RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 034 DE 2018

(Diciembre 05)

Para: SUBSECRETARIOS JURÍDICOS, DIRECTORES JURÍDICOS Y JEFES OFICINAS JURÍDICAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, JEFES DE CONTROL INTERNO.

De: SUBSECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: SOLICITUD ACTUALIZACIÓN SIPROJWEB, MÓDULO MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS (MASC)

La Secretaría Jurídica Distrital se constituye “como ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito y tiene por objeto formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital; la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial, representación judicial y extrajudicial, gestión disciplinaria Distrital, prevención del daño antijurídico, gestión de la información jurídica e inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro”1

De acuerdo a lo anterior, en razón a la función de administración y coordinación del SIPROJ- WEB que ejerce la Dirección Distrital de Defensa Judicial y prevención del Daño Antijurídico2 de la Secretaría Jurídica Distrital, se está realizando una labor de análisis, corrección y actualización de la información registrada en dicho sistema, respecto de las SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN, las cuales se encuentran radicadas dentro del Módulo de MASC.

En tal sentido, teniendo en cuenta la información suministrada por el Sistema SIPROJ-WEB, la Dirección Distrital de Defensa Judicial y prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital encontró que, con fecha de corte del 22 de noviembre de 2018, se registra un total de 798 conciliaciones extrajudiciales activas, de las cuales, más de la mitad fueron radicadas en años anteriores.

Conforme a lo anterior, dichas convocatorias de conciliación deben darse por terminadas en el sistema SIPROJ-WEB (módulo MASC) una vez se haya llevado a cabo la respectiva audiencia de conciliación o a más tardar a los cinco (5) días posteriores, razón por la cual, a la fecha, no debe registrar tal cantidad de conciliaciones extrajudiciales activas, y menos aún de años anteriores a 2018, toda vez que, el trámite correspondiente tiene un término de duración que no supera los 3 meses.

En ese orden de ideas, con el fin de actualizar y depurar la información registrada en el módulo MASC – Conciliaciones Extrajudiciales, nos permitimos dar a conocer los siguientes parámetros a tener en cuenta:

1. Para empezar, es importante hacer una diferenciación entre “fichas de Comité de Conciliación” las cuales se encuentran dentro del sistema SIPROJ WEB en el módulo de Comité De Conciliación y son aquellas que se realizan con el fin de analizar la posibilidad de presentar una propuesta conciliatoria dentro de un proceso judicial en curso.

Por el contrario, la CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL O PREJUDICIAL, es un mecanismo alternativo de solución de los conflictos entre los particulares y el Distrito Capital o cada una de sus entidades, la cual debe obligatoriamente, adelantarse ante un agente de la Procuraduría General de la Nación como requisito de procedibilidad, antes de presentar una demanda en asuntos de naturaleza conciliable; dentro del SIPROJ-WEB, la conciliación extrajudicial se encuentra en el módulo de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos MASC, tal como se evidencia en la siguiente imagen.

2. En segundo lugar, continuando con los parámetros de actualización y depuración de la información registrada en el módulo de MASC, cada una de las entidades podrá descargar el listado de Conciliaciones Extrajudiciales activas a su cargo de la siguiente manera: en el módulo de “informes”, opción “consulta parametrizada”, señalando las opciones (activo, módulo MASC y la respectiva entidad) que se encuentran indicados en la siguiente imagen:

3. Por último, los pasos para dar terminación efectiva de las conciliaciones extrajudiciales radicadas en el Sistema SIPROJ-WEB, son los siguientes:

- Una vez efectuada la respectiva audiencia de conciliación se deberá incorporar el estado “AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN FALLIDA” o “AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN”, estado en el cual se incorporará copia del acta suscrita entre las partes con la decisión tomada.

- Cuando la entidad no cuente con el Acta respectiva, se podrá dar terminación con el Auto Admisorio, sentencia Judicial o pieza procesal relevante del proceso judicial que se haya iniciado por la misma situación de naturaleza conciliable.

- Toda vez que, el estado “AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN”, no da terminación automática del proceso, se deberá registrar como segundo estado “TERMINADO”, con la fecha en la cual se efectuó la respectiva actuación extrajudicial.

Conforme a lo anterior, la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico solicita realizar la revisión de las conciliaciones extrajudiciales activas a cargo de cada una de las entidades (conforme al numeral segundo de la presente circular), y en caso de que la entidad cuente con conciliaciones extrajudiciales activas de años anteriores y/o de 2018 de las cuales ya se haya surtido la audiencia de conciliación, dar terminación a las mismas, en un término no superior al 15 de diciembre, para lo cual, el jefe de la oficina jurídica o quien haga sus veces de cada una de las entidades, órganos y el Concejo de Bogotá, deberá enviar, certificación con la labor realizada.

Es importante aclarar que, la terminación efectiva debe realizarse con el documento prueba que demuestre que se ha surtido el respectivo tramite.

Cordialmente,

GLORIA MARTÍNEZ SIERRA

Subsecretaria Jurídica Distrital

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