RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 55898 DE 2015

(Julio 30)

“Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Contratación del Instituto de Desarrollo Urbano IDU”.

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU,

en ejercicio de las facultades legales conferidas por los Acuerdos 001 y 002 del 3 de febrero de 2009 expedidos por el Consejo Directivo y de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993; la Ley 1150 de 2007; el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y en las demás normas complementarias y,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución No. 22477 del 30 de mayo de 2014, por la cual se modifica y actualiza el Sistema de Coordinación Interna del IDU, se reguló en el Capítulo III, el Comité de Contratación de la Entidad.

Que el artículo 15 de la Resolución No. 22477 del 30 de mayo de 2014, señala que los aspectos necesarios para el funcionamiento y buena marcha del Comité de Contratación, serán adoptados en su reglamento interno.

Que en desarrollo de los principios constitucionales de economía y eficacia, y en aras de generar una política de autocontrol y gestión al interior del Instituto, es viable reglamentar el Comité de Contratación como una instancia encargada de brindar apoyo en la estandarización de políticas generales y de consulta en los temas referentes a la contratación estatal que adelante la Entidad.

Que con ocasión de los procesos de selección, el Instituto de Desarrollo Urbano tiene el deber de propender por el cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y la selección objetiva del contratista.

Que los miembros del Comité de Contratación, en sesión del 14 de julio de 2015, adoptaron el Reglamento Interno del mismo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- ADOPCIÓN. Mediante la presente resolución se adopta el Reglamento Interno del Comité de Contratación del Instituto de Desarrollo Urbano.

ARTÍCULO SEGUNDO.- OBJETO: El presente Reglamento tiene por objeto establecer las normas que regulan las actividades del Comité de Contratación.

ARTÍCULO TERCERO.- NATURALEZA DEL REGLAMENTO: El reglamento del Comité de Contratación se expide en cumplimiento de lo dispuesto en el literal f) del artículo 12 y el artículo 15 de la Resolución No. 22477 del 30 de mayo de 2014 de la Dirección General, por la cual se modifica y actualiza el sistema de Coordinación Interna del IDU.

ARTÍCULO CUARTO.- OBJETIVOS: Son objetivos del Comité:

a. Buscar la óptima coordinación de las acciones de la gestión contractual para la cobertura de necesidades al interior de la entidad, en cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.

b. Asesorar a los ordenadores de gasto, en la realización de los procesos contractuales y la celebración de los diferentes actos jurídicos, para el cumplimiento de los fines del Instituto y de las normas que rigen la contratación estatal.

c. Conocer y analizar las evaluaciones de los procesos de selección de contratistas solicitados previamente por la Dirección General de la Entidad.

ARTÍCULO QUINTO.- CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: Conforme a lo previsto en el artículo 13 de la resolución 22477 del 30 de mayo de 2014, el Comité de Contratación está conformado por el Director General o su delegado y los cuatro (4) Subdirectores Generales de la Entidad, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus integrantes permanentes.

ARTÍCULO SEXTO.- PRESIDENTE DEL COMITÉ: El Comité de Contratación será presidido por el Director General o por el Subdirector General delegado por el primero, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Presidir y moderar las sesiones del Comité; en desarrollo de esta función, podrá conceder y/o limitar el uso de la palabra.

2. Velar por la asistencia y puntualidad en la celebración de las sesiones, así como hacer cumplir el orden del día aprobado para cada sesión.

3. Suscribir las actas de Comité.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ: Será ejercida con voz y sin voto por el Director (a) Técnico (a) de Procesos Selectivos, quien tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Convocar y Remitir a los miembros del Comité, con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles a la fecha indicada para cada sesión ordinaria, el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como la ficha técnica y los documentos anexos de cada uno de los asuntos a tratar.

2. Citar a los miembros del Comité por solicitud del Presidente del Comité, o por lo menos de dos (2) de sus miembros, o cuando las necesidades del servicio así lo requieran, a sesiones extraordinarias, anexando el correspondiente orden del día, indicando el lugar, fecha y hora de la reunión, así como la ficha técnica y los documentos anexos de cada uno de los asuntos a tratar.

3. Extender invitación, según la temática de los casos y asuntos a tratar, a los servidores públicos de la entidad o de otras entidades que tengan relación con los procesos de selección o de gestión contractual de la entidad, o cuando el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones.

4. Velar por la elaboración y suscripción de las actas de Comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.

5. Velar por la custodia temporal y posterior traslado al Archivo Central de los originales de las actas de Comité, de conformidad con las reglas del archivo establecidas para este efecto.

6. El secretario verificará que todos los miembros del Comité reciban por los medios establecidos, los soportes de la sesión, incluido el orden del día, así como la copia del borrador del acta correspondiente, la cual se pondrá a disposición de los mismos por un término de dos (2) días hábiles para la formulación de observaciones o comentarios. En caso de no recibir comentario u observación alguna dentro del término indicado, ésta se entenderá aprobada y se procederá a su legalización.

7. Ordenar la socialización al interior del Instituto, de los temas relacionados con la estandarización de políticas internas en materia de selección de contratistas, modelos de pliegos de condiciones y demás disposiciones en materia de gestión contractual, salvo aquellos asuntos que sean objeto de reserva, de conformidad con las normas legales.

ARTÍCULO OCTAVO.- DEBERES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ:

1. La asistencia al Comité de Contratación es obligatoria y no es delegable, excepto para el Director General, quien podrá delegar, de conformidad con lo indicado en el artículo sexto del presente reglamento.

2. Asistir puntualmente a las reuniones del Comité de Contratación.

3. Los miembros del Comité que no puedan asistir a una sesión, deberán comunicar tal circunstancia a la Secretaría Técnica del Comité, por lo menos con un (1) día de antelación a la fecha prevista para la reunión.

4. Abstenerse de usar sus teléfonos celulares en el comité.

PARÁGRAFO. Los miembros del Comité de Contratación, se encuentran sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses previstos en las disposiciones legales que regulan esta clase de situaciones.

ARTÍCULO NOVENO.- ASUNTOS A CONSIDERACIÓN DEL COMITÉ. Para los asuntos que se pretendan colocar a consideración del Comité, el área interesada deberá diligenciar la ficha técnica diseñada para tal fin y presentarla a la Secretaría Técnica del Comité, con mínimo tres (3) días hábiles de antelación a cada sesión ordinaria, acompañada de los anexos correspondientes del tema a tratar, las modificaciones o ajustes que se requieran o proponen, los cuales deberán estar suscritos por el ordenador del gasto responsable.

Las fichas técnicas para las sesiones extraordinarias serán presentadas antes de la celebración de la sesión y dentro del término que estime conveniente la Secretaría Técnica, de conformidad con la urgencia y necesidad del asunto a tratar. Todos los documentos deberán estar suscritos por el ordenador del gasto.

Los asuntos sometidos a consideración del Comité de Contratación, deberán ser sustentados por parte de los responsables del área que propone la modificación, mediante una presentación verbal de lo solicitado.

ARTÍCULO DÉCIMO.- SESIONES DEL COMITÉ: El Comité de Contratación sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:

1. Se reunirá en sesión Ordinaria el segundo martes de cada mes, a las siete de la mañana (7:00 a.m.), siempre y cuando existan temas objeto de análisis y deliberación por parte del Comité de Contratación. En caso contrario, el Presidente del Comité cancelará la sesión y comunicará tal circunstancia a los demás miembros, a través de la Secretaría Técnica.

2. Se reunirá en sesiones Extraordinarias cuando así se requiera, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7°, numeral 2° del presente reglamento.

3. Para todas y cada una de las sesiones se deberá tener una agenda u orden del día, que será conformada con los asuntos que deba revisar y aprobar el Comité y aquellos que hayan sido puestos a su consideración.

4. El Comité podrá sesionar, válidamente con la asistencia de mínimo tres (3) de los servidores públicos que lo conforman.

5. Al inicio de cada sesión y cuando así lo solicite cualquiera de los miembros del Comité, se procederá a verificar el quorum por parte del Secretario (a) Técnico (a). En caso de no conformarse el quórum para sesionar, el Presidente o quien haga sus veces, levantará la sesión y dejará constancia de esta circunstancia en el acta.

6. El día de la sesión se hará lectura de la agenda u orden del día por parte del Secretario (a) Técnico del Comité. Los casos sometidos a consideración del comité serán expuestos por el área interesada responsable del mismo, absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen; al término de su intervención, los miembros del comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

7. Como invitados permanentes a las sesiones ordinarias, con voz pero sin voto, asistirá por lo menos uno (1) de los integrantes del Comité Evaluador, cuando de evaluaciones se trate, y el ordenador del gasto del proyecto objeto de la deliberación.

8. Como invitados ocasionales participarán los funcionarios que tengan a su cargo la ponencia de un tema de su competencia en las sesiones en que dicho tema se exponga al comité.

9. Cuando por alguna circunstancia un miembro del Comité de Contratación, deba retirarse del recinto antes de finalizar la sesión, lo informará al Secretario Técnico, quien dejará la correspondiente constancia en el acta.

10. El Comité dejará constancia de los temas y acuerdos tomados en sus reuniones en actas que serán firmadas por el Presidente y el Secretario Técnico.

11. Cuando no se trate alguno de los puntos incluidos en el Orden del Día o se ponga a consideración del Comité, aspectos distintos a los inicialmente propuestos por el Secretario Técnico, se dejará constancia en la respectiva acta.

12. Cuando por razones de su cargo los miembros del comité no puedan realizar la sesión de manera presencial, se podrá surtir la sesión del Comité de Contratación de modo virtual. Para tal efecto, la Secretaría Técnica enviará a cada uno de los miembros del Comité, la citación electrónica con la especificación del medio que será utilizado para realizar la sesión virtual, el objeto de la sesión y el respectivo orden del día. De estas actuaciones se dejará constancia, a través de la suscripción del acta de Comité correspondiente. Las sesiones virtuales podrán realizarse a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales, grupos de correo o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité.

13. El Comité será convocado válidamente por cualquiera de sus miembros, a través del secretario del mismo. El Director Técnico de Procesos Selectivos o quien haga sus veces convocará a sesiones ordinarias conforme su plan de trabajo y los procesos de selección en curso que sean solicitados por el Director General.

14. El Comité de Contratación dentro del ejercicio de sus funciones, podrá asesorarse de expertos externos o internos al Instituto, en los temas relacionados con los asuntos de su competencia.

15. Con el fin de salvaguardar los principios de transparencia y selección objetiva, la información conocida en desarrollo de las sesiones del comité, no podrá ser revelada por los miembros del comité o asistentes al mismo, salvo que se trate de asuntos que requieran su divulgación.

ARTÍCULO UNDÉCIMO.- QUÓRUM DELIBERATORIO: El Comité presencial y virtual deliberará y decidirá con mínimo tres (3) votos de los servidores públicos que lo conforman.

En el caso de sesiones virtuales, la Secretaría Técnica por el medio escogido para la realización de la sesión virtual verificará el quórum e informará por dicho mecanismo de la existencia de quórum decisorio.

ARTÍCULO DUODÉCIMO.- SALVAMENTO DE VOTO: Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el acta respectiva.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- ACTAS DEL COMITÉ. De cada sesión se levantará un acta donde quedarán consignadas las deliberaciones y recomendaciones para cada contratación en particular y las demás decisiones adoptadas por los miembros, al igual que las responsabilidades adquiridas. Harán parte de las actas, como anexos, las fichas técnicas y los soportes documentales presentados en la correspondiente reunión.

El acta deberá ser levantada y suscrita dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la respectiva sesión. Las actas estarán a disposición de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos e interesados, reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica acompañadas de los insumos, con las observaciones del Comité y con todos los soportes documentales presentados para su estudio.

La Secretaría Técnica elaborará las actas de las sesiones virtuales, en las cuales constará la fecha en la que se envió el asunto a someter a evaluación y aprobación, la fecha en la que dieron respuesta los miembros del Comité y el sentido del voto de cada uno.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- ARCHIVO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: El archivo del Comité de Contratación reposará en el archivo de gestión de la Dirección Técnica de Procesos Selectivos. Al finalizar cada vigencia, deberá ser remitido al Archivo Central.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO.- VIGENCIA: El presente reglamento rige a partir de la fecha de su publicación.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 30 días del mes de julio del año 2015.

WILLIAM FERNANDO CAMARGO TRIANA

Director General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5660 de agosto 27 de 2015.