RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 002 DE 2023

(Enero 03)

Para: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARIA JURIDICA DISTRITAL

De: DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA

Asunto: LINEAMIENTOS APERTURA DE VIGENCIA 2023

Radicado: 3-2023-84

La Dirección de Gestión Corporativa ateniendo la Circular DDT-8 del 30 de noviembre de 2022 expedida por la Dirección Distrital de Tesorería y teniendo como objetivo la eficiencia en el uso, programación y ejecución de los recursos asignados para la vigencia 2023, establece las siguientes disposiciones:

1. APROPIACIONES PRESUPUESTALES

- Para la vigencia 2023, el plan de cuentas presupuestal permanece en su estructura, por tanto, se homologaron las cuentas con la clasificación central de productos (CPC), establecida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, consistente en una clasificación normalizada de productos, que abarca bienes transportables (Secciones 0 a 4) y servicios (secciones 5 a 9). Por lo anterior, se anexa a la presente el plan de cuentas presupuestal establecido para la Secretaria Jurídica Distrital con los recursos asignados para cada una de las cuentas presupuestales con el objetivo de que todos los funcionarios y colaboradores estén informados y lo utilicen como herramienta para el manejo financiero a realizar a partir del 01 de enero del 2023.

Es de anotar que las solicitudes de CDP's deberá realizarse con este nivel de detalle para la contratación de bienes y servicios, para lo cual las definiciones de las cuentas se pueden encontrar en la página del DANE www.dane.gov.co - clasificación central de productos.

- Toda adquisición de bienes y servicios deben estar registradas en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) aprobado y los objetos de las solicitudes de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP, deben coincidir con lo aprobado en este plan, de lo contrario serán devueltos a la dependencia solicitante.

- Para realizar modificaciones presupuestales que se requieran para acreditar cuentas deficitarias, deberá realizarse la solicitud mediante memorando electrónico dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, adjuntando la correspondiente justificación de la necesidad de (Acreditar) recursos y de igual forma la cuenta o cuentas de donde se van a reducir (contracreditar) los recursos, justificando el por qué se van a reducir los recursos del rubro de funcionamiento y/o proyecto de inversión.

- Las modificaciones presupuestales de recursos de inversión además de los documentos mencionados, deben adjuntar el concepto favorable de la Secretaría Distrital de Planeación.

Nota: Estos movimientos presupuestales se presentarán para aprobación de la Secretaría Distrital de Hacienda, y el tiempo mínimo del trámite es de cinco (5) días hábiles, por tanto, es pertinente tener en consideración estos plazos al momento de solicitar una modificación o traslado presupuestal.

2. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC

La programación del PAC de la vigencia 2023, elaborada por cada una de las dependencias y registrada en el sistema BOGDATA, es la máxima autorización de pagos, lo que implica que solo se podrán efectuar pagos hasta el monto programado en cada uno de los meses, por lo tanto, el responsable de los rubros y/o proyectos de inversión de cada dependencia o proyecto de inversión debe garantizar el control y disponibilidad de PAC para el pago de contratistas y proveedores.

- La programación inicial de PAC 2023, se podrá modificar (reprogramar), cada tres (3) meses, con el fin de ajustar los recursos requeridos en los meses siguientes y solo se podrán afectar los meses siguientes, sin incluir el mes en que se está realizando la reprogramación. Adicionalmente, las dependencias deberán no solamente concentrar sus esfuerzos en reprogramar los próximos tres (3) meses, sino la totalidad de la vigencia.

De acuerdo con lo anterior las dependencias podrán realizar las reprogramaciones en las siguientes fechas:

1.- Marzo 17 de 2023, para los meses de abril, mayo y junio

2.- Junio 16 de 2023, para los meses de julio, agosto y septiembre.

3. Septiembre 18 de 2023, para los meses de octubre, noviembre y diciembre.

- El PAC de reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2022 se deben presentar a la SDH a más tardar el 10 de enero de 2023 y se programará en el primer trimestre de la vigencia 2023, no se deberán programar recursos dentro del rezago.

- La reprogramación del PAC de reservas presupuestales debe realizarse en las mismas fechas establecidas en el punto anterior.

3. CRONOGRAMA DE RADICACION DE CUENTAS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

- De acuerdo con los plazos establecidos por la Dirección Distrital de Tesorería, a continuación, se relacionan las fechas máximas de recibo de cuentas para pago de proveedores y contratistas.

- La radicación de trámites de pago a contratistas deberá realizarse dentro de los primeros dos (2) días hábiles del mes siguiente a la prestación del servicio (en cumplimiento a la Resolución N° DDC-000002 del 09 de agosto de 2018, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad - plazos y requisitos para el reporte de información financiera).

- Los contratistas obligados a facturar deben tener en cuenta que la fecha de la factura debe corresponder al mes de honorarios que esté cobrando y cumpliendo los plazos establecidos en la presente circular.

- Los trámites de pago correspondientes al mes de diciembre que sean gestionadas para pago dentro del mismo mes deberán radicarse hasta el 18 de diciembre de 2023, y los trámites de pago radicados entre el 19 y el 26 de diciembre de 2023 serán registrados como cuentas por pagar para giro en la siguiente vigencia.

- Es necesario tener en cuenta que, tanto contratistas por prestación de servicios como proveedores deben cargar los documentos al SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) cada vez que presenten el trámite de pago para aprobación del pago por parte del supervisor del contrato; de manera que al realizarse la respectiva consulta por parte del proceso de gestión financiera en SECOP la cuenta se encuentre aprobada de lo contrario se devolverán todos los documentos y no se continuará con el trámite de pago.

4. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO PARA CONTRATISTAS

- Formatos 2311400-FT-197 y 2311400-FT-302 - Informe Financiero y de Supervisión Contractual en los formatos vigentes (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el contratista y el supervisor.

Si el contratista está obligado a expedir factura de venta electrónica, adjuntar original con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

- Copia de la planilla de pago por conceptos de aportes de pensión, salud y ARL.

- Con el primer pago y por una sola vez, a menos que se requiera actualizar información, presentar: la certificación bancaria y el formato de caracterización tributaria 2311400-FT-304 en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en formato PDF debidamente suscrito por el contratista y acompañado de los soportes de beneficios tributarios a tener en cuenta como son: dependientes, crédito hipotecario y medicina prepagada, estos dos últimos requieren certificación a 31 de diciembre de 2022.

- Para pago final del contrato es necesario adjuntar también el Informe Final formato 2311600-FT-312 (última versión) en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el contratista y supervisor. Así como también el documento de paz y salvo formato FT-231 1500-200.

5. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO PARA PROVEEDORES

- Formato 2311400-FT-303 (última versión) - Certificado de pago PJ en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el supervisor.

- Original de la factura de venta electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y la fecha debe corresponder al mes que se radica.

- Certificación de pago de aportes a seguridad social suscrito por el revisor fiscal y/o representantes legales el cual deje claro que el periodo que está siendo cobrado se encuentra a paz y salvo en aportes.

- Con el primer pago y por una sola vez, presentar la certificación bancaria, RUT y RUT.

6. COMENTARIOS GENERALES

- El pago de las cuentas de contratistas y proveedores que fueron radicadas después del 19 de diciembre de 2022, y que fueron registradas en cuentas por pagar, serán giradas por la Tesorería Distrital en el mes de enero de 2023, con cargo al PAC programado en diciembre de 2022.

- El pago oportuno de contratistas y proveedores dependerá del cumplimiento de los cronogramas, el correcto diligenciamiento de formatos y que los soportes de cada trámite de pago este acorde con lo estipulado en los contratos y debidamente validado por el supervisor del mismo.

- El éxito de la reprogramación y consolidación del PAC dependerá de la participación de todas las dependencias, cumpliendo estrictamente con el cronograma establecido y siguiendo los lineamientos, a través de la organización de los equipos de trabajo al interior de cada una de sus áreas para que la información generada sea confiable y oportuna.

- Las reservas presupuestales de la vigencia 2021 que no se paguen, o no tengan acta de liquidación y solicitud de anulación del saldo por parte del ordenador del gasto antes del 31 de diciembre de 2022 serán fenecidas, y pasaran a la vigencia 2023 como pasivos exigibles, asumiendo las consecuencias administrativas y disciplinarias a que haya lugar.

Atentamente,

YAMILE BORJA MARTÍNEZ

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Jesús María Montoya M - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Adriana Patricia Guzmán Contreras - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Luz Esperanza Gracia C - Profesional Universitario Dirección de Gestión Corporativa

Olga Lucia Martínez Palacios - Profesional Universitario Dirección de Gestión Corporativa José Francisco Arias P. - Contratista Dirección de Gestión Corporativa

Nota: Ver norma original en Anexos.