RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 Ver la Circular Conjunta de la Procuraduría General de la Nación 01 de 2005 , Ver el Decreto Distrital 224 de 2005

I. ASPECTOS GENERALES

La Ley 716 de 2001¹ prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004², determinó la obligatoriedad para las entidades públicas de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las mismas, señalando que el plazo para ejecutar todas las acciones relacionadas con el proceso de saneamiento contable vence el 31 de diciembre de 2005.

Frente a lo anterior, y, teniendo en cuenta que en mi calidad de Director del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (en adelante DADEP)³ actúo de conformidad con la delegación efectuada por el Decreto Distrital 854 de 2001⁴, me corresponde suscribir los contratos y demás actos jurídicos relacionados con el Patrimonio Inmobiliario del Distrito Capital, como representante legal, judicial y extrajudicial del mismo, por delegación del Alcalde Mayor de la ciudad.

Teniendo en cuenta que la Ley 901 del 27 de julio de 2004 amplió el término para llevar a cabo el saneamiento contable de las entidades públicas de todos los órdenes y niveles de la Administración Pública, entre otros, frente a aquellos bienes "inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar de la información contable, según corresponda"⁵, y, atendiendo a lo señalado por el Decreto Nacional 1014 del 18 de abril de 2005⁶, mediante la presente circular externa procedo a fijar los criterios o pautas que deben seguirse para adelantar el procedimiento tendiente al saneamiento contable de los bienes inmuebles de las Entidades del Sector Central y Descentralizado del Distrito Capital, en aplicación de las disposiciones contenidas por la Ley 901 de 2004 y el Decreto Nacional 1014 de 2005⁷.

En aplicación del literal b) del artículo 3º de la Ley 901 de 2004 y de los artículos 2º y 3º del Decreto Nacional 1014 de 2005, la Entidad Pública interesada en adelantar el saneamiento contable de sus bienes inmuebles, por cada uno de ellos, elaborará y expedirá un acto administrativo motivado, con el cual demostrará la posesión, la ocupación, la destinación, o la afectación del mismo, el cual, se fundamentará en los documentos que más adelante se expondrán.

El referido acto administrativo, expedido por la Entidad pública interesada en el saneamiento contable, una vez se encuentre ejecutoriado de acuerdo con las normas del Código Contencioso Administrativo, será remitido junto con su expediente original formado al DADEP, con el fin de que éste, elabore y profiera la Resolución de transferencia de dominio de que trata el artículo 3º del Decreto Nacional 1014, en nombre y representación legal del Distrito Capital de Bogotá⁸.

El DADEP contará con quince (15) días hábiles⁹, para revisar y comprobar la existencia de todos los documentos exigidos en la presente circular necesarios para la expedición del acto administrativo motivado por parte de la Entidad Pública interesada en adelantar el saneamiento contable de sus bienes inmuebles. En caso que el DADEP observe que falta un documento o que existe inexactitud en los datos suministrados, oportunamente informará a la respectiva Entidad interesada para que subsane la situación, y se pueda continuar con el trámite.

El DADEP, una vez vencido el término anterior o subsanado el trámite, según el caso, contará con el término de los diez (10) días hábiles previstos por el artículo 3º del Decreto Nacional 1014 de 2005, para elaborar y expedir la anotada Resolución de transferencia de dominio.

Cada Entidad Pública interesada en adelantar el saneamiento contable de sus bienes inmuebles, por cada uno de ellos, remitirá al DADEP el expediente original formado que sirvió de fundamento para la expedición del respectivo acto administrativo motivado mediante el cual se demostró la posesión, la ocupación, la destinación o la afectación del mismo. Dicho expediente, siguiendo lo establecido por el artículo 2º del Decreto Nacional 1014 de 2005, deberá contener:

1. La copia de los documentos que acrediten la representación legal de la entidad pública involucrada y/o la autorización en aquellas entidades que por su estructura legal requieran de la misma¹⁰.

2. El registro contable del bien inmueble, con la correspondiente certificación expedida por el contador de la entidad, la cual deberá ser expedida con una antelación no mayor a treinta (30) días.

3. La constancia del pago de la facturas de los servicios públicos domiciliarios con que cuente el bien inmueble, a través del tiempo, o copia del acuerdo de pago suscrito con la empresa de servicios públicos respectiva, por quien esté ocupando el bien, si a ello hubiere lugar.

4. La constancia del pago del impuesto predial o la presentación del mismo, a través del tiempo, si a ello hubiere lugar.

5. La certificación expedida por el Departamento Administrativo de Catastro Distrital, referida a la existencia del inmueble; en su defecto, la constancia relativa a la identidad catastral de las construcciones sobre él impuestas, o la prueba de la destinación o afectación del mismo, esta última, expedida por una Curaduría Urbana para el caso de Bogotá DC, según la normatividad vigente sobre la materia¹¹.

6. La certificación del Registrador de instrumentos públicos competente que acredite la carencia de identidad registral.

7. El documento contentivo del avalúo del inmueble en el que, entre otros, se determine claramente el bien a sanear, por su área y linderos, el cual tendrá una vigencia de un (1) año¹².

   La entidad pública interesada en éste trámite, solicitará al Departamento Administrativo de Catastro Distrital (en adelante DACD), el avalúo catastral del inmueble, para lo cual deberá aportar la identificación del mismo por sus linderos, forma, área y ubicación en la manzana catastral.

   Si el inmueble no se encuentra inscrito en la base de datos del DACD, ésta entidad, elaborará el avalúo comercial de conformidad con la reglamentación existente, para lo cual la entidad interesada deberá aportar los siguientes documentos:¹³

   1) Identificación del inmueble: linderos, forma, ubicación sobre la manzana catastral.

   2) Área del inmueble

   3) Concepto de Norma

8. Todos los actos, incluyendo las escrituras públicas, en caso que existan, que acrediten la ocupación, la posesión, la destinación o la afectación del inmueble¹⁴.

En aplicación del literal d) del artículo 3º de la Ley 901 de 2004, la Entidad Pública interesada en adelantar el saneamiento contable de sus bienes inmuebles, por cada uno de ellos, elaborará el Acta de Transferencia de Dominio¹⁵.

El Acta de Transferencia de Domino, por sí sola, será título registrable para la transferencia de la propiedad ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente y documento de actualización de la información existente en el Departamento Administrativo de Catastro Distrital.

El Acta será remitida junto con el expediente original formado al DADEP, con el fin de aceptar la transferencia en su calidad de representante legal de la propiedad inmobiliaria Distrital, cuando en ésta intervenga una entidad del sector central del Distrito Capital.

El DADEP contará con un término de quince (15) días hábiles, para revisar y comprobar la existencia de todos los soportes exigidos en la presente circular y la firmará en caso que exista conformidad con aquellos. En caso de observar algún faltante o inexactitud, el DADEP oportunamente informará a la respectiva Entidad para que subsane el mismo, y se pueda continuar con el trámite.

Si en el acto no interviene alguna entidad del sector central del Distrito Capital, el acta será suscrita directamente por la entidad interesada en el trámite.

Dicha Acta será diligenciada por la Entidad Pública que ostenta la titularidad del inmueble o en su defecto por la entidad que lo viene ocupando o poseyendo, y debe contar con los siguientes documentos soporte:

1. La copia de los documentos que acrediten la representación legal de la entidad pública involucrada y/o la autorización en aquellas entidades que por su estructura legal requieran de la misma.

2. El estudio de títulos del predio a sanear, el cual debe comprender los últimos diez (10) años, y tendrá una vigencia de tres (3) meses. Asimismo se deberán acompañar los documentos originales soportes del estudio de títulos del predio (folios de matrícula inmobiliaria, copias de las escrituras públicas estudiadas, etc.).

3. La certificación expedida por el Departamento Administrativo de Catastro Distrital, referida a la existencia del inmueble; en su defecto, la constancia relativa a la identidad catastral de las construcciones sobre él impuestas, o la prueba de la destinación o afectación del mismo, esta última, expedida por una Curaduría Urbana para el caso de Bogotá DC, según la normatividad vigente sobre la materia.

4. El documento contentivo del avalúo del inmueble en el que, entre otros, se determine claramente el bien a sanear, por su área y linderos, el cual tendrá una vigencia de un (1) año.

   La entidad pública interesada en éste trámite, solicitará al Departamento Administrativo de Catastro Distrital el avalúo catastral del inmueble, para lo cual deberá aportar la identificación del mismo por sus linderos, forma, área y ubicación en la manzana catastral.

   Si el inmueble no se encuentra inscrito en la base de datos del DACD, ésta entidad, elaborará el avalúo comercial de conformidad con la reglamentación existente, para lo cual la entidad pública interesada en el saneamiento contable deberá aportar los siguientes documentos: ¹⁶

   1) Identificación del inmueble: linderos, forma, ubicación sobre la manzana catastral.

   2) Área del inmueble

   3) Concepto de Norma

5. La identificación plena del inmueble por sus linderos, área y nomenclatura oficial otorgada por el Departamento Administrativo de Catastro Distrital.

El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, sólo suscribirá Actas de Transferencia de Dominio o proferirá las Resolución de transferencia de dominio, en la medida que los bienes inmuebles a sanear, objeto de la transferencia no se encuentren sujetos a gravámenes, embargos, registros de demandas, pleitos pendientes, fiducias mercantiles, contribución de valorización y otras limitaciones al dominio. Sin embargo, y sólo para los efectos legales previstos por la Ley 901 de 2004 y por el término de vigencia de la misma, el DADEP procederá a suscribir Actas de Transferencia de Dominio o proferirá Resolución de transferencia de dominio, dejando expresamente señalado la entidad pública responsable del saneamiento de tales situaciones que se presenten frente a los bienes inmuebles, y por ende le corresponderá comprometerse a sanear los mismos y a responder por ellos, en el evento dado.

Una vez se inscriba el Acta de Transferencia o la Resolución, dependiendo del caso, en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente, y se actualice la información del Departamento Administrativo de Catastro Distrital, la entidad distrital interesada en el mismo remitirá al DADEP el folio de matrícula inmobiliaria en donde conste la inscripción del documento, así como el boletín catastral, para su incorporación en el Inventario de la Propiedad Inmobiliaria Distrital a cargo del DADEP¹⁷ y la depuración de la información contable respectiva.

Atentamente