RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 002 DE 2018

(Marzo 15)

Para: JEFES DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO O DEPENDENCIA QUE HAGA SUS VECES, DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES DEL DISTRITO, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DEL SERVICIO DE SALUD E.S.E. DEL DISTRITO, EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ -EAB- E.S.P. Y ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

De: Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

Asunto: Directrices para la actualización del Sistema Distrital de Información Disciplinaria -SID-.

En virtud de lo preceptuado por el artículo 14 Decreto Distrital 139 de 2017, el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, es la instancia encargada de la coordinación disciplinaria en el Distrito Capital, y tiene como función aportar elementos e insumos para la elaboración y adopción de las políticas y estrategias en materia disciplinaria y analizar la información contenida en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria (SID).

De ahí que en desarrollo de la función asignada en el numeral 1° del artículo 14 del Decreto Distrital 139 de 2017, de acuerdo a lo decidido en sesión llevada a cabo el día 13 de diciembre de 2017, el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, consideró lo siguiente:

La presente directiva disciplinaria, tiene como finalidad establecer los lineamientos que permitan a los operadores disciplinarios, al personal que integra las Oficinas de Control Interno Disciplinario o las que hagan sus veces, y al administrador del Sistema Distrital de Información Disciplinaria -SID-, facilitar la interacción con el SID, buscando información confiable y veraz, que a su vez permita identificar el estado del mismo en las diferentes entidades distritales.

El Decreto Distrital 654 de 2011, establece en su artículo 62 que “El Sistema Distrital de Información Disciplinaria es una herramienta tecnológica para la aplicación coherente y armónica de las actuaciones disciplinarias en el Distrito Capital, a través del cual se accede a información relevante sobre los tipos disciplinarios investigados y sancionados”.

Teniendo en cuenta que es competencia de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, “Administrar y coordinar el Sistema de Información Disciplinaria Distrital, así como brindar asesoría a las entidades del Distrito en el manejo y operatividad del mencionado aplicativo”, como prescribe el numeral 11 del artículo 14 de Decreto Distrital 323 de 2016, el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios determinó que es necesario impartir directrices para dar cabal cumplimiento a la normativa disciplinaria, debiendo establecerse fórmulas que permitan contar con un Sistema Distrital de Información Disciplinaria que responda a las necesidades del Distrito de manera completa, precisa, integral, oportuna y confidencial.

1. Justificación.

1.1 Deber de mantener actualizado el Sistema Distrital de Información Disciplinaria y la calidad de los datos que se encuentran en él.

El Sistema Distrital de Información Disciplinaria -SID- fue creado por el Decreto Distrital 284 de 2004, como una herramienta informática y tecnológica, a fin de sistematizar y coordinar las actuaciones administrativas en la materia, por parte de las entidades distritales.

Este Sistema busca facilitar el acceso de los usuarios externos e internos, permitiendo, por un lado, que los ciudadanos puedan consultar el estado de sus quejas, y por el otro, que los servidores encargados del mismo, puedan controlar y consultar la información que se ingrese al Sistema Distrital de Información Disciplinaria, con el objeto de proporcionarles instrumentos estadísticos que permitan llevar a cabo la gestión y la prevención de conductas consideradas como disciplinables.

Se debe tener en cuenta que la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, regula el derecho al acceso a la información pública, y establece los procedimientos para su ejercicio, señalando al respecto lo siguiente:

“Artículo 4°. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática.

El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública. Para cumplir lo anterior los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos... ".

Así las cosas, las entidades públicas están en la obligación de mantener actualizado el Sistema, ofreciendo información disciplinaria de forma actual, accesible y compresible. Ello obliga a que, teniendo en cuenta los límites legales, la información obrante en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria se debe encontrar disponible para los interesados.

Dada la importancia de la información que debe ser cargada en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, es obligación que sus referentes garanticen la calidad del dato con el que se alimenta el SID.

La calidad del dato debe comprender las siguientes características:

Aunado a lo anterior, los aspectos técnicos del SID, así como la determinación de sus usuarios y sus roles, aparece especificado en el Manual del Usuario del Sistema Distrital de Información Disciplinaria, el cual puede ser consultado en el link http://www.alcaldiabogota.gov.co/BJV/awdoc?i=1746                   

Sin perjuicio de lo anterior, en virtud de lo prescrito en el numeral 11 del artículo 14 del Decreto Distrital 323 de 2016, la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital suministrará asesoría en el manejo y operatividad de dicho aplicativo.

