RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 005 DE 2018

(Enero 26)

Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES/AS, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, VEEDURÍA DISTRITAL.

De: SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Asunto: TRÁMITE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

De conformidad con lo señalado en el Capítulo 5 del Título 5 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017, un empleado público se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas: 1. En servicio activo; 2. En licencia: (No remunerada: Ordinaria y no remunerada para adelantar estudios; Remunerada: Para actividades deportivas, Enfermedad, Maternidad, Paternidad, Luto); 3. En permiso; 4. En comisión (Comisión de Servicios y para adelantar estudios); 5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo; 6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones; 7. En período de prueba en empleos de carrera; 8. En vacaciones; y 9. Descanso compensado.

Con el ánimo de tramitar oportunamente los actos administrativos relacionados con las situaciones administrativas señaladas, que por competencia debe conceder el Alcalde Mayor y/o el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, este Despacho se permite manifestar lo siguiente:

Las solicitudes relacionadas con situaciones administrativas de los miembros del Gabinete Distrital, deben ser radicadas ante la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, mediante comunicación suscrita por el Secretario, Gerente o Director de la entidad respectiva, en las instalaciones de esta Secretaría, ubicada en la Carrera 8 No. 10-65, mediante oficio dirigido al Secretario General, con una antelación de mínimo siete (7) días hábiles a la fecha de inicio de la respectiva situación administrativa. El término señalado no aplica para licencias por enfermedad, maternidad, paternidad, luto y vacaciones que impliquen pago.

Las solicitudes de licencias por enfermedad, maternidad, paternidad y luto de los citados servidores, para el trámite de autorización y reconocimiento del caso ante la EPS, deben ser informadas a la respectiva entidad a. la ocurrencia del hecho y ante ella debe presentarse los soportes que acrediten la correspondiente situación administrativa.

Las solicitudes de vacaciones que impliquen pago, se deben solicitar ante la Dirección de Talento Humano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, con una antelación de mínimo treinta (30) días hábiles a la fecha de inicio del disfrute de las vacaciones. Lo anterior, teniendo en cuenta que en los términos de lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto 1045 de 1978, el valor correspondiente a las mismas debe ser pagado, por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha dispuesta para iniciar el disfrute de las mismas.

Para el trámite de las comisiones, se debe tener en cuenta lo siguiente:

El Oficio de solicitud de comisión, con el visto bueno del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C, debe informar:

1. Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y entidad a la cual pertenece la persona que requiere la comisión.

2. Denominación y fechas de inicio y terminación del evento.

3. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017.

4. Indicar quién asume los gastos de tiquetes aéreos y viáticos, y si se requiere que la entidad realice un traslado presupuestal para los mismos. En caso que los gastos que genera la comisión sean asumidos en forma parcial por la entidad y un organismo, debe indicarse la diferencia.

5. Justificación del porqué la asistencia del comisionado al evento es importante para la entidad, adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y las funciones del servidor público comisionado.

La solicitud de Comisión de Servicios de personal docente vinculado a la Secretaría de Educación del Distrito, no requiere visto bueno del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

Toda solicitud de comisión debe ir acompañada de la invitación al evento o certificación del programa o curso al que se pretende asistir, en idioma español. En caso que el organismo que extiende la invitación asuma algún gasto debe indicar cuál.

Adicionalmente, de acuerdo al tipo de comisión, se deben acompañar y radicar de manera completa y dentro del término establecido, los siguientes documentos:

Para Comisión de Servicios:

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando la Entidad asuma total o parcialmente el costo de la comisión.

- Resolución del Ministerio del Interior cuando quien asume total o parcialmente los costos de la comisión es un organismo público del orden internacional, de conformidad con el artículo 2.2.5.11.10 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017 (artículo 2.2.5.5.40)

- Proyecto de acto administrativo impreso y en archivo "Word", el cual debe ser enviado a los siguientes correos electrónicos:

nwalteros@alcaldiabogota.gov.co

jcgomezb@alcaldiabogota.gov.co

cpromero@alcaldiabogota.gov.co

- Aclaración del porcentaje de viáticos que se otorga discriminados por días.

- Los demás documentos que soportan la comisión, como contratos y convenios.

Cuando la comisión de servicios se solicita para un Secretario de Despacho, Director, Gerente, Veedor, Alcalde Local, se debe anexar:

- Certificación de cumplimiento de requisitos de la persona que va a quedar encargada o a quien se debe asignar funciones, en la cual se especifique: nombre completo, identificación, denominación del cargo actual, dependencia y entidad a la cual pertenece la persona e indicar que cumple requisitos para el respectivo cargo de acuerdo con el manual de funciones de cada Entidad.

- Certificados de antecedentes: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Personería de Bogotá, D.C, y Policía Nacional de Colombia.

- Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona encargada o a quien se asignará funciones.

Para Comisión de Estudios:

- Certificado laboral en el que se indique nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia, entidad a la cual pertenece la persona que requiere la comisión, fecha y tipo de vinculación, así como el nivel alcanzado en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

- Invitación o certificación del programa o curso en el que se especifique las fechas de inicio y terminación.

- Resolución del Ministerio del Interior cuando quien asume total o parcialmente los costos de la comisión de estudios es un organismo público del orden internacional, de conformidad con el artículo 2.2.5.11.10 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017 (artículo 2.2.5.5.40)

- Proyecto de acto administrativo impreso y en archivo "Word", el cual debe ser enviado al siguiente correo electrónico:

nwalteros@alcaldiabogota.gov.co

jcgomezb@alcaldiabogota.gov.co

cpromero@alcaldiabogota.gov.co

- Certificados de antecedentes: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Personería de Bogotá, D.C, y Policía Nacional de Colombia

Las solicitudes de comisión de entidades adscritas o vinculadas a la Secretaría Distrital de Salud, deben ser presentadas con la previa aprobación del Secretario de dicha Entidad.

Toda Comisión de Servicio o de Estudio que se radique sin el visto bueno del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C, o de manera incompleta o fuera del término establecido, será devuelta.

Radicada la solicitud de comisión en los términos y condiciones expresadas, la misma surtirá el siguiente trámite:

Para la presentación del proyecto de acto administrativo de comisión, las Entidades solicitantes deberán tener en cuenta el siguiente modelo:

1. Para comisiones de servicios

2. Para comisiones de estudios

Ante la ausencia temporal de un miembro del Gabinete Distrital, por encontrarse ante cualquiera de las situaciones administrativas que establece la ley, se debe garantizar la prestación del servicio, efectuando el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C, el encargo correspondiente a través de acto administrativo.

Para efectos del encargo a que haya lugar, la entidad correspondiente del Distrito Capital, debe radicar la solicitud ante esta Secretaría, indicando el nombre y cargo del servidor que debe ser encargado de las respectivas funciones, anexando, para el trámite respectivo, los certificados de antecedentes (Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Personería de Bogotá, D.C. y Policía Nacional de Colombia) y el certificado de cumplimiento de requisitos expedido por el jefe de talento humano o quien haga sus veces.

De otro lado, se informa que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, se encuentra trabajando en la creación de un subsistema de trámites en línea para la generación y expedición de actos administrativos, entre los que se encuentran los relacionados con las diferentes situaciones administrativas del Gabinete Distrital.

La cabal observancia del contenido de la presente Circular, nos permitirá atender adecuadamente sus requerimientos.

Cordialmente,

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General