RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 007 DE 2021

 

(Agosto 09)

Dejada sin efectos segun Directiva 001 de 2023.

 

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES Y DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO

 

DE: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

ASUNTO: PROCEDIMIENTO APLICABLE AL REPARTO NOTARIAL DE LOS ACTOS QUE REQUIERAN ESCRITURA PÚBLICA

Radicado: 2-2021-15400

Ver Sentencia C-084 de 2022.

 

El artículo 5° del Acuerdo 638 de 2016 y los artículos 2 y 3 del Decreto Distrital 323 de 2016 modificado parcialmente por los Decretos Distritales 798 de 2019 y 136 de 2020, asignaron a la Secretaría Jurídica Distrital las funciones de coordinar y asesorar la formulación de la política jurídica, e impartir los lineamientos jurídicos a las entidades y organismos distritales, con el fin de realizar el seguimiento necesario que permita mantener la unidad de criterio jurídico, en aras de prevenir el daño antijurídico para la defensa de los intereses del Distrito Capital.

 

A su vez, el Decreto Distrital 430 de 2018 en su artículo 8 determinó como componente estratégico del Modelo de Gestión Jurídica Pública, la Gerencia Jurídica, entendida como el conjunto de actividades necesarias para la planeación, dirección, coordinación, control y seguimiento para el cumplimiento de las metas y objetivos trazados por el Distrito Capital en materia jurídica, la cual se encuentra a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

De igual forma, en el marco del citado Modelo se incorpora como uno de los componentes transversales, la Información Jurídica con soporte en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, lo cual permite a las entidades y organismos distritales la consulta oportuna y la toma de decisiones en la gestión pública.

 

Teniendo en cuenta las competencias anteriormente señaladas y en atención a los principios rectores de la función pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, tales como la eficacia, equidad, moralidad, igualdad, celeridad, imparcialidad, entre otros, se establece el procedimiento de reparto notarial aplicable a los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, en los que intervengan las entidades, órganos y organismos del nivel central y descentralizado del Distrito Capital.

 

I. Marco Legal.

 

En relación con el procedimiento de los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública, el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 estableció:

 

“Los actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una Notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la Administración no establezca privilegios en favor de ningún Notario”.

 

Mediante la Ley 1955 de 2019, a través de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, el artículo 86, modificó el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 en el siguiente sentido:

 

“Artículo 86. Trámite de Reparto Notarial. Modifíquese el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, el cual quedará así:

 

Artículo 15. Trámite de Reparto Notarial. El trámite de reparto notarial para los actos que involucren la constitución de propiedad horizontal, constitución o levantamiento de gravámenes, adquisición o trasferencia del derecho de propiedad y adquisición o transferencia de inmuebles donde comparezcan las entidades financieras del Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la adquisición de vivienda, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se asignarán eficientemente entre las que exista, de tal modo que la administración no establezca privilegios a favor de ningún notario. El mecanismo mediante el cual se dará cumplimiento a lo anterior deberá ser auditado anualmente por un tercero independiente, con criterios de eficiencia y transparencia”.

 

De acuerdo a la norma transcrita, para efectos de garantizar la equidad en el reparto notarial, solamente hizo alusión, a diferencia de la modificada, a entidades financieras estatales del orden nacional que otorguen o hayan otorgado créditos para la adquisición de vivienda y que comparezcan en cualquiera de los actos descritos en la misma, casos en los cuales deberá realizarse el respectivo reparto sin privilegios en favor de ningún notario que integre el mismo círculo notarial.

 

Ahora bien, mediante concepto de la Superintendencia de Notariado y Registro radicado SNR2019EE044333 del 01 de agosto de 2019, en relación con la norma transcrita, dicha entidad manifestó: “(…) en esta oportunidad la Superintendencia se muestra ajena a la reglamentación del procedimiento y por lo mismo, lo que se infiere de la lectura a la norma es que cada entidad sujeta de reparto notarial implementará directamente el mecanismo que deberá consultar necesariamente los principios de transparencia, equidad e igualdad que sustentan dicha figura”.

 

Con fundamento en lo anterior, y al haberse despojado a la Superintendencia de Notariado y Registro de la competencia reglamentaria, respecto del trámite de reparto contemplado en el artículo 86 de la Ley 1955 de 2019, dicha entidad emitió la Circular 2885 de 2019, a través de la cual suspendió el reparto notarial a su cargo, salvo el especial previsto en el artículo 44 de la Ley 1537 de 2012[1] y el ordinario consagrado en el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008[2], reglamentado por el Decreto 2742 del mismo año.

 

I. Software de reparto notarial.

 

La Secretaría Jurídica Distrital junto con la Unión de Notarios del Círculo de Bogotá – UNOBOG exploraron alternativas que permitieran garantizar la imparcialidad y la transparencia presente en el proceso de reparto notarial, utilizando una plataforma tecnológica que permita realizar el proceso de una manera ágil y confiable.

 

En tal sentido, suscribieron el Contrato de comodato No. 130 de 2021, con el objeto de hacer uso del SOFTWARE de propiedad de dicha Unión, que facilitará el reparto equitativo y aleatorio entre todas las notarías que hacen parte del Círculo Notarial de Bogotá.

 

El contrato suscrito, permitirá el uso a todas las entidades, órganos y organismos del Distrito Capital que requieran realizar el reparto notarial, del software de propiedad de UNOBOG, que llevará de manera ágil, transparente y equitativa a sistematizar el procedimiento de los actos que requieran ser elevados a escritura pública.

 

La aplicación del reparto notarial posee cinco niveles de acceso:

 

1. Administrador(a): Gestiona y administra usuarios, oficinas de reparto, genera informes y reportes y demás labores técnicas de la plataforma.

 

El administrador(a) es el (la) encargado(a) de la asignación de los perfiles a cada uno de los usuarios, ejecuta las acciones de corrección de diligencias y/o restitución de turnos.

 

2. Radicador(a): Se encarga de auditar los radicados y de aprobarlos o rechazarlos en los casos que corresponda.

 

3. Registrador(a): Verifica, aprueba y firma electrónicamente los trámites ejecutados por la aplicación del reparto notarial.

 

4. Notarios(as): Verifica y consulta los trámites de reparto notarial, solicita corrección de la diligencia y/o restitución de turno.

 

5. Usuario final (entidades y organismos distritales): Radica, visualiza y se notifica de los trámites de reparto notarial.

 

Conforme con lo anterior, la coordinación del software de reparto notarial, estará a cargo de la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital, quien designará al o los(las) funcionarios(as) responsables de adelantar los roles de administrador(a) y registrador(a), pudiendo ser desarrollados por un mismo funcionario si a bien se considera.

 

II. Procedimiento del reparto notarial en las entidades del nivel central.

 

El procedimiento de reparto notarial de los actos que deban celebrarse mediante escritura pública, por parte de las entidades del nivel central de la administración distrital, consultarán los principios de transparencia, equidad e igualdad que fundamentan el reparto notarial, en los siguientes términos:

 

1) Al interior de cada una de las entidades del nivel central de la administración distrital, se designará un(a) funcionario(a) responsable de llevar a cabo el trámite del reparto notarial, para lo cual deberá solicitarse por el área encargada de la entidad correspondiente, la creación de un usuario y contraseña a la Secretaría Jurídica Distrital, mediante correo electrónico remitido a la siguiente dirección: repartonotarial@secretariajuridica.gov.co, donde se deberá indicar:

 

- Nombre de la entidad.

- Número de identificación (NIT).

 

- Naturaleza jurídica.

 

- Indicar si es exenta o no.

 

- Número de Teléfono.

 

- Dirección principal.

 

- Nombre del funcionario responsable de llevar a cabo el trámite de reparto.

 

- Correo electrónico de notificación, el cual será el usuario de ingreso.

 

- Firma digitalizada de quien llevará a cabo el trámite de reparto.

 

De igual manera, el(la) funcionario(a) designado(a) u otro a criterio de la entidad, llevará a cabo el rol de radicador(a), quien tendrá a su cargo las funciones detalladas en el numeral 5 de la presente Directiva.

 

2) La entidad del nivel central de la administración distrital que requiera del otorgamiento de un acto que deba celebrarse por medio de escritura pública, una vez disponga de la documentación necesaria para el respectivo trámite notarial, deberá acudir al procedimiento de reparto y para el efecto, una vez haya sido creado el usuario y contraseña, deberá ingresar al siguiente link https://repartonotarial.secretariajuridica.gov.co/repartonotarial o a través del ícono de acceso directo dispuesto en la página web de la Secretaría Jurídica Distrital www.secretariajuridica.gov.co.

 

3) Una vez haya ingresado con su usuario y contraseña al software, deberá diligenciar de manera completa el formulario web único de trámite notarial, dispuesto para tal fin, verificando de manera cuidadosa la información reportada.

 

4) Para todos los efectos el horario para la radicación de las solicitudes se realizará de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 3:30 p.m.

 

Las solicitudes radicadas con posterioridad al horario establecido, entrarán a reparto al día hábil siguiente.

 

5) Habiéndose realizado la radicación del procedimiento, el rol de radicador(a), que se encuentra en cabeza del(la) funcionario(a) designado(a) por parte de la entidad del nivel central, podrá devolver o aceptar el trámite correspondiente. En el primer caso, indicará de manera detallada las aclaraciones y/o modificaciones que deben hacerse al interior del formulario, para su correspondiente actualización por parte del área o funcionario correspondiente.

 

6) Una vez aceptado el trámite por parte del radicador(a), de manera automatizada y dentro del horario previamente establecido, el software procederá a realizar el sorteo aleatorio de la solicitud radicada y asignará la Notaría ante la cual se adelantará el trámite correspondiente.

 

En caso de que dos o más entidades intervengan en un acto de escrituración, las mismas acordarán cuál de ellas participará en la diligencia de reparto.

 

7) Adelantado el sorteo del reparto, el mismo se formalizará a través del rol de registrador(a) en cabeza de la Secretaría Jurídica Distrital, quien verifica y aprueba con su firma electrónica el procedimiento. Una vez, aprobado por el (la) registrador(a) el sorteo, el sistema generará el acta del trámite correspondiente.

 

8) El mismo día del sorteo de reparto, y una vez el (la) registrador (a) haya generado y emitido el acta, el sistema enviará una notificación a través del correo electrónico registrado, a los interesados, notificándoles de la asignación de la Notaría ante quien deberán adelantar el trámite solicitado.

 

9) De igual manera, la aplicación enviará un correo a la Notaría seleccionada con todos los datos del acto objeto de reparto, quien deberá manifestar de manera expresa y por correo electrónico a la entidad del nivel central, la recepción de dicho reparto, a más tardar, al día siguiente hábil al envío de la comunicación, de acuerdo al horario establecido en el Despacho Notarial correspondiente, so pena de perder el respectivo reparto, sin que haya lugar a la restitución del turno.

 

10) De no recibirse comunicación del Notario, en los términos establecidos en el numeral anterior, la entidad del nivel central procederá a realizar nuevamente el registro del formulario único de solicitud de trámite de reparto notarial, para que se realice un nuevo proceso de sorteo.

 

El sistema de sorteo notarial que aplica en los términos de la presente Directiva, genera un reparto de una sola escritura por Notaría de acuerdo a la categoría y montos de la misma, el sistema podrá volver a asignar una escritura de la misma categoría si y solo si el sistema ya ha repartido al menos una para todas las Notarías del sorteo.

 

La restitución de turno, procederá dentro de los tres meses siguientes contados a partir de la fecha de la respectiva acta en la que conste la diligencia de reparto, siempre que se presenten algunas de las siguientes circunstancias:

 

a) Cuando por razones debidamente justificadas ante el Notario, a quien se le asignó el reparto, los interesados no otorguen la escritura pública.

 

b) Cuando transcurridos dos meses desde la firma del primer otorgante, esta diligencia no se haya completado por alguno o algunos de los demás intervinientes en el acto escriturario.

 

c) Cuando por causa legal que competa al Notario, este se abstenga de autorizar la correspondiente escritura pública.

 

d) Cuando el Notario advierte error en la clasificación de la minuta sometida a reparto.

 

En los casos mencionados, el Notario solicitará la restitución o devolución de turno desde el sistema.

 

III. Reparto notarial en las entidades y organismos descentralizados.

 

Las entidades y organismos del sector descentralizado analizarán y determinarán la conveniencia de adoptar el procedimiento previsto en el numeral anterior para el trámite de reparto de los actos que deban celebrarse mediante escritura pública. Para tal efecto, la Dirección Distrital de Política Jurídica dentro de los tres meses siguientes realizará los procesos de sensibilización y capacitación en el Sistema.

 

En caso de optar por la implementación en la entidad, se deberá informar a la Secretaría Jurídica Distrital su intención, con el fin de que se proceda a la creación de los usuarios correspondientes y se adelanten las acciones correspondientes para su puesta en funcionamiento.

 

De no acogerse al procedimiento dispuesto a través de la presente Directiva, al interior de cada entidad u organismo descentralizado, se deberá informar la decisión, y por lo tanto se continuará con el procedimiento interno de reparto de los actos que deban celebrarse mediante escritura pública, consultando los principios de transparencia, equidad e igualdad que fundamentan el reparto notarial.

 

IV. Categorización de los actos sometidos a reparto:

 

A efectos de brindar transparencia en el procedimiento de que trata la presente Directiva, se tendrán en cuenta las categorías que determine la Superintendencia de Notariado y Registro para su clasificación con la finalidad de que el sistema aleatoriamente asigne la Notaría ante la cual se adelantará el procedimiento de reparto notarial, considerando para ellos la cuantía si la tuviere.

 

La presente Directiva deja sin efectos la Directiva 009 de 2019, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Cordialmente,

 

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

 

Proyectó:Johana Gámez Gómez – Profesional Especializada Dirección de Política Jurídica

Revisó:   Zulma Rojas Suárez – Directora de Política Jurídica (e)

Revisó:   Esther Pinilla Serrano – Profesional Especializada Subsecretaría Jurídica

Aprobó:   Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico Distrital

 

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