RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 001 DE 2023

 

(Agosto 14)

 

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES Y GERENTES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECLALES, DIRECTORES Y  GERENTES DE ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, GERENTES DE EMPRESAS SOCLALES DEL ESTADO Y EMPRESAS INDUSTRLALES Y COMERCIALES, RECTOR ENTE UNIVERSITARIO PRESIDENTE DEL CONCEJO, JEFES DE PERSONAL DE CADA UNA DE LAS ENTIDADES O QUIENES HAGAN SUS VECES.

 

DE: ALCALDESA MAYOR DE BOGOTA, D.C.

 

ASUNTO: ENTREGA DE INSUMOS PARA LOS INFORMES DE EMPALME CON LA ADMINISTRACIÔN DISTRITAL ENTRANTE Y LA RENDICION DE CUENTAS FINAL.

 

Radicado: 2-2022-21611

 

La Administración Distrital, en cabeza de La Secretarla General, en su rol de cabeza del sector Gestión Pública, y La Secretarla Distrital de Planeación en su rol de gestora del Plan Distrital de Desarrollo han diseñado unas orientaciones técnicas para el proceso de empalme de La actual Administración Distrital a La electa para el periodo 2024-2027. Lo anterior, en cumplimiento del mandato constitucional que obliga a las autoridades a "coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado”[1], la Ley 152 de 1994 orgánica del Plan de Desarrollo, La Ley 951 de 2005 que crea el acta de informe de gestión, La Ley 1909 de 2018 Estatuto de La Oposición Política y algunos Derechos a las Organizaciones Políticas Independiente, La Circular conjunta 018 de 2015 de La Procuraduría General de La Nación y Contraloría General de La Republica, el Acuerdo 257 de 2006 que establece La estructura, organización y funcionamiento del Distrito Capital.

 

Este proceso establece actores responsables y cronogramas para La realización de los informes de diferente alcance y naturaleza, y que describirán la situación administrativa, el balance de La gestión administrativa, La rendición de cuentas del Plan Distrital de Desarrollo "Un nuevo Contrato Soclal y ambiental para La Bogotá del Siglo XXI 2020-2024", y el empalme de las administraciones salientes y entrantes.

 

Para tal fin, y de acuerdo con lineamientos del orden nacional, se precisan conceptos, informes, cronogramas y equipos de trabajo para La elaboración de los informes así:

 

I. MARCO LEGAL Y EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

 

El Departamento Nacional de Planeación mediante La "Gula con orientaciones para La transición de gobiernos territoriales", define el empalme como un proceso que facilita a La administración entrante y saliente, establecer saberes y consideraciones que se deben conocer en La transición de gobierno, mediante el cual se hace entrega y se recibe formalmente La administración pública de La ciudad, convirtiéndose así en referente para La evaluación del gobierno saliente. Además, es estratégico y de interés público porque brinda insumos para La elaboración del nuevo Plan Distrital de Desarrollo.

 

Es decir, que el empalme es un proceso administrativo, que además de ser obligatorio, debe dar cuenta del uso de los recursos públicos, pero también se constituye en un proceso de conocimiento para gobernantes, colaboradores del sector público y ciudadanía en general con el fin de entregar los resultados de su gestión y los principales logros sobre las acciones de cumplimiento de los diferentes instrumentos de planeación[2] y gestión de la ciudad.

 

En efecto, el artículo 39 de La Ley 152 de 1994, por La cual se establece La Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, señala que, una vez elegida o elegido el alcalde, alcaldesa, gobernadora o gobernador respectivo, todas las dependencias de La administración territorial y, en particular, a las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a las candidatas y los candidatos electos y a las personas que designen para tal efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y de información que sea necesaria para La elaboración del Plan de Desarrollo.

 

De acuerdo con la Ley 951 de 2005, que crea el acta de informe de gestión para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establece la obligación para que las y los servidores públicos, en este caso, en el orden distrital, los representantes legales, presenten, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Además, a través de la Circular Conjunta 018 de 2015, proferida por la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, sugirió la observancia de algunas etapas que deben surtirse en el desarrollo del proceso de empalme, y señalo otros aspectos que debe tener dicho proceso, así como los contenidos del informe de gestión.

 

II. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES

 

La presente circular define los lineamientos, contenidos, esquemas de coordinación y cronogramas para la realización de los siguientes informes para el proceso de empalme:

 

1. Diagnósticos sectoriales; 

 

2. Informe de Balance y rendición de cuentas del Plan Distrital de Desarrollo; 

 

3. Informe de Balance estratégico de la Administración Distrital;

 

4. Informe de gestión y desempeño institucional basado en los temas del MIPG Distrital.

 

El contenido de estos documentos entrega la información necesaria para que el proceso de empalme se haga con base en datos completos y precisos respecto del estado del arte de las problemáticas sectoriales y territoriales, de la entrega de bienes, servicios, resultados e impactos en la ciudad, de la situación actual de las instituciones y sistemas administrativos y de gestión, el estado de avance de los planes, programas y proyectos ejecutados durante la administración saliente y aquellas grandes apuestas, logros, retos y dificultades que se quiere resaltar a la ciudadanía y a la administración entrante.

 

A continuación, se desarrolla un apartado para cada una de las secciones.

 

III. DIAGNÓSTICOS SECTORIALES

 

1. Introducción

 

El objetivo de los diagnósticos sectoriales es presentar el estado de línea de base en que se encuentra la ciudad, frente a la ejecución de las nuevas acciones que pretende adelantar la entrante Administración Distrital. Conjuntamente, los documentos de diagnósticos sectoriales permiten un análisis de los problemas, necesidades y oportunidades de la ciudad. En tal sentido, tienen un carácter estratégico, en el cual confluyen aspectos ambientales, demográficos, sociales, económicos, territoriales, culturales, de participación en la gestión pública, entre otros.

 

Las situaciones problemáticas que se establecen en los diagnósticos deben estar definidas en forma breve y clara, debe ser un único enunciado por problema, no deben confundirse con la carencia de una solución institucional o administrativa (necesidad), y se deben formular como situaciones insatisfactorias que requieren ser enfrentadas, eliminadas o transformadas. Los problemas son hechos o circunstancias que inciden negativamente en los procesos de desarrollo de la ciudad, dificultando el logro de mayores niveles de bienestar.

 

El documento de diagnóstico por entidad y por sector debe ser construido con base en estudios, operaciones estadísticas e información cartográfica oficial, de reconocida trayectoria y amplia difusión, de manera que sean fuente objetiva de consulta sobre la situación actual sectorial, territorial y social de la ciudad.

 

Estos documentos están orientados a la priorización de los problemas centrales del Distrito a nivel de cada sector y entidad, mostrando así mismo la forma como aquellas problemáticas se presentan en las localidades y otros niveles de desagregación que permitan mayor entendimiento de la situación como Unidades de Planeamiento Local - UPL, Zonas de Análisis del Transporte - ZAT, Sectores Catastrales, entre otros.

 

Las situaciones problemáticas deben identificarse a partir de magnitudes debidamente cuantificadas a partir de indicadores, valorando así mismo su grado de incidencia en las poblaciones afectadas y señalando la localización de estas en el territorio. Así mismo se deben formular narrativas asociadas a cada problemática sobre las causas y los efectos derivados. 

 

2. Estructura del documento

 

Para cada problemática que sea priorizada por el sector y la entidad, el documento debe presentar una estructura que defina: 

 

i. las situaciones problemáticas a partir de una narrativa breve; 

 

ii. acompañar los indicadores que permitan observar la evolución y el estado del arte de la magnitud del problema, para lo cual, se sugiere utilizar gráficas, tablas, y mapas que permitan presentar la información de forma cuantitativa y la forma como el problema se presenta en los territorios de la ciudad; 

 

iii. exponer las causas que soportan la persistencia del problema;  

 

iv. exponer las consecuencias o efectos que estos problemas generan. La argumentación de causas y efectos también puede hacerse a partir de la presentación de indicadores.

 

Así mismo, cuando existan estándares de comparación nacionales o internacionales y estos sean pertinentes para ilustrar las problemáticas, se sugiere introducirlos en el documento como referencias de análisis.

 

En todos los casos es necesario tener en cuenta la máxima rigurosidad en el uso de las fuentes de información de los indicadores, operaciones estadísticas y estudios utilizados.

 

Fuentes de información sugeridas

 

Para la construcción de los documentos de diagnósticos sectoriales es necesario tener como referencias, como mínimo, pero no limitado a, las siguientes fuentes:

 

- Indicadores del Acuerdo Distrital 067 de 2002, indicadores de gestión de la administración distrital, también llamados indicadores estratégicos de ciudad. Ver:

https://www.sdp.gov.co/gestion-estudios-estrategicos/informacion-cartografia-yestadistica/repositorio-estadistico/balance-de-gestion-2022%5D

 

- Encuesta Multipropósito de Bogotá 2021, más reciente, DANE, SDP. Ver: https://www.sdp.gov.co/gestion-estudios-estrategicos/estudios-macro/encuestamultiproposito

 

- Encuesta Bienal de Culturas 2019, más reciente. SCRD. Ver: https://culturaciudadana.gov.co/observatorio/publicaciones/ebc/encuesta-bienal-deculturas-2019

 

- Encuesta de Movilidad, SDM 2019 Ver:

https://www.movilidadbogota.gov.co/web/encuesta_de_movilidad_2019

- Encuesta de Calidad de Vida, 2022, DANE. Ver: https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/salud/calidad-de-vidaecv/encuesta-nacional-de-calidad-de-vida-ecv-2022

 

- Gran Encuesta Integrada de Hogares, DANE. Ver:

https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/mercado-laboral/empleo-ydesempleo/geih-

historicos#:~:text=La%20Gran%20encuesta%20integrada%20de,de%20la%20poblaci%C3 %B3n%20como%20sexo%2C

 

- Censo de población y viviendas, DANE y proyecciones de población SDP. Ver:

https://www.sdp.gov.co/gestion-estudios-estrategicos/estudios-macro/censo2018/proyecciones-de-poblacion

 

- Estudios y documentos de la Red de Observatorios Distritales. Ver: https://inventariobogota.sdp.gov.co/

 

- Información estadística y geográfica oficial disponible en Datos Abiertos de Bogotá. Ver: https://datosabiertos.bogota.gov.co/

 

Así mismo, se insta a la utilización de otros datos estadísticos, registros administrativos y estudios de cada sector que tengan robustez metodológica y trazabilidad.

 

3. Especificaciones técnicas del documento

 

- Utilizar letra Calibri (cuerpo), tamaño 11, a espacio sencillo, con 3 centímetros de espacio a los lados del documento.

 

- La extensión total del documento del sector no debe superar 20 páginas.

 

- Las tablas y gráficas utilizadas en el cuerpo del documento se deben enviar en formato Excel.

 

- Las imágenes y mapas que acompañen el documento deben entregarse en formatos .PDF o .tiff, y se sugiere exportar estás imágenes como mínimo a 300 dpi.

 

- Todas las tablas, gráficas e ilustraciones del documento deben tener título, fuente y fechas de actualización de los datos utilizados.

 

- Utilizar un lenguaje sencillo y concreto. Se requiere la cuantificación precisa y clara de las problemáticas, sus causas y los efectos, a nivel de ciudad, de localidades y otros niveles geográficos pertinentes.

 

- Se debe usar la última información estadística disponible al momento de la elaboración del informe.

 

4. Responsables

 

- Cada entidad del Distrito debe preparar la información de acuerdo con los lineamientos de esta circular y elaborar el documento diagnostico por entidad. Este documento deberá ser remitido a la entidad cabeza de sector.

 

- Las Secretarías cabeza de sector deben coordinar y compilar la información de su respectivo sector y elaborar con esto un documento de diagnóstico sectorial.

 

- La entidad cabeza de sector deberá entregar un documento de diagnóstico por entidad y un documento diagnóstico de su sector.

 

5. Cronograma

 

 

IV. INFORME DE BALANCE Y RENDICIÓN DE CUENTAS DEL PLAN DISTRITAL DE DESARROLLO

 

1. Introducción

 

El Plan Distrital de Desarrollo “Un nuevo Contrato Social y ambiental para la Bogotá del Siglo XXI” fue la hoja de ruta que siguió la Alcaldía Mayor de Bogotá para dar cumplimiento a los propósitos trazados para la ciudad en el período comprendido entre las vigencias 2020 a 2024 y que define los lineamientos estratégicos del programa de gobierno de la Alcaldesa Mayor y aprobados por el Concejo de Bogotá a través del Acuerdo Distrital 761 de 2020.

 

El Balance de Resultados del Plan será acumulado a 30 septiembre de 2023, con una proyección a 31 de diciembre de 2023 y al 30 de junio de 2024, teniendo en cuenta la siguiente estructura:

 

2. Estructura del documento

 

- Capítulo 1. Balance de las grandes apuestas de la Administración Distrital Corresponde a la descripción y presentación de los resultados destacados en los cinco propósitos del PDD, en clave de los 8 temas relevantes para la ciudadanía. Estos son: el cuidado de las mujeres; la educación de los niños y las niñas; las oportunidades de los jóvenes; el bienestar de las familias; la movilidad sostenible y el medio ambiente; la seguridad y la convivencia; la cultura y la recreación; y la reactivación económica. 

 

Cada uno de estos temas contiene los programas y proyectos estratégicos que la Administración Distrital se propuso para hacer una ciudad cuidadora, sostenible, incluyente y consciente, además de mitigar y enfrentar los efectos de la pandemia. Entre estos programas y proyectos se destacan: el Sistema Distrital de Cuidado, el cierre de brechas de acceso a educación, la infraestructura educativa y de salud, los que han impulsado la superación de la pobreza (Ingreso Mínimo Garantizado- IMG), la recuperación de la actividad socioeconómica y empleo asociada con la preparación, contención y mitigación de la pandemia del COVID-19; jóvenes a la U; el apoyo a jóvenes vulnerables; el reverdecer en la ciudad; el tránsito hacia una movilidad incluyente y sostenible, el POT, y la Región Metropolitana Bogotá – Cundinamarca, entre otros temas.  

 

- Capítulo 2. Resultados obtenidos por los sectores de la administración distrital en el marco de los logros del Plan Distrital de Desarrollo y su ejecución presupuestal, acumulado a 30 de septiembre de 2023.

 

Este capítulo se desarrolla por sector, en términos de logros de ciudad al que le aporta el sector, teniendo en cuenta entidades adscritas y vinculadas. Cada logro debe desarrollarse en máximo 2 páginas que incluye tablas, gráficos, imágenes y mapas, analizando el cumplimiento de las principales metas sectoriales que contribuyeron a su cumplimiento.

 

Cada sector deberá realizar un análisis de la ejecución presupuestal por propósito y programa general acumulado del PDD a 30 de septiembre 2023, basada en cifras del sistema presupuestal de la Secretaría de Hacienda y registrado en Segplán. Adicionalmente, deberá dejar la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024. 

 

Al finalizar el capítulo cada sector debe relacionar los temas prioritarios que deben ser atendidos al inicio de la administración entrante.

 

- Capítulo 3. Balance del cumplimiento a las metas del Plan Distrital de Desarrollo

 

Contendrá el resultado del cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Distrital de Desarrollo con corte a 30 de septiembre de 2023 de acuerdo con la información que cada entidad distrital registre en el sistema Segplán. Adicionalmente, quedará la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024 la cual debe ser diligenciada en la herramienta dispuesta por la SDP que será enviada antes del 30 de septiembre de 2023 cada entidad distrital.

 

- Capítulo 4. Seguimiento al programa de Ejecución de obras del Plan de Ordenamiento Territorial - POT

 

Contendrá una breve introducción y análisis de la información suministrada en Segplán (Territorialización de la inversión) a la Secretaría Distrital de Planeación, según lo previsto en el Título III, Capítulo Único del Acuerdo 761 de 2020. Igualmente, las acciones y/o intervenciones que se vienen ejecutando en el PDD en el marco del POT anterior y quedaron priorizadas en el Decreto 555 de 2022.

 

- Capítulo 5. Informe de Balance de los ODS en el Marco del Plan Distrital de Desarrollo 2020-2024 

 

Las y los gerentes de metas trazadoras actualizan a 30 de septiembre de 2023 la parte 2 Avances de los ODS en Bogotá en el marco de metas trazadoras del PDD de acuerdo con el “Informe de balance de ODS con corte a 31 de diciembre de 2022” localizado en el siguiente link https://www.sdp.gov.co/gestion-a-la-inversion/programacion-y-seguimientoa-la-inversion/planes-de-desarrollo-local/nuevo-contrato-social-y-ambiental-siglo-xxi

  

- Capítulo 6. Ejecución del presupuesto de inversión agregada por estructura del Plan Distrital de Desarrollo según Sector

 

Contendrá un análisis de la ejecución presupuestal por propósito y sectores acumulado del PDD a 30 de septiembre 2023, basada en cifras del sistema presupuestal de la Secretaría de Hacienda y registrado en Segplán. Adicionalmente, quedará la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024.

 

- Capítulo 7. Balance de la estrategia financiera del Plan Distrital de Desarrollo 

 

Contendrá un balance de la estrategia financiera referente a la gestión adelantada por la Administración Distrital en el manejo de las fuentes de financiación del Plan de Desarrollo con corte a septiembre de 2023. Adicionalmente, quedará la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024.

 

- Capítulo 8. Recursos del Sistema general de regalías y el Plan Distrital de Desarrollo

 

De acuerdo con lo establecido en el Capítulo 2 (Artículo 144) del Acuerdo 761 de 2020, da cuenta de la gestión adelantada por la Administración Distrital en la ejecución de proyectos de inversión del Sistema general de regalías alineados con el PDD. 

 

3. Especificaciones técnicas del documento

 

En general para los capítulos:

 

- Utilizar letra Calibri (cuerpo), tamaño 11, a espacio sencillo, con 3 centímetros de espacio a los lados del documento.

 

- Utilizar un lenguaje sencillo y concreto. Se requiere la cuantificación precisa y clara de las problemáticas, sus causas y los efectos, a nivel de ciudad, de localidades y otros niveles geográficos pertinentes.

 

En específico para cada capítulo:

 

- Capítulo 1. Balance de las grandes apuestas de la Administración Distrital: máximo 5 páginas con información a corte 30 de septiembre. 

 

- Capítulo 2. Resultados obtenidos por los sectores de la administración distrital en el marco de los logros del Plan Distrital de Desarrollo con corte a 30 de septiembre y la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024, utilizar el modelo de la rendición de cuentas de marzo de 2023, capitulo 2 páginas 34 a 204, que se encuentra en el siguiente link: https://www.sdp.gov.co/gestion-a-la-inversion/programacion-y-seguimiento-a-la-inversion/planes-de-desarrollo-local/nuevocontrato-social-y-ambiental-siglo-xxi. 

 

- Capítulo 3. Balance del cumplimiento a las metas del PDD: La información para este capítulo será cargada por las entidades distritales en el sistema SEGPLAN con corte a septiembre 30 de 2023; y la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024, será cargada por las entidades distritales en la herramienta que defina la SDP, la cual será enviada a cada entidad antes del 30 de septiembre de 2023. 

 

- Capítulo 4. Seguimiento al POT. 

 

- Capítulo 5. ODS. 

 

- Capítulo 6. Ejecución del presupuesto de inversión agregada por estructura del Plan Distrital de Desarrollo según Sector, con corte a 30 de septiembre y la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024. Esta sección tendrá un máximo de 4 páginas, incluyendo tablas, gráficos, imágenes y mapas.

 

- Capítulo 7. Balance de la estrategia de financiera del Plan Distrital de Desarrollo, con corte a 30 de septiembre y la proyección a 31 de diciembre de 2023 y a 30 de junio de 2024: Esta sección tendrá un máximo de 8 páginas, incluyendo gráficos, imágenes y tablas.

 

- Capítulo 8. Recursos del Sistema general de regalías y el Plan Distrital de Desarrollo: Esta sección tendrá un máximo de 5 páginas, incluyendo tablas, gráficos, imágenes y mapas.

 

4. Responsables

 

- Capítulo 1: Jefatura de Gabinete - Delivery Unit.  

 

- Capítulo 2: Entidades cabeza de sector

 

- Capítulo 3: Entidades Distritales cargue de información en Segplan a septiembre 30 de 2023 y el diligenciamiento de la herramienta enviada por la SDP para el cargue de la información a diciembre 31 de 2023 y junio 30 de 2024, la consolidación de información y la construcción del capítulo por la Secretaría Distrital de Planeación - Dirección Distrital de Programación y Seguimiento a la Inversión y Plan de Desarrollo.

 

- Capítulo 4: Secretaría Distrital de Planeación - Dirección Distrital de Programación y Seguimiento a la Inversión y Plan de Desarrollo

 

- Capítulo 5: Secretaría Distrital de Planeación - Subsecretaría de Políticas Públicas y Planeación social y económica y Gerentes de metas trazadoras del PDD. 

 

- Capítulo 6: Secretaría Distrital de Planeación - Dirección Distrital de Programación y Seguimiento a la Inversión y Plan de Desarrollo.

 

- Capítulo 7: Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto.

 

- Capítulo 8: Secretaría Distrital de Planeación - Dirección de Inversiones Estratégicas.

 

5. Cronograma

 

 

V. INFORME DE BALANCE ESTRATÉGICO DE LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL

 

1. Introducción

 

El informe de balance estratégico de la Administración Distrital se destacan las grandes apuestas de la administración, los principales logros e impactos de la gestión, así como los retos sectoriales que serán insumo para la continuidad de políticas y proyectos vitales para la ciudad, y la construcción de nuevos retos. 

 

Para esto, cada entidad deberá elaborar el documento de balance estratégico de su entidad y la entidad cabeza de sector deberá elaborar un documento de balance estratégico del sector. 

 

2. Estructura del documento

 

Estructura del documento por entidad

 

Capítulo 1. Presentación de la entidad

 

Describir de forma muy breve los principales aspectos de la misión y visión de la entidad y los objetivos con que está comprometido en términos de las grandes apuestas que se hicieron en esta administración.

 

Preguntas orientadoras para responder el capítulo:

 

- ¿En qué estado recibió la entidad la actual Administración?

 

- ¿Cuáles de los compromisos de programa de gobierno quedaron plasmados como programas y proyectos en el Plan Distrital de Desarrollo?

 

- ¿Qué otros compromisos, además de los adquiridos en el plan de gobierno, se incluyeron en el Plan Distrital de Desarrollo?

 

 

Capítulo 2. Principales logros de la entidad

 

Exponer máximo 5 logros que sean considerados los aportes más representativos de la entidad a la ciudad. Se deben presentar los impactos generados en la ciudad en términos de bienes, servicios y beneficiarios. Para ello se sugiere señalar la línea de base que se encontró al momento de asumir la administración.

 

Así mismo, se sugiere considerar aquellas políticas, programas y proyectos que se deben consolidar o darles continuidad en la administración entrante, por su importancia en términos de representar compromisos asumidos bajo instrumentos de planeación de mediano o largo plazo, compromisos regionales, nacionales o internacionales, justificando su importancia.

 

La presentación de los logros más importantes se debe argumentar desde variables cuantitativas como cualitativas. La presentación puede respaldarse en información gráfica, mapas, ilustraciones o fotos.

 

Preguntas orientadoras para responder el capítulo:

 

- ¿Cuáles son los principales resultados obtenidos por su entidad desde enero de 2020 a la fecha? Diferenciar si fueron actividades, programas y proyectos contemplados o no en el PDD.

 

- ¿Cuáles de las políticas y programas de su entidad deberían continuar en la siguiente administración? ¿Por qué?

 

Capítulo 3. Fortalezas para destacar y mantener 

 

Exponer máximo 5 aspectos positivos de la gestión de la entidad que fueron fundamentales para la buena gestión y el cumplimiento de la misión y por tanto se sugiere que se mantengan. Se debe plantear los riesgos de no continuar con estas fortalezas desarrolladas y la importancia de mantenerlas. 

 

Preguntas orientadoras para responder el capítulo:

 

- ¿Cuáles aspectos de la gestión de la entidad considera deben mantenerse para el logro de la implementación de los programas y proyectos? 

 

- ¿Por qué es importante mantener esas fortalezas y darles continuidad?

 

Capítulo 4. Retos y recomendaciones 

 

Exponer los principales retos y desafíos (máximo 5) que deberían ser abordados por la siguiente administración, argumentando desde el punto de vista técnico y normativo su relevancia e importancia estratégica. Así mismo se debe señalar aquellos riesgos potenciales en que se podría incurrir en caso de no asumir estos retos.

 

Dejar máximo 5 recomendaciones que considera son las más relevantes para la siguiente administración respecto a su entidad. 

 

Preguntas orientadoras para responder el capítulo:

 

- ¿Cuáles fueron las principales dificultades de la entidad identificadas en la implementación de los programas y proyectos?

 

- ¿Cuáles son las necesidades urgentes que quedan pendientes por resolver a partir del 1 de enero de 2024?

 

- ¿Qué recomendaciones le dejaría a la entidad para la siguiente administración?

 

Estructura del documento por sector

 

Capítulo 1. Presentación del sector

 

Describir de forma muy breve los principales aspectos de la misión y visión del sector y los objetivos con que está comprometido en términos de las grandes apuestas que se hicieron en esta administración.

 

Capítulo 2. Principales logros del sector

 

Exponer máximo 5 logros que sean considerados los aportes más representativos del sector a la ciudad. Se deben presentar los impactos generados en la ciudad en términos de bienes, servicios y beneficiarios. Para ello se sugiere señalar la línea de base que se encontró al momento de asumir la administración.

 

Así mismo, se sugiere considerar aquellas políticas, programas y proyectos que se deben consolidar o darles continuidad en la administración entrante, por su importancia en términos de representar compromisos asumidos bajo instrumentos de planeación de mediano o largo plazo, compromisos regionales, nacionales o internacionales, justificando su importancia.

 

La presentación de los logros más importantes se debe argumentar desde variables cuantitativas como cualitativas. La presentación puede respaldarse en información gráfica, mapas, ilustraciones o fotos.

 

Capítulo 3. Fortalezas para destacar y mantener 

 

Exponer máximo 5 aspectos positivos de la gestión del sector que fueron fundamentales para la buena gestión y el cumplimiento de la misión y por tanto se sugiere que se mantengan. Se debe plantear los riesgos de no continuar con estas fortalezas desarrolladas y la importancia de mantenerlas. 

 

Capítulo 4. Retos y recomendaciones 

 

Exponer los principales retos y desafíos (máximo 5) del sector que deberían ser abordados por la siguiente administración, argumentando desde el punto de vista técnico y normativo su relevancia e importancia estratégica. Así mismo se debe señalar aquellos riesgos potenciales en que se podría incurrir en caso de no asumir estos retos.

 

Dejar máximo 5 recomendaciones que considera son las más relevantes para la siguiente administración respecto a su sector. 

 

NOTA: En los casos donde las entidades cabezas de sector no tienen entidades adscritas, realizar un solo documento. 

 

3. Especificaciones técnicas del documento

 

- Utilizar letra Calibri (cuerpo), tamaño 11, a espacio sencillo, con 3 centímetros de espacio a los lados del documento.

 

- Las tablas y gráficas utilizadas en el cuerpo del documento se deben enviar en formato Excel.

 

- Las imágenes y mapas que acompañen el documento deben entregarse en formatos .PDF o .tiff, y se sugiere exportar estás imágenes como mínimo a 300 dpi.

 

- Todas las tablas, gráficas e ilustraciones del documento deben tener título, fuente y fechas de actualización de los datos utilizados.

 

- Se debe usar la última información estadística disponible al momento de la elaboración del informe.

 

4. Responsables

 

- Cada entidad del Distrito debe preparar la información de acuerdo con los lineamientos de esta circular.

 

- Las Secretarías cabeza de sector deben coordinar y compilar la información de su respectivo sector y entregar el Balance estratégico de sus entidades respectivas y el documento sectorial.

 

5. Cronograma

 

VI. INFORMES DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

 

1. Introducción

 

Considerando la necesidad de articular los lineamientos definidos en la guía "Guía con orientaciones para la transición de gobiernos territoriales", con las disposiciones del Decreto Nacional 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional 1499 de 2017 (art. 2.2.22.3.4., 2.2.22.3.6., 2.2.22.3.7. y 2.2.22.3.8.) y del Decreto Distrital 221 de 2023 (art. 6, 7, 20, 22, 23), la información de la Gestión y Desempeño Institucional debe hacer parte del ejercicio de empalme de esta Administración.

 

Para el efecto, este ejercicio tendrá como base dos componentes, a saber: informes sectoriales de gestión y desempeño; e informes por Política de Gestión y Desempeño. 

 

Con la información enviada por las entidades cabeza de sector y las entidades líderes de política de gestión y desempeño, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, elaborará el informe distrital de gestión y desempeño. Este informe permitirá a la Administración Distrital evidenciar el avance en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, dado que contiene una descripción cuantitativa y cualitativa del estado actual de las políticas de gestión y desempeño, así como un análisis de oportunidades, retos y recomendaciones para la sostenibilidad y mejora del modelo.

 

2. Estructura del documento

 

- Componente 1. Informes sectoriales de gestión

 

El Informe de Empalme de Gestión y Desempeño Sectorial es un informe ejecutivo y estratégico, que se dividirá en 3 capítulos: generalidades del Sector, institucionalidad y gestión sectorial; y conclusiones y recomendaciones.

 

El Informe de Empalme de Gestión y Desempeño Sectorial tendrá fecha de corte 30 de septiembre de 2023 y debe incorporar los aspectos claves desarrollados entre 2020 y 2023 y debe ser entregado a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. 

La información requerida en este Informe de Empalme de Gestión y Desempeño Sectorial le servirá a cada una de las entidades para el proceso de empalme individual con la administración entrante.