2. En consecuencia, se imparten las siguientes directrices:

2.1. Actualización de los referentes del Sistema Distrital de Información Disciplinaria.

Los operadores disciplinarios de las entidades distritales, o las que hagan sus veces, deberán adelantar las gestiones necesarias, tendientes a que sus colaboradores, cuenten con usuario y contraseña en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria conforme a su rol, con el propósito de garantizar, en tiempo real y en todo momento, la actualización de la información dentro del Sistema.

Así mismo, deberán reportar a la Dirección Distrital Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, las novedades presentadas con los usuarios del Sistema Distrital de Información Disciplinaria, las cuales deberán realizarse en un término no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir del momento en que se presenten, incluyendo reportes de activación y/o desactivación de usuarios.

De otra parte, las Oficinas de Control Interno Disciplinario o las que hagan sus veces, deberán en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación, informar a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, los datos completos del referente designado como enlace del Sistema Distrital de Información Disciplinaria y de manera inmediata informar si este es relevado de su designación.

2.2. Deber de cargar y/o actualizar en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria los procesos disciplinarios que cursan en las Oficinas de Control Disciplinario de las Entidades Distritales, o las que hagan sus veces y que a la fecha no han sido cargados.

Los operadores disciplinarios, que al día siguiente de la publicación de la presente Directiva, aún no hayan cargado y/o actualizado, en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, la totalidad de los procesos disciplinarios que cursan actualmente en sus despachos, deberán adelantar dicha tarea, garantizando que la información sea confiable, oportuna y completa, en los siguientes términos:

- Cuando se encuentren sin cargar y/o actualizar en el SID entre 1 a 100 procesos, la oficina de control interno disciplinario de cada entidad o la que haga sus veces, contará con cincuenta (50) días hábiles para su actualización, a partir del día siguiente a la publicación de la presente Directiva.

- Cuando se encuentren sin cargar y/o actualizar en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria entre 101 a 300 procesos, la oficina de control interno disciplinario de cada entidad o la que haga sus veces, contará con setenta (70) días hábiles para su actualización, a partir del día siguiente de la publicación de la presente Directiva.

- Cuando se encuentren sin cargar y/o actualizar en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria más de 301 procesos, la oficina de control interno disciplinario de cada entidad o la que haga sus veces, contará con noventa (90) días hábiles para su actualización, a partir del día siguiente de la publicación de la presente Directiva.

2.3. Verificación de los datos cargados por los referentes al Sistema Distrital de Información Disciplinaria.

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, en virtud de las funciones de administrar y coordinar la debida implementación del SID en las diferentes Oficinas de Control Interno Disciplinario, o las que hagan sus veces, programará las visitas a las que haya lugar, a fin de verificar que se mantenga permanentemente actualizado el Sistema Distrital de Información Disciplinaria.

Si, como consecuencia de la labor de verificación que adelante la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, se advierten desatenciones a las obligaciones contenidas en la presente Directiva, las Oficinas de Control Interno Disciplinario, o las que hagan sus veces, deberán documentar una estrategia, la cual será aprobada por la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinario de la Secretaría Jurídica Distrital, quien hará seguimiento al cumplimiento de esta.

2.4 Responsabilidad del manual del usuario del Sistema de Información Disciplinaria.

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, deberá mantener actualizado y disponible el Manual del Usuario del Sistema de Información Disciplinaria, y ofrecerá el apoyo requerido a las entidades distritales, para su correcta utilización.

2.5 Asistencia a las reuniones, capacitaciones y demás actividades previstas por la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital, en pro de la operatividad y/o actualización del Sistema Distrital de Información Disciplinaria.

Los usuarios del Sistema Distrital de Información Disciplinaria, deberán asistir a las capacitaciones que, con ocasión al manejo y operatividad del mismo, realice u organice la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital.

La presente Directiva rige a partir de su publicación.

En caso de requerir mayor información, puede dirigirse a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital al teléfono 3183000 ext.1590.

Cordialmente,

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

Proyectó: Juan Camilo Cabrejo (contratista).

Revisó: Juan Carlos León Alvarado (Director Distrital de Asuntos Disciplinarios).

Aprobó: Dalila Hernández Corzo (Secretaria Jurídica Distrital).