RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 046 DE 2013

(Noviembre 7)

“Por la cual se actualiza el Trámite de la Indagación Preliminar en la Contraloría de Bogotá, D.C. se asignan competencias y se dictan otras disposiciones.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ

En ejercicio de sus atribuciones Constitucionales, Legales y Reglamentarias, en especial las previstas por la Constitución Política artículo 271; la Ley 489 de 1998, la Ley 610 de 2000 y el Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 271 de la Constitución Política de Colombia determina: “los resultados de las indagaciones preliminares adelantadas por la Contraloría tendrán valor probatorio ante la Fiscalía General de la Nación y el juez competente”.

Que el artículo 9° de la Ley 489 de 1998, al referirse a la delegación establece: “Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente Ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente Ley.”

Que el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, establece: “Si no existe certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causación del daño patrimonial con ocasión de su acaecimiento, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables, podrá ordenarse indagación preliminar por un término máximo de seis (6) meses, al cabo de los cuales solamente procederá el archivo de las diligencias o la apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

La indagación preliminar tendrá por objeto verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento o intervenido o contribuido a él”.

Que el artículo 22 del Acuerdo 519 de 2012, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., en éste dispone: “El Contralor de Bogotá, mediante acto administrativo, podrá delegar funciones generales o específicas del ejercicio de la vigilancia y del control fiscal, así como las atribuidas a la Contraloría de Bogotá D.C., por las que deba responder, con excepción de los casos de que trata el Artículo 24 del presente acuerdo. Esta delegación podrá hacerse en los servidores públicos de los niveles directivo y asesor de la Contraloría de Bogotá D.C.”.

Que el mencionado Acuerdo atribuye a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y a la Dirección de Reacción Inmediata, la función de adelantar las Indagaciones Preliminares.

Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 011 de abril 11 de 2010 “Por la cual se asignan competencias para el trámite de la Indagación Preliminar y de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva, y se dictan otras disposiciones”, se estableció en el Titulo I la competencia y traslado de la Indagación Preliminar.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 007 de Marzo 31 de 2011 “Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones”, se adoptó la nueva versión del Procedimiento para la Indagación Preliminar.

Que es necesario actualizar y armonizar la parte sustantiva y procedimental de la Indagación Preliminar en una sola resolución reglamentaria, para su facilidad y aplicabilidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. COMPETENCIA. La competencia para el conocimiento, trámite y decisión de la Indagación Preliminar, radicará en las siguientes dependencias:

La Dirección de Reacción Inmediata, será competente para adelantar Indagaciones Preliminares que por su naturaleza, posible impacto en el patrimonio distrital, complejidad, oportunidad y especialidad en su conocimiento le sean asignadas por el Contralor de Bogotá D.C.

Las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, a través de los Directores Sectoriales de Fiscalización y Subdirectores de Fiscalización y Gerentes de Localidades, son competentes para adelantar Indagaciones Preliminares por hechos relacionados con la gestión fiscal de los sujetos de vigilancia y control fiscal sobre los que ejercen auditoría, hechos estos que no deben estar asignados a la Dirección de Reacción Inmediata.

El conocimiento y decisión de las indagaciones preliminares estará en cabeza del Jefe de la dependencia competente, quien suscribirá las providencias que se profieran dentro del trámite.

La sustanciación de la Indagación Preliminar estará a cargo de un profesional del derecho, quien contará con el apoyo de profesionales de otras disciplinas que responderán por la parte técnica de la misma.

ARTÍCULO 2. TRASLADO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR. Si como resultado de la Indagación Preliminar adelantada de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, se observare que existe mérito para abrir proceso de responsabilidad fiscal, el funcionario competente proferirá auto de traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, para lo de su competencia.

Cuando las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, Subdirecciones de Fiscalización, Gerencias de Localidades o la Dirección de Reacción Inmediata, observen que no existe daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo, archivarán las diligencias adelantadas en la Indagación Preliminar.

Así mismo, en cualquier estado de la Indagación Preliminar se podrá cesar la acción fiscal y procederá el archivo del expediente, cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado, o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente.

ARTÍCULO 3. TÉRMINO. La Indagación Preliminar podrá ordenarse por un término máximo de seis (6) meses, de conformidad con lo establecido en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000.

CAPÍTULO II

DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO 4. PROCEDIMIENTO. Adoptar la nueva versión del procedimiento para la Indagación Preliminar, versión 6.0 Código 4017.

ARTÍCULO  5. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Título I de la Resolución Reglamentaria Nº 011 de Abril 11 de 2010 y el numeral 18 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 007 de Marzo 31 de 2011.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 7 días del mes de noviembre del año 2013.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá, D.C.

FECHA: 18 DE OCTUBRE DE 2013

1. OBJETIVO:

Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el desarrollo de la Indagación Preliminar en las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y la Dirección de Reacción Inmediata.

2. ALCANCE:

Inicia con la remisión de la información para posible Indagación Preliminar y termina con el Auto de Traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y/o a la Dirección de Reacción Inmediata, según corresponda, o con la decisión de archivo.

3. BASE LEGAL:

Ver normograma

4. DEFINICIONES:

ACTA: Documento en donde se registran los temas tratados en una Mesa de Trabajo, Junta, Comités o lo ocurrido en cualquier diligencia fiscal.

APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR: Decisión consignada en un auto de trámite proferida por los funcionarios competentes para adelantar la Indagación. En ella se precisarán las normas que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia y del funcionario para actuar, se declara iniciada la Indagación Preliminar, se identificará con exactitud el hecho o situación de que se ocupará la indagación, el sujeto de control afectado, se definirá cuál de los supuestos de procedibilidad señalados por el Art. 39 de la Ley 610 se presentan, se decretará la práctica de las pruebas conducentes y pertinentes, con el fin de esclarecer los hechos materia de averiguación.

ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN: Decisión consignada en un auto que declara terminada la Indagación Preliminar, porque no se establece la ocurrencia de los supuestos exigidos por la Ley 610 de 2000, para dar formal apertura al Proceso de Responsabilidad Fiscal.

ASIGNACIÓN DE COMPETENCIA: Decisión contenida en un auto, por la cual se confieren atribuciones para dar inicio y llevar hasta su terminación la Indagación Preliminar. En él se consignarán los fundamentos jurídicos que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia, describirá con claridad la situación objeto de estudio y la Entidad afectada.

AUTO: Providencia (documento) que contiene una decisión de trámite o impulso de la Indagación Preliminar.

DICTAMEN PERICIAL: Es aquélla prueba dirigida a verificar hechos que interesan a la indagación y que requiere especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos.

EXPOSICIÓN LIBRE: Es la versión que sin apremio alguno rinde el implicado (persona que la información recopilada en la actuación indica como autor o responsable del hecho u omisión generador del daño fiscal).

INDAGACIÓN PRELIMINAR: conjunto de actuaciones pre procesales administrativas adelantadas por la Contraloría a efectos de establecer el mérito para abrir un proceso de responsabilidad fiscal, garantizando la reserva y el recaudo de pruebas, destacando como requisito de procedibilidad la existencia de un daño patrimonial del Estado y la identificación de los presuntos responsables, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 610 de 2000.

INFORME EVALUATIVO: Documento que soporta o sustenta el resultado de la Indagación y contiene, al menos, el objeto de ésta última, la entidad, las pruebas practicadas, su análisis, valoración, y finalmente, la sugerencia de archivar o iniciar el proceso de responsabilidad fiscal.

Si la conclusión es dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal, el informe contendrá, al menos:

* Antecedentes o circunstancias que originaron la Indagación Preliminar.

* El sujeto de Control afectado.

* El hecho presuntamente irregular.

* El daño fiscal ocasionado, debidamente cuantificado.

* Las normas violadas.

* La determinación de los presuntos responsables, especificando los hechos para cada uno.

* Material probatorio recaudado.

INFORMACIÓN PATRIMONIAL: Es el conjunto de datos sobre los bienes y rentas de las personas vinculadas a la indagación preliminar como presuntos responsables fiscales que pueden ser afectados por una medida cautelar, en observancia del artículo 12 de la Ley 610 de 2000, dentro del proceso de responsabilidad fiscal.

POLICÍA JUDICIAL: Es aquélla función de carácter técnico que tiene por objeto auxiliar y colaborar con los servidores de la Contraloría que realicen actividades de indagación o investigación, en la búsqueda, el recaudo y el aseguramiento de las pruebas, para lo cual deberán coordinar sus actuaciones con las de la Fiscalía General de la Nación. Para estos efectos, además de las funciones previstas en el Código de Procedimiento Civil - C. de P. P., podrán solicitar información a entidades oficiales o particulares en procura de datos que interesen para solicitar la iniciación del Proceso de Responsabilidad o para las Indagaciones o investigaciones en trámite, inclusive para lograr la identificación de bienes de las personas comprometidas en los hechos generadores de daño patrimonial al Distrito, sin que al respecto le sea oponible reserva alguna.

PROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR: Es la viabilidad que se le da al inicio de la Indagación, cuando no existe certeza acerca de cualquiera de los siguientes eventos:

* Ocurrencia del hecho.

* Causación del daño patrimonial con ocasión del acaecimiento del hecho.

* Entidad afectada.

* Determinación de presuntos responsables.

PRUEBAS: “Todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. La certeza esta en nosotros, la verdad en los hechos. Aquella nace cuando uno cree que conoce ésta; más por la falibilidad humana, puede haber certeza donde no haya verdad y viceversa”. (CARRARA, Francesco, Programa, Bogotá, 1957, Tomo II. Pág 381).

PRUEBA DOCUMENTAL: Es aquélla en la que se plasman las decisiones o evidencias relacionadas con los hechos que se investigan, por lo cual se considera y sobre estas se debe principalmente basar la indagación.

Constituyen prueba documental, entre otros, los oficios, certificaciones, nóminas, ordenes de ingreso y egreso de almacén, cuentas de pago, cuentas de cobro, contratos y actas. También se consideran documentos: los escritos, comunicaciones, vía fax, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones etiquetas, sellos, y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (Art. 251 del CPC y/o norma vigente al momento de la Indagación Preliminar).

TESTIMONIO: Es la exposición que un tercero rinde al funcionario competente para adelantar la indagación, en relación con los hechos o circunstancias de los cuales ha tenido conocimiento por percepción directa o por informaciones.

TRASLADO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR: Es el envío de toda la actuación adelantada dentro de la Indagación Preliminar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y/o a la Dirección de Reacción Inmediata, según corresponda, para que inicie el correspondiente Proceso de Responsabilidad Fiscal.

VISITAS ESPECIALES: Es el examen y reconocimiento directo que hace el funcionario investigador sobre los lugares, documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la indagación. En la misma diligencia se irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará, pormenorizadamente, los documentos, hechos o circunstancias examinadas y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellas las personas que intervengan en la diligencia.

Cuando lo estime necesario, el competente podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. (Art. 31, Ley 610 de 2000).

5. ANEXOS:

* Anexo 1: Auto de apertura de Indagación Preliminar.

* Anexo 2: Memorando sobre la improcedencia de la indagación.

* Anexo 3: Acta de recepción de testimonios.

* Anexo 4: Acta de diligencia de exposición libre y espontánea.

* Anexo 5: Oficio de citación para rendir exposición libre.

* Anexo 6: Acta de visita especial.

* Anexo 7: Informe evaluativo para decidir la Indagación Preliminar.

* Anexo 8: Auto de Archivo de la Indagación Preliminar.

* Anexo 9: Auto por el cual se ordena el traslado de la Indagación Preliminar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y/o Dirección de Reacción Inmediata.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

7. ANEXOS

ANEXO No. 1

AUTO DE APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR No. ________

En Bogotá D.C., a los _____ días del mes de ____ de dos mil ____ (__ ), el suscrito (Director Sectorial y/o director de Reacción Inmediata), en desarrollo de las atribuciones conferidas por los artículos. 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, 109 del Decreto 1421 de 1.993, (citar en lo pertinente según corresponda artículos del Acuerdo Nro. 519 de 2012, cuando se tramite la indagación en una Dirección Sectorial de Fiscalización, la Dirección de Reacción Inmediata), procede a dictar auto de apertura de Indagación Preliminar, por el manejo de recursos de la ____ (nombre completo de la Entidad afectada) ____, ____ (naturaleza jurídica de la Entidad) ____, ____ cargo de quien lleva la representación de la Entidad ____y nombre del actual titular de ese cargo ____), teniendo en cuenta los siguientes

ANTECEDENTES

----(describir la fuente de la información y la información que constituye el objeto de la Indagación)----

Que la citada información no da certeza sobre -----(referir el o los presupuestos señalados por el Art. 39 de la Ley 610 de 2000 que justifican dar trámite a la Indagación Preliminar –ocurrencia del hecho, causación del daño patrimonial, entidad afectada, determinación de los presuntos responsables-, de los que según la información no se tiene certeza), razón por la cual habrá de ordenarse el trámite de Indagación Preliminar.

En mérito de lo expuesto, el suscrito Funcionario asignado,

RESUELVE:

PRIMERO: Avocar el conocimiento de las presentes diligencias.

SEGUNDO: Declarar abierta la Indagación Preliminar No. ____ (el número asignado en el Auto de asignación de competencia)--- en los términos señalados en la Ley 610 de 2000, por el manejo de recursos de la_____ (nombre de la Entidad afectada)---.

TERCERO. Practíquense las siguientes pruebas:

----(Teniendo en cuenta los medios probatorios reconocidos en la legislación colombiana, señalar uno a uno aquellos que de la evaluación inicial de la información que origina el trámite, se consideren necesarios para buscar la verdad real sobre la situación objeto de estudio y sus autores)…a manera de ejemplo:

------(Mediante Visita Especial, verifíquese la información necesaria en las dependencias del (o de la ) (Ministerio, Superintendencia, Secretaría, etc., menciónese la Institución), diligencia para la cual se señala la hora de las --------del día--- de--- de-----. Para su inicio.

---Ofíciese a la Dirección (Oficina, División, Sección) de Recursos Humanos de la Institución afectada, a fin de que envíen copia de la hoja de vida del señor (los señores) ___________________, implicado (s) dentro de las presente diligencias y demás documentos necesarios.

Óigase el testimonio del señor _______ , cítese a este Despacho para el día ____, a la hora _____

Las demás diligencias que de acuerdo con el adelanto de la indagación se requieran.

CUARTO: Comisionar a la Profesional ( ……….), para practicar las pruebas necesarias para el esclarecimiento de los hechos e impulso de la Indagación Preliminar.

QUINTO: El funcionario comisionado queda facultado para trasladarse a la entidad(ES) en que deba practicar pruebas y diligencias propias de la indagación, de las cuales quedará constancia en el expediente.

SEXTO: Enterar al representante legal de la entidad y/o jefe (s) de las dependencias objeto de las diligencias, informándoles sobre la apertura de la Indagación Preliminar, solicitándole su oportuna colaboración.

SÉPTIMO: Remitir copia de esta providencia a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (cuando la I.P, se adelante en la Dirección de Reacción Inmediata o en las Direcciones Sectoriales).

COMUNÍQUESE, NOTIFÍQUISE Y CÚMPLASE

(Firmas)

(Nombres)

(Cargo de los Funcionarios Asignados para el trámite y para la orientación en caso que en el auto de asignación de competencia se haya designado a este último).

(Este Auto debe notificarse por anotación en Estado. Cuando la información identifique la persona o personas que intervinieron por acción u omisión en la generación del daño patrimonial, se ordenará y efectuará la notificación personal del Auto de Apertura y en él se ordenará citarlos a rendir exposición libre).

ANEXO No. 2

MEMORANDO SOBRE LA IMPROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR

(Ciudad y fecha)

PARA Director Sectorial o Director de Reacción Inmediata

DE: Funcionario comisionado

ASUNTO: Concepto sobre la Improcedencia de la Indagación Preliminar

Para los fines pertinentes, me permito emitir concepto sobre la improcedencia de la Apertura de la Indagación Preliminar contemplada en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, en los siguientes términos:

(Expresar de manera clara y sucinta los fundamentos tenidos en cuenta para no abrir la Indagación Preliminar : Por ejemplo: Tal como lo dispone el artículo 272 de la Carta Política y el Decreto 1421 de 1993, le corresponde a esta Contraloría la vigilancia y control de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito y en ejercicio de estas funciones, establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.

De los hechos denunciados, se observa que las presuntas irregularidades se encuentran por fuera de la órbita de nuestra competencia, por cuanto ninguna de ellas comporta el ejercicio de una gestión fiscal.)

Cordialmente,

(Firma, nombre y cargo del funcionario competente)

Elaborado por: (Firma, nombre y cargo del funcionario comisionado)

ANEXO No. 3

ACTA DE RECEPCIÓN DE TESTIMONIO

I. P. No. ______

Recepción del testimonio del señor ______________________identificado con C.C. No.______ expedida en ________________dentro de la Indagación Preliminar No. _________

En la ciudad de _________, en las instalaciones de----------(lugar en donde se practica la diligencia), a los _______ días del mes de _______________ del año: _____ (colocar el año en letras y números), siendo las _____ horas, el suscrito Funcionario asignado, procede a recibir testimonio dentro de la presente Indagación Preliminar, al señor _______________ identificado con cédula de ciudadanía No. ________ expedida en ______________, de acuerdo con las facultades otorgadas por la Ley 610 de 2000. En tal virtud se le recibió juramento de acuerdo con lo previsto en el artículo 266 del Código de Procedimiento Penal, previas las advertencias contenidas en los artículos 33 de la Constitución Política de Colombia, el mismo 266 y el 269 de la misma norma Procedimental Penal y en el 442 del Código Penal, por cuya gravedad promete decir la verdad en la declaración que va a rendir. Preguntado: sobre sus generales de ley. Contestó: _______________________________ (nombre, identificación, lugar de nacimiento, domicilio, residencia, estado civil, edad, profesión, estudios realizados, ocupación u oficio, parentesco con el imputado y demás circunstancias que sirvan para establecer su personalidad y si existe en relación con él algún motivo de sospecha). Preguntado: inmediatamente se le solicita al testigo que haga un relato claro y detallado de los hechos objeto de indagación. Contestó: __________________________ (Se debe dejar que haga el relato, pero si manifiesta desconocer la materia objeto de la indagación se le debe ilustrar sobre los mismos). Preguntado? Luego se le interrogará para obtener precisiones o aclaraciones de lo dicho, en particular de las circunstancias de modo, tiempo y lugar y de la razón de ser de las acusaciones a terceros. CONTESTO. ---------PREGUNTADO: (Pueden luego interrogarlo los implicados o sus apoderados) CONTESTO------------.PREGUNTADO. (Finalmente se le interrogará si tiene algo más que agregar, corregir o enmendar) Contestó: ______________________. No siendo otro el objeto de la diligencia, se termina siendo las (hora) y el acta se suscribe por quienes en ella intervinieron, previa su lectura y aprobación.

____________________________ ___________________________
Firma FIRMA DEL TESTIGO

Funcionario Investigador o comisionado para la diligencia

__________________________

Firma

Implicado y/o su Apoderado.

NOTA: Se le interrogará solamente sobre los hechos materia de la queja y no se permitirá al testigo dilaciones innecesarias.

Se tendrá en cuenta lo establecido en las normas del Código de Procedimiento Civil, igualmente, los testimonios de aquellas personas que por tener determinado fuero se rendirán por certificación jurada. Se les remitirá solicitud con el interrogatorio, indicando que deben responder a más tardar dentro de los ocho días siguientes a su comunicación, incluido término de la distancia, cuando es fuera del lugar en donde se está llevando a cabo la diligencia.

ANEXO No. 4

ACTA DE DILIGENCIA DE EXPOSICIÓN LIBRE Y ESPONTANEA

I. P. No. ________

Exposición libre y espontánea rendida por el señor (nombres y apellidos completos tal como aparecen en el documento de identidad que deberá exhibir): ____________________ identificado con cédula de ciudadanía No. __________ expedida en _______________. residente en la _________________. teléfono No. ________, ciudad ____________, departamento _____________________. Indagación Preliminar No.