 

- Componente 2. Informes por Política de Gestión y Desempeño

 

Cada líder de política definido en el numeral 1º del artículo 17 del Decreto Distrital 221 de 2023 y como se muestra en la tabla 1 “Líderes distritales de las Políticas de Gestión y Desempeño”, elaborará el informe de su política de gestión y desempeño correspondiente, teniendo en cuenta los avances obtenidos en la implementación y seguimiento de la misma durante el cuatrienio, y las acciones del “Plan Marco para el fortalecimiento e implementación del MIPG en el Distrito Capital”, aprobado por la Comisión Intersectorial de Gestión y Desempeño. 

 

En cada política se debe hacer énfasis en los aspectos más relevantes. Para tal fin, se recomienda priorizar lo que tenga que ver con logros y recomendaciones. 

 

3. Especificaciones técnicas del documento

 

En general para los capítulos:

 

- Para cada informe utilizar letra Calibri (cuerpo), tamaño 11, a espacio sencillo, con 3 centímetros de espacio a los lados del documento.

 

- Las tablas, gráficas e ilustraciones utilizadas en el cuerpo del documento se deben enviar en formato editable, con el propósito de poder usarlas para la consolidación del informe sectorial o del informe distrital.

 

- Utilizar lenguaje claro, haciendo énfasis en los aspectos más relevantes. 

 

- Todas las tablas, gráficas e ilustraciones del documento deben tener título, fuente y fechas de actualización de los datos utilizados.

 

En específico para cada componente:

 

- Componente 1. Informes sectoriales de gestión. Ver: Anexo 1 Capitulo VI y Anexo 2 Capítulo VI.

 

- Componente 2. Informes por Política de Gestión y Desempeño. Ver: Anexo 3 Capítulo VI “Informe empalme líderes distritales de políticas de gestión y desempeño”

 

4. Responsables

 

Componente 1. Informes sectoriales de gestión

 

Cada entidad debe elaborar el “Informe de Empalme de Gestión y Desempeño Institucional” utilizando el Anexo 1 Capítulo VI, el cual debe ser remitido a las Oficinas Asesoras de Planeación o quién haga sus veces de la Secretaría Cabeza de Sector para su consolidación de acuerdo con el cronograma establecido.

 

Con estos reportes, cada Secretaría cabeza de sector debe elaborar el informe consolidado de su sector utilizando el Anexo 2 Capítulo VI “Informe Empalme Gestión y Desempeño Sectorial". Este informe sectorial debe ser remitido a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., al correo electrónico mipgdistrito@alcaldiabogota.gov.co, junto con sus anexos (Informes Empalme de Gestión y Desempeño Institucional de las entidades del Sector).

 

Para la realización de esta labor, se recomienda integrar a los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño y a los Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño, como instancias de orientación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

- Componente 2. Informes por Política de Gestión y Desempeño

 

Cada líder de política (tabla 1 “Líderes distritales de las Políticas de Gestión y Desempeño”), elaborará el informe de su política de gestión y desempeño correspondiente. Dicho informe será remitido a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., al correo electrónico mipgdistrito@alcaldiabogota.gov.co, de acuerdo con el cronograma definido, para lo cual se deberá utilizar el Anexo 3 Capítulo VI “Informe empalme líderes distritales de políticas de gestión y desempeño”.

 

Tabla 1 Líderes distritales de las políticas de gestión y desempeño

 

 

5. Cronograma

 

VII. EQUIPO DE EMPALME

 

Para el proceso de entrega de los informes de empalme, cada sector debe designar un enlace responsable. Estos enlaces estarán encargados de facilitar la consecución y entrega de la información solicitada mediante la presente circular, así como de coordinar al interior de la entidad y del sector, en caso de que sea necesario, el posterior proceso de empalme con la administración entrante. El responsable designado debe pertenecer al nivel directivo o asesor.

 

Para esto, se solicita a cada entidad proporcionar a más tardar el 25 de agosto, el nombre completo, número celular de contacto y correo electrónico de la persona designada, el siguiente enlace: https://rb.gy/hkkfg

 

1. Equipo de coordinación La Secretaria General y la Secretaria Distrital de Planeación dispondrán de apoyo permanente para la elaboración de los documentos contenidos en esta circular. A continuación, se presenta el equipo de apoyo para tal efecto.

 

 

Por Ultimo, se recuerda que los informes que se solicitan a través de esta circular son de obligatorio cumplimiento; por tanto, se insta a las entidades requeridas a cumplir con los deberes solicitados con la debida calidad, diligencia, eficiencia y oportunidad.

 

Cordialmente,

CLAUDIA LÓPEZ HERNÁNDEZ

 

Alcaldesa Mayor

 

Nota: Ver norma original en Anexos

 

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