RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 008 DE 2019

(Marzo 11)

Para: REPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES Y CONTADORES DE CORPORACIONES, ASOCIACIONES, FUNDACIONES Y ENTIDADES DE UTILIDAD COMÚN QUE SE ENCUENTREN BAJO LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C., RESPONSABLES DE PREPARAR INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE.

De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Asunto: ORIENTACIONES DE CARÁCTER INFORMATIVO Y REPORTE DE LA CORRESPONDIENTE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE A LAS ENTIDADES DISTRITALES QUE EJERCEN LA FUNCIÓN DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DOMICILIADAS EN BOGOTÁ, D.C.

Ver Circular 003 de 2018

1.  AMBITO DE APLICACIÓN

La Secretaría Jurídica Distrital en coordinación con las Secretarías Distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control, de conformidad con lo establecido en el numeral 4° del artículo 3° y numeral 16 del artículo 5° del Decreto Distrital 323 de 2016, imparte orientaciones de carácter informativo sobre la presentación de información financiera de la vigencia 2018, teniendo en cuenta, lo dispuesto en los artículos 10, 12 y 15 de la Ley 1314 de 2009, la cual regula principios y normas de contabilidad, información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia.

Esta Circular establece los plazos para presentar la información contable y financiera de la vigencia 2018 por parte de las entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Bogotá, D.C., sujetas a la inspección, vigilancia y control del Alcalde Mayor de Bogotá D.C., con fundamento en las facultades establecidas en el Decreto Nacional 1318 de 1988 modificado por el Decreto Nacional 1093 de 1989, Decretos Distritales 059 de 1991 modificado y adicionado por el 530 de 2015 y 323 de 2016.

2.  RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

De conformidad con la normativa contable vigente, la administración de la entidad sin ánimo de lucro es la responsable de la preparación de los estados financieros, presentación de reportes de información financiera que sea aplicable a la misma, así como de establecer las medidas internas de control necesarias, para que los estados financieros estén libres de incorreciones materiales, debidas a fraude o error. Todo lo anterior, en concordancia con lo estipulado en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la Ley 222 de 1995.

Por lo anterior, las entidades sin ánimo de lucro registradas en Bogotá, D.C., deberán presentar la información financiera y contable de la vigencia establecida, ante el respectivo ente de inspección, vigilancia y control, independientemente del régimen tributario al que pertenezcan, de conformidad con lo estipulado en el inciso tercero del artículo 364-3 del Estatuto Tributario "(...) La exclusión de las entidades sin ánimo de lucro del Régimen Tributario Especial por el incumplimiento de los requisitos establecidos en la ley no significará que la entidad pierda su calidad de sin ánimo de lucro, (...)"

3.  RESPONSABILIDAD DE LOS REVISORES FISCALES

Acorde con las funciones contenidas en los artículos 207 numeral 7° y 208 del Código de Comercio, en relación con el dictamen de los estados financieros, es responsabilidad de los revisores fiscales, realizar una labor de seguimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales de los marcos técnicos normativos contables y de información financiera con referencia a estándares internacionales.

Para realizar esta labor, el revisor fiscal debe ser idóneo, conocer la normatividad vigente y comprender su debida aplicación por parte de los preparadores de información.

4.  REPORTE DE INFORMACIÓN A LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C., CONFORME AL MARCO NORMATIVO CONTABLE DEL DECRETO REGLAMENTARIO 2420 DE 2015 Y SUS MODIFICATORIOS.

4.1. Reporte de información física

Conforme al marco legal vigente, las entidades sin ánimo de lucro vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán presentar ante el organismo distrital que ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control, la siguiente información en forma física:

1. Estado de Situación Financiera o Balance General comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

2. Estado de Resultados Integral o Estado de resultados complementado con otro denominado "Otros Resultados Integrales", comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

3. Estado de Cambios en el Patrimonio, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.

4. Estado de Flujo de Efectivo, firmado por el Representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.

5. Notas a los estados financieros y revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y sus cambios, si los hubo, y otras de información explicativa, indicando la normatividad contable aplicada de conformidad con el grupo NIIF al cual pertenezcan.

6. Certificación de Estados Financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995. La certificación deberá contener el nombre, firma del Representante legal y contador, adicionalmente deberá contener el número de tarjeta profesional de este último.

