RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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CIRCULAR 003
DE 2018 (Febrero 05) Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores de
corporaciones, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad común que se
encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de
Bogotá D.C., responsables de preparar información financiera. De: Secretaría Jurídica
Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Asunto: Orientaciones
de carácter informativo y reporte de la correspondiente información financiera
a las entidades distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y
control de entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Bogotá, D.C. Radicado Interno: 2-2018-1430 1. AMBITO DE APLICACIÓN La
Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con base en
las facultades otorgadas mediante en el Decreto Distrital 323 de 2016, en sus
artículos 3º y 5º, numerales 4 y 16 respectivamente, imparte orientaciones de
carácter informativo sobre la aplicación de los marcos normativos con
referencia a estándares internacionales de información financiera. Igualmente,
conforme a lo dispuesto en los artículos 10, 12 y 15 de la Ley 1314 de 2009, la
cual regula principios y normas de contabilidad, información financiera y de
aseguramiento de información aceptados en Colombia, se emite la presente
Circular teniendo en cuenta el marco normativo respecto a los estándares
internacionales de información financiera. Así
mismo, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control
otorgadas por la Ley al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., las cuales ejerce a
través de las respectivas secretarias distritales podrán solicitar información
y documentos que consideren necesarios y realizar el examen a los libros,
cuentas y demás documentos jurídicos, contables y financieros de las
instituciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1314
de 2009, los Decretos Nacionales 1318 de 1988 y 1093 de 1989, Decreto Distrital
059 de 1991, modificado y adicionado por los Decretos 530 de 2015 y 323 de
2016. Esta Circular establece los plazos para presentar la información contable
y financiera con corte a 31 de diciembre de 2017. 2. RESPONSABILIDAD DE
LA ADMINISTRACIÓN La
administración de la entidad sin ánimo de lucro es la responsable de la
preparación de los estados financieros, de conformidad con el marco de
principios que sea aplicable, y de establecer las medidas de control interno
necesarias para que los estados financieros estén libres de incorrecciones
materiales, debidas a fraude o error. Todo
lo anterior, en armonía con lo establecido en los artículos 23 de la Ley 222 de
1995 y 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la Ley 222
de 1995. 3. RESPONSABILIDAD DE
LOS REVISORES FISCALES Acorde
con las funciones contenidas en los artículos 207, numeral 7º, y 208 del Código
de Comercio, en relación con el dictamen de los estados financieros, es
responsabilidad de los revisores fiscales realizar una labor de seguimiento
para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales de los marcos técnicos
normativos contables y de información financiera con referencia a estándares
internacionales. Para
realizar esta labor, el revisor fiscal debe ser idóneo y, por lo tanto, conocer
la normativa vigente y comprender su debida aplicación por parte de los
preparadores de información. 4. REPORTE DE
INFORMACIÓN BAJO NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA – NIIF- A LA
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. 4.1. Reporte de
información física 4.1.1. Información a reportar Conforme
al marco legal vigente, las entidades sin ánimo de lucro vigiladas por la
Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán presentar al ente distrital que ejerza
las funciones de inspección, vigilancia y control, la siguiente información en
forma física: 1. Estado de Situación
Financiera o Balance General comparativo con el año anterior (firmado por el
representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). 2. Estado de Resultados
Integral con estado complementario denominado “Otros Resultados Integrales”,
comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y
revisor fiscal, si lo hay). 3. Estado de Cambios en
el Patrimonio, comparativo con el año anterior (firmado por el representante
legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). 4. Estado de Flujo de
Efectivo comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal,
contador y revisor fiscal, si lo hay). 5. Notas o revelaciones
comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas
contables significativas y otras de información explicativa. 6. Certificación de
Estados Financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995. (la cual
debe estar firmada por el representante legal y contador, indicando el nombre y
número de documento de identidad, así como el número de tarjeta profesional del
contador). 7. Dictamen del Revisor
Fiscal de conformidad con el artículo 208 del Código de Comercio. (Si lo hay). 8. Informe de Gestión de
conformidad con el artículo 47 de la Ley 222 de
1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000 (firmado por el
Representante legal). 9. Acta del máximo órgano
de administración donde conste la aprobación de los estados financieros, el
informe de gestión y el proyecto de los excedentes, conforme a los establecido
en los artículos 422 del Código de Comercio y 46 de la Ley 222 de 1995, la cual
debe incluir la convocatoria realizada de conformidad con el artículo 424 del
Código de Comercio. 10. Proyecto de
Presupuesto de la vigencia actual de conformidad con el Decreto Nacional 1093
de 1989. 11. Certificado de
registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá. 12. Copia de la tarjeta
profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta
Central de Contadores vigente, para los contadores y revisores fiscales que
certificaron y dictaminaron los estados financieros presentados. NOTA 1: Las entidades sin ánimo
de lucro pertenecientes al grupo 3, no deberán presentar el Estado de Cambios
en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo. Lo
anterior, sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control
atribuida a la Alcaldía Mayor de Bogotá, bajo la cual podrá en cualquier tiempo
requerir la información que considere necesaria para verificar el cumplimiento
de la normativa vigente sobre el particular. 4.2. Plazos para la entrega
de la información financiera con corte a 31 de diciembre de 2017 Las
fechas de entrega de la información financiera física con corte a 31 de
diciembre de 2017 dependerán de los dos últimos dígitos del NIT (sin incluir el
dígito de verificación), así:
Tenga
en cuenta al momento de presentar la información al ente de inspección,
vigilancia y control, que de acuerdo con la Ley 594 de 2000 – Ley Nacional de
Archivos- toda documentación presentada por las entidades debe cumplir los
siguientes requisitos: 1. Foliación a lápiz
parte superior derecha. 2. No debe presentar
ganchos legajadores. 3. Documentos sin
argollar. 4.3. Reporte de información
financiera en el Sistema de Información de Personas Jurídicas – Sipej Las
entidades sin ánimo de lucro, bajo inspección, vigilancia y control de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., digitarán sus estados financieros en el Sistema
de Información de Personas Jurídicas Sipej, para el
efecto deberán solicitar al respectivo ente de supervisión la habilitación del
PIN, en los términos establecidos en la Circular 026 de 2014. Para
lo anterior, la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., mediante la expedición de una
Circular, regulará y dará las pautas para la digitación de la información financiera
correspondiente a los nuevos marcos normativos de contabilidad. 5. OTRAS DISPOSICIONES Para
efecto de los alcances previstos en la presente Circular, la misma deberá ser
publicada en el registro distrital y difundida a través de la página del
Sistema de Información de Personas Jurídicas–Sipej- y
la página Web www.secretariajuridica.gov.co. en el registro distrital y
difundida a través de la página del Sistema de Información de Personas
Jurídicas–Sipej- y la página Web www.secretariajuridica.gov.co. Se
reitera que las orientaciones dadas en esta Circular, son exclusivamente de
carácter informativo y no eximen a las entidades sujetas a la supervisión de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y a los entes de inspección, vigilancia y
control distritales, a consultar de manera completa la normativa vigente y
atención oportuna de los requerimientos establecidos en la Ley 1314 de 2009 y
los Decretos reglamentarios expedidos por el Gobierno Nacional. Cordialmente, DALILA
ASTRID HERNÁNDEZ CORZO Secretaria
Jurídica Proyectó: Oscar Pineda
Velasco, Contratista, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control
de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro Revisó: Camilo Andrés
Rodríguez R., Profesional Especializado, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia
y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro
Aprobó: William Antonio Burgos
Durango, Subs etano, Secretaría Jurídica Distrital / Andrea Robayo Alfonso,
Directora, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas
Jurídicas sin Ánimo de Lucro. |