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CIRCULAR 016
DE 2017
(Junio 27) Derogada por el art. 3, Resolución 088 de 2018, Secretaría Jurídica Distrital. Para: SECRETARIOS/AS
DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS ESPECIALES CON Y SIN PERSONERÍA JURÍDICA, GERENTES,
PRESIDENTES/AS Y DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, DE EMPRESAS
INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA,
SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS
DOMICILIARIOS INCLUIDAS LAS OFICIALES Y MIXTAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO,
RECTOR/A DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, ALCALDES/AS LOCALES Y VEEDURÍA
DISTRITAL De: SECRETARIA
JURÍDICA DISTRITAL Asunto: REQUISITOS
Y TRÁMITE DE REVISIÓN DE LOS PROYECTOS DE ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEBE
SUSCRIBIR EL ALCALDE MAYOR
Radicado: 2-2017-7101 del 27 de junio de 2017 El Acuerdo Distrital 638 de 2016 creó el sector Administrativo de Gestión Jurídica y la Secretaría Jurídica Distrital, asignándole a esta última, entre otras, las funciones de: "1. Asistir, asesorar y apoyar jurídicamente al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.", "2. Formular, adoptar, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital (...)" y "3. Asesorar, revisar y evaluar la legalidad, pertinencia, coherencia y conveniencia de los proyectos de decreto del Gobierno Distrital y de los proyectos de actos administrativos del Alcalde o Alcaldesa o los que deba sancionar o suscribir”, sustrayendo tales funciones a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y disponiendo en el parágrafo del artículo 7 ídem, que: "Los negocios, funciones y asuntos que venían siendo asumidos por la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaria General, serán asumidos por la Secretaria Distrital de Asuntos Jurídicos en el estado en que se encuentren". El Modelo de Gerencia
Jurídica Pública en la Administración Distrital, está contenido en el Decreto
Distrital 654 de 2011, cuyo artículo 27 establece los requisitos que deben
cumplir los proyectos de acto administrativo que debe suscribir el Alcalde
Mayor. La revisión de los actos de que tratan los numerales 27.2 y 27.3 ídem,
le corresponde a la Secretaría Jurídica Distrital, de conformidad con el
numeral 3 del artículo 3 del Decreto Distrital 323 de 2016. En ese sentido, la
Secretaría Jurídica Distrital se permite recordar los requisitos en relación
con la revisión y el trámite de los proyectos de actos administrativos que
deban ser expedidos por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. 1. El proyecto debe ser
radicado ante la Secretaría Jurídica Distrital con mínimo ocho (8) días hábiles
de antelación a la fecha en que se deba expedir el respectivo acto, con el fin
que durante dicho plazo se surta la revisión del mismo. 2. Los proyectos de
acto administrativo de carácter general y abstracto, de acuerdo con la
competencia, la especialidad y la temática a regular, únicamente deben ser
suscritos por el Alcalde Mayor y el/los secretario/os de despacho y/o el/la
director/a de departamento administrativo, con quien/es de conformidad con el
artículo 53 del Estatuto Orgánico de Bogotá, D.C., conforma el gobierno
distrital, indicando el/los nombre/s completo/s de tales servidores/as y la
denominación de la secretaría de despacho o departamento administrativo correspondiente,
tal y como aparezca en el acto de creación, transformación o modificación. Por ello, los/as
titulares de las entidades descentralizadas del nivel distrital, no deben
suscribir los proyectos referidos, por no tener competencia para ello, al tenor
de lo establecido en la citada norma. 3. Cuando el proyecto
de acto administrativo deba ser suscrito por varios/as secretarios/as de
despacho o por algunos/as de estos/as, y/o por el/la director/a de algún/os
departamento/s administrativo/s, dicho proyecto deberá firmarse por todos/as
los/as servidores/as que harán gobierno con el Alcalde Mayor para su
expedición, previamente a su radicación en la Secretaría Jurídica Distrital,
cumpliendo además lo señalado en el numeral 2 anterior. En el evento de faltar
alguna de las firmas o que el nombre de los/as titulares de los despachos que
suscriben el proyecto o de las entidades respectivas esté incompleto, este será
devuelto a la secretaría de despacho remitente del mismo, y no podrá pasar para
la suscripción del Alcalde Mayor, sin haber sido firmado previamente por
quien/es harán gobierno con el primer mandatario del Distrito Capital en su
expedición. El orden de la
denominación de las secretarías de despacho que aparecerán debajo de la firma
del Alcalde Mayor, será el siguiente: Secretaría General Secretaría Distrital de
Gobierno Secretaría Distrital de
Hacienda Secretaría Distrital de
Planeación Secretaría Distrital de
Desarrollo Económico Secretaría de Educación
del Distrito Secretaría Distrital de
Salud Secretaría Distrital de
Integración Social Secretaría Distrital de
Cultura Recreación y Deporte Secretaría Distrital de
Ambiente Secretaría Distrital de
Movilidad Secretaría Distrital
del Hábitat Secretaría Distrital de
la Mujer Secretaría Distrital de
Seguridad, Convivencia y Justicia Secretaría Jurídica
Distrital. Igualmente, cuando el
proyecto de acto administrativo lo deba suscribir el/la titular de un
departamento administrativo, la denominación del mismo deberá ir debajo de la
secretaría de despacho cabeza del sector al que se encuentre adscrito. 4. Al proyecto de acto
administrativo de carácter general y abstracto, deberá anexarse una exposición
de motivos técnico-jurídica y de conveniencia suscrita por el/la jefe de la entidad
u organismo que presenta la iniciativa, y por el director/a o jefe de la
oficina jurídica respectiva, o de la dependencia que haga sus veces, señalando las razones que
motivan el acto que se propone. 5. Al proyecto de acto
administrativo debe anexarse copia de los documentos que se relacionen o
mencionen en el texto del mismo. Igualmente, cuando en la parte considerativa
se haga referencia a documentos, análisis, estudios, conceptos, providencias, u
otros, deberá anexarse copia de estos, a efecto de verificar lo descrito en el considerando, el
cual deberá corresponder íntegramente al contenido del documento respectivo. 6. Cuando el proyecto
de acto administrativo sea preparado y/o elaborado por alguna entidad
descentralizada, el mismo deberá ser enviado por la entidad autora a la
secretaría de despacho cabeza de sector administrativo de coordinación de la
Administración Distrital al que esté adscrita o vinculada la entidad
descentralizada, con el fin de que el mismo sea revisado, aprobado y suscrito
por el titular del despacho correspondiente y sea remitido a la Secretaría
Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor, para la revisión de que trata el
numeral 1 anterior. Cuando se presente la
situación anterior, la exposición de motivos deberá estar suscrita no solo por
el/la secretario/a de despacho y el/la director/a de la/s oficina/s jurídica/s
respectiva/s o quien haga sus veces en la/s secretaría/s que suscribe/n la
iniciativa, sino por el/la - los/as titularles de la/s entidad/es
descentralizada/s y el/la los/as director/a - es/as y/o jefe/s de la/s
oficina/s jurídica/s de dicha/s entidad/es, o quien/es haga/s sus veces. 7. En el evento que,
como producto de la revisión efectuada por la Secretaría Jurídica Distrital,
surja la necesidad de modificar, adicionar, corregir y/o ajustar el proyecto de
acto administrativo, este se devolverá a la secretaría de despacho remitente
del mismo, con el fin de que se analicen y realicen las modificaciones
correspondientes, y se radique nuevamente el proyecto en la Secretaría Jurídica
Distrital, a efecto de continuar el trámite de firma por parte del Alcalde
Mayor, dentro del plazo señalado en el numeral 1 de la presente circular. 8. Cuando se trate de
proyectos de acto administrativo específicos de regulación, en la exposición de
motivos de los mismos deberá acreditarse el cumplimiento de las disposiciones
del numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, so pena de devolución al
organismo remitente, con el fin de que se surta el trámite allí ordenado,
precisando la fecha de publicación del proyecto, como mínimo tres (3) días, y
el plazo otorgado para que los/as ciudadanos/as presenten observaciones,
opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, tal y como lo exige la norma
en cita. Cuando efectivamente se
formulen observaciones, opiniones, sugerencias o propuestas, debe diligenciarse
y aportarse debidamente suscrita por el los/as directores o jefes de las
respectivas oficinas jurídicas o quien haga sus veces, y por los/as directores
o jefes de la dependencia que lidera la regulación, la Matriz de Observaciones
y Respuestas, en la que se evidencie claramente, entre otros, la siguiente
información: Fecha de publicación
del proyecto de acto administrativo. Fechas de consulta
pública y presentación de observaciones de los/as ciudadanos/as. Correo electrónico para
el recibo de las observaciones. Propuestas u
observaciones presentadas por los/as ciudadanos/as. Respuesta a las
observaciones presentadas, considerando el análisis efectuado, señalando la
conclusión a la que se llegó y la decisión de su inclusión o no en el proyecto
de acto administrativo. NOTA: Ver el artículo 1 del Decreto Nacional 051 de 2017, del siguiente tenor literal: "Artículo 1. Adicionar el Parágrafo 3 al artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015 Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, el cual quedará así:
"Parágrafo 3. En el marco de lo señalado en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 201 1, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las entidades deberán publicar, por el término señalado en su reglamentación, las modificaciones o actualizaciones al manual especifico de funciones y de competencias laborales. La administración, previo a la expedición del acto administrativo lo socializará con las organizaciones sindicales. Lo anterior sin perjuicio de la autonomía del jefe del organismo para adoptarlo, actualizarlo o modificarlo." 9. En el proyecto de
acto administrativo deberán citarse expresa y exclusivamente las normas
constitucionales, legales o reglamentarias y distritales que facultan la
expedición del mismo. A su vez en la motivación del proyecto se indicarán en
orden secuencial las circunstancias de hecho y de derecho, así como los motivos
que originan su expedición. La parte resolutiva debe guardar coherencia tanto
con el epígrafe como con la parte motiva. 10. En el artículo
final de los proyectos, sobre vigencia y derogatoria, deberán anotarse
expresamente las normas que este deroga, modifica, subroga, adiciona y/o
sustituye, etc., evitando la referencia a las derogatorias tácitas, contribuyendo
así con la racionalización normativa y evitando duplicidad de normas
regulatorias de las mismas materias. 11. Al final de todo
proyecto de acto administrativo u otro documento jurídico, deberá indicarse el
nombre completo de los/las servidores/as de la/s secretaría/s y/o entidades que participaron en su elaboración,
revisión y aprobación, indicando la dependencia a la que pertenecen y tendrá
que contener los respectivos vistos buenos de los/as mismos/as. Los proyectos de acto
administrativo, si bien no deben ser suscritos por los/as titulares de las
entidades descentralizadas, en el evento de que hayan sido preparados y/o
elaborados por tales entidades, deberán contener la indicación de los/as
servidores/as que participaron en la elaboración, precisar los nombres
completos de los/as jefes de las oficinas jurídicas respectivas o quien haga
sus veces que revisaron el mismo, y la aprobación por parte del/la titular de
la entidad descentralizada. Para el efecto, deberán viabilizar el documento
mediante los correspondientes vistos buenos. 12. El proyecto de acto
administrativo objeto de trámite que deberá enviarse a la Secretaría Jurídica
Distrital, en medio físico, también deberá allegarse en medio digital, con el
fin de surtir el trámite para su publicación en el Registro Distrital. 13. Los formatos de los
proyectos de actos administrativos o documentos que deben utilizarse para la
firma del Alcalde Mayor, y de la Matriz de Observaciones y Respuestas, son los
incluidos en el link "Formatos Alcalde" de la página web www.bogotajuridica.gov.co,
los cuales deben ser usados manteniendo estrictamente el tipo y tamaño de letra,
esquemas y órdenes en ellos incluidos, e imprimirse a doble cara, en blanco y
negro, y en tamaño carta. 14. Los proyectos de
acto administrativo que sean remitidos para firma del/la Alcalde/sa Mayor, y
que no cumplan con los requisitos antes señalados, serán devueltos a la/s
secretaría/s de despacho remitente/s, sin surtir el trámite de revisión por
parte de la Secretaría Jurídica Distrital. 15. En el mes de
diciembre de cada año sólo se tramitarán los proyectos de acto administrativo
que se radiquen en la Secretaría Jurídica Distrital, dentro de los primeros 10 días hábiles del
mes, salvo casos excepcionales que defina esta Secretaría, o cuando su
expedición obedezca al cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias o
distritales. Los proyectos de acto
administrativo que no correspondan a los presupuestos enunciados y que se
radiquen con posterioridad al plazo indicado, serán objeto de revisión y
análisis a partir del primer día hábil del mes de enero del año siguiente. 16. Cuando el acto sea
de notificación o comunicación, deberá indicarse de forma precisa la/s
persona/s a quien/es deberá notificarse y/o comunicarse el mismo, así como la dirección
en la que se surtirá dicha actuación. 17. Todos los actos
administrativos empezarán a regir a partir del día siguiente de su
comunicación, notificación o publicación, según sea el caso, y así deberá
indicarse en el artículo respectivo de cada proyecto de acto administrativo. 18. Cuando con un
proyecto de acto administrativo se pretenda la eliminación, creación o
modificación de un derecho o función, la entidad que elabora el mismo deberá
justificar la procedencia de dicha actividad, y en el evento de tratarse de una
función de una entidad descentralizada, la cabeza de sector tendrá que contar con
la viabilidad de esta última, para la procedencia de la eliminación, creación o
modificación proyectada. Por otra parte, resulta
procedente señalar que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,
D.C., tiene la función de "Proyectar para firma del Alcalde(sa) Mayor los
actos administrativos relacionados con las situaciones administrativas de la
los/as servidores/as públicos/as pertenecientes al Gabinete Distrital, y de
los/as servidores/as públicos/as que el Alcalde Mayor haya nombrado y/o designado
o cuyo nombramiento y/o designación efectúe; y dar respuesta a las peticiones
en materia del talento humano relacionadas con estos funcionarios", según
el numeral 10 del artículo 31 del Decreto Distrital 425 de 2016. Así mismo, teniendo en
cuenta lo dispuesto por los numerales 2 y 3 del artículo 5 del Acuerdo
Distrital 638 de 2016, la presente Circular deja sin efectos la Circular 027 de
2016 expedida por la referida Secretaria General. Finalmente, esta
Secretaría estará atenta a prestar la colaboración que se requiera para la
buena marcha de este tipo de trámites. Cordialmente, DALILA ASTRID HERNÁNDEZ
CORZO Secretaria Jurídica Distrital Proyectó: Duvan Sandoval Rodríguez Revisó: Ana Lucy Castro Aprobó: William
Antonio Burgos Durango |