RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Noviembre 22)

Derogada por el art. 6, Resolución EAAB 859 de 2013

Por medio de la cual se establece el manual para la depuración de cartera comercial de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - E.S.P.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ - ESP,

En ejercicio de las facultades estatutarias, previstas en el literal b) del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2010 de la Junta Directiva de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1066 de 2006 "por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones" definió las obligaciones a cargo de las entidades públicas con cartera a su favor, dentro de las cuales se precisa en el numeral 1° del artículo 2, que, mediante normativa de carácter general, la máxima autoridad o representante legal de la entidad establecerá un Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.

Que el Contrato Especial de Gestión en el capitulo obligaciones del gestor del anexo técnico, estableció que dentro de la administración de cartera Corriente y Vencida, una de las obligaciones del gestor es la depuración de la cartera de todas las cuentas contrato de la zona de servicio a su cargo, sin considerar la fecha de suscripción del Contrato de Gestión.

Que en desarrollo de la gestión de cobro de la cartera se hace necesario depurar la facturación y cobro de los servicios de acueducto y alcantarillado. Con base en lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Establecer el manual para la depuración de cartera comercial de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP (EAAB-ESP), las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los Gestores Comerciales.

ARTÍCULO SEGUNDO: TERMINOLOGÍA.- Para realizar la depuración de cartera se tendrá en cuenta la siguiente terminología:

1. CARTERA: Es el total de acreencias que representan derechos a favor de la EAAB-ESP, originadas en desarrollo de su misión y de otras actividades no misionales.

2. C ARTERA VENCIDA: Es el valor contenido en las facturas que pasado un día después de la fecha oportuna de pago, no presentan compensación (recaudo) en el sistema.

3. CARTERA NO VENCIDA: Es el valor contenido en las facturas a las cuales no se les ha cumplido la fecha oportuna de pago.

4. CARTERA COMERCIAL: Es el conjunto de derechos a favor de la EAAB-ESP, originados con ocasión de la prestación del servicio público domiciliario de acueducto y alcantarillado.

5. CUENTA CONTRATO: Es el dato maestro comercial en el Sistema de Información Integrado Empresarial - SIIE, que contiene la información correspondiente al estado contable de un predio, que se encuentra asociada a un interlocutor comercial con uno o más contratos, a los cuales se aplican los mismos términos de pago y cobranza.

6. DEPURACIÓN: Es la ejecución de actividades permanentes tendientes a reflejar la realidad económica y comercial de las cuentas contrato que presentan inconsistencias comerciales en el aplicativo del sistema de información. La depuración terminará con el ajuste contable de la cuenta y/o con la certeza de la realidad de la obligación.

7. MÓDULO FICA: Es el módulo de gestión comercial del Sistema de Información Empresarial - SIIE, que guarda el detalle de lo que adeuda a la EAAB-ESP cada uno de los usuarios – clientes, por conceptos de facturación del servicio de acueducto y alcantarillado y de servicios anexos.

8. GESTOR COMERCIAL: Es la persona jurídica con la que la EAAB-ESP celebra el Contrato Especial de Gestión.

9. IFU: Corresponde al instructivo funcional del usuario. Es el documento que ilustra al usuario final la forma en la cual debe operar o ejecutar la transacción en el Sistema de Información Integrado Empresarial - SIIE, para su correcto funcionamiento.

10 SIIE: Es un sistema integrador de recursos (ERP) logístico, de mantenimiento, comercial, financiero, de recursos humanos, de producción y de inteligencia de negocios, donde se soportan los procesos estratégicos de la organización, buscando eficiencia en la gestión y optimización de los recursos asignados al proceso.

1. La depuración de cartera comercial se extenderá a todas las cuentas contrato de la zona de servicio.

2. La depuración de cartera comercial se adelantará tanto en la cartera no vencida como en la cartera vencida.

3. La depuración de cartera comercial se realizará para corregir las inconsistencias encontradas de acuerdo con los procedimientos e instructivos que para tal fin determine la EAAB-ESP.

4. Actualización de la información comercial y los ajustes contables a que haya lugar dentro del procedimiento señalados por la EAAB-ESP.

5. Aplicación del procedimiento establecido por la EAAB-ESP para la depuración de cartera comercial.

6. Adopción de los mecanismos de control necesarios para la depuración de cartera comercial.

ARTÍCULO CUARTO: RESPONSABLE DE LA DEPURACIÓN DE LA CARTERA COMERCIAL.- El gestor comercial es el responsable de la depuración de la cartera comercial, en su respectiva zona, quien tendrá a su cargo las siguientes actividades:

1. Realizar la depuración de la cartera comercial de la EAAB-ESP, conforme a los procedimientos e instructivos establecidos para tal efecto, los cuales forman parte integral del Contrato Especial de Gestión.

2. Actualizar la información comercial y los ajustes contables a que haya lugar dentro del procedimiento señalados por la EAAB-ESP.

3. Aplicar el procedimiento establecido por la EAAB-ESP para la depuración de cartera comercial de la zona a su cargo.

4. Aplicar las acciones preventivas y correctivas para el cumplimiento del procedimiento de depuración.

5. Adoptar los mecanismos de control necesarios para la depuración de cartera comercial.

6. Recomendar a la Dirección de Jurisdicción Coactiva las mejoras requeridas para el procedimiento de depuración.

7. Reportar a la Dirección de Jurisdicción Coactiva las cuentas que son depuradas conforme al procedimiento establecido.

ARTÍCULO QUINTO: APOYO A LA DEPURACIÓN DE CARTERA COMERCIAL.- La depuración de cartera comercial contará con el apoyo de las siguientes áreas de la EAAB-ESP:

1.1 Proponer las acciones necesarias para la gestión del procedimiento de depuración de cartera comercial.

1.2. Remitir mensualmente al gestor comercial la base de datos de cuentas contratos susceptibles a depurar con edad de mora superior a 180 días y realizar el seguimiento y control.

1.3. Realizar el seguimiento a los indicadores de gestión relativos a la depuración de la Cartera Comercial.

2.1. Implementar en el Sistema de Información Integrado Empresarial - SIIE los procedimientos para la depuración de la cartera comercial.

2.2. Elaborar, suministrar y actualizar los ifus de las transacciones involucradas en el procedimiento de la depuración de cartera comercial.

2.3. Brindar soporte y acompañamiento en las actividades de los procesos de depuración de cartera comercial, que requieran o se encuentren implementadas en el Sistema de Información Integrado Empresarial - SIIE.

ARTÍCULO SEXTO: ADOPCIÓN PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS.- Forman parte integral de esta resolución todos los procedimientos, instructivos y formatos adoptados por la EAAB-ESP, para la depuración de cartera comercial, los cuales son de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO SÉPTIMO: VIGENCIA.- La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 4545 de noviembre 24 de 2010.