RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 0859 DE 2013

(Diciembre 13)

“Por la cual se crea el Comité de Depuración de Anomalías Comerciales de la EAB-ESP y se establece el respectivo Manual”.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ - ESP,

en ejercicio de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución 1225 del 27 de diciembre de 2006 “Por la cual se adoptan los criterios y procedimientos de aplicación del sistema contable y se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá -ESP-“, atribuye de manera general al Comité Técnico de Sostenibilidad la depuración de la información contable de los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la Entidad.

Que dado el gran número de anomalías comerciales que se presentan en la gestión comercial de la empresa, es necesario establecer un manual y crear un comité para la realizar de manera dinámica la depuración de dichas anomalías.

Que conforme a lo previsto en literal b del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2010 de la Junta Directiva de la EAB-ESP el Gerente General puede “Expedir los actos, celebrar los contratos, ordenar el gasto y el pago, así como ejecutar las operaciones necesarias para asegurar el normal funcionamiento de la Empresa”.

Que para garantizar el cumplimiento de los principios constitucionales y legales de transparencia, eficiencia, economía y moralidad, entre otros, es necesario crear un comité que conozca y apruebe los ajustes de cartera misional que se generan por anomalías en la ejecución de procesos comerciales.

Con base en lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO.- Créase el comité de depuración de anomalías comerciales de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá - ESP (EAB-ESP) para los servicios de acueducto y alcantarillado, el que se regirá por las siguientes disposiciones.

ARTICULO SEGUNDO: TERMINOLOGÍA.- Para todos los efectos en esta resolución se entenderá por:

1. ANOMALIA COMERCIAL. Es toda inconsistencia que surge en la gestión comercial de la empresa, que afecta la veracidad de la información contenida en el SIIE y su realidad patrimonial.

2. CARTERA MISIONAL. Es el total de acreencias que representan derechos a favor de la Empresa, originadas en la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

3. CARTERA VENCIDA. Es el valor contenido en las facturas que pasado un día después de la fecha oportuna de pago, no se han compensado (recaudo).

4. CARTERA NO VENCIDA. Es el valor contenido en las facturas a las cuales no se les ha cumplido la fecha oportuna de pago.

5. CARTERA COMERCIAL. Es el conjunto de derechos a favor de la Empresa, originados en la prestación del servicio público domiciliario de acueducto y alcantarillado.

6. CUENTA CONTRATO. Es el dato maestro en SAP - ECC 6.0, que contiene la información comercial, técnica y financiera de un predio y su acometida, que se encuentra asociada a un interlocutor comercial con uno o más contratos.

7. DEPURACIÓN. Es la ejecución de actividades tendientes a reflejar la realidad económica y comercial de las cuentas contrato que presentan inconsistencias comerciales en el aplicativo del sistema de información. La depuración terminará con el ajuste contable de la cuenta y/o con la certeza de la realidad de la obligación.

8. MODULO FICA. Es el instrumento de gestión comercial de SAP – ECC 6.0, que guarda el detalle de lo que adeuda a la Empresa cada uno de los usuarios – clientes, por conceptos de facturación del servicio y de servicios anexos.

9. IFU. Corresponde al instructivo funcional del usuario. Es el documento que ilustra al usuario final la forma en la cual debe operar o ejecutar la transacción en el Sistema de Información Integrado Empresarial - SIIE, para su correcto funcionamiento.

10. SIIE. Es un sistema integrador de recursos (ERP) logístico, de mantenimiento, comercial, financiero, de recursos humanos, de producción y de inteligencia de negocios, donde se soportan los procesos estratégicos de la organización, buscando eficiencia en la gestión y optimización de los recursos asignados al proceso.

ARTÍCULO TERCERO: CRITERIOS PARA LA DEPURACIÓN DE ANOMALÍAS COMERCIALES.-

1. La depuración de las anomalías comerciales se extenderá a todas las cuentas contrato de la zona de servicio.

2. La depuración de las anomalías comerciales se adelantará tanto en la cartera no vencida como en la cartera vencida.

3. La depuración de las anomalías comerciales se realizará para corregir las inconsistencias encontradas de acuerdo a los procedimientos e instructivos que para tal fin determine la EAB-ESP.

4. Actualización de la información comercial y los ajustes contables a que haya lugar dentro de los procedimientos establecidos para tal efecto.

5. Aplicación de los procedimientos e instructivos depuración de las anomalías comerciales de cada zona de servicio.

6. Adopción de los mecanismos de control necesarios para la depuración de las anomalías comerciales.

ARTÍCULO CUARTO. RESPONSABLES Y PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DEPURACIÓN DE ANOMALÍAS COMERCIALES.- La depuración de anomalías comerciales estará a cargo de los siguientes funcionarios y/o áreas de la empresa:

4.1. AUTORIZACIÓN. El Comité de Depuración de Anomalías Comerciales de la EAB-ESP estará integrado por los gerentes Corporativos Financiero y de Servicio al Cliente, el Director de Contabilidad, el Director de Tributaria, el Director de Jurisdicción Coactiva y el Director del Área de origen de la obligación.

Comité que sesionará de acuerdo a lo previsto en la presente resolución para efectos de autorizar la depuración de anomalías comerciales cuyo resultado implique el ajuste contable en el SIIE de obligaciones cuya cuantía sea superior al 50% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente.

Parágrafo. Las anomalías comerciales cuya depuración genere ajustes contables en el SIIE iguales o inferiores al 50% de un (1) salario mínimo legal mensual vigente serán autorizados por el Gerente Corporativo y el Director del área correspondiente, previo informe escrito y soportado del área de origen de la anomalía.

4.1.2. SESIONES Y VOTACIÓN. El Comité de Depuración de Anomalías Comerciales sesionará a solicitud del Gerente Corporativo Financiero, quien lo presidirá, con la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones se adoptarán por mayoría simple. Sesionará por lo menos una vez cada dos meses.

Parágrafo. La participación de los miembros del comité tiene carácter obligatorio e indelegable; la inasistencia al Comité por parte de alguno de sus miembros deberá ser debidamente motivada.

4.1.3. FUNCIONES. Son funciones del Comité de Depuración de Anomalías Comerciales las siguientes:

1. Estudiar y evaluar las solicitudes de depuración de cartera que presenten las diferentes áreas a la Gerencia Corporativa Financiera.

2. Analizar los valores contables a depurar conforme a los términos establecidos en la presente resolución y demás normas que la complementen.

3. Solicitar a cualquier área de la empresa informes, expedientes y en general todo documento que requiera, previo a la decisión de autorizar o no la depuración de anomalías comerciales.

4. Invitar al funcionario que corresponda y/o contratista de la entidad a sus sesiones, quien tendrá derecho a voz, pero no a voto.

5. Autorizar la depuración de anomalías comerciales de la EAB-ESP.

6. Solicitar al área de origen de la anomalía comercial, los soportes de la ejecución de la depuración, conforme a la autorización dada por el comité y a los procedimientos establecidos para tal efecto.

7. Realizar las recomendaciones que considere necesarias al área de origen de la anomalía comercial.

4.1.4. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Depuración de Anomalías Comerciales estará a cargo del (de la) Coordinador (a) de cartera de la Dirección de Jurisdicción Coactiva, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Citar a las reuniones a los miembros del comité e invitados.

2. Elaborar el orden del día.

3. Elaborar las actas de las reuniones del comité y suscribirlas.

4. Preparar los informes sobre la gestión adelantada por el comité; estos informes serán suscritos por el presidente y el secretario (a) técnico (a) del Comité de Depuración de Anomalías Comerciales.

5. Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del comité.

6. Custodiar y mantener el archivo de las actas del comité y sus soportes. Expedir copias simples o auténticas de estos a solicitud de parte y dentro de los parámetros legales.