En la ciudad de _______________, en las instalaciones de (lugar donde se desarrolla la diligencia), a los ___________ (fecha y hora en letras y números) se presentó el Señor _________________ conforme a citación ordenada en Auto _________ (fecha en letras y números) con el fin de rendir exposición libre y espontánea en relación con los hechos materia de la presente indagación. En consecuencia el suscrito Funcionario asignado le hace saber que tiene derecho a ser asistido por un apoderado (Abogado), a lo que manifestó ________ (por Ej.: que nombra como su Apoderado al Doctor en Derecho ___________, con T.P. No. _________ o Licencia Temporal Vigente del H. Tribunal Superior de __________ y cédula de ciudadanía No. ________ quien recibe notificaciones en la dirección ____________ de ______________ (la ciudad), presente, quien a su vez manifiesta aceptar y cumplir las obligaciones que el cargo le imponen Acto seguido, se le hace saber al declarante que la exposición que va a rendir es libre del apremio de juramento, voluntaria, que no tiene la obligación de declarar contra sí mismo ni contra sus parientes en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, ni contra su cónyuge o compañera(o) permanente, manifestando que es su voluntad declarar. Preguntado: sobre sus generales de ley (nombre y apellidos, apodos si los tuviere, documentos de identificación y su origen, los nombres de sus padres, edad, lugar de nacimiento, estado civil, nombre de su cónyuge o compañero permanente y de sus hijos suministrando la edad de los mismos y su ocupación; domicilio o residencia, establecimientos donde ha estudiado, establecimientos donde ha trabajado con indicación de las épocas respectivas y el sueldo o salario que devenga actualmente, las obligaciones patrimoniales que tiene, los bienes muebles o inmuebles que posea). Contestó: mi nombre e identificación son las antes anotadas, mis padres son _____________ y ___________., nací en ____________ el día ______ del mes de _______ de ______ (año), tengo ______ años de edad; estudié hasta __________ en el colegio–universidad ______, he trabajado en _________, el último trabajo es (fue) en ____, en el cargo de ________, con un salario de ________, mis obligaciones patrimoniales son: ______________, soy (casado–soltero), mi esposa (o compañera permanente) se llama ____________________. tengo ______ hijos, de nombres __________________________, actualmente laboro en _______ desempeñando el cargo de ______, desde _____ , igualmente laboré en las siguientes entidades públicas-------- y he sido contratista de -----------, tengo los siguientes bienes de fortuna---------- (En la recepción de la exposición, solamente el funcionario asignado formulará las preguntas. La intervención del apoderado no le da derecho para insinuar al indagado las respuestas que debe dar, pero podrá objetar al funcionario que realiza la diligencia sobre las preguntas que no formule en forma legal o correcta. Una vez cumplidos los requisitos de ley, se procederá a interrogar al imputado en primer término acerca de los hechos que originaron su vinculación.

(Es muy importante tener claro que si el exponente hace cargos contra terceros, se le debe tomar juramento sobre este punto, en cumplimiento y con las formalidades de los artículos 266 y 269 del Código de Procedimiento Penal, haciéndole conocer el contenido del artículo 442 del Código Penal, y en el caso de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de delito o infracción disciplinaria, ponerlos en oportunidad en conocimiento de la autoridad competente.

La experiencia ha enseñado que frente a una declaración, testimonio, versión libre las personas se ponen nerviosas, les aumenta o disminuye la presión arterial, aun cuando sean completamente inocentes, por eso debe brindárseles confianza y manejar las técnicas de entrevista o interrogatorio; es probable que se pueda obtener hasta una confesión.

De ser necesario se debe orientar la diligencia para que el imputado relate las cosas que interesan al proceso, hay personas muy tímidas o cortas de palabra que en ocasiones hay que agotar todos los medios de persuasión para lograr la respuesta. Sea paciente y mesurado. Como una de las tareas es determinar la responsabilidad fiscal, se debe determinar la relación jurídica y funcional del servidor público con la entidad.)

Preguntado: manifiéstele al Despacho, cuáles son (eran según el caso) sus funciones en ______________ (nombre de la entidad). Contestó: _________________________. Preguntado: Cuál es la normatividad o reglamentación que determina (o determinaba) sus funciones en ________________ (nombre de la entidad) Contestó: __________________. Preguntado: sírvase manifestar qué otras personas pueden dar veracidad de los hechos narrados y la dirección donde se pueden ubicar. Contestó: ______________. El funcionario interrogará al presunto responsable a fin de que suministre o aporte pruebas para el total esclarecimiento de los hechos.

Finalmente se interrogará al indagado acerca de si tiene algo más que agregar, enmendar o corregir en la presente diligencia? Contestó: ___________________________.

No siendo otro el objeto se da por terminada una vez leída y aprobada por quienes intervinieron.

Firma

Funcionario Investigador o comisionado para la diligencia

__________________________

Firma

Implicado y/o su Apoderado.

