RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Con ocasión de la expedición de la Ley 1066 de 29 de Julio de 2006 "Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública", el trámite para el cobro de las acreencias no tributarias a favor de las entidades de la Administración Distrital fue modificado, estableciéndose la obligatoriedad de adoptar el procedimiento administrativo de cobro señalado en el Titulo VIII del Estatuto Tributario Nacional.

Así las cosas, a partir de la vigencia de la anotada Ley, los procesos de cobro de las sanciones que por competencia imponen sus entidades y que corresponde tramitar a esta Oficina, a saber:

- Infracción al Régimen de Urbanismo (Alcaldías Locales: Ley 388/97 y 810/2003)

- Infracción a las normas de funcionamiento de los establecimientos de comercio (Alcaldías Locales: Ley 232/95)

- Violación al Código de Policía (Alcaldías Locales Acuerdo 079/2002)

- Procesos Disciplinarios (Ley 734 / 2002)

- Reintegros (Secretaría de Educación y Secretaría Distrital de Integración Social)

- Vigilancia a Proyectos de Construcción y Vivienda (Secretaría del Hábitat - Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda)

- Infracción a las normas ambiéntales (Secretaría de Ambiente Ley 99 de 1993)

Se tramitaran de conformidad con el procedimiento administrativo de cobro que se enuncia a continuación.

1. Procedimiento Administrativo de Cobro: este procedimiento descrito en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario (E.T.) se caracteriza principalmente por su celeridad, y entre sus aspectos esenciales se pueden citar los siguientes:

1.1. Notificación del Mandamiento de Pago: se notifica de manera personal al deudor, con tal propósito se le envía una citación para que comparezca dentro de los 10 días siguientes, si vencido este término no comparece se surte la notificación por correo, que consiste en el envió de otra comunicación acompañada de copia del Mandamiento de Pago, con lo cual se entiende surtida la notificación del M.P., sin necesidad de nombrar curador ad litem.

1.2. Trámite en sede administrativa de las excepciones: de conformidad con el artículo 832 del E.T., las excepciones propuestas contra el Mandamiento de Pago, se resuelve en sede administrativa, es decir, ahora las resolverá directamente la Oficina de Ejecuciones Fiscales, ya no se enviarán al juez contencioso administrativo.

Para resolver las excepciones la Administración cuenta con el perentorio término de un (1) mes. Contra el fallo de excepciones procede únicamente el recurso de reposición que también debe resolverse dentro del mes siguiente a su presentación.

Vale anotar que estas resoluciones pueden ser demandadas ante el Contencioso Administrativo.

1.3. La Remisión: de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2º. del artículo 5 de la Ley 1066 de 2006, los representantes legales de las entidades, están facultados para aplicar los incisos 1° y 2° del artículo 820 del E.T., para dar por terminados los procesos de cobro coactivo y proceder a su archivo, aplicando la figura de la Remisión.

Los presupuestos legales necesarios para aplicar esta figura son los siguientes:

1.3.1. Que se hayan efectuado gestiones tendientes a lograr el cobro de la deuda, pero pasados 5 años no se tiene noticias del deudor ni se le han logrado ubicar bienes.

1.3.2. Que el deudor haya fallecido sin dejar bienes.

En este orden de ideas, y ceñidos a lo establecido en el art. 820 del E.T. a las deudas que se encuentren en estas condiciones se les puede aplicar la remisión, depurando así la cartera.

2. Decreto 066 de 2007: el decreto reglamentario de la Ley 1066/2006, Decreto 4473 de Diciembre de 2006, otorgó un plazo de 2 meses para que todas las entidades expidieran su Reglamento Interno de Cartera, en cumplimiento de esta directriz el Alcalde Mayor expidió el Decreto 066 de 15 de febrero de 2007 "Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones" (anexo a la presente),

esta norma que en sus artículos segundo y sexto, establece que la etapa de cobro persuasivo de las acreencias diferentes a impuestos, es competencia de la entidad que origina el título ejecutivo y se desarrollará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de ejecutoria de los actos administrativos que constituyen el titulo ejecutivo.

La etapa persuasiva es de especial importancia en el desarrollo del proceso de cobro y tiene los siguientes objetivos:

2.1. Lograr la localización del deudor: determinar su ubicación, estableciendo su domicilio, lugar de trabajo, direcciones, teléfonos, datos esenciales para la efectividad de las comunicaciones y notificaciones del proceso.

2.2. Incentivar el pago voluntario del deudor: a través del envío de comunicaciones escritas, llamadas telefónicas, realización de visitas, recordándole el cumplimiento de las obligaciones derivadas del acto administrativo que constituye el título ejecutivo.

En estas comunicaciones se informara al deudor sobre la forma, lugar y oportunidad de realizar el pago, así como la opción que tiene de solicitar facilidades de pago, a fin de suscribir un acuerdo con la Administración y evitar así las implicaciones de pasar a la etapa coactiva, en la cual se verán afectarán sus bienes.

2.3. Identificar bienes del deudor: aprovechando la inmediatez de la entidad originaria del título ejecutivo con el deudor, en esta etapa se tratara de ubicar bienes del deudor con el propósito de informarlo a la OEF para efectos del cobro coactivo.

Si al cabo de los 4 meses, lapso que puede durar esta etapa, no se logra el pago de la obligación, ni la solicitud de un acuerdo de pago, la entidad originaria del título ejecutivo deberá remitirlo inmediatamente a la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de Tesorería con toda la información obtenida en esta etapa, para iniciar el proceso de cobro coactivo.

Vale señalar que de conformidad con lo consagrado en el parágrafo del artículo 16°, del referido Decreto 066 de 2007, para el sector de las Localidades la competencia para expedir el Manual de Cobro Persuasivo de la Cartera, es de la Secretaría de Gobierno.

3. Requisitos para Iniciar el Proceso Administrativo de Cobro: Con el fin de lograr mayor efectividad y eficacia en la labor de cobro coactivo, es indispensable que se tengan en cuenta los siguientes requisitos de procedibilidad:

3.1. Competencia de la Oficina de Ejecuciones Fiscales: la O.E.F. es competente para conocer de los créditos a favor de la Administración Central, Localidades, Personería y Concejo de Bogotá, siempre y cuando tal competencia no haya sido asignada a otra dependencia o entidad.

Los títulos ejecutivos por jurisdicción coactiva son los señalados en el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo, excepto el consagrado en el numeral 4, relativo a los contratos estatales, competencia de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, por expresa disposición del art. 75 de la ley 80/93.

3.2. Títulos Ejecutivos: los actos administrativos que constituyen el título ejecutivo deben enviarse completos, es decir, tanto la resolución sancionatoria inicial como aquellas mediante las cuales se resolvieron los recursos y se agotó la vía gubernativa, con sus respectivas Constancias de Ejecutoria, documento indispensable para efectos de contabilizar términos.

3.3. Los actos administrativos deben estar debidamente notificados, cumpliendo estrictamente el procedimiento señalado en los artículos 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

Debe tenerse en cuenta que de no surtirse la etapa de notificación de los actos administrativos, tal y como lo establece los artículos 44 y 45 del C.C.A., la decisión no producirá ningún efecto legal ni será oponible al afectado según lo consagra el artículo 48 del C.C.A., dado que la exigibilidad de las obligaciones a favor de la Administración, contenidas en un acto administrativo, está sujeta a la correcta conclusión de la actuación administrativa y a su ejecutoria, sin lo cual la administración no puede acometer su cumplimiento forzado.¹

Por esta razón es necesario que se envíe:

• Copia de la citación enviada al sancionado,

• Copia de la planilla del correo certificado y

• El edicto (cuando la notificación se realice de esta manera subsidiaria al no lograrse la personal)

Especial cuidado requiere el tema de los autos liquidatorios de las multas sucesivas, en materia de infracciones al régimen de urbanismo, puesto que la tesis unificada de la Sección Quinta de la Sala Contencioso Administrativo del Consejo de Estado es que al contener una nueva sanción este acto administrativo debe notificarse personalmente al interesado y darse la oportunidad de que interponga los recursos que procedan, es decir, no se les puede considerar actos de trámite. Cumplida esta actuación en debida forma la ejecutoria de estos autos sería independiente de la ejecutoria del acto administrativo a través del cual se impuso la primera multa.²

Por lo anteriormente expuesto la Oficina de Ejecuciones Fiscales devolverá las solicitudes de cobro coactivo cuando los actos liquidatorios no cumplan con los requisitos señalados en los artículos 44 y 45 del C.C.A. para efectos de la notificación personal.

3.4. En las resoluciones debe indicarse los datos completos de los sancionados, nombre o razón social, identificación (Cédula de ciudadanía o Nit), debe señalarse claramente si la sanción es al representante legal o a la persona jurídica.

Tratándose de establecimientos de comercio, que no constituyen una persona jurídica, debe indicarse en la Resolución sancionatoria el nombre del propietario del establecimiento.

3.5. Los actos administrativos deben contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible, deben señalar la suma líquida de dinero a cobrar, en cifras numéricas (Art. 68 C.C.A.); si la sanción se impone en salarios mínimos, en el mismo acto administrativo debe indicarse el valor al que corresponden.

Igualmente debe indicarse si hay lugar al cobro de intereses y la tasa.

3.6. Si en un mismo acto administrativo se sanciona a dos o más personas se debe aclarar si la sanción es solidaria o conjunta especificando cuánto le corresponde pagar a cada uno. Debe enviarse la documentación por cada uno de los sancionados.

3.7. Las fotocopias de los títulos ejecutivos que se envíen para cobro coactivo deben llevar en cada hoja la constancia de que son fiel copia tomada del original que reposa en los archivos de la entidad correspondiente.

3.8. Los actos administrativos para cobro deben enviarse oportunamente, a la Oficina de Ejecuciones Fiscales, es decir, una vez termine la etapa de cobro persuasivo, que dura cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de ejecutoria del titulo ejecutivo.

Pasados cinco (5) años desde la fecha en que se hizo exigible el cobro, es decir, desde la fecha de ejecutoria de los actos administrativos que lo soportan, la Administración pierde la posibilidad de hacer efectivo los créditos a su favor, por tal razón estos actos administrativos ya no constituyen título ejecutivo pues no se trata de una obligación "actualmente exigible", lo que imposibilita a la Administración a perseguir el cobro con base en los mismos. Por esta razón y toda vez que en estos casos el acto administrativo adolece de una de las características esenciales para que preste mérito ejecutivo la "exigibilidad" no se iniciaran procesos con base en actos administrativos respectos de los cuales ha acaecido la figura de pérdida de la fuerza ejecutoria.³

3.9. La proporcionalidad en las sanciones, produce mejores resultados. Si las sanciones impuestas desbordan la capacidad económica del sancionado, el cobro resulta ineficaz, la Administración expone su legitimidad y no se logra el efecto esperado en la comunidad, cual es la observancia de la norma. Por lo tanto es importante que en cada caso concreto, se analice la situación presentada, su incidencia y efectos, para aplicar las sanciones previstas en las disposiciones legales vigentes, las que actualmente, en lo relativo a infracciones por urbanismo, oscilan entre la imposición de multas de hasta 25 salarios mínimos diarios legal vigente, para quienes construyan sin licencia, y la demolición de la obra a costas del contraventor.

3.10. Tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 38 del C.C.A.: " Salvo disposición en contrario, la facultad que tienen las autoridades administrativas para imponer sanciones caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarlas".

3.11. Dado que las resoluciones que resuelven las excepciones son demandables ante el Contencioso Administrativo, es de vital importancia que todo el proceso se desarrolle con estricto apego a la normatividad vigente, respetando los términos legales, el debido proceso, el derecho de defensa y de contradicción, para blindar así el actuar de la Administración Distrital y precaver consecuencia negativas por una gestión irregular.

De la observancia y cumplimiento de los requisitos señalados en la presente circular, depende la eficacia de la gestión de cobro, por esta razón agradecemos que las actuaciones administrativas a su cargo se ciñan a los mismos.

Cordial saludo,

1 Art. 64 C.C.A. "los actos que queden en firme al concluir el procedimiento administrativo serán suficientes por si mismos para que la Administración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para su cumplimiento. La firmeza de tales actos es indispensable para la ejecución contra la voluntad del interesado.."

2 Sección Quinta Rad. 2013 Actor: Alcaldía Mayor de Bogotá: "La Alcaldía de (¿) obro contrario al ordenamiento jurídico porque (¿) dictó el auto de fecha 4 de agosto de 2000 fijando la multa en la suma de (¿), pero omitiendo motivar la decisión y cualquier forma de Notificación al caracterizarlo como de "Cúmplase". Con este proceder la Administración desconoció su obligación de concluir el procedimiento administrativo, en la medida que dejo de cumplir la fase final de su actuación, consistente en verificar el incumplimiento y plasmarlo en un acto administrativo, que a no dudar debía notificarse al afectado.

3 C.E. Sección Quinta Rad. JC 2141 de 21/09/ 2006 " la perdida de la fuerza ejecutoria del acto administrativo que sirve de titulo ejecutivo se produce en el evento de que transcurran más de 5 años entre la fecha de ejecutoria de dicho acto y la de notificación al obligado del Mandamiento de Pago,(¿) La Sala considera que si la Administración libra el Mandamiento de Pago dentro del termino de los 5 años siguientes a la ejecutoria del acto administrativo que sirve de titulo ejecutivo pero no realiza de manera oportuna la notificación, esto es dentro del termino de 1 año se configura la perdida de fuerza ejecutoria, pues esto significa que la Administración no realizo los actos necesarios para su ejecución (..)"(negrilla fuera de texto)

Se anexa lo anunciado, Decreto 066 de 2007 (9 folios).

CONCLUSIÓN: (si no es procedente el inicio del proceso, anotar claramente las razones por las cuales se deben devolver los actos administrativos)

Revisó:__________________________