RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 253 DE 2017

(Diciembre 04)

Derogada por el art. 11, Resolución 040 de 2020.

Por la cual se conforma y reglamenta el Comité de Contratación

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

En uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015, el Acuerdo No. 275 de 2007 del Concejo de Bogotá,

CONSIDERANDO:

1. Que el artículo 209 de la Constitución Política establece: “La función administrativa esté al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

2. Que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, establece: “De Los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a  los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo”.

3. Que el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 “prevé que en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento”.

4. Que la Resolución N° 210 del 17 de septiembre de 2014 conformó el Comité de Contratación del Instituto Distrital de Turismo en el marco del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, y teniendo en cuenta las modificaciones en materia contractual de conformidad con el Decreto Reglamentario 1082 de 2015, es de imperiosa necesidad reglamentar y precisar lo pertinente frente al Comité de Contratación de la Entidad.

5. Que atendiendo los postulados de la Constitución política, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios el Instituto Distrital de Turismo crea y reglamenta el Comité de Contratación.

6. Que la finalidad del Comité de Contratación, es la de asesorar y recomendar al Ordenador del Gasto en los aspectos, técnicos, legales y presupuestales del proceso contractual, sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva en cumplimiento y desarrollo de los principios de transparencia, economía y de responsabilidad que rigen la contratación estatal.

Que en virtud de los anterior el Instituto Distrital de Turismo,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. — CONFORMACIÓN: Conformar el Comité de Contratación del Instituto Distrital de Turismo como una instancia de consulta, orientación, recomendación y decisión para el Ordenador del Gasto, que atienden los asuntos relacionados con la contratación de la Entidad conforme a sus funciones, procurando, la aplicación de disposiciones en la materia, con unidad de criterio y de forma eficaz, para garantizar el cumplimiento de las metas formuladas.

ARTÍCULO SEGUNDO. — OBJETIVOS: Son objetivos del Comité:

a. Buscar la óptima coordinación de las acciones de gestión precontractual, contractual y post contractual para la cobertura de necesidades al interior de la entidad, en cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.

b. Apoyar al Ordenador de Gasto, en el análisis de la estructuración de los procesos contractuales para el cumplimiento de los fines del Instituto Distrital de Turismo y de las normas que rigen la contratación estatal.

ARTÍCULO TERCERO. — INTEGRACIÓN: El Comité de Contratación estará integrado por:

a) El/La Director/a General del Instituto Distrital de Turismo o su delegado/a quien lo asistirá en su representación, (Voz y voto).

b) El/La Subdirector/a de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, (Voz y voto).

c) El/La Jefe Oficina Asesora Jurídica, quien ejercerá como Secretario/a Técnico del Comité de contratación, (Voz y Sin voto).

d) El/La Jefe Oficina Asesora de Planeación, (Voz y voto).

e) El/La Subdirectora de Promoción y Mercadeo, (Voz y voto).

f) El/La Subdirectora de Gestión de Destino, (Voz y voto).

PARÁGRAFO PRIMERO. — DELEGACIONES: A efectos de la conformación del Comité de Contratación, solamente tendrá la posibilidad de delegar de manera permanente o transitoria la participación en el mismo, el/la Director/a General del Instituto Distrital de Turismo.

PARÁGRAFO SEGUNDO. — INVITADOS: Asistirá como invitado/a permanente, con voz, pero sin voto, e1/la Asesor/a de Control Interno de la Entidad. De igual manera, deberá asistir, con voz, pero sin voto, a la sesión del Comité de contratación, e1/la Subdirector/a o Asesor/a del área respectiva que haya solicitado la contratación de1 bien o servicio objeto de revisión por parte del Comité de Contratación.

PARÁGRAFO TERCERO. — ELECCIÓN DEL PRESIDENTE: En el desarrollo de la primera sesión, los miembros del Comité deben votar para la elección del presidente.

PARÁGRAFO CUARTO. — INASISTENCIA A LAS SESIONES: Cuando alguno de los miembros del Comité de Contratación no pueda asistir a una sesión deberá comunicar por cualquier medio escrito o correo electrónico la correspondiente excusa a la Secretaría Técnica, indicando las razones de su inasistencia para la respectiva sesión del Comité.

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

ARTÍCULO CUARTO. — FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Modificado por el art. 1, Resolución 100 de 2018 <El nuevo texto es el siguiente> Son funciones del Comité de Contratación las siguientes.

1. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia.

2. Proponer estrategias para la planeación, programación y control de la contratación del lnstituto Distrital de Turismo, y articularlas con el Plan Anual de Adquisiciones.

3. Emitir pronunciamiento sobre los factores de selección y los requisitos habilitantes establecidos en todos los procesos de contratación, previo a su publicación, exceptuándose los procesos de selección de Mínima Cuantía.

4. Emitir pronunciamiento sobre los factores de selección y requisitos habilitantes de todos los procesos de contratación, previo a proferirse el acto de apertura, exceptuándose los procesos de selección de Mínima Cuantía.

5. Aprobar las modificaciones a los pliegos definitivos de la Licitación Pública siempre que las novedades versen sobre adición, reformas o suspensión de requisitos habilitantes, o modificaciones de puntajes o fórmulas de ponderación. Las modificaciones que se efectúen en aras de aclarar o corregir el pliego definitivo por haberse cometido un error involuntario, o aquellas que versen sobre el cronograma del proceso podrán expedirse sin necesidad de ser estudiadas por el Comité de Contratación.

6. Emitir pronunciamiento sobre información de recomendación de adjudicación proyectado por el comité evaluador en los procesos de licitación pública y formular las observaciones pertinentes, si hay lugar a ello.

7. Emitir pronunciamiento en las compras que superen la Mínima Cuantía, que se realicen a través de la “Tienda Virtual” de Colombia Compra Eficiente.

8. Emitir pronunciamientos sobre la celebración de todo tipo de convenio Interadministrativo, asociación, cooperación, etc.) o contrato interadministrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de no haberse requerido de oficio o a petición de parte, modificaciones a los factores de selección y requisitos habilitantes, no será necesario someter a estudio del Comité de Contratación el proceso respectivo previo a la publicación del acto de apertura.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En virtud del presente artículo, se conforma el Subcomité de seguimiento, ejecución y verificación de pagos, para los convenios y contratos interadministrativos o de asociación y de cualquier tipología celebrados por la Entidad. El cual estará conformado por el subdirector a cargo de la supervisión del convenio o contrato, el/la Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, el/la Jefe Oficina Asesora de Planeación y el/la Jefe Oficina Asesora Jurídica. Este comité sesionara el día que se convoque a través de correo electrónico a petición del supervisor del contrato y/o seguido del Comité de Contratación, siempre y cuando exista la necesidad de asesorar y/o revisar el desarrollo de convenios o contratos. Se dejará constancia de esta verificación en el Acta de Comité de Contratación.

<El texto original era el siguiente> Son funciones del Comité de Contratación las siguientes:

1. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia.

2. Proponer estrategias para la planeación, programación y control de la contratación del Instituto Distrital de Turismo, y articularlas con el Plan Anual de Adquisiciones.

3. Emitir pronunciamiento sobre los factores de selección y los requisitos habilitantes establecidos en todos los procesos de contratación, previo a su publicación, exceptuándose los procesos de selección de Mínima Cuantía.

4. Emitir pronunciamiento sobre los factores de selección y requisitos habilitantes de todos los procesos de contratación, previo a proferirse el acto de apertura, exceptuándose los procesos de selección de Mínima Cuantía.

5. Aprobar las modificaciones a los pliegos definitivos de la Licitación Pública siempre que las novedades versen sobre adición, reformas o suspensión de requisitos habilitantes, o modificaciones de puntajes o fórmulas de ponderación. Las modificaciones que se efectúen en aras de aclarar o corregir el pliego definitivo por haberse cometido un error involuntario, o aquellas que versen sobre el cronograma del proceso podrán expedirse sin necesidad de ser estudiadas por el Comité de Contratación.

6. Emitir pronunciamiento sobre información de recomendación de adjudicación proyectado por el comité evaluador en los procesos de licitación pública y formulas las observaciones pertinentes, si hay lugar a ello.

7. Emitir pronunciamiento en las compras que superen la Mínima Cuantía, que se realicen a través de la “Tienda Virtual” de Colombia Compra Eficiente.

8. Emitir pronunciamientos sobre la celebración de todo tipo de convenio Interadministrativo, asociación, cooperación, etc.) o contrato interadministrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de no haberse requerido de oficio o a petición   de parte, modificaciones a los factores de selección y requisitos habilitantes, no será necesario someter a estudio del Comité de Contratación el proceso respectivo previo a la publicación del acto de apertura.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En virtud del presente artículo, se  conforma  el Subcomité de seguimiento, ejecución y verificación de pagos, para los convenios y contratos interadministrativos o de asociación celebrados por la Entidad. La cual estará conformado por el Subdirector a cargo de la supervisión del convenio o contrato, el/la Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, el/la Jefe Oficina Asesora de Planeación y el/la Jefe Oficina Asesora Jurídica. Este comité sesionara el día viernes seguido del Comité de Contratación, siempre y cuando exista la necesidad de asesorar y/o revisar el desarrollo de convenios o contratos. Se dejará constancia de esta verificación en el Acta de Comité de Contratación.

ARTÍCULO QUINTO. — FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ: Son funciones del Presidente del Comité de Contratación:

1. Presidir las sesiones que realice el Comité.

2. Solicitar a quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité, se realice invitación a servidores/as públicos y contratistas del Instituto Distrital de Turismo distintos a los miembros e invitados permanentes, o a servidores/as de otras entidades, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.

3. Suscribir las actas en las que consten las decisiones adoptadas por el Comité de Contratación, una vez la Secretaría Técnica y los miembros del Comité hayan aprobado su contenido.

4. Dirimir los empates que se puedan presentar en la adopción de decisiones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo séptimo de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEXTO. — FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Las funciones del Secretario Técnico/a del Comité son:

1. Citar a los integrantes del Comité a través de correo institucional.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar y suscribir las Actas de cada sesión del Comité.

4. Realizar seguimiento a las recomendaciones adoptadas.

5. Coordinar y verificar que los responsables de los procesos de contratación presenten los informes y documentos requeridos para el estudio de los casos.

6. Enviar la ficha técnica con la descripción clara del proceso el cual se somete a revisión de los miembros del Comité, la cual debe estar adjunta en la citación vía email.

7. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por parte del comité.

ARTÍCULO SÉPTIMO. - QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES: El Comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus miembros con derecho a voto, y adoptara decisiones válidas con la mitad más uno de los votos favorables de los miembros presentes con derecho a voto. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir e1 empate, el/la presidente/a del Comité tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO OCTAVO. – SESIONES Y FUNCIONAMIENTO: Modificado por el art. 2, Resolución 100 de 2018 <El nuevo texto es el siguiente> El comité de Contratación se reunirá, cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su presidente, previa convocatoria que con tal propósito se formule, en los términos señalados en este reglamento.

El día de la sesión se hará lectura de la agenda u orden del día por parte de/la secretario/a Técnico, y los casos sometidos a consideración de esta instancia serán expuestos por el/la interesado/a o responsable del mismo (es decir, aquel que haya solicitado la contratación del bien o servicio), absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen. Al término de su intervención los miembros del comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Excepcionalmente se podrá surtir la sesión virtual del Comité de Contratación, siempre y cuando se envíe la citación por email. Para las sesiones virtuales aplicarán las mismas disposiciones para deliberar y decidir previstas en el artículo 7 Resolución 253 de diciembre de 2017.

<El texto original era el siguiente> El comité de Contratación se reunirá todos los viernes, y/o cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente, previa convocatoria que con tal propósito se formule, en los términos señalados en este reglamento.

El día de la sesión se hará lectura de la agenda u orden del día por parte de/la Secretario/a Técnico, y los casos sometidos a consideración de esta instancia serán expuestos por el/la interesado/a o responsable del mismo (es decir, aquel que haya solicitado la contratación del bien o servicio), absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen. Al término de su intervención los miembros del comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que efectúe dentro de la reunión.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Excepcionalmente se podrá surtir la sesión virtual del Comité de Contratación, siempre y cuando se envíe la citación por email. Para las sesiones virtuales aplicarán las mismas disposiciones para deliberar y decidir previstas en el artículo 7.

ARTÍCULO NOVENO. — CONVOCATORIA: Modificado por el art. 3, Resolución 100 de 2018 <El nuevo texto es el siguiente> El/la Secretario Técnico convocará a los miembros del Comité de contratación cuando la necesidad del servicio lo requiera. Mediante correo institucional se indicará: ficha técnica, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando se requiriera, el secretario/a Técnico convocará de manera extraordinaria, a través de correo electrónico a los miembros del Comité, señalando la ficha técnica, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PARÁGRAFO SEGUNDO: podrán participar en el comité a las personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

<El texto original era el siguiente>El/la Secretario Técnico convocará a los miembros del Comité de Contratación todos los viernes. Mediante correo institucional se indicara: ficha técnica, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando el día de sesión del Comité sea festivo, este se llevará a cabo el siguiente día hábil.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando se requiriera, el secretario/a Técnico convocará de manera extraordinaria, a través de correo electrónico a los miembros del Comité, señalando la ficha técnica, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PARÁGRAFO TERCERO: Así mismo extenderá la invitación a las personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité

ARTÍCULO DÉCIMO. — ACTAS DEL COMITÉ: De las sesiones del Comité la Secretaría Técnica dejará constancia mediante acta, la cual contendrá las decisiones o determinaciones adoptadas por el Comité.

El acta deberá ser levantada durante el desarrollo de la sesión y al finalizar la misma será suscrita por el/la Presidente y el/la Secretario/a Técnica/o del Comité, en presencia de los miembros. Adicionalmente se suscribirá la constancia de asistencia al Comité por parte de todos aquellos que se hicieron presentes.

Las actas estarán a disposición de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos e interesados/as, reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica y harán parte integral de las mimas, los insumos con las observaciones del Comité y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

La Secretaría Técnica elevará actas de las sesiones virtuales, en las cuales constará la fecha en la que se envió el asunto para someterlo a evaluación y aprobación, la fecha en la que se dieron respuestas los miembros del Comité y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

La Secretaría Técnica elevará actas de las sesiones virtuales, en las cuales constará la fecha en la que se envió el asunto para someterlo a evaluación y aprobación, la fecha en la que dieron respuestas los miembros del Comité y el sentido del voto de cada uno. Deberá adjuntarse a estas actas, la constancia del usuario que recibió el asunto para estudio y del usuario desde donde se originó el correo que contiene el sentido de su decisión.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. — VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución N° 210 del 17 de septiembre de 2014.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

JOSÉ ANDRÉS DUARTE GARCÍA

Director General