| |
INSTRUCTIVO 003 DE 2005
Derogado por el art. 18, Decreto Distrital 690 de 2011
|
PARA: |
ASESOR, SECRETARIO TÉCNICO COMITÉ DE CONCILIACIÓN, ABOGADOS DE PLANTA Y CONTRATISTA APODERADOS DEL DISTRITO CAPITAL . SECRETARIO GENERAL. |
|
DE: |
DIRECTORA DISTRITAL JURÍDICA
SUBDIRECTOR DE GESTIÓN JUDICIAL |
|
ASUNTO: |
PRESENTACIÓN DE CASOS E INFORMES AL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. |
|
FECHA: |
4 DE MARZO DE 2005 |
Atentamente les comunico que el Comité de Conciliación de esta Secretaría, en su sesión ordinaria del día 1 de marzo de 2005, aprobó un nuevo reglamento para el trámite de los asuntos de competencia del Comité de Conciliación. En la Secretaría de la Subdirección de Gestión Judicial podrán reclamar una copia del reglamento para cada uno de ustedes.
Dentro de los asuntos novedosos del reglamento se encuentra que en los artículos 17, 18 y19 se faculta a esta Dirección para que a través de un instructivo se determinen unos requisitos de forma y contenido mínimo que deben satisfacerlas fichas técnicas en materia de conciliación, repetición e informes sobre llamamiento en garantía a servidores públicos distritales.
Tal disposición encuentra sentido en la medida de que esta Dirección debe facilitar el desarrollo de las funciones encomendadas al Comité de Conciliación, además de mantener la imagen, rigor y profesionalidad de las discusiones jurídicas con base en los documentos elaborados por la Subdirección de Gestión Judicial, en especial respecto de la elaboración y presentación de las fichas técnicas e informes antes señalados.
Por lo tanto, en desarrollo de los presupuestos antes señalados, a continuación se fijan las siguientes instrucciones para la elaboración de las fichas para:
a. Estudio de la procedencia de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos (artículo 2° Decreto 1214 de 2000).
b. Estudio para determinar la procedencia de la acción de repetición, (artículo 12 Ibídem).
c. Informes de los apoderados sobre la no viabilidad de los llamamientos en garantía de servidores públicos, en procesos de indemnización de perjuicios, (artículo 13 Ibídem).
Para lo cual a continuación de precisan los lineamientos a los que se refiere el Comité de Conciliación, así:
1. La veracidad, calidad y fidelidad de la información consignada en las respectivas fichas e informes es responsabilidad del abogado que tiene a su cargo el asunto.
2. En todas las fichas, el abogado a cargo del asunto deberá hacer un análisis muy completo de la ocurrencia o no de la caducidad de las acciones o prescripciones de los derechos, analizando claramente los hechos acreditados en el expediente, las normas involucradas y los pronunciamientos que respecto de casos similares hayan dictado la jurisprudencia y la doctrina.
3. Así mismo, el abogado a cargo del asunto deberá hacer un análisis respecto de la competencia del Comité de Conciliación de la Secretaría General para resolver el asunto y si los hechos y pretensiones analizadas son conforme a la Ley transigibles, desistibles y/o conciliables.
4. De otra parte, es responsabilidad de los abogados presentar oportunamente al Comité de Conciliación los casos a su cargo, por lo que se recomienda la presentación de los casos antes de la fijación de la respectiva audiencia, especialmente para el caso de procesos con trámite sumario o especial, como las acciones constitucionales.
5. En consecuencia, deberán presentarse oportunamente al Comité las fichas técnicas relativas a: estudio de procedencia de las acciones de repetición; conciliaciones que se practiquen en sede judicial o extrajudicial; contratos de transacción que precaven un litigio inminente o los que dan por terminado uno existente; audiencia de pacto de cumplimiento, en el caso de las acciones populares, y las de los demás mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en el ordenamiento jurídico.
6. Para los efectos del presente Instructivo, se entiende que la presentación oportuna de los asuntos comprende al Comité con la atención suficiente a la fecha de la respectiva audiencia o mecanismo alternativo de solución de conflictos y dentro de los términos de caducidad y prescripción, especialmente cuando se trate de acciones de repetición.
7. En ese orden de ideas, los abogados coordinarán con el Secretario Técnico del Comité la presentación de los asuntos a su cargo en forma oportuna.
8. Para la elaboración de las fichas técnicas el abogado deberá consultar el expediente del proceso, con el objeto de presentar al Comité la realidad procesal más actualizada.
9. El Secretario Técnico revisará que las fichas técnicas que vayan a ser presentadas al Comité cumplan con las condiciones de forma y contenido establecidas en los formatos adjuntos al presente instructivo.
10. En la medida que el Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria el primer miércoles de cada mes, conforme lo dispone su artículo 8 de su Reglamento Interno, las respectivas fichas técnicas deberán ser entregadas con la carpeta del proceso al Secretario técnico del Comité con al menos 10 días antes de la celebración de la sesión del Comité, en medio impreso y magnético al correo electrónico conciliación@alcaldiabogota.gov.co.
11. En el evento en que la ficha técnicas no cumpla con las condiciones antes reseñadas, el Secretario Técnico solicitará al abogado respectivo su adición, corrección o complementación.
12. El abogado deberá efectuar los ajustes o correcciones de acuerdo con las observaciones formuladas por el Secretario Técnico del Comité.
13. En caso de deficiencias en las fichas técnicas, el Secretario Técnico informará de tal hecho al Comité durante la sesión, previo a su prestación por parte del abogado.
14. El Comité de Conciliación únicamente analizará las fichas técnicas que cumplan con las condiciones mínimas exigidas en cuanto a la calidad y fidelidad del contenido, antes indicadas.
15. Las fichas técnicas que no cumplan con la claridad, confiabilidad y técnica jurídica suficientes para permitirle al Comité adoptar una decisión, se tendrá por no presentadas y su discusión queda de inmediato aplazada para la siguiente sesión del Comité, debiéndose dejar la respectiva constancia en el acta y hacer las correcciones pertinentes a la fecha.
16. Serán de responsabilidad del abogado respectivo las consecuencias jurídicas que se deriven de la no presentación oportuna de los casos ante el Comité.
17. Los abogados deberán dar cumplimiento a las decisiones del Comité y expresar claramente en las respectivas audiencias las recomendaciones y posición jurídica establecida por aquél para el caso concreto.
Cabe anotar que el Comité ha destacado la importancia que revisten las funciones a su cargo y el que las mismas sean desarrolladas con compromiso, toda vez que la gestión judicial es parte esencial del éxito o fracaso de la gestión jurídica pública a cargo de esta Secretaría, por lo cual solicitó tener siempre presentes las anteriores instrucciones.
El Secretario Técnico del Comité de Conciliación permanecerá atento para resolver cualquier inquietud adicional que pudieren llegar a requerir y/o a transmitir cualquier sugerencia que nos permita mejorar el desarrollo de las tareas a nuestro cargo.
Cordial Saludo,
|
HECTOR DÌAZ MORENO
Subdirector de Gestión Judicial |
MARTHA YANETH VELEÑO QUINTERO
Directora Jurídica Distrital |
Copia información: Subsecretario General, Director de Gestión Corporativa, Subdirectores de Conceptos y Estudios, Jefe Oficina Asesora de Control Interno.
Comité de Conciliación
|
CONCILIACIÒN JUDICIAL
(En el título se debe señalar si se trata de una Conciliación judicial o extrajudicial, o el mecanismo alternativo de solución de conflictos de que se trate) |
|
Demandante(s): |
No. Expediente: |
|
Demandado(s): |
Objeto: Análisis procedencia de la conciliación (o indicar el otro mecanismo de que se trate) |
FECHA DE COMITÈ: (Debe indicarse en coordinación con el Secretario Técnico del Comité).
FECHA AUDIENCIA: (Debe indicarse la fecha en que se llevará a cabo la audiencia de conciliación o el mecanismo alternativo de solución de conflictos).
RESPONSABILIDAD DE LA FICHA Y APODERADO: (Debe indicarse el nombre del apoderado de la Secretaría General o el contratista que tiene a su cargo el asunto).
|
CUANTÍA: |
(Se debe indicar la cuantía de las pretensiones de la demanda) |
|
HECHOS MATERIA DE CONCILIACIÒN JUDICIAL
(Se debe adecuar el título si se trata de otro tipo de mecanismo alternativo de solución de conflictos) |
|
Los aspectos que se incorporen en este acápite deben concretarse en ideas claras y breves, con la información más relevante para tomar la decisión, especialmente, la información que a continuación se solicita:
1. Síntesis de la situación litigiosa planteada en la demanda, pro ejemplo, indemnización de perjuicios por ocupación de bienes de un ciudadano por parte de la Administración, a la hora de realizar trabajos u obras públicas.
2. Resumen de las pretensiones de la demanda, su cuantificación y las excepciones que se propusieron.
3. Descripción clara de los perjuicios que se encuentran demostrados, cuáles no, en qué cuantía y medios probatorios obrantes en el proceso.
4. Relación clara los hechos que se encuentran demostrados y son relevantes para la prosperidad o no de las pretensiones y excepciones en el proceso, por ejemplo:
En el proceso están demostrados los siguientes hechos:
a. La propiedad del predio en cabeza del demandante, mediante folio de matricula inmobiliaria No. XXXX y escritura pública No. XXXX;
b. El hecho de la ocupación del predio por parte de la Secretaría de Obras Públicas, mediante inspección judicial, dictamen predial, etcétera.
c. El valor del predio ocupado y de los perjuicios asciende a $XXXXXX, demostrados mediante dictamen. |
|
ANÀLISIS Y CONCEPTO PARA CONCILIAR
El apoderado o contratista de la Secretaría General deberá expresar claramente su concepto y análisis que lo llevan a adoptar más adelante su recomendación, desarrollando con claridad los siguientes aspectos:
1. Naturaleza del objeto que se está conciliando, determinando si el mismo es un asunto que es conciliable o no, y un análisis respecto a las competencias del Comité para resolver el asunto, tener en cuenta la naturaleza del asunto, la fecha de ocurrencia de los hechos, y las funciones encomendadas al Comité y a la Secretaría General en materia de representación judicial.
2. Análisis claro y concreto de la caducidad de la acción, señalando las fechas relevantes, la norma en que se fundamenta, y si para el caso, por ejemplo, ocupación de inmueble, la jurisprudencia tiene pronunciamientos particulares.
3. Confrontación entre las pretensiones y las excepciones propuestas, conceptuando respecto de cuáles, conforme a las pruebas y pronunciamientos judiciales en casos similares . indicar los casos similares, están llamados a prosperar.
4. Indicar, frente al caso concreto, cómo ha sido el comportamiento de la doctrina y la jurisprudencia en casos similares (reseñar brevemente las citas más importantes y su incidencia en el caso).
Por ejemplo, en el proceso se concluyó en la inspección judicial y en el dictamen que el predio ocupado no era el del demandante, razón por la cual no existe daño, el cual es uno de los elementos esenciales de la responsabilidad del Estado.
Así lo ha reconocido la Jurisprudencia, en proceso de XXX contra XXX, cuando exoneró a la Administración por haberse demostrado la inexistencia del perjuicio.
En el mismo sentido, el doctrinante XXXXXXXX ha sostenido, en su obra, página XXX, que al no existir daño, no puede predicarse la responsabilidad del demandado.
5. Plantear la posición del Comité frente a casos anteriores señalando los datos principales de esa decisión (las actas de los Comités se sistematizarán e incluirán en el módulo del SIPROJ)
Por ejemplo: El Comité, en sesión del pasado XX de XX de XXXX, determinó, dentro de un caso de ocupación de bienes inmuebles por parte del Distrito Capital, e proceso de XXXXX contra el Distrito Capital, radicado XXXXXX, que era procedente la conciliación en los siguientes términos...
6. Cuando se trate de procesos que dada su naturaleza tengan un trámite adicional, el abogado deberá incluir en forma concisa la información adicional que estime relevante.
7. Expresar, con fundamento en los elementos antes señalados, cuáles son las expectativas de éxito en el proceso: altas, medias, o pocas.
Por ejemplo, considero que se poseen pocas expectativas de éxito, total o parcial, dentro del presente proceso, dados los hechos demostrados e el proceso y los antecedentes normativos, jurisprudenciales y doctrinarios, que constantemente han reconocido la procedencia de la indemnización en casos similares.
RECOMENDACIÒN: Deba expresarse con claridad si se recomienda al Comité conciliar o no conciliar. En caso de recomendarse el Comité conciliar, deberá indicarse bajo cuáles supuestos.
Por ejemplo: En mí concepto, recomiendo conciliar este asunto. Para lo cual solicitó se me autorice Ej. Hacer un ofrecimiento al demandante hasta la suma de $80.000.000, que cubrirán el valor del predio, $70.000.000, y los intereses reconocidos, $10.000.000, ambos demostrados debidamente mediante dictamen parcial y, adicionalmente, se dejaría expreso en el acto que el demandante deberá trasladar el dominio del predio a la Secretaría de Obras Públicas, identificando claramente el predio en el acta, conforme a su folio de matricula inmobiliaria, escrita de compraventa u linderos.
Es del caso anotar que, durante la diligencia se intentará negociar con el demandante sus perjuicios, buscando conciliar en una suma inferior a los $80.000.000 antes señalados.
Cordialmente,
XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXX
Abogado Subdirección de Gestión Judicial
Abogado Externo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. |
|
FICHA TÈCNICA DE REPETICIÒN |
|
Responsable de la ficha: Indicar el nombre del funcionario responsable de elaborar la ficha. |
|
Fecha de Reunión Comité: Debe indicarse en coordinación con el Secretario Técnico del Comité. |
|
1. DATOS DE LAS ENTIDADES Y SERVIDORES PÙBLICOS PRESUNTAMENTE RESPONSABLES |
|
Nombre(s): |
Indicar claramente los nombres completos de los servidores públicos. |
|
Entidad(s): |
Indicar claramente las entidades a las que pertenecen los citados servidores públicos. |
|
Cargos y Funcionarios |
Indicar los cargos que ostentan los funcionarios al momento de los hechos, si los mismos se encuentran actualmente vinculados a la administración y su cargo actual. |
|
2. DATOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD |
|
Demandante(s): |
Indicar el nombre de los demandantes en el proceso. |
|
Demandado(s): |
Indicar el nombre de todos los demandados en el proceso. |
|
Expediente No: |
Indicar el radicado completo y exacto del proceso |
|
Fecha de Hechos: |
Indicar la fecha de los hechos debatidos en el proceso. |
|
Tipo de acción de origen: |
Indicar tipo de acción mediante la cual se tramitó el proceso o el mecanismo alternativo de solución de conflictos. |
|
Fecha ejecutoria decisión judicial: |
Indicar la fecha exacta de ejecutoria de la providencia o la de la firmeza del mecanismo alternativo de solución de conflictos. |
|
Fecha de cumplimiento: |
Indicar la fecha exacta y datos de todos los actos administrativos por medio de los cuales se ordenó dar cumplimiento y/o se liquidó la sentencia o mecanismo alternativo de solución de conflictos. |
|
Fecha último Pago: |
Indicar la fecha exacta del último pago efectuado a favor del beneficiario de la condena o conciliación. |
|
Cuantía: |
Indicar el valor exacto cancelado por la entidad con cargo a su presupuesto. |
|
Conceptos pagados: |
Desglosar por conceptos las sumas pagadas por la entidad. |
|
Caducidad: |
Indicar la fecha exacta de la caducidad de la acción de repetición (es la conclusión del apartado que más adelante se reseña en la ficha). |
|
3. NORMAS APLICABLES. |
|
Indicar las diferentes normas jurídicas que son aplicables al caso concreto.
Indicar los pronunciamientos judiciales y doctrinarios más importantes relacionados con el tema en estudio. |
|
4. HECHOS |
|
Los aspectos que se incorporen en este acápite deben concretarse en ideas claras y breves, con la información más relevante para tomar la decisión, especialmente, la información que a continuación se solicita:
1. Síntesis la situación litigiosa planteada en la sentencia o mecanismo alternativo de solución de conflictos, por ejemplo, reintegro de empleado público por desviación de poder.
