RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACTA DE SESIÓN 01 DE 2017

 

Nombre de la Reunión: PRIMER COMITÉ DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS.

 

Convoca: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

Fecha sesión: 19 DE SEPTIEMBRE DE 2017

 

Hora inicio: 8:30 AM

 

Hora terminación: 11:30 AM

 

Lugar: SALA BARULÉ, ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA

 

ORDEN DEL DIA

 

1. Verificación del Quorum.

 

2. Instalación del primer Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios de 2017 y presentación por parte de la Secretaria Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor, Doctora Dalila Astrid Hernández Corzo.

 

3. Presentación del Sub-Secretario Jurídico Distrital de la Alcaldía Mayor, Doctor William Antonio Burgos Durango y del Director Distrital de Asuntos Disciplinarios, Doctor Juan Carlos León Alvarado.

 

4 Presentación y aprobación del Reglamento Interno del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios.

 

5. Presentación de los datos estadísticos arrojados por el Sistema de Información Distrital -SID-.

 

6. Presentación y aprobación ante el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios de la propuesta de creación de Directiva con relación a la vinculación de contratistas en las OCID del Distrito Capital.

 

7. Presentación y aprobación ante el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios de la propuesta de creación de la Directiva del Sistema de Información Distrital-SID-.

 

8. Acciones acordadas para la segunda sesión del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios.

 

La primera sesión del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios fue presidida por la Secretaría Jurídica Distrital, la Doctora Dalila Astrid Hernández Corzo, quien dio la bienvenida a los participantes, solicitando que se realice la presentación de cada uno de los asistentes.

 

Al finalizar la presentación de todos los asistentes la Secretaria Jurídica presenta al Secretario T Técnico (sic) del Comité, siendo el Director Distrital de Asuntos Disciplinarios, el Doctor Juan Carlos León Alvarado.

 

El Secretario técnico, realiza la verificación del Quorum informando a la Secretaria Jurídica que sí hay Quorum deliberatorio para desarrollar el Comité. La Secretaria Jurídica Distrital le solicita poner en consideración el orden del día para que sea aprobado por parte de los miembros del Comité, quienes lo aprueban.

 

Conforme al orden del día, el Doctor William Burgos (Subsecretario Jurídico Distrital), saluda a los miembros del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios y les da la bienvenida, manifestando que este Comité, es una instancia de coordinación jurídica, que tiene como propósito que todos los Órganos de Control Disciplinario del Distrito, podamos compartir las experiencias, buscando con ello fijar políticas en materia disciplinaria, indicando que al verificar el orden del día, ya se cuentan con dos propuestas de política pública, una con relación en la vinculación de profesionales en derecho a través del instrumento de contrato de prestación de servicios profesionales, para el apoyo a las oficinas de Control interno Disciplinario y otro que tiene que ver con el Sistema de Información Disciplinaria. En este segundo punto, hace una reflexión de la importancia de tener la información Disciplinaria en el aplicativo al día o actualizadas, informándoles a los asistentes, lo que padece la Secretaría Jurídica Distrital, cuando los entes de control o la ciudadanía en general, solicitan información o datos estadísticos en materia disciplinaría, confiando que los datos que el SID arroja son certeros, pero si alguna entidad no lo tiene actualizado, los datos que se brindan son erróneos y esto puede generar para la entidad una falta disciplinaria, por esta razón, el doctor Burgos, hace énfasis en este tema a todos los asistentes, reiterando que el SID es la fuente de información para todos, así mismo, manifiesta la importancia del Comité Distrital, para tener una sola línea en cuanto a las normas y su interpretación.

 

El Secretario Técnico contextualiza sobre las dos políticas que se van a tocar en el día de hoy, refiriendo que la primera ya se había estudiado el año pasado, en sesión del anteriormente llamado Subcomité de Asuntos Disciplinarios, indicando que ya se tiene una línea base con lo que se trabajó, exponiendo que la única diferencia que se tiene son dos nuevos conceptos emitidos por  la Procuraduría General de la Nación que de manera excepcional, vincula a profesionales del derecho mediante un contrato de prestación de servicios para brindar apoyo en materia disciplinaria, al igual que la Personería de Bogotá al vincular profesionales mediante la misma figura para apoyar el mismo fin, por lo tanto,  existe un ambiente propicio para avanzar en esta línea. Estos nuevos antecedentes, hacen que hoy en día sea posible abrir la posibilidad para aquellas entidades que tienen dificultad en vincular a la planta a profesionales del Derecho.

 

La Secretaria manifiesta que, desde la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, el mensaje que se ha enviado es que se creen las oficinas del control interno como lo demanda la ley 734 de 2002, pero también es consciente que muchos factores confluyen, que impiden la creación de las mismas y que es un tema que redunda especialmente en las entidades adscritas y vinculadas.

 

En lo que tiene que ver con el SID, se pretende el cumplimiento y el compromiso de las Entidades para cargar la información, así como establecer unos tiempos para garantizar la seguridad de la información, que permite tener datos que conlleven a la creación de políticas públicas y al fortalecimiento institucional de las entidades, así como mitigar la corrupción.

 

Presentación y aprobación del Reglamento Interno del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios.

 

El Secretario Técnico hace la presentación del siguiente punto, sobre la aprobación del Reglamento Interno del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, contextualizando, a los miembros del Comité, que el proyecto del reglamento fue remitido previamente por parte de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, a los correos institucionales de cada miembro, mencionando que se tuvieron en cuenta las observaciones en torno a su contenido; por ende se pone  en consideración del Comité, las observaciones las cuales fueron las siguientes:

 

Secretaría Distrital de Desarrollo Económico: No se encontraron modificaciones de fondo, se sugiere incrementar y fomentar las jornadas de capacitación, enfatizando en el Sistema de Información Distrital, y talleres prácticos en el proceso verbal, desarrollo de audiencias verbales, contando con el apoyo presupuestales para los funcionarios.

 

La Secretaria Jurídica Distrital del Comité, le pregunta al Secretario si este reglamento fue puesto en conocimiento de los miembros del Comité, con anterioridad, respondiendo el Doctor Juan Carlos León que este documento se remitió con anterioridad a todos los jefes de oficina de control interno o a quienes hacen sus veces.

 

El doctor Carlos Puerto de la Secretaría Distrital de Ambiente, la doctora Matilde Nieto de la Secretaría Distrital de Gobierno y la doctora Liliana Villamil, de la Secretaría de Planeación Distrital, manifestaron que a ellos no le había llegado correo alguno, referente al reglamento en mención.

 

El Secretario del Comité, le pide a su grupo de trabajo que verifiquen los correos enviados, al realizar el proceso de verificación se evidencia que los correos efectivamente fueron remitidos. A la Secretaría Distrital de Ambiente, se remitió al correo de la asesora del Doctor Puerto, a la Secretaría de Gobierno, se remitió al correo institucional de la doctora Nieto y a la Secretaría Distrital de Planeación, se remitió el correo al anterior Jefe de Oficina de Control Interno.

 

La Secretaria Jurídica Distrital conforme a los 3 comentarios de los jefes de oficina de las entidades anteriormente señaladas, manifiesta que no hay forma de aprobar el reglamento porque la idea era que se conociera previamente, dando la propuesta de socializar el reglamento y dejando la observación, para posteriormente en el trascurso de los 3 días siguientes al envío nos hicieran llegar las observaciones o la aprobación del reglamento.

 

El Secretario Técnico, expone el proyecto de reglamento a todos los miembros del Comité, manifestando que se asemeja al reglamento anterior, y prosigue a darle lectura.

 

El Doctor Puerto de la Secretaría Distrital de Ambiente, manifiesta que no está claro los integrantes del Comité. El Secretario Técnico, manifiesta que se va a realizar la modificación, la Secretaria Jurídica Distrital le sugiere al Secretario Distrital de Ambiente, que se debe usar el orden contenido en el Acuerdo Distrital 257 de 2006, y sugiere hacer ajuste de redacción y de forma.

 

Respecto al parágrafo 2° del artículo 4, sobre los invitados del Distrito, el Secretario Técnico, explica que este parágrafo refiere a las entidad adscritas y vinculadas (sic). La Secretaria Jurídica Distrital solicita que se dé claridad a este punto dentro del reglamento.

 

Respecto al artículo 3, el cual se refiere al Quorum, el Doctor Puerto, de la Secretaría Distrital de Ambiente, le manifiesta al Secretario Técnico, que, si no hay quorum deliberatorio no puede haber quorum decisorio. El Secretario Técnico señala que, se trata de un tema práctico, para tomar cualquier decisión siempre se debe tener la mitad más uno de los integrantes, es decir, quorum deliberatorio. Lo que se pretende es que asistan los que tienen la función disciplinaria, es decir, el operador disciplinario o quien haga sus veces en las cabezas de sector y es importante tener la mitad más uno de ellos, para que así, se pueda tomar la decisión con las personas que asistan al Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios.

 

El doctor Karib Gómez de la Secretaría Distrital de de Seguridad Convivencia y Justicia, manifiesta que él ve claro las dos exigencias, que como se encuentra en el proyecto del reglamento es lo correcto.

 

La Secretaria Jurídica Distrital manifiesta que se precise si el quorum decisorio corresponde al de los asistentes, siempre y cuando haya quorum deliberatorio.

 

Sobre el artículo 5 que correspondiente a la inasistencia, el representante de la Secretaría Distrital del Hábitat, da su opinión sobre el tema manifestando que, la asistencia a los Comités es indelegable, tal como se refiere, dejando la propuesta de que se permita la asistencia de una persona delegada con voz, pero sin voto.

 

Sobre el tema la Secretaria Jurídica Distrital sugiere que en estos casos deben encargar por resolución a alguien de la Entidad.

 

Respecto a este punto, el doctor Puerto, de la Secretaría Distrital de Ambiente, señala que, en los casos en que los servidores miembros del Comité Distrital, que ostentan la calidad de Subsecretarios, en el evento en que Alcalde disponga alguna tarea y no se puede asistir por justa causa, se debe permitir que haya un delegado siempre y cuando se justifique, ya que es más valioso que este delegado asista, responda y que la entidad sea la que participe de manera directa frente a estos casos.

 

El Subsecretario de la Secretaría Jurídica Distrital, manifiesta que la asistencia debe ser indelegable, pero se puede modular el tema de fuerza mayor y modificar a justa causa.

 

La Secretaria Jurídica Distrital, manifiesta que esto se pone en consideración de los miembros, ya que para eso está el Comité.  El Comité Aprueba la propuesta.

 

El Secretario Técnico manifiesta que la votación de los miembros, se realizará vía correo electrónico, aprobándose la moción por todos los miembros asistentes.

 

El doctor Puerto, manifiesta una modificación en el artículo 4, donde sugiere agregar los cargos de los miembros del Comité.

 

El Secretario solicita poner términos para las observaciones y posterior aprobación vía correo electrónico, dándose 3 días para realizar la revisión y en los casos en que exista una observación de fondo, se dará traslado solamente si esa la misma es de fondo; si es de forma se tendrá en cuenta, si hay lugar a ello, sin traslado alguno.

 

El Secretario Técnico, manifiesta que por error involuntario se hizo la invitación al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y ellos hacen parte de la Secretaría General, sin embargo, para otros temas de resorte de éste Comité, es oportuna su presencia.

 

Presentación de los datos estadísticos arrojados por el Sistema de Información Distrital -SID-.

 

El Secretario Técnico, continua el orden del día con las estadísticas del SID, manifestando que éstas arrojaron que, en casi en todas las entidades, se advierte una diferencia, en el número de expedientes físicos que se tiene, en contraste con lo que cada Entidad reporta en el SID, encontrando una deficiencia en la calidad el dato.

 

Informa que la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, va a realizar una serie de visitas a algunas entidades a fin de tomar muestras representativas de la operatividad del Sistema y de la aplicación de las normas en temas disciplinarios en éste, para hacer más efectivo el acompañamiento para contar así, con una verdadera calidad del dato.

 

La Secretaria Jurídica Distrital comenta a los asistentes la importancia de subir toda la información al Sistema de Información Distrital –SID-, indicando que al interior se está trabajando en la operatividad del mismo para un buen funcionamiento y mejora del sistema, por esta razón, se le solicitan sugerencias y ajustes frente al mejoramiento del mismo.

 

El Secretario Técnico, hace la presentación de las cifras arrojadas por el SID, comparadas con la información reportada en las encuestas realizadas en el segundo semestre del año 2016, en cada entidad, en las que al cruzar la información se evidencia la diferencia de cifras.

 

La Secretaria Jurídica Distrital, solicita que se pongan en consideración las cifras, tomando como ejemplo a la Secretaría de Educación del Distrito, quien tiene 1.899 reportados en el SID, mientras en la encuesta presencial con corte al segundo semestre del año 2016, tiene reportados 2.127, con una diferencia de casi mil procesos, es decir el 87% reportados en el SID. La Secretaría Distrital de Gobierno reportó en el SID 1.187 y en la encuesta 1.646, esto es el 77%.

 

La encuesta que se toma como base es con corte al 31 de diciembre de 2016, la próxima encuesta está estimada en lo posible para aplicarse en el mes de octubre para realizar nuevamente la tabulación de lo reportado en el SID y lo reportado en la encuesta, teniendo la idea que esta estadística va a mejorar frente a la que se está presentando.

 

La jefa de la Oficina de Control Interno de la Secretaria de Educación Distrital, le solicita al Secretario Técnico revisar las cifras porque no le coinciden con las que al interior de la Entidad se tienen. El Secretario Técnico menciona que las dos únicas fuentes que se tienen como base para realizar este análisis estadístico es la información del SID reportada por cada Entidad y la encuesta diligenciada por las oficinas o dependencias que tengan a su cargo la función disciplinaria.

 

La Secretaria Jurídica Distrital, manifiesta lo importante de tener claro que es un proceso activo para efectos del registro.

 

El Secretario Técnico informa que un proceso activo se considera a partir del auto de indagación.

 

El Subsecretario Jurídico Distrital invita que todos hablen el mismo lenguaje, para no tener errores en la estadística.

 

La doctora Martha Eugenia Ramos Ospina de la Secretaría Distrital de Planeación, manifiesta que el caso de ellos, se tiene una dificultad con los expedientes que no han podido actualizar, ya que se ha tenido un proceso de modernización y cambio del organigrama.

 

El Secretario Técnico manifiesta que el SID necesita una serie de ajustes, pero que el próximo año se debe tener un desarrollo del SID del 100%.

 

La Secretaria Jurídica Distrital manifiesta que si hay temas en donde con un ajuste simple puede fluir la información del sistema, por lo cual se debe evaluar si se pueden incluir ajustes en el mismo.

 

El doctor Jorge Clavijo Bendeck de la Secretaria Distrital de Integración Social, hace una acotación sobre que es un proceso activo, manifestando que los tiempos que se estipula en el manual de procesos y procedimientos no se pueden cumplir en las entidades donde el flujo de procesos es muy alto.

 

La Secretaria Jurídica Distrital refiere que se debe entender que cuando se maneja un sistema como el SID, se evidencian las quejas, pero no todas ellas llevan a un proceso disciplinario como tal, es por ello que se deben saber leer las estadísticas y los registros, es por ello que debemos tener conocimiento del manual de procesos y procedimientos y del manual del mismo SID, por ello la importancia de que todos hablen el mismo idioma con los mismos tiempos y cortes.

 

El Secretario Técnico hace la invitación a hacer la mejora en el dato, y que el objetivo de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, es que en conjunto con las entidades del Distrito trabajan mancomunadamente para poder registrar en tiempo real todos los procesos activos que tengan las entidades y hacer un buen manejo y uso del SID, para que las estadísticas arrojadas por el mismo, sean transparentes y reales.

 

Presentación y aprobación ante el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios de la propuesta de creación de Directiva respecto al fortalecimiento de la Oficinas de Control Interno Disciplinario y a la vinculación de contratistas en las OCID del Distrito Capital.

 

Se sigue con el orden del día presentando la propuesta de la creación de la Directiva conforme a la vinculación de contratistas en las oficinas de control interno disciplinario. Como se había mencionado anteriormente, este tema se había tratado hace un año en el anterior Comité.

 

En ese lapso hubo varios cambios, como la creación de la Secretaría Jurídica Distrital. Adicional a ello, existían dudas respecto a este tema ya que existe resistencia por algunos juristas del derecho disciplinario, pero a partir de junio de este año, la Procuraduría Delegada para Asuntos Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, conceptuó que, de manera excepcional, se podrá acudir a la figura de contratistas para vincular en las OCID a profesionales del derecho para apoyar las labores de la competencia de estas.

 

El objetivo de esta nueva Directriz es modificar el numeral 1.1 de la directiva 007 de 2013 y el numeral 2 de la Directiva 002 de 2007 y complementar los numerales 1, 2, 3 y 4 de la Directiva 004 de 2002, se hace un balance de las OCID y el contexto normativo.

 

La Política Pública está dirigida a actualizar y mejorar la estructura de las Oficinas de Control Interno Disciplinario -OCID-. Se tiene la necesidad de establecer éstas, en las entidades distritales, o grupos formales de trabajo, que lleven a cabo la función disciplinaria, cumpliendo los postulados legales. El Secretario Técnico les reitera que, ya es conocido ampliamente por todos, el sustento legal, el cual se encuentra consagrado en el artículo 76 de la Ley 734 de 2002.

 

Además, señala, que el numeral 1.1 de la Directiva 007 de 2013, refiere que las OCID deben contar con operadores que dependan directamente del nominador, con formación de Abogado mínimo con especialización. La Secretaria Jurídica Distrital le pregunta al Secretario Técnico, como lo había mencionado anteriormente, en el reglamento si esta propuesta, ya se había enviado previamente a los miembros del Comité.

 

El Secretario Técnico le manifiesta que “No”, pero que esta propuesta ya se ha venido trabajando desde hace un año en el marco del anterior mente llamado Subcomité de Asuntos Disciplinarios y todos tienen conocimiento de su contenido, y lo que se quiso fue retomar el tema, como él lo menciona, los conceptos emitidos por la Procuraduría General de la Nación y teniendo en cuenta que en Personería Distrital se permite la vinculación de profesionales del derecho, por medio de contrato de prestación de servicios para sustanciar en oficinas de asuntos disciplinarios.

 

La Secretaria Jurídica Distrital refiere, que lo que se quiere es definir como Distrito, si se va aceptar la tesis que profesionales a través de contratos de prestación de servicios puedan estar sustanciando, o puedan estar trabajando en las OCID.

 

 El Secretario Técnico indica que estos profesionales del derecho están destinados a apoyar  a las OCID en las diferentes entidades del Distrito.

 

La Secretaria Jurídica Distrital le pregunta al Secretario Técnico a qué se refiere con “apoyar”, a lo que respondió que, conforme al concepto emitido por la Procuraduría, no se quería ir hasta el punto de indicar que los contratistas pueden sustanciar, sino que se requieren sus servicios de manera excepcional para apoyar los asuntos disciplinarios de dichas oficinas.

 

La Secretaria Jurídica Distrital manifiesta que el diagnóstico se encuentra claro, y que conforme a los temas legales y los conceptos emitidos por Procuraduría General de la Nación y la práctica de la Personería, es viable que el Distrito, dé el paso de admitir un apoyo de profesionales con vinculación mediante contratos de prestación de servicios en las OCID.

 

El Secretario Técnico recomienda que se deben crear las Oficinas de Control Interno Disciplinario como lo estipula la ley, si esto no es posible por el tema presupuestal, la función discplinaria debe quedar a cargo de una oficina del más alto nivel dentro de la Entidad, y que, si al interior no pueden nombrar o tener un abogado de planta para apoyar dicha función, ahí, excepcionalmente, a través de contrato de prestación de servicios, se podrían vincular profesionales para que apoyen la función disciplinaria.

 

Se debe anotar, que, en los estudios previos debe quedar muy bien documentadas (sic) las necesidades y el porqué de la vinculación de manera excepcional.

 

Los conceptos referenciados emanados de la Procuraduría General de la Nación que se emitieron en julio del 2017 y agosto de 2017, confluyen en manifestar que de forma excepcional y bajo parámetros estrictos, se puede autorizar la intervención de profesionales idóneos a través de contratos de prestación de servicios.

 

La Secretaria Jurídica Distrital le solicita al Secretario Técnico que amplié la información sobre el apoyo de los contratistas, indicando éste, que apoyo es prácticamente sustanciar, dar impulso al proceso practicar pruebas, para manejarlo en un concepto amplio.

 

El Delegado de la Secretaria Distrital del Hábitat, manifiesta que la Oficina el año pasado solicitó a la Procuraduría General de la Nación, un concepto de vinculación de contratistas en el eje disciplinario. La respuesta fue que los contratistas pueden ejercer cualquier función, excepto que se involucre el adelantamiento de una función pública y toma de decisiones, que son actividades exclusivas del operador disciplinario.

 

El Doctor William Burgos, Subsecretario Jurídico, manifiesta que los objetos contractuales deben tener relación con el concepto de la Procuraduría General de la Nación.

 

La Secretaria Jurídica Distrital, indica que conforme a lo manifestado en la propuesta, se debe cambiar la Directiva y modificarla y suprimir esa prohibición; actualizar y precisar exactamente cuáles son las actividades que se puede hacer y orientar en el sentido que cuando una entidad del Distrito vaya a contratar los servicios de un profesional del Derecho para las oficinas de asuntos disciplinarios, tengan claro la necesidad y la justificación del contrato, tal como se va a estipular en la Directiva.

 

La Secretaria Jurídica Distrital les indica que teniendo en cuenta que se tiene este proyecto de la Directiva, la idea es que la conozcan, hagan sus observaciones y con base a eso se va a expedir la respectiva directriz frente al tema.

 

El Secretario Técnico informa, que se van a hacer las observaciones vía comunicación electrónica, tal como se va a realizar con la aprobación del Reglamento, estipulando unos términos para la entrega de las observaciones y la votación.

 

Presentación y aprobación ante el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios de la propuesta de creación de la Directiva del Sistema de Información Distrital-SID-.

 

El siguiente punto del orden del día corresponde a la presentación de la propuesta de la creación de la directiva en torno del Sistema de Información Disciplinaria.

 

Como se exponía el inicio del comité y como se ilustró en las diapositivas de las estadísticas disciplinarias, se vuelve a insistir en la mejora de la calidad del dato conforme al Decreto Distrital 654 de 2011 y la circular 03 de -2017, 06 de 2017 y 015 de 2017.

 

Existe una proliferación de normas, por lo que, se pretende modular la normativa y manejar tiempos para cargar la información.

 

El Secretario Técnico, señala que se debe fortalecer la calidad del dato, e insistir en varios principios, como exactitud, totalidad de la información cargada en el sistema, su oportunidad y relevancia y utilidad.

 

El deber de guardar estricta confidencialidad, lo que apunta a la calidad del dato, pero también con lo que tiene que ver con la seguridad de la información.

 

El Sistema de Información Disciplinaria, se convierte en un sistema de consulta para la alta dirección y para establecer los insumos para la creación de la política pública en materia disciplinaria.

 

Con corte a 31 de diciembre del año 2016 se tenían reportados en el Sistema 6.642 procesos y en la encuesta desarrollada se reportó 9.818 procesos existiendo una diferencia del 67% del reporte; 18 entidades (el 37%) manifiestan que no tienen actualizados el Sistema de Información Distrital.

 

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarias crea una cuenta corporativa para establecer comunicación directa con todas las entidades Distritales, la cual es SID@secretariajuridica.gov.co, pero del otro lado, también se requiere crear una cuenta única de correo electrónico por parte de las entidades y poner en conocimiento el referente, para tener un contacto directo con ellas.

 

La Directiva se refiere la actualización del referente y la creación de esta cuenta, para una mejor desarrollo y comunicación del mismo Sistema, éste debe tener actualizado y reportar las novedades en un término de 5 días hábiles, igualmente, el reporte del referente con sus datos y reporte de contacto en un plazo de 10 días hábiles. También se debe crear una cuenta de correo electrónico en cada OCID, en un término de 15 días a partir de la expedición de la directiva.

 

En lo que respecta a la actualización del SID, una vez surtida la actuación disciplinaria, se propone que la misma se incorpore dentro de los 3 días hábiles para mantener así, al día la actualización del proceso en el Sistema.

 

Para poder tener al día el Sistema es necesario cumplir con el deber de cargar todos y cada uno de los procesos que cursan en las OCID y que a la fecha no haya sido cargados, todo esto para que, a corte del 31 de diciembre del año en curso, se tenga todos los procesos del Distrito cargados en el Sistema de Información Disciplinaria.

 

A partir de la entrada en vigencia de la directiva, se tienen los siguientes términos para cargar y/o actualizar los procesos:

 

Sin cargar o actualizar de 1 a 100 procesos las OCID tiene 30 días calendario.

 

Sin cargar o actualizar 101 y 300 procesos las OCID tiene 45 días calendario.

 

Sin cargar o actualizar 301 y más procesos las OCID tiene 60 días calendario.

 

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios como administrador del SID en las diferentes oficinas, programará aleatoriamente visitas a fin de verificar que éstas, mantengan actualizados el Sistema, si como consecuencia de la verificación se realizan observaciones a las obligaciones contenidas en la presente Directiva, las OCID deberán presentar un informe en el que se acuerde un compromiso con relación a las observaciones, el cual será aprobado con por la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, quien hará seguimiento al mismo.

 

La Directiva se pondrá igualmente en consideración del Comité Distrital por medio electrónico, para que hagan sus observaciones.

 

Finalmente, desde la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, se han programado y organizado las capacitaciones de la operatividad y uso del SID, teniendo una gran acogida la inscripción de las entidades, pero no la asistencia del mismo por diferentes razones aducidas por las mismas entidades. La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios solicita la asistencia de las capacitaciones, orientaciones o las diferentes actividades que organice la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios para el mejoramiento y fortalecimiento de la operatividad y uso del SID y que de no poder asistir se comunique para así darle la oportunidad a un servidor interesado.

 

La Secretaria Jurídica Distrital manifiesta que teniendo en cuenta que se ha expuesto los lineamientos de la directiva, igual que los documentos anteriores, se pone en conocimiento para que presenten comentarios y observaciones. El llamado es tratar de cumplir todos los lineamientos con el objeto de mejorar el servicio, la comunicación y relación entre la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios y las OCID y principalmente sobre el manejo del SID.

 

CONCLUSIONES.

 

Se debe remitir el Reglamento Interno del Comité Distrital, vía correo electrónico, para observaciones y aprobación.

 

La Secretaria Jurídica Distrital manifiesta que, de acuerdo a lo expuesto en el Comité, se va agregar en el reglamento, que se pueden hacer votaciones electrónicas.

 

El doctor William Burgos propone emprender acciones sobre las implicaciones que tiene la entrada de la vigencia del nuevo Código Disciplinario, tema que se propone para un próximo comité, para generar recomendaciones en el tema.

 

La Secretaria Jurídica Distrital, manifiesta que la sala de audiencia con que cuenta la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, en la medida que sea necesario y se requiera, se puede usar para audiencias y capacitaciones que se requieran para todas las entidades del Distrito.

 

El Secretario Técnico aprovechando la mención, informa que la DDAD está organizando talleres con las cabezas de sector, comenzando en el mes de octubre. Se anunciará cómo se van a desarrollar los talleres.

 

La Secretaria Jurídica Distrital informa que, desde el punto de vista preventivo, se están generando módulos virtuales a todos los servidores del Distrito. Se espera que todas las oficinas de Control Interno Disciplinario participen y difundan dentro de sus entidades para desarrollar la orientación.

 

En estos términos y evacuado el orden del día el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, levanta la sesión siendo las 11:40 a.m.

 

COMPROMISOS ACORDADOS

 

 

FIRMA ASISTENTES: Se anexa lista de asistentes (Anexo 1).

 

CONSTANCIA

 

El suscrito Secretario Técnico del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, deja constancia del trámite surtido previo y posterior a la aprobación del Reglamento Interno del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios vía comunicación electrónica.

 

En virtud a lo acordado por el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios en sesión del 19 de septiembre de 2017, la Secretaría Técnica del Comité remitió el 22 de septiembre de 2017, vía correo electrónico, a aquellos miembros que participaron durante la discusión del Reglamento en la sesión presencial, un borrador del documento que comprendía las observaciones que se realizaron sobre él.

 

Teniendo en cuenta las observaciones que se realizaron a dicho documento (Documento anexo 2), la Secretaría Técnica, lo remitió a la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos, a fin de que esta hiciera la revisión y de ser el caso formulara las observaciones y sugerencias de su competencia.

 

Efectivamente se hicieron ajustes por parte de la Dirección Distrital de Doctrina y la Secretaría Técnica remitió vía correo electrónico, el 27 de octubre de 2017, a los miembros ya enunciados, el documento final para su aprobación.

 

Dicho documento fue aprobado por medio de correo electrónico, por lo siguientes miembros, lográndose la mayoría requerida para su aprobación (Anexo 3), como se discrimina a continuación:

 

Secretaría Distrital de la Mujer.

 

Secretaría Distrital de Salud.

 

Secretaría Distrital de Ambiente.

 

Secretaría Distrital de Integración Social.

 

Secretaría Distrital de Movilidad.

 

Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

 

Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

Secretaría Jurídica Distrital.

 

Secretaría de Educación del Distrito.

 

Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia.

 

Secretaría de Hacienda Distrital.

 

La presente constancia se incorpora como anexo para hacer parte del acta levantada con ocasión a la sesión del Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios celebrada el 19 de septiembre de 2017 y para todos los efectos se firma en la ciudad de Bogotá D.C. a los 15 días del mes de noviembre de 2017.

 

JUAN CARLOS LEÓN ALVARADO

 

Secretario Técnico

 

Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios.