RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1122 DE 2023

 

(Mayo 18)

 

Por la cual se conforma y reglamenta el Comité de Contratación de la Secretaría Distrital de Integración Social

 

LA SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

En uso de sus facultades legales y en especial lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en los artículos 89 del Acuerdo 257 de 2006^[1]; 4° del Decreto Distrital 607 de 2007^[2]; Decreto Distrital 113 de 2023^[3], 9° de la Ley 489 de 1998^[4]; y 60 del Decreto Distrital 854 de 2001^[5]  y

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Constitución Política en su artículo 209, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus funciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

 

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar, y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno para sus procesos de contratación.

 

Que el artículo 3 de la Ley 80 de 1993^[6], establece que los servidores públicos tendrán en consideración, que al celebrar contratos y con la ejecución de estos las entidades buscan el cumplimiento de los derechos e intereses de los administrados, que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, de otra parte, tendrán en cuenta que, al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales, colaboran con ella en el logro de sus fines, y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones y deberes.

 

Que en el artículo 11, ídem, se determina que el jefe o representante de la entidad, tiene la competencia para ordenar y dirigir la celebración de proceso de selección, y para escoger contratistas a nombre de entidades de nivel territorial, estando sujeto a las normas legales que regulan su organización y funcionamiento.

 

Que el artículo 25, numeral 9, ídem, consagra que en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de las entidades que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.

 

Que el artículo 26, numeral 4 de la precitada Ley, establece que las actuaciones de los servidores públicos estarán regidas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y la justicia.

 

Que la Ley 489 de 1998, en su artículo 9, prevé que las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política, podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellas confiadas, a los empleados públicos de nivel directivo vinculados al organismo correspondiente todo con el fin de lograr la optimización de los procesos administrativos y financieros, para que se ajusten a los fines de la entidad. 

 

Que el Comité de Contratación tendrá como objetivo primordial brindar asesoría en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgos a las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social, así como efectuar recomendaciones, definir lineamientos generales en las etapas precontractual, contractual y post contractual, que garanticen buenas prácticas en la contratación pública y los objetivos del Sistema de Compra Pública en promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia, para satisfacer las necesidades misionales y transversales de la entidad.

 

Que mediante el Decreto Distrital No. 113 del 23 de marzo de 2023, se modificó la Estructura Organizacional la Secretarla Distrital Integración Social.

 

Que en procura de articular de forma eficaz, eficiente y efectiva los diferentes temas y asuntos que son de competencia del Comité de Contratación, a fin de dar cumplimiento a los principios que rigen la contratación estatal, optimizar la gestión contractual en la Secretaría Distrital de Integración Social y en aras de unificar en un solo instrumento toda la reglamentación concerniente al Comité de Contratación de la Entidad, se hace necesario derogar las Resoluciones No. 911 del 1 de junio de 2020, No. 0237 del 9 de febrero de 2022 y No. 1027 del 5 de mayo de 2022 y las demás disposiciones que regulen la materia.

 

En mérito de lo expuesto, la Secretaría Distrital de Integración Social

 

RESUELVE

 

ARTÍCULO PRIMERO. CONFORMACIÓN. Confórmese en la Secretaría Distrital de Integración Social, el Comité de Contratación como un órgano interdisciplinario permanente de consulta, orientación y definición de las políticas, estrategias y directrices del proceso de gestión contractual, que se deba adelantar en cumplimiento de los objetivos, programas y proyectos de la entidad.

 

CAPÍTULO I

 

OBJETIVOS E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

 

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVOS. Son objetivos del Comité:

 

1. Asesorar a las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social, en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgos, para facilitar el cumplimiento de los objetivos, programas y proyectos de la entidad, a través del proceso de Gestión Contractual.

 

2. Efectuar recomendaciones, definir lineamientos en las etapas precontractual, contractual y post contractual, que garanticen buenas prácticas en la contratación pública y los objetivos del Sistema de Compra Pública en promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia, para satisfacer las necesidades misionales y transversales de la entidad.

ARTÍCULO TERCERO. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación de la Secretaría Distrital de Integración Social estará integrado por los siguientes funcionarios públicos, que tendrán voz y voto, así:

 

1. El (La) Subsecretario (a) de Gestión Institucional, quien lo presidirá, en ausencia de aquel/la será presidido por El (La) Subsecretario(a) técnico;

 

2. El (La) Subsecretario (a) técnico.

 

3. El (La) Director (a) de Gestión Corporativa;

 

4. El (La) Subdirector (a) Administrativo y Financiero;

 

5. El (La) Director (a) de Análisis y Diseño Estratégico;

 

6. 3.n.6El (La) Jefe de la Oficina Jurídica;

 

7. El (La) Subdirector (a) de Contratación quien ejercerá como Secretario(a) Técnico(a) del Comité;

 

8. El (La) ordenador (a) del gasto del proyecto de inversión que se someta a consideración del Comité, de conformidad con las Resoluciones internas de la Entidad.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. En el evento que uno de los miembros, de manera adicional participa   como ordenador del gasto del proyecto de inversión que se someta a consideración, actuará en doble calidad y su votación será de la misma manera.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El (La) jefe de la Oficina de Control Interno o su designado asistirá como invitado permanente, con voz, pero sin voto.

PARÁGRAFO TERCERO. La asistencia y participación de los miembros del Comité de Contratación será indelegable. Para efectos de la asesoría en el orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgos, cualquiera de los integrantes del Comité podrá invitar a las sesiones, al profesional conocedor de la materia a tratar, de lo cual se dejará constancia en el acta de la sesión.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN, DEL PRESIDENTE Y DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

 

ARTÍCULO CUARTO. Son funciones del Comité de Contratación:

 

1. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) elaborados por las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social, previa consolidación, análisis de coherencia y alineación estratégica por parte de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, lo anterior teniendo en cuenta la misión y objetivos de la entidad, el plan estratégico institucional y lo planes operativos que lo desarrollan. La aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia siguiente deberá realizarse a más tardar en la última sesión del año.

 

2. Revisar y conceptuar sobre los procesos de selección que pretenda adelantar la entidad para la adquisición de bienes, obras y/o servicios, en las diferentes modalidades de selección, incluyendo la contratación directa, siempre que superen la mínima cuantía de la entidad.

 

3. Revisar y emitir recomendaciones a los estudios previos para la adquisición de bienes, obras y/o servicios que se elaboren por cada una de las áreas.

 

4. Revisar y emitir recomendaciones sobre las solicitudes de modificaciones contractuales requeridas, siempre que las mismas superen la mínima cuantía de la entidad, previo concepto del supervisor o interventor del contrato.

 

5. Conocer sobre las modificaciones de las líneas del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

6. Decidir sobre la creación de nuevas líneas en el Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Integración Social, previo concepto favorable de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico de la Entidad.

 

7. Solicitar informes o requerir información sobre los procesos de contratación y convenios, respecto de su planeación, trámite y suscripción a las respectivas áreas que generen la necesidad.

 

8. Conocer y estudiar las situaciones presentadas por los supervisores de los contratos, en aquellos eventos que, durante la ejecución de los mismos, se afecte la ecuación económica del contrato, o que puedan conllevar eventuales controversias contractuales; con el fin de recomendar en qué casos es procedente aplicar los mecanismos de restablecimiento económico o resolución de conflictos, previstos en el Estatuto General de la Contratación Pública.

 

9. Revisar y aprobar los actos administrativos que la entidad expida y que reglamenten los honorarios para los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, con persona natural.

 

10. Requerir a la Secretaría Técnica del Comité de Contratación, los informes de los contratos o convenios celebrados por la Secretaria Distrital de Integración Social, de acuerdo con el requerimiento del Comité.

 

11. Formular criterios y estrategias que deben regir la actividad contractual de toda la entidad, dentro del marco establecido por el ordenamiento jurídico vigente y el manual de contratación.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. Será competencia del Comité conocer y conceptuar sobre los procesos de selección que se adelanten bajo la modalidad de contratación directa, causal de urgencia manifiesta, artículo 42 de la Ley 80 de 1993 y literal a) del numeral 4° de artículo 2° de Ley 1150 de 2007 y demás normas que regulen la materia, independientemente de su objeto o cuantía, así como los modificatorios que de ello se deriven.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. La contratación con persona natural para la prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, no será de conocimiento del Comité. No obstante, será de conocimiento del Comité aquellos contratos de prestación de servicios con persona jurídica, persona natural que, por su experiencia, conocimientos o habilidades especiales en alguna profesión, ciencia, arte u oficio, sean considerados de importancia estratégica o de servicios especializados.

 

PARÁGRAFO TERCERO. Las decisiones del Comité, en relación con los procesos contractuales, son una asesoría y se emiten a manera de concepto y orientación, por lo que no obligan a los ordenadores del gasto. No obstante, cuando el ordenador del gasto decida bajo su propia autonomía y responsabilidad, apartarse de la recomendación del Comité, deberá enviar un informe justificando su decisión al Despacho del Secretario (a), previo a su trámite contractual.

 

PARÁGRAFO CUARTO. El comité no tendrá competencia para revisar y conceptuar sobre los convenios, acuerdos, donaciones y/o contratos, que no generen erogación presupuestal, así como los Memorandos de Entendimiento (MOU) suscritos por la Secretaría Distrital de Integración Social, cualquiera que sea su objeto.

 

ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente del Comité de Contratación:

 

1. Presidir y dirigir las sesiones;

 

2. Hacer cumplir el orden del día aprobado para cada sesión;

 

3. Limitar y conceder el uso de la palabra a los participantes;

 

4. Conocer y decidir sobre las solicitudes de recusación e impedimentos presentadas;

 

5. Suscribir las actas elaboradas por la Secretaría Técnica del Comité en las que consten las decisiones adoptadas por el Comité de Contratación. Las actas deben ser remitidas a los miembros del Comité para su conocimiento a la finalización de cada vigencia fiscal.

 

6. Autorizar por cualquier medio tecnológico idóneo la realización de sesiones virtuales del Comité.

 

ARTÍCULO SEXTO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica:

 

1. Citar a los miembros del Comité con una antelación no inferior a 24 horas, siempre y cuando existan temas para someter a consideración. La citación contendrá como mínimo: la información correspondiente al desarrollo de la reunión, el lugar, fecha y hora de ésta, así como los estudios previos y demás documentos propios del proceso puesto a consideración. Para dicho efecto, las áreas deberán emplear la presentación determinada para tal fin y que sirva de soporte a los procesos de selección o contratación, puestos en consideración en la respectiva sesión.

 

2. Realizar las citaciones mediante correo electrónico dirigido a los miembros e invitados permanentes del Comité en cualquier horario del día y de acuerdo a la prioridad de los temas a tratar.

 

3. Elaborar y presentar el orden del día de cada sesión.

 

4. Elaborar las actas de cada Comité, las cuales deberán ser numeradas consecutivamente indicando fecha y hora de cada reunión y posterior ser remitida al (la) Presidente del Comité para su firma.

 

5. Remitir a la finalización de la vigencia las actas a los miembros del Comité, para su conocimiento.

 

6. Custodiar y administrar el archivo de las actas del Comité, con sus respectivos soportes y demás documentos relacionados con el Comité.

 

7. Verificar la adopción y recomendaciones de los conceptos emitidos por el Comité.

8. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que este requiera para la formulación de políticas relacionadas con la actividad contractual y las buenas prácticas que se deben adoptar en la entidad.

 

9. Preparar y presentar un informe anual sobre la gestión del Comité y con la adopción de sus recomendaciones en la entidad; el cual deberá ser presentado al Comité de Contratación.

 

10. Preparar y presentar los informes de los contratos o convenios celebrados por la Secretaria Distrital de Integración Social, de acuerdo con el requerimiento del Comité

 

11. Cumplir con las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

PARÁGRAFO: La desconexión laboral prevista en la Ley 2191 del 6 de enero de 2022, no es aplicable a los miembros del comité de contratación, en consideración a la naturaleza de sus cargos del nivel directivo o asesor, de conformidad con las excepciones dispuestas en el artículo 6 ibidem.

 

CAPÍTULO III

 

SESIONES, QUÓRUM Y DESARROLLO DE LAS SESIONES

 

ARTÍCULO SÉPTIMO. SESIONES: El Comité de Contratación se reunirá siempre y cuando existan temas objeto de análisis y deliberación, podrá sesionar previa citación de la Secretaría Técnica del Comité a solicitud de alguno de los miembros del Comité o de oficio cuando las necesidades del servicio así lo requieran.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Las sesiones de comité deberán ser presenciales, no obstante, se podrá realizar de manera virtual, mixta o asincrónica, cuando el (la) Presidente del Comité lo considere conveniente o por solicitud de alguno de los ordenadores del gasto, previa valoración de viabilidad con el presidente. Las cuales se podrán desarrollar a través del medio de comunicación más idóneo, utilizando los recursos tecnológicos disponibles para tal efecto en la entidad.

 

Entiéndase para los efectos del presente parágrafo:

Sesión Virtual: En la cual asisten los miembros del Comité de manera virtual a través cualquier medio de comunicación y se surte el procedimiento estipulado en el artículo noveno de la presente resolución.

Sesión asincrónica: Los miembros de Comité no asisten de manera presencial o virtual, la verificación del  quórum deliberatorio se realiza a través de correo electrónico, y la  votación del Comité se realiza a través del mismo medio,  por lo cual, la Secretaría Técnica del Comité remitirá la convocatoria con la documentación sujeta a análisis, la debida justificación y determinará el plazo dentro del cual  se  realizaran la verificación del  quórum deliberatorio, las observaciones por parte de los miembros del Comité, respuesta a las observaciones realizadas y emisión del voto.

Sesión Mixta:  Comprende la combinación de las sesiones presencial, virtual o asincrónica.

 

Una vez finalizada la sesión, la Secretaría Técnica del Comité deberá enviar por correo electrónico, a todos los miembros del Comité, el resultado de la votación.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. El Comité no podrá sesionar sin la presencia del ordenador del gasto, que tiene a cargo la necesidad de adelantar el proceso contractual.

 

ARTÍCULO OCTAVO. QUÓRUM: El Comité sesionará válidamente con la presencia de seis (6) o un número mayor de los miembros con derecho a voto. Todas las decisiones del Comité se aprobarán con mayoría simple, en caso de presentase empate, el Presidente del Comité de Contratación, lo dirimirá con su voto.

 

La asistencia de los miembros permanentes al Comité de Contratación es de carácter obligatorio, su inasistencia deberá ser justificada antes o durante la sesión respectiva, mediante excusa motivada dirigida al (la) Presidente del Comité. Los integrantes del Comité de Contratación están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cuando un integrante del Comité advierta que puede estar inmerso en causal de impedimento, deberá informarlo con antelación al inicio de la sesión al (la) Presidente del Comité, quien deberá decidir sobre el mismo. Si no lo hace, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir sobre el particular. Dichos impedimentos y/o recusaciones deberán constar en el Acta de la respectiva sesión

 

ARTÍCULO NOVENO. DESARROLLO DE LAS SESIÓNES: Las sesiones del Comité se desarrollarán de la siguiente manera:

 

1. Una vez verificado el quórum deliberatorio se dará inicio a la sesión y se someterá el orden del día a la aprobación de los miembros, dejando constancia de las modificaciones a que haya lugar, inasistencias y los impedimentos y/o recusaciones presentados y aprobados.

 

2. Para todas y cada una de las sesiones se deberá tener un orden del día, constituido con la relación de los asuntos que van a ser sometidos a consideración del Comité. Este será elaborado por la Secretaría Técnica del Comité, de acuerdo con las solicitudes hechas por los miembros del Comité o por los Ordenadores del Gasto.

 

3. El ordenador del gasto será el responsable de exponer los temas a consideración del Comité, para lo cual podrá apoyarse en los profesionales que considere necesarios, quienes harán una presentación verbal y escrita, absolviendo las dudas e inquietudes que se formulen.

 

4. Una vez se haya surtido la intervención, los miembros del Comité, deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración, adoptando las determinaciones que estimen oportunas y emitirán las recomendaciones del caso, las cuales quedarán a consideración del respectivo ordenador del gasto.

 

5. Efectuada la deliberación, la Secretaría Técnica procederá a preguntar a los miembros el sentido de su voto.

 

6. Una vez surtidos todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica informará al (la) Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo a levantarse la sesión.

 

7. Los miembros del Comité podrán autorizar que en el punto de varios, se presenten asuntos no incluidos en el orden del día, en razón a su urgencia o conveniencia, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.

 

8. Cuando por alguna circunstancia un miembro del Comité deba retirarse de la sesión antes de finalizar la sesión, lo informará a la Secretaría Técnica, quien dejará la correspondiente constancia en el acta, siempre y cuando no se afecte el quórum deliberatorio o decisorio. Si el ordenador del gasto del tema que se somete a consideración se retira de la sesión, no podrá deliberarse y decidirse el tema y deberá reprogramarse para la siguiente sesión.

 

9. Durante la sesión y, cuando así lo solicite cualquiera de los miembros del Comité, se procederá a verificar el quórum deliberatorio o decisorio. En caso de no corresponder al requerido para deliberar, el (la) Presidente o, quien haga sus veces, levantará la sesión y se dejará constancia del hecho en el acta. 

 

10. Cuando no se trate alguno de los puntos del orden del día, se dejará constancia de este hecho en la respectiva acta, debidamente sustentado.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. ACTAS: De las sesiones del Comité se levantará un acta, la cual deberá contener como mínimo los siguientes puntos:

 

1. Determinación del lugar, fecha, hora de iniciación y finalización de la sesión;

 

2. Nombre de los asistentes;

 

3. Verificación del quórum;

 

4. Orden del día;

 

5. Resumen de las recomendaciones y decisiones adoptadas;

 

6. Relación de las constancias que se hubieren presentado;

 

7. Harán parte de estas actas en archivo digital, los estudios previos, fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para el estudio de cada tema.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Además de los puntos indicados, la Secretaría Técnica realizará el acta de cada una de las sesiones asincrónica en las cuales constará: la fecha en la que se envió la convocatoria, verificación del quórum deliberatorio y aprobación del orden del día, el asunto  sometido a evaluación y aprobación, relación  de envío de las  observaciones por parte los miembros del Comité,  relación de las respuesta a los miembros del Comité y hora,  y el sentido del voto de cada uno de  los miembros del Comité.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: En todo caso, las actas de todos los Comités, tanto presenciales como virtuales, deberán ser remitidas para conocimiento de los miembros.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la su expedición y deroga las Resoluciones 0911 del 1° de junio de 2020, 0237 del 9 de febrero de 2022, 1027 del 5 de mayo de 2022 y en general, todas las disposiciones que le sean contrarias o que hayan reglamentado lo concerniente al Comité de Contratación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de mayo del año 2023.

 

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

 

Secretaria Distrital de Integración Social

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

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