2. Resumen de los aspectos fàcticos puntuales esenciales para la comprensión del caso concreto, por ejemplo,
Se trata de la declaratoria de insubsistencia del Jefe de Contratación de la Secretaría de XXXXX, doctora XXXXXX, efectuada mediante Resolución XXXXX, del XXX de XXXX, proferida por el Secretario de XXXXX, doctor XXXXXX.
En el proceso se demostró que la desvinculación de la funcionaria no se debió a razones del servicio, sino que la misma se debió a razones políticas, así se dijo en el fallo del Consejo de Estado.
3. Descripción clara y detallada de las funciones a cargo de los funcionarios involucrados y que tengan incidencia frente a los anteriores hechos, indicando las normas donde se encuentran y los nombres de cada uno de aquéllos.
4. Análisis que la justicia haya hecho de la conducta de la Administración y de los funcionarios públicos involucrados, expresándose de manera clara las imputaciones jurídicas que originaron la condena.
Por ejemplo, el Consejo de Estado expreso que la conducta del Secretario XXXXX fue ajena al ordenamiento jurídico y evidencia de negligencia en cuanto al manejo del personal a cargo.
El desarrollo de las funciones de inspección y vigilancia por parte del Distrito Capital fue inadecuado, toda vez que su omisión permitió que se destruyeran los ándenes por parte de la Constructora.
5. Señalar con claridad los aspectos extra procesales pero que sean esenciales para comprender la conducta del funcionario, por ejemplo,
..dentro de los antecedentes administrativos se encontró que el citado funcionario había sido informado por parte de la Oficina Jurídica de que la decisión que iba adoptar era improcedente. |
|
5. ANÀLISIS Y PROCEDENCIA ACCIÒN DE REPETICIÒN |
|
1. Análisis con la mayor exactitud posible respecto del tema de la caducidad, estudiar cómputo de caducidad ordenado por la Sentencia C-832 de 2001, por ejemplo,
Dentro del presente asunto tenemos que no ha operado la caducidad de la acción de repetición.
En efecto, la fecha de ejecutoria de la sentencia fue el pasado XX de XXX de XXXX. La Secretaría de Obras Públicas ordenó dar cumplimiento a la Sentencia el pasado XX de XXX de XXXX, mediante Resolución XXXX del XX de XXX de XXXX, el último pago realizado se efectuó el pasado XXX de XX de XXXX, mediante orden de pago XXX de XXX de XXXX.
Por lo tanto, conforme a los lineamientos de la Sentencia C-832 de 2001, la acción de repetición no ha caducado, ello ocurrirá el próximo XX de XXX de XXXX.
2. Indicar el nombre o nombres de las entidades y organismos Distritales que afectaron su presupuesto para el cumplimentó del fallo, la enumeración de las órdenes de pago respectivas, la fecha de su pago y el valor. Para lo cual deberá diligenciarse el siguiente cuadro: |
|
Nombre Organismo o Entidad Distrital |
Orden de Pago |
Fecha de Pago
(dd/mm/aaaa) |
Valor |
|
Secretaría General |
Xxxxxx |
25/02/2004 |
$25.000.000 |
|
3. Análisis de la conducta de los funcionarios, si encaja dentro de las hipótesis de dolo o culpa grave que trae la Ley.
4. Precisar si la conducta del funcionario fue dolosa o gravemente culposa y las razones en las que se fundamenta tal apreciación, al igual que la explicación de si en casos similares la doctrina o la jurisprudencia ya se han pronunciado y en qué sentido.
5. Expresar los elementos y argumentos adicionales que sean esenciales para que el Comité adopte su decisión.
6. El apoderado deberá expresar, con fundamento en los elementos antes señalados, cuáles son las expectativas de éxito en el proceso: altas, medias, o pocas.
Por ejemplo, considero que se poseen pocas expectativas de éxito dentro del presente proceso, dados los hechos demostrados en el proceso y los antecedentes jurisprudenciales y doctrinarios, que constantemente han reconocido la procedencia de la indemnización en casos similares.
RECOMENDACIÒN: Debe expresarse claramente si el apoderado recomienda o no al Comité que inicie la acción de repetición, por ejemplo,
Dados los presupuestos antes señalados, recomiendo al Comité iniciar acción de repetición en contra de los señores XXXXX, XXXXX, XXXXXX, quienes al momento de los hechos se desempeñaban como Director, Subdirector y Asesor del Departamento Administrativo de XXXXXX.
No se llevarán al Comité recomendaciones diferentes a si debe o no iniciarse la acción.
Si para el análisis el abogado requiere información adicional deberá obtenerla lo más pronto posible y, en caso de ser necesario, solicitará justificadamente a la Subdirección de Gestión Judicial la contratación de estudios especializados necesarios para determinar o esclarecer los hechos o la conducta de los funcionarios involucrados.
Cordialmente,
XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXX
Abogado Subdirección de Gestión Judicial
Abogado Externo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. |
|
MEMORANDO |
|
Código: 2214300 |
|
Para: |
COMITÈ DE CONCILIACIÒN SECRETARÌA GENERAL ALCALDÌA MAYOR DE BOGOTÀ, D.C. |
|
De: |
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Abogado Subdirección de Gestión Judicial |
|
Asunto: |
Informe llamamiento en garantía para Comité de Conciliación Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, proceso de (indicar naturaleza del proceso, por ejemplo, proceso de reparación directa) |
|
No. Radicación: |
Trámite |
Actividad |
Respetados doctores:
Como es de su conocimiento, se me ha encomendado la representación del Distrito Capital y del Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., dentro del proceso de XXXX (por ejemplo, de reparación directa) que cursa actualmente en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, bajo el radicado XXXXXXXXX, en relación con los perjuicios ocasionados a 30 familias por el deslizamiento de unos terrenos el pasado 30 de octubre de 1995.
En consecuencia, me permito poner a su disposición informe de que trata el artículo 19 de la Ley 678 del 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto 1214 del 2002, en los siguientes términos:
1. DATOS DEL PROCESO.
Demandante(s):
Demandado(s):
Llamamiento en garantía o denuncia del pleito:
Cuantía de las pretensiones:
2. HECHOS.
En primer lugar debe elaborarse una síntesis de la situación litigiosa planteada en la demanda expresando los hechos más esenciales para la identificación y comprensión del problema. Por ejemplo, la reparación de los prejuicios causados a 30 familias por el deslizamiento de unos terrenos, el pasado 30 de octubre de 1995, en el barrio Suba Rincón, de la Localidad de Suba.
En segundo lugar, debe indicarse cuál fue la conducta de la Administración dentro del caso y la de los funcionarios que se hayan identificado dentro de los antecedentes.
Por ejemplo, la Dirección de Atención y Prevención de Emergencias de la Secretaría de Gobierno tenía colocados avisos en la zona donde los prevenía del riesgo, antes de que los ciudadanos lo invadieran, así lo señaló el Director de este entonces..
En tercer lugar, una breve síntesis de los argumentos empleados para defender los intereses del Distrito Capital dentro del proceso, y la relación y justificación de las excepciones propuestas.
3. CONCEPTO LLAMAMIENTO EN GARANTÌA.
En primer lugar, señalar las razones por las cuáles no se efectuó llamamiento en garantía a los servidores públicos del asunto, por ejemplo:
En este caso, se consideró que no procedía el llamamiento en garantía del Director de la Dirección de Atención y Prevención de Emergencias por cuanto no aparece prueba sumaria de su responsabilidad al haber actuado con dolo o culpa grave, toda vez que la Procuraduría General de la Nación lo exoneró de responsabilidad disciplinaria, y adicionalmente, en la contestación de la demanda se excepcionó la culpa exclusiva de las victimas.
En segundo lugar, señala la investigación que se realizó en materia de seguros o garantías contratadas por las entidades públicas involucradas, e indicar por qué razón no se utilizaron las pólizas.
En tercer lugar, presentar los demás argumentos adicionales que se estimen esenciales para la comprensión de las determinaciones anteriores.
Cordial saludo,
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Abogado Subdirección de Gestión Judicial / Abogado Externo de la Secretaría General
|
|
