RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

INSTRUMENTO DE GERENCIA 004 DE 2019: EJERCICIO DEL PODER PREFERENTE POR LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

ASPECTOS GENERALES

 

De conformidad con el artículo 35 del Decreto Ley 1421 de 1993, el Alcalde Mayor de Bogotá es el representante legal, judicial y extrajudicial del Distrito Capital; no obstante, de acuerdo con los preceptos constitucionales de descentralización, delegación y desconcentración de funciones, y siendo la Secretaría Jurídica Distrital un organismo del Sector Central con autonomía Administrativa y Financiera, el artículo 2º del Decreto 323 de 2016, lo constituye como “el ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito y tiene por objeto formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital, la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial, representación judicial y extrajudicial, gestión disciplinaria Distrital, prevención del daño antijurídico, gestión de la información jurídica e inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro”.

 

El término “poder preferente” aparece inicialmente a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital como ente rector de la totalidad de los asuntos jurídicos del Distrito, en el artículo 5 del Acuerdo Distrital 638 de 2016, numeral 4: “Coordinar y asesorar la formulación de la política jurídica de las secretarias, subsecretarías, direcciones, oficinas o asesorías jurídicas de las entidades y organismos distritales, o de las dependencias que hagan sus veces, con el fin de realizar el seguimiento necesario para mantener la unidad de criterio jurídico, en aras de prevenir el daño antijurídico; y ejercer poder preferente a nivel central, descentralizado y local en los casos que la Administración lo determine”.

 

El Decreto 323 su artículo 3º, numeral 4 señala que la Secretaría Jurídica Distrital debe “Impartir los lineamientos y política jurídica de las secretarías, subsecretarías, direcciones, oficinas asesoras jurídicas de las entidades y organismos distritales, o de las dependencias que hagan sus veces, con el fin de realizar el seguimiento necesario para mantener la unidad de criterio jurídico, en aras de prevenir el daño antijurídico; y ejercer poder preferente a nivel central, descentralizado y local en los casos que la Administración lo determine”.

 

El 30 de julio de 2018, el Alcalde Mayor de Bogotá en uso de sus facultades legales, expide el Decreto 430 de 2018, por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública, como sistema integral dirigido a la administración, orientación, desarrollo y seguimiento de la gestión jurídica en el ámbito distrital en busca de alcanzar altos estándares de eficiencia y seguridad jurídica que faciliten la toma de decisiones, la protección de los intereses del Distrito Capital y la prevención del daño antijurídico. El artículo 7º del decreto en mención, señala como responsable de la Gerencia del Modelo de Gestión Jurídica Publica a la Secretaría Jurídica Distrital; y el artículo 9º dentro de las competencias especiales de la Secretaría Jurídica Distrital, señala en el numeral 9.5., la facultad de ejercer el poder preferente a nivel central, descentralizado y local en los casos en que así lo determine.

 

No obstante, el poder preferente señalado por el Acuerdo 638 de 2016 y en el Decreto 430 de 2018, no tiene ni la naturaleza, ni los efectos de la figura jurídica establecida por la Constitución en relación con el ámbito disciplinario; y de acuerdo con la estricta competencia a la que se refiere la facultad del poder preferente en el num. 4º del acuerdo 638 de 2016, este se encuentra ligado a la función de “Coordinar y asesorar la formulación de la política jurídica”; función que se encuentra relacionada al “Componente estratégico del Modelo de Gestión Jurídica Pública”, Capítulo I del Título II del Decreto 430 de 2018. Este componente debemos entenderlo como “el conjunto de actividades necesarias para la planeación, dirección, coordinación, control y seguimiento para el cumplimiento de las metas y objetivos trazados…”, facultad que se ejerce a nivel central, descentralizado y local en los casos que la Administración lo determine.

 

DEFINICIÓN DE PODER PREFERENTE Y LAS ACTIVIDADES DE QUIÉN LO ASUME

 

El poder preferente, del que trata este documento, hace referencia a la potestad facultativa que se le atribuye a la Secretaría Jurídica Distrital asumir total o parcialmente una competencia de orden jurídico, atribuyéndose o coadyuvando en una función o una facultad de un organismo y/o entidad del Distrito Capital de nivel central, descentralizado y local, con excepción de las mencionadas en el parágrafo del artículo 2º del Decreto 430 de 2018; ya sea a petición del Alcalde Mayor, de la entidad u organismo que requiere apoyo con el cumplimiento de su función jurídica, a mutuo propio de la Secretaría Jurídica Distrital, o porque así lo decida la norma. Este poder preferente será aplicado con el fin de prestar de la manera más eficiente el servicio que preste la administración distrital y el adecuado desarrollo de la gestión jurídica distrital sobre un asunto jurídico en particular, teniendo en cuenta que la Secretaría Jurídica Distrital es la máxima autoridad en temas jurídicos y es la encargada de coordinar la gestión jurídica del Distrito.

 

Una adecuada asunción del poder preferente en el sector público permite: i) la adecuada asesoría para la óptima toma de decisiones; ii) aplicación de manera adecuada de los procedimientos legales aplicables; así como la pertinencia y oportunidad en la solución de los problemas jurídicos; iii) efectuar los análisis de fondo respecto de los asuntos jurídicos y la unificación de las posiciones jurídicas con el fin de adoptar lineamientos, fórmulas, y/o políticas jurídicas consolidadas y oportunas; iv) ejercer una óptima defensa judicial, por la cual se represente de manera judicial y extrajudicial los intereses de las entidades y organismos distritales; y v) apoyar y participar en la coordinación interinstitucional para la materialización de las directrices sobre defensa y representación judicial.

 

La facultad de la Secretaría Jurídica Distrital del poder preferente está supeditada a las funciones de coordinación y asesoría de la formulación de políticas jurídicas, vinculadas a los componentes transversales del Modelo de Gestión Jurídica Pública, de acuerdo con el artículo 38 del Decreto 430 de 2018:

 

1. Prevención del Daño Antijurídico.

 

2. Fortalecimiento de las competencias jurídicas del cuerpo de abogados del Distrito Capital.

 

3. Coordinación Jurídica Distrital.

 

4. Información Jurídica con soporte en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

Al asumir la Secretaría Jurídica Distrital, con ocasión de la facultad del poder preferente, uno de los anteriores temas jurídicos por criterios de relevancia jurídica, la administración debe cumplir con los objetivos de ejercer eficaz y oportuna defensa judicial que prevenga el daño antijurídico para la administración; fortalecer de manera efectiva las competencias jurídicas del cuerpo de abogados del Distrito Capital; ejercer la gerencia jurídica por medio de la función de coordinación jurídica Distrital; e informar de los distintos temas jurídicos a los organismos y entidades distritales con soporte en las tecnologías de la Información y las comunicaciones.

 

Este poder preferente puede ser asumido de manera íntegra o en coadyuvancia por la Secretaría Jurídica Distrital, quien a su vez puede hacerlo de manera autónoma o de oficio, por requerimiento legal manifiesto, por solicitud verbal o por escrito del organismo o de la entidad de nivel central, descentralizado o local. En este último caso la Secretaría Jurídica Distrital, estudiará jurídicamente la competencia y conveniencia jurídica de asumir el tema jurídico requerido, y de manera discrecional podrá asumirlo o no.  Todas ellas cuando el asunto jurídico cumpla con los criterios de alta relevancia jurídica.

 

La asunción del poder preferente implica que la Secretaría Jurídica Distrital formule, coordine, adopte y/o supervise la política jurídica, programas y proyectos jurídicos distritales del sector administrativo, organismos o entidades de nivel central, descentralizado o locales.

 

Adicional a lo anterior, implica la asunción de la representación directa de la defensa judicial o extrajudicial del Distrito Capital en los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción, en cualquier estado del proceso, en aquellos asuntos que se consideren de alta relevancia para el Distrito Capital (Art. 4 Decreto 212 2018). Para tales efectos, la respectiva entidad le otorgará poder especial al abogado que designe la Secretaría Jurídica Distrital.

 

El abogado que se designe para tales efectos tendrá la facultad de comparecer en nombre y representación del Distrito Capital ante los Despachos Judiciales o autoridades administrativas, a todas aquellas audiencias de conciliación, judiciales o extrajudiciales, de pacto de cumplimiento o de verificación de cumplimiento de sentencias. A la vez, tendrán la facultad de conciliar el objeto del proceso, previa autorización del Comité de Conciliación de la respectiva entidad, y deberá dar estricto cumplimiento a las decisiones del mismo. Por último, deberá presentar un informe trimestral de sus actuaciones al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital (Artículo 3º Decreto 212 de 2018).

 

CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE ALTA RELEVANCIA JURÍDICA

 

El artículo 9º del Decreto 430 de 2018, determinó las competencias especiales de la Secretaría Jurídica Distrital, y en virtud del numeral 9.5, señala que esta Secretaría debe ejercer el poder preferente a nivel central, descentralizado y local en los casos en que así lo determine; razón por la cual a través de este documento se determinan los criterios para la definición de alta relevancia jurídica o de importancia jurídica, como factor esencial en la asunción de competencias jurídicas.

 

La calificación de competencias por “razones de importancia jurídica” la encontramos mencionada en el artículo 5º del decreto 212 de 2018, frente al tema de “Delegaciones especiales en la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital”, de manera puntual el numeral 5.3.manifiesta: “En los procesos judiciales que, por razones de importancia jurídica, económica, social, ambiental, de seguridad, cultural, o de conveniencia, se estime procedente”.

 

“El término importancia, ha sido definido por la RAE como “cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia”. En este sentido, se requiere que, al momento de definir el criterio de importancia jurídica, se tenga en cuenta la relevancia y consecuencia del asunto a tratar por el Distrito, a partir de la consideración de factores predominantes como el ambiental, el económico, el social y que pueden estar relacionados con aspectos estratégicos para el Distrito Capital previsto en el Plan de Desarrollo Distrital”^[1].

 

En razón de la importancia jurídica y en relación con la función de Coordinación y asesoría de la política jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital cuenta con la facultad de asumir el poder preferente en los asuntos jurídicos del Distrito Capital frente a los organismos y entidades de nivel central, descentralizado y local, cuando se trate, entre otros, de los siguientes asuntos jurídicos:

 

- La implementación de las nuevas políticas que genera la cultura de cambio que promueve el análisis y el estudio en los temas de impacto para el Distrito Capital, como objetivo del Modelo de Gestión Jurídica Pública. Esto incluye el diseño e implementación de la gestión del cambio que permita la adopción y materialización de las buenas prácticas, o mecanismos para facilitar y obtener de manera exitosa el proceso de transformación en la gestión que se desarrolla en las áreas encargadas del MGJP.

 

- La adopción de políticas distritales relacionadas con asuntos normativos o jurisprudenciales, a través de la expedición de lineamientos necesarios para el desarrollo de las mismas de manera adecuada, la garantía del respeto por los derechos de los ciudadanos y la prevalencia del interés general^[2].

 

- El análisis jurídico para la adopción de actividades necesarias para el cumplimiento de metas establecidas en el Plan de Desarrollo Distrital vigente^[3].

 

Estos dos últimos asuntos jurídicos son también adoptados como asuntos jurídicos de la función de vocería de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CRITERIOS PARA ASUMIR EL PODER PREFERENTE A PARTIR DE LOS COMPONENTES TRANSVERSALES DEL MODELO DE GESTIÓN JURÍDICA PÚBLICA

 

Teniendo en cuenta los componentes transversales de Modelo de Gestión Jurídica Pública que señala el Decreto 430 de 2018, se determinan los criterios para la asunción del poder preferente de acuerdo con la función de coordinación y asesoría que cumple la Secretaría Jurídica Distrital, de la siguiente forma:

 

1. Respecto a la prevención del daño antijurídico: la Secretaría Jurídica Distrital imparte los lineamientos y metodología para la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico al interior de todas y cada una de las entidades y organismos del Distrito Capital de nivel central, descentralizado y local.

 

En razón del decreto 430 de 2018, “las políticas que se formulen y emitan por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales serán presentadas a la Secretaría Jurídica Distrital quien analizará la pertinencia de adoptarlas para el Distrito Capital”. Así mismo, adelantará las investigaciones, estudios y análisis jurídicos sobre temas de impacto e interés jurídico para el Distrito Capital; esto con el fin de formular diagnósticos y recomendaciones que aporten a la consolidación de la gestión jurídica, a la prevención del daño antijurídico, así como para hacer seguimiento del impacto de las normas que expide el Distrito o de aquellas que inciden en sus funciones.

 

En relación con la prevención del daño antijurídico, el Decreto 430 de 2018, señala que la Secretaría Jurídica Distrital será responsable de la organización y realización de la semana de la “Gestión Jurídica Pública y la Prevención del Daño Antijurídico”, la cual se efectuará anualmente.

 

2. En cuanto al buen funcionamiento de la Red de Abogados del Distrito Capital, es la Secretaría Jurídica Distrital quien gestiona fortalecimiento de las competencias jurídicas del cuerpo de abogados. Para tales fines podrá asumir:

 

3. La suscripción de convenios o acuerdos internacionales que permitan el fortalecimiento de la Gestión Jurídica del Distrito, así como el análisis y adopción de experiencias exitosas en materia jurídica y de prevención del daño antijurídico.

 

4. La adopción de políticas encaminadas a la lucha contra la corrupción y la transparencia en las diferentes actuaciones de la administración.

 

5. La promoción de la cultura del cambio relacionada con la implementación de instrumentos que faciliten la Gestión Jurídica del Distrito Capital.

 

6. Para efectos del ejercicio de la Coordinación jurídica distrital y de acuerdo con el Decreto Distrital 139 de 2017, la Secretaría Jurídica Distrital es la encargada de desarrollo y coordinación de las siguientes instancias, con el fin de fortalecer, mantener y desarrollar la unidad de criterio jurídico que debe existir en todos los organismos y entidades que hacen parte de la Administración Distrital:

 

- Comité Jurídico Distrital

 

- Plenaria Jurídica Distrital

 

- Comité Distrital de Apoyo a la Contratación

 

- Comités intersectoriales de Coordinación Jurídica

 

- Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios

 

- Comité de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro

 

7. En cuanto a la información jurídica con soporte en las tecnologías de la información y las Telecomunicaciones, la Secretaría Jurídica Distrital tendrá a su cargo la administración general de los sistemas de información jurídica, operación de las herramientas y su actualización tecnológica, y en cuanto a la asunción del poder preferente puede facultarse la implementación de herramientas tecnológicas que fortalezcan la Gestión Jurídica del Distrito Capital. De otro lado, es la Secretaría Jurídica Distrital quien concede el aval previo a las entidades y organismos del Distrito Capital de nivel central, descentralizado y local a las entidades y organismos distritales que pretendan desarrollar sistemas de información jurídica.

 

Es de aclarar que los criterios jurídicos descritos en los numerales 3, 4, 5 y 6, son compartidos con los criterios de importancia para que la Secretaría Jurídica Distrital ejerza su función de vocería^[4].

 

PROCEDIMIENTO

 

La Secretaría Jurídica Distrital asumirá el poder preferente, conforme el siguiente procedimiento:

 

PARA ASUMIR EL PODER PREFERENTE

 

1. Recibir el asunto jurídico a tratar por requerimiento del Alcalde Mayor, por solicitud escrita o verbal de las entidades cabeza de sector, de oficio por parte la Secretaría Jurídica Distrital conforme análisis previo del asunto, o por norma que así lo ordene.

 

2. Cuando el asunto jurídico a tratar tenga su origen por solicitud escrita o verbal por parte de las entidades cabeza de sector, se realizará un estudio previo sobre la competencia y la conveniencia jurídica; el cual servirá de motivación para la asunción o no del asunto objeto del ejercicio de poder preferente por parte de la Secretaría Jurídica.  De requerirse un análisis de competencia a cargo de un equipo multidisciplinario, la Secretaría Jurídica requerirá los conceptos e información necesaria a cargo de un equipo multidisciplinar para motivar su decisión, si es del caso.

 

3. Comunicación de asunción del asunto jurídico asumido por la Secretaría Jurídica Distrital, cuando se requiera, y será divulgado a través de cualquiera de los mecanismos de comunicación idóneos para tal fin.

 

4. Cuando la asunción del poder preferente implique la representación directa de la defensa judicial del Distrito Capital en los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción, la respectiva entidad le otorgará poder especial al abogado que designe la Secretaría Jurídica Distrital.

 

UNA VEZ ASUMIDO EL PODER PREFERENTE

 

1. La Secretaría Jurídica Distrital efectuará el análisis del caso pertinente. Este análisis debe contemplar los antecedentes jurídicos del tema, normatividad, jurisprudencia, doctrina, conceptos y lineamientos emitidos por el Distrito.

 

2. Efectuar la comunicación con otras entidades, si se requieren conocimientos técnicos especializados sobre el tema.

 

3. Definir el mecanismo de coordinación, adopción y/o supervisión de la política jurídica, programas y proyectos jurídicos distritales que adoptará la entidad para el asunto jurídico asumido; o la forma, mecanismo o estrategia de representación judicial y extrajudicial de la defensa judicial del Distrito Capital.

En los siguientes aspectos ha de tenerse en cuenta las competencias propias de cada Dirección:

           

- Cuando se trate de expedición de lineamientos o conceptos se solicitará la intervención de la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos, la Dirección de Política Distrital e Informática Jurídica, el Comité Jurídico Disciplinario y/o la IVC (Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas Sin Ánimo de Lucro) 

 

- Cuando se trate de la elaboración de políticas públicas o temas correspondientes a las instancias de coordinación distrital, intervendrá la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica, la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos, y, la dirección o dependencia que por su especialidad pueda conocer del tema.

 

- Cuando se trate de asuntos de representación judicial o extrajudicial intervendrá la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

 

4. Revisión y aprobación de los informes de actividades ejecutadas con ocasión de la asunción del poder preferente, a través del Secretario(a) Jurídico(a) Distrital; informes que serán comunicados a los organismos o entidades de nivel central, descentralizado y local, originarios de la función jurídica.

 

5. El abogado que se designe para el efecto de representación legal judicial o extrajudicial, deberá presentar un informe trimestral de sus actuaciones al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital (Artículo 3º Decreto 212 de 2018).

 

6. Elaborar el informe final de las actividades desarrolladas en el marco de la asunción del poder preferente dirigido al Alcalde Mayor, Secretario de despacho o a quien corresponda, cuando sea requerido.

 

CONCLUSIONES

 

La Secretaría Jurídica Distrital, organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera, es el ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito.

 

El poder preferente señalado por el Acuerdo 638 de 2016 y en el Decreto 430 de 2018, no tiene los efectos de la figura jurídica establecida por la Constitución Política en relación con el ámbito disciplinario; se circunscribe a la estricta competencia que le otorga el núm. 4º del acuerdo 638 de 2016, ligado este a la función de coordinar y asesorar la formulación de la política jurídica, que de acuerdo con el artículo 38 del Decreto 430 de 2018, se puntualiza en las funciones de: 1. Prevención del Daño Antijurídico; 2. Fortalecimiento de las competencias jurídicas del cuerpo de abogados del Distrito Capital; 3. Coordinación Jurídica Distrital; y 4. Información Jurídica con soporte en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

Para efectos de este documento el poder preferente, debe entenderse como la potestad facultativa que se le atribuye a la Secretaría Jurídica Distrital para asumir total o parcialmente una competencia de orden jurídico, atribuyéndose o coadyuvando en una función o una facultad de un organismo y/o entidad del Distrito Capital de nivel central, descentralizado y local, con excepción de las mencionadas en el parágrafo del artículo 2º del Decreto 430 de 2018.

 

El poder preferente podrá ser asumido por la Secretaría Jurídica Distrital ya sea a petición del Alcalde Mayor, de la entidad u organismo que requiere apoyo con el cumplimiento de su función jurídica, de oficio por la Secretaría Jurídica Distrital, o porque así lo decida una norma.

 

El artículo 5º del decreto 212 de 2018, señala la calificación de competencias por “razones de importancia jurídica”, al ordenar en su núm. 5.3, que se efectuará delegación especial en la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico “de los procesos judiciales que, por razones de importancia jurídica, económica, social, ambiental, de seguridad, cultural, o de conveniencia, se estime procedente”.

 

En razón con la función de coordinación y asesoría de la política jurídica, la importancia jurídica es relevante frente a los temas de implementación de las nuevas políticas que genera la cultura de cambio, como objetivo del Modelo de Gestión Jurídica Pública; la adopción de políticas distritales relacionadas con asuntos normativos o jurisprudenciales, a través de la expedición de lineamientos necesarios; y el análisis jurídico para la adopción de actividades necesarias para el cumplimiento de metas establecidas en el Plan de Desarrollo Distrital vigente.

 

Una vez es asumido el poder preferente por parte de la Secretaría Jurídica Distrital, con el debido cumplimiento del análisis de las competencias, de las comunicaciones que deben ser expedidas y/o los poderes que deban ser otorgados para el cumplimiento de las funciones o facultades, debe ser ejercida la competencia con cumplimiento riguroso de los procedimientos normativos, debida diligencia, y presentando los informes con la periodicidad pertinente.

 

 

 

Elaboró: Olga Lucía Gómez Fontecha^[5]

 

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