto disponga la Superintendencia de Notariado y Registro y podrá dársele publicidad a la ciudadanía a través de la página oficial de la entidad.

CAPÍTULO III

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 13. ESCRITURAS DE ACLARACIÓN, MODIFICACIÓN O ADICIÓN DERIVADAS DE ACTOS SOMETIDOS A REPARTO. Las escrituras públicas contentivas de aclaración, modificación o adición de una escritura pública previamente sometida a reparto, las que se deriven de los actos escriturarios de constitución de régimen de propiedad horizontal y la transferencia de inmuebles ya repartidos, deberán ser tramitadas ante la misma notaría a la que le correspondió en reparto.

ARTÍCULO 14. RESTITUCIÓN DE TURNO. Habrá lugar a la restitución de turno cuando se presente alguna de las siguientes causales:

1. Cuando las partes manifiesten de manera expresa ante la notaría no continuar con el trámite respectivo.

2. Cuando transcurridos dos (2) meses desde la firma del primer otorgante, la diligencia no se haya completado por los demás intervinientes en el acto escriturario.

3. Cuando por causa legal el notario se abstenga de autorizar la correspondiente escritura pública.

4. Cuando haya desistimiento de la solicitud. Los interesados del reparto notarial tendrán el término de un mes contado a partir de la diligencia del reparto para hacer efectiva el acta ante el notario correspondiente, el cual podrá ser prorrogado a solicitud de éstos por un término igual al inicial, so pena de entenderse que han desistido del trámite correspondiente.

En los anteriores casos, el notario tendrá un término hasta de tres (3) meses, contados a partir de la ocurrencia plenamente justificada de las causales descritas, para efectos de solicitar la restitución del turno; caso en el cual se dará aviso a la Dirección de Administración Notarial o la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, según se trate. Vencido este lapso no se autorizará la restitución del turno a la notaría.

PARÁGRAFO. En aquellos casos en que se ponga en riesgo la prestación del servicio notarial, como resultado del trámite de reparto, éstos podrán ser puestos a consideración de la Dirección de Administración Notarial, para efectos de determinar la procedencia de un nuevo reparto, siempre y cuando la solicitud provenga del usuario del servicio notarial y sin perjuicio de la restitución de turno.

ARTÍCULO 15. CORRECCIÓN DE ERRORES EN EL REPARTO. Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán mediante la expedición de acto administrativo motivado, suscrito por el Director de Administración Notarial o por el correspondiente Registrador de Instrumentos Públicos, según el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011.

ARTÍCULO 16. OBLIGACIÓN DEL NOTARIO. En caso de no presentarse las causales de restitución de turno, el notario estará en la obligación de surtir el trámite de que trata la presente resolución.

ARTÍCULO 17. OBLIGACIONES DEL REGISTRADOR DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y DE LOS FUNCIONARIOS CALIFICADORES DE LAS OFICINAS DE REGISTRO. Corresponde al Registrador de Instrumentos Públicos y a los funcionarios calificadores de estas oficinas, verificar que los documentos contentivos de los actos obligados al reparto hayan sido sometidos al mismo.

Cuando se advierta en el trámite de registro que la diligencia de reparto se omitió, el Registrador comunicará lo pertinente a la Superintendencia Delegada para el Notariado; sin perjuicio de su registro, siempre y cuando cumpla con las condiciones legales.

ARTÍCULO 18. VIGILANCIA. Corresponde a la Superintendencia Delegada para el Registro, como a la Superintendencia Delegada para el Notariado, así como a la Dirección de Administración Notarial y a los Registradores de Instrumentos Públicos, cada uno en el ámbito de sus competencias, velar por el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución.

ARTÍCULO 19. AJUSTES AL APLICATIVO DE REPARTO NOTARIAL. La Oficina de Tecnologías de la Información de la Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá las acciones pertinentes a efectos de ajustar el aplicativo de reparto notarial a los términos y disposiciones de que trata la presente resolución, tanto en el nivel central - Dirección de Administración Notarial-, así como en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país que adelanten esta diligencia.

ARTÍCULO 20. DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN. Copia de la presente resolución será fijada en lugar visible para el público dentro de las Notarías y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y se publicará en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro, para conocimiento de la ciudadanía en general.

ARTÍCULO 21. VIGENCIA. Esta resolución regirá a partir de su publicación y deroga las Resoluciones 8198, 11669 de 2017, 3614 de 2018, 11584 de 2019 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE, Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C. a los 14 días del mes de diciembre del año 2022.

ROOSVELT RODRÍGUEZ RENGIFO

Superintendente de Notariado y Registro

Ver norma original en Anexos.