RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 002 DE 2018

(Enero 18)

Dejada sin efectos por la Directiva 001 de 2021.

Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES Y ALCALDESAS LOCALES Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

De: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: BUENAS PRÁCTICAS EN EL CONTENIDO DE LOS MANUALES DE CONTRATACIÓN DE LAS ENTIDADES DISTRITALES CON RÉGIMEN ESPECIAL

Radicación: 1-2017-20682

Radicación Interna: 2-2018-661

La Veeduría Distrital en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 del acuerdo Distrital 24 de 1993, elaboró el documento titulado “Análisis al Régimen Especial de Contratación en el Distrito Capital (Primer Semestre 2017)” a través del cual analizó la información relacionada con los manuales de contratación y los procesos contractuales adelantados por diecisiete entidades del régimen especial del Distrito y que ha sido reportado a través de la página web de cada entidad y en el SECOP; con el objeto de constatar si los mismos están acorde a los lineamientos de Colombia Compra Eficiente y la normatividad vigente.

En primer lugar, la Veeduría Distrital realizó una compilación de la normatividad especial con la que cuentan las entidades distritales, la cual se transcribe a continuación:

Tabla 1. Normograma Regímenes Especiales.

Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital.

De la revisión de los Manuales de Contratación de las entidades que cuentan con un régimen especial la Veeduría encontró que:

- No todas las entidades tienen publicado su manual de contratación en la página web.

- Aunque hay entidades que contemplan las etapas del proceso contractual por modalidad de contratación, no se definen los plazos para cada una de ellas.

- Algunas entidades no contemplan procesos de evaluación, ni criterios para aplicar en caso de desempate.

- No se contempla el contenido que deben contener las propuestas.

- Se observa que algunos manuales se encuentran desactualizados respecto a lo dispuesto en la guía y los lineamientos expedidos por CCE.

- La información de la página web, en algunas entidades, es diferente a la publicada en SECOP, se observa dualidad de información, pese a que la misma debe ser idéntica.

- No se están publicando las actualizaciones del plan anual de adquisiciones – PAA en la página web incumpliendo con lo establecido en la Ley 1474 de 2011.

En igual sentido, con relación a los procesos de selección efectuado por las entidades entre el 14 de agosto y el 22 de septiembre de 2017 encontró que:

- No se está cumpliendo con el principio de transparencia, en la medida en que no se publican la totalidad de los documentos de los procesos contractuales, pues al hacer una revisión de los documentos cargados, en algunos casos solamente se evidenció el contrato.

- Se encuentra diferencia entre lo publicado en la página web y en el SECOP.

- La publicación de los contratos no se hace de manera oportuna respecto de la fecha de suscripción del mismo.   

- En algunas entidades, pese a tener publicados todos los documentos del proceso contractual, no se encuentra publicada la resolución de adjudicación ni el contrato.

- En ocasiones los documentos cargados, no corresponden con el nombre del contratista y se evidenciaron errores de digitación que modifican considerablemente la cuantía del contrato.

Teniendo en cuenta lo anterior y sin perjuicio de las acciones que cada una de las entidades distritales realice para el cumplimiento de las disposiciones legales sobre la materia, esta Secretaría en desarrollo de la función contenida en el artículo 11[1] del numeral 3 del Decreto Distrital 323 de 2016, reseña algunas de las disposiciones normativas que se deben tener en cuenta en los manuales de contratación y en los procesos de publicación a efectos que sean tenidas en cuenta:

1. El Plan Anual de Adquisiciones debe ser publicado en el SECOP, con las indicaciones contenidas en el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

2. Realizar la publicación de la actividad contractual en el SECOP, para ello deberá tenerse en cuenta la Circular 36 del 20 de diciembre de 2017 expedida por esta entidad y lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

3. Revisar los criterios mínimos que deben contener los manuales de contratación para las entidades en desarrollo del artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015, los cuales fueron ratificados por Colombia Compra Eficiente, así:

- Una descripción detallada de los procedimientos para seleccionar a los contratistas. 

- Los plazos de cada una de las etapas de los procedimientos. Colombia Compra Eficiente recomienda que los Procesos de Contratación de las entidades estatales de régimen especial tengan las mismas etapas de las demás entidades estatales, es decir, una etapa en la que planeen las compra que van a realizar, otra en la que se lleve a cabo la selección del contratista, otra correspondiente a la suscripción y legalización del contrato y por último una etapa que corresponda a la ejecución y terminación del Proceso de Contratación.

- Los criterios de evaluación y desempate.

- El contenido que deben tener las propuestas.

- Los Procedimientos para la aplicación de las restricciones de la Ley 996 de 2005

Todos los demás aspectos que garanticen el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Compra Pública en todas las etapas del proceso de contratación, con base en su autonomía. (CCE, 2016, p. 6)[2].

4. Adicionalmente, se debe tener en cuenta las recomendaciones realizadas por la Veeduría Distrital con relación a incluir algunos temas y su referencia normatividad en los manuales de contratación, que a continuación se señalan:

- Preferencia por empresas que cuenten dentro de su nómina con personas en situación de discapacidad y/o Mipyme, toda vez que se presente un empate entre las ofertas presentadas, conforme a lo dispuesto en el literal a) del artículo 24 de la Ley 361 de 1997, y el numeral 4 del artículo 12 de la Ley 590 de 2000.

- En cuanto a los incentivos a la industria nacional, según lo dispuesto por la Ley 816 de 2003, las entidades distritales, salvo las empresas de servicios públicos, deberán incluir puntajes para la promoción de bienes y servicios de oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de un tratado; para efectos de desempate[3].

- Tener en cuenta que los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, establecidos en la Ley 1150 de 2007, se aplican en desarrollo de la actividad contractual

- Incluir las disposiciones sobre supervisión e interventoría de los contratos según los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 1474 de 2011.

5. Realizar la publicación en el SECOP, conforme a lo establecidos en el Literal c del artículo 3 de la Ley 1150 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1, del Decreto 1082 de 2015, de los documentos del proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los (3) tres días siguientes a su expedición.

Se sugiere que en el caso de no tener previsto en los manuales las disposiciones contenidas en la normatividad y/o Guía y/o los lineamientos de Colombia Compra Eficiente se proceda a su actualización para lo cual se deberá “(…) establecer con previsión las reglas que predeterminen la realización los procesos de contratación, bajo las diferentes modalidades establecidas, así como la determinación de los parámetros mínimos establecidos por CCE”[4]

Igualmente, acoger la recomendación elaborada por la Veeduría Distrital respecto a que “las entidades distritales con régimen de contratación especial que en sus procesos de contratación den cumplimiento a las previsiones del manual de contratación, promoviendo así, la legalidad y oponibilidad de sus actuaciones en procura de cumplir los principios de la función administrativa y garantizar los derechos y libertades de todos los interesados en los procesos de contratación”

Finalmente, se solicita que los aspectos contenidos en la presente Circular sean dados a conocer en los Comités de Contratación de cada una de las entidades distritales.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaria Jurídica Distrital 

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