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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 006 DE 2011
(Marzo 22)
"Por la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación del Proceso de Gestión Humana de la Contraloría de Bogotá, D.C.".
LA CONTRALORA DE BOGOTÁ D.C.
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el Acuerdo 361 de 2009 y
CONSIDERANDO:
Que el Acuerdo 361 de 2009 del Concejo de Bogotá D.C. "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" fija la estructura organizacional y faculta al Contralor para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.
Que el Numeral 9 del Artículo 37 del Acuerdo 361 de 2009 expedido por el Concejo de Bogotá D.C., consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".
Que el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante la Resolución Reglamentaria 013 de 2006, contiene entre otros elementos de control del Subsistema de Control de Gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
Que es necesario actualizar los procedimientos pertinentes para el cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 39 del Acuerdo del Concejo de Bogotá No. 361 de 2009 y que tienen que ver con la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.
Que mediante la Resolución Reglamentaria No. 004 de enero 29 de 2010, se adoptó el Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación del Proceso de Gestión Humana de la Contraloría de Bogotá, D.C.
Que es necesario modificar el nombre del procedimiento establecido en el numeral noveno del artículo primero de la Resolución Reglamentaria Nº 004 de enero 29 de 2010.
Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, establecen el enfoque por procesos y en desarrollo del concepto de mejora contemplado en éstas normas y procedimiento adoptado en la citada resolución, se requiere su modificación parcial o totalmente.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el nombre del procedimiento establecido en el numeral 9 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria Nº 004 de enero 29 de 2010, el cual quedará así:
• Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación del Proceso de Gestión Humana de la Contraloría de Bogotá, D.C.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Derogado en lo pertinente por el art. 4, Resolución Contraloria Distrital 036 de 2011. Adoptar la nueva versión del Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación del Proceso de Gestión Humana de la Contraloría de Bogotá, D.C., código 6011, versión 7.0
ARTÍCULO TERCERO.- Delegar en la Dirección de Planeación, en coordinación con la Dirección de Talento Humano y la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica velar por el mejoramiento continuo del procedimiento adoptado.
ARTÍCULO CUARTO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficinas, velar por la administración y divulgación de los procedimientos reglamentados a través de la presente resolución.
ARTÍCULO QUINTO.- La presente Resolución Reglamentaria rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el numeral 9 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 004 de enero 29 de 2010 y las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá D.C., a los 22 días del mes de marzo del año 2011.
MÓNICA ELSY CERTÁIN PALMA
Contralora de Bogotá D.C.
Nota: Publicada en el Registro Distrital 4622 de marzo 25 de 2011.
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. 014 DEL 11 DE MARZO DE 2003 |
Inclusión Formato de Acta Anexo No. 8 |
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2.0 |
R.R. 033 DEL 30 DE MAYO DE 2003 |
Modificación del alcance del procedimiento inclusión de los conceptos, con su respectiva definición de:
* Certificación de la capacitación
* Ficha Técnica
* Revisión de la secuencia de los registros y su denominación.
* Eliminación de registros.
* Acta de comité directivo aprobatorio del plan
* Base de datos de la capacitación
* Organización secuencial de los anexos, teniendo en cuenta la descripción del procedimiento
* Adición del formato: "Identificación de la Capacitación con Base en problemas"
* Por revisión de las actividades del Procedimiento de 11 pasaron a 22. |
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3.0 |
R.R. 055 DEL 25 DE NOVIEMBRE DE 2003 |
1. El alcance del procedimiento termina con el informe de conformidad con la periodicidad establecida sobre la ejecución del Plan de Capacitación en Comité Directivo
2. Dentro de la base legal, se adicionó el Decreto 682 de 2001, "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Servicios Públicos" y la Resolución 415 del 21 de Julio de 2003.
3. Se adicionó el concepto de Ficha Técnica Concertada y No Concertada.
4. Se cambio el concepto de cuantificación de la capacitación.
5. Se omitió el anexo No. 2 y 6 "Identificación de la Capacitación con Base en Problemas" y "Estructura para documentar actas" respectivamente.
6. Se adicionó dentro de los registros el informe de Evaluación de Percepción y Calidad
7. Adición del Formato No. 4 sobre Informe de Evaluación de la Percepción y Calidad
8. Adición Actividad No. 5 y 22
9. Corrección definición de la actividad 16 que paso a ser la 14.
10. Se elimino la actividad No. 6, 7, 10 y 15.
11. Corrección definición de los conceptos de Ficha Técnica.
12. Modificación del Anexo 5. |
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4.0 |
R.R. 028 DEL 6 DE JULIO DE 2005 |
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005
El procedimiento fue sometido a un estudio detallado por parte del grupo de análisis de la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación adecuándose a los requerimientos y necesidades de capacitación de la entidad. En este sentido, el procedimiento se ajustó en cuanto a normatividad, base legal, registro, anexos y descripción del procedimiento. |
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5.0 |
R.R. 023 DEL 23 DE NOVIEMBRE DE 2007 |
Se modificó la redacción del objetivo y del Alcance; se ajustó el nombre de la dependencia tal como lo establece el Acuerdo 361 de 2009, incluyendo estas normas en la base legal.
Se eliminó el Anexo No. 5 "Informe Consolidado de Capacitación" y se adicionó el Anexo de Certificación para los casos en los que la capacitación se realiza en cooperación con otras entidades.
Se ajustó la descripción del procedimiento, estableciendo los puntos de control y el registro de acta de reunión de trabajo. |
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6.0 |
R.R, 004 DEL 29 DE ENERO DE 2010 |
Se reviso y ajusto el procedimiento en general.
Cambio del nombre del procedimiento el cual quedara así: PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN.
Se realizan cambios en el Anexo 1 "Ficha Técnica" introduciendo un ítem en el cual se solicita señalar que competencias desarrolla cada acción de capacitación teniendo en cuenta sus dimensiones de SER, SABER y HACER.
Se modifica el Procedimiento en General.
Se adiciona el anexo 5 "Informe consolidado de capacitación" como elemento primordial para la actualización de las estadísticas de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica. |
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7.0 |
R.R. 006 de marzo 22 de 2011 |
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PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6011
VERSIÓN No 7.0
28 FEB. 2011
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REVISADO POR: Director Técnico
Dirección de Talento Humano Dr. César Augusto López Meza ____________
CARGO NOMBRE FIRMA
APROBADO POR: Director Técnico de Planeación Dra. Efvanni Paola Palmariny P ____________
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. |
No. DE PÁGINAS: 25 |
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la planificación, ejecución, modificación y evaluación de las acciones de capacitación requeridas por el Talento Humano de la Contraloría de Bogotá, DC., el cual será implementado por la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia cuando la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica compila: Informe de desempeño, resultados de la evaluación individual de desempeño, suministrados por la Dirección de Talento Humano, Plan Estratégico Institucional, Directrices institucionales de la alta dirección, Informe de control interno, Manual de funciones (lo relacionado con competencias), y Encuesta y diagnóstico de necesidades, para definir las necesidades institucionales en materia de capacitación.
Termina con la evaluación del impacto de la capacitación de acuerdo a la metodología adoptada y la remisión del Informe de Gestión a la Dirección de Talento Humano.
3. BASE LEGAL:
• Ley 909 de 2004. Establece las normas que regulan el Empleo Público y la Carrera Administrativa.
• Decreto 4665 de 2007. Adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias.
• Decreto 2888 de 2007. Cambia la denominación de educación no formal por educación para el trabajo del desarrollo humano.
• Decreto 1227 de 2005. Reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004
• Decreto 1567 de 1998. Crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para Empleados del Estado.
• Acuerdo 361 del Concejo de Bogotá, D.C. Determina la nueva estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá, DC.
• Acuerdo 362 de 2009. Modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones.
4. DEFINICIONES:
CERTIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN: Documento mediante el cual se hace constar la participación en las diferentes acciones de capacitación de los funcionarios de acuerdo a su asistencia y desempeño.
FICHA TÉCNICA: Formato que reúne la información específica de cada una de las acciones de capacitación que se desarrollen.
INTENSIDAD HORARIA: Total de horas académicas en que se desarrolla una acción de capacitación.
PROCESO DE EVALUACIÓN: Se inicia con la evaluación de percepción y calidad por parte de los funcionarios asistentes a las actividades de capacitación y culmina con la evaluación del impacto de la acción de capacitación según metodología establecida.
5. REGISTROS:
• Acta de reunión.
• Ficha Técnica y ECO
• Informe Consolidado de Capacitación
• Certificación
• Formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC
6. ANEXOS:
• Anexo No 1 - Ficha Técnica. (Formato Código 6011001).
• Anexo No 2 - Registro de Asistencia Capacitación. (Formato Código 6011002).
• Anexo No 3 - Evaluación de Percepción y Calidad. (Formato Código 6011003).
• Anexo No 4-Informe de cierre de la acción de capacitación (Formato Código 6011004).
• Anexo No 5 – Informe consolidado de capacitación (Formato Código 6011005).
• Anexo No. 6 - Certificación. (Formato Código 6011006).
• Anexo No 7 -Certificación. (Formato Código 6011007).
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 PLANIFICACIÓN
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No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES |
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1 |
PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Compila:
Informe de desempeño, resultados de la evaluación individual de desempeño, suministrados por la Dirección de Talento Humano, Plan Estratégico Institucional, Directrices institucionales de la alta dirección, Informe de control interno, Manual de funciones (lo relacionado con competencias), y Encuesta y diagnóstico de necesidades. |
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2 |
PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Tabula y analiza información suministrada y establece necesidades de capacitación priorizando área misional. |
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3 |
PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Elabora propuesta de Plan Institucional de Capacitación y lo presenta al Director |
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4 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Presenta propuesta del Plan Institucional de Capacitación -PIC al equipo de análisis de la Dirección de Capacitación. |
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5 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Socializa propuesta de PIC con la Comisión de Personal, dejando constancia en Acta de las observaciones que se presenten |
Acta de reunión |
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6 |
PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Realiza los ajustes acordados en la reunión de la Comisión de Personal y lo devuelve al Director |
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7 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Presenta propuesta de PIC al Comité Directivo para su estudio y aprobación |
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Revisa y da visto bueno a propuesta de PIC |
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8 |
COMITÉ DIRECTIVO |
Aprueba o desaprueba propuesta de PIC. |
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Si es aprobado pasa a actividad siguiente, de lo contrario regresa a la actividad anterior para los ajustes correspondientes |
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9 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Remite en copia magnética el PIC aprobado a la Dirección de Informática para su publicación en la intranet |
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Se activa procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC. |
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10 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Socializa en grupo de Análisis de la dependencia el PIC aprobado, dejando el registro correspondiente |
Acta de reunión |
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11 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Asigna responsabilidades de coordinación entre los funcionarios de la Dirección de las acciones de capacitación programadas en el PIC |
Acta de reunión |
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12 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Coordina integralmente la acción de capacitación asignada |
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Elabora la Ficha Técnica, realiza los estudios de conveniencia cuando se requiera, gestiona la consecución del docente y define: horarios, fechas, cupos y lugar, inscribe candidatos, controla asistencia , solicita y controla diligenciamiento del formato de Evaluación de Percepción y Calidad, verifica asistencia y funcionarios inscritos, elabora certificados de asistencia y diligencia anexos establecidos en este procedimiento. |
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13 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Revisa Ficha Técnica y ECO (estudio de conveniencia), si lo hubiere, y los firma |
Ficha Técnica y ECO |
Anexo 1.
Punto de control:
Verifica que los datos incluidos en la Ficha Técnica (anexo 1) correspondan a la acción de capacitación propuesta y que el ECO se ajuste a los requerimientos establecidos. |
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14 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Remite ECO a la Dirección Administrativa y Financiera para que se surtan los trámites de contratación establecidos. |
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15 |
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO |
Adelanta el procedimiento de contratación e informa resultados al Director de Capacitación y Cooperación Técnica |
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7.2 EJECUCIÓN |
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16 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Inicia la ejecución de la acción de capacitación establecida |
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La Dirección de capacitación señala los funcionarios a capacitar, consultando necesidades y requerimientos de las direcciones correspondientes, garantizando pertinencia y equidad. |
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17 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Consulta base de datos de la Dirección de Capacitación, elabora el listado definitivo de participantes y realiza convocatorias. |
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El Director de Capacitación podrá solicitar explicaciones al funcionario que no asista a la acción de capacitación. |
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18 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Diligencia anexo 5 y lo remite al responsable de la base de datos de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica |
Informe Consolidado de Capacitación |
Anexo 5 |
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19 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Abre expediente con todos los anexos, documentos y registros establecidos marcando carpeta de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de archivo documental.
Entrega expediente dentro de los 15 días siguientes a la terminación de la acción de capacitación a responsable de archivo. |
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Responsable de archivo verifica que el expediente este debidamente marcado y contenga los documentos establecidos |
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20 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Elabora certificaciones y envía a Director para su firma |
Certificaciones |
Revisa certificaciones verificando que correspondan a los asistentes a las acciones de capacitación |
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21 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Remite copia de las certificaciones a talento Humano para su archivo en las hojas de vida respectivas.
Archiva copia en el expediente correspondiente.
Remite original de certificación al funcionario que recibió la capacitación.
Pasa a la actividad 30 del numeral 7.3, ó ejecuta las actividades siguientes de ser requeridas |
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22 |
DIRECTOR SOLICITANTE |
Cuando se solicita la realización de una acción de capacitación no integrada en el PIC el Director respectivo debe diligenciar la Ficha Técnica y el ECO (si hay erogación presupuestal) y envía a la Dirección de Capacitación. |
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23 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Verifica pertinencia (en relación a misión y desarrollo de competencias establecidas institucionalmente) y aprueba la realización de la acción de capacitación.
Continua en la actividad No. 13 de la fase de planificación de actividades, numeral 7.1 |
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7.3 MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN |
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24 |
CONTRALOR
CONTRALOR AUXILIAR
DIRECTOR
TÉCNICO
JEFE DE OFICINA
PROFESIONAL |
Presenta propuesta de modificación del PIC al Director de la Dirección de Capacitación. |
Formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC |
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25 |
DIRECTOR CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Convoca a reunión de equipo de análisis de la Dirección de capacitación para aprobar o no la propuesta de modificación. |
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26 |
PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Diligencia el formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC, según lo discutido en el equipo de análisis. |
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Aplica procedimiento para el control de documentos internos del SGC |
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27 |
DIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Firma y presenta al Responsable del Proceso de Gestión Humana. |
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28 |
RESPONSABLE DEL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA |
Aprueba con su firma y ordena que se realicen los ajustes al Plan Institucional de Capacitación PIC, de lo contrario se archiva la solicitud. |
Formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC |
Cuando se aprueba la modificación, se remite copia del formato a la Dirección Técnica de Planeación |
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29 |
PROFESIONAL DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Realiza los ajustes al Plan Institucional de Capacitación -PIC, aprobados.
Continua en la actividad No. 9 la fase de planificación de actividades, numeral 7.1 |
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30 |
PROFESIONAL/ TÉCNICO DE LA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
Evalúa el impacto de la acción de capacitación de acuerdo a metodología adoptada.
Elabora el Informe de gestión y lo remite a la Dirección de Talento Humano. |
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Resultado consolidado del impacto |
ANEXO 1
FICHA TÉCNICA
<NOMBRE DEL SOLICITANTE>
<DEPENDENCIA>
<CARGO>
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NOMBRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN |
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JUSTIFICACIÓN |
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OBJETIVO GENERAL |
|
|
COMPETENCIAS QUE SE PRETENDE DESARROLLAR CON ESTA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN |
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|
TEMAS A TRATAR (La temática debe estar estructurada teniendo en cuenta las dimensiones de las competencias –SER, SABER Y HACER-) |
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NOMBRE DE DOCENTES Y/O INSTITUCIÓN |
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FECHA Y HORARIO |
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PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES |
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FUNCIONARIOS PARTICIPANTES |
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TOTAL GRUPOS Y N° ASISTENTES POR GRUPO |
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METODOLOGIA A APLICAR |
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EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACION |
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ENCUESTA DE EVALUACIÓN LOGÍSTICA Y DE DOCENTES |
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MATERIAL A ENTREGAR |
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FIRMA
JEFE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE |
FIRMA
DIRECTOR DE CAPACITACION Y COOPERACION
TECNICA |
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FORMATO CÓDIGO 6011001 |
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FICHA TÉCNICA
<NOMBRE DEL SOLICITANTE>
<DEPENDENCIA>
<CARGO>
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NOMBRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN |
Escribir de manera clara, objetiva y precisa el tema que debe ser abordado por la Capacitación solicitada |
|
JUSTIFICACIÓN |
Explicar en forma clara y concisa la razón del porque es necesaria la capacitación solicitada señalando a que objetivo corporativo apunta y como contribuye de manera eficiente a la realización de la gestión de Control Fiscal indicando que competencias se suplirán con la misma, en función de los requisitos definidos por el perfil de habilidades y/o competencias de los funcionarios a capacitar. Así mismo se debe indicar que actividades asociadas con el Plan Estratégico Institucional. |
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OBJETIVO GENERAL |
Indicar que se espera generar con esa capacitación en los resultados del proceso, identificando el número de la actividad del PIC a la cual se apunta, estimando el porcentaje de cumplimiento del mismo que sea atribuible a dicha Capacitación. |
|
COMPETENCIAS QUE SE PRETENDE DESARROLLAR CON ESTA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN |
Señalar que competencias de las establecidas institucionalmente se pretende desarrollar con esta acción de capacitación |
|
TEMAS A TRATAR |
La temática debe estar estructurada teniendo en cuenta las dimensiones de las competencias –SER, SABER Y HACER-.
Se deben enumerar los subtemas que deberán ser abordados para dar cumplimiento al objetivo propuesto de la Capacitación solicitada, así mismo es necesario indicar o sugerir la intensidad horaria y el tiempo que ha de destinarse para cada subtema. |
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NOMBRE DE DOCENTES Y/O INSTITUCIÓN |
Cuando se conocen deberán quedar identificados, también pueden sugerirse nombres de docentes o instituciones que se ajusten al perfil de calidad necesario para llenar las expectativas de la Capacitación solicitada. |
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FECHA Y HORARIO |
Si la Capacitación ha sido ofrecida estos datos deberán ser consignados de manera precisa en la ficha; en caso contrario, deberá sugerirse las fechas y horarios para adelantar la Capacitación de manera que en coordinación con la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación se concerté lo pertinente. |
|
PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES |
Deberá establecerse el perfil del funcionario identificando cargo, dependencia a la que pertenece, profesión y demás aspectos que se consideren relevantes y que guarden relación con la Capacitación solicitada de manera que pueda ser aprovechada al máximo. |
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FUNCIONARIOS PARTICIPANTES |
De ser posible deberá enviarse el nombre de todos y cada uno de los funcionarios indicando el numero de la cedula de ciudadanía y la dependencia a la que pertenece. |
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TOTAL GRUPOS Y N° ASISTENTES POR GRUPO |
De acuerdo a la Capacitación solicitada se establece el número de funcionarios que forman un grupo. En caso contrario la Dirección de Generación de Tecnologías formara dichos grupos buscando su homogeneidad respecto a los perfiles y buscando disminuir costos sin desmedro de la calidad de la Capacitación solicitada. |
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METODOLOGIA A APLICAR |
Se indicara el tipo de metodología que se aplicara, por ejemplo si se trata de seminario, conferencia, panel, clase magistral y demás que se encuentren en el mercado.
En caso contrario, deberá sugerirse la metodología que garantice un mayor impacto de la Capacitación solicitada. |
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EVALUACION DEL IMPACTO DE LA ACCIÓN DE CAPACITACION |
Señalar la fecha o periodo en el cual se aplicará la evaluación de impacto de la acción de capacitación realizada, de manera que sea posible establecer la validez de la aplicación en el desarrollo de las labores, de los conocimientos, destrezas y competencias adquiridos por parte del funcionario.
La aplicación de la capacitación deberá estar asociada al proceso y el mejoramiento en los indicadores de gestión para lograr los objetivos en desarrollo de las actividades del Plan Estratégico Institucional. |
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ENCUESTA DE EVALUACIÓN LOGÍSTICA Y DE DOCENTES |
Esta encuesta será realizada por la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación.
En el evento de que la acción de capacitación sea contratada, la entidad respectiva deberá remitir en el informe lo pertinente a esta evaluación. |
|
MATERIAL A ENTREGAR |
Cuando esté establecido por parte del docente o ente capacitador, se debe indicar que material será entregado a los participantes, lo cual por lo demás debe establecerse claramente en el ECO cuando sea pertinente. |
ANEXO 2
REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN
|
TEMA: |
FECHA (S): |
|
LUGAR: |
DOCENTE (S): |
|
HORARIO: |
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No. |
NÚMERO CC |
NOMBRE Y APELLIDOS |
CARGO |
DEPENDENCIA |
FIRMA |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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16 |
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17 |
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FORMATO CÓDIGO: 6011002 |
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 2
REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN
TEMA: Escribir claramente el tema de capacitación al que corresponde esta asistencia.
FECHA (S): Indicar el día, la fecha, el mes y el año en el que se surte esta Capacitación
LUGAR: Escribir la Dirección (nomenclatura) del sitio del evento, mencionando a que entidad pertenece (si aplica) Ej.: Auditorio Antonio Nariño de la Gobernación de Cundinamarca.
DOCENTE: Escribir claramente el nombre del o los docentes.
HORARIO: Señalar de manera precisa la hora de inicio y finalización del evento por cada día.
No. : Preanotar el número de orden en forma consecutiva ascendente.
APELLIDOS Y NOMBRES: Deberá escribirse de manera clara, sin enmendaduras ni tachones el nombre del funcionario participante.
NUMERO CC.: Se debe anotar el número legible de la Cédula de Ciudadanía de cada funcionario participante.
DEPENDENCIA: Anotar la dependencia a la cual se encuentra adscrito al momento de la capacitación
CARGO: Escribir claramente el cargo en el que se desempeña.
FIRMA: Cada funcionario deberá registrar su firma como prueba de su asistencia.
ANEXO 3
EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD
NOMBRE DE LA ACCION DE CAPACITACION:_______________________
FECHA:____________________ HORARIO: ______________________
Señor funcionario como insumo para adelantar actividades de mejoramiento en las futuras acciones de capacitación, lo cual redundara en beneficio personal e institucional, solicitamos diligenciar en la forma más objetiva el siguiente formato:
Califique de uno a cinco así: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)
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1. LOGISTICA |
CALIFICACION |
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El salón de clase fue adecuado para el desarrollo del evento |
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Las ayudas audiovisuales fueron debidamente utilizadas? |
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2. ORGANIZACIÓN |
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La intensidad horaria fue suficiente para el desarrollo del contenido. |
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Los días y la hora de realización del evento fueron adecuados. |
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La selección del docente y el contenido del programa fue acertado. |
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La realización del evento fue oportuna para el normal desarrollo de sus actividades laborales. |
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3. DESARROLLO DEL CURSO |
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Al inicio del evento académico se dio a conocer los objetivos del mismo. |
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El programa desarrollado se ajustó al inicialmente establecido y divulgado. |
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Los conocimientos adquiridos en el salón de clase tienen aplicabilidad en su actividad laboral. |
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4. MI AUTOEVALUACIÓN COMO ESTUDIANTE |
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Participación |
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Asistencia |
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Puntualidad |
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Aprovechamiento del curso |
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La relación con el docente se dio en términos de cordialidad y respeto |
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5. EVALUACIÓN DEL (DE LOS) DOCENTE(S)
Evalué de uno a cinco así: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)
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VARIABLE A CALIFICAR |
DOC 1 |
DOC 2 |
DOC 3 |
DOC 4 |
DOC 5 |
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Mostró dominio en el desarrollo del tema |
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La Presentación de los temas fue didáctica y Participativa |
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El lenguaje utilizado fue claro y preciso |
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Respondió adecuadamente las inquietudes planteadas |
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Cumplió con el horario establecido |
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OBSERVACIONES:_______________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
FORMATO CÓDIGO: 6011003 |
ANEXO 4
INFORME DE CIERRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN
<NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN>
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ACCION DE CAPACITACIÓN |
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FECHA LUGAR HORARIO E INTENSIDAD HORARIA |
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NIVEL DE ASISTENCIA |
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LOGISTICA Y ORGANIZACION |
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DESARROLLO DEL CURSO |
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DOCENTE (S) |
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EVALUACION DE LOS DOCENTES |
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OBSERVACIONES DE LOS PARTICIPANTES |
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RECOMENDACIONES |
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FECHA EVALUACIÓN |
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FORMATO CÓDIGO: 6011004 |
NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA Y TRANSCRIBE LA EVALUACIÓN
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 4
INFORME DE CIERRE
<NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN>
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ACCION DE CAPACITACIÓN |
Escribir de manera clara, y precisa el tema que fue abordado en la capacitación efectuada. |
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FECHA LUGAR HORARIO E INTENSIDAD HORARIA |
Se deberán consignar estos datos de manera precisa. |
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NIVEL DE ASISTENCIA |
En este campo se debe mencionar él número de funcionarios convocados, las Direcciones u oficinas a las cuales se encuentran adscritos y se establece el porcentaje de asistencia real frente a los convocados, con el fin de medir la eficacia de la convocatoria y participación del personal. |
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LOGISTICA Y ORGANIZACION |
Se consigna la calificación promedio obtenida en estos puntos a partir del Anexo 3 "EVALUACION DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 20% del total de los participantes, discriminando los promedios de los factores como el salón de clases y las ayudas audiovisuales. De ser posible se expresan las causas de las deficiencias, contrastando cada una de los factores que componen este elemento.
Igualmente, se discriminan los factores como intensidad horaria, días y hora de realización del evento, selección del docente y la oportunidad del evento. Se consigna la calificación obtenida en este punto, y de ser posible se expresan las causas de la misma, contrastando cada una de los factores que componen este elemento. |
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DESARROLLO DEL CURSO |
Se consigna la calificación promedio resultante en este punto, obtenida a partir del Anexo 3 "EVALUACION DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 20% del total de los participantes, discriminando los factores como objetivos del evento académico, si el programa desarrollado se ajustó a lo inicialmente establecido y la aplicabilidad de los conocimientos a la actividad laboral. Se consigna la calificación obtenida en este punto, y de ser posible se expresan las causas de la misma, contrastando cada uno de los factores que componen este elemento. |
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DOCENTE |
Nombre del docente que asumió la acción de capacitación. |
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EVALUACION DE LOS DOCENTES |
Se consigna la calificación promedio obtenida en este punto obtenida a partir del Anexo 3 "EVALUACION DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 20% del total de los participantes, discriminando factores como dominio en el tema, presentación, claridad y precisión en el lenguaje respuestas a las inquietudes planteadas, cumplimiento en el horario. Posteriormente se consigna la calificación obtenida por cada uno de los docentes participantes en el evento. |
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OBSERVACIONES DE LOS PARTICIPANTES |
Se consignan algunos de los comentarios de los funcionarios participantes para tenerlos como elementos para la evaluación y recomendación con el fin de adelantar las acciones de corrección, correctivas o preventivas a que haya lugar |
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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES |
Se consigna el grado de cumplimiento en cuestiones temáticas Y objetivos alcanzados
Si aplica, se deben sugerir acciones que mejoren las capacitaciones futuras. |
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FECHA EVALUACIÓN |
Se debe consignar la fecha en la cual se elabora la evaluación. |
ANEXO 5
INFORME CONSOLIDADO DE CAPACITACIÓN
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NOMBRE ACCION DE CAPACITACION |
CONTRATO |
LISTADO ASISTENTES
CERTIFICADOS |
DISCRIMINACIÓN DE ASISTENCIA POR CARGO |
No. DE ASISTENTES POR DEPENDENCIA |
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CONTRATISTA |
No |
FECHA |
VALOR |
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FORMATO CÓDIGO: 6011005 |
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 5
INFORME CONSOLIDADO CAPACITACIÒN
Este anexo deberá ser diligenciado por el correspondiente coordinador de la acción de capacitación y servira para actualizar la base de datos de la dirección.
ACCION DE CAPACITACION: Anotar el nombre de la acción de capacitación realizada.
CONTRATISTA: Nombre del contratista que adelanta la acción de capacitación si es el caso
No. Número del contrato.
FECHA: Fecha de suscripción del contrato, d/m/a
VALOR: Valor pactado del contrato
LISTADO ASISTENTES CERTIFICADOS: Listado de asistentes a la acción de capacitación que cumplieron los requisitos establecidos y fueron certificados
DISCRIMINACIÓN DE ASISTENCIA POR CARGO: Consolidación por cargo de los asistentes a la acción de capacitación
No. DE ASISTENTES POR DEPENDENCIA: Total de funcionarios por dependencia a la cual se encuentren adscritos los asistentes.
ANEXO 6
CERTIFICACIÓN
LA CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA
CERTIFICA QUE:
<NOMBRE FUNCIONARIO>
<IDENTIFICACIÓN>
ASISTIO AL <TIPO DE ACCION DE CAPACITACION>
<NOMBRE ACCIÓN DE CAPACITACIÓN>
Realizado en Bogotá D.C. del -------- de ------- al ---------- de ---------- de -----------, con una intensidad de ------- horas académicas
En constancia, se firma y expide en Bogotá D.C. a los <FECHA EXPEDICIÓN> para su registro en la hoja de vida.
(Firma)
<<NOMBRE>>
DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA
ANEXO 7
CERTIFICACIÓN
LA CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C.
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA
Y
____________________________________________________
CERTIFICAN QUE:
<NOMBRE FUNCIONARIO>
<IDENTIFICACIÓN>
ASISTIO AL <TIPO DE ACCION DE CAPACITACION>
<NOMBRE ACCIÓN DE CAPACITACIÓN>
Realizado en Bogotá D.C. del -------- de ------- al ---------- de ---------- de -----------, con una intensidad de ------- horas académicas
En constancia, se firma y expide en Bogotá D.C. a los <FECHA EXPEDICIÓN> para su registro en la hoja de vida.
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(Firma) |
(Firma) |
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<<NOMBRE>> |
<<NOMBRE>> |
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DIRECTOR CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA |
CARGO |
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FORMATO CÓDIGO: 60111007 |
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