Resolución Reglamentaria 4 de 2010 Contraloría de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:

29/01/2010

Fecha de Entrada en Vigencia:

02/02/2010

Medio de Publicación:

Registro Distrital 4369 de febrero 2 de 2010

La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 004 DE 2010

(Enero 29)

"Por la cual se adopta la nueva versión de los Documentos y Procedimientos del Proceso de Gestión Humana de la Contraloría de Bogotá, D.C."

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 6 del Acuerdo 361de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que el Acuerdo 361 de 2009 del Concejo de Bogotá D.C., "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" fija la estructura organizacional y faculta al Contralor para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Que el numeral 9 del Artículo 37 del Acuerdo 361 de 2009 expedido por el Concejo de Bogotá D.C., consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el sistema de gestión de la calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que en cumplimiento del Decreto 1599 de 2005, la Contraloría de Bogotá D.C., expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 2006, mediante la cual se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI en la Entidad, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas.

Que el MECI contiene entre otros elementos de control del Subsistema de Control de Gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el Manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que mediante las Resoluciones Reglamentarias Nos. 23 de noviembre 23 de 2007 y 22 de septiembre 23 de 2009, se modificaron y adoptaron los Procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Humana.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 016 de septiembre 30 de 2008, se adoptó la caracterización de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, establecen el enfoque por procesos y en desarrollo del concepto de mejora contemplado en éstas normas, los documentos y procedimientos adoptados en las citadas resoluciones, deben ser modificados parcial o totalmente.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Humana:

No.	DOCUMENTO / PROCEDIMIENTO	CÓDIGO	VERSIÓN
1	Caracterización del Proceso de Gestión Humana.	60	6.0
2	Procedimiento para la vinculación de funcionarios a la Contraloría de Bogotá D.C. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 02 de 2011	6001.	6.0
3	Procedimiento para el traslado de funcionarios del nivel directivo entre las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 048 de 2013.	6002.	3.0
4	Procedimiento para la evaluación de competencias de los funcionarios del nivel profesional que afecten la calidad del producto. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 054 de 2013.	6005	3.0
5	Procedimiento para la liquidación de prestaciones sociales. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 048 de 2013.	6007	2.0
6	Procedimiento para la Seguridad Social. Versión Código. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 048 de 2013.	6008	2.0
7	Procedimiento para la elaboración, ejecución y evaluación del programa anual de Bienestar Social. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 048 de 2013.	6009	3.0
8	Procedimiento para la elaboración, ejecución y evaluación del programa de Salud Ocupacional. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 02 de 2011	6010.	2.0
9	Procedimiento para la planificación, ejecución y evaluación de la Capacitación. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloria Distrital 06 de 2011	6011	6.0
10	Procedimiento para el retiro del servicio de los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá D.C. Derogado en lo pertinente por el art. 4, Resolución Contraloria Distrital 036 de 2011	6017	2.0

ARTÍCULO SEGUNDO. Delegar en la Dirección de Planeación, en coordinación con la Dirección de Talento Humano, la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica y la Oficina de Asuntos Disciplinarios, velar por el mejoramiento continuo de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficinas, velar por la administración, divulgación y aplicación de los procedimientos reglamentados a través de la presente resolución.

ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución Reglamentaria rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Reglamentarias No. 23 de noviembre 23 de 2007 en lo pertinente, 022 de septiembre 23 de 2009, por las cuales se modificaron y adoptaron los Procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Humana y el ítem 6 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria 016 de septiembre 30 de 2008, mediante la cual se adoptó la última versión de la caracterización de los diferentes procesos del SGC.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los veintinueve (29) días del mes de enero de dos mil diez (2010).

MIGUEL ÁNGEL MORALESRUSSI RUSSI

Contralor de Bogotá D.C.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 018 del 14 de marzo de 2003	En la Matriz de descripción del proceso, se redefinió la "ENTRADA/INSUMO" y "SALIDA" de cada una de las actividades claves del proceso. Para cada una de las fases del proceso, se garantiza que los productos o resultados (salidas) son insumos para la actividad siguiente. En la Matriz Responsabilidad y Comunicaciones, los requisitos de la norma ISO 9001:2000: 8.2.3 "Seguimiento y Medición de los procesos"; 8.4 "Análisis de Datos" y 8.5 "Mejora", se organizaron los conceptos de acuerdo a los procedimientos que hacen parte del Proceso de Gestión Humana. Además se revisaron los registros de comunicación.
2.0	Resolución Reglamentaria 032 de 29 de mayo de 2003	El documento cambia de versión. Se incluyó en la actividad 1 como proveedor externo al Concejo de Bogotá En la actividad 2 se elimina la salida "Desarrollar y administrar las competencias para asegurar el desempeño de los Procesos del Sistema de Gestión". Se incluyo dentro la actividad "Administrar novedades" la de realizar trámites administrativos. Se unifican las actividades 6 y 7 que corresponden a: "Realizar seguimiento y medición a la ejecución del proceso" y "Realizar el análisis de los resultados a la gestión del proceso"; en: "Realizar seguimiento y medición a la ejecución y el análisis de gestión del proceso". Se unifican las actividades 8 y 9 que corresponden a: "Evaluar el desempeño del proceso para toma de decisiones" e "Implementar acciones y efectuar seguimiento" en "Determinar e implementar Acciones correctivas de corrección, preventivas y de mejora. En la matriz de Responsabilidad y Comunicación se ajustaron algunas comunicaciones y medios de comunicación.
3.0	Resolución Reglamentaria 028 de 6 de Julio de 2005	En la matriz de Descripción del Proceso y la Matriz de Responsabilidad y Comunicación, se sustituyen los instrumentos de seguimiento y medición POA y SIMER por el Plan Único de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso. En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional "documentos controlados", Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control. De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. "Auditoría externa", el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control. Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y comunicaciones.
4.0	Resolución Reglamentaria 023 de 23 de Noviembre de 2007	Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso. En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional "documentos controlados", Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control. De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. "Auditoría externa", el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control. Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y comunicaciones.
5.0	Resolución Reglamentaria 016 de septiembre 30 de 2008	Se cambiar el Objetivo existente en la actual Caracterización del proceso por el citado en el manual de Calidad, para que haya concordancia entre estos dos documentos. Así mismo, se modificar en cada una de las partes donde se cita a la Dirección de Generación de Tecnologías por el nuevo nombre de esa Dirección y en lo referente al Plan de actividades por Plan de Acción.
6.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA

CÓDIGO DEL PROCESO: 60

VERSIÓN No. 6.0

Fecha: 06 Enero 2010

REVISADO POR:

Director Técnico Talento Humano Dr. Cesar Augusto López Meza _____________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR :

Director Técnico de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz _________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 10

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades requeridas para planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades necesarias para crear las condiciones laborales con las cuales los servidores de la entidad logren su desarrollo integral, el fortalecimiento de sus competencias y su productividad laboral, con el fin de contribuir al cumplimento de la Misión Institucional y ofrecer una atención ágil y oportuna a las necesidades de los clientes internos y externos de la entidad.

2. ALCANCE:

El Proceso inicia con la identificación de las necesidades de recursos y formulación de actividades estratégicas, con el fin de desarrollar competencias y administrar las funciones de los funcionarios de la Entidad, para asegurar el desempeño de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y termina con la implementación de acciones de mejora del proceso.

3. APLICACIÓN:

En este proceso participan de forma directa la Dirección de Talento Humano, Subdirección de Gestión de Talento Humano, Subdirección de Bienestar Social, Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica y la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios, en interacción con los demás procesos del sistema.

4. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO:

4.1. Descripción del proceso.

4.2. Matriz de responsabilidades y comunicaciones

4.1. Descripción del proceso.

PHVA	No.	PROVEEDOR		ENTRADA / INSUMO	ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO	SALIDA	CLIENTE DEL PROCESO
		INTERNO	EXTERNO				INTERNO	EXTERNO
PLANEAR	1	Proceso Orientación Institucional.		Plan Estratégico. Lineamientos de la Alta Dirección.	Identificar necesidades de Recursos.	Necesidades de Recursos Físicos.	Proceso Gestión Recursos Físicos.
		Proceso Gestión Humana.		Informe de Gestión del proceso.		Necesidades de Talento Humano.	Proceso de Gestión Humana.
	2	Proceso Orientación Institucional.		Plan Estratégico. Lineamientos de la Alta Dirección. Manual de Calidad. Lineamientos de Orientación Institucional. Documentos controlados.	Formular actividades estratégicas e indicadores del proceso.	Plan de Acción.	Proceso de Orientación Institucional.
		Proceso Gestión Recursos Físicos y Financieros.		Provisión de recursos.			Proceso de Gestión Humana.
EJECUTAR	3	Procesos del Sistema de Gestión de Calidad.		Necesidades de Talento Humano.	Desarrollar competencias y administrar las funciones de los funcionarios de la Entidad, con el fin de asegurar el desempeño de los Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.	Manual Especifico de Funciones, requisitos y competencias laborales. Asignación de funcionarios competentes. Plan de Capacitación. Requisitos y Competencias Laborales. Programa Anual de Bienestar Social y Salud Ocupacional.	Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
		Proceso de Gestión Humana.		Análisis de los requerimientos y solicitudes de asignación de funcionarios.
				Análisis de competencias
			Concejo de Bogotá.	Acuerdo del Concejo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá.
			Administradora de Riesgos profesionales.	Estudio de riesgos y salud ocupacional.
	4	Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (Funcionarios).		Solicitudes de los funcionarios.	Administrar las situaciones administrativas de personal.	Novedades de personal (Actos administrativos, licencias, vacaciones, traslados, encargos, comisiones, entre otros).	Proceso de Gestión Humana. Funcionarios.
			Entidades Externas.	Solicitudes de Entidades Externas o Ex – funcionarios.		Certificaciones.		Entidades solicitantes.
	5	Proceso de Gestión Humana.		Novedades de personal (Actos administrativos, licencias, vacaciones, traslados, encargos, comisiones, entre otros).	Elaborar la Nomina	Solicitud pago de nómina.	Proceso Gestión de Recursos Financieros
VERIFICAR	6	Proceso Orientación Institucional.		Plan Estratégico. Plan de Acción.	Realizar seguimiento y medición a la ejecución y el análisis de gestión del proceso.	Informe de Gestión del Proceso.	Proceso de Gestión Humana.
		Proceso de Gestión Humana.		Seguimiento Acciones correctivas, preventivas o de mejora del proceso. Seguimiento y medición de: • Plan de Capacitación. • Programa Anual de Bienestar Social y Salud Ocupacional.			Proceso de Orientación Institucional.
ACTUAR	7	Proceso de Gestión Humana.		Informe de Gestión del Proceso.	Determinar e implementar Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora.	Acciones correctivas, de Corrección, Preventivas y Mejora del Proceso implementadas y seguimiento a las mismas.	Proceso de Gestión Humana.
		Proceso Orientación Institucional		Resultado Revisión por la dirección
		Proceso de Evaluación y Control.		Informes de Evaluaciones Independientes.
			Entes de control y entidad certificadora.	Informes de Auditoría Externa de Calidad. Informe de Auditoría General de la República. Informe de Auditoría Fiscal.			Proceso de Evaluación y Control.

INDICADORES

Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Plan de Acción de la C.B.

4.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIONES

Responsabilidad				Comunicaciones
Requisito aplicable	Responsabilidad por:	Responsable	Documento que indica la responsabilidad	Qué se comunica	Quién lo comunica	A quién se comunica	Medio de comunicación	Registro de la comunicación
6.2 Recursos Humanos.	Determinar las competencias necesarias del personal que interviene en la prestación de los productos de la CB.	Director Técnico de Talento Humano en coordinación con el responsable de cada proceso.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá.	Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.	Directores, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinador.	Funcionarios	En reunión ó correo electrónico.	Acta de reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega correo electrónico.
	Proporcionar formación e implementar acciones para lograr las competencias necesarias.	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica, en coordinación con el responsable de cada proceso.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá. Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.	Plan de Capacitación.	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica.	Comité Directivo.	En Comité Directivo.	Acta Comité Directivo.
				Plan de Capacitación.	Directores, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinador.	Funcionarios.	En reunión ó correo electrónico.	Acta de reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega correo electrónico.
	Evaluar la eficacia de las acciones tomadas para lograr la competencia necesaria del personal que interviene en la prestación de los productos de la CB.	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la planificación y ejecución de la capacitación.	Resultados de la evaluación de las acciones tomadas.	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica.	Comité Directivo.	En Comité Directiv.	Acta Comité Directivo.
	Asegurar el sentido de pertenencia, la importancia de sus actividades y la contribución al logro de los objetivos de la entidad.	Director Técnico de Talento Humano.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la elaboración, ejecución y evaluación del programa anual de bienestar Social. Procedimiento para la elaboración, ejecución y evaluación del programa de salud ocupacional.	Programa Anual de Bienestar Social. Programa de Salud Ocupacional.	Directores, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinador.	Funcionarios.	En reunión ó correo electrónico.	Acta de reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega correo electrónico.
	Administrar y mantener los registros que evidencian la competencia técnica del personal que interviene en la prestación de los productos de la CB.	Director Técnico de Talento Humano Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá Procedimiento para la evaluación de las habilidades en la CB.	Registro de educación, formación, habilidades y experiencia de los funcionarios. Registros de capacitación.	Director Técnico de Talento Humano Director Técnico de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación.	Funcionarios y entes interesados.	Certificaciones.	Certificaciones.
6.4. Ambiente de Trabajo	Determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto.	Subdirector de Bienestar Social.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá D.C. Programa de Salud Ocupacional.	Necesidades que afecten el ambiente de trabajo.	Subdirector de Bienestar Social.	Director Administrativo.	Memorando.	Memorando.
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos	Formular actividades, variables e indicadores de gestión para realizar la medición y monitoreo del proceso.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la Formulación del Plan de Acción.	Plan de Acción.	Director de Planeación.	Comité Directivo.	En Comité Directivo.	Acta de Comité Directivo.
				Plan de Acción.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación. Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Funcionarios.	En reunión ó correo electrónico.	Acta reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega de correo.
	Realizar la medición y monitoreo del proceso.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación. Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la Formulación del plan de Acción.	Resultados del seguimiento y medición a la ejecución del proceso.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación. Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Funcionarios.	En reunión ó correo electrónico.	Acta de reunión ó registro de asistencia ó confirmación de entrega de correo electrónico.
8.4 Análisis de datos.	Analizar la información resultante del proceso de Gestión Humana.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación. Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la Formulación del Plan de Acción	Informe de Gestión del Proceso.	Director Técnico de Talento Humano.	Director Técnico de Planeación.	Memorando ó correo electrónico.	Memorando ó confirmación de correo.
						Comité de SGC.	En Comité.	Acta de Comité SGC.
						Funcionarios.	En reuniones de Trabajo y/o Electrónico.	Acta de reunión ó registro de asistencia ó confirmación de entrega de correo electrónico.
8.5 Mejora.	Planificar e implementar la mejora del proceso.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación. Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la implementación de de acciones correctivas, preventivas y de mejora.	Acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso.	Director Técnico de Talento Humano.	Oficina de Control Interno.	Memorando ó correo electrónico	Memorando ó confirmación de correo.
8.5 Mejora.	Planificar e implementar la mejora del proceso.			Acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso.	Director Técnico de Talento Humano. Director Técnico de Capacitación. Cooperación Técnica. Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios.	Funcionarios.	En reuniones de Trabajo y/o Electrónico.	Acta de reunión ó registro de asistencia ó confirmación de entrega de correo electrónico.

PROCEDIMIENTO PARA LA VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS A CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 014 de marzo 11 de 2003.	Modificación del alcance del procedimiento. Descripción del objeto de las normas de la base legal. Adición al numeral 4. Definiciones el concepto competencias. Revisión del nombre de cada uno de los registros. Exclusión del anexo 7 (Hoja de Ruta).
2.0	Resolución Reglamentaria 055 de noviembre de 2003	Se hace necesario incluir en el formato de Acta de Resultados de Entrevista del Proceso de Selección, el Informe de Entrevista Psicológica que contiene la evaluación descriptiva y cualitativa de las competencias de tipo psicológico del candidato opcionado a proveer un cargo y brinda al nominador de la Entidad elementos de juicio para la toma de decisiones en cuanto a su vinculación. Se elimina la actividad No.10 en -consecuencia estas pasan de 19 a 18.
3.0	Resolución Reglamentaria 028 de julio 6 de 2005	Se diferencia en el procedimiento las actividades de la vinculación, con respecto a las de selección del personal. Se incluyen actividades y responsabilidades relacionadas con la Inducción Institucional y la Inducción en el Puesto de Trabajo. Se suprimen los anexos relacionados con el proceso de selección. Se unifican los anexos de Resolución de Nombramiento. Se modifica el anexo de Memorando de Ubicación involucrando las acciones en materia de Inducción Institucional y la Inducción en el Puesto de Trabajo. Se incluye un formato específico para el Certificado de Inducción Institucional. Se incluye el anexo del Formato de Inducción en el Puesto de Trabajo.
4.0	Resolución Reglamentaria. 002 de enero 23 de 2006	Cambia de versión. Se incluye el Formato para la Verificación de Requisitos. Se modifica el código del procedimiento 6004 por 6001.
5.0	Resolución Reglamentaria 023 de noviembre 23 de 2007	Se modifica el objetivo, alcance, base legal, registros y anexos. Igualmente se replantearon las actividades y los responsables de su ejecución. Se eliminaron anexos y se establecieron tres nuevos.
6.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS A LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6001

VERSIÓN 6.0

FECHA. Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

Dirección de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz ________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. FOLIOS: 19

1. OBJETIVO

Establecer y definir los pasos necesarios para la vinculación de personal en provisionalidad y de libre nombramiento y remoción en la Contraloría de Bogotá, D.C., garantizando la observancia de las normas y condiciones legales establecidas.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia cuando el Contralor de Bogotá, D.C., comunica al Director de Talento Humano la decisión de proveer un cargo vacante establecido en la Planta de Personal existente en la entidad y finaliza con el archivo de la constancia de inducción al puesto de trabajo y del certificado de Inducción Institucional en Hoja de Vida del funcionario vinculado.

3. BASE LEGAL

Ley 909 de 2004, "Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones".

Decreto 785 del 17 de marzo de 2005, "Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004".

Decreto 2539 del 22 de julio de 2005, "Por el cual se establecen las competencias laborales generales para lo empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos Ley 770 y 785 de 2005".

Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 362 del 6 de enero de 2009, "Por el cual se modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones".

4. DEFINICIONES:

VINCULACIÓN: Proceso para el trámite de documentos, revisión de antecedentes y afiliaciones requeridas para la inclusión en planta de un nuevo funcionario, así como la metodología para que reciba la inducción institucional y en el puesto de trabajo.

COMPETENCIAS: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en criterios de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público

INDUCCIÓN: Proceso de formación y capacitación dirigido a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicios públicos y a suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función publica y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo.

HOJA DE RUTA: Documento con el cual se da a conocer las novedades presentadas en la Planta de Personal de la Contraloría de Bogotá, D.C., a todos los equipos que intervienen en el proceso de la Gestión del Talento Humano.

5. REGISTROS:

• Informe de Entrevista

• Lista de chequeo de documentación requerida para posesión

• Resolución de Nombramiento.

• Oficio de Comunicación de Nombramiento.

• Oficio de aceptación o rechazo del nombramiento.

• Acta de Posesión.

• Hoja de Ruta.

• Memorando de Ubicación.

• Formato de Inducción en el Puesto de Trabajo.

• Certificado de Inducción Institucional.

6. ANEXOS:

Anexo 1 - Lista de chequeo de documentación requerida para posesión – 6001001.

Anexo 2- Memorando de bienvenida.- 6001002.

Anexo 3 -Memorando de presentación-6001003.

Anexo 4 -Formato de Inducción en el Puesto de Trabajo – 6001004.

Anexo 5 -Formato de Hoja de Ruta – 6001005.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.	Comunica al Director de Talento Humano la decisión de proveer un cargo vacante establecido en la Planta de Personal de la entidad y entrega hoja de vida del aspirante.
2	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Solicita a un profesional de la Dirección de Talento Humano revisar el cumplimiento de los requisitos, con base en la hoja de vida del aspirante.
3	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Revisa el cumplimiento de requisitos del empleo a proveer, frente a la información consignada en la hoja de vida del aspirante. Informa al Director de Talento Humano el cumplimiento de requisitos.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Ordena citar al aspirante a entrevista psicológica y/o técnica, cuando se cumplan los requisitos		Se realiza entrevista técnica cuando el cargo a proveer corresponde al nivel directivo o asesor.
5	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Realiza la entrevista de evaluación de competencias comunes y las correspondientes al nivel de la vacante. Agenda la entrevista técnica con el funcionario del nivel directivo que designe el Contralor		Las pruebas psicométricas y la entrevista técnica serán realizadas por un profesional en Psicología quien entregará el resultado al Director de Talento Humano y archiva los soportes por un período de un (1) año a partir de su aplicación y luego serán destruidos. Las pruebas psicométricas tiene carácter confidencial.
6	CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR, SUBDIRECTOR ASESOR	Realiza la entrevista técnica y remite a la Dirección de Talento Humano el resultado.
7	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Consolida la información de las entrevistas Técnica y Psicológica y entrega al Director de Talento Humano el Informe de entrevista.	Informe de Entrevista	El profesional que realizó la entrevista Psicológica elabora el "Informe de entrevistas".
8	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Analiza el informe de entrevista y entrega al Contralor, sugiriendo la vinculación o no del aspirante.		Punto de Control. Verifica que se hayan practicado las entrevistas respectivas, según apliquen al cargo a proveer.
9	CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.	Autoriza la vinculación del aspirante y solicita al Director de Talento Humano continuar con el trámite de vinculación.
10	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Solicita al Profesional de la Dirección citar al aspirante para continuar con el trámite de vinculación.
11	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Informa al aspirante sobre los documentos que debe presentar para la vinculación.		Ver anexo 1 - Lista de chequeo de documentación requerida para posesión
12	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Revisa que los documentos presentados se encuentren debidamente diligenciados y completos. Confronta la información registrada por el aspirante en el Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública con los documentos aportados, a fin de confirmar la total congruencia entre unos y otros. Diligencia el formato de Verificación de requisitos. Determina el cumplimiento de los requisitos para el empleo, según el manual de funciones y competencias y la ley. Entrega al Director de Talento Humano toda la documentación y el formato de verificación de requisitos, para la posesión.	Lista de chequeo documentación requerida para posesión	Lista de chequeo documentación requerida para posesión debe ser firmado por los profesionales que intervienen en la revisión de los documentos y requisitos, en cada una de sus partes.
13	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Revisa la información y firma el Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública y devuelve al profesional de la Dirección para que proyecte resolución		Punto de control. Verifica que se hayan revisado todos los requisitos requeridos para la vinculación.
14	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el proyecto de resolución de nombramiento y pasa al Director.
15	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe, revisa y da visto bueno al proyecto de resolución de nombramiento y entrega al señor Contralor.		Punto de Control. Verifica que la Resolución a firmar corresponda al cargo vacante a proveer
16	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C.	Revisa y firma la Resolución de Nombramiento y devuelve al Director de Talento Humano para continuar el trámite.	Resolución de Nombramiento
17	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe Resolución de Nombramiento firmada y pasa al profesional de la Dirección.
18	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe y enumera la Resolución de Nombramiento. Elabora memorando de comunicación de nombramiento y lo pasa para la firma del Director.
19	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma memorando de comunicación del nombramiento y lo devuelve para su comunicación.	Memorando de comunicación del nombramiento
20	PROFESIONAL DIRECCION DE TALENTO HUMANO	Recibe el memorando de comunicación de nombramiento y lo hace firmar por el aspirante, informándole que: • A partir de la comunicación tiene 10 días para aceptar o no, lo cual debe hacer mediante oficio dirigido al señor Contralor y, • Dentro de este mismo término, debe acercarse al Grupo de Salud Ocupacional para la realización del examen médico laboral de ingreso. • Debe presentar la solicitud de prima técnica, según instrucción.
21	TÉCNICO, SECRETARIA Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS	Recibe y registra en el aplicativo de correspondencia de la entidad el oficio de aceptación o rechazo del nombramiento. Envía el documento radicado a la Dirección de Apoyo al Despacho.	Oficio de aceptación o rechazo del nombramiento
22	DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO	Recibe el oficio y lo remite con memorando a la Dirección de Talento Humano.
23	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINIOSTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Registra el recibido de los documentos en el aplicativo de correspondencia y los pasa al Director.
24	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe el documento y asigna al profesional de la Dirección que lleva el trámite de la vinculación y le informa la fecha y hora para la Posesión y la ubicación dentro de la entidad, para que elabore el memorando de comunicación		Si se trata de un nombramiento en cargo provisional, la fecha y hora para la posesión la determina el Director de Talento Humano. Para los cargos directivos y asesor, la fecha y hora la determina el Señor Contralor y se la comunica al Director de Talento Humano.
25	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe el oficio de aceptación o rechazo del nombramiento, radicado por el funcionario nombrado. Comunica al funcionario Nombrado el día y la hora de la posesión, la cual debe ser dentro de los 10 días siguientes a la fecha de radicación del oficio de aceptación. Solicita el certificado del examen médico de ingreso y Oficio o Formatos que certifiquen la afiliación a Seguridad Social (Salud, Pensiones y Cesantías) Elabora el proyecto de Acta de Posesión y memorando de ubicación.		Si el aspirante no acepta, se revoca la resolución. El día de la posesión, antes del acto, el funcionario nombrado debe radicar los formularios diligenciados de la vinculación a Salud, Pensiones, Cesantías y Caja de Compensación. Cuando ya exista una afiliación en pensiones debe manifestarlo por escrito y soportarlo con una certificación de la Administradora, y para la EPS, debe manifestarlo para diligenciar la novedad respectiva, según sea el caso.
26	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Revisa el proyecto de Acta de Posesión. Revisa y firma el memorando de comunicación de la ubicación.
27	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C. O DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Realiza posesión del funcionario nombrado, según el caso, dentro de los términos fijados en la ley y previo cumplimiento de requisitos, se firma el Acta y se le comunica su ubicación.	Acta de Posesión. Memorando de ubicación.
28	DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Entrega copia del memorando de ubicación al funcionario vinculado y memorando de bienvenida. Envía memorando de presentación del nuevo funcionario, bien sea del nivel directivo, asesor, profesional, técnico o asistencial al jefe de la dependencia en la cual fue ubicado. Entrega al funcionario de la Dirección el Acta de Posesión y copia del memorando de ubicación para el trámite de hoja de ruta y solicita al Subdirector de Gestión de Talento Humano ordenar la elaboración del carné. Realiza la presentación del nuevo funcionario en la dependencia donde fue ubicado.		Ver anexo 2- Memorando de bienvenida. Ver anexo 3 -Memorando de presentación. El Director de Talento Humano puede realizar la presentación personalmente o delegarla.
29	PROFESIONAL DIRECCION DE TALENTO HUMANO	Entrega al funcionario de nivel técnico o auxiliar administrativo de la Dirección, el original de la Resolución. Elabora la hoja de ruta y anexa dos copias de la Resolución de nombramiento con los demás soportes y los pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano. Comunica vía correo electrónico dentro de los tres (3) días siguientes a la vinculación el nombre, cargo y ubicación del nuevo funcionario al profesional de la Dirección de Talento Humano, encargado de manejar el formato de inducción puesto de trabajo.	Hoja de Ruta	Ver anexo 5- Hoja de Ruta
30	TECNICO, SECRETARIA, AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe original de la resolución de nombramiento, la radica en el Libro de Resoluciones y la archiva en el consecutivo de resoluciones en orden cronológico numérico ascendente.	Libro de Radicación de Resoluciones.
31	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa los documentos y pasa al profesional encargado de las hojas de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los grupos de la Subdirección.
32	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTION DE TALENTO HUMANO	Recibe y asigna en la hoja de ruta un número consecutivo en constancia de recibido y pasa los documentos a los equipos de Nómina, Seguridad Social, Cesantías, Control Horario, Vacaciones, Bases de Datos, Prima Técnica, Certificaciones y pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano.		Cada grupo registra en la hoja de ruta: Firma de quien recibe. Fecha de recibo y de entrega de los documentos generadores de la novedad.
33	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Recibe y revisa firmas en la hoja de ruta y pasa al profesional de la Subdirección encargado de hojas de ruta.		Punto de control. Verifica que todos los grupos hayan firmado la hoja de ruta para garantizar el conocimiento de la novedad.
34	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTION DE TALENTO HUMANO	Recibe la hoja de ruta con los soportes y revisa que todos la hayan firmado. Pasa los documentos soportes de la vinculación al funcionario encargado del Archivo Hojas de Vida, quien firma la Hoja de Ruta en constancia de recibido. Archiva la Hoja de Ruta en la carpeta identificada, según tabla de retención documental.
35	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva copia de la Resolución y de los soportes en la Hoja de Vida que reposará en la entidad.
36	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Solicita la elaboración del carné y la entrega del mismo al nuevo funcionario.
37	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Proyecta memorando dirigido a la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica, en el cual se relaciona el (los) nuevo(s) funcionario(s) vinculado(s).
38	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Remite el formato de inducción al puesto de trabajo, al jefe inmediato del nuevo funcionario. Firma el memorando con la relación de la(s) nueva(s) vinculación (nes) y lo envía a la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica, para que programe la inducción institucional.		Ver anexo 4- Formato de inducción al puesto de trabajo
39	DIRECTOR, SUBDIRECTOR	Realiza la inducción al puesto de trabajo dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación. Remite a la Dirección de Talento Humano el formato de inducción al puesto de trabajo, debidamente diligenciado y firmado por el jefe inmediato y el nuevo funcionario.	Formato de inducción al puesto de trabajo	El envío del formato se debe hacer dentro de los quince (15) días siguientes a la realización de la inducción.
40	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Programa la fecha para la inducción institucional, invitando con memorando a los nuevos funcionarios.		La Dirección Técnica de Capacitación cuenta con cuatro (4) meses a partir de la posesión para realizar la inducción institucional
41	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Remite a la Dirección de Talento Humano, dentro del mes siguiente, el certificado de la inducción institucional y el listado de los no asistentes.	Certificado de Inducción Institucional
42	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe el formato de inducción al puesto de trabajo y el formato de inducción institucional y entrega a la Subdirección de Gestión de Talento Humano.		El Director de Talento Humano oficiará al funcionario que no asista a la inducción, para que rinda explicación.
43	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA	Ordena archivar los documentos en la Hoja de Vida del funcionario.
44	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva los formatos de inducción al puesto de trabajo y de inducción institucional en la Hoja de Vida.

ANEXO

		CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.
LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA POSESIÓN
NOMBRE					C.C.
No.	DOCUMENTO						OK	P
1	Hoja de Vida.
2	Fotocopia del Título como Bachiller, Técnico, Profesional o estudios de Pregrado.
3	Fotocopia de los Títulos de Especialización, Postgrado, Maestría o Doctorado
4	Fotocopia de certificados de educación No Formal con: nombre de la entidad, nombre del curso, seminario, etc, intensidad horaria y fechas de realización. EN ORDEN CRONOLÓGICO.
5	Certificaciones de experiencia profesional con: nombre entidad, tiempo de servicio y funciones desempeñadas según la Ley 909 EN ORDEN CRONOLÓGICO.
6	Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
7	Fotocopia de la Libreta Militar.
8	Fotocopia de la Tarjeta Profesional/ Licencia de Conducción para empleo de conductor.
9	Fotocopia del Registro Civil de la persona nombrada y de los hijos.
10	Formato Único de Hoja de Vida con foto reciente.
11	Declaración juramentada de Bienes y Rentas.
12	Declaración juramentada de Obligaciones Alimentarias.
13	Declaración juramentada de causales de Inhabilidad e Incompatibilidad.
14	Revisión cumplimiento de Requisitos y Antecedentes (Boletín CGN).
15	Fotocopia del Certificado de Antecedentes Judiciales vigente (DAS).
16	Original de Antecedentes Disciplinarios de la PROCURADURÍA.
17	Original de Antecedentes Disciplinarios de la PERSONERÍA DISTRITAL.
18	Tres Fotos recientes de frente y a color fondo blanco. Tamaño 3X4.
19	.Examen de serología y hemoclasificación.
20	Informe de Entrevista.
21	Formato de verificación de requisitos según el Manual de Funciones y Competencias.
22	Oficio de aceptación del cargo.
23	Certificación médica de APTO o NO APTO.
FECHA PRIMERA REVISIÓN:				NOMBRE:
PUNTO DE CONTROL. FECHA:			NOMBRE:
24	Fotocopia de Resolución de Nombramiento.
25	Oficios de Comunicación de Nombramiento.
26	Fotocopia Acta de Posesión
27	Formato de apertura de cuenta en el Banco Davivienda.
FECHA DE REVISIÓN:						REVISÓ:
28	Formato de afiliación al Plan POS a través de una E. P.S.
29	Copia del Formato de afiliación al fondo de Pensiones.
30	Copia del Formato de afiliación al fondo de Cesantías.
31	Copia del Formato de vinculación al Plan de Riesgos Profesionales con SURATEP.
FECHA DE REVISIÓN:						REVISÓ:
FECHA DE REVISIÓN:						REVISÓ:

ANEXO 2

Bogotá, D.C., (mes-día año)

Señor:

(Nombre de la persona vinculada)

(Cargo en el cual se ha vinculado)

Ciudad.

Ref: Bienvenida

Estimado XXXX:

Es para la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C. motivo de especial complacencia integrarlo a usted a la nómina de sus servidores, ya que tiene la certeza de que su permanencia en la entidad no solo le ha de significar a usted desarrollo personal, familiar y profesional, sino a la entidad la posibilidad de prestar un mejor servicio público, dadas sus magníficas condiciones humanas y profesionales.

En la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C. encontrará personas dispuestas a colaborarle en su proceso de inducción, el cual comienza hoy y tendrá una duración de cuatro meses, según lo estipulado en la ley, con la seguridad de que en la medida en que usted se integre activamente al proceso podrá adquirir un conocimiento adecuado del servicio público, de la entidad y de su cargo, así como satisfacer mejor las expectativas que crea su vinculación.

No dude, en consecuencia, acudir a las personas que oportunamente le indicaremos, o a cualquier compañero que usted considere le puede prestar ayuda para resolver sus dudas e inquietudes y ante quienes puede expresar con confianza tanto sus temores como sus sugerencias. Ellos gustosos le colaborarán siempre que usted lo requiera.

Nuevamente bienvenido.

Atentamente,

Firma

(Director Talento Humano)

FORMATO CÓDIGO 6001002

ANEXO 3

70000-

PARA: Doctor (Nombre del jefe de la dependencia)

(Cargo)

DE: DIRECTOR TÉCNICO TALENTO HUMANO

ASUNTO: Presentación nuevo funcionario

Tengo el gusto de presentarle al señor/doctor________________ vinculado en el cargo ___________________ y quien a partir de la fecha comenzará a desempeñar sus funciones en el área que usted coordina.

Agradezco a usted se sirva tener en cuenta que el señor/doctor____________ se encuentra en proceso de inducción y que, en consecuencia, requiere de usted y de sus colaboradores todo el apoyo para que la inducción al cargo que él ha de desempeñar se lleve a cabo en las mejores condiciones posibles. La inducción deberá realizarse dentro de los cinco días siguientes a la ubicación del funcionario en su dependencia.

Con sentimientos de consideración,

Firma

(Director Talento Humano)

FORMATO CÓDIGO 6001003

ANEXO 4

INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
CARGO:
NOMBRE DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA:
A continuación se enumeran los temas fundamentales sobre los cuales usted debe realizar inducción al funcionario ubicado en su dependencia, ya sea por traslado o por vinculación.
1. NORMATIVIDAD Y PLAN ESTRATÉGICO DE LA DEPENDENCIA		S: SE EFECTUÓ N. A: NO APLICA
1.1. Definición de procesos y procedimientos de la Dependencia según el Sistema de Gestión de Calidad, importancia para la dependencia y entrega de material
1.2. Descripción de los sujetos de control del sector y del Plan de Auditoria si aplica
1.3. Normatividad aplicable al sector
1.4. Plan de Actividades de la vigencia.
1.5. Proyectos que implementan el Plan de Desarrollo.
1.6. Temas, auditorias, proyectos o actividades prioritarias.

2. FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LA DEPENDENCIA
2.1. Presentación del jefe inmediato
2.2. Presentación de los funcionarios de la dependencia y del equipo de trabajo
2.3. Asignación de puesto de trabajo, inventario y material de trabajo
2.4. Entrega de funciones y asignación de proyectos al funcionario
2.5. Normas de funcionamiento interno
3. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Aquí se evalúa el nivel de dominio de los conocimientos, teorías, normas técnicas y aspectos contenidos en el Manual de Funciones y Competencias y acordes al área en la que se desempeñará y que el funcionario debe poseer para alcanzar las contribuciones y el propósito del empleo. Por favor remitirse al Manual de Funciones y Competencias y al empleo que ostenta el funcionario.
4. CONCLUSIONES Luego de realizar la inducción, si usted considera que el funcionario requiera fortalecimiento en un conocimiento o tema específico por favor escriba aquí el (los) conocimiento (s) y marque con una X cómo será fortalecido. Tema (s) o conocimiento (s) a fortalecer ______________________________________ Se fortalecerá de la siguiente forma: 1- Se asignará un funcionario (par) que sea facilitador y brinde acompañamiento en el tema ________ 2- Mediante la experiencia vivencial con el equipo de trabajo en el área a la cual se asigne ________ 3- Se entregará bibliografía, normas, software, o lecturas guiadas ________ 4- Por la complejidad del conocimiento, requiere capacitación no formal por medio de curso, seminario o taller ___________
• La inducción debe realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación del funcionario en la dependencia. • El Jefe de la Dependencia cuenta con quince (15) días siguientes a la realización de la inducción para remitir este formato diligenciado a la Dirección de Talento Humano. • Es responsabilidad del jefe de la dependencia velar por la realización de esta inducción de acuerdo a las instrucciones impartidas y remitir este formato a la Dirección de Talento Humano, dentro del término establecido.
Se desarrollo la inducción al puesto de trabajo de acuerdo a los lineamientos anteriores
En constancia se firma a los __________ del mes __________________de 200_.
JEFE DE LA DEPENDENCIA	FUNCIONARIO

FORMATO CÓDIGO 6001004

ANEXO No. 5 - HOJA DE RUTA

	DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO HOJA DE RUTA Año ______					NUMERO
ORIGEN	TIPO DE NOVEDAD	NOMBRE DEL FUNCIONARIO		FECHA DE ENTREGA		NOMBRE RESPONSABLE
(Nombre de la dependencia donde se origina la novedad)

EQUIPO DE TRABAJO	FECHA EN QUE RECIBE		FECHA EN QUE ENTREGA		NOMBRE RESPONSABLE
RESPONSABLE HOJA DE RUTA
NÓMINA
SEGURIDAD SOCIAL
CESANTÍAS
CONTROL HORARIO
VACACIONES
BASE DE DATOS
PRIMA TÉCNICA CARRERA ADM.
CERTIFICACIONES
RESPONSABLE FORMATO DE INDUCCIÓN
RESPONSABLE DE NOVEDADES (Subdirector)
RESPONSABLE HOJA DE RUTA
HOJA DE VIDA (ARCHIVO)	FECHA EN QUE RECIBE		FECHA EN QUE ARCHIVA		NOMBRE RESPONSABLE

DOCUMENTOS ENTREGADOS

FORMATO CÓDIGO 6003005

PROCEDIMIENTO PARA LA VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS A CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 014 de marzo 11 de 2003.	Modificación del alcance del procedimiento. Descripción del objeto de las normas de la base legal. Adición al numeral 4. Definiciones el concepto competencias. Revisión del nombre de cada uno de los registros. Exclusión del anexo 7 (Hoja de Ruta).
2.0	Resolución Reglamentaria 055 de noviembre de 2003	Se hace necesario incluir en el formato de Acta de Resultados de Entrevista del Proceso de Selección, el Informe de Entrevista Psicológica que contiene la evaluación descriptiva y cualitativa de las competencias de tipo psicológico del candidato opcionado a proveer un cargo y brinda al nominador de la Entidad elementos de juicio para la toma de decisiones en cuanto a su vinculación. Se elimina la actividad No.10 en -consecuencia estas pasan de 19 a 18.
3.0	Resolución Reglamentaria 028 de julio 6 de 2005	Se diferencia en el procedimiento las actividades de la vinculación, con respecto a las de selección del personal. Se incluyen actividades y responsabilidades relacionadas con la Inducción Institucional y la Inducción en el Puesto de Trabajo. Se suprimen los anexos relacionados con el proceso de selección. Se unifican los anexos de Resolución de Nombramiento. Se modifica el anexo de Memorando de Ubicación involucrando las acciones en materia de Inducción Institucional y la Inducción en el Puesto de Trabajo. Se incluye un formato específico para el Certificado de Inducción Institucional. Se incluye el anexo del Formato de Inducción en el Puesto de Trabajo.
4.0	Resolución Reglamentaria. 002 de enero 23 de 2006	Cambia de versión. Se incluye el Formato para la Verificación de Requisitos. Se modifica el código del procedimiento 6004 por 6001.
5.0	Resolución Reglamentaria 023 de noviembre 23 de 2007	Se modifica el objetivo, alcance, base legal, registros y anexos. Igualmente se replantearon las actividades y los responsables de su ejecución. Se eliminaron anexos y se establecieron tres nuevos.
6.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE FUNCIONARIOS DEL

NIVEL DIRECTIVO ENTRE LAS DEPENDENCIAS DE LA

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6002

VERSIÓN 3.0

FECHA: Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

Dirección de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz ________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 11

1. OBJETIVO.

Establecer los pasos necesarios para el traslado de funcionarios del nivel directivo, dentro de las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo con las necesidades del servicio, en cumplimiento de la misión institucional.

2. ALCANCE.

El procedimiento inicia con la solicitud verbal por parte del Contralor de Bogotá al Director de Talento Humano del traslado de un directivo y finaliza con la formalización del traslado del funcionario y el archivo de la Resolución de traslado en la Hoja de Vida.

3. BASE LEGAL.

Ley 909 de 2004, "Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 362 del 6 de enero de 2009, "Por el cual se modifica la planta de personal de la a Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones".

Resolución Reglamentaria Nº 027 de diciembre 26 de 2006, "Por la cual se reglamenta la entrega del puesto de trabajo en la Contraloría de Bogotá, D.C."

Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de la Contraloría de Bogotá, D.C.

4. DEFINICIONES

TRASLADO: Implica el cambio de una dependencia a otra, en la cual el funcionario por su perfil pueda generar valor agregado a la entidad, en contribución al cumplimiento de la misión institucional.

REGISTROS

• Resultado de la evaluación de las competencias.

• Memorando.

• Resolución de Traslado

• Libro de Resoluciones Ordinarias.

• Memorando de Comunicación.

• Hoja de Ruta.

• Formato de Inducción al Puesto de Trabajo.

ANEXOS

Anexo 1 - Inducción al Puesto de Trabajo. Formato código 6002001.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.	Solicita al Director Técnico de Talento Humano el traslado de un funcionario del nivel Directivo.
2	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Solicita a un profesional de la Dirección de Talento Humano realizar la revisión del cumplimiento de requisitos para ejercer el empleo en la dependencia a la cual se realizará el traslado y evaluar la necesidad de realizar una nueva valoración de competencias si se requiere.
3	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Revisa el cumplimiento de requisitos frente a los establecidos en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.
4	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Realiza la evaluación de competencias, si se requiere, y elabora un documento con los resultados de la evaluación y lo entrega al Director de Talento Humano.	Resultado de la evaluación de las competencias.	Dependiendo de la técnica aplicada, la evaluación puede verse reflejada en: gráficos, cuadros, informes, entre otros.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Solicita al profesional de la Dirección proyectar la Resolución de Traslado y el Acta de Posesión, con base en los resultados obtenidos.		Punto de control. Verifica el cumplimiento a los requisitos del empleo.
6	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Proyecta los documentos ordenados y los presenta al Director para su revisión.
7	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Revisa los documentos proyectados y da visto bueno al proyecto de resolución de traslado. Solicita elaborar memorando remisorio del proyecto de Resolución dirigido a la Dirección de Apoyo al Despacho para la firma del señor Contralor.
8	PROFESIONAL, TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el memorando remisorio del Proyecto de Resolución, según instrucciones impartidas y lo pasa al Director para su firma.
9	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Firma el memorando remisorio y devuelve al funcionario encargado de la correspondencia para su entrega en la Dirección de Apoyo al Despacho.	Memorando.
10	DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO	Entrega al señor Contralor para su firma.
11	CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.	Firma la Resolución de Traslado y devuelve para continuar el trámite.	Resolución de Traslado.
12	DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la Resolución y la envía con memorando a la Dirección de Talento Humano.
13	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE , DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Registra el recibido de los documentos provenientes de la Dirección de Apoyo al Despacho y: • Numera la Resolución. • Registra la Resolución en el libro de Resoluciones Ordinarias. • Saca fotocopias de la Resolución.	Libro de Resoluciones Ordinarias.
14	PROFESIONAL, TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora memorando para firma del Director, con el cual se comunica al funcionario el traslado y se le solicita entregar: • Evaluación del Desempeño del personal a cargo. • Copia del Acta de entrega de puesto de trabajo, debidamente firmada por las partes intervinientes.		El funcionario debe entregar la información y documentos solicitados en la Subdirección de Gestión del Talento Humano, dentro de los tres (3) días siguientes a la comunicación del traslado.
15	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Firma memorando de comunicación de la Resolución de Traslado y devuelve para continuar trámite.	Memorando de comunicación.
16	PROFESIONAL, TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Hace firmar el memorando de comunicación del funcionario, le entrega copia de la resolución, guarda el original en la carpeta de resoluciones en el orden cronológico numérico ascendente para su custodia y procede a elaborar hoja de ruta. Entrega copia del memorando de comunicación de traslado a la dependencia en la cual el funcionario se encontraba ejerciendo sus funciones.
17	CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR SUBDIRECTOR JEFE DE OFICINA	Recibe copia del memorando de traslado y solicita elaborar el Acta de Entrega de Puesto de Trabajo. Firma el Acta de Entrega de Puesto de Trabajo en la cual debe constar que: • Entrega los elementos devolutivos que tuviere a su cargo. • Entrega el Inventario documental (tanto de documentos impresos como en medio magnético). • Informa sobre el estado de los trabajos en proceso y pendientes. • Estado de los documentos asignados por medio del Sistema de Gestión de Procesos - SIGESPRO y pendientes de trámite, y el traslado de ellos a quien le haya ordenado el superior. • Informe de Gestión.		Para la entrega del Informe de gestión se activa el procedimiento respectivo del Proceso de Orientación Institucional. Para inventario de elementos devolutivos y de documentos se activan los Procedimientos respectivos del Proceso Recursos Físicos y Financieros. Punto de Control. Verifica que en el Acta quede la constancia de cada uno de los puntos solicitados. En caso de que el funcionario trasladado no cumpla con la entrega formal del puesto de trabajo, el directivo correspondiente tomará las acciones que considere pertinentes.
18	PROFESIONAL, TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE , DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora la hoja de ruta, anexando las copias de la Resolución de Traslado con los soportes y la pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.	Hoja de Ruta.
19	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa los documentos y pasa al profesional encargado de las hojas de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección.
20	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe y asigna en la hoja de ruta un número consecutivo en constancia de recibido y pasa los documentos a los Equipos de Nómina, Seguridad Social, Cesantías, Control Horario, Vacaciones, Bases de Datos, Prima Técnica, Certificaciones y pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano.		Cada equipo registra en la hoja de ruta: -Firma de quien recibe. -Fecha de recibo y de entrega de los documentos generadores de la novedad.
21	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe del funcionario trasladado el formato del Anexo 1 diligenciado y revisa que en el acta esté contemplada la información solicitada y que anexe los documentos que debe entregar y pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano.		El Formato – "Entrega de documentos", está establecido en el Anexo 1, del Procedimiento de Retiro del Servicio.
22	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe y revisa firmas en la hoja de ruta y pasa al profesional encargado de hojas de ruta. Recibe el formato del Anexo 1 diligenciado, lo firma en constancia de su recibido y lo pasa al encargado de archivo en hojas de vida.
23	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Recibe la hoja de ruta con los soportes y revisa que todos los equipos la hayan firmado para garantizar el conocimiento de la novedad. Pasa los documentos soportes del traslado al funcionario encargado del Archivo Hojas de Vida, quien firma la Hoja de Ruta en constancia de recibido. Archiva la Hoja de Ruta en la carpeta identificada, según tabla de retención documental.
24	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR DE , SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva copia de la Resolución y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario Retirado.
25	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Remite con memorando el formato de inducción al puesto de trabajo, al jefe inmediato del nuevo funcionario.		El formato de inducción al puesto de trabajo, está establecido el procedimiento de vinculación de funcionarios a la Contraloría de Bogotá, D.C.
26	DIRECTOR, SUBDIRECTOR	Realiza la inducción al puesto de trabajo dentro de los términos indicado en el formato de inducción. Devuelve con memorando a la Dirección de Talento Humano el formato de inducción al puesto de trabajo, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario que realiza la inducción y el nuevo funcionario.	Formato de inducción al puesto de trabajo	Ver Anexo 1. El envío del formato se debe hacer dentro de los quince (15) días siguientes a la realización de la inducción.
27	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe el formato de inducción al puesto de trabajo y entrega a la Subdirección de Gestión de Talento Humano. Solicita al profesional de la Dirección verificar que las dependencias remitan con oportunidad el formato de inducción.		Punto de control Vigilar el cumplimiento de la realización de la inducción.
28	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Revisa el cumplimiento de la actividad por parte de los responsables y comunica al Director de Talento Humano.
29	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Requiere con memorando el envío del formato de inducción a la Dirección de Talento Humano, una vez vencido el término.		Cuando se reciba el formato de inducción, se ejecuta la primera parte de la actividad No. 26.
30	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Ordena archivar el formato de inducción en la Hoja de Vida del funcionario.
31	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva el formato de inducción al puesto de trabajo en la Hoja de Vida.

ANEXO 1

INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
CARGO:
NOMBRE DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA:
A continuación se enumeran los temas fundamentales sobre los cuales usted debe realizar inducción al funcionario ubicado en su dependencia, ya sea por traslado o por vinculación.
1. NORMATIVIDAD Y PLAN ESTRATÉGICO DE LA DEPENDENCIA		S: SE EFECTUÓ N. A: NO APLICA
1.1. Definición de procesos y procedimientos de la Dependencia según el Sistema de Gestión de Calidad, importancia para la dependencia y entrega de material.
1.2. Descripción de los sujetos de control del sector y del Plan de Auditoria si aplica.
1.3. Normatividad aplicable al sector.
1.4. Plan de Actividades de la vigencia.
1.5. Proyectos que implementan el Plan de Desarrollo.
1.6. Temas, auditorias, proyectos o actividades prioritarias.

2. FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LA DEPENDENCIA
2.1. Presentación del jefe inmediato.
2.2. Presentación de los funcionarios de la dependencia y del equipo de trabajo.
2.3. Asignación de puesto de trabajo, inventario y material de trabajo.
2.4. Entrega de funciones y asignación de proyectos al funcionario.
2.5. Normas de funcionamiento interno.

3. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Aquí se evalúa el nivel de dominio de los conocimientos, teorías, normas técnicas y aspectos contenidos en el Manual de Funciones y Competencias y acordes al área en la que se desempeñará y que el funcionario debe poseer para alcanzar las contribuciones y el propósito del empleo. Por favor remitirse al Manual de Funciones y Competencias y al empleo que ostenta el funcionario.
4. CONCLUSIONES Luego de realizar la inducción, si usted considera que el funcionario requiera fortalecimiento en un conocimiento o tema específico por favor escriba aquí el (los) conocimiento (s) y marque con una X cómo será fortalecido. Tema (s) o conocimiento (s) a fortalecer ______________________________________ Se fortalecerá de la siguiente forma: 1- Se asignará un funcionario (par) que sea facilitador y brinde acompañamiento en el tema ________ 2- Mediante la experiencia vivencial con el equipo de trabajo en el área a la cual se asigne ________ 3- Se entregará bibliografía, normas, software, o lecturas guiadas ________ 4- Por la complejidad del conocimiento, requiere capacitación no formal por medio de curso, seminario o taller ___________
• La inducción debe realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación del funcionario en la dependencia. • El Jefe de la Dependencia cuenta con quince (15) días siguientes para remitir este formato diligenciado a la Dirección de Talento Humano. • Es responsabilidad del jefe de la dependencia velar por la realización de esta inducción de acuerdo a las instrucciones impartidas.
Se desarrollo la inducción al puesto de trabajo de acuerdo a los lineamientos anteriores
En constancia se firma a los __________ del mes __________________de 200_.
JEFE DE LA DEPENDENCIA	FUNCIONARIO

FORMATO CÓDIGO 6002001

PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE FUNCIONARIOS DEL

NIVEL DIRECTIVO ENTRE LAS DEPENDENCIAS DE

LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 014 de marzo 11 de 2003	El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
2.0	Resolución Reglamentaria 023 de noviembre 23 de 2007	En el nombre del procedimiento se elimina la palabra asesor. Se modifica el objetivo así: "Establecer los pasos necesarios para el traslado de funcionarios del nivel directivo, dentro de las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo con las necesidades del servicio, en cumplimiento de la misión institucional". El alcance así: " El procedimiento inicia con la solicitud verbal por parte del Contralor de Bogotá al Director de Talento Humano del traslado de un directivo y finaliza con la formalización del traslado del funcionario y el archivo de la Resolución de traslado en la Hoja de Vida. Base Legal. Se incluyen las siguientes normas: Ley 909 de 2004, Decreto 735 de 2005, Decreto 2539 de 2005, Acuerdo 361 de 2009, Acuerdo 362 de 2009, Resolución Reglamentaria Nº 027 de diciembre 26 de 2006 y Manual de Funciones y Competencias de la Contraloría de Bogotá, D.C. Los registros son: Resultado de la evaluación de las competencias. Memorando. Resolución de Traslado. Libro de Resoluciones Ordinarias. Memorando de Comunicación. Hoja de Ruta. Formato de Inducción al Puesto de Trabajo. Las actividades y responsables del procedimiento se modifican, de tal forma que se ajusten al Sistema de Gestión de Calidad implementado en la Contraloría y a lo establecido en la normatividad vigente.
3.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS DE LOS FUNCIONARIOS DEL NIVEL PROFESIONAL QUE AFECTEN LA CALIDAD DEL PRODUCTO

CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6005

VERSIÓN 3.0

FECHA. Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico de

Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico de

Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz _________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. PÁGINAS: 11

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades requeridas para evaluar el nivel de competencia evidenciado en el aspirante o funcionario del nivel profesional del área misional o de apoyo y que sus funciones afecten la calidad del producto.

2. ALCANCE

El procedimiento comienza cuando se presente alguna de las siguientes situaciones: por vinculación de un aspirante del nivel profesional del área misional, por traslado de un funcionario del nivel profesional de una área de apoyo a un área misional, por fortalecimiento de una competencia de un funcionario del nivel profesional del área misional, por adición de competencias al nivel profesional del área misional con el fin de lograr la misión institucional, y culmina con la expedición del documento que dé cuenta de la realización de la medición de competencia (s) al (os) funcionario (s) o la certificación del fortalecimiento de la competencia (s).

3. BASE LEGAL

Ley 909 de 2004 "Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones".

Decreto 785 del 17 de marzo de 2005 "Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004".

Decreto 2539 del 22 de julio de 2005 "Por el cual se establecen las competencias laborales generales para lo empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos Ley 770 y 785 de 2005".

Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 362 del 6 de enero de 2009 "Por el cual se modifica la planta de personal en la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones".

Manual de Funciones, Requisitos y Competencias de la Contraloría de Bogotá, D.C.

4. DEFINICIONES:

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Conjunto de comportamientos o conductas que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo. Las competencias comportamentales hacen referencia a las actitudes, motivaciones, habilidades y rasgos de personalidad.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES: Son aquellas que todos los servidores públicos deben poseer y evidenciar.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO: Son aquellas que, como mínimo, deben poseer y evidenciar los servidores de acuerdo al nivel jerárquico en el que se encuentren.

COMPETENCIAS DE CONOCIMIENTO: Conjunto de teorías, normas, técnicas y conceptos relacionados con una profesión o área y que se requieren para desempeñarse en un área específica.

CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales.

COMPETENCIAS FUNCIONALES: Son las funciones esenciales del empleo, están relacionadas con el conjunto de actividades necesarias para lograr resultados o productos del trabajo, en relación con el propósito de un área.

DICCIONARIO DE COMPETENCIAS: Documento que contiene las competencias comunes y por nivel, sus respectivos comportamientos y grados de presentación con el fin de determinar el grado en el cual la competencia se encuentra evidenciada en la persona.

GESTIÓN POR COMPETENCIAS: Modelo de gestión que tiene como fin lograr alinear el talento humano a la misión de la organización.

GRADOS DE PRESENTACIÓN DE LOS COMPORTAMIENTOS: Escala de valoración cualitativa que permite discriminar la medida en la que se manifiesta el comportamiento.

5. REGISTROS:

• Hoja de vida del aspirante.

• Informe de evaluación de competencias.

• Documento de evaluación de competencias.

• Certificación.

• Memorando.

• Informe de diagnóstico.

6. ANEXOS:

No se establecieron.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Durante el proceso de vinculación

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Solicita al profesional de Talento Humano adelantar la evaluación de competencias del aspirante a vincular.	Hoja de vida del aspirante
2	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Realiza la evaluación aplicando los instrumentos psicométricos de evaluación de competencias que considere pertinentes. Elabora el informe de evaluación de competencias y lo presenta al Director de Talento Humano.	Informe de evaluación de competencias	Si el perfil del funcionario a vincular es del nivel directivo o asesor la evaluación de las competencias de conocimiento la realiza la persona que designe el Contralor de Bogotá.
3	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe y analiza el informe.		Punto de Control Verifica que se hayan evaluado las competencias requeridas para el cargo.
4	CONTRALOR	Aprueba o desaprueba la vinculación con base en los resultados y comunica al Director de Talento Humano la decisión tomada.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Imparte las instrucciones al profesional universitario o especializado para continuar con el procedimiento de vinculación del funcionario.		Se activa el procedimiento para la vinculación de funcionarios a la Contraloría de Bogotá, D.C.

7.2. Por traslado de funcionarios del nivel profesional que afecte la calidad de los productos que genera la entidad.

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Entrega copia del memorando de traslado del profesional del área de apoyo a misional, al profesional de Talento Humano para realizar la evaluación de competencias.
2	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Selecciona y aplica el instrumento al jefe inmediato y/o a la (s) persona(s) del área en la que se encuentra el funcionario, a fin conocer las fortalezas y debilidades del perfil del evaluado.		Dentro de los instrumentos a aplicar se encuentran, entre otros: entrevista, cuestionarios, mesas de trabajo, éstos son aplicados a criterio del profesional. La aplicación de los instrumentos se realizará tres (3) meses después de trasladado el funcionario.
3	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora el documento contentivo de la evaluación de las competencias, con base en los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento y lo entrega al Director de Talento Humano.	Documento de evaluación de competencias	Dependiendo de la técnica aplicada, la evaluación puede verse reflejada en: gráficos, cuadros, informes, entre otros.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Analiza los resultados de la evaluación y si el nivel de las competencias es satisfactorio se ordena el archivo de los resultados en la Hoja de Vida. Si no, solicita a la Dirección de Capacitación el fortalecimiento de las competencias que no hayan sido satisfactorias.		Punto de control. Verifica que las competencias evaluadas sean las requeridas según el nivel del cargo.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Coordina las actividades necesarias para realizar el fortalecimiento de las competencias al funcionario. Remite al Director de Talento Humano certificación, donde conste que se realizó el fortalecimiento de competencias al funcionario.	Certificación.
6	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Remite la certificación a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
7.	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el documento y ordena su archivo en la Hoja de Vida.
8.	TÉCNICO, SECRETARIO, AUXILIAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva la certificación del fortalecimiento de la (s) competencia (s) en la Hoja de Vida.

7.3 Por fortalecimiento. de competencias del nivel profesional del área misional

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR , SUBDIRECTOR, JEFE DE OFICINA	Informa a la Dirección Técnica de Talento Humano las dificultades relacionadas con las competencias que se presentan en el (los) funcionario (s), afectando el desarrollo y los resultados del trabajo.	Memorando.
2.	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe la información y solicita a la Subdirección de Bienestar o a la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica coordinar las actividades necesarias para realizar el diagnóstico de competencias a los funcionarios que lo requieran y ejecutar las acciones a que haya lugar.
3	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA O SUBDIRECTOR TÉCNICO DE BIENESTAR SOCIAL	Coordina la realización del diagnóstico y la ejecución de las actividades necesarias para el fortalecimiento de las competencias al (o) funcionario (s) que lo requieran. Envía copia al Director de Talento Humano del diagnostico en donde se especifique el nombre de las personas a las cuales se les realizará el fortalecimiento.	Informe de Diagnóstico.	En caso que se requiera contratar la labor de diagnóstico y/o ejecución de actividades de fortalecimiento, se debe seguir el procedimiento de compras establecido en el Proceso de Recursos Físicos y Financieros.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Remite al Director de Talento Humano certificación, donde conste que se realizó el fortalecimiento de competencias a (los) funcionario (s) determinado (s) en el diagnóstico.	Certificación.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe la certificación y envía al profesional de Talento Humano
6	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Constata que las personas que presentaron las debilidades en la (s) competencia (s) hayan sido objeto de intervención. Comunica los resultados de la revisión al Director de Talento Humano.
7	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe la información junto con la certificación de los funcionarios que fueron objeto de fortalecimiento de la (s) competencia (s). Remite la certificación a la Subdirección de Gestión Humana para el archivo en la Hoja de Vida de funcionario.		Punto de Control. Verifica que se haya atendido el requerimiento de fortalecimiento de competencia (s) manifestada por la dependencia que lo solicitó.
8	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el documento y ordena su archivo en la Hoja de Vida.
9	TÉCNICO, SECRETARIO, AUXILIAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva la certificación del fortalecimiento de la (s) competencia (s) en la Hoja de Vida

7.4 Por adición de competencias al nivel profesional del área misional

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CONTRALOR DE BOGOTÁ	Al inicio de la vigencia de la nueva administración al elaborar la visión y el Plan Estratégico a desarrollar para el respectivo cuatrienio se evaluará la necesidad de adicionar alguna competencia para el logro de la misión y visión institucional.		Las competencias a adicionar deben estar relacionadas con el desarrollo de la labor del Control Fiscal.
2	CONTRALOR DE BOGOTÁ	Solicita a la Dirección de Talento Humano coordinar las acciones necesarias para adicionar la competencia.
3	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Solicita a la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica realizar las acciones para evaluar y en caso de ser necesario, fortalecer al personal de los niveles directivo y profesional del área misional en la (s) competencia (s) solicitada (s) por el Contralor de Bogotá.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Coordina las acciones y/o actividades necesarias para llevar a cabo la evaluación y el fortalecimiento de las competencias al personal del nivel profesional del área misional.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA.	La Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica envía a la Dirección de Talento Humano las certificaciones de cada funcionario.	Certificación.
6	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe las certificaciones y entrega al Profesional de la Dirección de Talento Humano.
7	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa que todos los funcionarios de los niveles directivo y profesional del área misional hayan sido evaluados y en caso dado fortalecidos en la (s) competencia (s) requerida (s). Comunica al Director de Talento Humano los resultados de la revisión.
8	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe la información y en caso de que haya faltado un funcionario por evaluar y/o fortalecer, solicita con memorando a la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica se realice la actividad. Remite las certificaciones a la Subdirección de Gestión Humana para el archivo en la Hoja de vida respectiva.	Memorando	Punto de Control. Verifica que todo el personal de los niveles directivo y profesional del área misional hayan sido evaluados y en caso dado, fortalecido.
9.	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA.	Ejecuta las actividades desde el numeral 4.
10	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el documento y ordena su archivo en la Hoja de Vida.
11	TÉCNICO, SECRETARIO, AUXILIAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTION DE TALENTO HUMANO	Archiva la certificación del fortalecimiento de la (s) competencia (s) en la Hoja de Vida.

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 023 del 23 de noviembre de 2007	Se modificó el objetivo del procedimiento por "Estandarizar las actividades necesarias para reconocer, liquidar y cancelar a los funcionarios o exfuncionarios de la Contraloría de Bogotá, D.C., las prestaciones sociales a que tengan derecho, de conformidad con la legislación vigente". En el alcance se cambió el orden de los numerales 7.1 y 7.2. Así mismo, los numerales 7.4, 7.6 y 7.7 se unificaron en el 7.4 y en el numeral 7.5 se complementó el subproceso de retiro definitivo de cesantías para el Fondo Nacional del Ahorro con el de fondos privados; se incluyó el numeral 7.8 procedimiento para el traslado de funcionarios con régimen de retroactividad al Fondo Nacional del Ahorro. En la Base Legal, en algunos casos, se complementó la norma con la descripción de la misma. Así mismo, se incluyó la circular 70000-1333 del 13 de marzo de 2009, relacionada con control de la inversión de los anticipos parciales de cesantías. En Definiciones Técnicas: Se modificó la definición de los factores de salarios para liquidad la prima de navidad. En la Descripción del Procedimiento se ajustaron las actividades, registros y se incorporaron los puntos de control. Se suprimió el anexo correspondiente a: Oficio de citación para notificación personal – liquidación de cesantías definitivas, por estar repetido, en consecuencia se ajustó la codificaron de los mismos. Así mismo se ajustaron los anexos 1, 2 y 3 al Acuerdo 361 de 2009.
2.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE

PRESTACIONES SOCIALES

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6007

VERSIÓN No.: 2.0

Fecha: Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

de Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _______

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz __________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 73

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades necesarias para reconocer, liquidar y cancelar a los funcionarios o exfuncionarios de la Contraloría de Bogotá, D.C., las prestaciones sociales a que tengan derecho, de conformidad con la legislación vigente.

2. ALCANCE:

2.1. Reconocimiento, liquidación, aplazamiento e interrupción de vacaciones.

El procedimiento inicia cuando el funcionario solicita las vacaciones y termina cuando se archiva copia de la resolución y de la solicitud en la hoja de vida del funcionario.

2.2. Liquidación de prestaciones sociales de ex funcionarios.

El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdirección de Gestión de Talento Humano recibe la novedad de retiro y elabora la liquidación de Prestaciones Sociales y termina cuando se archiva copia de la Resolución en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

2.3 Consolidación y pago anual de cesantías a funcionarios afiliados a fondos privados.

El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdirección de Gestión de Talento Humano actualiza mensualmente la base de datos establecida para liquidar el monto de cesantías y los intereses de cesantías, con el archivo plano reportado por nómina y termina cuando se archiva en la Hoja de Vida del funcionario copia de la comunicación.

2.4. Autorización del retiro parcial de cesantías de fondos privados, Fondo Nacional de Ahorro y Fondo de Prestaciones, Cesantías y Pensiones- FONCEP.

El procedimiento inicia cuando el funcionario radica la solicitud en la Oficina de correspondencia de la entidad y termina cuando se archiva copia de la autorización o formulario solicitud pago de cesantías en el expediente de cesantía del funcionario.

2.5. Liquidación de cesantías definitivas en fondos privados y/o Fondo Nacional del Ahorro.

El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdirección de Gestión de Talento Humano solicita a nómina el reporte de los empleados retirados y termina cuando se archiva copia de la resolución en la hoja de vida del funcionario.

2.6. Liquidación, reporte y pago del aporte mensual de funcionarios afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.

El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdirección de Gestión de Talento Humano, actualiza las novedades tanto en factores fijos como en factores variables que se presenten en forma mensual, a partir de la base de datos consolidada durante el año anterior y termina cuando se archiva copias de lo actuado en la carpeta "Fondo Nacional del Ahorro".

2.7. Liquidación de cesantías definitivas Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones – FONCEP.

El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdirección de Gestión de Talento Humano, solicita el reporte de los empleados retirados y termina cuando se archiva copia de la liquidación de cesantía en la hoja de vida del funcionario.

2.8. Procedimiento para el traslado de funcionarios con régimen de retroactividad al Fondo Nacional del Ahorro.

El procedimiento inicia con la radicación de la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad, manifestando su decisión de afiliarse individual y voluntariamente al Fondo Nacional del Ahorro y termina con el archivo de la copia de la resolución y la liquidación definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

3. BASE LEGAL:

Decreto 1045 del 7 de junio de 1978, "Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional".

Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002, "Por el cual se fija el régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial".

Cesantía:

Ley 6ª de 1945, "Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial del trabajo"; artículo 17.

Ley 65 de 1946, "Por la cual se modifican las disposiciones sobre cesantía y jubilación y se dictan otras"; artículo 1º.

Decreto 1160 de 1947. Sobre auxilio de cesantía.

Decreto 3118 de 1968, "Por el cual se crea el Fondo Nacional del Ahorro", modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998, reglamentada por los Decretos 1582 y 1453 de 1998.

Decreto 1045 de 1978, "Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional", artículo 45.

Ley 50 de 1990, "Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones", artículos 99, 102 y 104".

Ley 244 de 1995, "Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones", modificada por la Ley 1071 de 2006:

Ley 344 de 1996, "Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones" reglamentada parcialmente por el Decreto 1267 de 2001.

Decreto 1582 de 1998, "Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5° de la Ley 432 de 1998, en relación con los servidores públicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia".

Decreto 1252 de 2000, "Por el cual se establecen normas sobre el régimen prestacional de los empleados públicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la fuerza pública".

Circular 15000-0664 del 1º de octubre de 2003 del Contralor de Bogotá D.C.

Circular 70000-1333 del 13 de marzo de 2009 del Director Técnico de Talento Humano.

Calzado y vestido de labor:

Ley 11 de 1984, "Por la cual se reforman algunas normas de los Códigos Sustantivo y Procesal del Trabajo". Artículos 7, 8 y 10.

Decreto 982 de 1984, "Por la cual se reglamentan los artículos 7o. y 10 de la Ley 11 de 1984, artículos 1 al 4.

Ley 70 de 1988, "Por la cual se dispone el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector público", artículos 1º y 2º.

Decreto 1978 de 1989, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 70 de 1988, artículos 1º, 5, 6, y 7.

Intereses a la Cesantía:

Decreto 1582 de 1998, "Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5o. de la Ley 432 de 1998, en relación con los servidores públicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia", artículo 1º.

Ley 50 de 1990, "Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones", artículo 99.

Prima de Navidad:

Vacaciones:

Ley 72 de 1931, "Por la cual se reforma la Ley 57 de 1926 sobre descanso dominical", artículo 2º

Decreto 3135 de 1968, "Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales", artículo 8º.

Decreto 1848 de 1969, "Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968", artículos 43 al 50.

Ley 995 de 2005, "Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.", artículo 1º.

Decreto 404 de 2006, "Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional", artículo 1º.

Acumulación de vacaciones:

Decreto 3135 de 1968; artículo 46 del Decreto 1848 de 1969; artículo 13 del Decreto 1045 del 7 de junio de 1978.

Compensación de vacaciones en dinero:

Decreto 3135 de 1968; artículo 47 del Decreto 1848 de 1969; artículo 20 del Decreto 1045 de 1978, artículo 10.

Factores salariales para liquidación de vacaciones:

Reconocimiento de vacaciones causadas en caso de retiro del servicio:

Decreto 1848 de 1969, "Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968", artículo 47, literales b) y c).

Eventos que no interrumpen el tiempo de servicio para conceder vacaciones:

Prescripción del Derecho a Vacaciones:

Vacaciones Decretadas de Oficio:

Pago Proporcional de Vacaciones:

Decreto 404 de 2006, "Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional", artículo 1º.

Interrupción de Vacaciones:

Decreto 1848 de 1969, "Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968", artículo 15.

Disfrute de Vacaciones Interrumpidas:

Aplazamiento de Vacaciones:

Prima de Vacaciones:

Pago de la Prima de Vacaciones en caso de retiro:

Compensación en dinero de la Prima Vacacional:

Prescripción de la Prima vacacional:

Pago Proporcional de la Prima de Vacaciones en caso de retiro:

Decreto 404 de 2006, "Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional", artículo 1º.

Bonificación Especial por Recreación:

Decreto 660 de 2002, artículo 14, Decreto 451 de 1984 y 1919 de 2002.

Pago Proporcional de la Bonificación por Recreación en caso de retiro:

Decreto 404 de 2006, "Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional", artículo 1º.

4. DEFINICIONES:

• AUXILIO DE CESANTÍA: El término cesantías viene del latín "cessare" que significa terminar algo, cesar; es la paga al cesante. La cesantía es una prestación social que el empleador reconoce y paga a sus trabajadores, para que éstos tengan un medio de subsistencia en el evento de llegar a quedar cesantes. Este auxilio monetario equivale a un (1) mes de salario por cada año de servicio continuo o discontinuo y proporcional por fracción de año.

- CESANTÍA RÉGIMEN ANUALIZADO: Es la que se genera por la aplicación del régimen de liquidación anual, en las empresas privadas o públicas. Como auxilio de cesantía el trabajador recibe un (1) mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año.

- CESANTÍAS RETROACTIVAS: Son aquellas que se generan en el sector privado o público como aplicación al régimen de liquidación retroactiva.

- FACTORES PARA LA LIQUIDACIÓN DE CESANTÍA: Para la liquidación del auxilio de cesantía se tendrán en cuenta los siguientes factores: Asignación Básica Mensual; Dominicales y Festivos; Horas Extras; Gastos de Representación; Valor del Trabajo Suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso; Auxilios de Alimentación y Transporte; Prima de Navidad; Bonificación por Servicios Prestados; Prima de Servicios o Semestral, Prima de Antigüedad, Prima Técnica y Prima de Vacaciones.

- RETIRO DE CESANTÍA DEFINITIVA: Es el pago total del saldo acumulado de cesantía a que tiene derecho el funcionario, cuando por cualquier causa se produzca su retiro o la terminación definitiva de la relación laboral con la entidad.

- RETIRO PARCIAL DE CESANTÍA: Es el avance o anticipo permitido por la ley para la compra y adquisición de vivienda, construcción, reparación y ampliación de la misma y liberación del gravamen del inmueble, contraído por el empleado o su cónyuge o compañero (a) permanente, así como para adelantar estudios del empleado, su cónyuge o compañero (a) permanente o sus hijos. Tiene carácter provisional sujeto a ser descontado de la liquidación final que se realice al momento del retiro definitivo del funcionario de la entidad.

- SALARIO BASE DE LIQUIDACIÓN PARA LA CESANTÍA: Se tomará como base el último sueldo o jornal devengado, a menos que el sueldo o jornal haya tenido modificaciones en los últimos tres (3) meses, en cuyo caso la liquidación se hará con el promedio de lo devengado en los últimos doce (12) meses o en todo el tiempo de servicio, si éste fuere menor de doce (12) meses. El computo se hará teniendo en cuenta no solo la Asignación Básica, sino todo lo que recibe el empleado a cualquier otro título y que implique directa o indirectamente retribución ordinaria y permanente de servicios, tales como primas, bonificaciones, etc.

- En caso de que el funcionario haya recibido primas o bonificaciones que no tengan el carácter de mensuales, el promedio de la remuneración se obtendrá dividiendo el monto de dichas primas percibidas en el último año de servicio, por doce (12), y sumando tal promedio a la última remuneración fija mensual.

- Cuando se trate de computar el valor de las horas suplementarias o extras trabajadas y de las comisiones o porcentajes eventuales, cuando no ha habido variación en el salario fijo en los tres últimos meses; en tales casos, se dividirá lo percibido por el trabajador por concepto del valor de tales horas, o de los porcentajes y comisiones, por doce (12), y el resultado se sumará al último sueldo fijo, para sumar así el promedio que servirá de base a la liquidación.

- LIQUIDACIÓN CESANTÍAS DEFINITIVAS: Es el pago que se efectúa a favor del ex funcionario y que debe tramitar ante el Fondo de Cesantías correspondiente, mediante el formulario diseñado para el efecto, el cual debe ser aprobado previamente por el Director de Talento Humano de la entidad, con su firma o mediante oficio.

- LIQUIDACIÓN CESANTÍAS RÉGIMEN ANUALIZADO: Es el pago que efectúa la entidad a los funcionarios pertenecientes a éste régimen de acuerdo a la liquidación elaborada con corte a 31 de diciembre de cada año, por la anualidad o por la fracción correspondiente.

- LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS RETROACTIVAS: Es el reconocimiento que efectúa la entidad a los funcionarios pertenecientes a éste régimen, para lo cual se liquida anualmente un salario por año o proporcional por fracción de año, multiplicando el último salario por tiempo de servicio; descontando del resultado arrojado en la liquidación los anticipos solicitados y efectivamente cancelados al empleado.

- DERECHOS DE LOS FUNCIONARIOS PERTENECIENTES AL RÉGIMEN DE CESANTÍAS RETROACTIVAS: Los funcionarios que a 25 de mayo de 2000, disfrutaban del régimen de cesantías retroactivas continuarán en dicho régimen hasta la terminación de la vinculación laboral en el organismo o entidad en la que se aplica dicha modalidad prestacional. (Artículo 2º del Decreto 1252 de 2000).

- FONDO DE CESANTÍA: Entidad administradora de los aportes de cesantías de los trabajadores y sus rendimientos financieros.

- FONDO NACIONAL DEL AHORRO: Es una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, con un régimen legal propio, organizada como un establecimiento de crédito de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente. Tiene dentro de su objeto la administración eficiente de las cesantías de sus afiliados y contribuir a la solución de vivienda y educación, mediante el otorgamiento de créditos a sus afiliados.

- FONCEP (Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones): Es un establecimiento público del orden distrital con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Hacienda, que tiene dentro de sus objetivos, la administración de cesantías de los servidores distritales, y la financiación de vivienda.

- ACTO ADMINISTRATIVO (RESOLUCIÓN): Toda declaración unilateral proferida en ejercicio de la función administrativa, que produce efectos jurídicos directos y definitivos sobre un determinado asunto.

- NOTIFICACIÓN: Es una diligencia imprescindible para que las decisiones que pongan término a una actuación administrativa sean eficaces. La notificación de los actos tiene que ver con su eficacia y no con la validación de los mismos.

- NOTIFICACIÓN PERSONAL: Tiene carácter obligatorio para la administración pública; se debe enviar por correo certificado una citación a la dirección suministrada por el administrado dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto; transcurridos cinco (5) días del envío de la citación por correo, si el administrado no comparece, se debe proceder a surtir la notificación por edicto.

- NOTIFICACIÓN POR EDICTO: Es la que se surte mediante la fijación de un edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la decisión y la constancia de fijación y desfijación del mismo.

- NOTIFICACIÓN POR COMUNICACIÓN: Esta forma de notificación se surte por escrito, y obra respecto de las decisiones administrativas tomadas en ejercicio de la facultad discrecional y las relacionadas con asuntos internos administrativo-laborales, o que alteren o afecten la situación de libre nombramiento y remoción.

• BONIFICACIÓN POR RECREACIÓN: Es una prestación social y un derecho especial otorgado a los empleados públicos, equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo periodo vacacional. Igualmente, habrá lugar a esta bonificación cuando las vacaciones se compensen en dinero. Esta bonificación no constituirá factor salarial para ningún efecto legal y se pagará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio en el evento que se disfrute del descanso remunerado.

- PAGO PROPORCIONAL DE LA BONIFICACIÓN POR RECREACIÓN EN CASO DE RETIRO: Es el reconocimiento y pago que se hace al funcionario que se retira del servicio sin haber cumplido el año de labor; tendrá derecho a que se le cancele en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente trabajado.

• CALZADO Y VESTIDO DE LABOR: Es una prestación social a la cual tendrán derecho los trabajadores vinculados mediante relación legal y reglamentaria o contrato de trabajo, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo mensual y que haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador, consistente en el suministro gratuito por parte de la entidad cada cuatro (4) meses, de un (1) par de zapatos y un (1) vestido de trabajo.

• INTERESES A LA CESANTÍA RÉGIMEN ANUALIZADO: Es una prestación social reconocida en la ley a favor de los trabajadores, consistente en el reconocimiento por parte del patrono de unos intereses sobre la cesantía, los cuales equivalen al doce por ciento (12%) anual. Para su liquidación se puede aplicar la siguiente fórmula: Valor de la Cesantía x Número de Días Laborados x 0.12 / 360.

- INDEMNIZACIÓN POR NO PAGO OPORTUNO DE LOS INTERESES A LA CESANTÍA: Si el empleador no cancela oportunamente al trabajador los intereses sobre la cesantía dentro del término establecido en la ley, deberá cancelar al trabajador a título de indemnización y por una sola vez, un valor adicional igual al de los intereses causados.

• PRESTACIONES SOCIALES: Nacen de los servicios subordinados que se proporcionan al empleador; no retribuyen propiamente la actividad desplegada por el empleado sino que más bien cubre los riesgos o infortunios a que se puede ver enfrentado: la desocupación, la pérdida ocasional o permanente, parcial o total, de su capacidad laboral por enfermedad, accidente, vejez, etc, y la muerte, con la natural secuela de desamparo para el propio empleado y para aquellos que dependen de su capacidad productiva. El reconocimiento y pago se hace de acuerdo con lo consagrado en el Decreto 1919 de 2002; para la liquidación de las prestaciones sociales no podrán incluirse factores salariales diferentes a los expresamente señalados en el Decreto 1045 de 1978. Las Prestaciones Sociales a que tienen derecho los empleados públicos corresponden a: Vacaciones; Prima de Vacaciones; Bonificación por Recreación; Prima de Navidad; Auxilio de Cesantía; Intereses a la Cesantía; Calzado y Vestido de Labor.

• PRIMA DE NAVIDAD: Es una prestación social que se reconoce a los empleados públicos y a los trabajadores oficiales, equivalente a un (1) mes de salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta (30) de noviembre de cada año. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre.

- PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE NAVIDAD: El pago se produce cuando el empleado público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil; tendrá derecho al pago proporcional de la prima de navidad en proporción al tiempo laborado, a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable.

- FACTORES DE SALARIO PARA LIQUIDAR LA PRIMA DE NAVIDAD: Para la liquidación se tienen en cuenta los siguientes factores de salario: Asignación Básica Mensual; Prima de Antigüedad; Gastos de Representación; Prima Técnica; Auxilio de Transporte y Subsidio de Alimentación; (una doceava de la Prima Semestral o de Servicios; Prima Vacacional y Bonificación por Servicios Prestados). Los factores salariales se deberán tomar del 1º de enero del año en curso hasta el 30 de noviembre del mismo año en se liquida.

• PRIMA DE VACACIONES: Es un reconocimiento que se otorga a los funcionarios y que es equivalente a quince (15) días de salario por cada año de servicio. Deberá pagarse dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha señalada para la iniciación del descanso remunerado.

- PAGO DE LA PRIMA DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO: Es el derecho que se reconoce y cancela al funcionario que se retire sin haber disfrutado de sus vacaciones, por motivos distintos a la destitución o abandono del cargo.

- PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO: Es el derecho que se reconoce y cancela al funcionario que se retira del servicio sin haber cumplido el año de labor; el reconocimiento se efectúa en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente trabajado.

- COMPENSACIÓN EN DINERO DE LA PRIMA DE VACACIONES: Es la garantía que establece la ley de no perderse este derecho en caso que se autorice el pago de vacaciones en dinero.

- PRESCRIPCIÓN DE LA PRIMA DE VACACIONES: Este fenómeno jurídico se produce en los mismo términos del derecho de vacaciones, es decir, cuatro (4) años.

• VACACIONES: Es el período de descanso que se reconoce anualmente al funcionario y que busca la reparación fisiológica y biológica del organismo fatigado por el trabajo que desempeña.

- SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE VACACIONES: La liquidación y pago de las vacaciones se efectuara con base en el salario devengado por el trabajador al momento de iniciar el disfrute.

- FACTORES SALARIALES PARA LA LIQUIDACIÓN DE VACACIONES Y PRIMA DE VACACIONES: Esta prestación se liquida de acuerdo con los siguientes factores salariales: Asignación Básica, Prima de Antigüedad, Gastos de Representación, Prima Técnica, Auxilio de Alimentación, Subsidio de Transporte, Prima de Servicios o Semestral y Bonificación por Servicios Prestados.

- TIEMPO DE DISFRUTE: Es el período de descanso al que tiene derecho el trabajador y que corresponde a quince (15) días hábiles remunerados por cada año de servicio. Las vacaciones deben concederse por quien corresponde oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a que se cause el derecho a disfrutarlas.

- ACUMULACIÓN DE VACACIONES: Corresponde al período de vacaciones pendientes de reconocer y pagar por la entidad. Sólo se podrán acumular vacaciones hasta por dos (2) años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidades del servicio y mediante resolución motivada.

- COMPENSACIÓN DE VACACIONES EN DINERO: Es prohibido compensar las vacaciones en dinero, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un (1) año. b). Cuando el empleado público o el trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones hasta entonces.

- EVENTOS QUE NO INTERRUMPEN EL TIEMPO DE SERVICIO PARA CONCEDER VACACIONES: No se considera interrumpido el tiempo de servicio para efecto de las vacaciones, cuando la suspensión de labores sea motivada por incapacidad no superior a ciento ochenta (180) días, ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo; o por el goce de licencia de maternidad; o por el disfrute de vacaciones remuneradas; o por permisos obtenidos con justa causa; o por el cumplimiento de funciones públicas de forzosa aceptación; o por el cumplimiento de comisiones.

- PRESCRIPCIÓN DEL DERECHO A VACACIONES: Es el fenómeno jurídico que se produce cuando sin existir aplazamiento no se hace uso de vacaciones en la fecha señalada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensación en dinero prescribe en cuatro (4) años, que se contarán a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. El aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que medie la correspondiente providencia.

- PAGO PROPORCIONAL DE VACACIONES: Es el reconocimiento que se efectúa a los funcionarios que cesan en sus funciones, sin haber cumplido el año de labor; tendrá derecho a que se le reconozca en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente laborado.

- INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el funcionario que se encuentra disfrutando de sus vacaciones por causas justificadas es llamado a prestar sus servicios. Esta situación se configura únicamente por necesidades del servicio; o la incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador; o la incapacidad ocasionada por maternidad o aborto; o el otorgamiento de una comisión; o el llamamiento a filas, y debe ser decretada por acto administrativo debidamente motivado.

- DISFRUTE DE VACACIONES INTERRUMPIDAS: Es el derecho que tiene el trabajador de reanudar las vacaciones por un tiempo igual al de la interrupción y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin. La reanudación de vacaciones deberá decretarse por resolución motivada por el jefe de la entidad o por el funcionario en que se haya delegado tal función.

- APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Se produce por una decisión del jefe de la entidad o del funcionario autorizado para conceder vacaciones, que por necesidades del servicio retrasa el disfrute de las vacaciones de un trabajador. El aplazamiento se decreta por resolución motivada que deberá reposar en la hoja de vida del funcionario o trabajador.

5 REGISTROS:

7.1. Reconocimiento, liquidación, aplazamiento e interrupción de vacaciones

Solicitud para Disfrutar Vacaciones.

Solicitud de Aplazamiento o Interrupción.

Resolución de Vacaciones

Libro de Resoluciones Ordinarias.

Memorando de Comunicación de Vacaciones.

Hoja de Ruta.

7.2. Liquidación de prestaciones sociales de ex funcionarios

Formato Autorización Descuento Liquidación de Prestaciones Sociales.

Resolución de Liquidación de Prestaciones Sociales.

Libro de Resoluciones Ordinarias.

Oficio de citación para notificación personal.

Edicto.

Hoja de Ruta.

7.3. Consolidación y pago anual de cesantías a funcionarios afiliados a Fondos Privados

Liquidación Anual de Cesantías.

Planilla Fondos.

Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantías.

Disponibilidad presupuestal.

Resolución pago anual intereses a las cesantías.

Memorando de Comunicación monto de cesantías y valor de intereses.

7.4. Autorización de retiro parcial de cesantías de Fondos Privados, Fondo Nacional de Ahorro y Fondo de Prestaciones, Cesantías y Pensiones- FONCEP.

Memorando de no cumplimiento de Requisitos para pago Cesantías Parciales.

Oficio de Visita Técnica a FONDEP.

Formato Liquidación.

Autorización o formularios de Pago de Cesantías Parciales.

7.5. Liquidación de cesantías definitivas en Fondos Privados y/o Fondo Nacional del Ahorro

Formato Liquidación de Cesantías.

Disponibilidad presupuestal.

Resolución de Orden de Pago de Cesantías Definitivas.

Libro de Resoluciones Ordinarias.

Oficio de presentación personal para notificación.

Memorando a la Subdirección Financiera solicitando pago de cesantías.

7.6. Liquidación, reporte y pago del aporte mensual de funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro

Certificación mensual de aportes y afiliados.

Memorando Subdirección Financiera.

Oficio de Comunicación Fondo Nacional del Ahorro.

Oficio de comunicación.

Archivo de Cesantías.

7.7. Liquidación de cesantías definitivas Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones – FONCEP.

Liquidación definitiva de cesantías.

Formulario para el pago cesantías definitivas de FONCEP.

6. ANEXOS:

Anexo 1: Resolución de reconocimiento de vacaciones. Formato Código: 6007001.

Anexo 2: Resolución interrupción de vacaciones. Formato Código: 6007002.

Anexo 3: Resolución aplazamiento de vacaciones. Formato Código: 6007003.

Anexo 4: Memorando Comunicación de Vacaciones. Formato Código: 6007004.

Anexo 5: Memorando Comunicación de Interrupción de Vacaciones. Formato Código: 6007005.

Anexo 6: Memorando Comunicación de Aplazamiento de Vacaciones. Formato Código: 6007006.

Anexo 7: Formato de Autorización Descuento de la Liquidación de Prestaciones Sociales. Formato Código: 6007007.

Anexo 8: Resolución de liquidación de prestaciones sociales. Formato Código: 6007008.

Anexo 9: Resolución pago anual intereses a la cesantía. Formato código 6007009.

Anexo 10: Mmemorando comunicación monto de cesantía e intereses. Formato código 6007010.

Anexo 11: Oficio solicitud de visita técnica a FONDEP. Formato código 6007011.

Anexo 12: Resolución pago de cesantía definitiva e intereses a la cesantía de un exfuncionario. Formato código 6007012.

Anexo 13: Mmemorando solicitud disponibilidad presupuestal para pago de cesantías Formato código 6007013.

Anexo 14: Oficio de citación para notificación personal - liquidación cesantías definitivas. Formato código 6007014

Anexo 15: Formato notificación por edicto. Formato código 6007015.

Anexo 16: Resolución pago de la retroactividad en cesantías definitivas. Formato código 6007016

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

7.1. RECONOCIMIENTO, LIQUIDACIÓN, APLAZAMIENTO E INTERRUPCIÓN DE VACACIONES:

Nº	RESPONSABLE		ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TÉCNICO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, SUBDIRECTOR JEFE DE OFICINA, ASESOR PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TÉCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR		Solicita las vacaciones con visto bueno del Jefe inmediato y las radica en correspondencia externa.	Solicitud para disfrutar vacaciones.	Solo se les liquidan las vacaciones a funcionarios que tengan derecho a ellas.
2	DIRECTOR O SUBDIRECTOR DEPENDENCIA DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTA, D.C.		Solicita por medio de un memorando el aplazamiento o la interrupción de las vacaciones de un funcionario.	Solicitud de Aplazamiento o Interrupción.	Este oficio debe llevar el visto bueno del Contralor.
3	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO		Recibe el documento según procedimiento para recepción de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano.
4	SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Revisa la correspondencia y asigna los documentos al responsable de cada asunto para su trámite.
5	SECRETARIA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN TALENTO HUMANO		Registra en el aplicativo de correspondencia la asignación del funcionario y le entrega el documento físico.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN GESTIÓN TALENTO HUMANO		Estudia e incluye la solicitud en la base de datos de vacaciones e informa al funcionario de apoyo asignado al equipo de vacaciones para que colabore en la proyección de las resoluciones.
7	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Proyecta las resoluciones de vacaciones cuando sea necesario, confrontando con la Hoja de Vida del funcionario.		El proyecto de resolución hace referencia a conceder, interrumpir o aplazar vacaciones, según el caso. Ver anexos 1, 2 y 3.
8	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Revisa el proyecto de resolución y verifica confrontando con la Hoja de Vida del funcionario, que los datos se encuentren correctos, le da el visto bueno y la pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano.		Punto de control: Verifica que la información incluida en la resolución sea la correcta y corresponda al periodo de vacaciones solicitado.
9	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Revisa y da visto bueno a la resolución, en caso de encontrar algún error la devuelve al Profesional indicando los errores para su corrección y la pasa para firma del Director Técnico de Talento Humano.		Punto de control: Verifica que lo plasmado en la resolución corresponda a lo datos, fechas y periodos solicitados.
10	DIRECTOR TÉCNICO TALENTO HUMANO		Valida la resolución y la pasa a la Secretaria de la Dirección.	Resolución de Vacaciones.
11	SECRETARIA DIRECCIÓN TALENTO HUMANO		Numera la resolución y hace el registro en el Libro de Resoluciones. Entrega copias de la Resolución al equipo de vacaciones de la Subdirección de Gestión de Talento Humano. Archiva el original de la Resolución.	Libro de Resoluciones Ordinarias.
12	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Elabora el memorando para la firma del Subdirector, comunicando al funcionario la Resolución con copia a la dependencia a la cual pertenece.		Ver anexos 4, 5 y 6.
13	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO		Revisa y firma memorando. Entrega memorando firmado al equipo de vacaciones de la Subdirección Gestión de Talento Humano, para su comunicación.	Memorando de Comunicación de Vacaciones
14	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Recibe el memorando y entrega copia del mismo y de la resolución al funcionario encargado de la correspondencia para que surta la comunicación al funcionario y a la dependencia.
15	TÉCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Notifica el Memorando al Funcionario y le entrega una copia de la Resolución. Entrega copia de la comunicación a la dependencia a la cual pertenece el funcionario.
16	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TÉCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO		Elabora la Hoja de Ruta para informar la novedad, anexando copias de la resolución y del memorando comunicado.	Hoja de Ruta	Ver formato en el procedimiento de vinculación de funcionarios a la contraloría de Bogotá, D.C.
17		PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	-Entrega para conocimiento y firma de los demás equipos de trabajo de la Subdirección y Dirección. -Archiva Hoja de ruta -Entrega copia de la Resolución a nómina y otra para archivar en la hoja de vida del funcionario.
18		TÉCNICO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva copia de la resolución y de la solicitud de las vacaciones en la hoja de vida del funcionario.

7.2. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DE EX FUNCIONARIOS:

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Recibe la novedad de retiro. Verifica datos en la Hoja de Vida del funcionario retirado. Elabora la liquidación de Prestaciones Sociales de los funcionarios retirados. Pasa la novedad de retiro para proyectar la resolución.	Formato Autorización Descuento Liquidación de Prestaciones Sociales	En casos especiales cuando un funcionario tiene deudas con la entidad, autoriza en el Formato establecido para tal fin, el descuento de éstas de su salario y prestaciones sociales al momento del retiro. Ver Anexo 7.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Proyecta la resolución de liquidación de prestaciones sociales, excepto lo correspondiente a Cesantías. Pasa el original a la Subdirección para revisión.		Ver Anexo 8.
3	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa la resolución, si está correcta da visto bueno y solicita tres (3) copias más y las pasa para firma del Director.		Punto de Control: Verifica que el proyecto de resolución sea coherente con los datos y fechas de la hoja de vida y el reporte de los valores a pagar – PERNO.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la resolución junto con sus copias y la pasa a la Secretaria de la Dirección.	Resolución de Liquidación de Prestaciones Sociales.
5	SECRETARIA  DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Enumera la resolución y la registra en el libro de las resoluciones. Pasa a la secretaria de la Subdirección de Talento Humano para elaborar oficio de citación.	Libro de Resoluciones Ordinarias.
6.	SECRETARIA DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora el oficio de citación para surtir la notificación personal y lo pasa para visto bueno y firma del Subdirector.
7	SUBDIRECTOR  DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Valida el oficio y lo pasa a la Secretaria de la Subdirección para que se envíe por correspondencia.	Oficio de citación para notificación personal.
8	SECRETARIA DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía la citación por correo certificado.
9	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Notifica personalmente la resolución al exfuncionario, le entrega una copia y la pasa a la Secretaria de la Dirección para que se continúe con el trámite. Elabora documento para proceder a la notificación por Edicto, si no se logra la notificación personal.	Edicto.
10	SECRETARIA  DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Saca copias de la Resolución notificada y archiva el original. Entrega dos (2) copias de la resolución debidamente notificada al profesional de la Subdirección para elaborar hoja de ruta.
11	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe las copias de la resolución y elabora la Hoja de Ruta, la enumera, le da trámite para informar la novedad y entrega con la otra copia de la resolución al Profesional de la Subdirección encargado de Hojas de Ruta.	Hoja de Ruta	Punto de control: El responsable de elaborar la Hoja de Ruta, debe verificar que la resolución se encuentre en firme, es decir, debidamente notificada.
12	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe la Hoja de Ruta con copia de la resolución, una la archiva en el consecutivo de nómina y la otra la entrega de nuevo al profesional para seguir su trámite.
13	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe la Hoja de Ruta y pasa a los equipos relacionados, de la Subdirección y Dirección. Una vez firmada por todos los equipos relacionados en ella, la entrega al Subdirector de Gestión de Talento Humano.
14	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa firmas en la hoja de ruta y devuelve al funcionario encargado de hojas de ruta.
15	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva hoja de ruta y entrega los demás documentos al funcionario encargado de Archivo en Hojas de Vida.
16	TÉCNICO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva los documentos en la hoja de vida del funcionario retirado.

7.3. CONSOLIDACIÓN Y PAGO ANUAL DE CESANTÍAS A FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONDOS PRIVADOS:

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Actualiza mensualmente la base de datos establecida para liquidar el monto de cesantías y los intereses de cesantías, con el archivo plano reportado por nómina. Actualiza permanentemente la base de datos con las novedades que se presenten. (Traslado de Fondos, encargos, comisiones, bonificaciones, etc). Realiza las pruebas y cruces necesarios para verificar el Fondo privado al que pertenecen los funcionarios. Hace la consolidación anual de cesantías teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los últimos tres (3) meses y liquida el 12% de intereses.		El valor de las cesantías debe consignarse antes del 14 de febrero de cada año. El valor de los intereses a la cesantía, debe consignar antes del 30 de enero de cada vigencia.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Verifica la totalidad de los registros que contiene la base de datos, si encuentra error la devuelve para corrección, si está correcta la pasa con los soportes al Subdirector para la firma.		Punto de control: Se verifica la liquidación realizando cruces con los sistemas de información.
3	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa la liquidación, da visto bueno y la pasa para la firma del Director Técnico de Talento Humano.		Punto de control: Verifica que las liquidaciones se hayan realizado de conformidad con las normas legales vigentes.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Analiza y firma la liquidación anual de cesantías y devuelve al profesional de la Subdirección de Gestión de Talento Humano. y la firma.	Liquidación Anual de Cesantías
5	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora proyecto de resolución motivada para el pago anual de intereses a las cesantías. Diligencia la planilla de cada uno de los Fondos. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdirección Financiera la disponibilidad presupuestal, anexando los anteriores documentos. Pasa para revisión y visto bueno del Subdirector de Gestión de Talento Humano.	Planilla Fondos	Ver Anexo 9.
6	SUBDIRECTOR  DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa memorando, planilla y proyecto de resolución, si está correcta da visto bueno y pasa para firma del Director Técnico de Talento Humano; en caso contrario la devuelve para correcciones.		Punto de control: Verifica que la Resolución corresponda a la liquidación realizada y a la normatividad legal vigente.
7	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal, planilla de los Fondos y la resolución para pago de cesantías e intereses y las pasa a la Subdirección de Gestión de talento Humano.	Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantías.
8	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía a la Subdirección Financiera el memorado de solicitud de disponibilidad, junto con las planillas para el pago y proyecto de resolución.
9	SUBDIRECTOR FINANCIERO	Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Subdirección de Gestión de Talento Humano. Paga a los Fondos el valor indicado en las planillas y remite copia a la Subdirección de Gestión de Talento Humano.	Disponibilidad presupuestal.	El valor de las planillas corresponde al monto consolidado de cesantías de la vigencia.
10	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Incluye número de la disponibilidad en el proyecto de resolución y pasa para revisión y visto bueno del Subdirector de Gestión del Talento Humano.
11	SUBDIRECTOR  DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa proyecto de resolución, si esta correcta da visto bueno y pasa para firma del Director Técnico de Talento Humano; en caso contrario la devuelve para correcciones.
12	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la resolución y la pasa a la secretaria de la dirección.
13	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Enumera la resolución y entrega al Equipo de Cesantías de la Subdirección para el trámite respectivo.	Resolución pago anual intereses a las cesantías.
14	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía a la Subdirección Financiera copia de la resolución para el pago de los intereses a las cesantías		El valor liquidado en la resolución corresponde a los intereses anuales a las cesantías de la vigencia.
15	SUBDIRECTOR FINANCIERO	Abona en las cuentas individuales de nómina de los funcionarios el valor indicado en la resolución.
16	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva la copia de la planilla y la resolución como soporte del proceso. Elabora memorandos (3 copias) para informar a cada funcionario el monto de cesantías y el valor de los intereses.		Ver anexo 10. 1 copia para el funcionario. 1 copia para la hoja de vida. 1 copia para consecutivo.
17	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Firma los memorandos y devuelve al Profesional para su respectivo trámite.
18	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTION DE TALENTO HUMANO	Distribuye los memorandos a las diferentes dependencias para la notificación de cada uno de los funcionarios y la copia la envía para archivo.	Memorando de Comunicación monto de cesantías y valor de intereses
19	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTION DEL TALENTO HUMANO	Archiva en la hoja de vida del funcionario la copia del memorando.

7.4 AUTORIZACIÓN DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DE FONDOS PRIVADOS, FONDO NACIONAL DEL AHORRO Y FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, PENSIONES Y CESANTÍAS - FONCEP:

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TÉCNICO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, SUBDIRECTOR JEFE DE OFICINA, ASESOR, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TÉCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR	Radica la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad.
2	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el documento según procedimiento para recepción de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano.
3	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa la correspondencia y asigna la solicitud al responsable del asunto para su trámite.
4	SECRETARIA SUBDDIRECCIÓN DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Registra en el aplicativo de correspondencia la asignación del funcionario y le entrega el documento físico.
5	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe la solicitud y verifica que la documentación aportada cumpla con los requisitos necesarios para autorizar el retiro de cesantías. Verifica el expediente de Cesantías. Elabora la autorización para el retiro del valor de cesantías parciales en original y tres (3) copias con destino al Fondo Privado, correspondencia interna y expediente. Diligencia los formularios de Solicitud de retiro de cesantías del Fondo Nacional de Ahorro. Elabora Oficio de Autorización de retiro de Cesantías en original y tres (3) copias.	Memorando de no cumplimiento de Requisitos para pago Cesantías Parciales.	En caso de inconsistencia se Informará por escrito al funcionario.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	• Proyecta oficio para firma del Director Técnico de Talento Humano, solicitando a FONCEP visita técnica, si la solicitud es para mejoras de vivienda • Realiza la liquidación teniendo en cuenta la normatividad vigente. • Diligencia el formulario de autorización de pago de cesantías parciales de FONCEP, confrontando los datos con la hoja de vida, expediente de cesantías del funcionario y sistema de información. • Elabora oficio para la firma del Director Técnico de Talento Humano con destino a FONCEP remitiendo dos copias del formulario una vez notificado y ejecutoriado el acto administrativo. • Elabora oficio dirigido al funcionario en el cual se le solicita demostrar la inversión de la cesantía parcial autorizada en un término no mayor a dos (2) meses. (Aplica para todos los fondos) • Pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano para su revisión y visto bueno.	Visita Técnica a FONCEP Formato Liquidación	Ver anexo 11 Las cesantías parciales se liquidan con el cargo del cual es titular el funcionario. Punto de Control: Verifica que la Autorización esté soportada con los documentos establecidos en las normas legales vigentes.
7	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa la autorización o los formularios de pago de cesantías parciales según el tipo de Fondo administrador de cesantías. Da visto bueno y pasa a la Dirección para la firma.		Punto de Control: Verifica que la Autorización esté soportada con los documentos establecidos en las normas legales vigentes
8	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la autorización o los formularios de pago de cesantías parciales y la devuelve a la Subdirección de Gestión de Talento Humano.	Autorización o formularios de Pago de Cesantías Parciales.
9	SECRETARIA  SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Asigna a través del sistema de correspondencia número de radicación y entrega al profesional para el trámite respectivo.
10	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Notifica la autorización o los formularios de pago de cesantías parciales y el oficio en el cual se le solicita demostrar la inversión al funcionario de la Contraloría de Bogotá. Archiva la copia de la autorización en el expediente de cesantía del funcionario.

7.5. LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS DEFINITIVAS EN FONDOS PRIVADOS Y/O FONDO NACIONAL DEL AHORRO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Solicita a nómina el reporte de los trabajadores retirados. Realiza la liquidación consolidada hasta la fecha en la cual se retira el trabajador, teniendo en cuenta que estén todos los pagos (vacaciones, primas etc.) que se le cancelaron al funcionario al momento del retiro.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Verifica y revisa la liquidación, cotejando con las diferentes fuentes de información.		Punto de control: Verifica que las liquidaciones se hayan realizado de conformidad con las normas legales vigentes.
3	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Elabora el proyecto de resolución para el pago de cesantías. Elabora memorando para la firma del Director solicitando disponibilidad presupuestal a la Subdirección Financiera y los pasa junto con la liquidación para revisión y visto bueno del Subdirector de Gestión del Talento Humano. (Aplica Fondos Privados).		Ver anexo 12. Ver anexo 13.
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Consolida la cesantía definitiva, verificando aportes realizados y reporta la diferencia en el mes correspondiente a la fecha de retiro. (Aplica Fondo Nacional de Ahorro). Expide autorización y diligencia formulario para retiro definitivo de cesantías del Fondo Nacional de Ahorro.		En caso de funcionarios con régimen de retroactividad se debe realizar la liquidación del mayor valor generado por este concepto, descontando los anticipos parciales realizados por FONCEP y las cesantías anuales consolidadas.
4	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma la liquidación. Da visto bueno al proyecto de resolución y al memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal. (Aplica para Fondos privados). Pasa al Director Técnico de Talento Humano para su firma.		Punto de control: Verifica que la liquidación este correcta y la Resolución corresponda a la normatividad legal vigente.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la liquidación y el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal y los pasa a la secretaria para su trámite. (Aplica Fondos Privados). Firma la liquidación, formularios y autorización de retiro y los pasa a la Secretaria (Aplica Fondo Nacional del Ahorro).	Formato Liquidación de Cesantías. Memorando Solicitud de Disponibilidad Presupuestal.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía a Subdirección Financiera la solicitud de disponibilidad presupuestal junto con el proyecto de Resolución para que sea expedida la disponibilidad presupuestal (Fondos Privados). Notifica al ex funcionario la liquidación definitiva e informa al Fondo Nacional del Ahorro la novedad de retiro.
7	SUBDIRECTOR FINANCIERO	Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Subdirección de Gestión de Talento Humano.	Disponibilidad presupuestal.
8	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe la disponibilidad presupuestal y elabora la Resolución definitiva de cesantías y la pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano para su revisión y visto bueno, y posterior firma del Director Técnico de Talento Humano. (Fondos Privados).
9	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y da visto bueno a la Resolución y la pasa al Director Técnico de Talento Humano para la firma. (Fondos Privados).
10	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la Resolución y la pasa a la Secretaria de la Dirección para su respectivo trámite. (Fondos Privados).	Resolución de Orden de Pago de Cesantías Definitivas.
11	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Adelanta la numeración de la resolución y hace el registro en el libro de las resoluciones. Remite los documentos a la secretaria de la Subdirección para que comunique al ex funcionario.	Libro de Resoluciones Ordinarias	1 copia al funcionario. 1 copia a la hoja de vida. 1 copia a financiera.
12	SECRETARIA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora oficio de citación de notificación personal de liquidación de cesantías definitivas y envía a través de correo certificado.		Ver anexo 14.
13	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el original y las copias de la resolución y notifica la resolución al funcionario entregándole una copia. Entrega el original de la resolución debidamente notificada a la Secretaria de la Dirección para el archivo. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdirección Financiera el respectivo pago de cesantías, una vez quede ejecutoriada la resolución, adjuntando copia de la resolución.	Oficio de presentación personal para notificación.	Si no puede surtir la notificación personal la hace por Edicto, a través de la dirección de Talento Humano. Ver Anexo 15.
14	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa el memorando, da visto bueno y lo pasa para firma del Director Técnico de Talento Humano.
15	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma el memorando y lo pasa al equipo de cesantías.	Memorando a la Subdirección Financiera solicitando pago de cesantías.
16	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Remite a la Subdirección Financiera el memorando, junto con la resolución notificada y ejecutoriada para el respectivo pago y envía copia para el archivo.
17	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTION DE TALENTO HUMANO	Archiva copia de la Resolución y liquidación definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

7.6. LIQUIDACIÓN, REPORTE Y PAGO DEL APORTE MENSUAL DE FUNCIONARIOS AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Actualiza las novedades tanto en factores fijos como en factores variables que se presenten en forma mensual, a partir de la base de datos consolidada durante el año anterior. Aplica la formula de liquidación de cesantías para calcular la doceava parte correspondiente al mes causado. Digita uno a uno los valores generados en el programa diseñado por el Fondo Nacional del Ahorro para el efecto. Imprime copia del reporte de afiliados para revisión. Revisa uno a uno los registros incorporados.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora la Certificación que contiene mes causado, valor del aporte y número de afiliados reportados. Prepara archivo con la información mensual en medio magnético. Proyecta memorando con destino a la Subdirección Financiera solicitando el pago del aporte mensual, así como la firma del reporte y certificación de afiliados, en original y dos (2) copias y la comunicación con destino al Fondo Nacional del Ahorro, y lo pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano para su revisión.	Certificación mensual de aportes y afiliados.
3	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y da visto bueno a las tres (3) copias del reporte y certificación de afiliación, al memorando para la Subdirección Financiera y la comunicación con destino al Fondo Nacional del Ahorro y los pasa al Director para la firma.		Punto de control: Verifica el valor de los aportes registrados y que estos sean los correctos.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma las tres (3) copias del reporte y certificación de afiliación, el memorando para la Subdirección Financiera y la comunicación con destino al Fondo Nacional del Ahorro, y lo pasa a la Secretaria de Dirección.	Memorando Subdirección Financiera. Oficio de Comunicación Fondo Nacional del Ahorro.
5	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Remite los documentos al Profesional encargado para su respectivo trámite.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía el memorando a la Subdirección Financiera.
7	SUBDIRECTOR FINANCIERO	Efectúa el pago de aporte mensual correspondiente. Devuelve dos (2) copias firmadas por el Tesorero General del reporte y certificación de afiliados, y copia de la consignación del aporte.
8	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía al Fondo Nacional del Ahorro la comunicación con una copia firmada por el Director Técnico de Talento Humano y el Tesorero General, del reporte y certificación de afiliados, copia de la consignación de aporte y medio magnético que contiene la información.	Oficio de comunicación
9	TÉCNICO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Radica la anterior información directamente en el Fondo Nacional del Ahorro y entrega copia al funcionario responsable del equipo de cesantías.
10	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva las copias de lo actuado en la carpeta "Fondo Nacional del Ahorro".	Archivo de Cesantías.

7.7 LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS DEFINITIVAS FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES – FONCEP

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Solicita el reporte de los trabajadores retirados. Realiza la liquidación de cesantías confrontando con la hoja de vida, expediente de cesantía y sistema de información, teniendo en cuenta que estén todos los pagos (vacaciones, primas, etc.) que se le cancelaron al funcionario.		Las primas de navidad y de servicios se toman completas, de acuerdo a lo devengado en el último año de labor.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Verifica y revisa el procedimiento de la liquidación.		Punto de control: Verifica que la liquidación contenga los factores establecidos en la normatividad legal vigente
3	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Diligencia el formulario de autorización de pago de cesantías definitivas de FONCEP. Elabora oficio para la firma del Director Técnico de Talento Humano con destino a FONCEP remitiendo dos copias del formulario, una vez notificado y ejecutoriado el acto administrativo. Pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano para su revisión y visto bueno.
4	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa que la liquidación y el formulario se encuentren bien diligenciados, da visto bueno y pasa al Director Técnico de Talento Humano para su firma.		Punto de control: Verifica que la liquidación se haya efectuado de conformidad con la normatividad legal vigente.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la liquidación y el formulario de pago de cesantías definitivas, y pasa a la Secretaria de la Dirección.
6	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Remite los documentos al Profesional encargado para su respectivo trámite.
7	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Notifica la liquidación y el formulario al trabajador. Archiva copia del formulario en el expediente de cesantías y copia del formato de liquidación en la hoja de vida del funcionario. Envía oficio a FONCEP para radicar dos (2) copias del formulario una vez notificada y ejecutoriada las cesantías.	Liquidación definitiva de cesantías Formulario para el pago cesantías definitivas de FONCEP.
12	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva copia del formulario pago de cesantías definitivas en la Hoja de Vida del funcionario.

7.8 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE FUNCIONARIOS CON RÉGIMEN DE RETROACTIVIDAD AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TÉCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR, AUXILIAR	Radica la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad, manifestando su decisión de afiliarse individual y voluntariamente al Fondo Nacional del Ahorro.		Se conserva el régimen de retroactividad en cesantías y el mayor valor será responsabilidad de la entidad empleadora.
2	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el documento según procedimiento para recepción de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano.
3	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa la correspondencia y asigna la solicitud al responsable del asunto para su trámite.
4	SECRETARIA SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Registra en el aplicativo de correspondencia la asignación del funcionario y le entrega el documento físico.
5	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Incluye novedad en la base de datos de los funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro. Aplica la formula de liquidación de cesantías para calcular la doceava parte correspondiente al mes causado. Digita uno a uno los valores generados en el programa diseñado por el Fondo Nacional del Ahorro para el efecto. Hace la consolidación anual de cesantías teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los últimos tres (3) meses y calcula el mayor valor generado por la retroactividad en cesantías para reportarlo a la Subdirección Financiera.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Liquida la cesantía con la metodología de la retroactividad cuando se presenta el retiro definitivo del trabajador y a este valor se le debe descontar los dineros ya transferidos al Fondo Nacional del Ahorro, generándose así un mayor valor que debe ser reconocido y pagado directamente por el empleador. Elabora el proyecto de resolución para el pago de la retroactividad en cesantías definitivas. Elabora memorando para la firma del Director solicitando disponibilidad presupuestal a la Subdirección Financiera y los pasa junto con la liquidación para revisión y visto bueno del Subdirector de Gestión de Talento Humano.		Punto de control: Verifica y revisa el procedimiento de la liquidación de acuerdo con el expediente de cesantías cuando estaba afiliado al FONCEP, las cesantías consolidadas y transferidas al Fondo Nacional del Ahorro y los sistemas de información. Ver anexo 16.
7	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma la liquidación. Da visto bueno al proyecto de resolución y al memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal. Pasa al Director Técnico de Talento Humano para su firma.		Punto de control: Verifica que la liquidación este correcta y la Resolución corresponda a la normatividad legal vigente.
8	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la liquidación y el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal y los pasa a la secretaria para su trámite.	Formato Liquidación de Cesantías. Memorando Solicitud de Disponibilidad Presupuestal.
9	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía a la Subdirección Financiera la solicitud de disponibilidad presupuestal junto con el proyecto de Resolución para que sea expedida la disponibilidad presupuestal.
10	SUBDIRECTOR FINANCIERO	Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Subdirección de Gestión de Talento Humano.	Disponibilidad presupuestal.
11	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe la disponibilidad presupuestal y elabora la Resolución de pago de la retroactividad en cesantías definitivas y la pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano para su revisión y visto bueno, y posterior firma del Director Técnico de Talento Humano.
12	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y da visto bueno a la Resolución y la pasa al Director Técnico de Talento Humano para la firma.
13	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma la Resolución y la pasa a la Secretaria de la Dirección para su respectivo trámite.	Resolución de pago de la retroactividad en cesantías definitivas.
14	SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Adelanta la numeración de la resolución y hace el registro en el libro de las resoluciones. Remite los documentos a la secretaria de la Subdirección para que comunique al ex funcionario.	Libro de Resoluciones Ordinarias.
15	SECRETARIA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora oficio de citación de notificación personal de la liquidación y resolución de pago de la retroactividad en cesantías definitivas y envía a través de correo certificado.	Oficio de presentación personal para notificación.	Ver anexo 14.
16	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe el original y las copias de la resolución y notifica la resolución al funcionario entregándole una copia. Entrega el original de la resolución debidamente notificada a la Secretaria de la Dirección para el archivo. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdirección Financiera el respectivo pago de la retroactividad en cesantías definitivas, una vez quede ejecutoriada la resolución, adjuntando copia de la resolución.		1 copia al funcionario. 1 copia a la hoja de vida. 1 copia a financiera. 1 copia al F.N.A. Si no puede surtir la notificación personal la hace por Edicto, a través de la dirección de Talento Humano.
17	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa el memorando da visto bueno y lo pasa para firma del Director Técnico de Talento Humano.
18	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma el memorando y lo pasa al equipo de cesantías.	Memorando a la Subdirección Financiera solicitando pago de cesantías.
19	PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Remite a la Subdirección Financiera el memorando, junto con la resolución notificada y ejecutoriada para el respectivo pago y envía copia para el archivo. Elabora oficio informando al Fondo Nacional del Ahorro del pago realizado, anexa copia de la Resolución de pago de la retroactividad en cesantías definitivas y consignación.
20	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTION DE TALENTO HUMANO	Archiva copia de la Resolución y liquidación definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

ANEXO 1

RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DE VACACIONES

"Por la cual se concede vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)"

EL DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolución Reglamentaría número 005 de febrero 17 de 2009, y,

CONSIDERANDO:

Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificada con la cédula de ciudadanía Nº (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingresó a la Contraloría de Bogotá, D.C., el día (NUMERO) de (MES) de (AÑO), posesionándose del cargo (INDICAR).

Que el último periodo de vacaciones concedido mediante resolución No (.xxxxxxx) de fecha (xxxxxx) fue por el periodo comprendido entre (XXXXXXXXXXXXX).

Que mediante oficio el (DIA) de de (MES) de (AÑO), el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), solicitó disfrutar de las vacaciones a que tiene derecho a partir del día (NUMERO) de (MES) de (AÑO).

Que el artículo 8 del Decreto 1045 de 1978, establece que los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Conceder quince (15) días hábiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado con cédula de ciudadanía (NUMERO), expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (INDICAR LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE EL FUNCIONARIO), por el período de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) al (DIA) de (MES) de (AÑO), los cuales disfrutará a partir del (DIA) de (MES) al (DIA) de (MES) de (AÑO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AÑO).

ARTÍCULO SEGUNDO.-La erogación que cause el cumplimiento de la presente Resolución, se hará con cargo a la disponibilidad presupuestal (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO).

ARTICULO TERCERO.-La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Original: Dirección Técnica de Talento Humano.

Copias: Dirección o Subdirección.

Funcionario.

Nómina.

Hoja de Vida.

Proyectó y elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisaron: (NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS Y CARGO).

FORMATO CÓDIGO 6007001

ANEXO 2

RESOLUCIÓN INTERRUPCIÓN DE VACACIONES

"Por la cual se interrumpen las vacaciones concedidas a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)"

EL DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolución Reglamentaría número 005 de febrero 17 de 2009, y,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución número (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), le fueron concedidos quince (15) días hábiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cédula de ciudadanía (NUMERO) expedida en (LUGAR), en el cargo de (INDICAR EL CARGO Y LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE), por el período de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) al (DIA) de (MES) de (AÑO), los cuales disfrutaría del (DIA) al (DIA) de (MES) de (AÑO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AÑO).

Que mediante oficio y/o memorando del (DIA) de de (MES) de (AÑO), el jefe inmediato (NOMBRE COMPLETO), con el Vo.Bo. del señor Contralor solicitó por necesidades del servicio la interrupción de las vacaciones.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Interrumpir a partir del (NUMERO EN LETRAS) (NUMERO) de (MES) de (AÑO), las vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cédula de ciudadanía (NUMERO) expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (DEPENDENCIA), por el período de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) al (DIA) de (MES) de (AÑO), quedando pendiente por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) días hábiles de vacaciones.

ARTÍCULO SEGUNDO.-La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

C O M U N Í Q U E S E Y C Ú M P L A S E

Dada en Bogotá, D.C., a los

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Original: Oficina Asesora Jurídica.

Copia a: Dirección o Subdirección.

Funcionario.

Nómina.

Hoja de Vida.

Proyectó y elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisaron: (NOMBRE Y CARGO DE LOS FUNCIONARIOS).

FORMATO CÓDIGO 6007002

ANEXO 3

RESOLUCIÓN APLAZAMIENTO VACACIONES

"Por la cual se aplazan las vacaciones concedidas a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)"

EL DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolución Reglamentaría número 005 de febrero 17 de 2009, y,

CONSIDERANDO:

Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificado con la cédula de ciudadanía Nº (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingresó a la Contraloría de Bogotá, D.C., el día (NUMERO) de (MES) de (AÑO), posesionándose del cargo (INDICAR).

Que mediante oficio y/o memorando del (DIA) de de (MES) de (AÑO), el jefe inmediato (NOMBRE COMPLETO), con el Vo.Bo. del señor Contralor solicitó por necesidades del servicio el aplazamiento de disfrute.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Aplazar el disfrute de las vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cédula de ciudadanía (NUMERO) expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (DEPENDENCIA), por el período de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) al (DIA) de (MES) de (AÑO). quedando pendiente por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) días hábiles de vacaciones.

ARTÍCULO SEGUNDO.-La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

C O M U N Í Q U E S E Y C Ú M P L A S E

Dada en Bogotá, D.C., a los

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Original: Dirección Técnica de Talento Humano.

Copia a: Dirección o Subdirección.

Funcionario.

Nómina.

Hoja de vida.

Proyectó y elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisó:(NOMBRE Y CARGO DE LOS FUNCIONARIOS).

FORMATO CÓDIGO 6007003

ANEXO 4

MEMORANDO DE COMUNICACIÓN VACACIONES

70200 -

(DIA, MES Y AÑO)

PARA: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

(CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE)

DE: SUBDIRECTOR GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

REF: Resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO)

De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), se le concede quince (15) días hábiles de vacaciones a partir del (DIA) de (MES) de (AÑO).

Cordial saludo,

SUBDIRECTOR GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Anexo: Un (1) folio.

Copia: Consecutivo Subdirección Gestión Talento Humano.

Hoja de Vida.

Proyectó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007004

ANEXO 5

MEMORANDO COMUNICACIÓN DE INTERRUPCION DE VACACIONES

70200 -

(DIA, MES, AÑO)

PARA: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

(CARGO)

(DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE)

DE: SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

REF: Resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO)

De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), se ordeno interrumpir el disfrute de las vacaciones concedidas mediante resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO); en consecuencia, los días pendientes por disfrutar corresponden a (NUMERO DE DÍAS EN LETRAS) (NUMERO) días hábiles, que serán disfrutados a partir de (DIA) de (MES) de (AÑO).

Cordial saludo,

SUBDIRECTOR GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Anexo: Dos (2) folios.

Copia: Subdirección Gestión Talento Humano.

Hoja de Vida.

Proyectó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007005

ANEXO 6

MEMORANDO COMUNICACIÓN DE APLAZAMIENTO DE VACACIONES

70200 -

(DIA, MES, AÑO)

PARA: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

(CARGO)

(DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE)

DE: SUBDIRECTOR GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

REF: Resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO)

De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), se le aplaza el disfrute de las vacaciones concedidas mediante resolución (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), quedando pendientes por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) días hábiles.

Yo____________________________________________________

Identificado(a) con Cédula de Ciudadanía No.__________________ de_____________, autorizo que los mayores valores cancelados en la nómina del mes de _______del año ____, me sean descontados de las prestaciones sociales a que tengo derecho al momento de retiro, en el evento de no tener de donde descontar, me comprometo a consignar directamente en la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, ubicada en el piso 10 del edificio de la Lotería de Bogotá.

Cordialmente,

-----------------------------------------------------

C.C.

Copia: Hoja de Vida.

FORMATO CÓDIGO 6007007

ANEXO 8

RESOLUCIÓN LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES

"Por la cual se liquidan las prestaciones sociales a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)"

El DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

En uso de las facultades legales y en especial las Delegadas por la Resolución 005 del 17 de febrero de 2009, y,

CONSIDERANDO:

Que el doctor(a) (NOMBRE COMPLETO), identificado con la cédula de ciudadanía número (NUMERO) de (LUGAR), laboró en la Contraloría de Bogotá, D.C. durante el período comprendido entre el (INDICAR LAS FECHAS) y según Resolución Nº (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), le fue aceptada la renuncia a partir del (DIA) de (MES) de (AÑO), con (0) días de falta, siendo su último cargo (INDICAR), CÓDIGO (NUMERO), de la Contraloría de Bogotá D.C..

Que para efecto del reconocimiento de las prestaciones sociales, debe observarse lo señalado en el Decreto 1919 de 2002, es decir, que solo se podrán reconocer las prestaciones sociales señaladas para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del poder público del Orden Nacional; y para la liquidación de las mismas no podrán incluirse factores salariales diferentes a los expresamente señalados en el Decreto 1045 de 1978.

Que el artículo 8 del Decreto 1045 de 1978, preceptúa que los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicio.

Que el artículo 20 Ibídem señala: "De la compensación de vacaciones en dinero. Las vacaciones sólo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos: a). (…), b) Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces."

Que el artículo 25 del Decreto 1045 de 1978, consagra que la prima de vacaciones será equivalente a quince (15) días de salario por cada año de servicio".

Que cuando el funcionario público se retira definitivamente del servicio, por motivos distintos a la destitución o al abandono del cargo, tendrá derecho al pago de la correspondiente Prima de Vacaciones, acorde con lo establecido en el artículo 30 del Decreto en cita.

Que los empleados públicos tienen derecho igualmente a una bonificación especial por recreación, en cuantía equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo periodo vacacional; igualmente, hay lugar a esta bonificación cuando las vacaciones se compensen en dinero, acorde con lo preceptuado en el Decreto 451 de 1984, en concordancia con el artículo 15 del Decreto 35 de 1999 y artículo (xx) del Decreto (xxx) de (xxx).

Que el artículo 1º de la Ley 995 del 10 de noviembre de 2005, establece que los funcionarios públicos que cesen en sus funciones, sin haber cumplido el año de labor, tendrán derecho a que se les reconozca en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente laborado.

Que, por su parte, el Decreto Nº 404 del 8 de febrero de 2006, preceptúa que los funcionarios públicos tendrán derecho sin haber cumplido el año de labor, a que se les reconozca en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente laborado las vacaciones, la prima de vacaciones y la bonificación por recreación.

Que el artículo 60 del Decreto 1042 de 1978, artículo 28 del Acuerdo 25 de 1990. Establece que los funcionarios públicos tienen derecho al reconocimiento de prima semestral.

Que el artículo 32 del Decreto Ley 1045 de 1978, señala que cuando el empleado público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho a la Prima de Navidad en proporción al tiempo laborado, a razón de una doceava parte para cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere viable.

Que la Subdirección Gestión de Talento Humano, previo estudio de la hoja de vida, constató que el doctor(a) (NOMBRE), identificado con la cédula de ciudadanía número (NUMERO), a la fecha tiene (EN LETRAS LOS PERIODOS) (NÚMERO DE PERIODOS) de vacaciones causados comprendidos entre el (XXX) al (XXX), las cuales deben ser canceladas en dinero.

Que igualmente tienen derecho a una bonificación especial de recreación, por lo(s) periodo(s) de vacaciones comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) y (DIA) de (MES) de (AÑO), en cuantía equivalente a dos (2) días de la asignación básica.

Que adicionalmente, tiene derecho al reconocimiento proporcional de la prima de vacaciones, vacaciones en dinero y la bonificación especial por recreación, por el período comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) y (DIA) de (MES) de (AÑO).

Que mediante oficio Nº (NUMERO) del (DIA) de (MES) del (AÑO) tiene pendiente un disfrute en tiempo por el período correspondiente entre el (DIA) de (MES) de (AÑO) y (DIA) de (MES) de (AÑO).

Que además tiene derecho al reconocimiento de prima semestral proporcional por el período de tiempo comprendido entre el (XXXX) al (XXXX), según el artículo 60 del Decreto 1042 de 1978, artículo 28 del Acuerdo 25 de 1990.

Que finalmente, tiene derecho al reconocimiento proporcional de la Prima de Navidad, por el período de tiempo comprendido entre el entre el (XXXX) al (XXXX).

Que, de conformidad con lo expuesto y dando aplicación a las normas citadas anteriormente, la Subdirección Gestión de Talento Humano realizó la liquidación de las prestaciones sociales a que tiene derecho el doctor (a) NOMBRE, identificado con la cédula de ciudadanía número (NÚMERO), por los conceptos, periodos y valores que se relacionan a continuación:

Concepto	Período	Valor
Devengados
Prima de vacaciones
Indemnización vacaciones en dinero
Prima de Vacaciones proporcionales (XXX días)
Indemnización vacaciones proporcionales
Bonificación especial de recreación
Bonificación especial de recreación proporcional
Prima semestral
Prima de Navidad
TOTAL

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Reconocer y ordenar pagar al doctor(a) NOMBRE COMPLETO, identificado con la cédula de ciudadanía número (XXXXXX), por concepto de la liquidación de las prestaciones sociales a que tiene derecho la suma de (VALOR EN LETRAS) PESOS ($VALOR EN NUMERO.oo) MCTE, correspondiente a (LOS CONCEPTOS A LIQUIDAR) de conformidad con lo expuesto en la parte motiva.

ARTÍCULO SEGUNDO. El pago de las sumas reconocidas en la presente Resolución serán canceladas en la cuenta de nómina, con cargo al presupuesto de la actual vigencia, según certificado de disponibilidad presupuestal Nº (NUMERO) de (MES) del (AÑO). Expedido por la Subdirección Financiera de la entidad

ARTÍCULO TERCERO. Contra la presente Resolución procede el recurso de reposición ante esta Dirección, interpuesto en debida forma dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su notificación, conforme a lo preceptuado en el articulo 51 del Decreto ley 01 de 1984.

ARTÍCULO CUARTO. Copia de la presente resolución deberá entregarse al doctor(a) (NOMBRE) , en el momento de la notificación y a la hoja de vida.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su ejecutoria.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Proyectó y elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisaron: (NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS Y CARGO).

FORMATO CÓDIGO 6007008

ANEXO 9

RESOLUCIÓN PAGO ANUAL INTERESES A LA CESANTÍA

EL DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

En ejercicio de la facultad delegada por la Resolución Reglamentaria número 1576 del 08 de junio de 2001 emanada del Despacho del Contralor de Bogotá, D.C., Y

C O N S I D E R A N D O:

Que el Gobierno Nacional con fundamento en el artículo 12 de la Ley 4ª de 1992 expidió el Decreto número 1919 de agosto 27 de 2002, mediante el cual se dispuso que las personas que se vinculen al servicio público en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas a partir de la vigencia de la citada disposición que tengan el carácter de empleados públicos, gozarán del régimen prestacional señalado para los empleados de la Rama Ejecutiva del Poder Público del nivel nacional.

Que los numerales 1 y 2 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990 "Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones" señalan que:

1 "El 31 de diciembre de cada año se hará liquidación definitiva de cesantías, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo."

2 "El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantías con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente".

Que, en consecuencia, la Subdirección de Talento Humano procedió a liquidar las cesantías e intereses correspondientes.

Que los funcionarios que se relacionan tienen derecho al reconocimiento y pago de las cesantías y sus intereses causados durante al año 2008, por lo que este Despacho, en desarrollo de la facultad delegada, y con base en las normas precitadas.

R E S U E L V E:

ARTÍCULO PRIMERO: Reconocer y ordenar el pago por concepto de cesantías e intereses a las cesantías causadas del 1 de enero al 31 de diciembre de 200-, a los funcionarios que a continuación se relacionan en las sumas allí indicadas, así:

CEDULA

APELLIDOS Y NOMBRES

CESANTÍA

INTERÉS

ARTÍCULO SEGUNDO: Este pago se hará teniendo en cuenta el certificado de disponibilidad presupuestal numero -- del de diciembre de 200- expedido por la Subdirección Financiera de la Entidad, quien realizará el pago respectivo:

ARTÍCULO TERCERO: La erogación que cause el cumplimiento de la presente Resolución, se hará con cargo a la actual vigencia fiscal.

ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Proyecto: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007009

ANEXO 10

MEMORANDO COMUNICACIÓN MONTO DE CESANTIA E INTERESES

70200 –

(DIA, MES Y AÑO)

PARA: NOMBRE»}

«CARGO»

«DEPENDENCIA»

DE: SUBDIRECTOR GESTION DE TALENTO HUMANO

REF.: RESOLUCION Nº (NUMERO) DE (DIA) DE (MES) DE (AÑO) POR LA CUAL SE LIQUIDAN CESANTIAS E INTERESES A LAS CESANTIAS DEL AÑO (NUMERO)

De manera atenta me permito informarle que el valor liquidado por concepto de Cesantía correspondiente al año (NUMERO) es $«CESANTIA» pesos M/CTE., suma consignada en el Fondo Privado de Cesantías «FONDO».

El valor de los respectivos Intereses es $«INTERES» pesos M/CTE., suma depositada el (DIA) de (MES) de (AÑO) en su número de cuenta «CUENTAS» del Banco DAVIVIENDA.

Cordialmente,

SUBDIRECTOR GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Fecha de Notificación _______________________

_____________________ ____________________________

Firma de Notificador Firma Notioficado

Copia: Hoja de vida.

Proyectó y elaboró: (FUNCIONARIO).

Revisó: SUBDIRECTOR GESTIÓN TALENTO HUMANO.

FORMATO CÓDIGO 6007010

ANEXO 11

OFICIO SOLICITUD DE VISITA TÉCNICA A FONCEP

70200 –

(DIA) de (MES) de (AÑO)

Doctor

(NOMBRE COMPLETO)

Gerente

Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones "FONCEP"

Ciudad

REF: Visita Técnica

De conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Resolución número 15 del 30 de diciembre de 2003, expedida por la Junta Directiva del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones "FONCEP", con el objeto de continuar el trámite de cesantías parciales solicitadas para Mejoras Locativas, de manera atenta le solicito ordenar a quien corresponda realizar la visita técnica y remitir a la mayor brevedad posible el informe pertinente donde se conceptúe además, si el inmueble corresponde a la casa de habitación del funcionario: (NOMBRE COMPLETO).

Cordial saludo,

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Anexo: Dos (2) folios.

Copia: Expediente Cesantía.

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007011

ANEXO 12

RESOLUCIÓN PAGO DE CESANTÍA DEFINITIVA E INTERESES A LA CESANTÍA DE UN EXFUNCIONARIO

EL DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de la facultad conferida por la Resolución Reglamentaria número 1576 del 08 de junio de 2001 emanada del Despacho del Contralor de Bogotá, D.C., Y

C O N S I D E R A N D O:

Que el Gobierno Nacional con fundamento en el artículo 12 de la Ley 4 de 1992 expidió los Decretos números 1133 de junio 1° de 1994 y 1808 de agosto 3 de 1994, mediante los cuales se dispuso que las personas que se vinculen al servicio público en el Distrito Capital y sus Entidades descentralizadas a partir de la vigencia de las citadas disposiciones, y que tengan el carácter de empleados públicos, gozarán del régimen prestacional señalado para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del nivel nacional.

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., en acatamiento a lo dispuesto en las normas legales vigentes sobre la materia, debe proceder al pago de los intereses a las Cesantías de los empleados vinculados a la Entidad a partir de la vigencia de los Decretos 1133 y 1808 de 1994, causados, en el período comprendido entre el primero (1º) de enero y el 31 de diciembre de cada año.

Que de acuerdo con las disposiciones respectivas, el valor a pagar por concepto de intereses a las cesantías, es del 12% anual sobre las cesantías causadas durante el año.

Que de acuerdo con el artículo 99 numeral 4° de la Ley 50 de 1990, si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantía a favor del trabajador que no hayan sido entregados al Fondo, el empleador se los pagará directamente con los intereses legales respectivos.

Que el ex funcionario que se relaciona en la parte resolutiva del presente acto administrativo laboró durante el período comprendido entre el (FECHA EN LETRAS) (NUMERO) de (MES) de (AÑO) y el (DIA) de (MES) de (AÑO).

En mérito de lo expuesto,

R E S U E L V E:

ARTÍCULO PRIMERO: Reconocer y ordenar el pago del saldo de cesantía a favor del ex funcionario (NOMBRE), identificado con cédula de ciudadanía (NUMERO), que no ha sido consignado al Fondo (INDICAR EL NOMBRE) por valor de (VALOR EN LETRAS) ($VALOR EN NUMEROS) M/cte; así como los intereses a las cesantías causadas del de al de (AÑO), por valor de (VALOR EN LETRAS) ($VALOR EN NUMEROS) M/Cte.

ARTÍCULO SEGUNDO: Este pago se hará teniendo en cuenta el certificado de disponibilidad presupuestal (NUMERO) del (DIA) de (MES) del (AÑO), expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría de Bogotá, D.C., quien realizará la consignación respectiva, con cargo a la actual vigencia fiscal.

ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Proyecto: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007012

ANEXO 13

MEMORANDO SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PARA PAGO DE CESANTIAS

70200-

(FECHA, MES Y AÑO)

PARA: (NOMBRE)

Subdirector Financiero

DE: DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

ASUNTO: Solicitud de Disponibilidad

En atención al asunto enunciado, comedidamente me permito solicitar disponibilidad presupuestal para cancelar liquidación de cesantías definitivas de los funcionarios que se relacionan a continuación:

CEDULA	NOMBRE	VALOR CESANTÍA	VALOR INTERÉS	PERÍODO RECONOCIDO

Es importante recordar que a partir de la fecha se cuenta con 45 días hábiles para el pago respectivo. (L.244/95).

Cordialmente,

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007013

ANEXO 14

OFICIO DE CITACIÓN PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL

LIQUIDACIÓN CESANTÍAS DEFINITIVAS

17200 –

(DIA) de (MES) de (AÑO)

Doctor (a):

(NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

(DIRECCIÓN)

Ciudad

Ref: Citación Notificación Personal Resolución Nº (NUMERO) de (DIA) de (MES) de (AÑO)

Respetada doctor (a):

Me permito solicitarle comparecer dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la presente citación a la Dirección Técnica de Talento Humano de la Contraloría de Bogotá, D.C., ubicada en la carrera 35 Nº 26 A-10 Piso 13, con el fin de llevara cabo la diligencia de notificación personal del acto administrativo citado en la referencia, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo.

Al vencimiento del término si usted no comparece, se procederá a notificar el acto administrativo por Edicto de conformidad con lo establecido en el artículo 45 Ibìdem.

Cordialmente,

SUBDIRECTOR GESTIÓN TALENTO HUMANO

Copia:

Hoja de Vida.

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Reviso: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007014

ANEXO 15

FORMATO NOTIFICACIÓN POR EDICTO

E D I C T O

LA DIRECTORA DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTA, D.C.

HACE CONSTAR:

Que el Contralor de de Bogotá, D.C., expidió la Resolución número (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), que en su parte resolutiva dice:

(INSERTAR LA PARTE RESOLUTIVA DEL ACTO ADMINISTRATIVO)

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: ARTÍCULO SEGUNDO: ARTÍCULO TERCERO: ARTÍCULO CUARTO: NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, Dada en Bogotá, D. C., a los (DIA) días del mes de (MES) de (AÑO), XXXX, Contralor de Bogotá, D.C.

Hoy (DIA) de (MES) de (AÑO), a las 8:00 a.m. se fija el presente Edicto en lugar público de la Dirección Técnica de Talento Humano, con el fin de notificar al señor (NOMBRE COMPLETO), en la forma prevista por el Decreto 01 de 1984, en razón a que no compareció a notificarse personalmente, habiéndose citado por medio el oficio 17000-(NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AÑO), se desfija hoy_(DIA)_______ de (MES) de (AÑO) siendo las 5:00 p.m.

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

FORMATO CÓDIGO 6007015

ANEXO 16

RESOLUCIÓN PAGO DE LA RETROACTIVIDAD EN CESANTÍAS DEFINITIVAS

EL DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

En uso de las facultades legales y en especial las Delegadas por la Resolución 005 de 2009, y,

CONSIDERANDO:

Que el señor --, identificado con la cédula de ciudadanía número -- expedida en --, ingresó a la Contraloría de Bogotá, D.C., el -- y mediante resolución No.-- del -- se le aceptó la renuncia al cargo que venía desempeñando como --, a partir del --.

Que los empleados públicos del Distrito Capital tienen derecho al reconocimiento de Cesantía, prestación social consistente en un auxilio monetario equivalente a un mes de sueldo por cada año de servicio continuo y proporcionalmente por fracciones de año y para la liquidación de las mismas no podrán incluirse factores salariales diferentes a los expresamente señalados en el artículo 45 del Decreto 1045 de 1978.

Que el señor --, identificado con la cédula de ciudadanía número -- expedida en --, al momento de su ingreso a la entidad fue cobijado con el régimen de retroactividad en cesantías

Que el día -- el señor --, identificado con la cédula de ciudadanía número -- expedida en --, informó su traslado de cesantías del Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital – FAVIDI, hoy FONCEP, al Fondo Nacional del Ahorro, mediante formulario número -- que reposa en el folio -- de su hoja de vida, por lo que la Contraloría de Bogotá, D.C. realizó los reportes mensuales y anuales consolidados correspondientes a cesantías, a partir del --, de conformidad con las disposiciones que rigen el mencionado Fondo.

Que tal como lo establece el artículo 5º de la Ley 432 y el inciso tercero del artículo 27 del Decreto 1453 de 1998, los trabajadores vinculados a las entidades públicas que posean el beneficio de la retroactividad como metodología de liquidación de cesantías, al afiliarse al Fondo Nacional del Ahorro no lo pierden, siendo responsabilidad de la entidad empleadora el mayor valor generado por este concepto al momento del retiro definitivo.

Que el Fondo Nacional del Ahorro es una entidad administradora y pagadora de cesantías y no liquidadora, por lo cual le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., en caso de retiro definitivo del trabajador, reliquidar la cesantía con la metodología de la retroactividad y a este valor descontarle los dineros ya transferidos al F.N.A., generándose así un mayor valor que debe ser reconocido y pagado directamente al Señor --.

Que la Directora Jurídica de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. se ha pronunciado en lo referente al pago de la retroactividad en cesantías para los servidores públicos afiliados al Fondo Nacional del Ahorro, según Concepto 38 de 2006, indicando que "(…) la liquidación total de la retroactividad sólo procede al final de la relación laboral, momento en el cual deberá liquidarse y girarse por parte de la entidad empleadora, la cesantía correspondiente al tiempo total laborado, deduciendo de dicho monto el valor trasladado al Fondo Nacional de Ahorro en la fecha de cambio de entidad administradora y los demás valores correspondientes a pagos efectuados al empleado hasta la fecha, para proceder a entregarle los saldos a su favor, si a ello hubiere lugar. (…)"

Que en aplicación a las normas vigentes en materia de cesantía, la Subdirección de Gestión de Talento Humano, con ocasión del retiro definitivo, procedió a liquidar la cesantía definitiva con retroactividad a que tiene derecho el señor --, identificado con la cédula de ciudadanía número -- expedida --, por el tiempo comprendido entre el – y el --, así:

LIQUIDACION DEFINITIVA DE CESANTIAS, SALDO DE RETROACTIVIDAD POR TRASLADO DE FONCEP AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO
BENEFICIARIO
DOCUMENTO DE IDENTIDAD	CC	No.
CARGO
FECHA DE CORTE
FECHA DE INGRESO
DIAS NO LABORADOS
DIAS BASE LIQUIDACION
SUELDO BASE LIQUIDACION
FACTORES DEVENGADOS ULTIMO AÑO
Asignación básica
Prima Técnica
Prima de antigüedad
Prima Semestral
Ajuste Retroactivo Prima Semestral
Prima de Navidad
Ajuste Retroactivo Prima de Navidad
Prima de Vacaciones
Ajuste Retroactivo Prima de Vacaciones
Bonificación por servicios prestados
Ajuste Retroactivo Bonificación por Servicios
Valor de la Cesantía con Retroactividad ($) Menos
- Anticipos realizados por FONCEP hasta el
- Retroactividad en Cesantía trasladada al F.N.A. en
- Cesantía consolidada al F.N.A. del – al --
Cesantía Retroactiva Pendiente de pago

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Trasladar a la cuenta corriente número -- del Banco -- del Fondo Nacional del Ahorro a nombre del señor --, identificado con la cédula de ciudadanía número -- expedida en --, la suma de --, por concepto de retroactividad en la cesantía definitiva, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva.

ARTÍCULO SEGUNDO: El pago de las sumas reconocidas en la presente resolución serán canceladas con cargo al presupuesto de la actual vigencia, según certificado de disponibilidad presupuestal Nº --- del -- de --- de 2009, expedido por la Subdirección Financiera de la entidad.

ARTÍCULO TERCERO: Contra la presente resolución procede el recurso de reposición ante el Director Técnico de Talento Humano de la Contraloría de Bogotá, D.C., interpuesto en debida forma dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de notificación, conforme a lo preceptuado en el artículo 51 del Decreto Ley 01 de 1984.

ARTÍCULO CUARTO: Notifíquese personalmente el contenido del presente acto administrativo al señor --, identificado con la cédula de ciudadanía número -- expedida en --, de conformidad con lo establecido en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y entréguesele copia de esta decisión en la respectiva diligencia; y si ello no fuere posible se notificará por edicto de conformidad con lo establecido en el artículo 45 Íbidem.

ARTÍCULO QUINTO: Copia de la presente resolución deberá enviarse a la Subdirección Financiera para lo de su competencia.

ARTÍCULO SEXTO: Copia de este acto administrativo deberá enviarse a la hoja de vida del señor -- que reposa en la Subdirección Gestión de Talento Humano de la entidad.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE, Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los,

Director Técnico de Talento Humano

Proyecto: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Elaboró: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

Revisó: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CÓDIGO 6007016

PROCEDIMIENTO PARA LA SEGURIDAD SOCIAL

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN

NUMERO DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

Resolución Reglamentaria No. 023 de noviembre 23 de 2007.

• Se modificó el objetivo así: "Garantizar a través de las actividades establecidas, el correcto proceso de afiliación y/o traslado de Administradoras de los Sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales; trámite de incapacidades y autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, de conformidad con las normas legales vigentes".

• Se ajusta el alcance de los siguientes numerales, así:

Afiliación o traslado de entidad promotora de salud (EPS) y/o administradora de pensiones (AFP).

La modificación del alcance para este tema obedece a la unificación de los temas relacionados con la afiliación y/o traslado de administradoras de salud y de pensiones, que quedo así:

"El alcance inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano orienta, verifica y recibe el formulario de afiliación y/o traslado de EPS y/o AFP y termina cuando se archiva la copia del formulario debidamente radicada en la administradora correspondiente, en la Hoja de Vida del funcionario".

Afiliación al sistema general de riesgos profesionales (ARP)

"El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, realiza la orientación para la vinculación al Sistema de Seguridad Social del nuevo funcionario que ingresa a la entidad y termina cuando se archiva la constancia de afiliación de Riesgos Profesionales en la Hoja de Vida del funcionario".

Trámite de incapacidades, licencias por maternidad y paternidad.

"El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento registra las licencias e incapacidades enviadas por los funcionarios de la entidad, en el archivo "Relación mensual de incapacidades"; y termina cuando se archiva el informe de saldos pendientes de cobro y copia del memorando de respuesta a la Subdirección Financiera".

Autoliquidación de aportes en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales.

"El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, ingresa en el Programa de Autoliquidación de Aportes a la Seguridad Social y verifica la correcta inclusión de las novedades del periodo y termina cuando se archiva en las carpetas de aportes a las EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES, los cuadros resumen y los comprobantes de pago correspondientes".

• En la Base Legal, se incluye la siguiente normatividad:

Decreto 783 del 3 de mayo del 2000: "Por el cual se modifican los Decretos 1486 de 1994, 1922 de 1994, 723 de 1997, y 046 y 047 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

Resolución 0634 del 6 de marzo de 2006: Por la cual se adopta el contenido del Formulario o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA

Decreto 1931 del 12 de junio de 2006 "Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1465 de 2005".

Decreto 1670 de mayo de 2007: "Por medio del cual se ajustan para el pago de aportes al Sistema de la Protección Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes".

Decreto 3995 de octubre 16 de 2008. Por el cual se reglamenta los artículos 12, 13 y 16 de la Ley 100 de 1993.

• En las definiciones se modificaron las siguientes:

Sistema General de Pensiones: Es el conjunto de administradoras del régimen pensional que tiene por objeto garantizar al trabajador y sus beneficiarios el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez y muerte, mediante el reconocimiento y pago de prestaciones económicas determinadas en la ley.

Administradora: Se entiende por entidades administradoras del Sistema General de Pensiones: a) En el régimen de ahorro individual con solidaridad, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones, AFP, o las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía, AFPC; y b) En el Régimen de Prima Media con Prestación Definida, el ISS y las cajas o entidades del sector público o privado que administran sistemas de pensiones, legalmente autorizadas. (Art.6 Decreto 692 de 1992).

Porcentaje de la Cotización en Pensión: La cotización para el Sistema General de Pensiones corresponde al porcentaje establecido legalmente y se calcula sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC).

Al empleador le corresponde el 75% de la cotización total y al trabajador el 25% restante. Los afiliados que tengan un ingreso mensual superior a cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional de un uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización, destinado al Fondo de Solidaridad Pensional. Los afiliados con ingresos superiores a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes tendrán un aporte adicional, sobre su ingreso base de cotización, así: de 16 hasta 17 smlmv de un 0.2%, de más de 17 hasta 18 slmv de un 0.4%, de más de 18 hasta 19 smlmv, de un 0.6%, de más de 19 hasta 20 smlmv, de un 0.8%, y superiores a 20 smlmv, de un 1%, destinado exclusivamente a la subcuenta de subsistencia, del Fondo de Solidaridad Pensional de que trata la Ley 797 de 2003.

Afiliados Beneficiarios: El cónyuge, compañero o compañera permanente del afiliado cuya unión sea superior a dos (2) años; los hijos menores de 18 años de cualquiera de los cónyuges que hagan parte del núcleo familiar y que dependan económicamente del cotizante, los hijos mayores de 18 años con incapacidad permanente o menores de 25 años que sean estudiantes con dedicación exclusiva y dependan económicamente del afiliado y los padres del cotizante soltero.

Porcentaje de la Cotización en Salud: La cotización obligatoria que le corresponde a las Administradoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud, es del máximo del 12.5% del Ingreso Base de Cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo ni superior a veinticinco (25); dos terceras partes (2/3) de la cotización le corresponden al empleador y una tercera (1/3) al trabajador. El 1% de la cotización será girado al Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA).

Licencia de Maternidad: Es el tiempo de descanso reconocido a la trabajadora cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, que llega al término del embarazo con criatura viable, para que se retire temporalmente del trabajo durante Doce (12) semanas remuneradas.

Licencia de Paternidad: Es el tiempo reconocido de acuerdo con las normas legales, al esposo o compañero y corresponde a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada.

Licencia por Adopción: La licencia por adopción es el tiempo reconocido a la madre afiliada cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, adoptante de un menor de siete (7) años, que busca prodigarle al niño los cuidados que requiere y lograr la adaptación psico-social y familiar. La licencia se hace extensiva al padre adoptante, en el caso que no tenga esposa o compañera.

Licencia por Aborto: Es el tiempo reconocido de acuerdo con las normas legales a la trabajadora cotizante que en el curso del embarazo sufra un aborto. La licencia será por un término máximo de cuatro (4) semanas. Para su disfrute se debe presentar: el certificado médico en que conste que la trabajadora ha sufrido un aborto o parto prematuro, indicando el día en que haya tenido lugar, y b) El tiempo de reposo que necesitará la trabajadora.

Liquidación de Incapacidades: Es el proceso mediante el cual la Contraloría de Bogotá D.C., liquida y cancela a los funcionarios el valor del subsidio económico por incapacidad y efectúa el cruce de cuentas con las Administradoras respectivas. Para la autoliquidación se toma como base el Ingreso Base Cotización reportado al Sistema General de Salud y de Riesgos Profesionales.

Sistema General de Riesgos Profesionales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes ocurridos con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Riesgos Profesionales: Son los accidentes que se producen como consecuencia directa del trabajo o labor desempeñada, y la enfermedad catalogada como profesional por el Gobierno Nacional.

• En la descripción del procedimiento se modificaron los siguientes numerales:

Se unifican las actividades relacionadas con el procedimiento para la "Afiliación o Traslado de Entidad Promotora de Salud (E.P.S)" y el de "Afiliación o Traslado de Administradora de Fondo de Pensiones (AFP)" por contener tareas similares; esto implica el replanteamiento de las actividades: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y se adiciona el anexo 1, que se refiere al comprobante de entrega del Formulario de afiliación y/o traslado de EPS y/o AFP. Igualmente se establece un punto de control en la actividad número 6.

Como consecuencia de la unificación anterior, el tema relacionado con la afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales distinguido con el numeral 7.3 cambia a la posición 7.2 y presenta algunas modificaciones en sus actividades.

El trámite de incapacidades y licencias por maternidad y paternidad, se encontraba identificado con el numeral 7.2 cambió de posición quedando identificado con el numeral 7.3. De igual manera se plantea la modificación de las actividades, los registros y la eliminación de los anexos y de las observaciones y se establece un punto de control en la actividad número dos (2).

La autoliquidación de aportes en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, identificados con el numeral 7.4 busca replantear las actividades del mismo y plantea la eliminación de los anexos.

• Se eliminaron lo siguientes registros:

Archivo INCAP.

Archivo NOMINA – Medio magnético y Físico.

Oficio autorización Licencia de Paternidad.

Oficio reconocimiento de subsidio por incapacidad.

Memorando de ajustes.

Cuadro resumen firmado y radicado.

Cuadro resumen para pagos de aportes a: Salud, Pensiones, Seguro Social, Riesgos Profesionales.

Copia formularios.

Archivo Plano.

Listado.

Oficio de Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales

Resumen de pagos mediante Planilla Única de Autoliquidación.

Así mismo, se incluyen:

Relación mensual de incapacidades.

Relación incapacidades incluidas en nómina

Formato establecido por la EPS o ARP u oficio.

Memorando de respuesta para la Subdirección Financiera.

Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Cuadro resumen de pagos mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

• Se eliminaron los siguientes anexos:

Oficio de Autorización Licencias de Paternidad.

Oficio de Reconocimiento de Subsidios por Incapacidad Cuadro Resumen Para Pago Aportes Salud.

Cuadro Resumen Para Pago de Pensiones.

Cuadro Resumen Pagos Instituto de Seguros Sociales. Cuadro Resumen Pagos Administradora de Riesgos Profesionales SURATEP.

Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales.

Resumen de Pagos mediante Planilla Única de autoliquidación.

Comprobante de entrega del formulario afiliación y/o traslado.

Se incluye como anexo el comprobante de entrega del formulario afiliación y/o traslado.

2.0

R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA SEGURIDAD SOCIAL

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6008

VERSIÓN No.: 2.0

Fecha: Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Dirección de Talento Humano Dr. Cesar A. López M. _______

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

Dirección de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz _______

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 27

1. OBJETIVO

Garantizar a través de las actividades establecidas, el correcto proceso de afiliación y/o traslado de Administradoras de los Sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, trámite de incapacidades y autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, de conformidad con las normas legales vigentes.

2. ALCANCE

• Afiliación ò traslado de entidad promotora de salud (EPS) y/o administradora de pensiones (AFP).

El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano orienta, verifica y recibe el formulario de afiliación y/o traslado de EPS y/o AFP y termina cuando se archiva la copia del formulario debidamente radicada en la administradora correspondiente, en la Hoja de Vida del funcionario.

• Afiliación al sistema de riesgos profesionales

El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, realiza la orientación para la vinculación al Sistema de Seguridad Social del nuevo funcionario que ingresa a la entidad y termina cuando se archiva la constancia de afiliación de Riesgos Profesionales en la Hoja de Vida del funcionario.

• Trámite de incapacidades y licencias por maternidad y paternidad

El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento registra las licencias e incapacidades enviadas por los funcionarios de la entidad, en el archivo "Relación mensual de incapacidades", y termina cuando se archiva el informe de saldos pendientes de cobro y copia del memorando de respuesta a la Subdirección Financiera.

• Autoliquidación de aportes en salud, pensiones y riesgos profesionales

El procedimiento inicia cuando un funcionario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, ingresa en el Programa de Autoliquidación de Aportes a la Seguridad Social y verifica la correcta inclusión de las novedades del periodo y termina cuando se archiva en las carpetas de aportes a las EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES, los cuadros resumen y los comprobantes de pago correspondientes.

3. BASE LEGAL

Sistema de Seguridad Social en Salud:

• Artículos 152, 156, 157, 159, 160, 162, 163, 165, 166, 174, 185, 187, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 210, 273, y 279, de la Ley 100 del 23 de diciembre de 1993, "Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones."

• Artículos 1º, 2º, 3º, 4º, 6º, y 7º del Decreto 695 del 30 de marzo de 1994: "Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 157, 204 y 280 de la Ley 100 de 1993 y se incorporan los servidores públicos al Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones."

• Artículos 1º al 89 Decreto 806 de abril 30 de 1998, "Por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de interés general, en todo el territorio nacional."

• Artículo 40 del Decreto 1406 de julio 28 1999, "Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones para la puesta en operaciones del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 047 del 19 de enero de 2000, "Por el cual se expiden normas sobre afiliación y se dictan otras disposiciones."

• Decreto 783 del 3 de mayo del 2000, "Por el cual se modifican los Decretos 1486 de 1994, 1922 de 1994, 723 de 1997, y 046 y 047 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

• Artículo 1º de la Ley 755 del 23 de julio de 2002, "Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo - Ley María."

• Artículos 1º al 40 del Decreto 1703 del 2 de agosto de 2002, "Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud."

• Artículo 10 de la Ley 1122 del 19 de enero de 2007, "Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones".

• Resolución 0812 del 21 de marzo de 2007, "Por la cual se dictan disposiciones sobre la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector salud.". Complementada por la Resolución 5089 del 18 de diciembre de 2008 expedida por el Ministerio de la Protección Social.

• Resolución 4901 del 11 de septiembre de 1996, "Por la cual se reglamenta el proceso de expedición, reconocimiento, liquidación y pago de las prestaciones económicas por incapacidades y licencias de maternidad en el Instituto de Seguros Sociales".

• Circular Externa Nº 011 del 4 de diciembre de 1995, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud, "Instructivo para efectuar la compensación y las transferencias a las diferentes subcuentas del Fondo de Solidaridad y Garantía".

• Circular Interna Nº 033 del 4 de septiembre de 2001, expedida por la Dirección de Talento Humano de la Contraloría de Bogotá.

• Circular Interna Nº 17200-061 del 18 de septiembre de 2004, expedida por la Dirección de Talento Humano de la Contraloría de Bogotá.

• Resolución 0634 del 6 de marzo de 2006, "Por la cual se adopta el contenido del Formulario o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Expedida por el Ministerio de Protección Social", modificada por la Resolución 1747 del 21 de mayo de 2008, modificada por Resolución 1184 del 21 de abril de 2009.

• Decreto 1931 del 12 de junio de 2006, "Por el cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1465 de 2005", derogado por el decreto 1670 del 14 de mayo de 2007, derogado por el decreto 728 del 07 de marzo de 2008 en lo pertinente.

Sistema General de Pensiones:

• Artículos 15, 128, 129, 130, y 131, de la Ley 100 del 23 de diciembre de 1993, "Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones."

• Artículos 1º al 4º, Decreto 691 del 29 de marzo de 1994, "Por la cual se incorporan los servidores públicos al Sistema General de Pensiones y se dictan otras disposiciones."

• Decreto 1158 de junio 3 de 1994, "Por el cual se modifica el artículo 6º del Decreto 691 de 1994."

• Ley 797 de enero 29 de 2003, "Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales."

• Decreto 510 de marzo 5 de 2003, "Por medio del cual se reglamentan parcialmente los artículos 3º, 5º, 7º, 8º, 9º, 10 y 14 de la Ley 797 de 2003."

• Acto legislativo 01 de julio 22 de 2005, "Por el cual se adiciona el articulo 48 de la Constitución Política".

• Decreto 3995 de octubre 16 de 2008, "Por el cual se reglamenta los artículos 12, 13 y 16 de la Ley 100 de 1993."

• Artículos 1 al 3, Ley 860 de diciembre 26 de 2003, "Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se dictan otras disposiciones."

Sistema de Riesgos Profesionales:

• Decreto 1295 de junio 22 de 1994, "Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales."

• Decreto 1772 de agosto 3 de 1994, "Por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales."

• Decreto 326 de 1996, "Por el cual se organiza el Régimen de Recaudación de Aportes para el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones." derogó los artículos 14, 18, 19, inciso primero y literal g) del inciso segundo, y 20 del Decreto 1772 de 1994. Derogado por el decreto 1406 del 28 de julio de 1999, salvo los artículos 31, 38 y 44.

• Decreto 1406 de 1999, "Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones.", derogó el Decreto 326 de 1996, salvo los artículos 31, 38 y 44.

• Decreto 1607 del 31 de julio de 2002, "Por el cual se modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales y se dictan otras disposiciones."

• Ley 776 del 17 de diciembre de 2002, "Por el cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales."

• Decreto 2800 de octubre 2 de 2003, "Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del articulo 13 del Decreto Ley 1295 de 1994.

Aportes Parafiscales:

• Ley 21 de enero 22 1982, "Por la cual se modifica el régimen del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones."; Ley 89 de diciembre 29 de 1988: "Por la cual se asignan recursos al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones."; Decreto 3667 de noviembre 8 de 2004: "Por medio del cual se reglamentan algunas disposiciones de la Ley 21 de 1982, la Ley 89 de 1988 y la Ley 100 de 1993, se dictan disposiciones sobre el pago de aportes parafiscales y al Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones".

• Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, "Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo". Especialmente el artículo 50 de la mencionada Ley.

4. DEFINICIONES:

 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: Es el conjunto de administradoras del régimen pensional que tiene por objetivo garantizar al trabajador y sus beneficiarios el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez o muerte, mediante el reconocimiento de una pensión y otras prestaciones determinadas en la ley.

• ENTIDAD ADMINISTRADORA: Se entiende por entidades administradoras del Sistema General de Pensiones: a) En el régimen de ahorro individual con solidaridad, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones, AFP, o las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía, AFPC; y b) En el Régimen de Prima Media con Prestación Definida, el ISS y las cajas o entidades del sector público o privado que administran sistemas de pensiones, legalmente autorizadas. (Art.6 Decreto 692 de 1992 y Decreto 889 de 2001).

• EMPLEADOR: Persona natural o jurídica que tiene la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de aportes de los trabajadores afiliados que laboran para la institución.

• AFILIACIÓN: Es el proceso mediante el cual las empresas y sus trabajadores ingresan al Sistema General de Pensiones.

• TRASLADO: Es el procedimiento por el cual un trabajador pasa de una Administradora del Sistema General de Pensiones a otra de la misma categoría.

• INGRESO BASE DE COTIZACIÓN (IBC): Es el conjunto de factores salariales definidos en los Decretos 691 y 1158 de 1994, que constituyen el ingreso base de cotización, sobre los cuales se calculan los aportes que se deben transferir a cada una de las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral, a saber: Asignación Básica Mensual; Gastos de Representación; Prima Técnica; Prima de Antigüedad; Trabajo Suplementario, Horas Extras, Dominicales y Festivos; y Bonificación por Servicios Prestados.

• PORCENTAJE DE LA COTIZACIÓN EN PENSIÓN: La cotización para el Sistema General de Pensiones corresponde al porcentaje establecido legalmente y se calcula sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC).

• RESPONSABILIDAD EN EL PAGO DEL APORTE: El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto determine el gobierno. El empleador responderá por la totalidad del aporte aún en el evento de que no hubiere efectuado el descuento al trabajador.

• SANCIÓN MORATORIA POR EL NO PAGO OPORTUNO DE APORTES: Los aportes que no se consignen dentro de los plazos señalados para el efecto, generarán un interés moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios. Los ordenadores del gasto de las entidades públicas que, sin justa causa, no dispongan la consignación oportuna de los aportes, incurrirán en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

• RIESGOS PROFESIONALES: Son Riesgos Profesionales el accidente que se produce como consecuencia directa del trabajo o labor desempeñada o, la enfermedad que haya sido catalogada como profesional por el Gobierno Nacional.

• ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP): Es una entidad cuya función principal consiste en prevenir, atender y proteger a los trabajadores de los efectos causados por accidentes y enfermedades que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

• ACCIDENTE DE TRABAJO: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica , una perturbación funcional, una invalidez o la muerte; también el que se produce durante la ejecución de ordenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo; igualmente, el que se produzca durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

• ENFERMEDAD PROFESIONAL: Es todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, y que haya sido determinada como enfermedad profesional por el Gobierno Nacional.

• AFILIACIÓN: Es el proceso mediante el cual las entidades y sus trabajadores ingresan al Sistema General de Riesgos Profesionales.

• COTIZACIÓN: Son las tarifas obligatorias que deben pagar los empleadores, durante la vigencia de la relación laboral al Sistema General de Riesgos Profesionales. El monto de las cotizaciones no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% del ingreso base de cotización de los trabajadores, y está totalmente a cargo del empleador.

• CASOS EN LOS QUE NO SE APORTA PARA EL SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES: No hay lugar al pago de aporte durante los periodos de incapacidad por enfermedad general, maternidad, riesgos profesionales, vacaciones, licencias no remuneradas y suspensiones temporales de trabajo, en caso de suspensión disciplinaria de los servidores públicos no hay lugar a pago de aportes a la Seguridad Social, salvo cuando se levante la suspensión y haya lugar al pago de salarios por dicho periodo, de acuerdo con lo consagrado en el artículo 71 del Decreto 806 de 1998.

 SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Es el régimen que garantiza a los afiliados la atención de los servicios del Plan Obligatorio de Salud, que comprenden la protección integral de las familias a la maternidad y enfermedad general en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación para todas las patologías contempladas en el (POS), incluyendo la provisión de medicamentos esenciales en su presentación genérica y la atención de urgencias.

• ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD (EPS): Son los núcleos organizativos básicos del Sistema de Seguridad Social en Salud. Su función primordial es organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestación del Plan Obligatorio de Salud –POS (Paquete Básico de Servicios o Beneficios de Salud), a los afiliados y sus beneficiarios.

• FORMULARIO DE AFILIACIÓN: Es el documento aprobado por la Superintendencia Nacional de Salud, que sirve para tramitar la afiliación y/o traslados de Administradora del Sistema de Seguridad Social en Salud.

• AFILIADOS COTIZANTES: Son todas aquellas personas residentes en el país con capacidad de pago, tales como las personas con contrato de trabajo del sector privado y público, los pensionados, los trabajadores independientes con capacidad de pago, los rentistas de capital y cualquier residente en el país cuyos ingresos sean superiores a dos (2) salarios mínimos legales vigentes.

• AFILIADOS BENEFICIARIOS: El cónyuge, compañero o compañera permanente del afiliado cuya unión sea superior a dos (2) años; los hijos menores de 18 años de cualquiera de los cónyuges que hagan parte del núcleo familiar y que dependan económicamente del cotizante, los hijos mayores de 18 años con incapacidad permanente o menores de 25 años que sean estudiantes con dedicación exclusiva y dependan económicamente del afiliado y los padres del cotizante soltero.

• PORCENTAJE DE LA COTIZACIÓN EN SALUD: La cotización obligatoria que le corresponde a las Administradoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud, es del máximo del 12.5% del Ingreso Base de Cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo ni superior a veinticinco (25); dos terceras partes (2/3) de la cotización le corresponden al empleador y una tercera (1/3) al trabajador. El 1% de la cotización será girado al Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA).

• LICENCIA DE MATERNIDAD: Es el tiempo de descanso reconocido a la trabajadora cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, que llega al término del embarazo con criatura viable, para que se retire temporalmente del trabajo durante Doce (12) semanas remuneradas.

• LICENCIA DE PATERNIDAD: Es el tiempo reconocido de acuerdo con las normas legales, al esposo o compañero y corresponde a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada.

• LICENCIA POR ADOPCIÓN: La licencia por adopción es el tiempo reconocido a la madre afiliada cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, adoptante de un menor de siete (7) años, que busca prodigarle al niño los cuidados que requiere y lograr la adaptación psico-social y familiar. La licencia se hace extensiva al padre adoptante, en el caso que no tenga esposa o compañera.

• LICENCIA POR ABORTO: Es el tiempo reconocido de acuerdo con las normas legales a la trabajadora cotizante que en el curso del embarazo sufra un aborto. La licencia será por término máximo de cuatro (4) semanas. Para su disfrute se debe presentar: el certificado médico en que conste que la trabajadora ha sufrido un aborto o parto prematuro, indicando el día en que haya tenido lugar y b) El tiempo de reposo que necesitará la trabajadora.

• INCAPACIDAD: Es el estado de inhabilidad física o mental de un individuo que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual.

• LIQUIDACIÓN DE INCAPACIDADES: Es el proceso mediante el cual la Contraloría de Bogotá D.C., liquida y cancela a los funcionarios el valor del subsidio económico por incapacidad y efectúa el cruce de cuentas con las Administradoras respectivas. Para la liquidación se toma como base el Ingreso Base Cotización reportado al Sistema General de Salud y de Riesgos Profesionales.

 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes ocurridos con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

• RIESGOS PROFESIONALES: Son los accidentes que se producen como consecuencia directa del trabajo o labor desempeñada y la enfermedad catalogada como profesional por el Gobierno Nacional.

 APORTES PARAFISCALES: Son contribuciones parafiscales aquellos recursos públicos creados por ley, originados en pagos obligatorios con el fin de recuperar los costos de los servicios que se presten o de mantener la participación de los beneficios que se proporcionen.

5. REGISTROS

• Formulario de afiliación y/o traslado.

• Relación mensual de incapacidades.

• Relación incapacidades incluidas en nómina.

• Formato establecido por la EPS o ARP u oficio.

• Memorando informe de ausentismo por incapacidad.

• Memorando de respuesta para la Subdirección Financiera de saldos a cobrar por concepto de incapacidades.

• Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

• Cuadro resumen de pagos mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

6 ANEXOS:

• Anexo 1: Comprobante de entrega del formulario afiliación y/o traslado. Formato código 6008001

• Anexo 2: Memorando informe ausentismo. Formato código 6008002.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

7.1. Afiliación ò traslado de Entidad Promotora de Salud (EPS) y/o Administradora de Fondo de Pensiones (AFP)

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Orienta al funcionario sobre el diligenciamiento del formulario de afiliación o traslado de EPS y/o AFP, de conformidad con las Normas vigentes. Recibe y verifica que el formulario de afiliación y/o traslado esté correctamente diligenciado. Consigna la información correspondiente al empleador. Pasa el formulario al Subdirector de Gestión de Talento Humano para su visto bueno.
2	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa, da visto bueno y pasa el formulario al Director Técnico de Talento Humano, para su firma.
3	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Aprueba el formulario de afiliación y lo entrega a la secretaria de la Dirección para que lo devuelva a los funcionarios del equipo de Seguridad Social.
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Entrega el formulario de afiliación y/o traslado al asesor de la EPS y/o AFP o al funcionario interesado para que lo radique en la administradora correspondiente; quien debe firmar el formato del anexo 1, en constancia de recibido y del compromiso de regresar la copia del formulario radicada en la EPS y/o AFP a más tardar el día veinte (20) de cada mes.	Formulario de afiliación y/o traslado	Anexo 1 - Comprobante de entrega del Formulario afiliación y/o traslado.
5	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Incorpora la novedad en el "Programa de Autoliquidación mensual de Aportes a la Seguridad Social y en el modulo de liquidación de nómina y pasa el formulario a nómina para incorporación de la novedad.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Verifica si la incorporación de la novedad en el aplicativo de Seguridad Social corresponde a la registrada en el módulo de liquidación de nómina.		Verifica el correcto registro en los aplicativos existentes.
7	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Entrega copia del formulario de afiliación y/o traslado de EPS y/o AFP al funcionario encargado del archivo de Hojas de Vida.

7.2. Afiliación al sistema general de riesgos profesionales (ARP)

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Solicita orientación para la vinculación al Sistema de Seguridad Social del nuevo funcionario que ingresa a la entidad.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Imparte la orientación necesaria de afiliación al Sistema de Seguridad Social.
3	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Ingresa a la página WEB de la Administradora de Riesgos a la que estén afiliados los funcionarios de la Contraloría y registra la novedad de ingreso de nuevos trabajadores al sistema, diligenciando los datos solicitados. Si el registro es exitoso imprime la constancia de afiliación y la remite al archivo de hojas de vida.		Si el registro en la página WEB no es exitoso, comunica a la Administradora de Riesgos la situación presentada para que realicen los correctivos y se pueda ingresar nuevamente la información.
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y archiva la constancia de afiliación de Riesgos Profesionales y lo envía para el archivo de Hojas de Vida.

7.3. Trámite de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad:

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Registra las licencias e incapacidades en el archivo "Relación mensual de incapacidades".	Relación mensual de incapacidades
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Clasifica las incapacidades según el número de días autorizados. Envía para archivo y registro en la hoja de vida, el original de las incapacidades inferiores a (3) días y fotocopia de las superiores a (3) días junto con el oficio remisorio. Registra las incapacidades superiores a (3) días en el Programa de Autoliquidación Mensual de Aportes a la Seguridad Social y las pasa a los funcionarios de nómina para su trámite. Incorpora las incapacidades en el sistema "Relación Incapacidades incluidas en Nómina" las liquida aplicando el procedimiento para la liquidación de incapacidades y cruce de cuentas según el caso: • Para Incapacidades por enfermedad General: IBC / 30 x 2/3 x (ND)-(3) • Para Incapacidades por accidente de Trabajo ó Enfermedad Profesional: IBC / 30 x (ND)-(1) • Para Licencias de Maternidad: IBC /30 x 84. Imprime listado y concilia los valores con el programa de liquidación de nómina para que se realicen los ajustes del caso. Imprime listados definitivos para la firma y trámite correspondiente.	Relación Incapacidades incluidas en Nómina	Concilia valores con el programa de liquidación de nómina. Verifica el correcto registro de las incapacidades.
3	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa las incapacidades que requieren trascripción y proyecta oficio adjuntando soportes para revisión y firma.
4	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa y da el visto bueno, pasa el oficio al Director Técnico para firma.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Valida la solicitud de trascripción de incapacidad y la devuelve al Profesional Especializado y/o Universitario.
6	TÉCNICO Y/O SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO	Radica el oficio y lo entrega al Profesional para el trámite respectivo.
7	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINSITRATIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Radica el oficio en la administradora correspondiente.
8	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINSITRATIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Toma fotocopia de la incapacidad transcrita para su posterior archivo en la Hoja de Vida.
9	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Envía a Salud Ocupacional la "Relación Mensual de Incapacidades", por vía electrónica o con memorando.	Relación Mensual de Incapacidades
10	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Elabora la solicitud de reconocimiento de Subsidios por incapacidad y licencias de maternidad o paternidad por parte de la EPS y/o ARP.		La solicitud se puede realizar en los formatos establecidos mediante las administradoras o a través de oficio.
11	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa la solicitud, da visto bueno y pasa para firma al Director Técnico de Talento Humano.
12	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Valida la solicitud y la devuelve al Profesional Especializado.	Formato establecido por la EPS o ARP u Oficio.
13	TÉCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DELTALENTO HUMANO	Radica en la Administradora la solicitud. Reclama la autorización de descuentos en la EPS y/o ARP.
14	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O TÉCNICO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Descarga en el Sistema de Autoliquidación de Aportes y en el archivo "Relación de Incapacidades Incluidas en Nómina", valor autorizado por la EPS y/o ARP. Recibe de la Subdirección Financiera el informe periódico de saldos pendientes de cobro de incapacidades y concilia con el cuadro "Relación de Incapacidades en Nómina" y hace los ajustes. Proyecta memorando de respuesta para la Subdirección Financiera sobre ajustes y acciones a tomar, lo pasa para revisión y firma.	Memorando
15	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa el memorando y da el visto bueno, pasa al Director Técnico para firma.
16	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Valida y remite el memorando.	Memorando
17	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva el informe de saldos pendientes de cobro y copia del memorando de respuesta a la Subdirección Financiera.

7.4. Autoliquidación de aportes en salud, pensión, riesgos profesionales y aportes parafiscales

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL Y/O OBSERVACIONES
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Ingresa en el Programa de Autoliquidación de Aportes a la Seguridad Social y verifica la inclusión de novedades por ingreso, retiro, Licencia No. Remunerada (L.N.R.), variaciones temporales y definitivas de salario, incapacidades por riesgo común, accidentes de trabajo y licencias de maternidad, traslados de Administradoras de Salud y Pensiones, y de retiro definitivo del servicio. Genera el Ingreso Base de Cotización (IBC) y efectúa la autoliquidación de aportes a cada una de las Administradoras del Sistema.
2	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Verifica de forma selectiva el Ingreso Base de Cotización (IBC) y la autoliquidación de aportes de cada afiliado, realizando los ajustes correspondientes. Genera archivo plano del Sistema de autoliquidación de aportes, se sube por Internet al operador que se este manejando y lo valida asignándole el No. consecutivo de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA). Se generan listados de pagos por cada uno de los sistemas de Seguridad Social (salud, pensión, ARP y parafiscales). Elabora e imprime Cuadro Resumen de Pagos al Sistema General de Seguridad Social, archivo denominado SALUDPEN, lo firma y junto con los formularios de Autoliquidación de aportes de cada administradora, lo pasa a la Subdirección Gestión Talento Humano.	Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) Cuadro Resumen de pagos mediante Planilla Integrada de Liquidación de Aportes	Verificación I.B.C. de los funcionarios. Por cada sistema de Seguridad Social (salud, pensión, ARP y parafiscales), debe existir un cuadro resumen de pagos.
3	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO	Revisa y da visto bueno a cada uno de los cuadros de pagos y los pasa para firma del Director.		Punto de Control Verifica que los valores a pagar sean los correctos.
4	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Firma los cuadros de pago y los devuelve a la Secretaria de la Dirección.
5	SECRETARIA DIRECCIÓN TÉCNICA DE TALENTO HUMANO	Entrega los cuadros al profesional encargado para el trámite respectivo.
6	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe cuadros resumen de pagos y los radica en la Subdirección Financiera.
7	TÉCNICO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva copia del cuadro resumen de pagos.
8	TÉCNICO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe de la Subdirección Financiera el comprobante de pago.		Punto de control: Verifica que los pagos se hayan realizado dentro de los términos señalados en la normatividad vigente.
9	TÉCNICO SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Archiva cuadros y comprobantes de pago dentro de las carpetas aportes: EPS, AFP y ARP.

ANEXO 1

70200-

COMPROBANTE DE ENTREGA DEL FORMULARIO DE AFILIACION Y/O TRASLADO

FORMATO CÓDIGO 6008001

ANEXO 2

MEMORANDO INFORME AUSENTISMO POR INCAPACIDAD

70200-

(DIA), (MES), (AÑO)

PARA: Dr. (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

Coordinador Grupo Salud Ocupacional.

DE: DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO.

ASUNTO: Envío Relación.

REFERENCIA: Ausentismo por Incapacidad.

Para los trámites de su competencia, me permito enviarle en (NUMERO EN LETRAS) (NUMERO) folios, la relación de los funcionarios que presentaron incapacidades durante el mes de (MES) de (AÑO).

Cordialmente.

DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO

Anexo: Lo anunciado en (NUMERO EN LETRAS) (NUMERO) folios.

Proyectó:(Funcionario).

Elaboró: (Funcionario).

FORMATO CÓDIGO 6008002

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL

HITORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 028 de julio 6 de 2005.	El documento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
2.0	Resolución Reglamentaria 023 de noviembre 23 de 2007	Se modificó en lo siguiente: • En el Alcance se modifica la iniciación y la terminación de las fases de elaboración, ejecución y de evaluación. • En la base legal el Artículo 50 del Acuerdo 24 de 2001 se cambia por el Artículo 45 del Acuerdo No. 361 de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría…". • Se adicionan los registros de: -Memorando (para solicitar aprobación del Programa Anual de Bienestar y con el cual se aprueba). -Informe de Identificación Necesidades de Bienestar. • Anexos. Se crea el anexo 1-Estructura para elaborar el Programa Anual de Bienestar Social. • En la descripción del Procedimiento: Antes de la actividad 1 se adiciona una actividad para el Subdirector Técnico de Bienestar Social relacionada con la definición de las estrategias para elaborar el programa de Bienestar. Después de la actividad 3 se adiciona una actividad para el Subdirector Técnico de Bienestar Social, relacionada con la revisión del informe y la priorización de actividades a desarrollar. Se adiciona la actividad 8 para el Subdirector Técnico de Bienestar Social relacionada con la socialización del Programa en Comité Directivo. Se crea la actividad 15 para el Subdirector Técnico de Bienestar Social relacionada con la revisión del Informe de Evaluación del Programa. Se modifica la redacción de las actividades 3, 4, 5, 8, 9, 10, 11 y se incluyen los puntos de control en las actividades 6 y 11. La numeración de las actividades cambia por efecto de las actividades adicionadas.
3.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, Y

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6009

VERSIÓN 3.0

Fecha: Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

Dirección de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz _________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 7

1. OBJETIVO:

Establecer y definir los pasos necesarios para la elaboración, ejecución y evaluación del Programa Anual de Bienestar Social.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la definición de las estrategias para elaborar el Programa Anual de Bienestar Social de acuerdo con las políticas institucionales y termina con la presentación del informe de evaluación del Programa de Bienestar Social al Director Técnico de Talento Humano.

3. BASE LEGAL:

• Ley 909 de septiembre 23 de 2004, "Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones".

• Decreto No. 1567 de agosto 5 de 1998 "Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado", artículos del 18 a 25.

• Decreto No. 1227 de abril 21 de 2005 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998", artículos del 69 a 85.

• Decreto 4661 del 19 de diciembre de 2005, "Por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005".

• Acuerdo 361 de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", artículo 45.

4 DEFINICIONES:

PROGRAMA ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL: Conjunto de actividades que se diseña anualmente, orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del funcionario, el mejoramiento de su calidad de vida y el de su núcleo familiar; así mismo elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad y pertenencia de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C.

5. REGISTROS:

1. Informe Identificación necesidades de bienestar.

2. Memorando.

3. Programa Anual de Bienestar Social.

4. Informe Anual de Evaluación al Programa Anual de Bienestar Social.

6. ANEXOS:

Anexo 1. Estructura para Elaborar el Programa Anual de Bienestar Social. Formato código: 6009001.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES
		ELABORACIÓN
1.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Define las estrategias para elaborar el Programa de Bienestar Social de acuerdo con las políticas institucionales e imparte las instrucciones al equipo de la Subdirección.
2.	Profesional / Técnico DE Bienestar Social	Diseña los instrumentos seleccionados para identificar las necesidades de bienestar de los funcionarios y sus familias. Aplica los instrumentos diseñados.
3.	Profesional DE Bienestar Social	Analiza los resultados, prioriza las necesidades de bienestar de los funcionarios y sus familias y presenta el informe al Subdirector.	Informe Identificación necesidades de bienestar.
4.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Revisa el informe y prioriza las actividades a desarrollar, dando al profesional de la Subdirección las directrices para la elaboración del programa.
5.	Profesional DE Bienestar Social	Elabora el Programa Anual de Bienestar y lo presenta al Subdirector de Bienestar para su revisión.		Ver Anexo 1.
6.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Revisa y presenta con memorando al Director Técnico de Talento Humano el Programa Anual de Bienestar Social, para su aprobación.	Memorando	Punto de Control: Verifica que las actividades del Programa, cumplan con la normatividad en la materia y evalúa la viabilidad de su realización.
7.	Director Técnico de Talento Humano	Revisa y aprueba el Programa Anual de Bienestar Social. Remite a la Subdirección de Bienestar Social el Programa de Bienestar aprobado para su ejecución.	Programa Anual de Bienestar Social Memorando
8.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Socializa el Programa Anual de Bienestar en Comité Directivo.
		EJECUCIÓN
9.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Asigna a los profesionales la ejecución de las actividades contenidas en el Programa Anual de Bienestar Social.
10.	Profesional DE Bienestar Social	Promociona, inscribe, convoca y coordina el desarrollo y la logística de las actividades del Programa Anual de Bienestar Social.		Se coordina con la Oficina Asesora de Comunicaciones la divulgación y promoción de las actividades.
11.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Supervisa el desarrollo de las diferentes actividades y reporta periódicamente en el informe de gestión de la Subdirección el avance de éstas.		Punto de Control: Verifica que las actividades programadas se estén ejecutando según cronograma.
12.	Profesional / Técnico DE Bienestar Social	Registra en medio físico y/o electrónico la constancia del desarrollo de cada actividad y la archiva en la carpeta respectiva, según la Tabla de retención documental.
		Evaluación
13.	Profesional DE Bienestar Social	Diseña el instrumento de evaluación del Programa Anual de Bienestar Social.
14	Profesional / Técnico DE Bienestar Social	Aplican el instrumento a los funcionarios de la entidad.
15.	Profesional Universitario y/o Especializado	Analiza y consolida los resultados de la evaluación de las actividades. Elabora el informe de evaluación del Programa Anual de Bienestar y lo presenta al Subdirector Técnico de Bienestar Social.
16.	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Revisa el informe y lo presenta al Director Técnico de Talento Humano.	Informe Anual de Evaluación al Programa de Bienestar Social	El informe es insumo para el Programa anual de Bienestar de la siguiente vigencia.

ANEXO 1

ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL

DE BIENESTAR SOCIAL

El Programa Anual de Bienestar Social se debe presentar de conformidad con la siguiente estructura.

1. INTRODUCCIÓN

2. DIAGNÓSTICO

3. OBJETIVOS

Formato código: 6009001

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria. 023 de noviembre 23 de 2007	Se modificó en los siguiente: En el Objetivo: se cambia determinar y definir las estrategias por Establecer las actividades requeridas para determinar En el Alcance se modifica la iniciación (Inicia con la determinación y dirección de la directrices ….. En la base legal: Se adiciona la Resolución 009 de 2004 "Por la cual se crea y conforma el Grupo Técnico,"…. Ley 1010 de enero 23 de 2006 "Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral…" Resolución No. 1401 de mayo 14 de 2007, " Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo". Resolución 2346 del 11 de julio del 2007 "Por la cual se regula la práctica de evaluación médicas ocupacionales. " Resolución 2646 de julio 17 de 2008 "Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades…." Descripción del Procedimiento: En la mayoría del procedimiento cambian los responsables. Adicionando al Subdirector (a) de Bienestar Social. En la casilla de actividades cambian algunas actividades tanto en contenido como en el orden. En los registros: En la actividad No. 5 se elimina Acta de ejecución de Actividades y en la actividad No. 12 se elimina Informes de Evaluación de actividades de P.S.O. En la actividad 11 el registro Memorando remisorio se elimina y pasa a la casilla de puntos de control y observaciones. En la actividad No. 4 se adiciona punto de control. En el anexo No. 1: Cambian la estructura reduciendo el contenido.
2.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6010

VERSIÓN 2.O

FECHA: Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _______

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico de

Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz _______

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 10

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para definir las estrategias y criterios requeridos en la formulación, ejecución y evaluación del Programa de Salud Ocupacional como lo enuncia la ley, analizando y evaluando con la Administradora de Riesgos Profesionales – ARP las acciones a ejecutar.

2. ALCANCE

Inicia con el establecimiento de las estrategias y criterios para la formulación del Programa de Salud Ocupacional, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación del Programa anterior y termina con la socialización del informe de gestión del programa a los funcionarios de la entidad.

3. BASE LEGAL

• Ley 1010 de enero 23 de 2006, "Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de la relación de trabajo", Artículo 2, numeral 6 Desprotección Laboral "Toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad y la seguridad del trabajador mediante ordenes o asignaciones de funciones sin el cumplimiento de los requisitos mínimos de protección y seguridad para el trabajador".

• Resolución 009 de mayo de 2004, "Por la cual se crea y conforma el Grupo Técnico de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente Laboral de la Contraloría de Bogotá".

• Resolución No. 1401 de mayo 14 de 2007, "Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo".

• Resolución 2346 del 11 de julio del 2007, "Por la cual se regula la práctica de evaluación médicas ocupaciones y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales ".

• Resolución 2646 de julio 17 de 2008, "Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por estrés laboral."

4. DEFINICIONES:

CRONOGRAMA: Es el registro pormenorizado del plan de acción del programa, el cual se elabora para un periodo de un año.

HIGIENE INDUSTRIAL: Desarrolla medidas preventivas y correctivas que eliminen o reduzcan al máximo los factores de riesgo ambiental y que generan en el trabajador expuesto a ello enfermedad profesional, deterioro de la salud, malestar o incomodidad e ineficiencia en el trabajo.

INTERVENCIÓN: Son los mecanismos que debe utilizar la entidad tanto en la fuente, en el medio como en el trabajador, con el fin de priorizar la acciones para mejorar cada uno de los factores de riesgos.

PREVENCIÓN: es el conjunto de acciones encaminadas a modificar los hábitos poco saludables de la población hacia otros más adecuados. Con esto se consigue evitar que los factores de riesgo actúen sobre un órgano concreto y causen en él alteraciones que puedan generar una enfermedad.

RIESGO: Probabilidad de que un objeto, material, sustancia o fenómeno pueda potencialmente originar un daño a las personas o a la propiedad.

SEGURIDAD INDUSTRIAL: Detecta, analiza, controla y previene los factores de riesgo específicos y generales existentes en las áreas de trabajo, que contribuyan como causa real o potencial a los accidentes de trabajo. Asimismo, generan acciones que permitan orientar las conductas humanas en los momentos antes, durante y después de las posibles emergencias en función de su origen.

SUBPROGRAMA DE MEDICINA DE TRABAJO: Conjunto de acciones mediante las cuales se busca proteger a los funcionarios de los riesgos presentes en el ambiente laboral y prevenir todo daño a la salud que pueda derivarse de las condiciones materiales y organizacionales en los cuales desempeña su trabajo. También investiga y analiza la profesionalidad de las enfermedades que puedan padecer los funcionarios.

SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA: Conjunto de acciones que pretende controlar los factores no ocupacionales que puedan deteriorar la salud de los funcionarios, con el fin de prevenir la aparición de enfermedades de origen común y de esta forma contribuir al bienestar de la población trabajadora.

TRATAMIENTO: Es un procedimiento que debe implementarse con el propósito de disminuir o eliminar los factores de riesgo que ya se encuentran presentes en la situación de trabajo y que generan lesiones a la salud o pérdidas para la organización. También investiga y analiza la profesionalidad de las enfermedades que puedan padecer los funcionarios.

5. REGISTROS:

• Memorando.

• Programa de Salud Ocupacional.

• Acta del Comité Paritario de Salud Ocupacional.

• Informe de Gestión del Programa de Salud Ocupacional.

6. ANEXOS:

Anexo 1.- Estructura del Programa de Salud Ocupacional. Formato código: 6017001.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	Director Técnico de Talento Humano	Establece las estrategias y criterios para la formulación del Programa de Salud Ocupacional, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación del Programa anterior.
2	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Implementa, con el apoyo del profesional designado como Coordinador del Grupo de Salud Ocupacional, las estrategias y criterios dados por el director para la formulación del Programa de Salud Ocupacional y comunica a los profesionales del Grupo Técnico de Salud Ocupacional.
3	PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	Elabora el Programa de Salud Ocupacional y lo presenta al Coordinador del Grupo quien lo da a conocer al Subdirector Técnico de Bienestar Social.		Ver anexo 1
4	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Revisa y presenta al Director Técnico de Talento Humano el Programa de Salud Ocupacional para su aprobación.	Memorando	Punto de Control. Verifica que el programa esté acorde con las directrices dadas por el Director y que esté estructurado de acuerdo con lo indicado en Anexo 1.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma el Programa de Salud Ocupacional.	Programa de Salud Ocupacional
6	PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	El Coordinador del Grupo, con apoyo de los profesionales, coordina con la ARP correspondiente, las EPS y organismos de apoyo la ejecución de las actividades contenidas en el Programa de Salud Ocupacional. Solicita apoyo al Comité Paritario de Salud Ocupacional y a la Oficina Asesora de Comunicaciones para la sensibilización, vinculación y desarrollo de las diferentes actividades a desarrollar.		La solicitud puede ser con memorando, telefónicamente o por correo electrónico. .
7	Subdirector Técnico de Bienestar Social PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	Informa, con el apoyo del profesional designado como Coordinador del Grupo de Salud Ocupacional, en reuniones mensuales u ordinarias al Comité Paritario de Salud Ocupacional de las actividades a realizar, dejando constancia en Acta.	Acta del Comité Paritario de Salud Ocupacional	El Comité Paritario estudia y considera las actividades presentadas.
8	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Promueve permanentemente a través de los Comités Directivos, la asistencia y participación de los funcionarios de la entidad, en el desarrollo de las actividades establecidas en el Programa de Salud Ocupacional.
9	PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	Desarrolla las actividades del Programa de Salud Ocupacional
10	PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	Aplica los indicadores de evaluación, según la periodicidad de los mismos.
11	PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	Analiza los resultados obtenidos y los evalúa conjuntamente con la ARP. Elabora el informe de gestión del Programa y lo comunica al Subdirector.
12	Subdirector Técnico de Bienestar Social	Revisa los resultados y presenta el informe a Director.	Informe de Gestión del Programa de Salud Ocupacional
13	Director Técnico de Talento Humano	Recibe el Informe y revisa los resultados y autoriza su socialización.		Los resultados y recomendaciones plasmadas en el informe se toman como insumo para la elaboración del Programa de Salud Ocupacional del siguiente año
14	PROFESIONAL DEL GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL	Socializa los resultados a los funcionarios de la entidad.

ANEXO 1

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

El Programa de Salud Ocupacional se debe presentar de conformidad con la siguiente estructura:

1. ACTIVIDAD ECONÓMICA

2. RESEÑA HISTÓRICA

3. UBICACIÓN GEOGRÁFICA Y VECINDARIO

4. MISIÓN, VISIÓN Y FILOSÓFICA CORPORATIVA

5. TALENTO HUMANO INSTITUCIONAL

6. RIESGOS PROFESIONALES

7. POLÍTICA INSTITUCIONAL EN SALUD OCUPACIONAL

8. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

9. ORGANIZACIÓN INTERNA PARA EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES

10. MARCO LEGAL

11. MARCO TEÓRICO

12. CONCEPTOS BÁSICOS EN SALUD OCUPACIONAL

13. PROCESOS DE TRABAJO

14. PROCESOS DE CALIDAD

15. PROCESOS DE SALUD OCUPACIONAL

16. CONDICIONES DE TRABAJO

17. CONDICIONES DE SALUD

18. PRIORIZACIÓN

19. OBJETIVOS GENERALES

20. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

21. INTERVENCIÓN

22. CRONOGRAMA

23. ACTIVIDADES GENERALES DE INVESTIGACIÓN EN SALUD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

24. INDICADORES DE GESTIÓN

25. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

26. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Formato código: 6010001

PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 014 del 11 de marzo de 2003	Inclusión Formato de Acta No. 8.
2.0	Resolución Reglamentaria 033 del 30 de mayo 2003	Modificación del alcance del procedimiento inclusión de los conceptos, con su respectiva definición de:  Certificación de la capacitación.  Ficha Técnica.  Revisión de la secuencia de los registros y su denominación.  Eliminación de los registros: o Acta de comité directivo aprobatorio del plan o Base de datos da la capacitación.  Organización secuencial de los anexos, teniendo en cuenta la descripción del procedimiento.  Adición del formato: "Identificación de la Capacitación con Base en Problemas".  Por revisión de las actividades del Procedimiento de 11 pasaron a 22.
3.0	Resolución Reglamentaria 055 del 25 de noviembre de 2003	1. El alcance del procedimiento termina con el informe de conformidad con la periodicidad establecida sobre la ejecución del Plan de Capacitación en Comité Directivo. 2. Dentro de la base legal, se adicionó el Decreto 682 de 2001, "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Servidores Públicos" y la Resolución 415 del 21 de Julio de 2003. 3. Se adicionó el concepto de Ficha Técnica Concertada y No Concertada. 4. Se cambió el concepto de cuantificación de la capacitación. 5. Se omitió el anexo No. 2 y 6 "Identificación de la Capacitación con Base en Problemas" y "Estructura para documentar actas" respectivamente.
		6. Se adicionó dentro de los registros el informe de Evaluación de Percepción y Calidad. 7. Adición del Formato No. 4 sobre Informe de Evaluación de la Percepción y Calidad. 8. Adición Actividad No. 5 y 21. 9. Corrección de la actividad 16, que pasó a ser la No. 14. 10. Se eliminó la actividad No. 6, 7 10 y 15. 11. Corrección definición de los conceptos de ficha técnica. 12. Modificación del Anexo No. 5.
4.0	Resolución Reglamentaria 028 del 06 de julio de 2005	El procedimiento se adecua a los cambios determinados para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. El procedimiento fue sometido a un estudio detallado por parte del grupo de análisis de la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación, adecuándose a los requerimientos y necesidades de capacitación de la entidad, En este sentido, el procedimiento se ajustó en cuanto a normatividad, base legal, registro, anexos y descripción del procedimiento.
5.0	Resolución Reglamentaria 023 de 23 de Noviembre de 2007.	Se modificó la redacción del objetivo y del Alcance; Se ajustó el nombre de la dependencia tal como lo establece el Acuerdo 361 de 2009, incluyendo estas normas en la base legal. Se eliminó el Anexo No. 5 "Informe Consolidado de Capacitación" y se adicionó el Anexo de Certificación para los casos en los que la capacitación se realiza en cooperación con otras entidades. Se ajustó la descripción del procedimiento, estableciendo los puntos de control y el registro de acta de reunión de trabajo.
6.0	R.R. 004 de enero 29 de 2010

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6011

VERSIÓN No 6.0

Fecha: Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Dirección de Talento Humano Dr. César A. López Meza ________________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

Dirección de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz ________________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 21

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades necesarias para la planificación e implementación de las acciones de capacitación requeridas por el Talento Humano de la Contraloria de Bogotá, DC., las cuales serán adelantadas a través de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia cuando el Director de Talento Humano remite informe de la evaluación de desempeño de los funcionarios de la entidad y el Director de Capacitación y Cooperación Técnica estudia las políticas institucionales y directrices impartidas por la alta dirección, analizando el informe de Talento Humano, definiendo las estrategias para elaborar el Plan Institucional de Capacitación. Termina con la remisión del Informe de Gestión a la Dirección de Talento Humano.

3. BASE LEGAL:

• Ley 909 de 2004, "Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones".

• Decreto 2888 de 2007, mediante el cual se cambió la denominación de Educación Formal por Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano.

• Decreto 4665 de 2007, el cual adoptó el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias.

• Decreto 1567 de agosto de 1998, "Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para los Empleados del Estado", reglamentado por el Decreto Nacional 1572 de 1998 y por el Decreto Nacional 1227 de 2005.

• Acuerdo 361 del Concejo de Bogotá, DC, "Por el cual se determina la nueva estructura orgánica de la Contraloria de Bogotá, DC".

• Acuerdo 362 de 2009. "Por el cual se modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones".

4. DEFINICIONES:

CERTIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN: Documento mediante el cual se certifica la participación en las diferentes acciones de capacitación, que han sido tomadas por los funcionarios de acuerdo a su asistencia y desempeño.

FICHA TÉCNICA: Formato que reúne la información específica de cada una de las acciones de capacitación que se desarrollen.

INTENSIDAD HORARIA: Total de horas en que se desarrolla una acción de capacitación.

PROCESO DE EVALUACIÓN: Se inicia con la evaluación de percepción y calidad por parte de los funcionarios asistentes a las actividades de capacitación y culmina con la evaluación del impacto de la acción de capacitación según metodología establecida.

5. REGISTROS:

• Acta de reunión.

• Plan Anual de Capacitación.

• Registro de Asistencia.

• Evaluación de Percepción y Calidad.

• Informe de Cierre de Capacitación.

• Certificación.

6. ANEXOS:

• Anexo No 1 - Ficha Técnica. (Formato Código 6011001).

• Anexo No 2 - Registro de Asistencia Capacitación. (Formato Código 6011002).

• Anexo No 3 - Evaluación de Percepción y Calidad. (Formato Código 6011003).

• Anexo No 4-Informe de cierre de la acción de capacitación (Formato Código 6011004).

• Anexo No 5 -Certificación. (Formato Código 6011005).

• Anexo No 6 -Certificación. (Formato Código 6011006).

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Remite informe de la evaluación de desempeño de los funcionarios de la entidad.
2	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Estudia las políticas institucionales y directrices impartidas por la alta dirección, analiza el informe de talento humano y define las estrategias para elaborar el Plan de Capacitación. Imparte instrucciones al equipo de funcionarios.
3	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Diseña los instrumentos para identificar las necesidades de Capacitación. Aplica los instrumentos diseñados
4	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Realiza la tabulación y establece las necesidades de capacitación más relevantes y presenta al director.
5	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Revisa que las necesidades estén debidamente establecidas y acordes con los lineamientos de la alta dirección y solicita la elaboración del Plan de Capacitación.
6	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Elabora el Plan de Capacitación y lo presenta al Director.
7	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Revisa y socializa el Plan de Capacitación con los representantes de la Comisión de Personal, dejando constancia en Acta de las observaciones que se presentaren.	Acta de Reunión	Punto de Control. Verifica que el Plan de Capacitación contenga la priorización de las necesidades establecidas y el cronograma. Para la elaboración del acta se debe tener en cuenta el formato establecido en el procedimiento de control de documentos internos.
8	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Realiza los ajustes sugeridos en la reunión y lo devuelve al Director.
9	DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Revisa y da visto bueno al Plan de Capacitación y lo presenta al Comité Directivo para su estudio y aprobación.
10	CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTORES, SUBDIRECTORES JEFES DE OFICINA.	Aprueba o desaprueba el Plan de Capacitación: Sí es aprobado pasa actividad siguiente, de lo contrario regresa actividad anterior para los ajustes correspondientes.	Plan de Capacitación
11	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Remite el Archivo magnético del Plan de Capacitación aprobado a la Dirección de Informática para su publicación en página Web Institucional.		Se activa Procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC
12	CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTORES, SUBDIRECTORES JEFES DE OFICINA	Socializa a los funcionarios de la dependencia el Plan de Capacitación aprobado, dejando el registro correspondiente.
13	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Asigna al grupo de trabajo la ejecución de las actividades programadas en el Plan de Capacitación. Solicita realizar los estudios de conveniencia, cuando la capacitación demande ejecución presupuestal de la entidad.
14	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Gestiona la consecución del capacitador y define horarios, fechas, cupos y lugar. Elabora la ficha técnica de la Capacitación. Realiza los estudios de conveniencia, cuando se requiera. Presenta la información al Director.		Anexo 1.
15	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Revisa ficha Técnica y estudio de conveniencia (si lo hubiere) y los firma. Remite el estudio de conveniencia a la Dirección Administrativa y Financiera para que se surtan los trámites de contratación correspondientes.		Punto de control. Verifica que los datos incluidos en la Ficha Técnica correspondan a la capacitación a realizar y que el estudio de conveniencia se ajuste a los requerimientos para la realización de la capacitación.
16	DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.	Adelanta el proceso de contratación y comunica al Director de Capacitación y Cooperación Técnica.
17	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Promociona, convoca e inscribe y coordina el desarrollo y la logística de las actividades necesarias para la realización de la Capacitación.		La Dirección de Capacitación propondrá a los funcionarios a capacitar, teniendo en cuenta que la asignación sea rotativa.
18	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Elabora el listado definitivo de participantes.
19	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Ejecuta la actividad de capacitación programada. Solicita la firma de cada participante en el registro de asistencia.	Registro de Asistencia	Anexo 2.
20	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Aplica la evaluación de percepción y calidad al final de la acción de capacitación	Evaluación de Percepción y Calidad	Anexo 3.
21	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Realiza el cruce entre la lista de participantes y el registro de asistencia.		El Director de Capacitación podrá solicitar explicaciones al funcionario que no asista a la Capacitación.
22	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Elabora el informe de cierre y consolidación de la evaluación de percepción y calidad por cada acción de capacitación realizada.	Informe de Cierre de Capacitación.	Anexo 4.
23	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Elabora certificaciones para firma del Director de Capacitación, diligenciando el formato del anexo 5 o 6, según corresponda. Se deben tomar dos copias de cada certificación.	Certificación.	Anexo 5. Anexo 6. Cuando la capacitación es contratada, el contratista debe expedir las certificaciones.
24	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Archiva una copia de la certificación y demás soportes, de conformidad con la tabla de retención documental y entrega al responsable del archivo de la Dirección dentro de los 15 días siguientes a la terminación de la capacitación. Remite copia de las certificaciones a la Dirección de Talento Humano para archivo en hoja de vida. Entrega la certificación original al funcionario capacitado.
25	PROFESIONAL / TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Evalúa el impacto de la acción de capacitación y lo comunica al Director.
26	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA.	Evalúa los resultados de las actividades ejecutadas y realiza seguimiento mensual a las actividades establecidas en el Plan Institucional de Capacitación.	Acta de reunión.	Punto de control. Verifica que todas las actividades se estén realizando según el cronograma establecido y estén generando el impacto esperado, tomando las acciones pertinentes.
27	PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	Consolida los resultados obtenidos en el informe de gestión y los presenta al Director.
28	DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA.	Revisa y aprueba el informe. Remite el informe de gestión al responsable del Proceso de Gestión Humana.		Los resultados y recomendaciones del informe de gestión, serán insumo para la planificación de la siguiente vigencia.

ANEXO 1

FICHA TÉCNICA

<NOMBRE DEL SOLICITANTE>

<DEPENDENCIA>

<CARGO>

TEMA
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVO GENERAL
TEMAS A TRATAR
NOMBRE DE DOCENTES Y/O INSTITUCIÓN
FECHA Y HORARIO
PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES
FUNCIONARIOS PARTICIPANTES
TOTAL GRUPOS Y N° ASISTENTES POR GRUPO
METODOLOGIA A APLICAR
EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACION
ENCUESTA DE EVALUACIÓN LOGÍSTICA Y DE DOCENTES
MATERIAL A ENTREGAR
FIRMA______________________________ FIRMA_______________________________ JEFE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO

FICHA TÉCNICA

<NOMBRE DEL SOLICITANTE>

<DEPENDENCIA>

<CARGO>

TEMA	Escribir de manera clara, objetiva y precisa el tema que debe ser abordado por la Capacitación solicitada.
JUSTIFICACIÓN	Explicar en forma clara y concisa la razón del por qué es necesaria la capacitación solicitada señalando a qué objetivo corporativo apunta y como contribuye de manera eficiente a la realización de la gestión de Control Fiscal, indicando qué competencias se suplirán con la misma, en función de los requisitos definidos por el perfil de habilidades y/o competencias de los funcionarios a capacitar. Así mismo, se debe indicar qué actividades asociadas con el Plan Estratégico Institucional.
OBJETIVO GENERAL	Indicar qué se espera generar con esa capacitación en los resultados del proceso, identificando el número de la actividad del POA a la cual se apunta, estimando el porcentaje de cumplimiento del mismo que sea atribuible a dicha Capacitación.
TEMAS A TRATAR	Se deben enumerar los subtemas que deberán ser abordados para dar cumplimiento al objetivo propuesto de la Capacitación solicitada, así mismo, es necesario indicar o sugerir la intensidad horaria y el tiempo que ha de destinarse para cada subtema.
NOMBRE DE DOCENTES Y/O INSTITUCIÓN	Cuando se conocen deberán quedar identificados, también pueden sugerirse nombres de docentes o instituciones que se ajusten al perfil de calidad necesario para llenar las expectativas de la Capacitación solicitada.
FECHA Y HORARIO	Si la Capacitación ha sido ofrecida, estos datos deberán ser consignados de manera precisa en la ficha; en caso contrario, deberán sugerirse las fechas y horarios para adelantar la Capacitación de manera que en coordinación con la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica se concerte lo pertinente.
PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES	Deberá establecerse el perfil del funcionario identificando cargo, dependencia a la que pertenece, profesión y demás aspectos que se consideren relevantes y que guarden relación con la Capacitación solicitada de manera que pueda ser aprovechada al máximo.
FUNCIONARIOS PARTICIPANTES	De ser posible, deberá enviarse el nombre de todos y cada uno de los funcionarios, indicando el número de la cédula de ciudadanía y la dependencia a la que pertenece.
TOTAL GRUPOS Y N° ASISTENTES POR GRUPO	De acuerdo a la Capacitación solicitada, se establece el número de funcionarios que forman un grupo. En caso contrario, la Dirección de Generación de Tecnologías formará dichos grupos, buscando su homogeneidad respecto a los perfiles y buscando disminuir costos sin desmedro de la calidad de la Capacitación solicitada.
METODOLOGÍA A APLICAR	Se indicará el tipo de metodología que se aplicará, por ejemplo si se trata de seminario, conferencia, panel, clase magistral y demás que se encuentren en el mercado. En caso contrario, deberá sugerirse la metodología que garantice un mayor impacto de la Capacitación solicitada.
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN	Señalar la fecha o periodo en el cual se aplicará la evaluación de la eficacia, mediante la aplicación de la Capacitación solicitada, de manera que sea posible establecer la validez de la aplicación en el desarrollo de las labores, de los conocimientos y destrezas adquiridos por parte del funcionario. La aplicación de la capacitación deberá estar asociada al proceso y el mejoramiento en los indicadores de gestión para lograr los objetivos en desarrollo de las actividades del Plan Estratégico Institucional.
ENCUESTA DE EVALUACIÓN LOGÍSTICA Y DE DOCENTES	Esta encuesta será realizada por la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica. En evento de que ser contratada, la entidad contratante deberá remitir en el informe lo pertinente a esta evaluación.
MATERIAL A ENTREGAR	Cuando esté establecido por parte del docente o ente capacitador, se debe indicar quÉ material será entregado a los participantes.
FIRMA______________________________ FIRMA_______________________________ JEFE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

FORMATO CÓDIGO: 6011001

ANEXO 2

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN

TEMA: FECHA (S):

LUGAR: DOCENTE (S):

HORARIO:

No.	NÚMERO CC	NOMBRE Y APELLIDOS	CARGO	DEPENDENCIA	FIRMA

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 2

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN

TEMA:Escribir claramente el tema de capacitación al que corresponde esta asistencia.

FECHA (S): Indicar el día, la fecha, el mes y el año en el que se surte esta Capacitación.

LUGAR: Escribir la Dirección (nomenclatura) del sitio del evento, mencionando a que entidad pertenece (si aplica) Ej.: Auditorio Antonio Nariño de la Gobernación de Cundinamarca.

DOCENTE: Escribir claramente el nombre del o los docentes que dictan.

HORARIO: Señalar de manera precisa la hora de inicio y finalización del evento por cada día.

No. : Anotar el número de orden en forma consecutiva ascendente.

APELLIDOS Y NOMBRES: Deberá escribirse de manera clara, sin enmendaduras ni tachones el nombre del funcionario participante.

NÚMERO C.C. Se debe anotar el número legible de la Cédula de Ciudadanía de cada funcionario participante.

DEPENDENCIA: Anotar la dependencia a la cual se encuentra adscrito al momento de la capacitación.

CARGO: Escribir claramente el cargo en el que se desempeña.

FIRMA: Cada funcionario deberá registrar su firma como prueba de su asistencia.

FORMATO CÓDIGO: 6011002

ANEXO 3

EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD

NOMBRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN:_____________________________

FECHA: _________________________ HORARIO: ______________________

Señor funcionario como insumo para adelantar actividades de mejoramiento en las futuras acciones de capacitación, lo cual redundará en beneficio personal e institucional, solicitamos diligenciar en la forma más objetiva el siguiente formato:

Califique de uno a cinco así: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)

1. LOGÍSTICA	CALIFICACIÓN
El salón de clase fue adecuado para el desarrollo del evento.
Las ayudas audiovisuales fueron debidamente utilizadas.
2. ORGANIZACIÓN
La intensidad horaria fue suficiente para el desarrollo del contenido.
Los días y la hora de realización del evento fueron adecuados.
La selección del docente y el contenido del programa fueron acertados.
La realización del evento fue oportuna para el normal desarrollo de sus actividades laborales.
3. DESARROLLO DEL CURSO
Al inicio del evento académico se dio a conocer los objetivos del mismo.
El programa desarrollado se ajustó al inicialmente establecido y divulgado.
Los conocimientos adquiridos en el salón de clase tienen aplicabilidad en su actividad laboral.
4. MI AUTOEVALUACIÓN COMO ESTUDIANTE
Participación.
Asistencia.
Puntualidad.
Aprovechamiento del curso.
La relación con el docente se dio en términos de cordialidad y respeto.

5. EVALUACIÓN DEL (DE LOS) DOCENTE(S)

Evalué de uno a cinco así: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)

VARIABLE A CALIFICAR	DOC 1	DOC 2	DOC 3	DOC 4	DOC 5
Mostró dominio en el desarrollo del tema.
La Presentación de los temas fue didáctica y Participativa
El lenguaje utilizado fue claro y preciso.
Respondió adecuadamente las inquietudes planteadas.
Cumplió con el horario establecido.

OBSERVACIONES:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FORMATO CÓDIGO: 6011003

ANEXO 4

INFORME DE CIERRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN

<NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN>

ACCIÓN DE CAPACITACIÓN
FECHA LUGAR HORARIO
NIVEL DE ASISTENCIA
LOGÍSTICA Y ORGANIZACIÓN	.
DESARROLLO DEL CURSO	.
EVALUACIÓN DE LOS DOCENTES
OBSERVACIONES DE LOS PARTICIPANTES
RECOMENDACIONES
FECHA EVALUACIÓN

________________________________________________

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA Y TRANSCRIBE LA EVALUACIÓN

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 4

INFORME DE CIERRE

<NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN>

ACCION DE CAPACITACIÓN	Escribir de manera clara, y precisa el tema que fue abordado en la capacitación efectuada.
FECHA LUGAR HORARIO	Se deberán consignar estos datos de manera precisa.
NIVEL DE ASISTENCIA	En este campo se debe mencionar el número de funcionarios convocados, las Direcciones u oficinas a las cuales se encuentran adscritos y se establece el porcentaje de asistencia real frente a los convocados, con el fin de medir la eficacia de la convocatoria y participación del personal.
LOGISTICA Y ORGANIZACION	Se consigna la calificación promedio obtenida en estos puntos a partir del Anexo 3 "EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 20% del total de los participantes, discriminando los promedios de los factores como el salón de clases y las ayudas audiovisuales. De ser posible se expresan las causas de las deficiencias, contrastando cada una de los factores que componen este elemento. Igualmente, se discriminan los factores como intensidad horaria, días y hora de realización del evento, selección del docente y la oportunidad del evento. Se consigna la calificación obtenida en este punto, y de ser posible se expresan las causas de la misma, contrastando cada una de los factores que componen este elemento.
DESARROLLO DEL CURSO	Se consigna la calificación promedio resultante en este punto, obtenida a partir del Anexo 3 "EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 20% del total de los participantes, discriminando los factores como objetivos del evento académico, si el programa desarrollado se ajustó a lo inicialmente establecido y la aplicabilidad de los conocimientos a la actividad laboral. Se consigna la calificación obtenida en este punto, y de ser posible se expresan las causas de la misma, contrastando cada uno de los factores que componen este elemento.
EVALUACION DE LOS DOCENTES	Se consigna la calificación promedio obtenida en este punto obtenida a partir del Anexo 3 "EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 20% del total de los participantes, discriminando factores como dominio en el tema, presentación, claridad y precisión en el lenguaje respuestas a las inquietudes planteadas, cumplimiento en el horario. Posteriormente se consigna la calificación obtenida por cada uno de los docentes participantes en el evento.
OBSERVACIONES DE LOS PARTICIPANTES	Se consignan algunos de los comentarios de los funcionarios participantes para tenerlos como elementos para la evaluación y recomendación con el fin de adelantar las acciones de corrección, correctivas o preventivas a que haya lugar.
RECOMENDACIONES	Si aplica, se debe sugerir acciones que mejoren las capacitaciones futuras.
FECHA EVALUACIÓN	Se debe consignar la fecha en la cual se elabora la evaluación.

________________________________________________

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA Y TRANSCRIBE LA EVALUACIÓN

FORMATO CÓDIGO: 6011004

ANEXO 5

CERTIFICACIÓN

L A C O N T R A L O R Í A D E B O G O T Á, D.C.

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

CERTIFICA QUE:

<NOMBRE FUNCIONARIO>

<IDENTIFICACIÓN>

ASISTIÓ AL <TIPO DE ACCION DE CAPACITACIÓN>

<NOMBRE ACCIÓN DE CAPACITACIÓN>

Realizado en Bogotá D.C. del _____ al ______ de _____de_____, con una intensidad de _______ horas académicas

En constancia, se firma y expide en Bogotá D.C. a los <FECHA EXPEDICIÓN> para su registro en la hoja de vida.

(Firma)

<<NOMBRE>>

DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

FORMATO CÓDIGO: 6011005

ANEXO 6

CERTIFICACIÓN

L A C O N T R A L O R í A D E B O G O T Á, D.C.

LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

Y

_______________________________________________________________

CERTIFICAN QUE:

<NOMBRE FUNCIONARIO>

<IDENTIFICACIÓN>

ASISTIÓ AL <TIPO DE ACCION DE CAPACITACION>

<NOMBRE ACCIÓN DE CAPACITACIÓN>

Realizado en Bogotá D.C. del _____ al ______de____ de_____, con una intensidad de _______ horas académicas

En constancia, se firma y expide en Bogotá D.C. a los <FECHA EXPEDICIÓN> para su registro en la hoja de vida.

(FIRMA)	(Firma)
<<NOMBRE>>	<<NOMBRE>>
CARGO	CARGO

FORMATO CÓDIGO: 6011006

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DEL SERVICIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 022 de septiembre 23 de 2009	Se modifica el objetivo así: Estandarizar las actividades requeridas para tramitar el retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre nombramiento y remoción, en provisionalidad y de carrera administrativa en la Contraloría de Bogotá, D.C., garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para ello establecidas. En la base legal, se adiciona la Resolución Reglamentaria Nº 027 de diciembre 26 de 2006, "Por la cual se reglamenta la entrega del puesto de trabajo en la Contraloría de Bogotá, D.C". En registros, se adiciona el Memorando de notificación. En definiciones, se modifica la redacción de los componentes de Acta de Entrega Puesto de Trabajo, que tienen que ver con Informe de Gestión, Entrega de documentos y de elementos devolutivos. En la descripción del procedimiento: • Actividad 17: Se ajusta redacción relacionada con la entrega del puesto de trabajo, señalando que se debe allegar a la Subdirección Copia del Acta donde conste la debida entrega de puesto de trabajo. No obstante, es únicamente responsabilidad del funcionario el cumplimiento de sus deberes. La información solicitada solamente servirá como evidencia de los hechos en su hoja de vida. • Actividad 24 y 25: Se elimina lo relacionado con el Kárdex de hojas de vida y se adiciona lo relacionado con el formato del anexo No. 1. • Actividad 26: Se modifica redacción de la actividad y del punto de control. Anexo 1: Se modifica y queda como el documento que se anexa.
2.0	R.R. 004 29 ENE. 2010

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DEL SERVICIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6017

VERSIÓN 2.0

FECHA. Enero 06 de 2010

REVISADO POR: Director Técnico

Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _________

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

Dirección de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz _________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. DE PÁGINAS: 20

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades requeridas para tramitar el retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre nombramiento y remoción, en provisionalidad y de carrera administrativa en la Contraloría de Bogotá, D.C., garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para ello establecidas.

2. ALCANCE

7.1 Causales de retiro:

Inicia cuando el técnico, secretaria y/o auxiliar de la Subdirección de Servicios Administrativos (Correspondencia) recepciona el documento para el trámite de retiro del servicio por: Renuncia regularmente aceptada, retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez, invalidez absoluta, orden o decisión judicial, destitución, como consecuencia de proceso disciplinario, muerte, declaratoria de vacancia del empleo por abandono del mismo y demás que determinen la Constitución Política y las leyes y termina con el archivo de copia de la Resolución y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

7.2 Causales de retiro:

Inicia cuando el Contralor ordena al Director de Talento Humano elaborar el acto administrativo de Retiro del Servicio de un funcionario de libre nombramiento y remoción, provisional o de carrera administrativa por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, edad de retiro forzoso o terminación de nombramiento provisional en vacancia temporal del empleo y termina con el archivo de copia de la Resolución y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

7.3. Causal de retiro por supresión del empleo:

Inicia cuando el Director de Talento Humano ordena al profesional de la Dirección elaborar el memorando mediante el cual se comunica al funcionario la supresión de su empleo, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C. y termina con el archivo de copia del memorando y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

3. BASE LEGAL

• Ley 100 de 1993. "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones".

• Ley 190 de 1995, "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa".

• Ley 734 de 2002; "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

• Ley 797 de 2003, "Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales".

• Ley 909 de 2004, "Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones".

• Decreto Ley 2400 de 1968, "Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones", reglamentado por el Decreto Nacional 1950 de 1973, modificado por la Ley 61 de 1987.

• Decreto Ley 3074 de 1968, "Por el cual se modifica y adiciona el Decreto número 2400 de 1968".

• Acuerdo 361 de 2009; "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

• Acuerdo 362 de 2009; "Por el cual se modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones".

• Resolución Reglamentaria Nº 027 de diciembre 26 de 2006, "Por la cual se reglamenta la entrega del puesto de trabajo en la Contraloría de Bogotá, D.C."

4. DEFINICIONES:

ACTO ADMINISTRATIVO: Toda declaración unilateral de voluntad realizada en el ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata.

ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO: Documento con el cual un funcionario deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo, al superior inmediato o a quien éste designe; en caso de retiro definitivo del servicio, traslado, encargo o comisión.

Esta actividad se debe realizar en la dependencia en donde se encontraba laborando el funcionario retirado, encargado o comisionado y utilizando el formato para elaborar Actas, establecido en el procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad, del Proceso de Orientación Institucional. El Acta debe ser suscrita por las partes intervinientes y en ella debe constar:

1. Informe de Gestión. Se deja constancia de la entrega o no del informe de gestión. Aplica para los cargos directivos. Su estructura debe ser la establecida en el Procedimiento para la Formulación del Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, del Proceso de Orientación Institucional.

2. Inventario Documental. En el acta se dejará constancia de la entrega de los documentos tanto en medio impreso como magnético, así como el estado de las tareas asignadas a través del Sistema de Gestión de Procesos -SIGESPRO.

3. Inventario Devolutivo de Bienes. Se deja constancia de la entrega o no de los elementos devolutivos a cargo y para ello se usarán los formatos y procedimientos establecidos en el Proceso de Recursos Físicos y Financieros.

4. Entrega de otros documentos. Tales como papeles de trabajo, material de consulta, archivos en medio magnéticos, copias de seguridad, etc.

Es responsabilidad del funcionario allegar la copia del Acta a la Subdirección de Gestión de Talento Humano, a fin de que repose en su hoja de vida, en constancia del cumplimiento de sus deberes.

DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA: Acto administrativo a través del cual es cesado del servicio público un funcionario por la administración, en atención a la discrecionalidad o por razones expresas contempladas en las normas.

|DECLARATORIA DE VACANCIA POR MUERTE DEL FUNCIONARIO: Acto administrativo a través del cual se retira del servicio a un funcionario por su fallecimiento y se declara vacante el cargo que ocupaba al momento de su muerte.

DESTITUCIÓN: Evento en el cual es cesado del servicio público un funcionario por la autoridad disciplinaria competente, como consecuencia de un procedimiento que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria.

EDAD DE RETIRO FORZOSO: Todo empleado que cumpla la edad de 65 años será retirado del servicio.

INVALIDEZ ABSOLUTA: El retiro se produce cuando al funcionario se le ha reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la autoridad competente.

INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Se refiere a la descripción de los elementos que tiene el servidor público bajo su directa responsabilidad que una vez comunicado su retiro retirado de la entidad debe entregar bien sea mediante el traspaso a otro funcionario o mediante su devolución al almacén.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Se refiere a todos los documentos en medio impreso o magnético que el funcionario posee para el desarrollo de sus labores, los cuales pueden estar en proceso de análisis, pendiente de revisión o con actuaciones ya finalizadas y aún reposan en su poder.

POR ORDEN Ó DECISIÓN JUDICIAL: Evento en el cual se ordena el retiro del servicio público de un funcionario por la autoridad judicial competente como consecuencia de un proceso.

RENUNCIA: Se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequívoca su voluntad de separarse definitivamente del servicio.

RETIRO CON DERECHO A JUBILACIÓN: Se produce cuando el funcionario renuncia una vez se le haya ordenado el reconocimiento y pago de la pensión mediante resolución en firme.

SUPRESIÓN DEL EMPLEO: En desarrollo de la política estatal de reestructuración de las entidades públicas, ha de entenderse que las facultades para fusionar, suprimir o reestructurar conllevan la natural atribución de supresión de los empleos o cargos que resulten innecesarios en la nueva estructura de la entidad, hecho que coloca automáticamente al funcionario que desempeña ese cargo, en situación de retiro.

TERMINACIÓN DE NOMBRAMIENTO PROVISIONAL EN VACANCIA TEMPORAL DEL EMPLEO: Se produce el retiro del funcionario nombrado provisionalmente, cuando el titular del empleo que se encontraba en vacancia temporal se reintegra al mismo, por término de la comisión, de la licencia no remunerada, entre otros.

VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: Evento en el cual un empleado sin justa causa no reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, vacaciones, etc., o deja de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos, caso en el cual, la administración previa el cumplimiento del debido proceso, puede declarar la vacancia del cargo que ocupa el funcionario.

5. REGISTROS:

• Carta de Renuncia, dirigida al Señor Contralor.

• Carta de Renuncia por Jubilación.

• Resolución de Reconocimiento de Pensión por Invalidez.

• Orden o Decisión Judicial.

• Resolución de Sanción Disciplinaria.

• Acta de Defunción.

• Comunicación del Jefe inmediato del funcionario que abandonó el cargo.

• Memorando.

• Resolución de retiro del servicio.

• Libro de Resoluciones Ordinarias.

• Memorando de comunicación.

• Memorando de notificación

• Hoja de Ruta.

• Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C.

6. ANEXOS:

Anexo 1 – Certificación Entrega de Documentos. Formato código 6017001.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Causales de retiro:

• Por renuncia regularmente aceptada.

• Por retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez.

• Por invalidez absoluta.

• Por orden o decisión judicial.

• Por destitución como consecuencia de proceso disciplinario.

• Por muerte.

• Por declaratoria de vacancia del empleo por abandono del mismo.

• Por las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS	1-Recibe y registra en el aplicativo de correspondencia de la entidad el documento que inicia el trámite de retiro del servicio de un funcionario de libre nombramiento y remoción, provisional o de carrera administrativa. 2-Envía el documento radicado a la Dirección de Apoyo al Despacho.	Carta de Renuncia, dirigida al Señor Contralor Carta de Renuncia por Jubilación Resolución de Reconocimiento de pensión por Invalidez Orden o Decisión Judicial Resolución de Sanción Disciplinaria Acta de Defunción Comunicación del Jefe inmediato del funcionario que abandonó el cargo	En el caso de edad de retiro forzoso, el Director de Talento Humano informa verbalmente al señor Contralor, quien toma la decisión. Para este caso se pasa a la actividad No.6.
2	DIRECTOR TÉCNICO DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la carta de renuncia y la pasa al señor Contralor. En los demás casos, remite los documentos con memorando a la Dirección de Talento Humano.	Memorando
3	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C.	Recibe la carta de renuncia toma la decisión que considere y la devuelve al Director de Apoyo al Despacho.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la carta de renuncia aceptada y la remite a la Dirección de Talento Humano.	Memorando
5	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Registra en el aplicativo de correspondencia el recibido de los documentos referentes a cualquiera de las causales antes citadas y los pasa al Director.
6	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Analiza el documento con el cual se inicia el retiro del servicio o la orden del señor Contralor, asigna a un profesional de la Dirección para que elabore el proyecto de resolución de retiro.
7	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el proyecto de resolución de retiro de conformidad con la normatividad vigente aplicable para cada causal y pasa al Director.
8	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe, revisa y da visto bueno al proyecto de resolución de retiro. Solicita elaborar memorando remisorio del proyecto de Resolución, dirigido a la Oficina Asesora Jurídica, salvo cuando se trate de renuncia aceptada la cual se entrega directamente al señor Contralor.		Punto de Control. Verifica que la Resolución corresponda a la causal de retiro invocada y se ajuste a la normatividad vigente.
9	PROFESIONAL, TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el memorando remisorio del Proyecto de Resolución, según instrucciones impartidas y lo pasa al Director para su firma.
10	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma el memorando remisorio del proyecto de resolución de retiro para revisión por parte de la Oficina Asesora Jurídica, y devuelve al funcionario encargado de la correspondencia.	Memorando.
11	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Realiza la radicación interna en el aplicativo de correspondencia y entrega los documentos al funcionario encargado de la distribución física de la correspondencia
12	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Entrega en la Oficina Asesora Jurídica el memorando junto con el proyecto de resolución de retiro.
13	JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA	Revisa, da visto bueno al proyecto de resolución y pasa al señor Contralor para su firma.
14	CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.	Valida con su firma la Resolución de Retiro del Servicio y devuelve para continuar el trámite.	Resolución de Retiro del Servicio.
15	DIRECTOR TÉCNICO DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la Resolución de Retiro del Servicio firmada y la envía con memorando a la Dirección de Talento Humano.
16	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Registra el recibido de los documentos provenientes de la Dirección de Apoyo al Despacho y: • Numera la Resolución • Registra la Resolución en el libro de Resoluciones Ordinarias. • Saca fotocopias de la Resolución.	Libro de Resoluciones Ordinarias.
17	PROFESIONAL, TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora memorando para firma del Director, con el cual se comunica o se cita al funcionario para notificación, en el que además se le solicita que debe: -Acercarse al Grupo de Salud Ocupacional Coordinar el examen medico de egreso. -Entregar el Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas. -Entregar el Carné de funcionario y el de la ARP -Entregar copia del Acta de Entrega Puesto de Trabajo. -Entregar la calificación de Evaluación del Desempeño del personal a cargo, cuando aplique. -Diligenciar el formato del anexo 1.		Anexo 1. El anexo 1 y la copia del acta se entregan en la Subdirección de Gestión del Talento Humano, dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación del retiro. Se debe atender lo indicado en la definición de Acta de Entrega Puesto de Trabajo, del numeral 4 de este Procedimiento.
18	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Firma memorando de comunicación o de citación a notificación de la Resolución de Retiro del Servicio, en los casos que así lo exija la ley y devuelve para continuar trámite.	Memorando de comunicación. Memorando de notificación.
19	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe memorando de comunicación ó citación firmado por el Director y: -Hace firmar el memorando de comunicación del funcionario, le entrega copia de la resolución, guarda el original en la carpeta de resoluciones en el orden cronológico numérico ascendente para su custodia y procede a elaborar hoja de ruta. -Envía por correo certificado el memorando de citación al funcionario o se lo entrega personalmente si se encuentra en la entidad haciéndole firmar las copias. -Entrega copia del memorando de citación al profesional asignado de la Dirección con el original y copias de la Resolución.		Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya firmado debidamente la comunicación.
20	PROFESIONAL DE DIRECCION TALENTO HUMANO	Realiza la notificación personal de la Resolución, entregándole copia de la Resolución de Retiro. Devuelve al funcionario de nivel técnico o asistencial de la Dirección, el original y copias de la Resolución de Retiro con la constancia de notificación.		Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya sido debidamente notificado.
21	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe original y copias de la Resolución de Retiro del Servicio debidamente notificada, guarda el original en la carpeta de resoluciones en el orden cronológico numérico ascendente para su custodia y procede a elaborar hoja de ruta.
22	PROFESIONAL, TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora la hoja de ruta, anexando las copias de la Resolución de Retiro con los soportes y la pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.	Hoja de Ruta.	Ver formato en el procedimiento de vinculación de funcionarios a la Contraloría de Bogotá, D.C.
23	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa los documentos y pasa al profesional encargado de las hojas de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección.
24	PROFESIONAL DE SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe y asigna en la hoja de ruta un número consecutivo en constancia de recibido y pasa los documentos a los Equipos de Nómina, Seguridad Social, Cesantías, Control Horario, Vacaciones, Bases de Datos, Prima Técnica, Certificaciones y pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano.		Cada equipo registra en la hoja de ruta: -Firma de quien recibe. -Fecha de recibo y de entrega de los documentos generadores de la novedad.
25	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe del funcionario retirado el formato del Anexo 1 diligenciado y revisa que en el acta esté contemplada la información solicitada y que anexe los documentos que debe entregar y pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano.
26	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	-Recibe y revisa firmas en la hoja de ruta y pasa al profesional encargado de hojas de ruta. -Recibe el formato del Anexo 1 diligenciado, lo firma en constancia de su recibido y lo pasa al encargado de archivo en hojas de vida.		Punto de control. -Verifica que cada equipo haya firmado la hoja de Ruta. -Verifica la información y que anexe los documentos solicitados o en su defecto, en la columna de observaciones se dé la explicación respectiva
27	PROFESIONAL DE SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	-Recibe la hoja de ruta con los soportes y revisa que todos los equipos la hayan firmado para garantizar el conocimiento de la novedad. -Pasa los documentos soportes del retiro al funcionario encargado del Archivo Hojas de Vida, quien firma la Hoja de Ruta en constancia de recibido. -Archiva la Hoja de Ruta en la carpeta identificada, según tabla de retención documental.
28	TÉCNICO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Archiva en Hoja de Vida: -El formato diligenciado del anexo 1. -La copia de la Resolución de Retiro y demás soportes del retiro.		Para el caso de supresión del empleo se archiva copia del memorando debidamente comunicado en lugar de la resolución.

7.2 Causales de retiro:

• Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento.

• Por edad de retiro forzoso.

• Por terminación de nombramiento provisional en vacancia temporal del empleo.

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CONTRALOR DE BOGOTÁ	Ordena al Director de Talento Humano elaborar el acto administrativo de Retiro del Servicio de un funcionario de libre nombramiento y remoción, provisional o de carrera administrativa.		En caso de supresión del empleo por ser una situación producida por un acuerdo del Concejo de Bogotá, El Director de Talento Humano comunica al funcionario se comunica mediante memorando y no por resolución.
2	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Ordena al profesional de la Dirección elaborar el acto administrativo de Retiro solicitado por el señor Contralor o cuando por aplicación de la normatividad se requiera.
3	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el proyecto de Resolución de Retiro de conformidad con la normatividad aplicable para cada causal y entrega al Director.
4	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe, revisa y da visto bueno al proyecto de resolución de retiro y entrega al señor Contralor.		Punto de Control. Verifica que la resolución corresponda a la causal de retiro invocada y se ajuste a la normatividad vigente.
5	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C.	Valida con su firma la resolución de retiro del servicio y devuelve al Director de Talento Humano para continuar el trámite.	Resolución de retiro del servicio.
6	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe resolución de retiro del Servicio firmada y entrega al profesional de la Dirección.
7	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe y enumera la resolución de retiro del servicio. Elabora memorando de comunicación al funcionario, en el que además se le solicita entregar en la Subdirección de Gestión del Talento Humano la información señalada en la actividad No. 17 del numeral 7.1, en los mismos términos y condiciones allí descritos y lo pasa para la firma del Director.
8	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma memorando de comunicación y lo pasa al profesional de la Dirección.
9	PROFESIONAL DE DIRECCION TALENTO HUMANO	Recibe el memorando de comunicación y lo hace firmar por el funcionario retirado. Entrega al funcionario de nivel técnico o asistencial de la Dirección, el original de la Resolución de Retiro, para radicación en el libro de Resoluciones. Elabora la hoja de ruta y anexa dos copias de la Resolución de Retiro con los soportes y los pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.	Hoja de Ruta	Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya firmado debidamente comunicación.
10	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe original de la resolución de retiro del servicio, la radica en el Libro de Resoluciones y la archiva en el consecutivo de resoluciones.	Libro de Radicación de Resoluciones
11	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Recibe hoja de ruta con los soportes, revisa y los pasa al funcionario encargado de la hoja de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección. Continúa con la actividad número 24 y subsiguientes del numeral 7.1.

7.3 Causales de retiro por supresión del empleo.

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Ordena al profesional de la Dirección elaborar el memorando mediante el cual se comunica al funcionario la supresión de su empleo, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C.	Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C.
3	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el memorando mediante el cual se le comunica al funcionario la supresión del empleo en el que además se le solicita entregar en la Subdirección de Gestión del Talento Humano la información señalada en la actividad No. 17 del numeral 7.1, en los mismos términos y condiciones allí descritos y lo pasa al Director de Talento Humano.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma el memorando y lo devuelve al profesional para su debida comunicación.	Memorando de comunicación	Punto de Control: Cuando el funcionario tiene derechos de carrera administrativa se ordena su indemnización o la reincorporación a un empleo igual o equivalente al suprimido. Punto de Control: Cuando el funcionario tiene fuero sindical, previo a su retiro, se ordena efectuar el trámite que para estos casos ordena la ley.
5	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe el memorando de comunicación y lo hace firmar por el funcionario retirado. Entrega al funcionario de nivel técnico o asistencial de la Dirección, el original de la Resolución de Retiro, para radicación en el libro de Resoluciones. Elabora la hoja de ruta y anexa dos copias de la Resolución de Retiro con los soportes y los pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.	Hoja de Ruta	Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya firmado debidamente la comunicación.
6	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Recibe hoja de ruta con los soportes, revisa y los pasa al funcionario encargado de la hoja de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección. Continúa con la actividad número 24 y subsiguientes del numeral 7.1.

ANEXO 1

ENTREGA DE DOCUMENTOS

El (La ) señor (a):

NOMBRE
CARGO
C.C. No.		DE

Entregó a esta dependencia:

No.	DESCRIPCIÓN	Si	No	N/A	Observaciones
1	Certificado médico de Retiro
2	Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes Rentas. (si es retiro)
3	El Carné de funcionario. (si es retiro)
4	El carné de la ARP. (si es retiro)
5	Copia del Acta de Entrega Puesto de Trabajo, en la que conste: • Entrega de los elementos devolutivos. • Entrega inventario documental. • Informe de Gestión, cuando aplique.



6	Formularios de calificación de Evaluación de Desempeño del personal a cargo, cuando aplique.

Nota: el funcionario es el responsable de la entrega formal del puesto de trabajo y de allegar a la Subdirección de Talento Humano la copia del Acta y demás documentos aquí solicitados, a fin de que ellos reposen en su hoja de vida.

Fecha de recibido: día ________mes _________________año_______

___________________________________________________________

Nombre y Firma de Subdirector(a) Técnico de Gestión de Talento Humano

Formato código: 6017001

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4369 de febrero 2 de 2010.

RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Secretaría Jurídica Distrital

Resolución Reglamentaria 4 de 2010 Contraloría de Bogotá D.C.

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