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DIRECTIVA
007 DE 2019 (Septiembre 19) Derogada por la Directiva 009 de 2019 PARA:
SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES Y
DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES,
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA,
SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS
SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO DE:SECRETARIA JURIDICA DISTRITAL ASUNTO:
PROCEDIMIENTO APLICABLE AL REPARTO NOTARIAL DE LOS ACTOS QUE REQUIERAN
ESCRITURA PÚBLICA El Acuerdo Distrital 638
de 2016 creó la Secretaría Jurídica Distrital y el Decreto Distrital 323 de
2016, estableció su estructura organizacional, norma que en sus artículos 2 y 3,
respectivamente, le asignan a la Secretaría Jurídica Distrital, como el ente
rector en los asuntos jurídicos del Distrito Capital, la función de unificar
criterio e impartir los lineamientos y política jurídica de las secretarías,
subsecretarías, direcciones, oficinas asesoras jurídicas de las entidades y
organismos distritales. En relación con el
procedimiento de los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública,
el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 estableció: “Los actos de la Nación, los
Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios y, en general, de todos
sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales
y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura
pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una Notaría, se
repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de
Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la
Administración no establezca privilegios en favor de ningún Notario”. Mediante la Ley 1955 de
2019, a través de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022,
el artículo 86, modificó el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 en el siguiente
sentido: “Artículo 86. Trámite de Reparto Notarial. Modifíquese el
artículo 15 de la Ley 29 de 1973, el cual quedará así: Artículo 15. Trámite de
Reparto Notarial. El trámite de reparto notarial para los actos que involucren
la constitución de propiedad horizontal, constitución o levantamiento de
gravámenes, adquisición o trasferencia del derecho de propiedad y adquisición o
transferencia de inmuebles donde comparezcan las entidades financieras del
Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la
adquisición de vivienda, cuando en el círculo de que se trate haya más de una
notaría, se asignarán eficientemente entre las que exista, de tal modo que la
administración no establezca privilegios a favor de ningún notario. El
mecanismo mediante el cual se dará cumplimiento a lo anterior deberá ser
auditado anualmente por un tercero independiente, con criterios de eficiencia y
transparencia”. Como
se puede observar, la nueva norma, para efectos de garantizar la equidad en el
reparto notarial, solamente hizo alusión, a diferencia de la modificada, a
entidades financieras estatales del orden nacional que otorguen o hayan
otorgado créditos para la adquisición de vivienda y que comparezcan en
cualquiera de los actos descritos en la misma, casos en los cuales deberá
realizarse el respectivo reparto sin privilegios en favor de ningún notario que
integre el mismo círculo notarial. Mediante
concepto de la Superintendencia de Notariado y Registro radicado
SNR2019EE044333 del 01 de agosto de 2019, en relación con la norma transcrita,
dicha entidad manifestó: “(…) en esta
oportunidad la Superintendencia se muestra ajena a la reglamentación del
procedimiento y por lo mismo, lo que se infiere de la lectura a la norma es que
cada entidad sujeta de reparto notarial implementará directamente el mecanismo
que deberá consultar necesariamente los principios de transparencia, equidad e
igualdad que sustentan dicha figura”. Conforme
con lo anterior, y al haberse despojado a la Superintendencia de Notariado y
Registro de la competencia reglamentaria, respecto del trámite de reparto
contemplado en el artículo 83 de la Ley 1955 de 2019, dicha entidad emitió la
Circular 2885 de 2019, a través de la cual suspendió el reparto notarial a su cargo,
salvo el especial previsto en el artículo 44 de la Ley 1537 de 2012 y el
ordinario consagrado en el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008, reglamentado por
el Decreto 2742 del mismo año. De conformidad con lo anterior, se hace necesario determinar el procedimiento de distribución notarial
aplicable a los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, en los
que intervengan las entidades del nivel central o descentralizado del Distrito
Capital: I. REPARTO NOTARIAL EN LAS
ENTIDADES DEL NIVEL CENTRAL 1) La entidad del nivel
central de la administración distrital que requiera del otorgamiento de un acto
que deba celebrarse por medio de escritura pública, y una vez disponga de la
documentación necesaria para el respectivo trámite notarial, deberá realizar el
correspondiente reparto notarial y para el efecto, de manera previa informará a
la Secretaria Jurídica Distrital para el respectivo acompañamiento. 2) La Secretaria Jurídica
Distrital informará a la entidad la fecha, lugar y hora de realización de la
diligencia de reparto. 3) A la diligencia de
reparto deberá asistir el Jefe de la Oficina de Control Interno de la entidad,
junto con un funcionario designado por el correspondiente Secretario Distrital
o Jefe del organismo respectivo. Por parte de la Secretaría Jurídica Distrital
asistirá el Jefe de la Oficina de Control Interno y un funcionario designado
para el efecto.
4) El acto de escrituración
sometido a reparto se asignará a cada notaría en estricto orden ascendente. En
el caso de que dos o más entidades intervengan en un acto de escrituración, las
mismas acordarán cuál de ellas participará en la diligencia de reparto. 5) Para el evento de
ciudades donde exista más de un círculo registral, como es el caso de Bogotá,
la asignación se efectuará en las notarías que se encuentran ubicadas dentro de
la comprensión territorial del círculo registral correspondiente. Para el
efecto se debe consultar la información dispuesta en la página web de la
Superintendencia de Notariado y registro en el link "Distribución Reparto
Notarial". 6) Realizado el
reparto, la entidad u organismo del nivel central deberá formalizar la
diligencia de reparto mediante una constancia firmada por los jefes de las
Oficinas de Control Interno que participaron en la diligencia. 7) El mismo día de la
diligencia de reparto, la entidad responsable del mismo, remitirá, vía correo electrónico,
la documentación prevista para el trámite al notario a quien se le haya
asignado el acto de escrituración, junto con la constancia de formalización del
reparto, cuya copia deberá protocolizarse en la respectiva escritura pública. El notario deberá
manifestar de manera expresa y por este mismo medio a la entidad la recepción
de dicho reparto, a más tardar, el día siguiente al envío de la comunicación de
acuerdo al horario establecido en el Despacho Notarial correspondiente, so pena
de perder el respectivo reparto, sin que haya lugar a la restitución del turno. 8) De no recibirse
comunicación del Notario, en los términos establecidos en el párrafo anterior,
o de ser rechazado el reparto, la Entidad dará aviso a la Secretaría Jurídica
Distrital, para que se realice nuevamente el proceso de reparto a la Notaría
siguiente en orden ascendente. II. REPARTO NOTARIAL EN LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS. Al interior de cada entidad
u organismo descentralizado se deberá establecer el procedimiento de reparto de
los actos que deban celebrarse mediante escritura pública, consultando los
principios de transparencia, equidad e igualdad que fundamentan el reparto
notarial. La presente Directiva deja sin
efectos la Directiva 004 de 2017, expedida por la Secretaría Jurídica
Distrital. Cordialmente, DALILA ASTRID
HERNÁNDEZ CORZO SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL |