RESOLUCIÓN 010 DE 2020

(Abril 08)

 

Por la cual se adoptan medidas transitorias para la atención de trámites y otros procedimientos administrativos, en el FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES -FONCEP conforme a la declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretada por el Gobierno Nacional y la declaratoria de calamidad pública con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) por parte de la Alcaldía Mayor de Bogotá

 

LA DIRECTORA GENERAL DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES – FONCEP

 

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006, el Decreto Legislativo 491 de 2020 y,

 

CONSIDERANDO

 

Que de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, las autoridades están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades (Artículo 2) y que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones” (Artículo 209).      

 

Que la Ley 1751 de 2015, en su Artículo 5º regula el derecho fundamental a la salud y dispone que el Estado es el responsable de respetar, proteger y garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud, como fin esencial del Estado Social de Derecho. 

 

Que la Carta Fundamental señala que toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de su salud y la de su comunidad (Artículo 49) y “obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias, ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud” (Artículo 95).

 

Que la Ley 1523 de 2012 adopta la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y en el Artículo 1 define la gestión del riesgo de desastres como un proceso social orientado a la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, estrategias, planes, programas, regulaciones, instrumentos, medidas y acciones permanentes para el conocimiento y la reducción del riesgo y para el manejo de desastres, con el propósito explícito de contribuir a la seguridad, el bienestar, la calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible.

Que la Organización Mundial de Salud (OMS) declaró como Emergencia de Salud Pública de importancia internacional el brote del Coronavirus COVID-19 y en alocución realizada el 11 de marzo de 2020 afirmó que la infección causada por el nuevo Coronavirus SARS-Cov-2 (COVID- 19) puede considerarse una pandemia, por lo que animó a todos los países a tomar las medidas apropiadas para enfrentarlo en las fases de prevención y contención, en aras de controlar la propagación de la enfermedad.

 

Que ante tal problemática, con el fin de evitar y mitigar los probables efectos que ocasione esta situación epidemiológica, la Alcaldesa Mayor del Distrito Capital, expidió el Decreto 081 del 11 de marzo de 2020, por el cual adoptó medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) en Bogotá, D.C., que en su parágrafo 2 del Artículo 2 señaló que: “Las entidades que componen la administración distrital, tanto del sector central como descentralizados, deberán dentro de la órbita de sus competencias, adoptar las medidas necesarias tendientes a responder de manera integral e integrada al Plan Territorial de Respuesta citado en el inciso precedente.”

 

Que el Gobierno Nacional por medio de la Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020, del Ministerio de Salud y Protección social, declaró la emergencia sanitaria en el territorio colombiano y se adoptaron medidas sanitarias en el país, por causa del coronavirus COVID-19.

Que mediante la Circular 024 del 12 de marzo de 2020, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá definió lineamientos distritales para la contención del virus COVID-19 en entidades y organismos distritales en el marco del Decreto Distrital 081 de 2020, como el teletrabajo extraordinario, horarios flexibles, además de otras medidas administrativas.

 

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto Distrital 087 del 16 de marzo de 2020 “Por el cual se declara la calamidad pública con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) en Bogotá, D.C.”

 

Que mediante el Decreto Legislativo 417 del 17 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional por el término de treinta (30) días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa de la enfermedad denominada Coronavirus COVID -19.

 

Que mediante el Decreto Distrital No. 090 del 19 de marzo de 2020, modificado por el Decreto 091 del 22 de marzo, la Administración Distrital adoptó medidas transitorias para garantizar el orden público en el Distrito Capital con ocasión de la declaratoria de calamidad pública efectuada a través del Decreto Distrital 087 de 2020.

 

Que por medio del Decreto Legislativo 457 del 22 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional ordenó el aislamiento preventivo a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del día 25 de marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 13 de abril de 2020.

 

Que así mismo, el mencionado Decreto estableció restricciones al transporte, ordenó a los alcaldes y gobernadores que, como autoridades de policía, implementaran las medidas necesarias para hacer cumplir la medida de aislamiento y señaló de manera taxativa los casos o actividades en las que las autoridades deben permitir la circulación de personas en el territorio nacional.

 

Que mediante el Decreto Distrital No. 092 del 24 de marzo de 2020, la Administración Distrital expidió “… órdenes e instrucciones necesarias para la debida ejecución de la medida de aislamiento obligatorio ordenada mediante Decreto 457 del 22 de marzo de 2020", señalando en su Artículo segundo (2) numeral treinta (30), la actividad de pago relacionados con pensiones y prestaciones económica públicas, las cuales son de competencia de FONCEP.

 

Que mediante el Decreto Distrital No. 093 del 25 de marzo de 2020, la Administración Distrital complementó las medidas adoptadas a través del Decreto Distrital 087 del 2020 señalando para el efecto la suspensión de términos en las actuaciones administrativas, sancionatorias y disciplinarias, para i) el Sector Central; ii) las localidades y iii) las Inspecciones de Policía, sin perjuicio que cada entidad pueda dar continuidad a las actuaciones y procedimientos, garantizando el debido proceso.

 

Que el Artículo 4° del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 señaló que la notificación y comunicación de los actos administrativos se harán por medios electrónicos. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente Artículo.

 

Que el Artículo 5° del Decreto Legislativo 491 de 2020 amplia los términos de respuestas, así:

“Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

 

Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

 

(i) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción.

 

(ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción.

Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en el presente artículo expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en este artículo.

 

Parágrafo. La presente disposición no aplica a las peticiones relativas a la efectividad de otros derechos fundamentales.”

 

Que el Artículo 6° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, estableció la posibilidad de que las entidades que conforman las ramas del poder público en sus diferentes órdenes, sectores y niveles, suspendan mediante acto administrativo parcial o totalmente los términos administrativos o jurisdiccionales en sede administrativa en algunos trámites o en todos, conforme a la justificación de la situación que así lo amerite. La suspensión incluye el pago de sentencias judiciales e incorpora a los Fondos Cuenta sin personería jurídica adscritos a los ministerios, hasta tanto se mantenga vigente la Emergencia Sanitaria declarada.

 

Que durante el término de la suspensión no correrán los términos de caducidad, prescripción o de firmeza del acto administrativo.

 

Que dada la naturaleza de FONCEP y las variadas funciones y procedimientos que desarrolla, la conveniencia de la ampliación o suspensión de términos corresponde definirla a cada área, acorde con las condiciones y circunstancias propias de los procesos que desarrolla.

 

Que acorde con lo dispuesto en el inciso tercero del Artículo 6° del Decreto 491 de 2020, se hace necesario precisar los términos y condiciones que se reanudarán de las actuaciones administrativas una vez se levante la medida de suspensión.

 

Que con base en lo dispuesto en el Artículo 29 de la Constitución Política, es un deber de las autoridades salvaguardar el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción de los ciudadanos, así como el principio de publicidad de los actos administrativos.

 

Que el Artículo 7º del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, establece que, para efectos del reconocimiento y pago en materia pensional mientras dure la emergencia, bastará la remisión de la copia simple de los documentos por vía electrónica; una vez suspendida la Emergencia el solicitante dispondrá de tres (3) meses para allegar la documentación en debida forma, para lo cual las respectivas áreas definirán los instrumentos para hacer efectivo este precepto.

 

Que el Artículo 9º del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, señala que los acuerdos conciliatorios gestionados mediante audiencias no presenciales se perfeccionarán mediante el uso de medios electrónicos, adicionalmente se modifica el plazo previsto en los Artículos 20 y 21 de la Ley 640 de 2001, el cual será de cinco (5) meses, e indica además que presentada la copia de solicitud de convocatoria de conciliación extrajudicial en asuntos contencioso administrativos la entidad contará con treinta (30) días para tomar la correspondiente decisión.

 

Que la mencionada reglamentación también aplicará para las solicitudes que se encuentran en trámite.

 

Que el Artículo 10° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, a fin de mantener la continuidad en la prestación de los servicios de justicia alternativa, los procesos arbitrales y los trámites de conciliación extrajudicial y otros mecanismos de resolución de conflictos por medios virtuales, fija el procedimiento a adoptar y en armonía con el Artículo 9º de la misma norma, estableció el término de cinco (5) meses, para conciliar en los centros de conciliación públicos y privados autorizados.

 

Que el Artículo 11° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con relación a las firmas de los actos, providencias y decisiones, autoriza el uso de la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada cuando no se cuente con la firma digital.

 

Que el Artículo 12° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, establece que los órganos colegiados de las ramas del poder público podrán realizar sesiones no presenciales de manera virtual acorde con los respectivos reglamentos.

 

Que el Artículo 15° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, indica que, respecto de la prestación de servicios durante el periodo de aislamiento preventivo obligatorio, las autoridades dispondrán de las medidas necesarias para que los servidores públicos cumplan sus funciones en casa, haciendo uso de los canales tecnológicos.

 

Que el Artículo 16° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, preceptúo que las personas naturales vinculadas mediante contrato de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, continuarán desarrollando su objeto mediante trabajo en casa y que la declaratoria de emergencia no constituye causal para terminar o suspender unilateralmente los contratos.

 

Que el Artículo 17° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, referente a los contratos de prestación de servicios administrativos suscritos por personas jurídicas cuyo objeto sea la prestación de vigilancia, aseo, y/o cafetería, transporte y demás servicios de esta naturaleza no serán suspendidos. El pago se realizará de acuerdo al procedimiento allí establecido.

 

Que el Artículo 18° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, determinó reportar a las Aseguradoras de Riesgos Laborales la lista de los servidores públicos y contratistas que presten sus servicios de teletrabajo o trabajo en casa.

Que según lo previsto en el Artículo 60 del Acuerdo 257 de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital FAVIDI se transformó en el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

Que de conformidad con el Artículo 65 ibídem, el objeto del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP- es el de reconocer y pagar las cesantías y las obligaciones pensionales a cargo del Distrito Capital, en virtud del cual asume la administración del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y mediante el  Artículo 119 del Acuerdo 645 de 2016, adicionó las funciones de verificar y consolidar la información laboral del Sistema de Seguridad Social en Pensiones de las entidades del Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del FONCEP y gestionar, normalizar, cobrar y recaudar la cartera hipotecaria del Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital – FAVIDI.

 

Que mediante el Decreto Distrital 629 de 2016, se asignó al Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones – FONCEP la representación legal en lo judicial y extrajudicial de Bogotá, Distrito Capital, en los procesos del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C., y en los procesos de los entes liquidados del Distrito, relacionados con el reconocimiento y pago de las pensiones.

 

Que en aras de proteger los derechos de los ciudadanos y servidores públicos en el acceso a la administración pública, garantizando la seguridad y salud en el trabajo, así como los principios de publicidad y de transparencia, debido proceso y el derecho de defensa de las actuaciones administrativas, se hace necesario adoptar medidas indispensables dentro del marco de legalidad a través del presente acto administrativo.

 

En mérito de lo expuesto, 

 

RESUELVE

 

ARTICULO 1º. HABILITACIÓN BUZÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. Durante el periodo que permanezca vigente la Emergencia Sanitaria se habilitó el buzón del correo electrónico servicioalciudadano@foncep.gov.co , el cual será de uso exclusivo para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere la presente resolución.

 

PARAGRAFO.- Teniendo en cuenta la población objetivo de FONCEP, la Entidad dispondrá de todos los canales de atención virtual disponibles para la atención a los pensionados.

 

ARTICULO 2º. NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS. La notificación o comunicación de los actos administrativos se realizará por medios electrónicos como CERTIMAIL, hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

 

Los usuarios e interesados deberán informar al correo electrónico servicioalciudadano@foncep.gov.co , la dirección electrónica en la cual recibirán sus notificaciones o comunicaciones, como lo exige e impone el Decreto Legislativo 491 de 2020.

 

ARTÍCULO 3º. FIRMA DE DOCUMENTOS, DECISIONES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS. Para la suscripción de documentos decisiones y actos administrativos se deben expedir los documentos así:

 

1. Hacer uso de la firma digital para la firma de los actos administrativos y decisiones de la Dirección General y la Subdirección de Prestaciones Económicas.

 

2. Para los documentos que se tramiten por el sistema de información SIGEF, se hará uso de la firma mecánica y clave con las que cuenta el citado sistema y dicha herramienta será empleada por los usuarios de la entidad que a la fecha cuentan con los permisos y accesos correspondientes;

 

3. En los demás casos donde no se pueda hacer uso de la firma digital y el sistema SIGEF, se podrá hacer uso del estampado que señala “original firmado” y el uso de la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, utilizando para la transmisión del documento solamente el correo electrónico institucional del responsable de la firma, donde además se indique claramente dentro del contenido del mismo que el contenido del documento cuenta con su aprobación.

 

4. Para los usuarios externos, será válida la firma en las condiciones del numeral anterior, siempre que el mensaje de datos utilizado sea un correo electrónico reconocido por la Entidad, que permita identificar plenamente que el autor de la firma y el emisor del correo electrónico es la misma persona, donde además se debe indicar claramente, dentro del contenido del mensaje, que el documento cuenta con su aprobación. 

 

ARTICULO 4º. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS PARA ATENDER LAS PETICIONES. El Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantias y Pensiones- FONCEP, ampliará los términos que establece el Artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, para las peticiones que se encuentran o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria. Así, toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

 

PARAGRAFO 1: Las siguientes peticiones tendrán un término especial para su resolución: 

Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción.

Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a FONCEP en relación con las materias a su cargo, deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción.  

 

En el caso excepcional de que no fuere posible resolver la petición en los plazos anteriormente señalados, se informará esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en este Artículo, expresando los motivos de la demora y señalando el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder el doble del inicialmente previsto en este Artículo.

 

PARÁGRAFO 2.- Para las peticiones que se refieran a las funciones del área misional, y de las cuales se establezca que constituyen un derecho fundamental, la ampliación de términos no opera.

 

ARTÍCULO 5º. SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS EN SEDE ADMINISTRATIVA. No obstante que el Artículo 6° del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, estableció la posibilidad de suspender mediante acto administrativo parcial o totalmente los términos administrativos o jurisdiccionales en sede administrativa en algunos trámites o en todos, hasta tanto se mantenga vigente la Emergencia Sanitaria declarada, en consideración a la naturaleza del FONCEP y la complejidad de cada uno de los procedimientos que desarrolla, la pertinencia de la suspensión de términos corresponde definirla a cada área,  conforme con las condiciones y circunstancias específicas de los procesos que desarrolla y en acto administrativo independiente.

 

Se debe tener en cuenta que durante el término de la suspensión y hasta el momento en que se reanuden las actuaciones, no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza, previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011.

 

PARÁGRAFO. De conformidad con lo establecido en el inciso 3 del Artículo 6° del Decreto 491 de 2020, los términos se reanudarán al día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social. Para este efecto, los términos suspendidos empezarán a correr nuevamente, teniendo en cuenta los días que al momento de la suspensión hacían falta para cumplir con las obligaciones correspondientes, incluidas aquellos establecidos en meses o años.

 

ARTÍCULO 6º. DOCUMENTOS PARA EFECTOS DEL RECONOCIMIENTO Y PAGO EN MATERIA PENSIONAL. Mientras dure la emergencia bastará la remisión de la copia simple de los documentos por vía electrónica; una vez se suspenda, el solicitante dispondrá de tres (3) meses para allegar la documentación en debida forma. Las respectivas áreas adoptarán los instrumentos para hacer efectivo este precepto.

 

ARTÍCULO 7º. ACUERDOS CONCILIATORIOS GESTIONADOS MEDIANTE AUDIENCIAS NO PRESENCIALES.  El Comité de Conciliación observará las previsiones contenidas en el Artículo 9º y 10º del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020.

 

ARTÍCULO 8º. SESIONES VIRTUALES. Los órganos colegiados podrán realizar sesiones no presenciales de manera virtual de acuerdo con los respectivos reglamentos, y ante el vacío normativo, con la normatividad general que regula el asunto.

 

ARTÍCULO 9º. MEDIDAS NECESARIAS PARA QUE LOS SERVIDORES PÚBLICOS CUMPLAN SUS FUNCIONES EN CASA. La Oficina de Informática y Sistemas dispondrá las medidas necesarias para garantizar que los servidores públicos cumplan sus funciones en casa, haciendo uso de los canales tecnológicos.

 

ARTÍCULO 10º. SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN. Las personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, continuarán desarrollando su objeto contractual mediante trabajo en casa; esta medida de aislamiento no constituye una suspensión de sus contratos y por lo tanto se debe coordinar con los supervisores el desarrollo de todas o algunas obligaciones contractuales, y por lo tanto los contratistas deben estar disponibles para el cumplimiento de sus obligaciones dentro del marco de su objeto contractual.

 

PARÁGRAFO PRIMERO.- La declaratoria de emergencia no constituye causal para terminar o suspender unilateralmente los contratos que actualmente tiene vigentes la entidad.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO.- Las excepciones previstas para el aislamiento preventivo obligatorio también operan los contratistas de la Entidad.

 

ARTÍCULO 11º. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUSCRITOS POR PERSONAS JURÍDICAS. Los contratos de prestación de servicios administrativos suscritos por personas jurídicas, cuyo objeto sea la prestación de vigilancia, aseo, y/o cafetería, transporte y demás servicios de esta naturaleza no serán suspendidos. El pago se realizará de acuerdo al procedimiento establecido por el área administrativa.

 

ARTÍCULO 12º. REPORTE A LAS ASEGURADORAS DE RIESGO LABORALES. Reportar a las Aseguradoras de Riesgos Laborales la lista de los servidores públicos y contratistas que presten sus servicios de teletrabajo o trabajo en casa.

 

ARTÍCULO 13º. COMUNICAR el presente acto administrativo a los jefes de todas las áreas de FONCEP, para lo pertinente.

 

ARTÍCULO 14°. Lo dispuesto en el presente acto administrativo, podrá ser objeto de revocatoria, revisión, modificación o aclaración, si a ello hubiere lugar.

 

ARTICULO 15º. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, medidas que podrán ser prorrogadas, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa de la presente resolución.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

MARTHA LUCIA VILLA RESTREPO

 

DIRECTORA GENERAL