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DIRECTIVA 002 DE 2017 (Junio
22) Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ, D.C., EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES/AS LOCALES Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO De: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL Asunto: DIRECTRICES SOBRE COMITÉS DE CONCILIACIÓN Radicado: 2-2017-6881 del 22 de junio de 2017
El Acuerdo Distrital
638 de 2016 creó la Secretaría Jurídica Distrital y el Decreto Distrital 323 de
2016 establece su estructura organizacional, normas que en sus artículos 5 y 3,
respectivamente, le asignan a la Secretaría Jurídica Distrital, como una de sus
funciones, la de "Formular, adoptar,
orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital y, la definición, adopción y ejecución
de las políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño
antijurídico del Distrito Capital, conforme a las normas vigentes en la materia". Ahora bien, el Decreto
Distrital 690 de 2011 adopta lineamientos para el buen funcionamiento de la
conciliación en los Comités de Conciliación de las entidades del Distrito
Capital, por ello, su observancia y plena aplicación como complemento a las
normas que regulan la materia, reviste alta importancia tanto para los Comités
de Conciliación como para las Oficinas Jurídicas. En este sentido, el artículo
2.2.4.3.1.2.1. del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector
Justicia y del Derecho, establece el campo de aplicación obligatoria de las
normas sobre Comités de Conciliación e incluye a los organismos públicos del
orden distrital. De otra parte, conforme
al artículo 2.2.4.3.1.2.2. del mencionado decreto, los Comités de Conciliación
están concebidos legalmente como una instancia administrativa que actúan como
sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño
antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, lo cual implica que, más
allá del análisis aislado de las solicitudes de conciliación o de cualquier
otro medio alternativo de solución de conflictos o de la simple evaluación
sobre el inicio de las acciones de repetición, participa en la formulación de
las políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad. Aunado a lo anterior,
es de vital importancia resaltar el inciso 2 del artículo 2.2.4.3.1.2.12. ídem,
modificado por el artículo 3 del Decreto Nacional 1167 de 2016, que en lo
ateniente a la procedencia de la Acción de Repetición, dispone: "Para ello, el ordenador del gasto, al
día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la
Entidad Pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito
surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá
remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación,
para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión
motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la
correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos
(2) meses siguientes a la decisión" Ahora, con relación a
su integración, el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto Único 1069 de 2015,
modificado por el artículo 2 del Decreto Nacional 1167 de 2016, dispone que el
Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios con
voz y voto: 1. El jefe, director,
gerente, presidente o representante legal del ente respectivo o su delegado. 2. El ordenador del gasto
o quien haga sus veces. 3. El Jefe de la Oficina Jurídica o de
la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de
la entidad. 4. Dos (2) funcionarios
de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica
de cada ente. La participación de los
integrantes será indelegable, salvo en la excepción prevista en el numeral 1°. De otra parte,
concurrirán al Comité de Conciliación sólo con derecho a voz los funcionarios
que por su condición jerárquica y funcional deban asistir, según el caso
concreto. Igualmente, asistirán el apoderado que represente los intereses del
ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga
sus veces, y el Secretario Técnico del Comité. El Comité podrá invitar a
particulares a sus sesiones cuando lo considere necesario. Las decisiones
adoptadas en el Comité de Conciliación, en cada caso concreto, hacen parte de
la actividad de la administración, por lo tanto, están sometidas a los
principios de la función administrativa y a los fines del buen servicio, así
mismo, deben obedecer a motivos objetivos previamente contemplados en la Ley. Con base en lo anterior
y teniendo en cuenta la normativa vigente sobre los Comités de Conciliación, la
Secretaría Jurídica Distrital fija las siguientes directrices: 1. En el evento de
delegación[i] de la participación en el
Comité de Conciliación, se deberá efectuar en un funcionario diferente a los
miembros del Comité, con el objeto de mantener la pluralidad en las decisiones
que se pretendan adoptar. 2. Es un deber de los
miembros del Comité de Conciliación asistir a todas las sesiones, ordinarias y
extraordinarias, so pena de incurrir en falta disciplinaria y demás
responsabilidades. El Comité deberá sesionar por lo menos dos (2) veces al mes. 3. Los asuntos de
carácter particular y de contenido económico susceptibles de conciliación
extrajudicial en materia contencioso administrativa, de conformidad con lo
establecido en el artículo 2.2.4.3.1.1.2. del Decreto Único 1069 de 2015,
modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 1167 de 2016, son los que se
adelantan por los medios de control de nulidad y restablecimiento del derecho,
reparación directa y controversias contractuales. 4. De acuerdo con el
parágrafo 1 del artículo 2.2.4.3.1.1.2 del Decreto Único 1069 de 2015, no son
susceptibles de conciliación extrajudicial en lo contencioso administrativo,
aquellos asuntos que versen sobre conflictos de carácter tributario, en los que
la correspondiente acción haya caducado y los que deban tramitarse mediante el
proceso ejecutivo de que trata el artículo 75 de la Ley 80 de 1993, salvo las
excepciones específicas establecidas en la Ley. 5. Adoptar e
implementar el módulo de conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ, conforme a las
orientaciones de la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del
Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital. 6. Los apoderados
deberán diligenciar con tres días de anticipación a la celebración al Comité de
Conciliación, en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ, las fichas
técnicas en las que, entre otras, se incluyan los aspectos fundamentales del
caso concreto, la exposición de sus argumentos y conclusiones. Información que
debe permitir, una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio
de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir. El
incumplimiento de este deber conlleva, entre otras, responsabilidades de
carácter disciplinario. 7. Decidir sobre la
procedencia de la conciliación con sujeción estricta a las normas jurídicas
sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el
patrimonio público. En este sentido, los miembros de los Comités de
Conciliación deben ajustar sus posiciones al ordenamiento jurídico, por lo
tanto, la decisión de conciliar, por sí sola, no da lugar a investigaciones
disciplinarias, ni fiscales, ni acciones de repetición, ni constituye
ordenación del gasto. El desconocimiento de
los parámetros legales y de los principios de la función pública, así como
cualquier motivación subjetiva alejada de las razones del buen servicio, hacen
responsables a los miembros de los Comités de Conciliación, pues estos
desarrollan una actividad pública susceptible de control. 8. Los miembros del Comité
de Conciliación tienen el deber de manifestar los impedimentos y/o conflictos
de intereses en que puedan estar incursos en relación con los asuntos sometidos
a su conocimiento. 9. Las entidades darán
estricto cumplimiento a los acuerdos conciliatorios, una vez hayan sido
aprobados por la autoridad judicial correspondiente y se encuentren en firme. 10. Las decisiones de
los Comités de Conciliación son de obligatorio acatamiento para los apoderados
de las entidades, quienes deben someterse a las directrices que en ejercicio de
sus funciones adopten los Comités en materia de gestión litigiosa. Apartarse de
las decisiones y lineamientos del Comité de Conciliación genera responsabilidad
legal, según corresponda. 11. Los apoderados
deberán presentar, dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de
la audiencia de conciliación, al Secretario Técnico del Comité un informe en el
que se detalle lo ocurrido en la diligencia. 12. Es un deber del
ordenador del gasto remitir dentro de los cinco (5) días siguientes a la
realización del pago al Secretario Técnico del Comité de Conciliación, los
documentos que soportan el pago, a fin de que se analice la procedencia de la
acción de repetición. 13. Adoptar la decisión
motivada de iniciar o no el proceso de repetición, en el término máximo de
cuatro (4) meses siguientes al recibo del acto administrativo y antecedentes
del pago total de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido
por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, remitido por el
ordenador del gasto. El incumplimiento de este deber constituye, entre otras,
falta disciplinaria. 14. Los Comités de Conciliación deberán hacer seguimiento de que la demanda de repetición se presente dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión de iniciarla. 15. Analizar los
resultados de los procesos judiciales en los que es parte la entidad, y adoptar
los correctivos a que haya lugar, considerando la retroalimentación con los
apoderados, que cuentan con la información e insumos obtenidos en la gestión
judicial directa adelantada. 16. El Secretario
Técnico deberá, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a cada sesión,
diligenciar en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB-
BOGOTÁ, las respectivas actas. 17. El Secretario
Técnico del Comité deberá expedir dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a cada sesión, la certificación correspondiente con destino al
apoderado cuando haya lugar a ello. 18. En el evento que
exista más de una entidad distrital convocada a una audiencia de conciliación,
se deberá, en lo posible, obtener la posición de la otra entidad, previo a que
el respectivo Comité de Conciliación decida sobre la procedencia de la
conciliación. 19. Remitir al Comité
de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital la posición institucional
de cada Comité de Conciliación, cuando un asunto judicial o extrajudicial
involucra a más de un organismo del nivel central del Distrito y exista
discrepancia en cuanto a la procedencia de la conciliación, con el fin que en
conjunto se adopte una posición unificada. Igual tratamiento se dará cuando se
presenten acciones populares y de grupo. DALILA ASTRID HERNÁNDEZ
CORZO Secretaria Jurídica
Distrital NOTAS DE PIE DE PÁGINA: [i] Téngase en cuenta que
sólo el jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente
respectivo puede delegar su participación. Proyectó: Germán Arturo Medina A. Revisó y Aprobó: Gloria E. Martínez Sierra Luz Elena Rodríguez |