RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 009 DE 2019

(Diciembre 16)

Sin efectos según Directiva 007 de 2021.

PARA: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

DE: SECRETARÍA JURIDICA DISTRITAL

ASUNTO: PROCEDIMIENTO APLICABLE AL REPARTO NOTARIAL DE LOS ACTOS QUE REQUIERAN ESCRITURA PÚBLICA

Radicado interno: 1-2019-21667

Radicado externo: 2-2019-17859

El Acuerdo Distrital 638 de 2016 creó la Secretaría Jurídica Distrital y el Decreto Distrital 323 de 2016, estableció su estructura organizacional, norma que en sus artículos 2 y 3, respectivamente, le asignan a la Secretaría Jurídica Distrital, como el ente rector en los asuntos jurídicos del Distrito Capital, la función de unificar criterio e impartir los lineamientos y política jurídica de las secretarías, subsecretarías, direcciones, oficinas asesoras jurídicas de las entidades y organismos distritales.

En relación con el procedimiento de los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 estableció:

“Los actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una Notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la Administración no establezca privilegios en favor de ningún Notario”.  

Mediante la Ley 1955 de 2019, a través de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, el artículo 86, modificó el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 en el siguiente sentido:

“Artículo 86. Trámite de Reparto Notarial. Modifíquese el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, el cual quedará así:

Artículo 15. Trámite de Reparto Notarial. El trámite de reparto notarial para los actos que involucren la constitución de propiedad horizontal, constitución o levantamiento de gravámenes, adquisición o trasferencia del derecho de propiedad y adquisición o transferencia de inmuebles donde comparezcan las entidades financieras del Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la adquisición de vivienda, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se asignarán eficientemente entre las que exista, de tal modo que la administración no establezca privilegios a favor de ningún notario. El mecanismo mediante el cual se dará cumplimiento a lo anterior deberá ser auditado anualmente por un tercero independiente, con criterios de eficiencia y transparencia”.

Como se puede observar, la nueva norma, para efectos de garantizar la equidad en el reparto notarial, solamente hizo alusión, a diferencia de la modificada, a entidades financieras estatales del orden nacional que otorguen o hayan otorgado créditos para la adquisición de vivienda y que comparezcan en cualquiera de los actos descritos en la misma, casos en los cuales deberá realizarse el respectivo reparto sin privilegios en favor de ningún notario que integre el mismo círculo notarial. 

Mediante concepto de la Superintendencia de Notariado y Registro radicado SNR2019EE044333 del 01 de agosto de 2019, en relación con la norma transcrita, dicha entidad manifestó: “(…) en esta oportunidad la Superintendencia se muestra ajena a la reglamentación del procedimiento y por lo mismo, lo que se infiere de la lectura a la norma es que cada entidad sujeta de reparto notarial implementará directamente el mecanismo que deberá consultar necesariamente los principios de transparencia, equidad e igualdad que sustentan dicha figura”.

Con fundamento en lo anterior, y al haberse despojado a la Superintendencia de Notariado y Registro de la competencia reglamentaria, respecto del trámite de reparto contemplado en el artículo 83 de la Ley 1955 de 2019, dicha entidad emitió la Circular 2885 de 2019, a través de la cual suspendió el reparto notarial a su cargo, salvo el especial previsto en el artículo 44 de la Ley 1537 de 2012 y el ordinario consagrado en el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008, reglamentado por el Decreto 2742 del mismo año.

Por ello, se hace necesario determinar el procedimiento de distribución notarial aplicable a los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, en los que intervengan las entidades del nivel central o descentralizado del Distrito Capital.

Por otro lado, en el Distrito Capital de Bogotá, le corresponde al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio público –DADEP-, entre otras funciones, fijar las políticas en materia de defensa, inspección, vigilancia, regulación y control del espacio público, así mismo se encarga de asesorar a las autoridades locales (léase las Alcaldías Locales, Inspecciones de Policía, entre otros) en el ejercicio de las funciones relacionadas con el espacio público, así como en la difusión y aplicación de las normas correspondientes (con fundamento en lo previsto por el artículo 4 literales b) y c) del Acuerdo 018 de 1999 aprobado por el Concejo de Bogotá).

Que el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP, solicitó ser excluido del procedimiento establecido en esta Directiva, debido al volumen mensual de escrituras que debe suscribir.

Teniendo en cuenta que el Departamento cuenta con un procedimiento que garantiza la transparencia, el DADEP y la Secretaría Jurídica Distrital, elaborarán un protocolo sobre la información de los repartos efectuados a fin de evitar el traslape del reparto notarial.    

I. REPARTO NOTARIAL EN LAS ENTIDADES DEL NIVEL CENTRAL:

1) La entidad del nivel central de la administración distrital que requiera del otorgamiento de un acto que deba celebrarse por medio de escritura pública, una vez disponga de la documentación necesaria para el respectivo trámite notarial, deberá acudir al procedimiento de reparto notarial y para el efecto, de manera previa, solicitará a la Secretaria Jurídica Distrital que realice el respectivo acompañamiento.

2) Una vez recibida la solicitud, la Secretaria Jurídica Distrital informará a la entidad del nivel central la fecha, lugar y hora de realización de la diligencia de reparto.

3) A la diligencia de reparto asistirá el funcionario designado por el correspondiente Secretario Distrital o Jefe del organismo respectivo. Por parte de la Secretaría Jurídica Distrital asistirá un funcionario designado para el efecto.

4) El acto de escrituración sometido a reparto se asignará a cada notaría en estricto orden ascendente. En el caso de que dos o más entidades intervengan en un acto de escrituración, las mismas acordarán cuál de ellas participará en la diligencia de reparto.

5) Para el evento de ciudades donde exista más de un círculo registral, como es el caso de Bogotá, la asignación se efectuará en las notarías que se encuentran ubicadas dentro de la comprensión territorial del círculo registral correspondiente. Para el efecto se debe consultar la información dispuesta en la página web de la Superintendencia de Notariado y registro en el link "Distribución Reparto Notarial".

6) Adelantada la diligencia de reparto, la misma se formalizará mediante acta o constancia firmada por los funcionarios de las entidades que participaron en ella.

7) El mismo día de la diligencia de reparto, la entidad responsable del mismo, remitirá, vía correo electrónico, la documentación prevista para el trámite al notario a quien se le haya asignado el acto de escrituración, junto con la constancia de formalización del reparto, cuya copia deberá protocolizarse en la respectiva escritura pública.

El notario deberá manifestar de manera expresa y por este mismo medio a la entidad la recepción de dicho reparto, a más tardar, el día siguiente al envío de la comunicación de acuerdo al horario establecido en el Despacho Notarial correspondiente, so pena de perder el respectivo reparto, sin que haya lugar a la restitución del turno.

8) De no recibirse comunicación del Notario, en los términos establecidos en el párrafo anterior, o de ser rechazado el reparto, la Entidad dará aviso a la Secretaría Jurídica Distrital, para que se realice nuevamente el proceso de reparto a la Notaría siguiente en orden ascendente.

Se exceptúa del presente procedimiento a la Defensoría del Espacio Público – DADEP, por aplicación del principio de economía, quien en todo caso observará los principios de transparencia, equidad e igualdad que fundamentan el reparto notarial.

II. REPARTO NOTARIAL EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS:

Al interior de cada entidad u organismo descentralizado se deberá establecer el procedimiento de reparto de los actos que deban celebrarse mediante escritura pública, consultando los principios de transparencia, equidad e igualdad que fundamentan el reparto notarial.

La presente Directiva deja sin efectos la Directiva 007 de 2019, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Anexos: N.A.

c.c.: N.A.

Proyectó: Johana Gámez Gómez – Profesional Especializado Dirección de Política e Informática Jurídica

Revisó: Alexandra Navarro Erazo – Directora de Política e Informática Jurídica

Aprobó: Gloria Edith Martínez Sierra - Subsecretaria Jurídica Distrital