7. Dictamen del revisor fiscal (si lo hay), acorde con el contenido establecido en el Artículo 208 del Código de Comercio y demás normativa que le resulte aplicable.

8. Copia del acta del máximo órgano de la entidad, firmado por el presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación o improbación por separado de los estados financieros, del informe de gestión y del proyecto de destinación de los excedentes, los cuales deben venir incorporados o anexos al acta, conforme a lo establecido en el artículo 422 de Código de Comercio y artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995. Así mismo, deberá allegar el medio de convocatoria, y la copia del acta presentada debe ser tomada del libro de actas registrado ante la entidad de registro competente.

9. Proyecto de presupuesto de la vigencia 2019, de conformidad con el artículo 2° del Decreto Nacional 1318 de 1988 modificado por el Decreto Nacional 1093 de 1989

10. Certificado de registro de libros para las entidades que se encuentren inscritas ante la Cámara de Comercio de Bogotá.

11. Copia de la tarjeta profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente, expedido por la Junta Central de Contadores, para los contadores y revisores fiscales que certificaron y dictaminaron los estados financieros presentados.

12. Copia completa del Registro Único Tributario (Rut) actualizado. Decreto Nacional 2788 de 2004

13. Póliza de manejo de los recursos, en los términos del artículo 2.3.4.11, Decreto Nacional 1075 de 2015 (únicamente para las Asociaciones de Padres de Familia).

Lo anterior sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control atribuida a la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., bajo la cual podrá, en cualquier tiempo, requerir la información que considere necesaria para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente sobre el particular (Decreto 530 de 2015, artículo 22).

4.2. Plazos para la entrega de la Información Financiera con corte a 31 de diciembre.

Las fechas de entrega de la información financiera física con corte a 31 de diciembre de 2018, dependerán de los dos últimos dígitos del NIT (sin incluir el dígito de verificación), así:

PARAGRAFO 1: Sin perjuicio de lo anterior aquellas entidades sin ánimo de lucro que se dediquen a las actividades descritas en la Ley 66 de 1968 y Decreto Nacional 2391 de 1989 y, que estén sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la Secretaría Distrital del Hábitat, también deberán presentar la información financiera con corte 31 de diciembre a más tardar el primer día hábil del mes de mayo de 2019, en los términos previstos en la Resolución 1513 de 2015, ante dicha Secretaría.

PARÁGRAFO 2: Tenga en cuenta al momento de presentar la información al ente de inspección, vigilancia y control, que de acuerdo con la Ley 594 de 2000 — Ley Nacional de Archivos toda la documentación presentada por las entidades debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Foliación a lápiz parte superior derecha.

2. 2. No debe presentar ganchos legajadores.

3. 3. Documentos sin argollar

5. OTRAS DISPOSICIONES

Para efecto de la publicidad la presente Circular, deberá ser publicada en el Régimen Legal y difundida a través de la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ- y la página Web www.secretariajuridica.gov.co.

Se reitera que las orientaciones dadas en esta Circular, son de carácter informativo y no eximen, a las entidades sujetas a la supervisión de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y a los entes de inspección, vigilancia y control distritales, de consultar la normativa vigente y atender de manera oportuna los requerimientos legales establecidos en la Ley 1314 de 2009 y los Decretos Reglamentarios expedidos por el Gobierno Nacional.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaria Jurídica

Proyectó: Oscar Pineda Velasco Contratista, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro / Héctor Rodríguez Valero, Contratista, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro / Libardo Jiménez Vega, Profesional Especializado, Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte / Camilo Garzón Tauta, Contratista Secretaría de Educación Distrital / Nohora Cuestas Cruz, Profesional Especializado, Secretaría Distrital de Salud de Bogotá / Jesús Ibarra González, Contratista, Secretaría Distrital de Hábitat / Freddy Acevedo Morales, Contratista, Secretaria Distrital de Ambiente. 

Revisó: Camilo Andrés Rodríguez Profesional Especializado, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro / Mónica María Cabra Bautista, Asesora Subsecretaría Jurídica Distrital. 

Aprobó: Gloria Edith Martínez Sierra, Subsecretaria Jurídica, Subsecretaría Jurídica Distrital / Andrea Robayo Alfonso, Directora, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro.