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Circular 029 de 2019 Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
26/12/2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
26/12/2019
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 029 DE 2019

 

(Diciembre 26)


Dejada sin efectos por la Directiva 001 de 2021.

 

Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, D.C., EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES/AS LOCALES, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, PERSONERÍA Y CONTRALORÍA DE BOGOTÁ.

 

De: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

Asunto: SOCIALIZACIÓN DEL DECRETO NACIONAL 2106 DE 2019 "POR EL CUAL SE DICTAN NORMAS PARA SIMPLIFICAR, SUPRIMIR Y REFORMAR TRÁMITES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INNECESARIOS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA"

 

Radicado No. 2-2019-18388

 

La Ley 1955 de 2019 por medio de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2018 - 2022 "Pacto por Colombia, pacto por la equidad", precisó la necesidad de una transformación en la Administración Pública encaminada a "lograr una institucionalidad efectiva, mejorar el desempeño de los sectores e instituciones en términos de eficiencia y eficacia, eliminar las duplicidades y la colisión de funciones y competencias y fortalecer la coordinación y el rol del Estado como agente regulador".

 

Así, determinó que la modernización de la administración pública implica "la adopción de una estrategia que promueva la interoperabilídad de los sistemas de información de las entidades del Estado [...] para aumentar su eficiencia, mejorar la atención al ciudadano y ahorrar en trámites, procesos y procedimientos que no sean necesarios para el desempeño de sus funciones esenciales".

 

Con este fin, se expidió el Decreto Nacional 2106 de 2019 cuyo objeto es “simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la Administración Pública, bajo los principios constitucionales y legales que rigen la función pública, con el propósito de garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes de las personas consagrados en la Constitución mediante trámites, procesos y procedimientos administrativos sencillos, ágiles, coordinados, modernos y digitales.” (art. ).

 

El Decreto reguló, entre otros, trámites, procesos y procedimientos en materia de seguridad social, urbanismo y construcción, impuesto al consumo, así como los relacionados con los sectores administrativos de Relaciones Exteriores, Hacienda y Crédito Público, Justicia y del Derecho, Defensa Nacional, Salud y Protección Social; Trabajo, Transporte; Vivienda, Ciudad y Territorio, Agricultura y Desarrollo Rural, Ambiente y Desarrollo Sostenible, Minas y Energía, Cultura; Comercio, Industria y Turismo; Educación y Planeación.

 

Teniendo en cuenta que el Decreto es aplicable a todos los organismos, entidades y personas integrantes de la Administración Pública en los términos del artículo 39[1] de la Ley 489 de 1998, y a los particulares que cumplan funciones administrativas o públicas, la Secretaría Jurídica Distrital en el marco de las funciones establecidas en el numeral del artículo 5° del Acuerdo 638 de 2016 y como ente rector del distrito en materia jurídica, señala algunos aspectos generales en materia de trámites, gobierno digital, contratación y función pública, con el fin de adoptar las medidas pertinentes en aras de prevenir el daño antijurídico. 


I. IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES

 

- Reglamentación o modificación de trámites (art. 3): Las entidades que requieran reglamentar o modificar alguno de los trámites creados o autorizados por la ley, seguirán el procedimiento de conformidad con el artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012. Para tal efecto, los Jefes de Planeación de las entidades adscritas y vinculadas al Distrito Capital responsables del manejo de información en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT, o quien haga sus veces, solicitarán el concepto previo y favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública. Los trámites aprobados deberán ser incluidos en la Guía de Trámites y Servicios del Distrito, administrada por la Secretaría General.

 

En caso de que el trámite solicitado incluya el cobro de una tasa legalmente autorizada, se deberá adjuntar el estudio técnico que desarrolle el sistema y método para establecer dicha tasa.

 

- Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y Plan de Acción de las Entidades Públicas (art. 4): La estrategia antitrámites de que tratan los artículos 73[2] y 74[3] de Ley 1474 de 2011, relacionadas con el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y el Plan de Acción de las Entidades Públicas también deberán ser registradas en el SUIT. Para su formulación, "las autoridades deberán generar espacios de participación ciudadana con los usuarios, con el objeto de identificar oportunidades de mejora en los trámites a su cargo, de lo cual dejarán constancia". (Inc. 2 art. 4°).

 

- Estandarización de trámites (art. 5): El Departamento Administrativo de la Función Pública expedirá formularios únicos y trámites modelo o tipo a fin de garantizar la estandarización de los trámites en la Administración Pública. Estos formularios y trámites tipo serán de implementación obligatoria por parte de las entidades públicas. En ningún caso, podrán incluir requisitos, documentos o condiciones adicionales a los establecidos en la ley.

 

- Trámites relacionados con el acceso a información pública (art. 6): A partir del 22 de febrero del 2020, las entidades públicas deberán suprimir del SUIT los trámites relacionados con las consultas de acceso a información pública, de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014.

 

- Cobro de trámites (art. 7): Ningún organismo o entidad distrital podrá cobrar la ejecución de sus funciones por concepto de tasas, contribuciones, certificaciones, formularios o precio de servicios que no estén expresamente autorizados por disposición legal. Tampoco podrán incrementar las tarifas o establecer cobros con ocasión a la automatización, estandarización o mejora de los procesos asociados a la gestión de los trámites. Cualquier cobro y/o actualización de las tarifas deberá hacerse de conformidad con la legislación aplicable.

 

II. TRANSFORMACIÓN DIGITAL

 

- Obligación del uso de canales digitales (art. 8): Es obligación de las entidades el uso de los canales digitales habilitados para el cumplimiento de sus competencias. Se podrán utilizar otros medios únicamente cuando la ley así lo determine.

 

- Uso del Modelo de Servicios Ciudadanos Digitales (art. 9): Las entidades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales con el fin de lograr un mayor nivel de eficiencia en la administración pública, promover una adecuada interacción con los ciudadanos y garantizar el derecho a la utilización medios electrónicos. Estos Servicios Ciudadanos Digitales se implementarán de conformidad con los estándares que, para tal efecto, establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

- Interoperabilidad de la información de las entidades (art. 10): Las entidades integradas a los Servicios Ciudadanos Digitales deberán promover la interoperabilidad de la información y vincular los instrumentos, programas, desarrollos, plataformas, aplicaciones, etc. a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital con el fin de aumentar la capacidad en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.

 

El uso de la información que repose en estas bases de datos o sistemas de información, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales, así como los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos. Lo anterior no requerirá la suscripción de acuerdos, convenios o contratos interadministrativos.

 

Sin perjuicio de lo anterior, el parágrafo del artículo 10 del Decreto 2106 del 2019, señala que "hasta tanto las autoridades encargadas de llevar registros públicos se integren al servicio ciudadano digital de interoperabilidad, deberán habilitar su consulta gratuita y en línea a todas las demás autoridades que requieran dicha información para la gestión de trámites. En este caso, el ciudadano o usuario estará eximido de aportar el certificado o documento físico requerido y servirá de prueba bajo la anotación del servidor público que efectúe la consulta".

 

- Interoperabilidad de las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil con los Servicios Ciudadanos Digitales (art. 13). La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá el acceso de las entidades públicas a los mecanismos de identificación de los colombianos de manera gratuita, siguiendo los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos.

 

- Integración electrónica (art. 14): Las entidades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, etc. a fin de que los ciudadanos puedan adelantar trámites, procesos y procedimientos ante la Administración de forma eficaz. Con este fin, las entidades deberán contar con "las medidas jurídicas, organizativas y técnicas necesarias para garantizar calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y los servicios".

 

- El Portal Único del Estado Colombiano (art. 15): El Portal Único del Estado Colombiano será administrado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y "será la sede electrónica compartida a través de la cual los ciudadanos accederán a la información, procedimientos, servicios y trámites que se deban adelantar ante las autoridades".

 

Para tal efecto, las entidades públicas integrarán su sede electrónica a dicho Portal, en los términos que determine el Ministerio de Tecnologías la Información y Comunicaciones.

 

- Gestión documental electrónica (art. 16): Las entidades que cuenten con trámites, procesos y procedimientos a través de medios digitales "deberán disponer de sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de expedientes electrónicos". Así mismo, deberán generar estrategias que permitan el tratamiento adecuado de los documentos electrónicos; la integridad, disponibilidad y autenticidad de la información; la disponibilidad y acceso a largo plazo de acuerdo con los principios y procesos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación, así como las medidas de seguridad digital emitidas por el Ministerio Tecnologías la Información y las Comunicaciones.

 

- Medios de pago electrónicos (art. 17): Es deber de las entidades habilitar el pago electrónico de tarifas asociadas a trámites, procesos y procedimientos.

 

- Desmaterialización de certificados, constancias, paz y salvos o carnés (art. 19): "Las autoridades que, en ejercicio de sus funciones emitan certificados, constancias, paz y salvos o carnés, respecto de cualquier situación de hecho o de derecho de un particular, deberán organizar dicha información como un registro público y habilitar su consulta gratuita a través de medios digitales".

 

III. CONTRATACIÓN

 

- Acreditación de títulos de idoneidad (art. 18): Teniendo en cuenta que se constituirá un registro de datos centralizado, público y de consulta gratuita de los ciudadanos matriculados y las solicitudes en trámite relacionadas con títulos de idoneidad para las profesiones, ocupaciones u oficios exigidos por la ley, los ciudadanos quedarán eximidos de aportar la tarjeta profesional física o cualquier medio de acreditación para la gestión de un trámite, vinculación a un cargo público o suscripción de contratos con la Administración. De tal suerte que las entidades deberán consultar dicho registro en caso de requerir esta información.

 

- Validación de pago de aportes al Sistema General de Seguridad (art. 24): Las entidades verificarán el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte de los contratistas, a través de la herramienta tecnológica que ponga a disposición el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin. Por lo tanto, las entidades públicas no podrán exigir la presentación de la planilla en físico a las personas naturales con quienes haya suscrito contratos por prestación servicios.

 

IV. FUNCIÓN PÚBLICA

 

- Actualización de la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas (art. 155): Quien sea nombrado en un cargo o empleo público deberá, al momento de su posesión, registrar su hoja de vida, su declaración de bienes y rentas y los soportes en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP).

 

Así mismo, quien vaya a vincularse a alguna entidad y su hoja de vida se encuentre registrada en dicho Sistema, únicamente deberá actualizar los datos de la hoja de vida o de la declaración de bienes y rentas.

 

Finalmente, se recuerda que con las medidas contempladas en el Decreto Nacional 2106 de 2019 se busca una gestión pública eficiente, de tal suerte que es deber de las entidades y organismos distritales analizar su contenido de conformidad con las funciones a su cargo, dar cumplimiento a los lineamientos fijados y velar por su correcta aplicación.

 

Cordialmente,

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

Anexos: N/A

 

C. Co: N/A

 

Proyectó: Laura Villarraga Albino - Contratista de la Secretaría Jurídica Distrital

Revisó: Alexandra Navarro Erazo - Directora de Política e Informática Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital

Aprobó: Gloria Edith Martínez Sierra - Subsecretaría Jurídica Distrital

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA


[1] “[…] las alcaldías, las secretarías de despacho y los departamentos administrativos son los organismos principales de la Administración en el correspondiente nivel territorial. Los demás les están adscritos o vinculados, cumplen sus funciones bajo su orientación, coordinación y control en los términos que señalen la ley, las ordenanzas y los acuerdos, según el caso. [...] Los concejos distritales [...] son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley."

[2] Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. [...]

[3] Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. […]