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Resolución 078 de 2018 Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
07/09/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
12/09/2018
Medio de Publicación:
Registro Distrital No. 6390 del 11 de septiembre de 2018.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 078 DE 2018

 

(Septiembre 07)

 

Por la cual se crean los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría Jurídica Distrital y se dictan otras disposiciones

 

LA SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales en especial la conferida por el artículo 6 de la Ley 87 de 1993 y el numeral 13 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política, dispone que son principios de la función administrativa la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, además señala que “(…) La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”.

 

Que el artículo 269 ídem, indica que “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (…)”.

 

Que el artículo 5 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, establece que el Sistema de Control Interno, debe ser aplicado por “(…) todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles (...)”, en consecuencia, dichas organizaciones deberán adaptar este modelo acorde con el tamaño y la naturaleza de las actividades según su objeto legal.

 

Que el artículo 6 ídem, determina que: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.”.

 

Que mediante el artículo 27 de la Ley 489 de 1998, se creó el Sistema Nacional de Control Interno, el cual está conformado por “(…) el conjunto de instituciones, instancias de participación, política, normas, procedimiento, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa cuyo sustento fundamental es el servidor público.”.

 

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente, el cual deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 en concordancia con los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

 

Que a fin de reglamentar el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, estableciendo un modelo que los integre y articule determinando su campo de aplicación, se expidió el Decreto Nacional 1499 de 2017, modificatorio del Decreto Nacional 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

 

Que mediante Decreto Nacional 1499 de 2017, se actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, el cual se define como “(…) un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.”.

 

Que el artículo 2.2.22.2 del Decreto Nacional 1083 de 2015, el cual fue sustituido por el artículo 1 por el Decreto Nacional 1499 de 2017, establece como uno de los objetivos del MIPG, el de “(…) Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones v la mejora continua (…)”.

 

Que el artículo 2.2.23.1 del Decreto Nacional 1083 de 2015, el cual fue sustituido por el artículo 2 del Decreto Nacional 1499 de 2017, señala que “El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.

 

El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.”.

 

Que el artículo 2.2.23.2 del Decreto Nacional 1083 de 2015, fue sustituido por el artículo 2 del Decreto Nacional 1499 de 2017, indicó que “La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993. (…)”.

 

Que a propósito de la actualización del MIPG, el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP expidió el Manual Operativo del MIPG, documento que explica que el mencionado Modelo opera por medio de 7 dimensiones a saber: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados, Evaluación de Resultados, Información y Comunicación, Gestión del Conocimiento y la Innovación y Control Interno.

 

Que el Manual Operativo del MIPG, en cuanto a la séptima dimensión de Control Interno, establece que, ésta “(…) promueve el mejoramiento continuo de las entidades, razón por la cual éstas deben establecer acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para la prevención y evaluación de éste. El Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito.”.

 

Que dicho Manual expresa que la estructura del MECI se fundamenta en cinco (5) componentes, así: “(i) ambiente de control, (ii) administración del riesgo, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) actividades de monitoreo. (…)”, y establece responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, por medio de la operatividad de una (1) línea estratégica y tres (3) líneas de defensa denominadas: “(…) (i) Línea estratégica, conformada por la alta dirección y el equipo directivo; (ii) Primera Línea, conformada por los gerentes públicos y los líderes de proceso; (iii) Segunda Línea, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comités de riesgos donde existan, comité de contratación, entre otros); y (iv) Tercera Línea, conformada por la oficina de control interno.”.

 

Que mediante Resolución 006 de 2017 se creó el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital -SJD, la cual señaló en el artículo 9 que se podrán crear los Subcomités del Sistema de Control Interno, la cual posteriormente fue derogada por la Resolución 196 de 2017, por medio de la cual se creó el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno de la SJD.

 

Que mediante Resolución 146 de 2017, se crearon los Subcomités de Autocontrol de la SJD, con la finalidad de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión, del cual hace parte el MECI.

 

Que por lo expuesto, se hace necesario implementar y actualizar en la SJD los aspectos que contribuyan al fortalecimiento del Control Interno, teniendo en cuenta la articulación e integración del MIPG y el MECI, de acuerdo con lo establecido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, fomentando una cultura del control y mejoramiento continuo de la gestión institucional, garantizando la implementación de la primera línea de defensa, la que, conforme lo señala documento conceptual y de orientaciones generales del MIPG del DAFP, estará compuesta “(…) por los Gerentes Públicos o gerentes operativos o los líderes de los procesos, quienes gestionan los riesgos y son responsables de implementar acciones correctivas, igualmente detecta las deficiencias de control. La gestión operacional se encarga del mantenimiento efectivo de controles internos, ejecutar procedimientos de riesgo y el control sobre una base del día a día. La gestión operacional identifica, evalúa, controla y mitiga los riesgos (…)”.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1. Creación de los Subcomités de Autocontrol. Crear los Subcomités de Autocontrol como instancias que garantizan la participación de los colaboradores de la SJD, en el análisis y observación de las actividades diarias, con el fin de realizar una autoevaluación de la gestión, detectando posibilidades de mejora, desviaciones y riesgos que puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y la ejecución de los planes de gestión y acción de las diferentes dependencias, y proponer correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados esperados.

 

PARÁGRAFO. Para efectos de la presente resolución se entiende como colaborador tanto el servidor público que desempeña funciones, como el contratista que cumple obligaciones en las diferentes dependencias de la SJD.

 

ARTÍCULO 2. Principios orientadores. Los Subcomités de Autocontrol atenderán a los siguientes principios:

 

1. Autocontrol. Es la capacidad que ostenta cada colaborador para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función o cumplimiento de sus obligaciones, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

 

2. Autorregulación. Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

 

3. Autogestión. Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

 

ARTÍCULO 3. Conceptos claves. Para lograr un efectivo desarrollo de los Subcomités de Autocontrol, se aplicarán los siguientes conceptos:

 

1. Orientación y control. Capacidad que deben generar quienes ocupan cargos de dirección, manejo y confianza, para orientar y concienciar a sus colaboradores en el desarrollo de habilidades que le permitan asumir su propio control y seguimiento a la gestión, en el ejercicio de las actividades que desarrollan.

 

2. Conocimiento. Suma de ideas, datos, información, procesos y productos generados por los colaboradores. El conocimiento se produce a través de la experiencia, el aprendizaje constante, la adaptación al cambio y se consolida con su generación permanente, preservación y difusión.

 

3. Calidad de la información. Toda la información que sea producida, gestionada y difundida por la SJD, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles.

 

4. Comunicación. Proceso continuo e interactivo que permite proporcionar, compartir y obtener la información relevante, necesaria y de calidad tanto hacia el exterior como hacia el interior de la SJD, donde debe garantizarse que se difunda en todos los niveles.

 

5. Aprendizaje organizacional. Proceso mediante el cual la SJD adquiere y crea conocimiento a través de sus colaboradores, con el propósito de convertirlo en conocimiento institucional, que le permite a la entidad adaptarse a las condiciones cambiantes de su entorno o transformarlo.

 

6. Monitoreo. Seguimiento realizado a las acciones cotidianas. Involucra las actividades de seguimiento y de supervisión. Su propósito es evaluar la realización del trabajo con el fin de identificar desviaciones y corregirlas en el menor tiempo posible. Para ello se sirve de varios dispositivos entre los que se cuentan la evaluación de los indicadores de gestión, las mesas de trabajo, el seguimiento a los presupuestos, entre otros.

 

7. Mejora continua. Proceso que pretende mejorar los productos, servicios y procesos de una organización mediante una actitud general, la cual configura la base para asegurar la estabilización de los circuitos y una continuada detección de errores o áreas de mejora.

 

ARTÍCULO 4. Funciones de los Subcomités de Autocontrol. Corresponde a los Subcomités de Autocontrol efectuar el seguimiento al desempeño institucional a través de las siguientes actividades:

 

1. Hacer seguimiento continuo al cumplimiento de las funciones, procesos y procedimientos de la respectiva dependencia, con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias de tal manera que sean el soporte orientador para alcanzar las metas y objetivos establecidos.  

 

2. Hacer seguimiento al desempeño de la dependencia de acuerdo a la ejecución del plan de gestión, plan de acción y resultado de la medición de indicadores.

 

3. Hacer seguimiento a los proyectos de inversión, contratación y presupuesto derivados de los mismos, a fin de evaluar el avance de sus componentes y metas físicas y financieras respectivas.

 

4. Identificar, analizar y valorar los posibles eventos que representen riesgo en el desarrollo de los procesos y procedimientos propias del área organizacional, estableciendo las correspondientes acciones de mitigación a través de las herramientas de la Administración de Riesgos.

 

5. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento, definiendo los correctivos frente a las observaciones formuladas con ocasión de las auditorías de los organismos de control interno y externo.      

 

ARTÍCULO 5. Integración de los Subcomités de Autocontrol. Los Subcomités de Autocontrol estarán integrados por todos los colaboradores que hagan parte de la Subsecretaría Jurídica, Direcciones y Oficinas.

 

ARTÍCULO 6. Sesiones de los Subcomités de Autocontrol. Los Subcomités de Autocontrol de la Subsecretaría Jurídica, Direcciones y Oficinas, sesionarán como mínimo una (1) vez al mes, con por lo menos la mitad más uno de los colaboradores de la dependencia, previa convocatoria del responsable de la respectiva dependencia, quien lo presidirá.

 

ARTÍCULO 7. Actas. De cada Subcomité de Autocontrol se levantará un acta, refrendada por quien la preside y un secretario designado por el responsable de la respectiva dependencia, cuyo original y anexos, reposará en el archivo de la dependencia y disponible cuando se requiera para su consulta.

 

ARTÍCULO 8. Contenido de las actas. Las actas del Subcomité de Autocontrol se levantarán en el formato de actas definido en el sistema integrado de gestión de la SJD, debiendo dejar consignado como mínimo los siguientes aspectos:


1.  Número del acta, fecha y hora de la sesión, nombre de la dependencia, orden del día, nombre y cargo o calidad del personal que participa en el Subcomité.

 

2. Registro de los temas tratados con una clara y breve descripción.

 

3. Conclusiones de cada tema tratado, compromisos adquiridos, correctivos adoptados, plazos definidos para el efecto y nombre del responsable de su ejecución.

 

ARTÍCULO 9. Verificación y cumplimiento. La Oficina de Control Interno de la SJD verificará el cumplimiento de las disposiciones previstas en la presente resolución, a través de los procesos de seguimiento y auditoría que efectúe anualmente.

 

ARTÍCULO 10. Comunicación. Comunicar la presente resolución a través de la Dirección de Gestión Corporativa de esta Secretaría, a la Subsecretaría Jurídica, Direcciones y Oficinas de la SJD.

 

ARTÍCULO 11. Vigencia. La presente resolución, rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga la Resolución 146 del 14 de septiembre de 2017.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D. C., a los 07 días del mes de septiembre del año 2018.

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital