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Resolución 107 de 2018 Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
24/10/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
27/10/2018
Medio de Publicación:
Registro Distrital No. 6422 del 26 de octubre de 2018.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 107 DE 2018

 

(Octubre 24)

 

Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría Jurídica Distrital, se designa su representante de la Alta Dirección, y se dictan otras disposiciones

 

LA SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

En ejercicio de las facultades conferidas por los numerales 11 y 13 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones." Así mismo que "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."

 

Que mediante la Ley 87 de 1993 se establecieron las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, definiendo en su artículo el control interno como "(...) el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos (...)".

 

Que el artículo 5 ídem, establece el campo de aplicación así "(...) La presente Ley se aplicará todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal."

 

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 'Todos por un nuevo país"' sobre la integración de Sistemas de Gestión, estableció que se integren en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de qué trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998.

 

Que el referido artículo igualmente dispuso que el Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado.

 

Que el Gobierno Nacional, de acuerdo con lo anterior expidió el Decreto Nacional 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública", del cual fue sustituido el Titulo 22 mediante el Decreto Nacional 1499 de 2017, estableciendo el objeto e instancias de dirección y coordinación del Sistema de Gestión y adoptando el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

 

Que el artículo 2.2.22.3.1. del Decreto Nacional 1083 sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, para el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, adopta la versión actualizada del MIPG.

 

Que el artículo 2.2.22.3.2 del Decreto Nacional 1083 sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, definió el MIPG como "(...) un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio."

 

Que el artículo 2.2.22.3.4 del Decreto Nacional 1083 sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, señaló que "El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el Modelo aplicará en aquellas en que el Estado posea el 90% o más del capital social. (...)".

 

Que el artículo 2.2.22.3.11 del Decreto Nacional 1083 sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, en concordancia con lo previsto en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, dispuso que la implementación y desarrollo del MIPG, en las entidades del orden territorial se haría con criterios diferenciales atendiendo las características y especificidades que definieran los líderes de política de Gestión y Desempeño Institucional.

 

Que el artículo 2.2.22.3.12. del Decreto Nacional 1083 sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, sobre la certificación de calidad, establece que las entidades y organismos públicos, que lo consideren pertinente, podrán certificarse bajo las normas nacionales e internacionales de calidad.

 

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, por el cual se establece la estructura, organización y funcionamiento general de la Administración Distrital, fue objeto de modificación mediante el Acuerdo Distrital 638 de 2016, por medio del cual se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica y la Secretaría Jurídica Distrital —SJD-, cabeza de sector.

 

Que mediante el Decreto Distrital 323 de 2016 se establece la estructura organizacional de la SJD como un organismo del Sector Central con autonomía Administrativa y Financiera.

 

Que mediante la Resolución 082 de 2017 "Por la cual se adopta la Plataforma Estratégica de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C." la entidad adopta su Plataforma Estratégica, como un instrumento gerencial a través de la cual la entidad define un modelo corporativo que permite atender los retos institucionales y administrativos que se presentan, en cumplimiento de su misión, y en concordancia con el Plan de Desarrollo Distrital.

 

Que la referida Plataforma Estratégica contiene cuatro imperativos estratégicos, y para dar cumplimiento al imperativo correspondiente al "Respaldo Jurídico que Genera Confianza", la entidad definió dentro del plan operativo anual -POA-, vigencia 2018, la meta de: “Desarrollar las herramientas para implementar el sistema integrado de Gestión de la Entidad” y esta a su vez tiene dentro de sus actividades la de adelantar las gestiones para la certificación de la entidad bajo la Norma NTC ISO 9001:2015.

 

Que el numeral 5.3 de Norma NTC ISO 9001: 2015 establece que "La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para que los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. (...)"

 

Adicionalmente la alta dirección debe asignar la autoridad y responsabilidad para:

 

- Asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de la NTC ISO 9001: 2015.

 

- Asegurarse de que los procesos están generando las salidas previstas.

 

- Informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora.

 

- Asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización.

 

- Asegurarse de que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el mismo.

 

Que el numeral 4.4.1 ídem menciona que se debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de la referida Norma Internacional.

 

Que mediante la Resolución 054 de 2018 se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital, encargado de orientar la implementación, operación, seguimiento y evaluación del MIPG, el cual sustituye los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

Que la Secretaría Jurídica Distrital precisa de ajustar el diseño de su Sistema Integrado de Gestión para cumplir los parámetros y estándares que prevé el MIPG.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Objeto. Adóptese en la SJD, el Sistema Integrado de Gestión -SIG-, bajo la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2015, el cual debe servir de soporte en el proceso de convergencia hacia el cumplimiento de parámetros y estándares que prevé el MIPG.

 

Artículo 2. Definición de SIG. Conjunto de políticas orientaciones, normas, recursos, procesos, metodologías, instancias, instrumentos e información; orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que permita dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.

 

Artículo 3. Conformación del SIG. El SIG de la SJD estará conformado por los siguientes sistemas:

 

No.

SISTEMA

SIGLAS

1

Sistema de Gestión de Calidad

SGC

2

Sistema de Control Interno

SCI

3

Sistema de Gestión Ambiental

SGA

4

Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

SGSI

5

Sistema de Responsabilidad Social

SRS

6

Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo

SIGA

7

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

SG-SST

 

Artículo 4. Principios. Son principios del SIG: liderazgo, el enfoque basado en procesos, compromiso del equipo humano, enfoque al cliente, toma de decisiones basada en evidencias, el análisis de datos y mejora.

 

Artículo 5. Representante de la Alta Dirección. El Representante de la Alta Dirección de la SJD para el diseño, implementación y sostenibilidad del SIG será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, sobre el desempeño del SIG, para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora.

 

Artículo 6. Responsabilidades del Representante de la Alta Dirección: El representante de la Alta Dirección cumplirá con las siguientes responsabilidades:

 

1. Coordinar el diseño, la implementación, y sostenibilidad del SIG en la SJD.

 

2. Articular a los responsables de cada uno de los sistemas del SIG, para asegurar su eficacia, eficiencia y efectividad, así como la conformidad con los requisitos legales de cada uno de los sistemas y de la norma NTC ISO 9001:2015.

 

3. Coordinar con los responsables de cada uno de los procesos, las acciones necesarias para asegurar que se implementen, mantengan y mejoren los procesos necesarios para el desarrollo de SIG.

 

4. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIG, así como de cualquier necesidad de mejora.

 

5. Promover la divulgación y apropiación de la política y los objetivos del SIG, así como el enfoque hacia el cliente en toda la organización.

 

6. Identificar las necesidades de recursos que se requieran para implementar, mantener y mejorar el SIG.

 

7. Coordinar la planificación y ejecución de los cambios requeridos por el SIG asegurando que se mantiene su integridad.

 

8. Asegurar que la integridad del SIG se mantenga cuando se planifican e implementan cambios al mismo.

 

Parágrafo. En el ejercicio de sus responsabilidades, el Representante de la Alta Dirección para el SIG se apoyará en el personal de la Oficina Asesora de Planeación, quienes cumplirán las siguientes responsabilidades:

 

1. Levantar y llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.

 

2. Apoyar la coordinación de los Gestores en todo lo relacionado con el SIG.

 

3. Velar por el cumplimiento de los requisitos del SIG.

 

4. Brindar asesoría a los Gestores del SIG sobre todo lo relacionado con la implementación, mantenimiento y mejora del mismo.

 

5. Las demás que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la SJD asigne.

 

Artículo 7. De las obligaciones de los responsables de cada proceso. Los responsables de cada uno de los procesos, tendrán la responsabilidad de cumplir con los requisitos de la norma técnica NTC ISO 9001: 2015 aplicables a su proceso y de atender las orientaciones y lineamientos definidos por la Oficina Asesora de Planeación para la implementación, mantenimiento y mejora del SIG.

 

Artículo 8. De los Gestores del SIG. Cada proceso de la entidad contará con un gestor designado por el responsable del proceso correspondiente, el cual tendrá las siguientes responsabilidades:

 

1. Servir como enlace entre la Oficina Asesora de Planeación y el responsable del proceso.

 

2. Asistir a las reuniones de Gestores del SIG, impulsadas por la Oficina Asesora de Planeación relacionadas con el SIG.

 

3. Comunicar y socializar a los colaboradores de su proceso, así como a su jefe inmediato, las orientaciones y recomendaciones proporcionadas por la Oficina Asesora de Planeación.

 

4. Liderar la creación y actualización de la documentación requerida por su proceso, para el cumplimiento de los objetivos institucionales y los requisitos aplicables.

 

5. Coordinar la construcción y reporte de las mediciones de los indicadores del proceso y los informes de gestión de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación.

 

6. Liderar la administración de los riesgos de gestión y corrupción del proceso, así como la identificación y control de las salidas no conformes, en los procesos que aplique.

 

7. Impulsar la formulación e implementación de los planes de mejoramiento a partir de los informes de auditoría, administración del riesgo, análisis de datos, de las mediciones de satisfacción del cliente y los indicadores aplicables al proceso.

 

Artículo 9. Comunicación. La Dirección de Gestión Corporativa comunicará esta resolución al equipo directivo de la entidad, al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, al personal de la Oficina Asesora de Planeación, a los responsables de cada uno de los procesos de la entidad y a los gestores del SIG.

 

Artículo 10. Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D. C., a los 24 días del mes de octubre del año 2018.

 

DALILA HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital