RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 067 DE 2017

 

(Julio 26)

 

Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión en la Empresa Metro de Bogotá S.A.

 

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A.

 

En ejercicio de las atribuciones establecidas en el artículo 47 de los Estatutos de la Empresa,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece lo siguiente: “En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley”;

 

Que el Gobierno Nacional mediante la Ley 87 de 1993 estableció las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en su artículo 6º señala que "el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente;

 

Que la Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno;

 

Que el Decreto 3622 de octubre 10 de 2005 adoptó las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamentó el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, en lo referente a dicho sistema;

 

Que la Ley 872 de diciembre 30 de 2003 creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3°, estableció que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo;

 

Que el Decreto 2913 de 2007 modificatorio del Decreto 2621 de 2006 en su parte considerativa expresa que "el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario";

 

Que el artículo 1º del Decreto Distrital 176 de 2010, definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito;

 

Que mediante el Decreto 651 de 2011, se creó el Sistema Integrado de Gestión Distrital como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales.

 

Que el Decreto 652 de 2011, en su artículo 1º, adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, que determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades distritales;

 

Que el 23 de diciembre de 2016 la Junta Directiva de la Empresa METRO DE BOGOTÁ S.A., mediante Acuerdo 02 de 2016, estableció la estructura organizacional para el cumplimiento del objeto y las funciones generales de la empresa.

 

Que se hace necesario implementar el SIG para la Empresa Metro de Bogotá, como una herramienta de gestión que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y gestión social.

 

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º Creación: - Adoptar el Sistema Integrado de Gestión en la Empresa Metro de Bogotá S.A., como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, con el fin de dirigir y evaluar el desempeño institucional, y satisfacción de los servicios que presta la empresa Metro de Bogotá S.A.

 

Artículo 2º- Objetivo:  El objetivo del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Metro de Bogotá, es orientar y fortalecer la gestión de la empresa, direccionar, articular y alinear conjuntamente los procesos con los requisitos de la norma del Sistema de Gestión Integral, del Modelo Estándar de Control Interno, del Sistema de Desarrollo Administrativo y del Plan Institucional de Gestión Ambiental,  así como con la dirección estratégica de la entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad, y la optimización de recursos y procesos.

 

Artículo 3º- Subsistemas El Sistema Integral de Gestión de la Empresa Metro de Bogotá está conformado por los siguientes subsistemas:

 

Parágrafo 1: El líder del cada subsistema es el encargado de emitir lineamientos para su implementación y desarrollo.

 

Artículo 4º Representante de la Alta Dirección: Para efectos de garantizar la implementación y desarrollo del SIG, se designa al Jefe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces, como representante de la Alta Dirección, cuya función principal es liderar la construcción y consolidación del Sistema Integrado de Gestión de la EMB, quien debe cumplir con las siguientes responsabilidades:

 

1- Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Metro de Bogotá atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

 

2- Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

 

3- Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar.

 

4- Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Técnico de Gestores del Sistema Integrado de Gestión.

 

5- Informar a la Alta Dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo e Implementación del Sistema Integrado de Gestión.

 

6- Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarlos de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

 

7- Representar a la Entidad frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

 

8- Ejercer la Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

 

a. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

 

b. Presentar el orden del día a consideración de los miembros del Comité, para sus observaciones y recomendaciones.

 

c. Elaborar y someter a aprobación el orden del día de cada reunión.

 

d. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del Comité, los antecedentes y demás soportes documentales.

 

Artículo 5º Comité Sistema Integrado de Gestión: El Comité del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:

 

1- El Gerente General o su delegado.

 

2- El Gerente Administrativo y Financiero.

 

3- El Gerente Ejecutivo y de Estructuración Financiera.

 

4- El Gerente de Contratación.

 

5- El Gerente Técnico.

 

6- El Gerente de Desarrollo Inmobiliario.

 

7- El Jefe Oficina Asesora Jurídica.

 

8- El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

 

9- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien ejerza sus funciones, quien será el promotor del SIG

 

Parágrafo 1: La Secretaría Técnica de este Comité, la ejercerá el Representante de la Alta Dirección para la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Cuando se trate de un tema específico asociado a un subsistema, el liderazgo de la respectiva sesión será asumida por el responsable del respectivo subsistema en materia de agenda, orden el día y acciones sugeridas para implementar. Así mismo, podrán ser invitados los servidores de otras áreas y niveles de acuerdo con el tema a analizar o debatir.

 

Parágrafo 2: El Jefe de la oficina de Control Interno o quien haga sus veces, participará con voz pero sin voto.

 

Artículo 6º - El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión tendrá a su cargo los siguientes roles y responsabilidades:

 

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, perfeccionamiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Evaluar la consistencia y validez del diagnóstico del Sistema Integrado de Gestión, realizadas por los auditores internos y externos.

 

3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo e Implementación del Sistema Integrado de Gestión, y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

 

4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implantación del Sistema de Gestión de Calidad, del Sistema de Desarrollo Administrativo y del Sistema de Control Interno.

 

5. Impulsar el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante los mecanismos de comunicación institucional, la difusión de las políticas del sistema, la disponibilidad de los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión

 

6. Fomentar en la Empresa Metro de Bogotá la cultura de la mejora continua.

 

7. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes o encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios o beneficiarios.

 

Parágrafo 1: El Comité sesionará dos (2) veces al año y cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria del Representante de la Alta Dirección.

 

Parágrafo 2: Con el objeto de fomentar la eficiencia y eficacia institucional, se procurará que los comités de los diferentes subsistemas que impacten los procesos que sean similares o paralelos, puedan sesionar en el mismo espacio.

 

Artículo 7º - Equipo Operativo: El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por representantes de cada áreas o dependencias de la Empresa, delegados por sus jefes, para atender lo referente a los diferentes subsistemas que se integran. El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión, tendrá las siguientes responsabilidades:

 

1- Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones del Representante de la Alta Dirección.

 

2- Ser el soporte principal y mantener informado a su Jefe inmediato sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión.

 

3- Divulgar y capacitar a los servidores de su dependencia en el Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Representante de la Alta dirección.

 

4- Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la Alta Dirección durante el desarrollo, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

 

5- Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, al Representante de la Alta Dirección, para su evaluación y aplicación.

 

6- promover la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

7- Ejecutar, bajo la coordinación de su jefe inmediato, y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las actividades tendientes a cumplir con la estructuración e implementación del Sistema Integrado de Gestión.

 

8- Promover la estandarización y el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de manuales de procedimientos.

 

9- Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión.

 

10- Informar al Representante de la Alta Dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión.

 

Artículo 8º - Documentación del Sistema Integrado de Gestión: El Sistema Integrado de Gestión  de la Empresa Metro  de Bogotá, está basado en un modelo de gestión por procesos, que se documentará de la siguiente manera: 

 

 

Cada capítulo del manual SIG de la EMB es independiente, su construcción y actualización estará sujeta a las reglas definidas en el Proceso de Gestión Documental del SIG, cumpliendo con el ciclo de aprobación de los documentos a medida de su desarrollo y minimizando el impacto de la actualización de los mismos durante la etapa de implementación.

 

Artículo 9º- Implementación: La implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Metro se hará conforme a las fases y plazos establecidos en el numeral 2 del Artículo 2.2.21.6.4 del Decreto 1083 de 2015 y las normas que lo modifiquen y sustituyan.

 

Artículo 10º- Vigencia: La presente Resolución rige a partir de su fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 26 días del mes de julio de 2017.

 

ANDRÉS ESCOBAR URIBE

 

Gerente General