ANEXO No. 5

OFICIO DE CITACIÓN PARA RENDIR EXPOSICIÓN LIBRE

I. P. No. ________

(Código de correspondencia de la dependencia y número del oficio)

Ciudad y fecha ______________________

Señor

(Nombre completo de la persona requerida)

(Calidad que ostenta, en caso de ser el representante legal de la persona jurídica implicada)

(Dirección precisa)

(Ciudad de destino)

REF. (Indagación Preliminar No.______)

Sírvase comparecer a esta dependencia, ubicada en la (dirección), a la hora de las ___________________del día _________________ del mes _______ de ____________ (año en letras y números) a fin de que rinda exposición libre, requerida dentro de la Indagación Preliminar referenciada.

Se le hace saber el derecho que tiene para estar asistido por Apoderado (Abogado) en la citada diligencia.

Cordialmente,

________________________

Firma

(Nombre y apellido del Funcionario asignado).

ANEXO No. 6

ACTA DE VISITA ESPECIAL

Indagación Preliminar Nº -----------------

En Bogotá, DC., a los (---fecha y hora en letras y números……), presentes en la (dependencia competente….), los suscritos Profesionales asignados para adelantar la Indagación Preliminar Nro.-----------, dan inicio a la Diligencia de Visita Especial decretada mediante auto de fecha----------------, por el cual se avoca el conocimiento de la Indagación Preliminar No ------------------y se decretan algunas pruebas. Para tal efecto, se trasladan al sitio (---dirección….), en donde se encuentran ubicadas las instalaciones de (…la Entidad, lugar de las obras u oficinas en donde se encuentran los archivos documentales o sistematizados de….) objeto de la visita, en donde encuentran al Dr.----------, quien ejerce en la actualidad el cargo de -------------------y enterado del objeto de la visita por los Profesionales Asignados, manifiesta atender la diligencia y poner a disposición los elementos, documentos, sistemas e información que se requieran. Acto seguido, (…debe hacerse una descripción del lugar objeto de la visita y dejar constancia en el acta de las actuaciones que allí se surten, como por ejemplo de los documentos consultados, los sistemas de información revisados, las informaciones suministradas por quien atiende la visita, las declaraciones de testigos que en el acto de la visita se encuentren y que tengan conocimiento de los hechos que a la Indagación interesan, las consultas de información que efectúen los peritos o los especialistas que presten apoyo técnico y sus conceptos o informes. …(De los documentos consultados y que deban aportarse como prueba a la Indagación, debe dejarse constancia expresa en tal sentido y tener en cuenta lo dispuesto en los Artículos. 251 a 294 del Código de Procedimiento Civil con las modificaciones contenidas, respecto de la prueba documental….. Ley 794/03))

En el caso de recibir Testimonios, se debe incluir, según lo previsto en el artículo 31 de la Ley 610 de 2000: “…los funcionarios proceden a tomar declaración juramentada a-----------------en calidad de---------------------------, a quien se le toma juramento y se la hacen las advertencias de Ley, con el fin de formularle el siguiente interrogatorio…”:

No siendo otro el objeto de la presente diligencia se termina y se firma por los que en ella intervinieron, una vez leída y aprobada en todas y cada una de sus partes.

(Firma, nombre y cargo o identificación de todos los que participaron en la diligencia, empezando por los Profesionales Asignados).

NOTA: Cuando por cualquier circunstancia la diligencia de visita especial no pueda terminarse, se suspenderá dejando constancia en el acta en tal sentido y expresando la fecha y hora en que habrá de continuar; el acta será suscrita en el momento de la suspensión por todos los que en la diligencia intervienen y continuarse en la hora y fecha previstas, para finalmente ser suscrita nuevamente una vez terminada la visita.

ANEXO No. 7

INFORME EVALUATIVO PARA DECIDIR LA INDAGACIÓN PRELIMINAR

INDAGACIÓN PRELIMINAR Nº. _____

Indicar a quien se dirige el informe evaluativo.

Presuntas irregularidades en el (los) contrato (s) Nº (s) ____, adelantado (s) por la Secretaria de ________ para _____________________________.

ANTECEDENTES DE LA INDAGACIÓN

PRELIMINAR

Denuncia, queja, informe de auditoria etc.

Por ejemplo: Según oficio Nº. ________________, La Dirección Técnica de _________ puso en conocimiento del Despacho del Señor Contralor los hechos que se reseñan a continuación, los cuales, a juicio del grupo auditor, son constitutivos de daño fiscal; (referir el hecho u omisión, en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del informe).

Corresponde a la Contraloria de Bogotá vigilar la Gestión Fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen recursos o bienes del Distrito en todos sus órdenes y niveles. En consecuencia este Despacho, con base en las facultades otorgadas en las Resolución XX (vigente) es competente para adelantar las actuaciones conducentes al esclarecimiento de los hechos ante (la entidad correspondiente)

ACTUACIONES ADELANTADAS

(Relacionar de manera cronológica y según su clase, las actuaciones diligencias y material probatorio recaudado, tales como documentales, testimoniales y visitas especiales etc.)

RELACIÓN DE PRUEBAS

(Relacionar los medios probatorios y los folios de ubicación).

ANÁLISIS PROBATORIO

(Se analizaran las pruebas ordenadas y allegadas por la Dirección Sectorial, el quejoso, etc y las ordenadas y practicadas por los funcionarios asignados, comparándolas con los hechos materia de indagación y las normas que le sean aplicadas al encartado, teniendo en cuenta los antecedentes de los mismos, su desarrollo y cumplimiento Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria y puedan ser tenidos como tales.

Las pruebas deben ser conducentes, eficaces y pertinentes.

Por ejemplo: ..Revisado el acerbo probatorio recaudado en las presentes diligencias, se pudo constatar.

En la versión libre y espontánea el servidor público _ expresa: “ _________”.Sin embargo se le reprocha el haber obrado negligentemente como funcionario encargado de ___, al no cumplir con sus actividades administrativas y económicas, encaminadas a ............., las cuales todas en su conjunto, comportaban una gestión fiscal. Frente a estas imputaciones, el declarante no logró desvirtuar que ........ Por el contrario, acepta que....

De otra parte, en la visita especial practicada, se logró confrontar los hechos denunciados con los siguientes documentos soportes, allegados a la diligencia:

CONSIDERACIONES

(Los funcionarios asignados de a la Indagación Preliminar deberán exponer, con base en el análisis integral de los hechos y las pruebas la existencia o inexistencia de daño patrimonial.)

(Si el estudio arroja la configuración de Daño Fiscal, el informe contendrá, a demás: ……)

LA CAUSACIÓN DEL DAÑO FISCAL:

(En este acápite se deben precisar cuales fueron los hechos u omisiones generadores del daño fiscal, haciendo una presentación cronológica y ordenada de aquellos que se encuentren debidamente probados. Por ejemplo: Con fundamento en los hechos anotados en las pruebas allegadas, en el análisis probatorio antes expuesto, han quedado establecidos los siguientes hechos irregulares generadores del daño:)

CUANTIFICACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL

Constituye el cuantum del daño emergente y del lucro cesante, según el caso.

Por ejemplo: Valoradas en los términos las pruebas que acreditan los hechos ya reseñados, encontramos un daño cuantificado, en principio, en la suma de ___________________, representado en:---------------------

DISPOSICIONES VIOLADAS

Como consecuencia de los hechos y conductas constitutivas del daño, se violaron las siguientes disposiciones:(Señalar qué disposiciones legales se violaron con las conductas generadoras del presunto daño, haciendo énfasis en las directamente aplicadas al caso concreto).

DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS

RESPONSABLES

Bajo los anteriores parámetros, son presuntamente responsables los siguientes servidores públicos que para la época de los hechos ocupaban los cargos __________________ por no haber cumplido a cabalidad lo dispuesto en el artículo del manual de funciones adoptado mediante Resolución Nº. __________ “por la cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la entidad”.

De acuerdo con la certificación que obra en el expediente, expedida por _________, para la época de los hechos, los cargos arriba registrados fueron desempeñados por------------- (Nombres completos, documento de identificación, dirección del domicilio, residencia o lugar de trabajo.)

DEL GARANTE

(Referir si existe garante, cual, con identificación y domicilio, soportado en el contrato de garantía o póliza).

RELACIÓN DE BIENES Y RENTAS

Según la Declaración de Bienes y Rentas que reposa en la entidad, los presuntos responsables son titulares de los siguientes bienes....

CONCLUSIONES

Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos:

Dar traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que ordene la apertura del proceso de responsabilidad fiscal, conforme a los términos previstos en la Ley 610 de 2000).

(Si no arroja daño se recomendará el archivo de la indagación).

Por ejemplo: Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos:

El archivo de la presente indagación, por las razones y fundamentos expuestos en el presente informe).

(Firma, Nombre y cargo del funcionario comisionado)

Bogotá D.C., _______ de_______________ de __________________

ANEXO No. 8

AUTO Nº. (Cada dependencia deberá llevar un consecutivo) POR EL CUAL SE ORDENA EL ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR No. (No. de radicación de la IP)

El Director y Subdirector de Fiscalización del sector ___________junto con el profesional asignado, en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Resolución No. XXX (vigente a la fecha), si el auto proviene del Director de Reacción Inmediata proceden a calificar el mérito de la Indagación Preliminar radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes

HECHOS

Establecer el origen de la indagación Preliminar (denuncia, queja, informe de auditoría, entre otros).

La Entidad competente, por auto de… (Fecha en letras y números) dio formal apertura a la indagación preliminar que hoy se decide.

PRUEBAS

Dentro de las pruebas practicadas en el averiguatorio cabe destacar las siguientes:

Documentales: (relacionar lasque interesen para tomar la decisión)

Testimoniales: …

… (Las demás…).

CONSIDERANDOS

Se analizarán las pruebas comparándolas con los hechos materia de indagación y las normas que le sean aplicadas al encartado (a). Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria.

Por ejemplo: En la versión libre y espontánea el doctor______ expresa: “.......................”.

…Ahora bien, se le reprocha el haber obrado negligentemente, entendiendo como tal, actuar con imprevisión, desidia, indolencia, con falta de cuidado y atención, situaciones éstas que no se vislumbran en el comportamiento del señor___________. Por el contrario, se evidenció que _____________ o simplemente no existe daño, se compruebe el pago de lo debido, la reposición o reparación del bien materia de la indagación.

… La Ley exige que para proceder a la apertura del proceso de responsabilidad fiscal es necesario que se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo.

Consecuentemente con lo anteriormente analizado, este despacho procederá a disponer el archivo de las presentes diligencias…)

En virtud de lo expuesto, la (Dirección Sectorial de Fiscalización o el Director de Reacción Inmediata, según el caso. )

RESUELVE

PRIMERO: ARCHIVAR la Indagación Preliminar No.______________adelantada por el manejo de recursos de (nombre de la entidad) en la que se citaron como implicados los señores __________y _________________.

SEGUNDO: Comuníquese al Representante Legal de la entidad fiscalizada. Téngase en cuenta en el reporte periódico a rendir al Alcalde Mayor, al Concejo y a la Personería Distrital y el Consejo.

TERCERO: (En caso de que los resultados indiquen que los hechos objeto de la indagación constituyen comportamiento sancionable por otra Autoridad, debe ordenarse su traslado).

CUARTO: Cumplido lo anterior, archívese la presente Indagación Preliminar.

COMINÍQUESE Y CÚMPLASE

(Firma, nombre y cargo funcionario competente)

Cuando en la Indagación Preliminar se vinculó mediante providencia y/o exposición libre a alguna persona, esta decisión deberá notificarse en forma personal.

ANEXO Nº. 9

AUTO No._____

POR EL CUAL SE ORDENA EL TRASLADO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR

A LA DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA Y/O A LA DIRECCIÓN DE REACCIÓN INMEDIATA

Cd1:

El Director y Subdirector de Fiscalización del sector ___________( el Director de Reacción Inmediata, según el caso) junto con los funcionarios o asesores asignados ________________________, en ejercicio de las atribuciones conferidas por ___________________________________proceden a calificar el mérito de la Indagación Preliminar radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes

HECHOS

Origen de la indagación Preliminar (denuncia, queja, informe de auditoría, entre otros).

Por ejemplo: Según oficio Nº. __________ la Dirección Técnica de .... puso en conocimiento del Despacho del Señor Contralor o Contralor Auxiliar según el caso, los hechos que se reseñan a continuación, los cuales, a juicio del Grupo Auditor, son constitutivos del daño fiscal: (referir el hecho u omisión en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del informe).

COMPETENCIA

Establecer que la Contraloría tiene competencia para conocer la Indagación Preliminar.

Por ejemplo: La Contraloría de Bogotá, D.C. es el órgano competente para vigilar y controlar la gestión fiscal de _______________ en virtud de lo establecido en el artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, según el cual, “La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo corresponde a la Contraloría de Bogotá”.

Los recursos invertidos por la Entidad________________provienen de aportes del Distrito Capital, razón por la cual le corresponde a esta dependencia establecer a través de esta indagación si existe mérito para la apertura del proceso de responsabilidad Fiscal, o, por el contrario, procede el archivo de las diligencias, en los términos previstos por la Ley 610 de 2000.

ACTUACIONES ADELANTADAS

Fecha en que se inició la indagación. (Si existen otras actuaciones posteriores, deberán mencionarse).

Por ejemplo: el día ___ de ___ de___ 2001, de conformidad con las previsiones de la Ley 610 de 2000 y para los fines de su artículo 39, se dio apertura a la correspondiente Indagación Preliminar y se ordenó la práctica de las pruebas que se consideraron pertinentes y conducentes.

VALORACIÓN DE LAS PRUEBAS

En el informe evaluativo que precede, compartido por el suscrito (Asesor de la Dirección de Reacción Inmediata o Director Técnico Sectorial o Subdirector Técnico Sectorial, etc, se efectúa el siguiente: “… (Transcribir el análisis probatorio del informe evaluativo):

DETERMINACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL

(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

CUANTIFICACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL

(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES

(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

DEL GARANTE

(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

RELACIÓN DE BIENES Y RENTAS

(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

DISPOSICIONES VIOLADAS

(Transcribir el acápite del informe evaluativo).

En virtud de lo expuesto, la Dirección Sectorial de Fiscalización o el Director de Reacción Inmediata.

RESUELVE:

PRIMERO. Trasladar las presentes diligencias de I.P. No. ____ a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y/o a la Dirección de Reacción Inmediata (según corresponda), para que de curso al proceso de responsabilidad fiscal contra los presuntos responsables, conforme a los términos y requisitos establecidos en la Ley 610 de 2000.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá a los ____ días del mes de _____ de ___ de 200__

FIRMA

_____________________________________

Nombre y cargo del funcionario competente

(Cuando en la I. P. se vínculo mediante providencia y/o con exposición libre a algunas personas, esas decisiones deben notificarse en forma personal)

8. CONTROL DE CAMBIOS

NOTA DE PIE DE PÁGINA:

1 Código: Las primeras celdas corresponden al código de la Dirección Sectorial y/o Dirección de Reacción Inmediata; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el Dirección de Reacción Inmediata y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5236 de noviembre 08 de 2013