7. Coordinar la creación, modificación y/o actualización del procedimiento para la presentación de las anomalías comerciales y la ejecución de la depuración de la cartera comercial.

8. Las demás que correspondan a la naturaleza de este comité.

4.2. EJECUCIÓN.- El área de origen de la anomalía comercial es la responsable de la depuración de la base de datos de la empresa y de los ajustes contables en el SIIE que esto genere; no obstante, las siguientes áreas serán las responsables de las anomalías que se identifican a continuación:

4.2.1. ACTIVIDADES. El área responsable de la depuración de las anomalías comerciales tendrá a su cargo las siguientes actividades:

1. Realizar la depuración de la anomalía comercial de la EAB-ESP, conforme a los parámetros autorizados por el Comité de Depuración de Anomalías Comerciales o el Gerente Corporativo, según corresponda, aplicando los procedimientos e instructivos establecidos para tal efecto.

2. Actualizar la información comercial y realizar los ajustes contables a que haya lugar, dentro del marco normativo y reglamentario de la EAB-ESP.

3. Adoptar y aplicar las acciones preventivas y correctivas para el cumplimiento del proceso de depuración de anomalías comerciales en la EAB-ESP.

4. Diseñar los mecanismos de control, necesarios para la depuración de anomalías comerciales.

5. Recomendar a cualquier área de la empresa las mejoras que deban realizarse al marco reglamentario, a los procedimientos o instructivos del proceso de depuración.

6. Elaborar el informe de la depuración y los ajustes contables realizados, el cual será remitido a la Secretaría Técnica del Comité o al Gerente Corporativo del Área, según corresponda, y, en todo caso, a la Dirección de Jurisdicción Coactiva.

4.3. APOYO A LA DEPURACIÓN DE ANOMALÍAS COMERCIALES. El Comité de depuración de anomalías comerciales contará con el apoyo de las siguientes áreas de la EAB-ESP:

4.3.1. DIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA. Le corresponde a esta dependencia:

1. Proponer las acciones necesarias para la gestión del procedimiento de depuración de anomalías comerciales.

2. Remitir mensualmente al área de origen de la anomalía comercial la base de datos de las cuentas contrato susceptibles a depurar que sean encontradas durante el proceso de cobro de cartera.

3. Realizar el seguimiento a los indicadores de gestión relativos a la depuración de anomalías comerciales que disminuyan la cartera.

4. Presentar los informes anuales debidamente soportados, de la gestión del Comité al Gerente General y/o a la Junta Directiva.

4.3.2. A LA DIRECCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. Le corresponde a esta dependencia:

1. Implementar en el SIIE los procedimientos para la depuración de anomalías comerciales.

2. Elaborar, suministrar y actualizar los IFUS de las transacciones requeridas para el proceso de depuración de anomalías comerciales.

3. Prestar soporte y acompañamiento a las áreas que lo requieran, sobre las herramientas existentes o a implementar en el SIIE para la depuración.

4.3.3. DIRECCIONES DE CONTABILIDAD Y TRIBUTARIA. Les corresponde a estas dependencias:

1. Señalar las directrices contables y tributarias para que la depuración de anomalías comerciales afecte las cuentas contables que correspondan y tengan el efecto tributario correcto.

2. Prestar asesoría a las áreas que intervienen en el proceso de depuración, en los temas de su competencia.

ARTÍCULO QUINTO: ADOPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS.- Forman parte integral de esta resolución todos los procedimientos, instructivos y formatos adoptados por la EAB-ESP para la depuración de anomalías comerciales, los cuales son de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO  SEXTO: VIGENCIA.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que sobre la materia se hayan expedido en la EAB-ESP, especialmente la Resolución 1239 del 22 de noviembre de 2010.

Dada en Bogotá, D.C., a los trece (13) días del mes de diciembre de dos mil trece (2013).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

ALBERTO JOSÉ MERLANO ALCOCER

Gerente General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5260 de diciembre 16 de 2013