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CIRCULAR 019 DE 2020 (Marzo 25)
PARA: TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO
DE: VICTORIA EUGENIA CORONADO REBOLLEDO Jefe Oficina Asesora Jurídica
ASUNTO: Lineamientos Gestión Contractual/ Acciones de contención, medidas de prevención, promoción y recomendaciones frente al Covid-19/ Urgencia manifiesta
La Oficina Asesora Jurídica, actuando en el marco de las competencias funcionales establecidas en el Decreto 437 de 2016 y atendiendo al Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica que ha sido decretada con ocasión de la Pandemia COVID-19, imparte a través del presente documento los lineamientos que en materia contractual deberán acatarse al interior de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, con el objeto de dar cumplimiento a las exigencias de carácter legal que se deben acatar para la celebración de contratos bajo la causal de Urgencia Manifiesta:
ANTECEDENTES:
Mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, se declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional por el término de treinta (30) días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del coronavirus COVID-19.
Con ocasión de la declaratoria de estado de emergencia económica, social y ecológica, y en los términos del artículo 42 de la Ley 80 de 1993, se entiende comprobado el hecho que da lugar a declarar la urgencia manifiesta por parte de las entidades estatales, para la contratación directa del suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro, con el objetivo de prevenir, contener y mitigar los efectos de la Pandemia del coronavirus COVID-19.
CONCEPTO
Si bien la Licitación Pública es la regla general, el artículo 2 del numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 consagra algunas excepciones a la libre concurrencia, siendo una de ellas la causal de contratación directa instituida como “Urgencia Manifiesta”, definida a su vez en los artículos 42 y 43 de la Ley 80 de 1993, así:
“ARTÍCULO 42. DE LA URGENCIA MANIFIESTA: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos.
La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.
PARÁGRAFO. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente.
ARTÍCULO 43. DEL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE URGENCIA. Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta.
Lo previsto en este artículo se entenderá sin perjuicio de otros mecanismos de control que señale el reglamento para garantizar la adecuada y correcta utilización de la contratación de urgencia.”
A título de conclusión respecto de la Urgencia Manifiesta, se tiene que:
1. Para su declaratoria, es necesaria la existencia de las situaciones evidenciadas en la norma: Cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro.
2. La medida cuenta con una connotación de carácter temporal, es decir que la necesidad debe resolverse de forma inmediata o en el inmediato futuro.
3. Debe ser declarada mediante acto administrativo motivado, suscrito por parte de la Representante Legal de la Secretaría.
4. La actividad adelantada es controlada por la Contraloría de Bogotá.
5. El uso indebido de la contratación de urgencia es causal de mala conducta.
6. Por encontrarse contemplada como una de las causales de contratación directa, para su trámite le son aplicables todas las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 – Subsección 4.
PROCEDIMIENTO
Atendiendo a las disposiciones contenidas en las normas que han venido siendo expedidas tanto en el orden Nacional como en el Distrital, los comunicados emanados por parte del Ente Rector Colombia Compra Eficiente; así como a las Circulares que han sido expedidas por la Contraloría de Bogotá y la Procuraduría General de la Nación, el trámite que deberá surtirse al interior de la Secretaría para la declaratoria de la Urgencia Manifiesta y la celebración de los correspondientes contratos, es el siguiente:
Fase precontractual
a. Conforme lo establece la norma y nuestro Manual de Contratación y Supervisión, la Urgencia Manifiesta solo podrá ser declarada por parte de la señora Secretaria de Despacho a través de acto administrativo motivado, el cual será socializado a toda la comunidad SDDE.
b. Es perentorio señalar que los contratos a celebrar en virtud de la Urgencia Manifiesta, deben estar estrechamente relacionados con los hechos que la fundamentan y permitir solventar la situación presentada.
c. Si bien para este tipo de contratación, no es necesaria la elaboración de estudios y documentos previos, la Oficina Asesora Jurídica ha diseñado un formato sucinto de obligatorio diligenciamiento, que garantiza no solo el cumplimiento de los principios de la contratación estatal sino el acatamiento riguroso de las recomendaciones emanadas por parte de la Contraloría y la Procuraduría General de la Nación. El formato podrá ser ubicado en el siguiente link:
a. Las áreas deberán confrontar las circunstancias, el procedimiento de contratación que ordinariamente se emplearía para resolver la situación y los tiempos que dicha gestión implicaría, frente a la inmediatez que exige la satisfacción del interés general.
b. Debe determinarse ampliamente la idoneidad del contratista propuesto y verificar que el valor del contrato se encuentre dentro de los precios del mercado.
c. En todo caso, esta contratación deberá seguir el procedimiento que para dichos efectos ha sido diseñado por parte de las áreas de apoyo y que será socializado en el menor tiempo posible.
Fase contractual
a. Una vez se haya cumplido con el trámite anterior, las minutas respectivas sólo podrán ser las expedidas, y revisadas por parte de la Oficina Asesora Jurídica.
b. Celebrado el contrato, la Oficina Asesora Jurídica y la Oficina Asesora de Planeación garantizarán el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 80 de 1933, en el sentido de preparar la información y enviar a la Contraloría de Bogotá, los documentos necesarios para adelantar el respectivo control fiscal, a saber: Acto administrativo que declara la urgencia y copia íntegra del expediente con sus soportes. Para lo anterior, las áreas deberán atenerse a lo dispuesto en la Circular No. 06 de 2020 – expedida por la Contraloría General de la República.
Otras disposiciones
a. La contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para impulsar programas y actividades de interés público de acuerdo con el Plan Nacional o los planes seccionales de Desarrollo, en los términos del artículo 355 de la Constitución Política de 1991, seguirán el trámite regular impuesto por el Decreto 092 de 2017 y el Manual de Contratación y Supervisión adoptado por la Secretaría.
b. Mientras duren las medidas decretadas, todas las audiencias públicas que programe la Entidad en los procesos de selección, deberán realizarse a través de medios electrónicos garantizando el acceso a los proponentes, entes de control y ciudadanos interesados. En todo caso dicha gestión deberá constar en la respectiva acta. Esta disposición y su metodología deberá integrarse en los pliegos de condiciones e invitaciones públicas.
c. El procedimiento sancionatorio establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 podrá ser adelantado a través de medios electrónicos que garanticen el acceso del contratista y de su garante.
d. La Secretaría en razón de la urgencia podrá suspender los procesos de selección en curso. Así mismo y en caso de requerir recursos, la Entidad podrá revocar de manera motivada, los actos administrativos de apertura, siempre y cuando no se haya superado la fecha para la entrega de propuestas.
e. Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, la Secretaría deberá preferir la compra por catálogo derivado de Acuerdos Marco de Precios vigentes y dispuesto en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
f. Cuando se trate de la adquisición de bienes relacionados con la emergencia, la Entidad podrá adquirirlos mediante el instrumento de agregación de demanda de grandes superficies, en cuyo caso el valor de la transacción podrá ser hasta por el monto máximo de la menor cuantía de la Secretaría, esto es, $245.784.840, oo.
g. Todos los contratos celebrados por la Secretaría que se relacionen con bienes, obras o servicios que permitan una mejor gestión y mitigación de la situación de emergencia, podrán adicionarse sin limitación al valor. Para este propósito, se deberá justificar previamente la necesidad y la forma como dichos bienes y servicios contribuirán a gestionar o mitigar la situación de emergencia. Igualmente, esta disposición se aplicará a los contratos que se celebren durante el término de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y ecológica y durante el término que dicho estado esté vigente.
Una vez termine el estado de emergencia económica, social y ecológica, no podrán realizarse nuevas adiciones en relación con estos contratos. salvo aquellos que no hayan superado el tope establecido en el inciso final del parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
h. Durante el estado de emergencia económica, social y ecológica, la Secretaría implementará para la recepción, trámite y pago de facturas y cuentas de cobro de sus contratistas, mecanismos electrónicos, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 6161 del Estatuto Tributario.
Finalmente se conmina a todas las áreas de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico al cumplimiento y desarrollo cabal de lo aquí dispuesto.
VICTORIA EUGENIA CORONADO REBOLLEDO
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
