RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Con el fin de contribuir a la debida aplicación del artículo 28 del Decreto 372 de 2010 respecto de las obligaciones por pagar que constituyan los Fondos de Desarrollo Local, se señalan los lineamientos que deben observar los Fondos (F.D.L.), durante el desarrollo de cada ciclo presupuestal, para contribuir con la entrega real de los bienes y servicios contratados y así disminuir la constitución de nuevas obligaciones por pagar.¹

Los Fondos de Desarrollo Local deberán seguir los siguientes lineamientos presupuestales establecidos por la Secretaría Distrital de Hacienda, de acuerdo con las competencias señaladas por el Decreto 714 de 1996 "Estatuto Orgánico de Presupuesto"

Las obligaciones por pagar son los compromisos adquiridos y debidamente registrados con cargo a los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local que no se alcanzan a pagar en la vigencia respectiva, las cuales deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente.

En consecuencia hasta que se reciba el bien o servicio y se efectúe el debido pago o desaparezca el compromiso las obligaciones por pagar deben permanecer o fenecerse presupuestalmente en los términos de la presente Circular.

Dado el volumen de obligaciones por pagar que persisten en los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local, los Alcaldes Locales y ordenadores de gasto de entidades Distritales que suscribieron compromisos con cargo al presupuesto de los FDL, deben tener en cuenta los lineamientos establecidos en esta circular para su saneamiento, y realizar las acciones necesarias para una adecuada ejecución del presupuesto.

Así mismo, en observancia del artículo 28 del Decreto 372 de 2010, "En ningún caso los saldos liberados de Obligaciones por Pagar servirán para efectuar adiciones a otras obligaciones o pagos o para financiar nuevos compromisos". Por consiguiente, los recursos liberados podrán ser destinados a la financiación de los proyectos de inversión del Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI- debidamente registrados en el Banco de Programas y Proyectos local administrado por la Secretaria Distrital de Planeación.

1.2.1 Los Fondos de Desarrollo Local deberán apropiar los recursos en la vigencia respectiva, teniendo en cuenta las cantidades de obra y/o servicio que efectivamente se ejecutarán durante la vigencia, el cual debe soportarse con los flujos de ejecución real.

Respecto de los proyectos de inversión y en coherencia con lo establecido en la Circular CONFIS No. 3 de junio 10 de 2009, cada FDL debe verificar el desarrollo de sus proyectos de inversión para ajustar su ejecución a la vigencia, sin que el plazo de entrega de bienes y servicios exceda el mes de marzo de la vigencia siguiente.

1.2.2 Los contratos o convenios cuya ejecución abarque más de dos vigencias, deberán estar soportados presupuestalmente con vigencias futuras. Los montos autorizados en la vigencia futura deberán corresponder a la estimación de pagos.

1.3 ACCIONES CORRECTIVAS.

1.3.1 Previo al ajuste por cierre presupuestal de la vigencia fiscal inmediatamente anterior, que trata el artículo 36º del Decreto 372 de 2010², los FDL deben efectuar la revisión de todas las obligaciones por pagar registradas. Para el efecto, deben presentar a la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto las Obligaciones por Pagar a constituir, clasificadas por año y tipificadas de la siguiente forma:

1.3.2 La Secretaría Distrital de Hacienda, aplicará lo establecido en el inciso 2³ del artículo 46º del Decreto 372 de 2010 a los F.D.L. que no lleven a cabo la revisión señalada en el numeral anterior.

1.3.3 Las obligaciones por pagar que se constituyan y respalden compromisos que no hayan sido ejecutados dentro de los términos señalados por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo, fenecerán.

A continuación se transcriben los artículos en mención.

Artículo 136 C.C.A: "(…) 10. En las relativas a contratos, el término de caducidad será de dos (2) años que se contará a partir del día siguiente a la ocurrencia de los motivos de hecho o de derecho que les sirvan de fundamento.

Para fenecer las Obligaciones por Pagar, el ordenador del gasto y el responsable del presupuesto del respectivo Fondo de Desarrollo Local, deberán elaborar un acta de fenecimiento, copia de la cual enviará a la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, junto con el Decreto de ajuste del presupuesto para que conceptúe sobre su viabilidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 del Decreto 372 de 2010.

En caso de reaparecer legalmente la obligación se debe realizar los ajustes presupuestales pertinentes, para cubrir la obligación con recursos de la vigencia respectiva, de acuerdo a lo establecido en el artículo 41 del Decreto 372 de 2010.

Los Fondos de Desarrollo Local deberán seguir los siguientes lineamientos contractuales establecidos por la Secretaría Distrital de Gobierno, en virtud de lo preceptuado por las normas de contratación y de acuerdo con sus competencias, en especial las señaladas por el Decreto 539 de 2006:

2.1.1 Al inicio de la vigencia respectiva y previo al ajuste por cierre presupuestal, de que trata el artículo 36 del Decreto 372 de 2010, cada F.D.L. debe realizar todas las actuaciones necesarias para dar por terminado las obligaciones adquiridas conforme con lo establecido en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decreto reglamentarios.

2.1.2 Revisar permanentemente todos los convenios interadministrativos, determinando en lo posible la terminación de aquellos que lleven más de dos vigencias, que no se hubiesen comprometido los recursos con terceros o que no se haya iniciado su ejecución real.

2.1.3 Los F.D.L. deberán evitar incurrir en sanciones disciplinarias relacionadas con la no liquidación oportuna de los contratos y convenios, o por la no asignación oportuna de personal encargado de esta labor.

