RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2018

 

(Octubre 08)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación

 

EL COMITÉ DISTRITAL DE APOYO A LA CONTRATACIÓN

 

En ejercicio de las facultades otorgadas en el artículo 8, numeral 6 del Decreto Distrital No. 139 de 2017, y

Ver Decreto Distrital 139 de 2017.

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Acuerdo 257 de 2006 "Por el cual se dictan Normas Básicas sobre la Estructura, Organización y Funcionamiento de los Organismos y de las Entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones", establece en su artículo 3°, los principios de la función administrativa distrital en los siguientes términos:

 

"Artículo 3°. Principios de la función administrativa distrital. La función administrativa distrital se desarrollará en consonancia con el interés general de la ciudadanía y los fines del Estado Social de Derecho y se llevará a cabo atendiendo los principios constitucionales y legales de democratización y control social de la Administración Pública Distrital, moralidad, transparencia, publicidad, igualdad, imparcialidad, efectividad, economía, celeridad y buena fe, así como a los principios de distribución de competencias, coordinación, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad.

 

Las autoridades distritales desarrollarán sus actuaciones observando los principios enunciados en el presente artículo con el fin de garantizar la efectividad y materialización de los derechos humanos sean ellos individuales o colectivos, propiciar la participación social en las decisiones públicas y lograr la integración dinámica entre la Administración Distrital y los habitantes del Distrito Capital.

 

Las decisiones que adopte la Administración Distrital serán objetivas, fundadas en los supuestos de hecho y de derecho, adecuadas a los fines previstos en el ordenamiento jurídico, y útiles, necesarias y proporcionales a los hechos que les sirven de causa".

 

Que de conformidad con el artículo 38 del Acuerdo 257 de 2006, las Comisiones Intersectoriales son instancias de coordinación de gestión distrital, creadas por el Alcalde Mayor, cuya atribución principal es orientar la ejecución de funciones y la prestación de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan a diferentes Sectores Administrativos de Coordinación.

 

Que mediante el Decreto Distrital 654 de 2011 se adoptó el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para la entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, el cual se define en el artículo 1° como "un sistema de gestión, orientación y control a la gestión en el ámbito jurídico, que define marcos de política pública en relación con la prevención del daño antijurídico, los asuntos normativos distritales, los conceptos jurídicos, el control disciplinario, la defensa judicial, la contratación pública, las personas jurídicas sin ánimo de lucro, los estudios y la informática jurídica a las entidades, organismos y órganos en el Distrito Capital; y que se orienta a resolver problemáticas y discusiones jurídicas con una visión omnicomprensiva y a largo plazo, que posibilite políticas claras, de reacción inmediata, pero estructuradas."

 

Que el artículo 6° del Decreto Distrital 654 de 2011 ordena a las Direcciones, Oficinas Asesoras o dependencias encargadas de la actividad jurídica y/o administrativa de las entidades u organismos del Distrito Capital, aportar sus conocimientos especializados para la consolidación de las opiniones jurídicas institucionales en el Distrito Capital, la participación en las instancias de coordinación jurídica y el acompañamiento, de ser posible, en las decisiones en cada campo de acción del Distrito.

 

Que el artículo 1° del Decreto Distrital No. 291 de 2008 creó la Comisión Intersectorial de Apoyo a la Contratación, como instancia que hace parte del Sistema de Coordinación de la Administración Distrital, encargada de apoyar la gestión distrital en materia contractual.

 

Que el Acuerdo Distrital 638 de 2016, modificó parcialmente el Acuerdo Distrital 257 de 2006, creando el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital y modificando las funciones de la Secretaría General.

 

Que el citado Acuerdo señaló en el numeral 4) del artículo 5 como función la de la Secretaría Jurídica Distrital "Coordinar y asesorar la formulación de la política jurídica de las secretarías, subsecretarías, direcciones, oficinas o asesorías jurídicas de las entidades y organismos distritales, o de las dependencias que hagan sus veces, con el fin de realizar el seguimiento necesario para mantener la unidad de criterio jurídico, en aras de prevenir el daño antijurídico; y ejercer poder preferente a nivel central, descentralizado y local en los casos que la Administración lo determine".

 

Que mediante el Decreto Distrital 323 de 2016 se estableció la Estructura Organizacional de la Secretaría Jurídica Distrital, y se dictaron otras disposiciones, en ellas la contenida en el artículo 19 referente a la Comisión Intersectorial de Apoyo a la Contratación.

 

Que el citado Decreto Distrital mediante el artículo 19, modificó los artículos 3 y 4 del Decreto Distrital No. (sic) de 2008, incluyendo como miembro del citado Comité, al Secretario Jurídico Distrital y asignando a esta misma Entidad la Secretaría Técnica, en cabeza de la Dirección de Política y e Informática Jurídica.

 

Que mediante los artículos 7, 8 y 9 del Decreto Distrital 139 de 2017, "Por medio del cual se establecen las instancias de coordinación de la Gerencia Jurídica en la Administración Distrital y se dictan otras disposiciones", se modifica el nombre, la integración, el objeto, las funciones y el funcionamiento, del ahora denominado Comité Distrital de Apoyo a la Contratación.

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 numeral 6 del Decreto 139 de 2017, corresponde al Comité expedir su propio reglamento.

 

Que se hace necesario integrar en un solo acto administrativo el Reglamento Interno, así como incorporar las nuevas disposiciones legales.

 

Que, para tal efecto, los miembros del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación, decidieron adoptar el reglamento interno, el cual fue expedido mediante Resolución No. 01 de 3 de mayo de 2017.

 

Que mediante Resolución No. 233 de 2018 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se estableció en el artículo 6 que "Las instancias de coordinación adoptarán mediante Acuerdo el reglamento interno de conformidad con los lineamientos establecidos en el Anexo 1 de la presente Resolución denominado:

 

Que, en mérito de lo expuesto, los miembros del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación,

 

ACUERDAN:

 

Artículo 1. Por medio del presente Acuerdo se adopta el Reglamento Interno del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación, en los términos que se establece en los siguientes artículos.

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO, FUNCIONES E INTEGRACIÓN

 

Artículo 2. Objeto. El Comité Distrital de Apoyo a la Contratación será la instancia de coordinación que tiene por objeto apoyar la gestión distrital en materia contractual en el Distrito Capital de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto Distrital No. 139 de 2017.

 

Artículo 3. Funciones específicas del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación. Para el desarrollo de su objeto y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto Distrital No. 139 de 2017:

 

1. Orientar de manera general la gestión contractual de las entidades y organismos distritales con el fin de lograr una contratación eficiente y eficaz, con observancia de la normativa que regula la materia.

 

2. Articular acciones y estrategias tendientes a fortalecer la transparencia en la contratación del Distrito Capital.

 

3. Analizar cuando haya lugar a ello, distintas posturas jurídicas relacionadas con temas contractuales y proponer un criterio unificado a la Secretaría Jurídica Distrital sobre la aplicación normativa en materia contractual.

 

4. Realizar la divulgación, análisis y adopción de buenas prácticas contractuales para las diferentes entidades distritales, a fin de generar mecanismos para la ejecución concertada de acciones en materia de contratación, los cuales se definirán en consenso por los miembros del Comité.

 

5. Realizar el seguimiento de las acciones de articulación en materia de contratación adoptadas en el Comité Distrital de Apoyo a la Contratación en el Distrito Capital.

 

6. Expedir su propio reglamento.

 

Artículo 4. Integración. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto Distrital No. 139 de 2017, el Comité Distrital de Apoyo a la Contratación está integrado por:

 

1. El/la Secretario/a Jurídico/a Distrital.}

 

2. El/la Subsecretario/a Jurídico/a de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. Los/as Directores/as o Jefes/as de Oficina de las Secretarías de Despacho cabezas de los sectores Administrativos de Coordinación de la Administración Distrital, que tengan a su cargo el proceso contractual en la entidad.

 

La Secretaría Técnica la ejercerá la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 5. Invitados Permanentes. El Comité Distrital de Apoyo a la Contratación no tiene invitados permanentes. Sin embargo, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 9 ibídem, podrán ser invitados/as a las sesiones del Comité servidores públicos de las entidades distritales o nacionales y/o expertos en la materia, cuando los integrantes del Comité lo consideren necesario, así como expertos en la materia.

 

Artículo 6. Organización. De conformidad con lo establecido en el artículo 7 del Decreto Distrital No.139 de 2017, el Comité Distrital de Apoyo a la Contratación contará con un Presidente y un Secretario Técnico.

 

Parágrafo Primero. Presidencia. Será ejercida por El/la Secretario/a Jurídico/a Distrital quien la presidirá. En caso de ausencia de el/la Secretario/a Jurídico/a Distrital, le corresponderá presidirlo al/la Subsecretario Jurídico de la Secretaría Jurídica Distrital. Tendrá las siguientes funciones:

 

1. Abrir y cerrar las sesiones.

 

2. Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias.

 

3. Someter a discusión y aprobación las actas del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación.

 

4. Dirigir los debates y mantener el orden en las sesiones.

 

5. Cumplir y hacer cumplir el reglamento y decidir sobre las cuestiones o dudas que se presenten en la aplicación del mismo.

 

6. Hacer uso del voto dirimente en caso de empate.

 

7. Las demás propias de su función.

 

Parágrafo Segundo. Secretaría Técnica. Será ejercida por la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Preparar los informes, actas y/o documentos que se deban presentar ante el Comité o que le sean solicitados a este, para su respectivo conocimiento, aprobación, discusión, etc.

 

2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.

 

3. Orientar la consolidación de los documentos presentados por los miembros del Comité para su discusión en las sesiones correspondientes.

 

4. Recepcionar los informes, conceptos, presentaciones o demás documentos que se requieran para la presentación de los temas a tratar ante la instancia con el fin de enviarlos a sus integrantes, con anticipación para su revisión y análisis.

 

5. Preparar las citaciones para realizar la convocatoria de las sesiones del Comité, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación a la celebración del mismo, incluyendo en ella el orden del día de la reunión y los documentos soportes de las temáticas a tratar.

 

6. Llevar el archivo de las actas y demás documentos que sirvan de soporte a las actividades que adelanta el Comité, autorizar su consulta y responder por la custodia y actualización del mismo.

 

 

7. Tramitar las solicitudes de copias de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas.

 

8. Realizar el seguimiento de las actividades y acciones acordadas y proponer acciones para su cumplimiento.

 

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité y que resulten necesarias para su adecuado funcionamiento.

 

Artículo 7. Comité Técnico. El Comité Distrital de Apoyo a la Contratación podrá crear equipos o mesas de trabajo, entre otros, los cuales serán conformados y liderados por sus mismos integrantes, para el estudio de temas específicos o acorde con las necesidades, sin que esto implique la modificación del reglamento. Estos equipos o mesas de trabajo estarán sujetos a las disposiciones y términos que defina el Comité para su desempeño.

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS SESIONES

 

Artículo 8. Sesiones. El Comité Distrital de Apoyo a la Contratación, sesionará de manera ordinaria cada tres (3) meses y de forma extraordinaria cuando se requiera.

 

La primera sesión ordinaria será en el mes de febrero de cada vigencia, en la cual se fijará la agenda anual. De conformidad con las solicitudes realizadas por sus integrantes, podrán ser incluidos durante la vigencia y previo al desarrollo de las sesiones ordinarias, los temas que sean requeridos.

 

Las sesiones extraordinarias se convocarán cuando se requieran tratar temas cuya urgencia e importancia impidan esperar hasta la siguiente sesión ordinaria.

 

Parágrafo Primero. Sesiones virtuales. Se podrán realizar sesiones virtuales para temas presentados por sus integrantes, siempre y cuando se disponga de medios tecnológicos que garanticen la comunicación de los integrantes de la instancia. Para decidir los temas propuestos, se tendrá un tiempo máximo de tres (3) días hábiles o el tiempo que establezca el Comité. La mecánica para la sesión virtual debe ser informada con la notificación de la misma.

 

Parágrafo Segundo. Convocatorias. A las sesiones ordinarias se convocará mediante comunicación oficial o electrónica, enviada por lo menos con cinco (5) días de antelación. A las sesiones extraordinarias o virtuales se convocará a través de correo electrónico, con mínimo tres (3) días de anticipación.

 

Parágrafo Tercero. Contenido de las convocatorias. La invitación a las sesiones se acompañará del Orden del día. El miembro que requiera la realización de sesión extraordinaria, será responsable de la remisión y entrega de los soportes respectivos a la Secretaría Técnica para que proceda a la citación, en los términos señalados en el presente Acuerdo.

 

Artículo 9. Quórum. Existirá quórum deliberatorio y decisorio, cuando se hallen presentes la mitad más uno de los integrantes del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación. Los invitados tendrán voz, pero no voto.

 

Parágrafo Primero. Si dentro de los treinta (30) minutos siguientes a la hora fijada para iniciar la sesión ordinaria no hay quórum, esta se aplazará. Los miembros asistentes fijarán nueva fecha, hora y lugar, y se hará la respectiva convocatoria, para máximo los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la efectuada dentro de la sesión.

 

Parágrafo Segundo. La ausencia de los integrantes de la instancia a las sesiones presenciales, deberá ser informada por escrito a la Secretaría Técnica, con el fin de ser comunicadas al pleno de la misma.

 

Artículo 10. Presentación y trámite de documentos para discusión. Los temas de competencia del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación, serán propuestos y expuestos por cualquiera de los/as integrantes de la misma.

 

Los documentos técnicos que se pretendan someter a consideración, serán entregados a la Secretaría Técnica, por lo menos con diez (10) días calendario de anticipación, en medio físico y magnético. La Secretaría será la encargada de coordinar la presentación y socialización con los integrantes de la instancia, a efecto que los miembros lleguen preparados a la sesión y puedan presentar los análisis y posiciones correspondientes.

 

Artículo 11. Actas. De las sesiones del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación, la Secretaría Técnica levantará las actas respectivas con las decisiones que se adopten, y contarán con una numeración consecutiva anual, seguida del año en números.

 

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, el acta será enviada por la Secretaria Técnica a los integrantes de la instancia, a través de correo electrónico u otra alternativa informada en la respectiva reunión, para que en el término de cinco (5) días hábiles realicen sus observaciones. Si se presentan observaciones, la Secretaría Técnica dispone de dos (2) días hábiles para resolverlas y presentar el acta final. Si no se reciben observaciones, se entenderá que están de acuerdo con lo plasmado en la misma.

 

El acta final será suscrita por el/la Presidente/a y por el/la Secretario/a Técnico/a de la instancia y contendrá las decisiones tomadas, los compromisos y tareas de los integrantes y los documentos que hagan parte de cada sesión.

 

En el evento de que no se reúna el quórum o no se realice la sesión, la Secretaría Técnica elaborará el acta en la que se evidencie la razón.

 

Artículo 12. Divulgación. Las orientaciones, recomendaciones y/o decisiones adoptadas por el Comité serán socializadas por los miembros del mismo, al interior de cada uno de los organismos y entidades que conforman su respectivo Sector. De lo anterior, se deberá dejar constancia escrita y esta deberá ser remitida a la Secretaría Técnica para su archivo, previo a la realización de la siguiente sesión del Comité.

 

CAPÍTULO IV

 

REGLAS SOBRE IMPARCIALIDAD, AUTONOMÍA Y TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS O RECUSACIONES

 

Artículo 13. Imparcialidad y Autonomía en la Adopción de Orientaciones o Recomendaciones. Con el propósito de asegurar la transparencia, imparcialidad y autonomía en las decisiones del Comité, a sus integrantes les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, en especial las establecidas en los artículos 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las normas que las modifiquen, adicionen o aclaren.

 

Artículo 14. Trámite de Impedimentos y Recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité considera encontrarse incurso en alguna de las causales de impedimento, deberá informarlo a los otros miembros una vez se haya aprobado el orden del día, expresando los hechos y el fundamento legal de la causal invocada y de ser el caso los medios probatorios respectivos. Los demás miembros integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en el acta respectiva.

 

En caso de empate se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité tendrá la función de decidir el desempate

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Aceptado el impedimento o recusación por parte de la mayoría de los asistentes de los miembros del Comité, procederá a retirarse del recinto de la sesión el miembro correspondiente.

 

Si se aceptare un número tal de impedimentos y/o recusaciones, que impidiera alcanzar el número mínimo de integrantes para obtener el Quórum deliberatorio y decisorio, los Jefes inmediatos de los integrantes del Comité designarán un encargado ad hoc exclusivamente para el trámite y definición del asunto, el cual deberá ser abogado que tenga relación con el tema contractual y que ocupe un cargo del nivel directivo o asesor en la planta de personal de la respectiva entidad.

 

Con el ánimo de agilizar la evacuación de los temas y que lo señalado anteriormente no implique la suspensión de la sesión, el miembro que se considere impedido debe hacerse presente con el funcionario que haya designado su jefe inmediato.

 

Si se acepta el impedimento o la recusación del Presidente del Comité, los demás integrantes elegirán entre sus miembros un Presidente ad hoc para el asunto específico en consideración.

 

CAPÍTULO V

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 15. Decisiones. Las decisiones de la instancia serán consignadas en el acta de la sesión en que fueron debatidas. Si estas decisiones tienen documentos que las soporten, estos deberán anexarse al acta en medio físico y/o magnético.

 

Artículo 16. Transparencia. La Secretaría Técnica en un tiempo máximo cinco (5) días después de aprobadas las actas y demás documentos que deben ser publicados en la página web, deberán suministrar la información al área encargada de cumplir este requisito.

 

Artículo 17. Reglamento Interno. Este reglamento podrá ser modificado por iniciativa de uno o más de sus integrantes y aprobado por el quorum decisorio establecido.

 

Artículo 18. Vigencias y Derogatorias. El presente Acuerdo del Comité Distrital de Apoyo a la Contratación, regirá a partir de la publicación y deroga la Resolución No. 01 de 2017, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D. C., a los 08 días del mes de octubre del año 2018.

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Presidenta

 

GLORIA EDITH MARTÍNEZ SIERRA

 

Secretaría Técnico