RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 210 DE 2014

 

(Septiembre 17)

Derogado por el art. 11, Resolución 253 de 2017

 

Por la cual se crea el Comité de Contratación del Instituto Distrital de Turismo y se derogan otras disposiciones

 

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

 

En ejercicio de sus facultades, obrando de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y en especial en uso de las facultades conferidas en el Acuerdo 275 de 2007 del Concejo de Bogotá D.C., y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el 24 de julio de 2007 la Directora Distrital de Turismo expidió la Resolución No. 034 por la cual se creó el Comité de Contratación administrativa en el Instituto Distrital de Turismo.

 

Que el 19 de agosto de 2008 se profirió la Resolución No. 058 por la cual se modificó parcialmente y adicionó la Resolución No. 034 de 24 de julio de 2007.

 

Que de otra parte, mediante la Resolución No. 105 de 20 de junio de 2012 del Instituto Distrital de Turismo se creó el comité de apoyo para la estructuración, estudio y aprobación del pliego de condiciones cuyo objeto verse sobre la organización de eventos y material promocional del IDT.

 

Que de acuerdo a las consideraciones efectuadas por esta Dirección, no solo los procesos cuyo objeto sea la organización de eventos y material promocional del IDT, deben ser objeto de una revisión previa por parte de un comité estructurado para dichos fines.

 

Que adicionalmente las instancias actualmente creadas para realizar una revisión previa de los procesos de selección y demás actuaciones contractuales, no funcionan correctamente debido a que los actos administrativos originarios de éstas, fueron expedidos bajo la vigencia de disposiciones normativas que a la fecha de la expedición de la presente resolución se encuentran derogadas.

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno para sus procesos de contratación.

 

Que teniendo en cuenta las modificaciones realizadas a la Ley 80 de 1993, por la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios, sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y en cumplimiento y desarrollo de los principios de transparencia, economía y de responsabilidad que rigen la contratación estatal, es necesario reglamentar, unificar y precisar lo pertinente frente al Comité de Contratación del Instituto en armonía con las disposiciones legales vigentes.

 

Que en mérito de lo expuesto, la Directora General del Instituto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1°. CREACIÓN: Crear el Comité de Contratación del Instituto Distrital de Turismo como una instancia de consulta, orientación y decisión que atiende los asuntos relacionados con la contratación de la entidad conforme a sus funciones, procurando, la aplicación de disposiciones en la materia, con unidad de criterio y de forma eficaz, para garantizar el cumplimiento de las metas formuladas.

 

Artículo 2°. OBJETIVOS. Son objetivos del Comité:

 

a. Buscar la óptima coordinación de las acciones de gestión precontractual, contractual y post contractual para la cobertura de necesidades al interior de la entidad, en cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.

 

b. Apoyar a los ordenadores de gasto, en el análisis de la estructuración de los procesos contractuales para el cumplimiento de los fines del Instituto Distrital de Turismo y de las normas que rigen la contratación.

 

Artículo 3°. INTEGRACIÓN: El Comité de Contratación estará integrado por:

 

·    El/la Director/a Distrital de Turismo o su delegado/a quien lo presidirá. (Voz y voto)

 

·    El/la Asesor Jurídico, quien ejercerá como Secretario/a Técnico/a del Comité de Contratación, (Voz y sin voto)

 

·   El/la Asesor de Planeación y Sistemas. (Voz y voto)

 

·   El/la Subdirector/a de Promoción y Mercadeo. (Voz y voto)

 

·   El/la Subdirector/a de Gestión y Destino. (Voz y voto)

PARÁGRAFO PRIMERO. DELEGACIONES: A efectos de la conformación del comité de contratación, solamente tendrá la posibilidad de delegar de manera permanente o transitoria la participación en el mismo, el/la directora/a del Instituto Distrital de Turismo.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. INVITADOS: Asistirá como invitado/a permanente, con voz pero sin voto, el/la Asesora de Control Interno. De igual manera, deberán asistir, con voz pero sin voto, a la sesión del Comité de Contratación, el/la Subdirector/a o Asesor/a del área respectiva que haya solicitado la contratación del bien o servicio.

El Comité de Contratación podrá invitar a las sesiones según la temática de los casos y asuntos a tratar, a otros servidores públicos de la entidad o de otras entidades que tengan relación con los procesos de selección o cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

 

PARÁGRAFO TERCERO: INASISTENCIA A LAS SESIONES. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia por esa sesión, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes indicado.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitado, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Artículo 4°. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Son funciones del Comité de Contratación las siguientes:

 

a)   Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia.

 

b)  Proponer estrategias para la planeación, programación y control de la contratación del Instituto Distrital de Turismo, y articularlas con el Plan Anual de Adquisiciones.

 

c)  Emitir pronunciamiento sobre los factores de selección y los requisitos habilitantes establecidas en todos los procesos de contratación, previo a la publicación, exceptuando los procesos de selección de mínima cuantía.

 

d)  Emitir pronunciamiento sobre los factores de selección y requisitos habilitantes de todos los procesos de contratación, previo a proferirse el acto de apertura, exceptuando los procesos de selección de mínima cuantía.

 

PARÁGRAFO. En caso de no haberse requerido de oficio o a petición de parte modificaciones a los factores de selección y requisitos habilitantes, no será necesario someter a estudio del Comité de Contratación el proceso respectivo previo a la publicación del acto de apertura.

 

e)   Aprobar las modificaciones a los pliegos definitivos de licitación pública siempre que las novedades versen sobre adición, reformas o supresión de requisitos habilitantes, o modificación de puntajes o fórmulas de ponderación. Las modificaciones que se efectúen en aras de aclarar o corregir el pliego definitivo por haberse cometido un error involuntario, o aquellas que versen sobre el cronograma del proceso podrán expedirse sin necesidad de ser estudiadas por el Comité de Contratación.

 

f)   Emitir pronunciamiento sobre el informe de recomendación de adjudicación proyectado por el comité evaluador en los procesos de licitación pública y formular las observaciones pertinentes, si hay lugar a ello.

 

g)  Emitir pronunciamiento sobre la celebración de todo tipo de convenio (interadministrativo, asociación, cooperación etc.) o contrato interadministrativo, siempre que los mismos impliquen erogación de recursos por parte del Instituto Distrital de Turismo.

 

Artículo 5°. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. Son funciones del Presidente del Comité de Contratación:

 

a)  Presidir las sesiones que realice el Comité.

 

b)  Solicitar a quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité, se realice invitación a servidores/as públicos y contratistas del Instituto Distrital de Turismo distintos a los miembros e invitados permanentes, o a servidores/as de otras entidades, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.

 

c)  Suscribir las actas en las que consten las decisiones adoptadas por el Comité de Contratación, una vez la Secretaría Técnica y los miembros del Comité hayan aprobado su contenido.

 

d) Dirimir los empates que se puedan presentar en la adopción de decisiones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º de la presente Resolución.

 

Artículo 6°. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Las funciones del/la Secretario/a Técnico/a del Comité son:

 

a)  Citar a los integrantes del Comité a través del correo institucional.

 

b)  Elaborar el Orden del Día de cada reunión.

 

c)  Elaborar y suscribir las Actas de cada sesión del Comité.

 

d)  Realizar seguimiento a las recomendaciones adoptadas.

 

e)  Coordinar y verificar que los responsables de los procesos de contratación presenten los informes y documentos requeridos para el estudio de los casos.

 

f)   Archivar las actas generadas con ocasión de cada reunión del Comité de Contratación.

 

g)  Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por parte del Comité.

 

Artículo 7°. QUORUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus miembros con derecho a voto, y adoptará decisiones válidas con la mitad más uno de los votos favorables de los miembros con derecho a voto presentes. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, el/la presidente/a del Comité tendrá la función de decidir el empate.

 

Artículo 8°. CONVOCATORIA. El/la Secretario/a Técnico convocará a los miembros del Comité de Contratación con al menos un (1) día de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

 

Así mismo extenderá la invitación a las personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité.

 

Artículo 9°. SESIONES Y FUNCIONAMIENTO. El Comité de contratación se reunirá cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente/a previa convocatoria que con tal propósito se formule, en los términos señalados en este reglamento.

 

El día de la sesión se hará lectura de la agenda u orden del día por parte del/la Secretario(a) Técnico del Comité, y los casos sometidos a consideración de esta instancia serán expuestos por el/la interesado/a o responsable del mismo (Es decir aquél que haya solicitado la contratación del bien o servicio), absolviendo las dudas e inquietudes que se formulen. Al término de su intervención los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes sin más citación que la que efectué dentro de la reunión.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. Excepcionalmente se podrá surtir la sesión del Comité de Contratación de manera virtual. Lo anterior solo tendrá lugar una vez el/la Asesor/a de Planeación y Sistemas determine por escrito cuales son los canales de comunicación adecuados para ello y los disponga al servicio del Comité. Para las sesiones aplicarán las mismas disposiciones para deliberar y decidir previstas en el artículo 7°.

 

ARTÍCULO 10°. ACTAS DEL COMITÉ. De las sesiones del Comité la Secretaría Técnica dejará constancia en acta, la cual contendrá las decisiones o determinaciones adoptadas por el Comité.

 

El acta deberá ser levantada durante el desarrollo de la sesión y al finalizar la misma será suscrita por el/la Presidente y el/la Secretario/a Técnico del Comité, en presencia de los miembros. Adicionalmente se suscribirá la constancia de asistencia al Comité por parte de todos aquellos que se hicieron presentes.

 

Las actas estarán a disposición de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos e interesados/as, reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica y harán parte integral de las mismas, los insumos con las observaciones del Comité y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

 

La Secretaría Técnica elevará actas de las sesiones virtuales, en las cuales constará la fecha en la que se envió el asunto para someterlo a evaluación y aprobación, la fecha en la que dieron respuesta los miembros del Comité y el sentido del voto de cada uno. Deberá adjuntarse a estas actas, la constancia del usuario que recibió el asunto para estudio y del usuario desde donde se originó el correo que contiene el sentido de la decisión.

 

ARTÍCULO 11°. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Nos. 034 de 2007, 058 de 2008 y 105 de 2012.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D.C., a los 17 días del mes de septiembre del año 2014.

 

TATIANA PIÑEROS LAVERDE

 

Directora General