2.1.4 Prever y corregir situaciones administrativas y operativas que contribuyen al incremento o permanencia de la obligación por pagar, entre las que se tienen:

a) Pérdida de competencia para la liquidación de contratos o convenios.

b) Contratos o convenios en controversia jurídica.

c) Ausencia de documentos requisito para la liquidación de contratos o convenios, como paz y salvo de empresas de servicios públicos en el caso de contratos de obra, falta de comprobantes de pago de las obligaciones parafiscales, o falta de informe final.

d) Falta de personal encargado de los procedimientos de liquidación.

e) Cuenta bancaria inactiva de los contratistas.

f) Ocurrencia de hechos sobrevivientes o problemas no previstos con los estudios y diseños o situaciones legales que impiden la ejecución de obras.

De otra parte, es necesario que las entidades Distritales que ordenaron gastos con cargo al presupuesto de los F.D.L. reporten oportunamente sobre la liquidación de los contratos o sobre la existencia de ahorros o saldos de apropiación que pueden ser liberados.

2.2.1 Cuando se presente la falta del lleno de requisitos documentales para la liquidación de los contratos, el F.D.L debe solicitar por escrito al contratista, a su última dirección registrada, para que allegue en un término de 15 días hábiles los documentos necesarios para la liquidación. De no presentarse respuesta por parte del contratista se deberá proceder de la siguiente manera, según el caso:

a) Ausencia de soporte del pago de aportes patronales y parafiscales: El F.D.L. debe actuar conforme a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artículo 5 de la Ley 828 de 2003 y proceder con este soporte a su liquidación.

b) Falta de paz y salvo del pago de servicios públicos para contratos de obra: El F.D.L. debe solicitar a los contratistas allegar copia de la petición elevada ante las empresas de servicios públicos por este concepto. De reiterarse la ausencia de este documento, el F.D.L. debe solicitar directamente a las empresas de servicios públicos certificar el paz y salvo del contratista por concepto de servicios públicos en los términos del artículo 123 del Decreto – Ley 2150 de 1995. En caso que se configure el silencio administrativo positivo, deberá realizarse el trámite establecido en el artículo 42 del C.C.A. Una vez surtido dicho trámite, el F.D.L. debe proceder con estos soportes a la liquidación del contrato.

c) Falta de informe final: Si el contratista desarrolló el objeto de forma evidente y el informe final hace parte integral del contrato, el supervisor o interventor del contrato debe dejar constancia escrita que el contratista desarrolló su objeto y no presentó informe final. Esto acarreará la declaratoria de incumplimiento del contrato, la cual debe realizarse mediante acto administrativo motivado, surtir el trámite de agotamiento de la vía gubernativa y una vez en firme, el F.D.L. deberá proceder a su liquidación.

2.2.2 En los contratos o convenios en los cuales se encuentren involucrados varios F.D.L y alguno de ellos presente problemas o retardos para su pago, las partes podrán, siempre y cuando se encuentren dentro del plazo de numeral 1.3.3 de la presente Circular para la liquidación siguiente a la terminación del contrato o convenio, suscribir acta de liquidación bilateral si a ello hubiere lugar en el evento de que los contratos o convenios superen el referido término, el procedimiento que debe seguirse es el de fenecer los saldos y por ende remitirse al numeral 1.3.3 de la presente Circular.

2.2.3 Cuando exista cuenta bancaria inactiva del Contratista, el F.D.L debe solicitarle por escrito a su última dirección registrada, para que allegue en un término de 15 días hábiles la certificación bancaria de otra cuenta para proceder al pago. De no presentarse respuesta por parte del contratista, el F.D.L. debe solicitar por escrito al Banco de la cuenta reportada por el contratista para que le informe el tiempo que ha permanecido la cuenta bancaria inactiva. Si la certificación del banco informa que la cuenta se ha mantenido por un período mayor de un año como inactiva, si está en término debe proceder a la liquidación del contrato dejando constancia de esta situación. En caso de que el contratista posteriormente solicite el pago de estos saldos los Fondos de Desarrollo Local deberán realizar los ajustes necesarios, para cubrir su cancelación con recursos de la vigencia respectiva.

2.2.4 Las entidades distritales que ordenaron gastos con cargo al presupuesto de los F.D.L deberán reportar oportunamente a los referidos Fondos la liquidación de los contratos o la existencia de ahorros o saldos de apropiación que pueden ser liberados. Así mismo, la entidades distritales que contaban con Unidad Ejecutiva de Localidades – UEL deben remitir de manera inmediata a las Alcaldías Locales, copia del acta de liquidación en la cual se debe establecer la existencia o no de saldos a favor de las partes y si deben ser liberados.

2.2.5 En el evento de la ocurrencia de hechos sobrevinientes o problemas no previstos con los estudios y diseños o situaciones legales que impiden la ejecución de obras, el F.D.L. o la Entidad que realizó el contrato con cargo al presupuesto del Fondo, debe evaluar la situación para determinar la procedencia de la suspensión temporal del contrato entre tanto se corrige el hecho sobreviniente o el problema no previsto, o en su defecto ante la imposibilidad de continuar con su ejecución, gestionar de manera inmediata la liquidación bilateral o unilateral del contrato, esto con el fin de evitar el pago de sumas al contratista por los perjuicios ocasionados ante la indefinición de situaciones que escapen de su control.

Aprobó: Isauro Cabrera Vega (SDH)/ Elizabeth Cortez Suárez (SDG)

Revisó: Marco Antonio Machado (SDH)/ Luz Mary Rincón (SDG)/ Victoria Eugenia Parada Orozco (SDH)