RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 025 DE 2018

 

(Agosto 31)

Dejada sin efectos por la Directiva 001 de 2021.

 

Para: Secretarios/as de Despacho, Directores/as de Departamentos Administrativos, y de Unidades Administrativas Especiales con y sin Personería Jurídica, Gerentes/as, Presidentes/as y Directores/as de Establecimientos Públicos, Empresas Sociales del Estado, Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, Sociedades de Economía Mixta, Sociedades Públicas, Empresas de Servicios Públicos, Oficiales y Mixtas, Alcaldes/as Locales y Rector/a del Ente Universitario Autónomo.

 

De: Secretaría Jurídica Distrital

 

Asunto: Orientaciones sobre la aplicación del Decreto 1273 de 2018.

La Secretaría Jurídica Distrital con base en las facultades otorgadas mediante el Decreto 323 de 2016, en su artículo 3. numerales 4. y 11., se permite impartir orientaciones sobre la aplicación y entrada en vigencia del Decreto 1273 del 23 de julio de 2018, expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio del Trabajo, “Por el cual se modifica el artículo 2.2.1.1.1.7 se adiciona el Título 7 a la Parte 2 del Libro 3  del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en relación al pago y retención de aportes al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes y modifica los artículos 2.2.4.2.2.13 y 2.2.4.2.2.15 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo”.

 

1. ANTECEDENTES

 

El Artículo 135 de la Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 – Todos por un nuevo país” estableció el ingreso base de cotización – IBC de los independientes de la siguiente manera:

 

“Los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contrato diferente a prestación de servicios que perciban ingresos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smmlv), cotizarán mes vencido al Sistema Integral de Seguridad Social sobre un ingreso base de cotización mínimo del cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado de sus ingresos, sin incluir el valor total del Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando a ello haya lugar, según el régimen tributario que corresponda. Para calcular la base mínima de cotización, se podrán deducir las expensas que se generen de la ejecución de la actividad o renta que genere los ingresos, siempre que cumplan los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario.

 

En caso de que el ingreso base de cotización así obtenido resulte inferior al determinado por el sistema de presunción de ingresos que determine el Gobierno Nacional, se aplicará este último según la metodología que para tal fin se establezca y tendrá fiscalización preferente por parte de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). No obstante, el afiliado podrá pagar un menor valor al determinado por dicha presunción siempre y cuando cuente con los documentos que soportan la deducción de expensas, los cuales serán requeridos en los procesos de fiscalización preferente que adelante la UGPP. 

 

En el caso de los contratos de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante y que no impliquen subcontratación alguna o compra de insumos o expensas relacionados directamente con la ejecución del contrato, el ingreso base de cotización será en todos los casos mínimo el 40% de valor mensualizado de cada contrato, sin incluir el valor total el Impuesto al Valor Agregado (IVA), y no aplicará el sistema de presunción de ingresos ni la deducción de expensas. Los contratantes públicos y privados deberán efectuar directamente la retención de la cotización de los contratistas, a partir de la fecha y en la forma que para el efecto establezca el Gobierno Nacional. 

 

Cuando las personas objeto de la aplicación de la presente ley perciban ingresos de forma simultánea provenientes de la ejecución de varias actividades o contratos, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas por cada uno de los ingresos percibidos de conformidad con la normatividad aplicable. Lo anterior en concordancia con el artículo 5° de la Ley 797 de 2003” 

 

Por su parte mediante sentencia del 12 de marzo de 2018 del Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sección Primera, Subsección B (Rad. 25000-23-41-000-2018-0058-00 se ordenó al Gobierno Nacional que en el término de cuatro (4) meses contados a partir de la ejecutoria de la sentencia reglamente el inciso tercero del artículo 135 de la Ley 1753 de 2015.

 

En atención al pronunciamiento judicial mencionado, mediante el Decreto 1273 de 23 de julio de 2018 se reglamentó el pago de la cotización mes vencido al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo de los trabajadores independientes, así como la retención de aportes de aquellos que celebren un contrato de prestación de servicios personales.

 

2. MARCO LEGAL

 

De acuerdo con la Resolución 5858 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social deben considerarse tres tipos de trabajadores independientes:

 

1. Trabajador independiente por cuenta propia. Aquella persona natural que ejerce su actividad por propia cuenta y riesgo y realiza los aportes a salud y pensión de manera obligatoria.

 

2. Independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales. Es aquella persona natural que realiza una actividad económica o presta sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo y está obligado al pago de los aportes a salud y pensión.

 

3.Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes. Personas naturales vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

 

Ahora bien, como consecuencia de la suscripción de un contrato de prestación de servicios, surge para los contratistas la obligación de realizar el pago de las contribuciones al Sistema General de Seguridad Social, de conformidad con lo que establecía la Ley 1122 de 2007 en su artículo 18[1].

 

Por otro lado, y de conformidad con el Artículo 2.2.1.1.1.7 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud los trabajadores independientes debían presentar la declaración de novedades y realizar el pago de las cotizaciones de manera anticipada[2].  

 

Ahora bien, el Decreto 1273 de 2018 en su artículo primero modificó el artículo 2.2.1.1.1.7 del Decreto 780 de 2016, Decreto Único  Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en el sentido de indicar que el pago de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral de los trabajadores independientes se realizará mes vencido.

 

De otra parte, se modifica el artículo 2.2.4.2.2.13 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, al determinar que el aporte al Sistema General de Riesgos Laborales, por parte de los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios, también deberá realizarse mes vencido.

 

Tal y como se mencionó anteriormente, el pago de los aportes por parte de los trabajadores independientes debía realizarse de manera anticipada, es decir, que, si por ejemplo se presentaba cuenta de cobro por el mes de marzo, se debía allegar el pago correspondiente al aporte de dicho mes. La nueva reglamentación del Decreto 1273 de 2018 dispone, para el mismo supuesto, que el aporte a presentar para el pago es el correspondiente al mes de febrero.

 

Como segunda modificación relevante, prevé el Decreto 1273 de 2018 la adición de un Título a la Parte 2 del Libro 3 del Decreto 780 de 2016 Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Salud, preceptuando lo siguiente:

 

“Artículo 3.2.7.2 Retención de aportes. Los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas, los patrimonios autónomos y consorcios o uniones temporales conformados por al menos una persona jurídica deberán efectuar la retención y giro de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral a través de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA) de los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante, en los plazos establecidos en el artículo 3.2.2.1 del presente decreto, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del contratante.

 

Parágrafo 1. La suma a retener será la que resulte de aplicar al Ingreso Base de Cotización (IBC) definido en el artículo 3.2.7.1 del presente decreto y los porcentajes establecidos en las normas vigentes para salud, pensiones y riesgos laborales, o las que las modifiquen o sustituyan.

 

Parágrafo 2. En aquellos casos en que el contratista cotice por varios ingresos, la retención y pago de aportes se efectuará sobre el valor resultante de cada uno de los contratos, independientemente de que el resultado de la aplicación del 40% al valor mensualizado del contrato o contratos sujetos a retención sea inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente.”

 

Con fundamento en lo anterior se concluye que ahora el pago de los aportes de los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios será responsabilidad del contratante, quien tiene la obligación de realizar la retención y giro al Sistema de Seguridad Social Integral de dichos valores, teniendo en cuenta el Ingreso Base de Cotización (en adelante IBC), de conformidad con lo establecido en el artículo 3.2.7.1 del Decreto 1273 de 2018 y a partir del mes de junio de 2019 tal y como lo preceptúa el inciso segundo del artículo 3.2.7.6

 

De acuerdo con lo anterior, a partir de junio de 2019 el IBC sobre el cual se deberá realizar la retención y giro de los aportes, será aquel que corresponda mínimo al 40% del valor mensualizado de cada contrato, sin incluir el valor total del impuesto al valor agregado IVA, cuando a ello haya lugar y en los porcentajes establecidos en las normas vigentes para salud, pensiones y riesgos laborales. En ningún caso el IBC podrá ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente ni superior a 25 veces el salario mínimo mensual legal vigente.

 

No obstante, cuando el contratista cotice por varios ingresos “la retención y pago de aportes se efectuará sobre el valor resultante en cada uno de los contratos, independiente de que el resultado de la aplicación del 40% al valor mensualizado del contrato o contratos sujetos a retención sea inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente”[3].

 

Conforme con lo anterior, cada entidad contratante será la responsable de realizar la retención y aporte por el valor de su contrato, independientemente de las demás retenciones a que haya lugar.

 

Así mismo, cuando por inicio o terminación del contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante resulte un período inferior a un mes, el pago de la cotización al Sistema de Seguridad Social Integral se realizará por el número de días que corresponda.

 

En todo caso, por virtud del Decreto 1273 de 2018, surgen obligaciones tanto para el contratista como para la entidad contratante, en el siguiente sentido.

 

Obligaciones del Contratista[4]:

 

Deberán reportar al momento de la suscripción del contrato y cuando quiera que se produzca alguna modificación que afecte el monto y el giro de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, la siguiente información:

 

1. Si ostenta la calidad de pensionado o tiene requisitos cumplidos para pensión o por disposiciones legales no está obligado a cotizar a pensiones.

 

2. Si cotiza por otros ingresos provenientes de vinculación laboral y/o reglamentaria, mesadas pensionales, independiente por cuenta propia y otros contratos, indicando el IBC en cada uno de ellos.

 

3. Si la totalidad de los ingresos mensuales son iguales o superiores a cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes producto de otros ingresos provenientes de vinculación laboral y/o reglamentaria, independiente por cuenta propia u otros contratos. Si existe obligación de realizar la retención de aportes al Fondo de Solidaridad Pensional (FSP), la entidad contratante efectuará el aporte al FSP sobre el IBC del respectivo contrato.

 

4. Si cotiza por el límite máximo de cotización de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 

 

5. Si pertenece a un régimen especial o de excepción en salud, y por tal razón el pago de la cotización a salud debe realizarse de manera directa a la entidad administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud (ADRES).

 

6. El porcentaje sobre el cual se deba aplicar la retención, si decide efectuar aportes por un Ingreso Base de Cotización (IBC) superior 40% del valor mensualizado del contrato.

 

7. Si desea realizar voluntariamente aportes a una Caja de Compensación Familiar.

 

8. Si va a realizar aportes a la Unidad de Pago por Capitación (UPC) adicional.

 

9. Si se efectuó traslado en alguna de las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral o de caja de compensación familiar.

 

Obligaciones del contratante a partir del mes de junio de 2019:

 

1. Efectuar la retención y giro de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral a través de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA) de los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del contratante, mes vencido.

 

2. El contratante será el responsable de girar a los administradores del Sistema de Seguridad Social Integral las sumas dejadas de retener o retenidas por valor inferior al que corresponde, y por los intereses moratorios que se causen debido a la inobservancia de los plazos establecidos para el giro de los aportes retenidos, sin perjuicio de las sanciones penales, fiscales y/o disciplinarias a que haya lugar.

 

3. Teniendo en cuenta que los pagos ahora estarán en cabeza del contratante, es él quien debe reportar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes las novedades de inicio, suspensión y terminación del contrato.

 

4. Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 

 

5. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo.

 

6. Realizar actividades de promoción y prevención.

 

7. Incluir a las personas vinculadas a través de contrato de prestación de servicios al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

8. Permitir la participación del contratista en las capacitaciones que realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

9. Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud necesarios para cumplir la actividad contratada.

 

10. Informar a los contratistas afiliados en riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al Sistema General de Riesgos Laborales.

 

11. Adoptar los mecanismos necesarios para realizar el pago mes vencido de la cotización, cuando el pago del aporte esté a su cargo.

 

3. LINEAMIENTOS:

 

3.1.       SUPERVISION Y/O INTERVENTORÍA:

 

Toda vez que los interventores y/o supervisores tienen la función de ejercer el control y vigilancia de la ejecución contractual, con el fin de verificar su cumplimiento y específicamente se encuentra dentro de sus funciones el verificar la documentación requerida para autorizar los pagos de los contratos; de conformidad con el Decreto 1273 de 2018, a partir del mes de octubre del presente año deberán verificar que los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios, continúen realizando los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral pero ahora mes vencido.

 

Conforme con lo anterior, debe el interventor y/o supervisor continuar ejerciendo la vigilancia del pago de los aportes, hasta tanto las entidades contratantes, sean las encargadas de asumir la retención y pago por dichos conceptos, es decir hasta el mes de junio de 2019.

 

Con fundamento en lo anterior, se sugiere instruir de manera precisa a los supervisores sobre el cumplimiento de la anotada obligación, así como, incluir en las obligaciones de los interventores el ajuste respectivo.

 

3.2 RETENCIÓN Y GIRO DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL A PARTIR DEL MES DE JUNIO DE 2019:

 

- Los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas, los patrimonios autónomos y consorcios o uniones temporales conformados por al menos una persona jurídica deben efectuar la retención y giro de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral a través de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA) de los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales[5] relacionados con las funciones de la entidad contratante, así como al Sistema General de Riesgos Laborales, mes vencido, teniendo en cuenta los ingresos percibidos en el período de cotización, es decir, el mes anterior.

 

- Para el cumplimiento de dicha obligación, la retención y giro de los aportes se efectuará a partir del mes de junio de 2019, mediante la modalidad electrónica de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA); para tal efecto, el Ministerio de Salud y Protección Social efectuará los ajustes que requiera la misma.

 

- Conforme con lo anterior, será el contratante el obligado de reportar las novedades que afecten el valor del aporte a realizar, con base en la información suministrada por el contratista, de conformidad con las obligaciones anteriormente mencionadas.

 

- Para dar cumplimiento a los plazos establecidos en el artículo 3.2.2.1 del Decreto 780 de 2016 para el pago de los aportes a los Subsistemas de Salud, Pensión y Riesgos Laborales del Sistema de Seguridad Social Integral, se tendrán en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del contratante.

 

3.3. LINEAMIENTOS PARA LOS CONTRATISTAS VINCULADOS MEDIANTE CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES:

 

- El pago mes vencido de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, se efectuará por el contratista, a partir del 1° de octubre de 2018, correspondiendo al período de cotización del mes septiembre del mismo año; por lo cual, el contratista está en la obligación de continuar efectuando los pagos, hasta tanto surja la obligación para la entidad contratante de realizar la retención y pago de los aportes, lo que como se ha indicado anteriormente, se realizará hasta partir del mes de junio de 2019.

 

- Surge para el contratista vinculado mediante contrato de prestación de servicios personales, la obligación de informar al contratante, cualquier novedad que pueda afectar el valor de la retención que el mismo debe hacerle. Para el cumplimiento de esta obligación, deberá contemplarse dentro de los contratos una cláusula que establezca el cumplimiento de suministrar dicha información.

 

- Como consecuencia de lo anterior, deberá realizarse el ajuste correspondiente en las minutas de los contratos en los procesos de contratación. 

 

- A partir del mes de octubre del presente año, el pago de los honorarios de los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante, estará supeditado al pago previo de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral mes vencido

 

- A partir del mes de junio de la vigencia 2019 la obligación directa de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista, será asumida por la Entidad Contratante.

 

4. CONSIDERACIONES FINALES:

 

El Ministerio de Salud y Protección Social, efectuará los ajustes que requiera la Planilla Integral de Liquidación de Aportes PILA, con el fin que la entidad contratante realice la retención y giro de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y al Sistema General de Riesgos Laborales, a partir del mes de junio de 2019.

 

Por último, el Decreto 1273 de 2018, estipuló en cabeza de las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales y los operadores de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), la obligación de divulgar y asesorar a los trabajadores independientes, a través de todos sus canales de comunicación, sobre el cambio del pago de la cotización a mes vencido.

 

Cordialmente,

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital

 

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